Nota Office Operation Coordination
Nota Office Operation Coordination
Nota Office Operation Coordination
KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)
TAHAP / LEVEL L3
NO DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI /
FB-024-3:2012 C01 OFFICE OPERATION COORDINATION
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE
TAJUK / TITLE:
TUJUAN / PURPOSE:
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada
pelatih tentang dasar dan polisi syarikat, jenis-jenis pejabat, peranan jabatan dan
kakitangan dalam syarikat dengan lebih terperinci.
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 02 Drp: 33
PENERANGAN / INFORMATION :
Di Malaysia terdapat banyak syarikat telah ditubuhakan tidak kira dari agensi kerajaan
atau agensi sawsta. Penubuhan syarikat mempunyai beberapa ciri-ciri seperti sesebuah
Syarikat haruslah ditubuhkan dibawah Akta Syarikat 1965 dengan mengikuti peraturan-
peraturan yang ditetapakn oleh Akta Syarikat 1965 iaitu mempunyai sifat-sifat seperti
manusia. Antara ciri-ciri syarikat ialah mempunyai namanya sendiri, boleh didakwa atau
mendakwa atas namanya sendiri di mahkamah, mempunyai alamat yang tertentu,
mempunyai aset atas namanya sendiri dan tertubuhnya bersepanjang sehingga tindakan
diambil bagi membubarkannya walaupun ada di antara ahli-ahlinya yang meninggal dunia.
Biasanya penubuhan syarikat ini berlaku apabila sesuatu aktiviti perniagaan itu
diwujudakan. Sebagai contoh, syarikat perkilangan, perhotelan, perlancongan dan
sebagainya.
Selain dari itu, sesebuah syarikat juga perlu mempunyai penetapan visi, misi dan objektif
syarikat agar, arah tuju syarikat dapat dikenalpasti dan dicapai. Bukan itu sahaja perkara
penting yang perlu ada pada syarikat untuk mencapai matlamatnya tetapi dasar dan polisi
syarikat juga adalah sangat penting diambil kira oleh pihak syarikat agar setiap kerja yang
dilakukan dalam syarikat tersebut mempunyai garis panduan yang betul dan tepat.
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 03 Drp: 33
1.1 DEFINISI
Dasar dan polisi syarikat ialah suatu garis panduan kerja yang telah ditetapkan oleh
sesebuah organisasi dalam melaksanakan sesuatu tugas yang diberikan. Ia juga
merangkumi segala arahan, peraturan dan pedoman demi mencapai matlamat
syarikat ke arah yang gemilang dan maju. Mempunyai objektif, straregi pelaksanaan
dan penilaian terhadap keberkesanannya. Dasar dan polisi yang diwujudkan dalam
sesebuah syarikat berperanan dalam membantu memutuskan isu sebelum ia
menjadi masalah. Dasar dan polisi ini sangat penting dipatuhi oleh seseorang
pekerja dalam melakukan tugas yang diberikan agar seseorang pekerja tersebut
tidak menyimpang dari tugas yang telah diberikan atau menghidarai pekerja dari
menghadapi masalah. Sebagai contoh, dasar dan polisi yang perlu semua
kakitangan patuhi di sesebuah syarikat iaitu dasar keselamatan dan kesihatan
pekerja di tempat kerja. Lihat contoh, dasar dan polisi syarikat ALDANA BUMI SDN.
BHD.
Apabila seseorang pekerja tersebut mematuhi dasar dan polisi yang ditetapkan
oleh syarikat maka semua tugas yang diberikan tidak menyimpang dari bidang
kerja yang lain. Ini dapat mengelakkan berlakunya masalah yang tidak diingini.
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 05 Drp: 33
organisasi itu. Setiap individu itu perlulah diberikan peranan yang khusus supaya
tidak berlaku pertindihan tugas dan kekeliruan yang akan menghalang dan
menjejaskan kelicinan penjalanan oragnisasi itu.
Pengurus Atasan
Pengurus atasan selalunya meliputi satu kumpulan yang mengawal
perjalanan organisasi. Biasanya, jawatan-jawatan yang dipegang adalah
seperti presiden, naib presiden, ketua pegawai kewangan (CFO) dan
ketua pegawai eksekutif (CEO). Pengurus atasan ini bertanggungjawab ke
atas penentuan dasar, polisi, objektif dan strategi untuk dilaksanakan oleh
seluruh ahli organisasi. Pengurus peringkat atasan juga
bertanggungjawab penuh di dalam mengetuai dan memantau
setiap pergerakan sesebuah organisasi.
