KERAJAAN MALAYSIA

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

BILANGAN 6 TAHUN 1991

PANDUAN MENGENAI
PENINGKATAN PRODUKTIVITI DALAM
PERKHIDMATAN AWAM

JABATAN PERDANA MENTERI

MALAYSIA
1 Julai 1991

Dikelilingkan kepada:

Ketua-ketua Setiausaha Kementerian

Ketua-ketua Jabatan Persekutuan
Ketua-ketua Badan Berkanun Persekutuan
Y.B. Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri
Pihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan
TUJUAN

1. Pekeliling ini mengandungi panduan untuk kegunaan Ketua-ketua Jabatan tentang

pelaksanaan usaha-usaha peningkatan produktiviti di jabatan/pejabat masing-masing. Panduan
yang berkenaan bertajuk "Panduan Meningkatkan Produktiviti Dalam Perkhidmatan
Awam" adalah seperti di lampiran kepada Pekeliling ini.

LATAR BELAKANG

2. Semua jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah sentiasa mempertingkatkan produktiviti di

semua peringkat. Ini adalah kerana dengan mewujudkan jabatan/pejabat yang produktif,
perkhidmatan awam akan dapat mempertingkatkan tahap perkhidmatannya kepada orang
ramai. Selain itu melalui peningkatan produktiviti, jabatan/pejabat juga akan dapat
mengoptimumkan penggunaan sumber serta menjimatkan kos operasi.

3. Produktiviti tidak akan terjadi dengan sendirinya. Ianya hendaklah diwujudkan

melalui tindakan-tindakan yang dirancang dengan teliti. Oleh itu jabatan/pejabat Kerajaan
adalah diminta merancang dan mengambil tindakan-tindakan yang konkrit. Usaha ini
hendaklah dianggap sebagai satu amalan harian yang dilakukan di sepanjang masa. Panduan
yang disediakan ini hendaklah dijadikan asas bagi merangka tindakan-tindakan sedemikian.
Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti, jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah
mewujudkan sistem pengukuran produktiviti yang sesuai dengan output yang dikeluarkan.
Melalui pengukuran ini, pihak pengurusan akan dapat mengetahui tahap produktiviti
jabatan/pejabatnya pada sesuatu masa, sama ada semakin meningkat atau sebaliknya.
Maklumat yang diperolehi ini adalah menjadi asas penting bagi merangka tindakan-tindakan
susulan yang selanjutnya.

PANDUAN MENGENAI PENINGKATAN PRODUKTIVITI DALAM

PERKHIDMATAN AWAM

4. Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam ini

menerangkan tiga aspek utama dalam pengurusan produktiviti. Aspek-aspek ini ialah:
a. Konsep produktiviti;
b. Cara-cara meningkatkan produktiviti; dan
c. Pengukuran produktiviti.

Adalah diharapkan bahawa dengan menggunakan panduan ini jabatan/pejabat Kerajaan akan
dapat merancang dan melaksanakan usaha-usaha yang berkesan bagi meningkatkan
produktiviti masing-masing dan perkhidmatan awam pada keseluruhannya.

TARIKH KUATKUASA

5. Panduan ini adalah berkuatkuasa mulai daripada tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

Tan Sri Dato' Seri Ahmad Sarji Bin Abdul Hamid,

Ketua Setiausaha Negara
 KANDUNGAN

Muka Surat

I. TUJUAN 1

II. KONSEP PRODUKTIVITI 1

III. CARA-CARA PENINGKATAN PRODUKTIVITI 2

IV. PENGUKURAN PRODUKTIVITI 10

(a) Pengukuran Di Peringkat Organisasi 11

(b) Pengukuran Di Peringkat Individu 18

V. PENUTUP 20
 (Lampiran kepada
Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam
Bilangan 6 Tahun 1991)

PANDUAN MENGENAI PENINGKATAN

PRODUKTIVITI DALAM PERKHIDMATAN
AWAM
 PANDUAN MENGENAI PENINGKATAN PRODUKTIVITI
DALAM PERKHIDMATAN AWAM

I. TUJUAN

1. Tujuan Panduan ini adalah untuk membantu Ketua-ketua Jabatan memahami konsep
produktiviti serta merancang dan melaksanakan usaha-usaha bagi meningkatkan produktiviti
di jabatan/pejabat masing-masing.

2. Panduan ini menggariskan tiga perkara utama iaitu:

a. Konsep produktiviti;
b. Cara-cara meningkatkan produktiviti; dan
c. Pengukuran produktiviti

II. KONSEP PRODUKTIVITI

3. Produktiviti boleh didefinisikan sebagai nilai atau kuantiti output yang dapat
dihasilkan oleh satu unit input. Output ialah keluaran atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh
sesebuah organisasi. Sebagai contoh output yang dikeluarkan oleh Jabatan Pendaftaran
Negara ialah Kad Pengenalan, Sijil Kelahiran, Sijil Kerakyatan dan Sijil Perkahwinan
(Awam). Input pula ialah sumber-sumber yang digunakan untuk menghasilkan output.
Sumber-sumber ini ialah seperti tenaga manusia, modal, bahan-bahan, peralatan kerja, jentera
dan sebagainya.

4. Dengan lain perkataan, produktiviti ialah konsep yang menjelaskan perhubungan di

antara output yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi dengan input yang digunakannya.
Perhubungan ini lazimnya ditunjukkan dalam bentuk formula:

Output atau ringkasnya O

-------- --
Input I

Sebagai contoh, sekiranya satu pasukan pekerja dapat menghasilkan 100 output dalam masa
20 jam maka produktiviti yang dicapai ialah 5. Iaitu 5 jam bagi menghasilkan seunit output.

5. Sesebuah jabatan/pejabat boleh melihat tahap produktivitinya pada berbagai peringkat

seperti peringkat organisasi, bahagian, unit atau peringkat pekerja secara individu. Tahap
produktiviti ini boleh dinyatakan dalam bentuk: kos seunit output; masa bagi menghasilkan
seunit output; ataupun jumlah gunatenaga (manhour) bagi menghasilkan seunit output.

6. Konsep produktiviti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan, keberkesanan dan

kualiti. Perkaitan di antara produktiviti dan kecekapan boleh dilihat dari segi penggunaan
input. Apabila sesebuah jabatan/pejabat dikatakan produktif, bermakna ia telah dapat
menggunakan segala input yang diperuntukkan kepadanya dengan cara yang paling optimum
dan cekap.

