BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,

ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA, MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
KOD DAN NAMA
FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM
TAHAP DAN SEMESTER 3 (SEMESTER 1)

KOD DAN NAMA

BKP 2032 FILING ADMINISTRATION
KURSUS
K1 DETERMINE FIILING ADMINISTRATION REQUIREMENTS
NO. DAN TAJUK K2 PERFORM FILING ADMINISTRATION ACTIVITIES
KOMPETENSI K3 MAINTAIN FILED DOCUMENTS
K4 RECORD FILING ADMINISTRATION
NO. KOD KSKV BKP M2032 /KP(7/7) Muka Surat : 1
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Daripada : 13

TAJUK :

PELUPUSAN FAIL DAN REKOD

TUJUAN :

Kertas penerangan ini bertujuan untuk menerangkan pengurusan fail. Pelajar akan ditunjukkan
aktiviti sistem pelupusan fail dengan menggunakan kaedah dan borang yang bersesuaian.
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 2 Drp / Of 12

PENERANGAN :

Pelupusan adalah aktiviti menguruskan pengasingan fail yang mengandungi surat rasmi
dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya. Fail yang tidak bernilai arkib akan
dilupuskan sama ada dirincih, dibakar atau ditanam dan fail yang bernilai arkib disimpan
sebagai rujukan apabila diperlukan oleh jabatan atau para penyelidik.

1. DEFINISI

1.1 Pelupusan
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau
selainnya (penangguhan pemindahan) – seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

1.2 Pengasingan Rekod

Memisahkan rekod-rekod yang aktif dan tidak aktif (fail tutup).

1.3 Jadual Pelupusan Rekod

Jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang
ditentukan – seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

1.4 Rekod
Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau
selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan
bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf,
rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-
ciri fizikal atau apa-apa salinannya – seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

1.5 Pemusnahan Rekod

Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur
yang ditetapkan – seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

1.6 Pemindahan Rekod

NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 3 Drp / Of 12

Memindahkan rekod-rekod yang bernilai arkib ke Arkib Negara Malaysia.

1.7 Tamat Tindakan

Penetapan yang menjelaskan penyelesaian segala urusan atau tiada tindakan lanjut
dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.

1.8 Nilai Arkib

Rekod yang amat berharga/ bernilai kepada negara Malaysia seperti :
a. Pentadbiran
b. Perundangan
c. Sejarah
d. Penyelidikan/rujukan

2. TUJUAN PEMISAHAN/PENGASINGAN REKOD

2.1Memudahkan kerja-kerja penilaian rekod.
2.2 Membantu dalam penyediaan Senarai Pelupusan Rekod
2.3 Membuat pengkelasan semula rekod
2.4 Pemindahan rekod
2.5 Pemusnahan rekod.

3. TUJUAN PELUPUSAN
3.1 Rekod aktif dan tidak aktif dapat diasingkan
3.2 Rekod tidak aktif dapat dibuat penilaian
3.3 Rekod-rekod yang bernilai dapat dipindahkan ke ANM
3.4 Rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan

4. TEMPOH PELUPUSAN PERLU DILAKSANAKAN

4.1 Tindakan keatas rekod awam telah ditamatkan bagi tempoh yang lebih daripada 5 tahun.
4.2 Habis tempoh yang dipersetujui antara KP dengan Ketua Pentadbir pejabat awam
4.3 Keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaan yang berterusan

5. PIHAK YANG BERTANGGUNGJAWAB MELAKSANAKAN PELUPUSAN

NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 4 Drp / Of 12

5.1 Ketua Pentadbir Pejabat Awam.

5.2 Pegawai Rekod Jabatan
5.3 Pegawai Kerani Rekod.
5.4 Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia.

6. TATACARA PELUPUSAN REKOD KERAJAAN

6.1 Terdapat 2 kaedah:
a. Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Yang Dinyatakan Dalam JPR:
i. JPR Kewangan dan Perakaunan
ii. JPR Urusan Am
iii. JPR Urusan Fungsian
6.2 Permohonan Pelupusan Rekod Awam Yang Tidak Dinyatakan Dalam JPR

7. PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JADUAL

PELUPUSAN REKOD (JPR)

Langkah Keterangan
1 Kenal pasti siri rekod, rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi
tempoh simpanan yang dinyatakan dalam JPR
2 Asingkan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan
3 Lengkapkan borang yang berkaitan dengan betul
4 Kemukakan satu (2) salinan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod
Awam ke ANM
5 Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua Pengarah ANM
6 Musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran
Pemusnahan
(Jika tidak dapat dilakukan dalam tempoh di atas perlu mohon pelanjutan
tempoh kepada KP ANM)
7 Laksanakan pemusnahan rekod secara fizikal seperti rincih, kitar semula,
ditanam dan lain-lain
8 Maklumkan pemusnahan rekod kepada ANM dalam tempoh satu (1) bulan
daripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang-borang berikut:
• Arkib 12/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
• Kewangan - Arkib 13/08 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod
Kewangan dan Perakaunan
8. CARTA ALIR PELUPUSAN REKOD BERDASARKAN JPR

Kenalpasti siri rekod

berdasarkan
Jadual Pelupusan
Rekod
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 5 Drp / Of 12

Asingkan rekod JPR Urusan Am

yang memenuhi JPR Kewangan
tempoh simpanan & Perakaunan
dlm JPR dan JPR Urusan
susun ikut siri
Fungsian

PEMUSNAHAN PEMINDAHAN
Senaraikan menggunakan Senaraikan
borang
- Arkib 2/08 (Fail) menggunakan
- Arkib 3/08 (Rekod borang
Elektronik) Arkib 11/08
- Arkib 4/08 (Rekod
Kewangan & Perakaunan

Hantar borang
beserta surat ke
Arkib Negara
Hantar borang beserta
surat ke Arkib Negara

Terima surat kebenaran

Terima surat kebenaran pemindahan
pemusnahan daripada daripada Arkib Negara
Arkib Negara dalam tempoh dalam tempoh 14 hari bekerja
14 hari bekerja

KEBENARAN MUSNAH KEBENARAN PINDAH

Lakukan pemusnahan Isi Borang Pemindahan 11/08
dalam tempoh 3 bulan dan hantar
permohonan & dapatkan
tarikh pemindahan

Hantar borang
penentusahan (Arkib Lakukan pemindahan dalam
12/08) PEMUSNAHAN
/ masa 3 bulan
9. PERMOHONAN REKOD(Sertakan
YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL
borang Arkib
(Arkib 13/08 ) ke Arkib
PELUPUSAN REKOD (JPR) 11/08 bersama fail)
Negara

Langkah Keterangan
1 Kenal pasti rekod telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut
2 Asingkan rekod-rekod yang hendak dilupuskan
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 6 Drp / Of 12

3 Susun rekod mengikut tahun/ nombor seturut atau mengikut sistem

klasifikasi sedia ada
4 Senaraikan dalam borang yang betul dan lengkap
5 Laksanakan penilaian ke atas setiap unit rekod bagi
- menentukan nilai pentadbiran, perundangan, kewangan,
penyelidikan, kebudayaan, sejarah dan kebangsaan
- menentukan sama ada rekod dicadang simpan atau musnah
di ruang cadangan pelupusan
6 Kemukakan 2 salinan borang permohonan tersebut ke ANM bagi tujuan
penilaian/ pelupusan
7 Terima Surat Kebenaran Pelupusan daripada Ketua Pengarah ANM
8 Kenalpasti dan asingkan rekod yang telah diberi kebenaran pelupusan
oleh ANM.
9 Pindah atau musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh
Surat Kebenaran Pelupusan
10 Mohon pelanjutan tempoh pelupusan jika tidak dapat dilaksanakan dalam
tempoh 3 (tiga) bulan
11 Majukan Borang Arkib 12/08 – Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam
setelah pemusnahan selesai dilaksanakan dalam tempoh satu (1) bulan
daripada tarikh pemusnahan