Pengurusan Pertengahan
Tugas pengurus pada peringkat ini, termasukalah menyelaras dan menyatupadukan
aktiviti-aktiviti untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh pihak atasan.
Pengurus pertengahan merupakan kumpulan pengurus yang terbesar dalam
kebanyakkan organisasi. Golongan ini bertanggungjawab untuk
melaksanakan polisi dan pelan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurus
atasan. Jawatan yang dipegang biasanya sebagai pengurus operasi, pengurus
bahagian, pengurus pengeluaran, pengurus pemasaran, pengurus kewangan
dan lain-lain lagi. Pengurus peringkat pertengahan bertanggungjawab
menyedia, merancang serta melaksanakan strategi subunit untuk mencapai
objektif organisasi selain berperanan penting di dalam merancang serta
mengagihkan sumber-sumber organisasi. Ini penting kerana pengurus
peringkat ini berfungsi sebagai penyelaras serta penghubung di
antara pasukan, jabatan dan bahagian-bahagian lain sekiranya mengalami
masalah tertentu. Apabila berlakunya kecelaruan matlamat, maka pengurus
peringkat pertengahan ini bertanggungjawab membuat perubahan dan
melaksanakan strategi baru demi pembangunan organisasi. Ju steru , pengu ru s
pa da peri ngkat ini pe rlu me mbe ri tu mpua n kepa da aspe k perancangan,
pengorganisasian, kepimpinan dan kawalan bagi memastikan dasar yang telah
ditetapkan pengurusan atasan berjaya dilaksanakan. Mereka perlu
berperanan menentukan apakah produk atau perkhidmatan perlu dikeluarkan,
apakah produk yang patut digugur, dan menentukan strategi bagaimana
sesuatu produk atau perkhidmatan perlu dipromosikan.
PRESIDEN PENGURUSAN
ATASAN
PENGURUSAN
PERTENGAHAN
PENGURUSAN
BAWAHAN
RAJAH 2 : CARTA ORGANISASI SYARIKAT
Pejabat ialah tempat untuk melaksanakan segala aktiviti dan kerja-kerja pengurusan
dan pentadbiran, kewangan, memproses dan menyimpan maklumat ke arah
mencapai matlamat organisasi dengan sempurna dan tertur. Menurut Akta pejabat,
kedai dan bangunan kereta api (1962), pejabat ialah sebuah bangunan atau
sebahagian daripada bangunan yang digunakan sebagai tempat untuk
menyempurnakan dan melaksanakan kerja dan tujuan pejabat. Pengurusan ialah
suatu proses yang memerlukan perancangan, berorganasasi serta pengawalan
aktiviti organisasi itu. Pengurusan melibatkan penyelarasan sumber alam semula jadi
dan tenaga manusia bagi mencapai objektif yang tertentu. Organisasi boleh
dipecahkan kepada organisai mencari keuntungan dan yang tidak mencari
keuntungan.
2.3 JENIS-JENIS PEJABAT
Biasanya mereka yang terikut-ikut dengan budaya kerja Jepun akan cenderung untuk
mengikuti konsep pejabat terbuka manakala yang berpengalaman bekerja dengan
syarikat dari barat pula lebih cenderung dengan konsep tertutup.
1. Pejabat tertutup
Pejabat tertutup ini adalah merupakan satu pejabat dimana semua pekerja
berada dalam satu jabatan yang sama dan duduk berhampiran/bersebelahan
atau dalam satu ruang yang sama. Sebagai contoh, pejabat-pejabat kerjaan.
Setiap pekerja mempunyai privacy dan meja yang dilindungi oleh partition
ringkas dimana pekerja boleh melakukan kerja dengan selesa dab risiko
gangguan adalah kecil.
Pekerja juga dapat menumpukan perhatian dan menyiapkan tugasan dengan
baik. Konesp pejabat jenis tertutup ini amat digalakkan untuk organisas-
organisasi kerajaan dan swasta yang tidak berkonsepkan keuntngan.
Namun demikian, penyelia atau pengurus sukar untuk memerhati pekerja
melakukan tugas kerana dilindungi oleh partition.
2. Pejabat terbuka
Bagi pejabat terbuka pula, kebanyakkan meja disusun secara bersebelahan
serta pekerja akan duduk menghadap antara satu sama lain dalam keadaan
membelakangkan diding tepi pejabat.