7. Perkaitan di antara produktiviti dan keberkesanan pula boleh dilihat apabila kita
membandingkan di antara kuantiti output yang sebenarnya dihasilkan dengan kuantiti yang
menjadi matlamat sesebuah jabatan/pejabat. Sekiranya kuantiti output yang dihasilkan itu
menyamai matlamat yang dikehendaki maka jabatan/pejabat dikatakan berkesan kerana telah
berjaya mencapai matlamatnya. Untuk mencapai tahap keberkesanan tersebut jabatan/pejabat
perlu produktif. Dalam konteks inilah produktiviti dan keberkesanan dikatakan dua konsep
yang saling kait-mengait.

8. Perkaitan di antara produktiviti dan kualiti pula boleh ditunjukkan apabila output
sesebuah jabatan/pejabat itu dihubungkan dengan pihak pelanggan yang menjadi sasarannya.
Matlamat sesebuah jabatan/pejabat bukan sahaja setakat mengeluarkan output pada kuantiti
yang tepat, tetapi juga memastikan output tersebut dapat memenuhi kehendak pelanggan.
Untuk membolehkannya mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, sesebuah
jabatan/pejabat perlu menekankan aspek produktiviti. Manakala untuk memastikan outputnya
dapat memenuhi kehendak pelanggan pula, ia perlu menekankan aspek kualiti. Ini bermakna
jabatan/pejabat perlu memastikan output tersebut dapat mempamerkan ciri-ciri yang dihargai
oleh pelanggan. Di antara ciri-ciri yang dimaksudkan itu termasuklah perkhidmatan yang
cepat, boleh dipercayai, tiada kesilapan, bersopan santun dan mengutamakan keselamatan.
Oleh itu, kualiti dan produktiviti adalah dua aspek yang saling lengkap- melengkapi dan perlu
diberi perhatian oleh setiap jabatan/ pejabat apabila menghasilkan keluaran atau
perkhidmatan.

III. CARA-CARA PENINGKATAN PRODUKTIVITI

9. Sesebuah jabatan/pejabat Kerajaan mengeluarkan pelbagai output bagi mencapai

objektifnya. Untuk mengeluarkan output ini ia perlu mendapatkan input-input asas seperti
bahan-bahan mentah, modal, peralatan dan tenaga manusia dan seterusnya memproses input
tersebut mengikut kaedah-kaedah yang tertentu. Proses ini dinamakan proses transformasi.
Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat mempertingkatkan produktivitinya adalah bergantung
kepada sejauh mana ia dapat menyempurnakan proses transformasi ini dengan cekap.
Semakin cekap proses ini dilakukan semakin tinggilah produktiviti kerana input-input asas
seperti tenaga manusia, modal dan sebagainya dapat digunakan secara optimum. Hubung kait
di antara konsep-konsep input-transformasi-output ini dapat ditunjuk dalam Rajah 1.

INPUT OUTPUT

Tenaga
Manusia, Keluaran
PROSES
Teknologi, dan
PENGURUSAN
Kelengkapan Perkhidmatan
Modal dan
Sistem
Pengurusan

PROSES TRANSFORMASI

Rajah 1 : Hubungkait Di Antara Input – Transformasi – Output

2
10. Sepertimana yang ditunjukkan dalam Rajah 1, pihak jabatan/pejabat perlu menambah
input-input pengurusan bagimelengkapkan proses transformasi. Input-input pengurusan ini
adalah seperti sistem dan prosedur kerja, struktur organisasi, gaya pengurusan dan
sebagainya. Dengan mengolah dan menggabungkan input-input asas dan input-input
pengurusan ini maka pihak jabatan/pejabat boleh menghasilkanoutput yang dikehendakinya.

11. Untuk mempertingkatkan produktiviti, pihak pengurusan hendaklah mengambil

langkah-langkah bagi memperkukuhkan faktor-faktor yang mempengaruhi produktiviti.
Sebanyak lapan faktor telah dikenalpasti sebagai faktor-faktor yang kritikal. Faktor-faktor
tersebut ditunjukkan di dalam Rajah 2 dan penerangan tentang tindakan- tindakan yang perlu
diambil oleh pihak pengurusan ditunjukkan di dalam Jadual 1. Faktor-faktor yang
dimaksudkan itu ialah terdiri daripada:

a. Tenaga manusia
b. Sistem dan prosedur
c. Struktur organisasi
d. Gaya pengurusan
e. Persekitaran kerja
f. Teknologi
g. Bahan-bahan
h. Kelengkapan modal.

Tenaga
Manusia

Kelengkapan Sistem dan

Modal Prosedur

Bahan- FAKTOR Struktur

bahan PRODUKTIVITI Organisasi

Teknologi Gaya
Pengurusan

Persekitaran
Kerja

Rajah 2: Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Produktiviti

3
 Jadual 1 : Tindakan-tindakan Yang Perlu Diambil Oleh Pihak Pengurusan Jabatan
Pejabat Ke Atas Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Produktiviti

Faktor-faktor Tindakan Pihak Pengurusan

1. Tenaga Manusia a. Melatih kakitangan dalam bidang bidang yang

berkaitan dengan kerja.

b. Mewujud dan menyebarkan nilai-nilai yang positif.

c. Memotivasikan kakitangan supaya menghasilkan kerja

dengan cemerlang.

d. Menggalak penglibatan kakitangan dalam penentuan

matlamat organisasi dan dalam proses penyelesaian
masalah produktiviti.

e. Mewujudkan komunikasi yang berkesan dalam

jabatan/pejabat.

f. Menetapkan standard prestasi untuk kakitangan.

g. Menempatkan kakitangan mengikut kebolehan dan

kemahiran.

2. Sistem dan Prosedur a. Mengkaji semula sistem dan prosedur kerja untuk
mengatasi kelemahan kelemahan yangmenyekat
produktiviti.

b. Mempermudahkan sistem dan prosedur kerjayang

sedia ada.

c. Memansuhkan peruntukan undang undang atau

peraturan yang tidak sesuai dengan matlamat jabatan/
pejabat.

3. Struktur Organisasi a. Membuat penyelarasan fungsi bahagian-bahagian dan

unit-unit dalam organisasi jabatan/pejabat.

b. Mewujudkan struktur organisasi yang fleksibel dan

dinamik.

c. Menentukan corak perjawatan di bahagian-bahagian

atau unit dalam organisasi adalah berpadanan dengan
tanggungjawab yang diberikan.

d. Mendefinisikan dengan jelas bidang kuasa bahagian-

bahagian dan unit-unit dalam jabatan/pejabat.

4
 Faktor-faktor Tindakan Pihak Pengurusan

4. Gaya Pengurusan a. Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/ pejabat

serta menyebarkannya kepada kakitangan.

b. Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/

pejabat dan kemudiannya mengukur pencapaian
sebenar.

c. Mewujudkan budaya kerja yang menekankan

produktiviti.

