KERAJAAN MALAYSIA

Pekeliling Am Bilangan 6 Tahun 1999

PELAKSANAAN PERKONGSIAN PINTAR ANTARA

AGENSI-AGENSI KERAJAAN DALAM BIDANG
TEKNOLOGI MAKLUMAT

Jabatan Perdana Menteri Malaysia

Disember 1999
Dikelilingkan kepada:
Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Semua Ketua Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan
Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Ketua Pengurusan Pihakberkuasa Tempatan
JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA
KOMPLEKS JABATAN PERDANA MENTERI
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62505 PUTRAJAYA
Telefon: 603-88881957
Kawat: PERDANA
Fax: 603-88883721
Rujukan Kami: UPTM (S) 07/267/2-1 Klt. 3
Tarikh: 15 Disember 1999

Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Semua Ketua Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan
Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Ketua Pengurusan Pihakberkuasa Tempatan

Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 1999

PELAKSANAAN PERKONGSIAN PINTAR ANTARA
AGENSI-AGENSI KERAJAAN DALAM BIDANG TEKNOLOGI MAKLUMAT

Tujuan
1. Pekeliling ini bertujuan menyediakan garispanduan bagi pelaksanaan perkongsian
pintar antara agensi-agensi kerajaan dalam bidang pembangunan teknologi
maklumat (IT) dan tindakan yang perlu diambil oleh agensi-agensi kerajaan.
Latar Belakang
2. Pada 6 Februari 1998 Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK) telah
diwujudkan untuk berperanan sebagai badan induk di peringkat kebangsaan yang
bertanggungjawab menggubal dasar dan memantau pembangunan dan
penggunaan IT dan Internet bagi sektor awam. Penjelasan mengenai
Jawatankuasa ini dihuraikan dalam Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1999.
3. Salah satu daripadanya bidang tugas JITIK ialah menggubal strategi bagi
perkongsian pintar di kalangan agensi-agensi sektor awam dan di antara sektor
awam dengan sektor swasta dalam bidang IT.
Rasional
4. Perkongsian pintar adalah satu gabungan strategik (strategic alliance) yang
membawa faedah sinergi kepada semua pihak yang terlibat. Dalam konteks sektor
awam, perkongsian pintar berlaku apabila agensi-agensi yang mempunyai
kepakaran dalam bidang IT berkongsi dengan agensi yang lain.

1
 5. Dalam operasi kerajaan harian, terdapat aktiviti-aktiviti generik yang dijalankan
oleh semua agensi kerajaan seperti pengurusan personel; rekod dan inventori;
kewangan dan komunikasi antara agensi-agensi kerajaan. Banyak sistem yang
sama telah dibangunkan untuk mengendalikan aktiviti-aktiviti generik ini oleh
agensi-agensi kerajaan di peringkat persekutuan, negeri dan pihak berkuasa
tempatan. Sebahagiannya menyebabkan berlakunya pertindihan yang boleh
mengakibatkan pembaziran. Perkongsian pintar boleh mengurang atau
mengelakkan pertindihan dan pembaziran ini.
6. Pelaksanaan perkongsian pintar boleh menghasilkan faedah-faedah berikut:
a. Menjimatkan kos pembangunan sistem;
b. Meningkatkan prestasi agensi kerajaan secara menyeluruh;
c. Memudahkan perkongsian data dan sumber;
d. Mengurangkan jurang antara agensi-agensi kerajaan yang lebih berupaya
dengan agensi-agensi yang kurang berkemampuan dalam membangun
aplikasi IT;
e. Mewujudkan penyelarasan antara agensi-agensi kerajaan dalam
pembangunan IT; dan
f. Membantu usaha pembangunan dan pemulihan ekonomi negara.
Skop
7. Perkongsian pintar merangkumi perkongsian antara pihak-pihak berikut:
a. Antara agensi-agensi kerajaan di peringkat persekutuan, negeri, dan
kerajaan tempatan;
b. Di kalangan agensi-agensi persekutuan, negeri dan kerajaan tempatan;
c. Antara sektor awam dengan sektor swasta.
8. Dari segi bidangnya pula, buat permulaan perlaksanaan perkongsian pintar akan
memberi tumpuan kepada perkongsian sistem aplikasi. Di fasa selanjutnya ia akan
dikembangkan untuk merangkumi bidang-bidang lain seperti berikut:
a. Proses dan prosedur;
b. Metodologi pemindahan teknologi;
c. Laporan penyelidikan IT; dan
d. Mengimbas dan mengemaskini teknologi(technology scanning and
updating).
Peraturan Perkongsian Pintar
9. Perlaksanaan perkongsian pintar hendaklah berasaskan kepada beberapa peraturan
yang perlu dipatuhi oleh semua pihak yang terlibat. Peraturan-peraturan tersebut
ialah:
a. Setiap aplikasi perlu mematuhi syarat Piawaian Sistem Terbuka dan juga
dasar-dasar kerajaan seperti yang terkandung dalam Dokumen Electronic
Government IT Policies and Standards (EGIT);
b. Setiap aplikasi perlu mematuhi keperluan keselamatan mengikut Dasar
Keselamatan IT Kerajaan;

