分散された情報をBoxとSalesforceに集約し、スムーズに情報共有・意思決定できる環境を構築：エイト日本技術開発

労働力不足、デジタル化の遅れ、サイバーリスクの増大

建設コンサルタント業界が今日直面するいくつかの大きな課題があります。社会インフラ課題が多いことから安定的な市場である反面、労働力不足やデジタル化の遅れ、サイバーリスク増大による情報漏洩対策などが業界全体で大きな課題となっています。

こうした状況の中で同社が特に問題視していたのが、システム上のデータをビジネス上の有意な情報に転換するために多大な努力を強いられていたことによる、間接費の高止まりでした。

同社では、重要なファイルは支社ごとに設置したファイルサーバーで分散管理していました。しかし、社内の情報共有が人づてで行われることが多く、業務を通して得た知見やノウハウが資産化されずに再利用できないでいました。そこで、従来のオンプレミス環境からクラウドへの全面的な移行を決断し、2022年8月から業務システムの大幅な刷新に着手。デジタル資産を一元管理するためにBoxを導入し、Salesforceと連携させて活用し始めました。

オンプレミス環境からクラウドへの全面的な移行

ひと昔前の建設コンサルタント業界は、基幹システムを自社でフルスクラッチ開発するなど、デジタル化は進んでいたように思います。しかし、だからこそ逆にSaaSへの転換がなかなか図れないというジレンマを抱えてきました。特にこの業界はその流れに取り残されつつあり、デジタルのトレンドにいち早くキャッチアップする必要があります。

「手作業、多重入力、紙の使用、人づての情報共有」や「再生産や展開が困難な標準化されないExcelやメールへの依存」「部門や担当に細分化された業務が分断され共有できていない」ことが常習化しており、システム上のデータをビジネス上の有意な情報に転換するために多大な努力を強いられていたことを特に問題視していました。

そこで同社は「次世代創造企業への変革は、無駄を廃したバリューチェーンを軸に、企業経営のリスクに対応した一気通貫の新システムの導入が不可欠」と判断し、従来のオンプレミス環境からクラウドへの全面的な移行を決断し、2022年8月から業務システムの大幅な刷新に着手したのです。

新システムの1つ肝となっているのが、ファイルの保管庫として導入した「Box」です。

知識や技術のデジタル資産化

これまでは、社内の情報の多くが人や部署に依存して管理されていたため、必要な情報の収集や状況の把握に時間がかかっていました。建設業界では見積りを出してから事業化されるのに2~3年かかることも普通にありますが、誰が提案書を出したのか、誰が見積りを作ったのかがすぐに把握できず、情報コミュニケーションの分断によるコミュニケーションコストの増大が起きていました。

社内で扱う構造化データ以外のすべてのデータをBoxで一元管理することで、個人の経験の中に埋没しがちだった知識や技術のデジタル資産化による再利用の促進を目指したのです。

ファイルサーバーの運用負担をなくす

Boxを導入したもう1つの背景には、社内ストレージとして支社ごとに設置され、社内データが分散し蓄積されていたオンプレミスのファイルサーバーの課題でした。この数年で3D CADやGISなどのファイルサイズの大きいアプリケーションの使用頻度が増加したことでデータ量が急増していました。

他拠点のファイルへのアクセスが遅いこと、ローカルにファイルをコピーして作業することでバージョン管理ができなくなりファイルの受け渡しミスが生じること、拠点ごとにフォルダ構成が異なるため必要なファイルを探しにくいこと、社外からのアクセスが難しいこと、サーバーの保守にかかる情報システム室の負担が大きく、保守費用や電気代がかかること、サーバー増設のためのスペース確保が難しいことなどの課題を、Boxを導入することで一挙に解決することができました。

BoxとSalesforceを連携して活用

同社ではBoxを単なるファイル置き場として利用するだけではなく、Salesforceと連携させることで、業務の知見を資産化したり、過去の資産を有効活用したり、資産の商品化や新ビジネス創出につなげたりするためにも活用しています。具体的には、Salesforceを利用して案件ごとに受注前から受注後まで活動フェーズを切って管理し、「Box for Salesforce」を利用してSalesforce内でBoxを開けるようにしています。営業社員が新しい案件を登録すると、決められたフォルダ群が自動作成され、効率的な文書管理が行えるようになっています。

フォルダ構成はすべての案件で共通になるよう設定してあるので、誰が見てもファイルを探しやすく、従来のファイルサーバーと違って社外からもスピーディにアクセスできます。また、従来は"すべて可またはすべて不可"とするしかなかったアクセス権の設定を案件に応じて柔軟にコントロールできるようになったのも大きなメリットです。業務遂行にあたって守秘義務がありますので、プロジェクトの関係者以外が閲覧できないように細かく権限を設定しています。