5. Persekitaran Kerja a. Mewujudkan susunatur jabatan/ pejabat yang sesuai

dengan operasi kerja.

b. Melengkapi pejabat dengan kemudahan asas.

c. Menjaga kebersihan dan perhiasan di tempat kerja.

d. Menyediakan kemudahan-kemudahan untuk

kakitangan.

6. Teknologi a. Mengkaji proses-proses kerja yang dijalankan sekarang

untuk mengenal pasti aspek-aspek yang sesuai untuk
diautomasi atau dimekanisasikan.

7. Bahan-bahan a. Menjalankan pemeriksaan kualiti pada peringkat awal

ke atas bahan bahan input yang diperolehi daripada
pembekal.

b. Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal.

c. Mengamalkan sistem inventori yang baik untuk

mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan bagi
bahan-bahan.

8. Kelengkapan Modal a. Menyelenggara kelengkapan modal mengikut jadual.

b. Menentukan kelengkapan modal berada dalam

persekitaran operasi yang baik.

c. Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya

dapat digunakan dengan optimum.

5
(a) Tenaga Manusia

12. Keupayaan sesebuah jabatan/pejabat mencapai matlamat prestasinya sangat

bergantung kepada faktor tenaga manusia. Ini adalah kerana kakitangan memainkan berbagai
peranan penting dalam proses pengeluaran seperti menjadi buruh, pengurus kakitangan
teknikal dan sebagainya. Kakitangan juga bertanggungjawab menggerakkan berbagai proses
penting dalam organisasi seperti: perancangan; kawalan kualiti; membuat keputusan-
keputusan strategik atau operasional;
kawalan belanjawan; dan sebagainya.

13. Oleh itu, untuk menjadi produktif jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah

membangunkan sumber tenaga manusia dalam organisasinya. Tindakan-tindakan yang boleh
diambil termasuklah:

(i) Menyediakan latihan kepada kakitangan dalam bidang-bidang yang berkaitan

dengan kerja mereka. Melalui latihan ini kakitangan boleh meningkatkan
kepakaran dan kemahiran yang mana akan membantu mereka melaksanakan
tugas-tugas dengan berkesan. Pihak pengurusan juga hendaklah sentiasa
menggalakkan kakitangan mengamalkan konsep "Kemajuan Diri" supaya
mereka boleh berusaha sendiri memperbaiki prestasi kerja.

(ii) Mewujud dan menyebarkan nilai-nilai yang positif. Di antara nilai-nilai yang
perlu diutamakan ialah kejujuran, integriti, akauntabiliti, bertanggungjawab,
berdisiplin, semangat bekerja secara berpasukan, keikhlasan dan amanah.
Penerapan nilai-nilai ini di kalangan kakitangan akan mendorong mereka untuk
bekerja dengan lebih tekun.

(iii) Memotivasikan kakitangan dengan cara memberi pengiktirafan kepada mereka

yang telah menunjukkan kecemerlangan dalam kerja masing-masing.
Pengiktirafan boleh diberi dalam berbagai bentuk seperti Anugerah Khidmat
Cemerlang, anugerah pingat kebesaran, pemberian hadiah, pujian lisan dan lain-
lain.

(iv) Menggalakkan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat organisasi

dan dalam proses penyelesaian masalah-masalah produktiviti. Bagi tujuan ini,
sesebuah jabatan/pejabat itu boleh menubuhkan Kumpulan-kumpulan
Meningkat Mutu Kerja atau Pasukan-pasukan Kerja di berbagai peringkat. Pihak
pengurusan juga boleh memperkenalkan sistem cadangan bagi menggalakkan
kakitangan mengemukakan cadangan-cadangan yang boleh meningkatkan
produktiviti organisasi.

(v) Menggalakkan komunikasi yang berkesan di antara pihak pengurusan dengan

kakitangan melalui pengamalan dasar komunikasi terbuka.

(vi) Menetapkan standard-standard prestasi yang jelas dan mencabar untuk

kakitangan. Walau bagaimanapun, standard-standard prestasi ini hendaklah
realistik dan boleh dicapai.

(vii) Sejauh mana yang boleh, kakitangan hendaklah ditempatkan mengikut

kesesuaian pengetahuan dan kemahiran masing-masing. Selain itu, langkah-
langkah memperkayakan kerja, pusingan kerja dan perluasan tanggungjawab
hendaklah dilakukan bagi menjadikan kerja-kerja tersebut lebih mencabar.

6
(b) Sistem Dan Prosedur Kerja

14. Tahap produktiviti sesebuah jabatan/pejabat adalah dipengaruhi oleh sistem dan
prosedur kerja yang diamalkan oleh jabatan/pejabat berkenaan. Sistem dan prosedur kerja
yang baik akan menggalakkan produktiviti kerana proses kerja dapat berjalan dengan licin
dan cekap. Sebagai contoh, sistem fail yang baik akan mempercepatkan proses membuat
keputusan kerana maklumat-maklumat yang tersimpan dalam fail boleh diperolehi apabila
diperlukan. Keputusan yang cepat akan melicinkan kerja dan ini seterusnya membawa kepada
peningkatan
produktiviti.

15. Sistem dan prosedur adalah mekanisma pentadbiran yang diwujudkan oleh
jabatan/pejabat bagi menyelaras proses-proses, aktiviti-aktiviti dan tindakan yang terlibat
dalam menjayakan sesuatu kerja. Penyelarasan ini perlu kerana kerja-kerja yang dijalankan
adalah proses yang melibatkan berbagai lapisan kakitangan, bahagian dan unit. Mereka perlu
berkomunikasi, bekerjasama, bertukar-tukar maklumat dan bergantung antara satu sama lain
bagi menyiapkan sesuatu kerja. Selain daripada itu, sistem dan prosedur kerja juga
menggariskan tatacara tentang bagaimana sesuatu kerja itu mesti dilakukan, peringkat-
peringkat tindakan yang perlu disempurnakan, standard-standard yang perlu dipatuhi dan
sebagainya. Dengan itu, sistem dan prosedur kerja secara langsung menentukan prestasi kerja
setiap kakitangan.

16. Untuk mempertingkatkan produktiviti, jabatan/pejabat Kerajaan perlu mempastikan

sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh kakitangan mereka, sentiasa berkeadaan
cekap. Sistem tersebut hendaklah mampu menyokong pencapaian prestasi kerja yang
cemerlang dan bukannya menjadi penghalang kepada kelicinan proses kerja. Oleh itu
sesebuah jabatan/ pejabat hendaklah merancang dan mengambil tindakan- tindakan yang
konkrit bagi mencapai matlamat ini. Di antara tindakan- tindakan yang penting ialah:

(i) Mengkaji semula sistem dan prosedur kerja yang diamalkan sekarang bagi
mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. Mana-mana aspek yang dianggap
lapuk hendaklah dikemaskini supaya bersesuaian dengan keperluan semasa.

