KURSUS NPQEL KOHORT 4/2011 (FASA PERTAMA) NOTA TAMBAHAN

PENGURUSAN PRESTASI
INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

A. KONSEP PRESTASI
Performance is an act of carrying out an action Performance is also equated with accomplishments (achievements) that we value Prestasi bermaksud pencapaian sesuatu tingkah laku yang berfokus dan bernilai

F.

IMPLIKASI PENGURUSAN PRESTASI

MENYELARASKAN MATLAMAT MEMBANGUNKAN SEMUA PEKERJA MAKLUMAT YANG RELEVAN DISAMPAIKAN KEPADA PEKERJA MEMBERI MAKLUM BALAS MENGENAI KEMAJUAN MENGANALISA KEPERLUAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

ASAS-ASAS PENGURUSAN PRESTASI

A. TANGGUNGJAWAB DALAM PENGURUSAN PRESTASI

B. KEMAHIRAN-KEMAHIRAN PENGURUS

C. PELAKSANANAN PENGURUSAN PRESTASI

OBJEKTIF PEMBELAJARAN
Mengetahui peranan dan fungsi sebagai PYD, PPP, PPK, Ketua Jabatan, PPSM dan Urus Setia PPSM dalam pengurusan penilaian prestasi. Mengetahui proses penilaian prestasi bertepatan dengan pekeliling-pekeliling/ arahan yang berkuatkuasa. Meningkatkan kompetensi dalam melaksanakan proses penilaian prestasi mengikut sistem dan arahan yang berkuatkuasa. berkuatkuasa. Meningkatkan akauntabiliti Pengurus Sekolah terhadap penilaian prestasi staf.

Sumber Penilai Utama Prestasi

Penyelia Langsung Pemerhati bebas yang terlatih Penyelia Kedua Pekerja (Penilaian Kendiri)

Pelanggan Dalaman dan Luaran (360 degree)

Rakan Sekerja

Pekerja menilai penyelia

Sumber: Kane & Lawler III (1979)

Kaedah Penilaian Prestasi

Kaedah Subjektif
Penilaian Secara Esei Skala Pengkadaran Grafik (Graphic Rating

Scale) Senarai Semak dan Senarai Semak Berpemberat

Rujuk: Daley D. M. (1992) Performance Appraisal in the Public Sector. Wesport: Quorum Books.

Kaedah Penilaian Prestasi

Kaedah Interpersonal
Kaedah Perbandingan Mudah (Alternation

Ranking Method) Perbandingan Berpasangan (Paired Comparison Method) Taburan Paksa (Force Distribution Method)

Kaedah Penilaian Prestasi

Kaedah Objektif
Pengurusan Melalui Objektif (Management

By Objectives) Skala Gelagat Pengkadaran Bersauh (Behavioral Anchored Rating Scales)

Kaedah penilaian berdasarkan kepada gelagat kerja dengan menyediakan satu set deskripsi gelagat

Kaedah Penilaian Prestasi

Penilaian yang tidak berkesan

Piawai yang tidak jelas Kesan halo Central tendency Lenient/strict Bias

Cadangan SSM rujuk pekeliling m/s: 2/23

ALIRAN PUSINGAN PROSES PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI

Perancangan Tahunan Jabatan ( Dis Jan)

Penyimpanan Maklumat Prestasi ( Mac )

Penetapan Rancangan Kerja Bhg. ( Dis Jan)

Penyelarasan Penilaian Prestasi ( Jan - Feb )

Penetapan SKT PYD ( Jan )

Penyediaan LNPT ( Dis Jan )

Pelaksanaan Kerja & Pengesanan ( Jan Jun )

Pelaksanaan Kerja & Pengesanan ( Julai Dis )

Kajian Semula Pertengahan Tahun (Jun Julai )

PEGAWAI PENILAI

Pegawai Penilai Pertama (PPP) Pegawai Penilai Kedua (PPK)

PEGAWAI PENILAI PERTAMA

Pegawai

atasan atau penyelia yang terdekat kepada PYD dan mempunayai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya

PEGAWAI PENILAI KEDUA

Pegawai atasan yang terdekat kepada PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD

PENENTUAN PEGAWAI PENILAI

Pengetua/ Guru Besar

PPK

GPK

PPP

GURU

GURU

GURU

PERANAN & TUGAS PPP/PPK

PPP perlu menetapkan/ menentukan program tindakan & rancangan kerja PPK pastikan PPP berbincang dengan PYD semasa tetapkan SKT PPP & PPK tetapkan petinjuk prestasi PPP hendaklah berbincang dengan PYD mengenai kemajuan kerja pada pertengahan & akhir tahun

PERANAN & TUGAS PPP/PPK

PPP mesti pastikan PYD seliaannya lengkapkan BHG I & II serta tandatangan PPP hendaklah membuat penilaian/ulasan prestasi PYD setelah berbincang dengan PYD PPK hendaklah buat penilaian prestasi PYD selepas PPP buat penilaian

KEPENTINGAN LAPORAN NILAIAN PRESTASI (LNPT)

Mempertingkatkan prestasi dan motivasi pegawai Mengenalpasti potensi pegawai Kemajuan kerjaya seperti kenaikan pangkat, latihan, penempatan dan pembangunan pegawai Anugerah perkhidmatan cemerlang/ bintang kebesaran/ surat penghargaan Penentuan pergerakan gaji

PERKARA YANG PERLU DINILAI DALAM LNPT

Penghasilan

Kerja Pengetahuan dan Kemahiran Kualiti Peribadi Jalinan Hubungan dan Kerjasama Kegiatan dan Sumbangan

SEBELUM MEMBUAT PENILAIAN

Borang yang betul mengikut kategori pegawai, digunakan PYD mempunyai SKT yang dipersetujui bersama Telah menyelia PYD sekurang-kurangnya enam (6) bulan Mengenali dan mengetahui tugas PYD Telah memberi bimbingan secukupnya kepada PYD Penilaian disiapkan mengikut tempoh yang ditetapkan

SEMASA MEMBUAT PENILAIAN

Berfikiran tenang, terbuka dan objektif Menilai berasaskan kriteria yang ditetapkan dalam borang LNPT sahaja Memperuntukan masa yang secukupnya untuk membuat penilaian Tidak membuat penilaian dalam keadaan tergesagesa Tidak mengamalkan pilih kasih Tiada unsur prasangka dan prejudis Tiada unsur membalas dendam

PEMARKAHAN

Hendaklah sentiasa berhati-hati semasa memberi markah prestasi Pemberian markah prestasi mestilah menepati skala yang telah ditetapkan mengikut prestasi sebenar PYD Hendaklah benar-benar memahami maksud skala yang telah ditetapkan Jangan sekali-kali memberikan markah yang mempunyai nilai perpuluhan

PERINGATAN 1
Penilaian prestasi hendaklah dibuat secara objektif, adil dan telus i. Penilaian secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja sebenar PYD sepanjang tahun yang dinilai ii. Penilaian tidak dibuat secara tergesa-gesa atau dilakukan di saat-saat akhir iii. Penilaian dibuat tanpa dipengaruhi oleh prestasi tahun-tahun sebelumnya

PERINGATAN (SAM)
Penilaian prestasi hendaklah dibuat secara objektif, adil dan telus iv. Penilaian dibuat dengan keyakinnan bahawa PYD merupakan aset terpenting yang perlu dan boleh dimajukan dari semasa ke semasa v. Penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor yang boleh dianggap sebagai pilih kasih vi. PP tidak bersifat murah hati (lenient) atau sebaliknya

PERINGATAN (SAM)
Penilaian prestasi hendaklah dibuat secara objektif, adil dan telus
vi. PP tidak mengambil jalan mudah dengan memberi markah dalam lingkungan pertengahan sahaja; dan vii. Tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara yang baru berlaku sama ada bersifat positif atau negatif yang boleh mempengaruhi penilaian keseluruhan seseorang pegawai

Bagaimana menilai Penghasilan Kerja PYD

Hendaklah

membandingkan SKT PYD yang telah ditetapkan dengan hasil kerja yang telah dicapai dalam tahun yang dinilai