Arkib 5/08 - Fail

Arkib 6/08 -
Kartograf
Arkib 7/08
10. CARTA ALIR PEMUSNAHAN REKOD YANG TIDAK DINYATAKAN - Seni JADUAL
DALAM
PELUPUSAN REKOD (JPR) Bina
Arkib 8/08 –
Pandang Dengar
Arkib 9/08 –
Terbitan &
Kenalpasti Rekod Tidak
Aktif & Bahan Bercetak
Tamat Tindakan Arkib 10/08 –
Elektronik

Senaraikan
menggunakan
borang yang betul
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 7 Drp / Of 12

Hantar 2 salinan borang

beserta
surat ke Arkib Negara

Penilaian oleh Arkib

Negara

Terima surat kebenaran

pelupusan
dari Arkib Negara dalam
tempoh 6 bulan

KEBENARAN MUSNAH KEBENARAN PINDAH

Lakukan pemusnahan dalam Isi Borang Pemindahan 11/08 dan
tempoh 3 bulan hantar
permohonan & dapatkan tarikh
pemindahan

Hantar Borang Penentusahan (Arkib Lakukan pemindahan dalam masa 3

12/08) bulan
ke Arkib Negara dalam tempoh 1 (Sertakan borang Arkib 11/08 bersama
bulan fail)

11. KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD AWAM

11.1 Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada jualan melalui sebutharga, dibakar atau
apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan rujukan
KB557/97/54 JLD.4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai Pelupusan Bahan-
bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/ Jabatan Kerajaan/ Badan
Berkanun

11.2 Jabatan boleh menggunakan cara-cara lain yang bersesuaian seperti dirincih, dikitar
semula, dipadamkan atau ditanam bagi tujuan pemusnahan rekod
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 8 Drp / Of 12

a)

b)
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 9 Drp / Of 12

c)

d)
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 10 Drp / Of 12

12. PEMINDAHAN REKOD AWAM YANG BERNILAI KEBANGSAAN/ SEJARAH

12.1 Rekod yang perlu dipindahkan ke Arkib Negara:

 Rekod bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948 bagi Jabatan/ Agensi
Kerajaan di Semenanjung Malaysia
 Rekod bertarikh pada dan sebelum 30 September 1963 bagi rekod-rekod Jabatan/
Agensi Kerajaan Persekutuan di Sabah dan Sarawak

13. PELUPUSAN REKOD AWAM YANG ROSAK

13.1 Kerosakan akibat:

 Bencana alam, kebakaran, dimakan anai-anai dan sebagainya hendaklah
dilaporkan kepada ANM
 Bagi rekod kewangan dan perakaunan, kebenaran pelupusan perlu dikemukakan
kepada Arkib Negara, Jabatan Audit dan Jabatan Akauntan Negara
 Perbuatan khianat, sabotaj dan sebagainya yang melibatkan aduan polis
hendaklah dilaporkan kepada ANM dan disertakan satu salinan laporan polis
 Maklumat kerosakan hendaklah dibuktikan dengan mengemukakan laporan
bertulis dan bergambar

14. FAEDAH PELUPUSAN REKOD

NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 11 Drp / Of 12

SOALAN:

1. Apakah yang dimaksudkan dengan pemusnahan rekod.

_________________________________________________________________________

2. Nyatakan tujuan pelupusan rekod dilakukan.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

3. Rekod yang mengandungi nilai arkib adalah

i. ______________________________________________________________________
ii. ______________________________________________________________________
iii. ______________________________________________________________________
NO. KOD NOSS FB-025-3:2012-C03 /P(7/7) Muka Surat / Page : 12 Drp / Of 12

iv. ______________________________________________________________________

4. Senaraikan langkah-langkah bagi permohonan pemusnahan rekod yang tidak dinyatakan

dalam jadual pelupusan rekod (JPR)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

5. Berikan 3 faedah pelupusan rekod yang anda tahu

RUJUKAN:

1. Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and Distributors.

2. Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan. Dewan Bahasa dan
Pustaka.