(ii) Mempermudahkan sistem dan prosedur yang ada bagi mengelakkan halangan-
halangan birokrasi dalam kerja-kerja yang dijalankan.

(iii) Mengkaji peraturan-peraturan atau undang-undang yang ada sekarang dengan

tujuan untuk memansuhkan peruntukan yang tidak lagi sesuai dengan matlamat
jabatan/pejabat.

(c) Struktur Organisasi

17. Sesebuah jabatan/pejabat dibentuk berasaskan struktur yang sesuai dengan objektif,
matlamat dan keadaan persekitarannya. Struktur inilah yang menentukan ciri-ciri penting
jabatan/pejabat tersebut seperti: corak pengagihan tugas mengikut fungsi, bahagian dan unit;
pengagihan kuasa dan wibawa; akauntabiliti dan tanggungjawab; peruntukan sumber; dan
corak perhubungan dalam organisasi. Dengan yang demikian, struktur organisasi adalah salah
satu faktor penting yang boleh mempengaruhi dan mengawal perjalanan aktiviti-aktiviti
jabatan/pejabat dan ini seterusnya memberi kesan kepada tahap produktiviti jabatan/pejabat
berkenaan.

18. Untuk menjadi produktif, jabatan/pejabat Kerajaan perlu mewujudkan satu struktur
yang mantap. Struktur seperti ini akan mempastikan kerja-kerja dapat dijalankan dengan licin
serta membolehkan sumber-sumber yang ada dalam organisasi digemblengkan secara optima.

7
Pihak pengurusan boleh mengambil berbagai tindakan untuk mewujud struktur yang
sedemikian. Di antaranya:

(i) Menentukan penyelarasan fungsi-fungsi bahagian dan unit di dalam

jabatan/pejabat supaya sentiasa saling melengkapi antara satu sama lain.

(ii) Mewujudkan struktur yang fleksibel dan dinamik bagi memudahkan jabatan/
pejabat membuat penyesuaian dengan perubahan-perubahan persekitaran.
Struktur itu juga mestilah memudahkan pengaliran maklumat dan sumber
secara bebas di antara bahagian-bahagian dan unit dalam jabatan/pejabat.

(iii) Menentukan corak perjawatan bahagian-bahagian dan unit agar berpadanan

dengan tanggungjawab yang diberikan. Bidang tugas setiap peringkat jawatan
pula hendaklah ditetapkan dengan jelas bagi mengukuhkan unsur akauntabiliti
dan tanggungjawab di kalangan kakitangan.

(iv) Memastikan bidang kuasa bahagian-bahagian dan unit didefinisikan dengan

jelas bagi mengelakkan percanggahan dan pertindihan fungsi.

(d) Gaya Pengurusan

19. Untuk mencapai kejayaan, pihak pengurusan perlu menerajui sendiri usaha-usaha
peningkatan produktiviti. Peranan dan pengaruh pihak pengurusan ke atas prestasi
jabatan/pejabat adalah besar kerana ia bertanggungjawab terhadap proses-proses utama dalam
organisasi. Ini termasuklah: proses membuat keputusan; perancangan; belanjawan; penentuan
keutamaan kerja; pengagihan sumber; dan penilaian prestasi. Oleh itu, pihak pengurusan perlu
menunjukkan komitmen terhadap produktiviti dengan mengamalkan corak pengurusan yang
berorientasikan
output.

20. Tanggungjawab terpenting pihak pengurusan ialah memastikan seluruh kakitangan

dan sistem dalam jabatan/pejabat dapat digerakkan ke arah peningkatan produktiviti. Di
antara tindakan yang perlu dilakukan oleh pihak pengurusan ialah:

(i) Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/pejabat yang jelas dan

menyebarkannya kepada seluruh kakitangan. Ini akan memotivasi kakitangan
kerana mereka boleh mengaitkan sumbangan kerja-kerja mereka dengan
pencapaian matlamat jabatan.

(ii) Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dan

kemudiannya mengukur pencapaian sebenar. Langkah ini akan membolehkan
jabatan/pejabat mengetahui tahap produktivitinya pada sesuatu masa dan
menggunakan maklumat tersebut untuk mengambil tindakan susulan.

(iii) Mewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti untuk diamalkan oleh
setiap lapisan kakitangan. Budaya ini hendaklah berteraskan nilai-nilai kerja
yang baik seperti dedikasi, integriti, akauntabiliti, berdisiplin dan sebagainya.

(e) Persekitaran Kerja

21. Persekitaran kerja sesebuah jabatan/pejabat mempunyai kesan langsung ke atas

produktiviti jabatan/pejabat berkenaan. Sebagai contoh, sekiranya sesebuah jabatan/pejabat
mempunyai susunatur yang baik, proses-proses kerja akan dapat berjalan dengan lancar.

8
Aktiviti-aktiviti seperti pergerakan fail, maklumat dan komunikasi di antara bahagian-
bahagian dan di antara kakitangan dapat dibuat dengan berkesan. Oleh itu, masa untuk
menyiapkan sesuatu kerja akan dapat dijimatkan dan ini adalah petunjuk kepada peningkatan
produktiviti. Selain itu, susun atur pejabat yang baik juga akan mengoptimakan penggunaan
ruang dan ini akan menjimatkan kos operasi. Penjimatan kos ini juga menyumbang kepada
peningkatan produktiviti.

22. Oleh itu, untuk mempertingkatkan produktiviti, jabatan/ pejabat perlu mempertingkatkan
kualiti persekitaran kerjanya supaya bersesuaian dengan tugas-tugas yang dijalankan.
Tindakan-tindakan yang boleh diambil termasuklah:

(i) Mengadakan susun atur pejabat yang sesuai dengan operasi kerja.

(ii) Melengkapkan pejabat dengan kemudahan-kemudahan asas seperti alat hawa

dingin, perabot yang baik dan alat perhubungan.

(iii) Menjaga kebersihan dan perhiasan pejabat.

(iv) Menyediakan kemudahan untuk kakitangan seperti bilik rehat, riadah dan
sebagainya.

