Functions and Features 

Restaurant 
Management 
System 
________ 
Project: Restaurant Management System 
Client: Mr.Kissokumaran Jeyakumar 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

Contents 

 
1. Introduction 2 
1.1 Problem Statement 2 
1.2 Proposed Solution 3 

2. Features 4 
2.1 NFC attendance recorder Feature 4 
2.2 Business owner login panel Feature 5 
2.3 Employee Mobile app Feature (Future Plan) 6 
2.4 Service provider Dashboard feature (Future Plan) 6 

3. Functions 7 
3.1 NFC attendance recorder 7 
3.2 Business owner login panel 8 
3.2 Employee Mobile app (Future Plan) 14 
3.2 Service provider Dashboard (Future Plan) 15 

 
 

1 
 

1. Introduction 
A  restaurant  management  system  is  designed  with  capabilities  and 
features  to  help  operate  and  manage  a  restaurant.  It  has  a  business  owner 
login  panel  as  a  central  unit.  Along  with  tools  that  help  to  track  employee’s 
check-in  and  check-out  time,  a  mobile  interface  for  employees to review and 
edit  their  working  plans  and  etc,  a  login  panel  for  accountant  to  manage 
payrolls  and  give  actionable  analytics.  The  restaurant  management  system 
can  efficiently  handle  and  manage  various  activities  of  a  restaurant  and  all 
these  activities  will  be  happening  under  the  supervision  of  the  administrator. 
This  system  also  has  a  dashboard  for  the  service  provider  to  monitor  the 
status of all devices sold by him. 

1.1 Problem Statement 

Manual  handling  of  employee  information  and  attendance  poses  a 

number  of  challenges.  This  is  evident  in  procedures  such  as  leave 
management  where  an  employee  is  required  to  fill  in  a  form  which  may  take 
more  time  to  be  approved,  and  updating  working  plans  in  a  manual  way  is 
difficult.  The  use  of  paper  work  in  handling  various  activities  of  a  restaurant 
could  lead  to  human  error,  papers  may  end  up  in  the  wrong  hands  and  not 
forgetting the fact that this is time consuming. 

2 
 

1.2 Proposed Solution 

The  aforementioned  problems  can  be  tackled  by  designing  and 

implementing  a  cloud  based  restaurant  management  system.  This  system 
will  maintain  employee  information  in  a  database  by  fully  privacy  and 
authority  access, handle employee attendance by tracking their check-in and 
check-out  time  by  a  nfc  device,  computerizing  paper  works  to  overcome  the 
drawbacks  of  the  existing  system.  Build  a  business  owner  login  panel  to 
centralized  and  manage  all  computerized  documents  including  employee 
information  database,  timesheets,  working  plan,  payrolls  and  related 
statistical  reports.  This  system will provide a mobile app for employees to view 
their  payrolls,  timesheet,  review  and  edit  working plan and a digital shrinkage 
book  named  as  schwundbuch.  Build  a  dashboard  for  the  service  provider  to 
monitor  and  control  (active/deactivate)  the  status  of  all  restaurant 
management  system  sold  by  him,  it  will  help  to  the  service  provider  in 
providing a good service and device maintenance for a restaurant.  

 
 

3 
 

2. Features 
2.1 NFC attendance recorder Feature 

1. Wi-Fi Connectivity 

The device will be able to use the Wi-Fi connection features to 
connect with server. 

2. Local storage 

The attendance data will be stored in this local storage when the 
device loose it’s Wi-Fi connection.  

3. Read nfc card and smartphone 

This  device  should  be  able  to  read  both  a  nfc  card  and  a 
smartphone’s nfc id to identify an employee. 

4. LCD Display 

The  LCD  Display  will  use  to  Display  The  time  and  it  will  show 
greeting  message  to  an  employee  when  an  employee’s  identity 
confirmed. 

5. LED indicator 

LED indicators will indicate the state of this device. 

6. Buzzer 

Buzzer will use to indicate the user. 

 
 

4 
 

2.2 Business owner login panel Feature 

1. Top level domain with HTTPs 

2. Login page 
i. Login Form 
ii. Reset Password Option 

Business owner could be able to reset the login password if he/she 

forgot the password. 

3. Dashboard With 
i. Timesheets 
ii. Working plan 
iii. Workers details 
iv. Payroll   
v. Pie chart 
vi. Schwundbuch ​(Future Plan) 
vii. Mitteilung ​(Future Plan) 
viii. Reminder 
ix. Customer mails 
x. Shop 

5 
 

2.3 Employee Mobile app Feature (Future Plan) 

1. Login Page 
2. NFC ID 
3. NFC ID widget 
4. Dashboard with 
i. Timesheets 
ii. Working plan 
iii. Payroll 
iv. Schwundbuch 
v. Mitteilung 
vi. Reminder 

2.4 Service provider Dashboard feature​ ​(Future Plan) 

1. Top level domain with HTTPs 

2. Login page 
1. Login Form 
2. Reset Password Option 

Business owner could be able to reset the login password if 

he/she forgot the password. 