2
 c. Setiap aplikasi hendaklah tidak bercanggah dengan undang-undang,
prosedur dan peraturan yang berkuatkuasa; dan
d. Pengemaskinian dan pindaan dari semasa ke semasa kepada sistem yang
telah digunasama dalam perkongsian pintar hendaklah dibuat oleh agensi
asal atau agensi lain sekiranya mendapat persetujuan agensi asal. Perkara-
perkara yang perlu dipertimbangkan dalam pengubahsuaian hendaklah
dibincangkan bersama antara agensi-agensi yang sedang menggunakanya.
Urusan pengubahsuaian ini akan diselaras dan diputuskan oleh MAMPU.

Sistem Repositori Aplikasi Perkongsian Pintar

10. Bagi membantu agensi-agensi membuat rujukan mengenai aplikasi yang sedia
ada, MAMPU telah melaksanakan Sistem Repositori Aplikasi Perkongsian Pintar
(RAPP). RAPP adalah pangkalan data yang mengandungi aplikasi yang telah
dibangunkan oleh agensi-agensi kerajaan di semua peringkat yang boleh dikongsi
bersama. Sistem RAPP boleh dicapai melalui laman web MAMPU iaitu
www.mampu.gov.my. Melalui sistem RAPP, agensi kerajaan boleh:
a. merujuk dan mendapatkan maklumat mengenai sistem aplikasi yang sedia
ada;
b. memasukkan maklumat aplikasi ke dalam repositori secara atas talian
(online);
c. membuat pertanyaan mengenai sistem aplikasi secara atas talian dan
interaktif.

Kaedah Pelaksanaan
11. Pelaksanaan Perkongsian Pintar perlu melalui proses-proses berikut:
a. Agensi Kerajaan yang ingin membangunkan atau memperolehi aplikasi
baru hendaklah terlebih dahulu merujuk kepada Repositori Aplikasi
Perkongsian Pintar (RAPP) yang dilaksanakan oleh MAMPU untuk
menyemak sama ada aplikasi yang sama telah dibangunkan di agensi lain.
Sekiranya aplikasi yang sama telah dibangunkan oleh agensi lain, agensi
berkenaan hendaklah mengkaji kesesuaiannya untuk digunakan di
agensinya;
b. Pengubahsuaian kepada sistem yang perlu dibuat oleh pembangun asal
boleh dilaksanakan melalui rundingan terus dan MAMPU akan
menyelaras kos pembangunannya. Kementerian Kewangan telah memberi
persetujuan secara prinsip untuk mempertimbangkan rundingan terus bagi
perolehan perisian aplikasi. Walau bagaimanapun, kelulusan muktamat
mengenainya hendaklah dibuat mengikut prosedur semasa.
c. Agensi Kerajaan yang tidak bercadang menggunapakai sistem aplikasi
sedia ada yang telah dibangunkan oleh agensi lain perlu mengemukakan
justifikasi kepada MAMPU kenapa sistem yang sedia ada tidak boleh
digunakan.
d. Sekiranya sistem aplikasi yang hendak diperolehi belum terdapat dalam
RAPP, agensi kerajaan yang memilikinya hendaklah memasukkan

3
 maklumat mengenai aplikasi tersebut ke dalam RAPP melalui Borang
Pendaftaran Aplikasi yang terdapat dalam Sistem RAPP.
e. Pemilik aplikasi perkongsian pintar adalah digalakkan memperkenalkan
sistem tersebut misalnya melalui taklimat dan sebagainya.