(f) Teknologi

23. Penggunaan teknologi moden dalam proses kerja adalah satu langkah yang penting
bagi meningkatkan produktiviti. Teknologi bukan sahaja merujuk kepada mesin-mesin atau
peralatan elektronik seperti komputer, mesin taip elektrik atau mesin faksimili tetapi juga
merangkumi pengetahuan dan kaedah-kaedah bekerja yang saintifik. Melalui penggunaan
teknologi, sesetengah proses kerja dapat di automasi atau dimekanisasikan. Dengan cara ini
kerja-kerja dapat dijalankan dengan cepat, murah, di samping meningkatkan kualitinya.
Selain daripada itu, sesetengah kerja yang dahulunya dijalankan oleh manusia secara manual,
boleh diambilalih oleh mesin. Ini akan membantu mengatasi masalah kecacatan output yang
disebabkan oleh kecuaian atau kelemahan manusia.

24. Sebagai strategi meningkatkan produktiviti, jabatan/ pejabat hendaklah mengkaji

kesesuaian untuk mengautomasi atau memekanisasi proses-proses kerja yang mereka
jalankan. Program mekanisasi boleh ditumpukan kepada kerja-kerja yang bercorak
pemprosesan dan rutin seperti penyediaan bil, resit kutipan hasil, penyediaan surat notis atau
pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam. Kerja-kerja seperti ini sesuai dilakukan oleh
mesin kerana tidak melibatkan keputusan- keputusan pengurusan yang penting. Program
automasi pula, khususnya yang berasaskan komputer, boleh ditumpukan kepada pengendalian
sistem maklumat. Ini termasuklah sistem maklumat bagi tujuan pengurusan, perancangan,
kawalan kewangan, penyelenggaraan inventori dan sebagainya.

(g) Bahan-bahan

25. Produktiviti juga boleh ditingkatkan dengan mengurangkan pembaziran bahan-bahan

yang digunakan sebagai input. Bahan-bahan ini adalah seperti bahan binaan, kertas, alat tulis,
bahan kimia dan lain-lain yang digunakan untuk menghasilkan output. Pembaziran lazimnya
berlaku apabila bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan input itu tidak berkualiti. Bahan-
bahan tersebut terpaksa dibuang kerana jika diproses boleh mencacatkan output yang akan
dihasilkan. Sebab itulah untuk meningkatkan produktiviti, jabatan/pejabat perlu memastikan
bahan-bahan yang digunakannya berkualiti tinggi. Di antara cara-cara yang boleh digunakan
untuk mengelakkan pembaziran bahan-bahan adalah seperti berikut:

9
 (i) Menjalankan pemeriksaan kualiti ke atas semua bahan, sebaik sahaja diperolehi
daripada pembekal dan sebelum ianya diproses untuk mengeluarkan output.

(ii) Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal dan memastikan hanya

pembekal-pembekal yang diiktiraf sahaja dibenarkan membekal bahan-bahan
yang diperlukan oleh jabatan/ pejabat.

(iii) Mengamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok
yang berlebihan. Stok yang berlebihan juga adalah satu pembaziran yang
membebankan jabatan/pejabat dari segi kewangan.

(h) Kelengkapan Modal

26. Kelengkapan modal seperti jentera, loji, kenderaan pengangkutan dan sebagainya
adalah input penting dalam proses pengeluaran output. Kelengkapan ini perlu di selenggara
dengan sempurna supaya boleh beroperasi di sepanjang masa. Langkah ini boleh
mengelakkan masa yang mungkin terbuang jika berlaku kerosakan. Di antara cara-cara bagi
meningkatkan tahap boleh guna kelengkapan modal adalah seperti berikut:

(i) Menyelenggarakan kelengkapan mengikut jadual supaya dapat mengurangkan

kemungkinan kerosakan.

(ii) Menentukan kelengkapan berada dalam persekitaran operasi yang baik.

Misalnya jika kelengkapan itu ialah alat komputer kerangka utama, ia
hendaklah diletakkan dalam bilik berhawa dingin supaya tidak mudah rosak.

(iii) Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan

dengan optimum.

IV. PENGUKURAN PRODUKTIVITI

27. Pengukuran produktiviti adalah satu daripada komponen penting dalam usaha
peningkatan produktiviti. Segala usaha untuk mempertingkatkan produktiviti tidak akan dapat
dilaksanakan tanpa mengetahui terlebih dahulu tahap produktiviti semasa. Pada dasarnya,
pengukuran dibuat untuk mengetahui tahap produktiviti sesebuah jabatan/pejabat. Pengukuran
produktiviti membolehkan jabatan/pejabat:

(a) Mengetahui sejauh mana sumber-sumber yang telah diperuntukkan digunakan.

(b) Meningkatkan fleksibiliti operasi dari segi penggunaan tenaga manusia dan alat-alat.

(c) Mengenal pasti bidang-bidang untuk meningkatkan produktiviti.

(d) Menentukan kos operasi organisasi.

28. Panduan ini menggariskan satu pendekatan untuk mengukur produktiviti di peringkat
jabatan/pejabat dan individu. Sekiranya mana-mana jabatan/pejabat telah pun mempunyai
sistem pengukuran produktiviti masing-masing, mereka bolehlah terus menggunakannya.

10
29. Pengukuran produktiviti boleh dilaksanakan di dua peringkat iaitu:

(a) Peringkat organisasi; dan

(b) Peringkat individu.

(a) PENGUKURAN DI PERINGKAT ORGANISASI

30. Terdapat 4 langkah yang terlibat dalam mengukur produktiviti di peringkat

jabatan/pejabat. Langkah-langkah ini adalah seperti berikut:

(i) Mengenal pasti output-output utama berdasarkan kepada objektif-objektif yang

telah ditentukan.

(ii) Menentukan petunjuk-petunjuk produktiviti (productivity indicators) bagi setiap

output utama yang dikenal pasti.

(iii) Mengumpul data berdasarkan kepada petunjuk-petunjuk produktiviti yang telah

dikenal pasti.

(iv) Menilai tahap produktiviti semasa.

Langkah 1: Mengenal pasti Output-Output Utama

31. Output-output utama yang dihasilkan oleh jabatan/pejabat perlu dikenal pasti. Output-
output ini adalah dalam dua bentuk iaitu perkhidmatan dan keluaran. Contoh output dalam
bentuk keluaran ialah seperti laporan, Kad Pengenalan dan lesen-lesen. Contoh output dalam
bentuk perkhidmatan ialah seperti pungutan cukai tanah, khidmat nasihat, ceramah,
pemberian ubat kepada pesakit-pesakit di kaunter-kaunter hospital dan kawalan trafik di jalan
raya. Contoh output-output di agensi-agensi Kerajaan tertentu adalah seperti berikut:

Contoh Output di Jabatan Pendaftaran Negara

Di antara output utama yang dihasilkan oleh Jabatan Pendaftaran Negara ialah:

(i) Sijil Kelahiran.