3. Dashboard With 
1. Devices Status 
2. Restaurant details 
3. Receipts & Invoices 
4. Settings 

6 
 

3. Functions 
3.1 NFC attendance recorder 

The  NFC  attendance  recorder  mounted  on  entrance  which  could  be 
able  to  read  an  employee's  nfc  card  or  smartphone’s  nfc  id  to  take  him/her 
check-in  and  check-out  times  to  create  attendance  database.  This  device 
should  have  the  feature  to  connect  with  a  wifi  router to share raw data with a 
cloud  server.  This  device  should  have  a  LCD  display  which  can  show  the 
current  time  in  initial  state  when  a  user  hold  his/her  nfc  tag  the  device  could 
be  able  to  identify  the  user  and  show  a  customized  greeting  message  with 
user’s  name  in  the  display  according  to  the  time  and  user  data.  For  an 
example  if  an  employee  named  John  check-in  at  6.30pm  the  device  should 
be  able  to  identify  him  and  display  a  greeting  as  “Good  evening  John!”.  The 
device  should  have  a  local  memory  to  store  the  employees  name  database 
to  identify  an  employee  to  greet  him  when  the  device  lost  its connection with 
server  and  the  local  storage  also  use  to  store  employee’s  attendance  data 
when  the  device  lost  internet  connection  and  this  device  could  be  able  to 
send  the  attendance  data  saved  in  local  memory  when  internet  connection 
recovers.  The  device  will  have  a  feature  to  indicate  it’s  status  through  LED 
lights and buzzer. The LED light will indicate whether the Device powered or not. 
The  device  will  also  indicate  an  employee  by  a  beep  sound  and  green  LED 
light when the device detect a valid NFC ID. 

 
 

7 
 

3.2 Business owner login panel 

  Login  to  the  website should be using  the username and password. The 

login  page  also  has  an  option  to  reset  password  if  a  user  forget  the  login 
password. 

8 
 

The dashboard should include 10 cards: 

1. Timesheets 

Timesheets  where  it  will  list  all  employees  timesheets,  admin  should  be 
able  to  download  ,  export  and  print  timesheets.  This  section  will  show  the 
timesheets month by month, admin should have an option to select two dates 
which  will  allow  the  admin  to  view  timesheets  between  those  two  dates. 
Admin should be able to view total hours worked by an employee on each day 
and  total  hours  worked  in  a  month  or  between  two  dates.  The  Timesheet 
database  should  be  made  up  by  date,  check-in  and  check-out  time  of  each 
and every employee. 

2. Working plan 

Employees  will  allow  to  make  their  own  working  plans  of  a  particular 
month  with  a  calendar  before  that  month  begins.  Business  Admin  should  be 
able  to  review  and  manage  working  plans  and  also  able  to  set  a  deadline  to 
disable  the  updating  option  of  working  plans  on  this  section.  This  section  will 
also  provide  an  option  to  view  all  employee’s  working  plans  of  the  current 
month. 

9 
 

3. Workers details 

The  workers  details  card  should  have  a  list  of  all  employees  name  with 
photo,  the  admin  can  able  to  add  a  new  worker  detail  or  delete  an  existing 
worker  detail.  The  admin  could  be  able  to  view  the  full  detail  of  an  employee 
By clicking an employee name in the list of all employees. 

Each  workers  details  should  include  Photo,  Fullname  ,  Age,  Address, 

Phone  Number,  E-mail,  Starting date of work and nfc id of an employee. Admin 
should  be  able to link an employee’s nfc card with this workers detail in the nfc 
id  field,  and  edit  existing  worker  details.  The  workers  details  section  should 
have an employee’s mobile app user name and password. 

10 
 

4. Payroll  

Payroll  section  will  have  the  option  for  the  admin  to  view  and  manage 
payroll  of  all  employees.  Admin  should  be  able  to  download  ,  export and print 
timesheets.  This  section  will  show  payrolls  month  by  month,  admin  should 
have  an  option  to  select  two  dates  which  will  allow  the  admin  to  view 
timesheets between those two dates. 

11 
 

5. Pie chart (monthly)  

Pie chart cards where Business owner should be able to view statistical 
reports with pie charts. These pie charts will show working hours of employees 
and number of employees worked in every department . 

