Uitdaging

Meetup was in eerste instantie een op consumenten gericht platform. Daarom waren de betalingen op het platform eenvoudig en zo geregeld: organisatoren betaalden elke maand een standaardtarief. Maar toen het bedrijf de stap maakte naar zakelijke betalingen, moest het nieuwe, complete mogelijkheden toevoegen. Voorbeelden zijn verschillende abonnementen, terugkerende betalingen, proefperioden en variabele gebruikskosten.

Meetup stelde een fulltimemedewerker van het boekhoudteam aan om het complete proces in goede banen te leiden: handmatig de facturatiekosten berekenen voor elke klant, facturen genereren en versturen, en de betalingen vervolgens importeren in Intacct, het boekhoudsysteem van het bedrijf. Hoewel deze aanpak in eerste instantie goed werkte, kon het niet meegroeien met Meetup Pro. Dit product voor ondernemingen groeide zo snel dat één medewerker niet meer voldoende was voor het beheer van de facturatiesystemen.

Bovendien kon het team van Meetup door het handmatige facturatieproces voor abonnementen niet experimenteren met nieuwe manieren om premiumopties voor abonnementen te verpakken en presenteren aan de Meetup Pro-klanten. Het team had simpelweg niet de tools om het betaalproces gemakkelijk te testen en verbeteren. Het merendeel van de tijd werd besteed aan het verzenden van de facturen.

Oplossing

Meetup schakelde de hulp in van Stripe Billing om de facturatie en boekhouding van abonnementen te stroomlijnen en om tijdrovende taken te automatiseren, zoals het berekenen van de bedragen en het reconciliëren van betaalgegevens binnen alle systemen.

Dankzij Stripe beschikt Meetup over de tools en capaciteiten om te experimenteren met verschillende plannen, tarieven en presentaties. Zo vereiste Meetup in een experiment dat gebruikers een creditcard moesten opgeven als ze zich registreerden voor een proefperiode. Meetup vermoedde al langer dat dit zou leiden tot een hoger aantal conversies, maar door PCI-compliance en andere beperkingen was deze optie eerst niet haalbaar. Met Stripe Billing kon het bedrijf razendsnel creditcardgegevens verzamelen en automatisch bijhouden wanneer de facturatie moest beginnen.

Resultaten

Stripe heeft Meetup geholpen een proces op schaal te maken voor de facturatie en boekhouding van zijn abonnementen. Dankzij Stripe kan Meetup gemakkelijk bestaande processen voor betalingen aan elkaar koppelen en verbeteren om zo één geautomatiseerd administratief systeem op te zetten. Hiermee groeide het aantal conversies van proefperiode naar een betaald abonnement op Meetup Pro al een paar maanden na de implementatie van Stripe Billing met een factor 3.