(ii) Kad Pengenalan.
(iii) Sijil Kerakyatan.
(iv) Sijil Kematian.

Contoh Output di Dewan Bandaraya, Kuala Lumpur

Di antara output utama yang dihasilkan oleh Dewan Bandaraya, Kuala Lumpur ialah:

(i) Perkhidmatan pungutan sampah.

(ii) Penguatkuasaan.
(iii) Kutipan hasil.
(iv) Lesen.
(v) Pelan bangunan yang diluluskan.

11
Contoh Output Di Pejabat Daerah dan Tanah

Di antara output utama yang dihasilkan oleh Pejabat Tanah ialah:

(i) Kutipan cukai tanah.

(ii) Lesen Pendudukan Sementara (TOL).
(iii) Kelulusan Hak Milik Sementara.
(iv) Projek-projek pembangunan kecil.

Contoh Output Di Jabatan Pengangkutan Jalan

Di antara output utama Jabatan Pengangkutan Jalan ialah:

(i) Pemeriksaan kenderaan perniagaan.

(ii) Lesen pemandu.
(iii) Pendaftaran kenderaan.

Langkah 2: Penentuan Petunjuk Produktiviti

32. Untuk mengukur produktiviti sesebuah jabatan/pejabat, beberapa petunjuk

produktiviti perlu diwujudkan. Petunjuk- petunjuk produktiviti ialah satu pengukuran proksi
yang digunakan untuk mengukur produktiviti jabatan/pejabat. Petunjuk-petunjuk produktiviti
yang diwujudkan adalah berdasarkan kepada output-output utama yang telah dikenal pasti.
Seelok-eloknya beberapa petunjuk produktiviti diwujudkan untuk setiap output. Dalam
mewujudkan petunjuk- petunjuk produktiviti jabatan/pejabat perlu menumpukan perhatian
kepada perkara-perkara berikut:

(i) Data yang perlu dikutip sudah sedia ada atau senang diperolehi.
(ii) Petunjuk yang dipilih adalah jelas dan senang difahami.
(iii) Petunjuk produktiviti berkenaan mencerminkan unsur kos, kuantiti dan masa.

Petunjuk-petunjuk produktiviti ini boleh dinyatakan dalam bentuk nisbah (ratios), bilangan
dan peratus. Contoh-contoh petunjuk produktiviti yang boleh digunakan oleh jabatan/ pejabat
Kerajaan adalah seperti di dalam Jadual 2 dan Jadual 3.

Jadual 2: Petunjuk Produktiviti Bagi Output-output Utama Jabatan Pendaftaran Negara

Output Utama Petunjuk Produktiviti

1. Sijil Kelahiran 1. (a) Bilangan sijil kelahiran yang dikeluarkan oleh seseorang
pekerja yang terlibat dalam proses pengeluaran:

Bilangan sijil kelahiran yang dikeluarkan

Bilangan pekerja yang terlibat dalam proses pengeluaran

sijil kelahiran

12
 Output Utama Petunjuk Produktiviti
(b) Masa purata yang diambil untuk memproses satu sijil
kelahiran:

Jumlah masa yang diambil dalam proses keluaran

sijil kelahiran

Bilangan sijil kelahiran yang dikeluarkan

(c) Masa purata yang diambil untuk memperbaiki

kesilapan dalam satu sijil kelahiran:

Jumlah masa untuk memperbaiki kesilapan dalam

sijil kelahiran

Jumlah masa yang diambil dalam proses pengeluaran

sijil kelahiran

(d) Kos purata (dari segi gaji pekerja yang terlibat) untuk
memproses satu sijil kelahiran:

Gaji pekerja yang terlibat dalam proses pengeluaran

sijil kelahiran

Bilangan sijil kelahiran yang dikeluarkan

2. Kad Pengenalan 2. (a) Bilangan kad pengenalan yang dikeluarkan oleh

seseorang pekerja yang terlibat dalam proses
pengeluaran:

Bilangan kad pengenalan yang dikeluarkan

Bilangan pekerja yang terlibat dalam proses

pengeluaran kad pengenalan

(b) Masa purata yang diambil dalam proses pengeluaran

satu kad pengenalan:

Jumlah masa yang diambil dalam proses pengeluaran

semua kad pengenalan

Bilangan kad pengenalan yang dikeluarkan

(c) Peratus kad pengenalan yang diproses lambat:

Bilangan kad pengenalan yang diproses

lambat x 100

Bilangan kad pengenalan yang diterima

3. Sijil Kerakyatan 3. Semua petunjuk-petunjuk seperti di atas boleh digunakan.

4. Sijil Kematian 4. Semua petunjuk-petunjuk seperti di atas boleh digunakan.

13
Jadual 3: Contoh Petunjuk Produktiviti Bagi Output-output Utama Dewan Bandaraya, Kuala
Lumpur

Output Utama Petunjuk Produktiviti

1. Penguatkuasaan 1. (a) Peratus restoran yang mematuhi peraturan kebersihan

Bilangan restoran yang mematuhi

peraturan kebersihan
x 100
Bilangan restoran yang diperiksa

2. Kutipan hasil 2. (a) Jumlah hasil yang dikutip oleh seorang pekerja:

Jumlah kutipan hasil

Bilangan pekerja yang terlibat dalam kutipan hasil

(b) Masa purata menunggu bagi seorang pelanggan untuk

membayar bil:

Jumlah masa menunggu

Jumlah pelanggan

3. Lesen 3. (a) Bilangan lesen yang dihasilkan oleh seorang pekerja yang
terlibat:

Bilangan lesen yang dihasilkan

Bilangan pekerja yang terlibat

(b) Masa purata yang diambil untuk memproses satu lesen:

Jumlah masa memproses semua lesen

Bilangan lesen yang diproses

(c) Kos purata untuk menghasilkan satu lesen:

Jumlah gaji pekerja-pekerja yang terlibat

Bilangan lesen yang dihasilkan

4. Pelan Pembangunan 4. (a) Peratus pelan pembangunan yang diluluskan:

yang diluluskan
Bilangan pelan pembangunan yang diluluskan
x 100
Jumlah permohonan yang diterima

(b) Kos yang terlibat dalam meluluskan satu pelan pembangunan:

Jumlah gaji pekerja yang terlibat

Bilangan pelan pembangunan yang diluluskan

14
 Output Utama Petunjuk Produktiviti

(c) Masa purata yang diambil untuk meluluskan satu pelan

pembangunan:

Jumlah masa pemprosesan semua pelan pembangunan

Bilangan pelan pembangunan yang diluluskan

5. Perkhidmatan 5. (a) Bilangan rumah yang dipungut sampah oleh seorang

pungutan sampah pekerja:

Bilangan rumah yang dipungut sampah

Bilangan pekerja yang terlibat

(b) Jumlah tan sampah yang diangkut oleh sebuah lori sampah:

Jumlah tan sampah yang diangkut

Bilangan lori sampah

33. Petunjuk-petunjuk produktiviti lain yang boleh digunakan untuk mengukur

produktiviti di peringkat jabatan/pejabat adalah seperti berikut:

i. Bilangan projek yang siap mengikut jadual

Bilangan projek yang dikendalikan

ii. Jumlah masa menunggu untuk perkhidmatan

Bilangan pelanggan

iii. Bilangan pesakit yang datang semula untuk rawatan

Bilangan pesakit yang telah menerima rawatan

iv. Bilangan muka surat yang ditaip

Bilangan jurutaip

v. Jumlah masa yang diambil untuk menyediakan semua baucer

Bilangan baucer yang diselesaikan

vi. Bilangan kenderaan perniagaan yang diperiksa

Bilangan pemeriksa kenderaan

vii. Bilangan kenderaan yang didaftarkan

Bilangan pekerja yang terlibat dalam kerja-kerja pendaftaran

viii. Bilangan projek-projek pembangunan yang telah siap bagi sesuatu tempoh
Bilangan projek-projek pembangunan yang dikendalikan bagi sesuatu tempoh

ix. Jumlah masa untuk latihan/kursus

Jumlah masa bekerja

x. Kos penyelenggaraan mesin

Kos penyelenggaraan mesin yang dirancangkan

15
Langkah 3: Pengumpulan Data

34. Langkah seterusnya ialah untuk mengumpul data yang sesuai berdasarkan kepada
output utama dan petunjuk produktiviti yang telah dikenal pasti. Pengumpulan data ini dapat
dilihat dalam Jadual 4.

Jadual 4: Pengumpulan Data Di Jabatan Pendaftaran Negara

Output Utama Petunjuk Produktiviti Data Yang Perlu Dipungut

1. Sijil Kelahiran (a) Bilangan sijil kelahiran yang (a) Bilangan sijil kelahiran yang
dikeluarkan dikeluarkan
(b) Bilangan pekerja yang terlibat
Bilangan pekerja yang terlibat dalam urusan pemprosesan
dalam proses pengeluaran sijil kelahiran

(b) Jumlah masa yang diambil dalam (a) Jumlah masa yang diambil
proses keluaran sijil kelahiran dalam proses keluaran sijil
kelahiran
Bilangan sijil kelahiran yang (b) Bilangan sijil kelahiran yang
dikeluarkan dikeluarkan

(c) Jumlah masa untuk memperbaiki (a) Jumlah masa untuk

kesilapan dalam sijil kelahiran memperbaiki kesilapan dalam
sijil kelahiran
Jumlah masa yang diambil dalam (b) Jumlah masa yang diambil
proses pengeluaran sijil kelahiran dalam proses pengeluaran
sijil kelahiran

(d) Gaji pekerja yang terlibat dalam (a) Gaji pekerja yang terlibat
proses pengeluaran sijil kelahiran dalam proses pengeluaran sijil
kelahiran
Bilangan sijil kelahiran (b) Bilangan sijil kelahiran yang
dikeluarkan

(a) Bilangan kad pengenalan yang (a) Bilangan kad pengenalan

2. Kad Pengenalan dikeluarkan yang dikeluarkan
(b) Bilangan pekerja yang terlibat
Bilangan pekerja yang terlibat dalam proses pengeluaran kad
dalam proses pengeluaran kad pengenalan
pengenalan

(b) Jumlah masa yang diambil dalam (a) Jumlah masa yang diambil
proses pengeluaran kad pengenalan dalam proses pengeluaran
kad pengenalan
Bilangan kad pengenalan yang (b) Bilangan kad pengenalan
dikeluarkan yang dikeluarkan

(c) Bilangan kad pengenalan yang (a) Bilangan kad pengenalan

diproses lambat yang diproses lambat
Bilangan kad pengenalan yang (b) Bilangan kad pengenalan
diterima yang diterima

16
35. Data harus di kumpul dari semasa ke semasa untuk membolehkan penilaian tahap
produktiviti jabatan/pejabat dibuat. Contohnya, jika tempoh penilaian ialah satu tahun, data
boleh di kumpul dari semasa ke semasa (periodically) atau sepanjang tahun berkenaan.
Setiap jabatan/pejabat harus mereka bentuk borang-borang tertentu untuk membolehkan
mereka mengumpul data yang sesuai.

36. Data yang telah di kumpul harus diringkaskan untuk memudahkan penilaian.
Contoh ringkasan pengumpulan data adalah seperti di Jadual 5.

Jadual 5: Jabatan Pendaftaran Negara - Pengumpulan Data Bagi Output Sijil Kelahiran
Untuk Tempoh Januari-Mac 1990

Standard tempoh
Tempoh Semasa
lepas Peningkatan/
Data Yang Dikutip (base period) Penurunan
Produktiviti
Bilangan Bilangan

1. Bilangan sijil kelahiran yang 20,000 25,000

diproses

2. Bilangan pekerja yang menjalankan 20 20

proses.

3. Jumlah masa yang diambil untuk 16,000 jam 15,000 jam

memproses sijil kelahiran.

4. Jumlah masa untuk memperbaiki 4,000 jam 3,000 jam

kesilapan dalam sijil kelahiran

5. Gaji pekerja yang terlibat dalam $36,000 $38,000

kerja-kerja pemprosesan sijil
kelahiran.

Petunjuk Produktiviti

1. Bilangan sijil kelahiran yang 1,000 1,250 +25%

dikeluarkan

Bilangan pekerja yang terlibat

dalam proses pengeluaran

2. Jumlah masa yang diambil dalam 1.25 jam 1.67 jam +34%
proses pengeluaran sijil kelahiran

Bilangan sijil kelahiran yang

dikeluarkan

3. Jumlah masa untuk memperbaiki 0.25 jam 0.20 jam +20%

kesilapan dalam sijil kelahiran

Jumlah masa yang diambil dalam

proses pengeluaran sijil kelahiran

17
 Standard tempoh
Tempoh Semasa
lepas Peningkatan/
Data Yang Dikutip (base period) Penurunan
Produktiviti
Bilangan Bilangan

4. Gaji pekerja yang terlibat dalam $1.80 $1.50 +16%

proses pengeluaran sijil kelahiran

Bilangan sijil kelahiran yang

dikeluarkan

37. Untuk membolehkan jabatan/pejabat menentukan tahap produktiviti semasa,

perbandingan perlu dibuat dengan standard produktiviti pada tahun-tahun yang lepas. Tahap
produktiviti semasa telah meningkat jika standard produktiviti tempoh tersebut adalah
lebih baik dari standard produktiviti dalam tempoh lepas. Empat cara boleh digunakan
untuk menetapkan standard produktiviti. Cara-cara ini adalah seperti berikut:

(i) Perbincangan dengan pegawai-pegawai yang terlibat tentang standard

produktiviti yang munasabah digunakan.