6. Schwundbuch​ (Future Plan) 

This  is  a  digital  shrinkage  book.  An  employee  is  allowed  to  use  the 
restaurant  services,  for  example  an  employee  can  take  a  meal  or  take  three 
bottles  of  water  in  the  restaurant,  the employee should be able to add a list of 
these  items  in  this  Schwundbuch  that  what  he  took.  Business  owner  can  view 
all employees Schwundbuch on business owners dashboard. 

12 
 

7. Mitteilung (Future Plan) 

This  is  like  a  chat  room.  All  employees  and  business  owner should 
be able to share their messages using ​Mitteilung. 

8. Reminder 

The  business  owner  could  be  able  to  add  a  reminder  in a calendar, and 
he/she  could  be  able  to remove or edit existing reminders in the calendar. The 
business  owner  should  have  a  feature  to  view  all  reminders  and  view 
reminders  of  a  selected  month  or  day.  Only  the  business owner could be able 
to view or edit his/her reminder. 

The  business  owner  should  be  able  to  view  all  employees  reminder  and 
business  owner  could  be  able  to  add  new  reminder  in  an  employee’s 
calendar.  

9. Customer mails 

Customer mails cards should provide an interface to view the business 

owner’s business mailbox. 

10. Shop 

Shops  section  will  have  the  option  for  the  business  owner  to  post  a 
product  in  this  card  that  he  can  sell.  Business  owner  should  have  a  feature to 
edit or remove a product that he already added to this shop card. 

This  section  will  also  have  an  option  to  view  the  products  posted  by  other 
business owners who uses this Restaurant management system.  

13 
 

3.2 Employee Mobile app (Future Plan) 

1. Login window 

Login  to  the  app  should  be  using  the  username  and  password. 
The  login  window  also  has  an  option  to  reset  password  if  a  user  forget 
the login password. 

2. NFC ID 

This  is  a  digitized  version  of  the  NFC  cards.  The  NFC  ID  Window 
allow to send NFC AID of an employee to the NFC reader. With an NFC AID 
the NFC attendance recorder could be able to identify the employee. 

3. NFC ID widget 

The  employees  mobile  app  should  have  a  widget  of  NFC  ID 
window  to  send  the  NFC  AID  quickly,  An  employee  should  be  able  to 
send his/her NFC AID with one tap without open the app. 

4. Dashboard with 
i. Timesheets. 

This window allows an employee to view his/her timesheet in the 

mobile app. An employee can view his/her timesheets only. 

ii. Working plan 

This window should be have an option for employees to create 

their own working plan and view their current working plan. 

14 
 

iii. Payroll 

Employee should be able to view and download his/her payrolls in 

this window. 

iv. Schwundbuch 

This  window  help to the employee to view  Schwundbuch and add 

an item to the Schwundbuch in mobile app. 

v. Mitteilung 

This  is  like  a  chat  room.  All  employees  and  business  owner should 
be able to share their messages using ​Mitteilung. 

vi. Reminder 

An  employee  could  be  able  to  add  a  reminder  in  a  calendar,  and 
he/she  could  be  able  to  remove  or  edit  existing  reminders  that  he/she 
creates.  An  employee  should  be  able  to  view  his  reminder  only.  The 
employee  should  have  a  feature  to  view  all  reminders  and  view 
reminders  of  a  selected  month  or  day.The  employee  should  be  able  to 
view  the  reminder  added  to his/her calendar by the business owner, but 
the employee couldn't remove or edit it.  

3.2 Service provider Dashboard (Future Plan) 

1. Devices Status 

Devices  status  section  where  it  status  of  all  devices  will  be  monitored. 
The  service  provider  should  be  able  to  view  whether  the  device  is  connected 
to  the  internet  or  not.  The  device  status  section  should  have  the  id  of  the 
devices  and  its  status,  name  of  the  restaurant  which  use  the  device.  When 
the  admin  click  the  name  of  the  restaurant  he  will  be  able  to  view  the 
restaurant  details.  This  section  also  have  the  feature  of  activate  and 
deactivate the device remotely by the service provider. 

15 
 

2. Restaurant details 

Restaurant  details  section  where  it  list  all  restaurants  names 

which  use  this  restaurant  management  system.  When  the  admin  click 
the  name  of  the restaurant he will be able to view the restaurant details. 
Restaurant  detail  should  have  the  Name  of  the  restaurant  ,  Address, 
phone number, location, name of the business owner and device id. 

3. Receipts & Invoices 

Receipts  &  invoices  where  the  service  provider  can  view  and  manage 
receipts & invoices of all restaurant.  

16