Kajian mendapati bahawa konsep pejabat terbuka ini tidak sesuai bagi keadaan
pejabat kerana ianya dapat mengurangkan produktiviti pekerja kerana:
Pekerja akan mudah rasa curiga pada rakannya yang akan mencuri lihat
apa ada pada skrin komputernya.
Pekerja juga riasu rakannya akan mendengar perbualan telefonnya.
Pekerja juga terdedah pada suasana bising tidak terkawal dan
meningkatkan kadar degupan jantung.
Pekerja biasanya lebih bersosial seperti kerap berborak bersama rakan lain
dan mengganggu yang lain.
Pekerja juga mudah terdedah kepada stress.
3. Pejabat elektronik
Pejabat elaktronik ini pula dimaksudakan sebagai semua satu pejabat yang
mengamalkan sistem elektronik yang formal dan tidak formal di dalam pejabat,
dimana penekanan utama adalah melalui komunikasi maklumat dari juga
kepada orang-orang di dalam dan luar organisasi.
Ia bertujuan untuk menjanakan semua jenis komunikasi sama ada lisan dan
bertulis.
Pengguna pejabat elaktronik ini terdiri daripada pengurus, profesional,
setiausaha dan pekerja sokongan.
Kerja pejabat secara maya di boleh dilakukan di mana-mana kawasan selagi
tempat kerja tersebut dihubungkan kepada satu atau lebih lokasi oleh
keupayaan elektronik.
Antara kelebihannya ialah:
Mengurangkan kos kemudahan
Mengurangkan kos peralatan
Mengurangkan pemberhentian kerja
Pihak dalaman organisasi seperti pengurus, ketua jabatan dan semua pekerja.
Pihak luaran organisasi seperti agensi kerajaan, pesaing, pembekal, pelabur dan
pelanggan.
Sentiasa mengukur imej syarikat dan kepuasan pelanggan terhadap produk dan
perkhidmatan yang syarikat tawarkan.
Mengumpul idea untuk produk & perkhidmatan yang baru bagi memnuhi
kehendak pelanggan.
Dalam sesebuah organisasi, kakitangan adalah salah satu kompenan yang terpenting.
Ini kerana kakitangan adalah berperanan untuk membantu dan menyokong
melaksanakan matlamat, objektif, polisi dan prosedur yang telah ditentukan oleh pihak
majikan dalam sesebuah syarikat.
i. Kumpulan Pengurusan
Kakitangan dalam Kumpulan ini biasanya terletak di peringkat paling atas
carta hierarki organisasi. Di dalam kumpulan ini terdapat kakitangan seperti
b) Bekerjasama dengan majikan atau orang lain dalam menunaikan apa
apa kewajipan ataukehendak yang dikenakan ke atas majikan atau orang lain
.
c) Memakai & menggunakan Peralatan Perlindungan Diri
(PPE) yang disediakan oleh majikan.
4. BAHAGIAN BELANJAWAN
4.1 PENGENALAN
Perkataan belanjawan bukanlah sesuatu yang baru dan asing bagi kita. Sebagai
individu, sama ada secara disedari atau tidak, kita mempraktikkan belanjawan.
Menyedari bahawa sumber yang ada pada kita adalah terhad, maka perancangan dan
kawalan untuk menggunakan sumber tersebut secara optimum adalah mendesak. Dari
sinilah konsep belanjawan timbul.
Dalam kata erti lain, pengurusan belanjawan sebenarnya adalah suatu seni dan sains
dalam mengurus wang. Mengurus belanjawan melibatkan penggunaan pelbagai teori
ekonomi dan maklumat-maklumat perakaunan bagi mencapai matlamat firma atau
individu.
pekerjaan kepada graduan di dalam bidang kewangan. Hal ini berlaku disebabkan
keperluan kepada pengurusan belanjawan korporat dalam setiap organisasi.
Antara tugas yang dilakukan dalam bidang ini ialah pembuatan keputusan berhubung;
Pengurusan Risiko dan Insurans satu lagi cabang ilmu belanjawan yang semakin
popular Pengurusan risiko dan insurans melibatkan proses mengukur tahap risiko
serta pendedahan risiko yang akan dialami oleh sesebuah perniagaan dan juga
kakitangan mereka. Sebelum ini, tugas tersebut lebih cenderung diserahkan kepada
syarikat insurans supaya dilaksanakan. Walau bagaimanapun, pada masa kini
terdapat syarikat-syarikat yang cuba mengurus risiko secara sendiri.