(ii) Kajian masa (time and motion study).

(iii) Rekod-rekod sejarah (historical records) yang sedia ada.

(iv) Menggunakan standard-standard yang dianggap sebagai standard

antarabangsa bagi perkhidmatan tertentu seperti kesihatan, pengangkutan jalan
dan perkhidmatan bomba.

Langkah 4: Menilai Tahap Produktiviti Semasa

38. Data yang dikumpul perlu dianalisa dan dinilai dari semasa ke semasa untuk
mengesan tahap produktiviti di peringkat jabatan/pejabat. Penilaian perlu dibuat
bersama-sama oleh Ketua Jabatan/Unit dan pekerja-pekerjanya. Jika didapati bahawa
tahap produktiviti tidak mencapai standard produktiviti yang ditentukan, kajian perlu
dijalankan untuk menentukan sebab-sebab kegagalan dan tindakan pembetulan diambil.

(b) PENGUKURAN DI PERINGKAT INDIVIDU

39. Terdapat 4 langkah yang terlibat dalam mengukur produktiviti di peringkat individu.
Langkah-langkah ini adalah seperti berikut:

(i) Menentukan output utama yang dihasilkan.

(ii) Menentukan standard prestasi/norma kerja bagi setiap output utama yang
dihasilkan.

(iii) Mengumpul data berdasarkan standard prestasi/norma kerja

(iv) Menilai tahap produktiviti semasa.

18
Langkah 1: Penentuan Output Yang Dihasilkan

40. 0utput utama yang dihasilkan oleh setiap pekerja perlu ditentukan. Contoh output
yang dihasilkan oleh seorang pegawai ialah:

(i) Kertas kerja.

(ii) Laporan.
(iii) Ceramah.
(iv) Penguatkuasaan.

Langkah 2: Penentuan Standard Prestasi/Norma Kerja

41. Standard-standard prestasi/norma kerja perlu ditentukan bagi setiap output utama
yang telah dikenal pasti. Standard-standard prestasi/norma kerja boleh diwujudkan melalui
beberapa cara seperti berikut:

(i) Berdasarkan rekod-rekod sejarah.

(ii) Kajian masa.
(iii) Perbincangan di antara penyelia dan pekerja yang terlibat.

Di antara contoh-contoh standard prestasi/norma kerja individu adalah seperti berikut:

(i) Seorang jurutaip harus menaip 5 muka surat dalam tempoh masa 20 minit.
(ii) Seorang pegawai harus menyediakan 6 laporan kajian dalam satu tahun.
(iii) Seorang kerani kewangan harus menyediakan satu baucer kewangan dalam
tempoh masa 20 minit.
(iv) Seorang kerani kaunter hendaklah memproses 1 sijil kelahiran dalam tempoh
masa 25 minit.

Langkah 3: Pengumpulan Data

42. Data-data tertentu yang berkaitan dengan standard prestasi/norma kerja perlu
dikumpul. Data-data ini boleh dikumpul untuk masa-masa tertentu seperti tiga bulan sekali
atau untuk sepanjang tempoh masa penilaian. Contoh data yang perlu dikutip adalah seperti
di Jadual 6.

Jadual 6: Pengumpulan Data

Data Yang Perlu Dipungut

Output Utama Standard Prestasi/ Norma Masa

1.Kertas kerja 10 kertas kerja setahun Bilangan kertas yang telah dihasilkan.

2.Laporan 3 laporan setahun Bilangan laporan yang telah dihasilkan

3.Ceramah 3 laporan setahun Bilangan ceramah yang telah diberi

4.Penguatkuasaan 10 operasi penguatkuasaan Bilangan operasi penguatkuasaan yang

setahun telah dijalankan.

19
43. Data yang telah di kumpul harus diringkaskan untuk memudahkan penilaian.
Contoh ringkasan pengumpulan data adalah seperti di Jadual 7.

Jadual 7: Pengumpulan Data

Standard Prestasi/ Norma Standard Prestasi/ Peningkatan/

Output Utama
Kerja Tahun Lepas Norma Kerja Semasa Penurunan Produktiviti

1.Kertas Kerja 10 kertas kerja setahun 2 kertas kerja + 20%

2.Laporan 3 laporan setahun 5 laporan + 66%

3.Ceramah 10 ceramah setahun 8 ceramah - 20%

4.Penguatkuasaan 10 operasi 12 operasi + 20%

penguatkuasaan penguatkuasaan

Langkah 4: Penilaian Tahap Produktiviti Semasa

44. Data yang di kumpul perlu di analisa dan dinilai dari semasa ke semasa. Penilaian
mengenai prestasi seorang pekerja harus dibuat di antara penyelia dan pegawai yang
berkenaan. Sekiranya standard prestasi seorang pekerja tidak memenuhi standard-
standard prestasi yang telah ditentukan adalah menjadi tanggungjawab penyelia untuk
menentukan sebab-sebab supaya tindakan pembetulan boleh diambil dengan segera.
Sekiranya prestasi seorang pekerja masa kini adalah melebihi standard prestasi/norma
kerja tempoh lepas maka ini menunjukkan tahap produktivitinya telah meningkat.

V. PENUTUP

45. Jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah menjadikan usaha peningkatan produktiviti

sebagai satu proses yang berterusan. Ini kerana tahap produktiviti bersifat relatif. Sesuatu
tahap yang dianggap tinggi pada satu masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian pada
masa ini. Oleh itu sesebuah jabatan/pejabat hendaklah sentiasa memperbaiki prestasinya
pada sepanjang masa. Usaha-usaha ke arah ini hendaklah diterapkan menjadi sebahagian
daripada amalan pengurusan seharian.

46. Selain itu, tumpuan ke atas produktiviti seharusnya juga diseimbangkan

dengan tumpuan ke atas kualiti. Ini adalah kerana jabatan/pejabat bukan sahaja dinilai
berasaskan keupayaannya menghasilkan keluaran-keluaran, tetapi juga turut dinilai
berasaskan keupayaan keluaran tersebut memenuhi kehendak orang ramai yang menjadi
pelanggan.

20