Penilaian Penghasilan Kerja

Contoh (Kuantiti) Cikgu A perlu menyediakan maksima 100 dan minima 75 soalan peperiksaan matematik. Sekiranya setiap kali beliau berjaya menyediakan 100 soalan maka beliau berjaya mencapai sasaran yang ditetapkan. Tetapi sekiranya beliau menyediakan lebih dari 100 soalan maka beliau berjaya mencapai melebihi sasaran yang ditetapkan

Bagaimana menilai Kegiatan & Sumbangan Luar PYD

Pastikan

hanya penglibatan dan sumbangan PYD di luar tugas rasmi jawatannya sahaja seperti aktiviti sosial, sukan dan sukarela yang diambil kira

Penilaian Sumbangan di Luar Tugas Rasmi

Contoh Sangat Aktif

Komunit Jabatan i Imam/ Pengerusi Mengurus Badan Jenazah Kebajikan Daerah Negeri /Antarabangsa AJK Mercy Pemadam, Malaysia, AJK PBSM Koperasi

Bagaimana menilai Pengetahuan dan Kemahiran PYD

Hendaklah

menilai tahap pemahaman dan kebolehan serta pengalaman PYD dalam melaksanakan tugas rasminya

PENILAIAN PENGETAHUAN & KEMAHIRAN

Contoh Ilmu Pengetahuan & Kemahiran Dalam Bidang Kerja i. PYD menghadiri latihan/bengkel/kursus berkaita tugas ii. PYD dilantik menjadi Fasilitator/ Penceramah iii. PYD menjadi Jurulatih Utama

Bagaimana menilai Kualiti Peribadi PYD

Hendaklah

membuat pengamatan ke atas tingkahlaku PYD semasa menjalankan kerjanya dan mendapat maklum balas daripada pihak yang ada hubung kait dengan proses kerjanya

PENILAIAN KUALITI PERIBADI

Contoh (Disiplin) Cikgu D sentiasa menjadi role model kepada cikgu lain atas disiplin diri serta sifat-sifat terpuji yang menjadi amalannya (spt menepati masa, sedia memberi da mendengar pendapat orang lain, penyabar dan sentiasa berpegang pada janji)

PENILAIAN KUALITI PERIBADI

Contoh (Kebolehan Mengelola) Cikgu M sentiasa dilantik menjadi Setiausaha Hari Kantin Sekolah kerana kebolehannya mengendalikan kewangan & pengurusan dengan cekap dan cemerlang

PERINGATAN

PPP hendaklah memberitahu prestasi PYD, khususnya mengenai kekuatan dan kelemahannya serta menasihati PYD bagaimana meningkatkan prestasinya PPK tidak boleh sama sekali meminda markah yang diberi oleh PPP Tiada siapa pun boleh mengarah PPP atau PPK untuk menetapkan pemberian markah ke atas PYD Hanya Panel Penyelarasan Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji (PPG) yang dibenarkan membuat pengubahsuaian markah penilaian prestasi Borang LNPT yang telah dilengkapkan hendaklah dikemukakan kepada Urusetia mengikut tempoh yang dikehendaki

Menetapkan proses tindakan pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi mengikut jadual yang ditetapkan dalam Lampiran A SPP 2/2009 Borang LNPT dibekalkan secukupnya kepada semua pegawai dan disediakan pada masa yang ditetapkan & memastikan perubahan dari segi Format SKT & Laporan Pencapaian, Penilaian Kegiatan/ Sumbangan Luar Tugas Rasmi dan Penentuan Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai SPP 2/2009 dimaklumkan kepada pegawai

PERANAN URUS SETIA PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM)

PERANAN URUS SETIA PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM)

Memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan oleh PYD, PPP dan PPK. Menganalisis prestasi keseluruhan PYD yang terlibat dan menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan PPSM. Mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan PPSM seperti pergerakan gaji, latihan, penempatan, bimbingan dan kaunseling kepada PYD.

PERANAN URUS SETIA PPSM (sam..)