Antara tugas yang perlu dilakukan oleh kakitangan di bahagian ini ialah menyediakan
pelan perlindungan risiko yang bersesuaian dengan tahap risiko yang ditanggung serta
menentukan langkah yang terbaik bagi melindungi risiko tersebut. Umpamanya,
sekiranya sesebuah kilang yang mempunyai 100 orang pekerja mempunyai
tanggungan risiko kecederaan para pekerja bernilai RM15 juta, maka apa yang boleh
dilakukan adalah dengan mewujudkan dana pelaburan khas bagi tujuan melindungi
kakitangan mereka. Selain itu, syarikat juga boleh membeli polisi insurans dan
menggalakkan caruman yang lebih tinggi ke dalam akaun PERKESO.
i) Proses klasifikasi
Terdapat empat kaedah pengkelasan fail yang utama mengikut sistem
pemfailan iaitu :
Prosedur memfail mengikut abjad bagi orang dan firma merupakan suatu sistem
pemfailan yang mudah kerana ia menggunakan huruf daripada A hingga Z. Bagi
memfail surat daripada orang perseorangan, nama keluarga orang tersebut
disusun mengikut abjad seperti berikut :
1. ABC Enterprise
2. Beloon Sdn. Bhd.
3. Cempaka Marketing
4. Diamond Sdn Bhd.
Rajah 1 : Contoh Pengkelasan Mengikut urutan Abjad
Fail mengikut siri angka tahun ini selalunya dibuka mengikut projek
jangka panjang atau jangka pendek.
Jika hendak mengikut pengelasan perkara, perlu disediakan
satu senarai semua perkara penting itu dan diberi nombor
rujukan ataupun kod.
Bagi perkara Akaun diberikan nombor (kod) 10
Bagi perkara Cuti dan Persaraan diberikan nombor (kod) 20
Bagi perkara Pinjaman diberikan nombor (kod)33
Nombor (kod) ini pula boleh juga dipecahkan seperti yang berikut :
Kod Perkara
10 Akaun
10/1 Akaun Jualan Kawasan Beserah
10/2 Akaun Jualan Kawasan Semambu
a) Persediaan
Pastikan:
i. Panduan telefon
ii. Senarai nombor pegawai,agensi kerajaan dan lain-lain
iii. Borang pesanan
iv. Papan suis sentiasa diawasi
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 26 Drp: 33
b) Sambutan panggilan
i. Menjawab panggilan pada deringan ketiga
ii. Mulakan dengan meberi salam dan perkenalkan nama organisasi
c) Pengendalian panggilan
i. Bagi maklumat dengan tepat
ii. Sambungkan panggilan dengan tepat danberkesan
iii. Ambil pesanan dengan tepat
iv. Jangan biarkan pemanggil menunggu tanpa alasan
v. Menggunakan kata-kata yang sopan semasa melayan pelanggan
PERINGATAN: - Buku pesanan telefon hanya perlu ditulis sekiranya terdapat pesanan
pemanggil yang tidak
d) Menamatkan dapat berhubung dengan orang yang dicari
panggilan
i. Tamatkan panggilan dengan ucapan terima kasih
ii. Pastikan pemanggil telebih dahulu meletakkan telefon
iii. Jangan tamatkan panggilan dengan tergesa-gesa.
Rajah 5 : Aktiviti penggunaan mesin faks
Merupakan satu proses tranformasi data,teks, grafik gambar dan sebagainya yang
akan diimbas dan informasinya akan ditukarkan dalam bentuk syarat elektronik. Ia
dipindahkan melaui talian telefon untuk menghasilkan salinan data, teks atau grafik
tersebut yang akan diterima melalui mesin faks.
NO KOD / CODE NO. FB-024-3:2012-CO1/P(1/5) Muka: 27 Drp: 33
i. Kertas dokumen
Sebelum menghantar sesuatu dokumen pastikan kertas/dokumen bebeas
dari gam,tape,staple dan klip kertas untuk menghalang dari kerosakkan
atau kertas jam
ii. Mesin faksimile
Jangan menggunakan mesin(menghantar dokumen)ketika tangan basah.
i. Setiap dokumen yang difaks atau diterima perlulah dicatat dalam buku log
ii. Setiap dokumen yang diterima perlu dibuat salinan terlebih dahulu sebelum
diserahkan kepada penerima untuk dimasukkan ke dalam fail
iii. Selepas dokumen dihantar, pastikan penghantar menghubungi penerima
untuk pengesahan penerimaan.
Rajah 5 : aktiviti pengunaan email
6.3 E-mel
melalui emel kita boleh menerima surat elektronik sama ada berupa teks ataupun
gabungan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat emel ke alamat email lain melalui
jaringan internet.
