2 - 7 Jenis-Jenis Alat Untuk Komunikasi
2 - 7 Jenis-Jenis Alat Untuk Komunikasi
2 - 7 Jenis-Jenis Alat Untuk Komunikasi
komunikasi perniagaan
http://www.free-powerpoint-templates-design.com
Isi kandungan
01 Telefon
02 Faksimili /Faks
03 E-mail
04 Surat
Pengenalan
Secara amnya peralatan komunikasi boleh
dibahagikan kepada empat (4) iaitu;
i) Telefon
Ii ) Faksimil atau faks
iii ) Email
iv) Surat-surat
TELEFON
Telefon adalah alat perhubungan yang penting antara sesebuah organisasi dengan pihak luar,
khususnya pelanggan.
Telefon adalah cara perhubungan yang paling mudah dan pantas untuk mewujudkan
komunikasi antara mereka.
Tujuan pengendalian panggilan telefon masuk ialah untuk memudahkan mesej komunikasi
diperolehi dengan cepat dan berkesan
Contoh
Samb..
Seorang pengendali mesej masuk atau operator telefon tahu prosedur-prosedur yang
berkaitan dengan kemudahan-kemudahan dan alat bantu telefon seperti :
Mengetahui prosedur dan kemudahan alat bantu telefon akan membolehkan seseorang itu
Sistem perkhidmatan telefon yang berkualiti perlu mempunyai ciri-ciri yang berikut :
Sistem telefon yang memudahkan perhubungan mesti dilengkapi dengan ciri-ciri moden dengan
kebolehan-kebolehan tertentu antaranya :
Boleh memutar kembali pesanan sekiranya panggilan masih belum dilayan selepas
satu jangkamasa yang telah ditetapkan, misalnya “ Kami minta maaf kerana talian
masih sibuk. Kami akan melayan anda sebentar lagi”..
Boleh menyalurkan panggilan ke satu sambungan yang telah ditetapkan jika queue
panggilan masuk, operator telefon atau pegawai tidak berada ditempatnya atau
selepas waktu pejabat.
Sambungan penting boleh berfungsi sebagai talian terus bagi menerima panggilan
masuk tanpa melalui operator telefon.
Samb..
Sesebuah “mesin faks” biasanya terdiri daripada pengimbas imej, modem, dan pencetak.
Kelebihan dan Kelemahan
Semua jenis dokumen asal boleh atau dapat dihantar, samada dalam bentuk lukisan,taip dan
fotostat.
Email adalah singkatan dari Electronic Mail. Ia adalah sarana kirim mengirim surat melalui
jalur internet.
Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks mahupun gabungan
dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet.
Email berfungsi untuk mengirimkan surat atau mesej kepada orang lain.
Bentuk alamat E-mail
Alamat e-mail adalah alamat yang digunakan oleh pelayan e-mail yang
mengendalikan penghantaran e-mail ke destinasinya.
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Kebaikan menggunakan sistem
E-mail
Dapat menghantar email lebih banyak dalam satu masa yang sama
Penggunaan terhad
Pihak penerima terdiri daripada seseorang individu, syarikat, institusi, kementerian, jabatan
dan sebagainya.
Surat yang diterima oleh sesebuah organisasi, kebiasaannya dihantar melalui pos.
Bagaimana pun dengan peredaran masa dan keperluan untuk surat diterima segera oleh
penerima, surat kini banyak diterima dengan hantaran tangan oleh penghantar surat pihak
yang menghantar surat.
Samb..
Semua surat-surat yang diterima oleh sesebuah organisasi, adalah dianggap sebagai
rasmi walaupun cara penulisan surat tidak mengikut format surat rasmi. Contoh; surat
aduan daripada individu
Jenis-jenis surat
Surat
Surat aduan Surat rayuan undangan/
jemputan