Mengemukakan semua borang LPNT kepada pihak berkuasa menyimpan dalam tempoh sebulan selepas PPSM membuat keputusan

URUSAN PENYIMPANAN BORANG

KUMPULAN PEGAWAI AGENSI MENYIMPAN

a) Pengurusan Tertinggi (JUSA & Gred Khas)

JPA

b) Perkhidmatan Gunasama i. Di bawah kawalam KPPA ii. Di bawah kawalan Akauntan Negara
c)

JPA Jabatan Akauntan Negara

c)

Perkhidmatan BukanGuna sama i. Jika bertugas di kementerian Pegawai yang dipinjam, ditukar sementara atau ditemoatkan dijawatan kader

PEGAWAI YANG DINILAI

Tindakan Tatatertib kerana ingkar perintah berdasarkan Peraturan 4(2)(i) Peraturanperaturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U.(A)395

Pegawai Penilai Pertama & Pegawai Penilai Kedua

Tindakan Tatatertib kerana ingkar perintah berdasarkan Peraturan 4(2)(g) Peraturanperaturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 [P.U.(A)395

PENIALAIAN PRESTASI DALAM SSM

Teras Sistem Saraan Malaysia

PENAMBAHBAIKAN PENGENALAN SYARAT- SYARAT PENILAIAN TAHAP PERKHIDMATAN KECEKAPAN

PENGUBAHSUAIAN PENINGKATAN STRUKTUR GAJI PELUANG DAN ELAUN KEMAJUAN KERJAYA

Teras Sistem Saraan Malaysia

PENAMBAHBAIKAN PENGENALAN SYARAT- SYARAT PENILAIAN TAHAP PERKHIDMATAN KECEKAPAN

TERAS SISTEM SARAAN MALAYSIA Pengenalan penilaian tahap kecekapan

PENGENALAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

Penilaian Tahap Kecekapan Berasaskan Kompetensi

OBJEKTIF PTK
PTK diperkenalkan bertujuan: Menggalakkan pembangunan diri melalui pembelajaran berterusan; Menggalakkan penggunaan pengetahuan, kemahiran, kreativiti, inovasi dan multi-skilling pelaksanaan tugas; Menerapkan budaya kerja berpasukan;

OBJEKTIF PTK (Samb)

Memantapkan organisasi pembelajaran (learning organization) dalam sektor awam selaras dengan matlamat melahirkan pekerja berpengetahuan (k-workers) Pelaksanaan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi; dan Membolehkan pengiktirafan diberikan kepada pegawai melalui anjakan gaji dan sebahagian syarat untuk kemajuan kerjaya.

TAHAP KECEKAPAN
TAKRIF Tahap Gabungan Aspek Pengetahuan, Kemahiran Serta Ciri-ciri Sikap, Nilai Dan Etika Kerja Yang Diperlukan Bagi Sesuatu Pekerjaan Atau Jawatan. Ianya Berbeza Mengikut Gred Jawatan / Asas Kemahiran / kesukaran

TAHAP KECEKAPAN

Terdapat 6 Tahap Kecekapan Kumpulan Pengurusan Dan Profesional TK1 TK6 dan 4 Tahap Kecekapan Kumpulan Sokongan TK1 TK4

PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

Pengukuran tahap pencapaian seseorang pegawai dari aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja yang perlu bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan

KONSEP PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN (PTK)

Berasaskan kepada Kompetensi : penilaian berdasarkan aktiviti kerja penilaian berdasarkan kepada pengetahuan dan kemahiran dalam konteks kerja

KONSEP PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN (PTK)

Penilaian dibuat melalui: Peperiksaan Kursus

PEPERIKSAAN
Kumpulan P&P TK 1 TK2 Kumpulan Sokongan TK 1 TK3

KURSUS
Kumpulan P&P TK 3 TK6 Kumpulan Sokongan TK 4 sahaja

KUMPULAN SOKONGAN (PMR / SRP DAN KE BAWAH)

Ujian Amali Sijil-sijil Kemahiran Temuduga Dll.