Setiap surat yang diterima mestilah ditentukan alamatnya terlebih dahulu samada
tepat atau tidak. Sesetengah pejabat mengadakan sistem pendaftaran berpusat untuk
mengawal surat-surat yang diterima itu dengan mencatatkan tarikh dan masa
penerimaan.
Prosedur keluar masuk surat
i. Pengendalian surat masuk bergantung kepada sesebuah organisasi. Organisasi
yang besar biasanya memiliki bilik khas tersendiri untuk mengendalikan surat
masuk dan surat keluar.
ii. Setiap surat yang diterima mestilah ditentukan alamatnya terlebih dahulu
samada tepat ataupun tidak.
iii. Bagi surat-surat sulit haruslah disop dan tidak dibuka. Surat tersebut hendaklah
terus diserahkan kepada penerima.
iv. Jika surat tidak bertarikh,catatkan tarikh pada surat tersebut.
v. Petugas yang membuka surat dikehendaki menandakan atau mengecop pada
surat yang dibuka dengan masa dan tarikh berkenaan.
vi. Semua surat yang masuk dan hendaklah direkodkan untuk rujukan pada masa
akan datang.
Penerima Daripada
Tarikh Masa Nama Alamat Perkara Tandatangan
11.02.2016 10.00 am aisyah Bt.3 kg bangan Surat
pinang PD permohonan
Rajah 6 : contoh halaman buku log untuk merekod keluar masuk surat
Peralatan pejabat ialah dikenali sebagai mesin pejabat seperti mesin fotostat, mesin
franking, mesin faks, mesin perincih, mesin laminate, mesin perakan waktu, mesin
binding, penebuk lubang, heavy duty, pemotong kertas dan lain-lain lagi. Manakala alat
tulis pejabat pula bikenali sebagai alat pakai buang seperti kertas, pen, pemadam, gam
dan lain-lain lagi.
Untuk mengurangkan pembaziran, kehilangan dan kerosakn pada peralatan dan alat tulis
pejabat Prosedur penggunaan peralatan dan alat tulis berikut perlu diambil kira :
i. Merekod dengan lengkap dan tepat dan diberi nombor kawal serta disimpan
dengan selamat.
ii. Pengeluaran hanya dilakukan pada tujuan rasmi berdasarkan anggaran laporan
semasa. Setiap pengeluaran perlu diluluskan dan direkodkan. Pengeluaran
dilaksanakan berdasarkan masuk dahulu keluar dahulu.
iii. Mewujudkan sistem kawalan menggunakan sistem IT bagi pemantauan dan
selaras dengan peraturan kewangan.
iv. Jika berlaku kehilangan, ambil tindakan dengan segera mengikut peraturan yang
telah dikuatkuasa dalam sesebuah organisasi.
v. Jika berlaku penyalahgunaan, tindakan tatatertib akan dikenakan.
Selain daripada itu, Borang penyelenggaraan peralatan juga perlu ada dalam sebuah
organisasi bagi mengurangkan sebarang kerosakan pada peralatan. Tindakan
penyelenggaraan ini berjadual yang diambil untuk memeriksa, membaiki dan
menggantikan komponen atau sumber fizikal secara teratur agar dapat berfungsi dengan
lancar dan dapat diguanakan secara berterusan.
Rajah 7 : Contoh borang penyelenggaraan
Dalam mewujudkan ruang pejabat yang teratur dan kemas setiap organisasi perlu
menyediakan prosedur kebersihan dalam pejabat. Setiap organisasi juga boleh
mengamalkan konsep 5s. Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti
yang berkesan kerana:
a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif.
b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata.
c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh staf untuk penyelesaian
masalah dan penambahbaikan.
d) Semua staf akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang
lebih baik.
e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat.
f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang.
g) Menjadi kebanggaan semua staf dan meningkatkan imej organisasi.
SOALAN / QUESTIONS:
1. Nyatakan tiga (3) jenis pejabat.
a. __________________________________________________________________
b. __________________________________________________________________
c. __________________________________________________________________
a. __________________________________________________________________
b. __________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
RUJUKAN / REFERENCES:
1. Dasar Syarikat
http://www.slideshare.net/si_iqbal/dasar-syarikat, 17 Feb 2017, 2.00 pm.
2. Fungsi Pengurusan
http://www.slideshare.net/smklbting6/bab-2fungsi-pengurusan, 20 Feb 2017, 10.20 am