Struktur Pelaksanaan
12. Untuk memastikan perkongsian pintar dilaksanakan secara terselaras dan
berterusan, satu Jawatankuasa Perkongsian Pintar (JPP) telah diwujudkan pada 15
April 1999 dan dipengerusikan oleh Ketua Pengarah MAMPU. JPP bertanggung-
jawab kepada JITIK yang dipengerusi oleh Ketua Setiausaha Negara.
13. Objektif JPP adalah untuk memastikan:
a. perkongsian pintar dilaksanakan secara berterusan;
b. pelaksanaan perkongsian pintar diselaras dengan rapi dan berterusan;
c. perkongsian pintar menghasilkan faedah-faedah yang diharapkan.
14. Bidang tugas JPP adalah seperti berikut:
a. Memperakukan cadangan-cadangan untuk menggalak, memaju dan
memudahkan pelaksanaan perkongsian pintar antara agensi kerajaan di
semua peringkat; terutama bagi perkongsian sistem aplikasi.
b. Menjadi pemudahcara (facilitator) dalam pelaksanaan perkongsian pintar
antara pemilik dan pengguna sistem.
c. Menyelaraskan kos sistem aplikasi yang diperolehi melalui pelaksanaan
perkongsian pintar dan memainkan peranan sebagai arbitrator dalam
rundingan kos serta menangani sebarang isu yang mungkin bangkit dalam
pelaksanaan perkongsian pintar.
d. Menyedia dan meluluskan garis panduan atau arahan untuk meningkatkan
kelicinan dan keberkesanan pelaksanaan perkongsian pintar.
e. Memastikan data dalam Sistem RAPP dikemaskinikan secara berterusan;
f. Menggalakkan agensi-agensi kerajaan yang kurang maju dalam
penggunaan teknologi maklumat mengkaji dan menimbangkan
kemungkinan pelaksanaan sistem yang sedia ada bagi meningkatkan
prestasi agensi berkenaan.
g. Memastikan sistem aplikasi yang dilaksanakan melalui perkongsian pintar
berkualiti dan berfungsi dengan baik.
15. Keahlian Jawatankuasa Perkongsian Pintar adalah seperti berikut:
Pengerusi
Ketua Pengarah MAMPU

Ahli-ahli
o Jabatan Perkhidmatan Awam

o Unit Penyelarasan Pelaksanaan

4
o Kementerian Kewangan (Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan)

o Pejabat Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan

o Jabatan Kerja Raya

o Jabatan Akauntan Negara Malaysia

o Jabatan Pendaftaran Negara

o Jabatan Parlimen Malaysia

o Arkib Negara

o Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia (JKSM)

o Jabatan Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM)

o Jabatan Kerajaan Tempatan

o Semua Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri

Urusetia
MAMPU

16. Jawatankuasa ini boleh mewujudkan Jawatankuasa Kecil yang bertanggungjawab

mengendalikan perkongsian pintar dalam bidang-bidang tertentu dan menjalankan
fungsi JPP yang diturunkan ke Jawatankuasa Kecil ini. Secara khusus
Jawatankuas Kecil ini mempunyai bidang tugas berikut:
a. Memastikan keahlian Jawatankuasa Kecil merangkumi semua pihak
agensi kerajaan dan pihak swasta yang releven;
b. Menetapkan visi dan arahtuju strategi penggunaan IT;
c. Mengenalpasti keperluan sistem aplikasi umum yang akan dibangunkan;
d. Mengenalpasti piawaian serta keperluan keselamatan yang perlu dipenuhi
untuk mengoptimumkan pertukaran maklumat; dan
e. Menilai sistem aplikasi yang sedia ada dan memilih sistem yang akan
digunapakai.
17. Pengerusi Jawatankuasa Kecil memain peranan sebagai pemimpin dan agensinya
akan memberi khidmat urusetia dalam pelaksanaan perkongsian pintar dalam
bidang jawatankuasa tersebut.
18. Pada masa ini, terdapat empat Jawatankuasa Kecil Sistem Aplikasi yang
bertanggungjawab ke atas pelaksanaan perkongsian pintar dalam bidang sistem
aplikasi tertentu. Jawatankuasa tersebut ialah:
a. Jawatankuasa Kecil Persidangan Parlimen/Dewan Undangan Negeri yang
dipengerusi oleh Setiausaha Parlimen Malaysia;

5
 b. Jawatankuasa Kecil Sistem Maklumat Tanah yang dipengerusi oleh Ketua
Pengarah Tanah dan Galian Persekutuan;
c. Jawatankuasa Kecil Kerajaan Tempatan yang dipengerusi oleh Ketua
Pengarah Jabatan Kerajaan Tempatan; dan
d. Jawatankuasa Kecil Kehakiman Syariah yang dipengerusi oleh Ketua
Pengarah Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia.

Tindakan Oleh Agensi

19. Semua agensi kerajaan di semua peringkat adalah dikehendaki mengambil
tindakan-tindakan berikut:
a. Mengenalpasti sistem aplikasi generik yang boleh dikongsi sama dengan
agensi lain;
b. Memasukkan maklumat aplikasi tersebut ke dalam RAPP dan
mengemaskinikannya sekiranya perlu.
c. Merujuk kepada sistem RAPP untuk menyemak sama ada sistem yang
sama telah dibangunkan atau tidak, sebelum keputusan dibuat untuk
memperolehi sistem aplikasi baru;
d. Membuat justifikasi kepada MAMPU kenapa sistem aplikasi yang sedia
dibangunkan oleh agensi lain tidak digunapakai; dan
e. Memaklumkan kepada MAMPU kos pelaksanaan perkongsian pintar, iaitu
kos yang terlibat bagi mengguna semula sistem aplikasi yang sedia ada.

Tarikh Kuatkuasa
20. Pekeliling ini berkuatkuasa mulai tarikh pengeluaran pekeliling ini.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Tan Sri Abdul Halim Ali

Ketua Setiausaha Negara