RUMUSAN PTK
PENINGKATAN DALAM KETRAMPILAN DIRI SEMUA ANGGOTA PENINGKATAN PRODUKTIVITI NEGARA HASIL KERJA PERKHIDMATAN AWAM KEKAL RELEVAN ANGGOTA YANG BERDAYA SAING, BERDAYA TAHAN DAN BERDAYA MAJU WORLD CLASS

KESIMPULAN & REFLEKSI

Pengurusan prestasi merupakan suatu proses yang berterusan dan bukan satu peristiwa seperti penilaian prestasi. Penetapan matlamat, pembentukan piawaian, dorongan, sokongan, bimbingan dan latihan merupakan proses mustahak dalam merancang dan mengurus prestasi staf Penilaian prestasi dan pemberian maklum balas merupakan proses pengurusan prestasi yang menyusuli proses yang lain

SENARAI BAHAN BACAAN WAJIB

Malaysia (1998). Garis panduan menguruskan pegawai berprestasi rendah dan pegawai yang bermasalah. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998. [JPA (S) TT.71/85 Jld. 2(4)] Malaysia (1995). Prosedur membersarakan pegawai atas sebab kesihatan. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1995. [JPA/PEN (S) 228/25/7 Jld. 2(6)] Malaysia. (1990). Peranan Pengurus dalam meningkatkan motivasi pekerja awam. Panduan Produktiviti 4. Unit Pemodenan Tadbiran Malaysia: Jabatan Perdana Menteri

SENARAI BAHAN BACAAN WAJIB

Malaysia (2002) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4.Tahun 2002 Armstrong, M. (2001). A handbook of Human Resource Management Practice. (8th Ed.). London: Kogan Page Aziz Yusof (2000). Penilaian Prestasi. Utusan Publication Bhd.K.Lumpur Jeff Jones.(2001). Performance Management For School Improvement. Bell & Bain.Ltd.London. Mondy, R.W, Noe, R.M.& Premeaux, S.R. (2002). Human Resource Management. Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall

SENARAI BAHAN BACAAN & ARTIKEL REFLEKSI

Bacal, Robert. (2001). Why ratings based appraisals fail. The Public Sector Manager / Workplace. Bacal, Robert. (1999). Why employee ranking systems lead to disaster. Bacal, Robert. (1999). Ten stupid things managers do to screw up performance appraisal. Blanchard, Ken. (1996). Teach employees to become their own coaches. Executive Edge.

SENARAI BAHAN BACAAN & ARTIKEL REFLEKSI

Borgia, Eileen T. & Schuler, Dorothy. (1996). Action research in early childhood education. ERIC Clearinghouse on Elementary and Early Childhood Education. Dessler, G. (1997). Human Resource Management. Upper saddle River. NJ: Prentice Hall Donaldson, L. & Scannell, E.E. (1986). Human Resource Development: The New Trainers Guide (2nd. ed). Massachusetts: Addison Wesley

SENARAI BAHAN BACAAN & ARTIKEL REFLEKSI

Ellermeyer, Deborah. (1992). Principals and teachers unite: A team approach to supervision and evaluation. Journal of Instructional Psychology. 19 (3) pp. 161-166 Harrison, Cheryl. (1989). Career development in the workplace. ERIC Clearinghouse on Adult Career and Vocational Education. Hirsh, S. & sparks, d. (2000). New years resolutions to sharpen staff development. Education Digest. 65 (5) pp. 15-21

SENARAI BAHAN BACAAN & ARTIKEL REFLEKSI

Ibrahim Mamat. (1996). Reka bentuk dan Pengurusan Latihan: Konsep dan Amalan. Kuala Lumpur. DBP Johnson, Beverly. (1993). Teacher as researcher. ERIC Clearinghouse on Teacher Education Kain, Katheleen. (1994). Staff development videos provide catalyst for learning. THE Journal. 22 (3) pp. 84-86 Palan, R. (1998). Performance Management and Measurement: The Asian Context. Selangor: Orient Press

SENARAI BAHAN BACAAN & ARTIKEL REFLEKSI

Poon, J.M.L. (1994). Pengurusan Sumber Manusia. Kuala Lumpur: DBP Reiger, R.C. & Stang, J. (20000. Management and motivation: An analysis of productivity in education and the workplace. Education. 121 (1) pp. 62-65 Santeusanio, Richard. (1998). Improving performance with 360- degree.feedback. Educational Leadership. 55 (5) pp. 30-33 Vinson, Mary. N. (1996). The pros and cons of 360-degree feedback: Making it work. Training & Development. 50 (4) pp. 11-13

TERIMA KASIH