22/02/2016 SAPFunctional.

com ­ Adjusting the Purchasing document conditions automatically

Home  •  Techni cal   •  I ntervi ew  Q's  •  Jobs  •  Test im onials  •  Contact  Us

 
Topics: Adjusting the Purchasing document conditions automatically
By Anil Verma, Capgemini
General Topics
Materials Management Application Use
Sales & Distribution If  conditions  change  after  a
purchase  order  has  been  created
Financials
and  if  the  new  conditions  are  to
CRM apply,  the  system  can  change
the conditions automatically in all
Production Planning
the  documents  concerned.  This
Plant Maintenance avoids  invoice  differences
occurring,  for  example,  or  the
HCM (HR) wrong  moving  average  price
Project Systems being  updated,  the  vendor
changes  the  order  price  before
Warehouse Management the invoice is paid.

For  example,  with  a  purchase

Contribute order  the  net  prices  for  the
document  item  in  price
determination are calculated from
Join the Mailing List the  purchase  conditions.  Price
determination data is saved along
Enter name and email address below:
with the document
Name: 
  Prerequisites
Email: 
  Documents can only be changed automatically by the system as long as no follow­on documents
have  been  generated.  The  system  does  not  take  any  conditions  into  account,  and  no  prices  are
Subscribe   Unsubscribe 
determined.
GO
Change  pointers  for  changed  conditions  are  used  as  source  data  for  document  adjustment
programs,  however,  in  some  applications  document  indices  are  used  as  the  source  data  for  the
relevant application.

Features
The system  looks  for  the  documents  in  which  the  changed  conditions  are  to  apply  and  adjusts
them accordingly.

Documents are  changed  automatically  in  the  same  way  as  if  you  had  changed  the  documents
manually.  In  the  case  of  a  purchase  order,  the  document  is  completely  revaluated.  This  also
occurs  even  if  only  one  condition  has  changed,  since  the  condition  could  be  a  header  or  group
condition.

Use
Purchase order

If  purchase  conditions  (purchase  price,  discount  etc)  change  after  a  purchase  order  has  been
created,  and  if  the  new  conditions  are  to  apply,  the  system  can  change  the  conditions  in  all  the
documents concerned using automatic document adjustment.

Pricing

If certain  conditions  relating  to  pricing  change,  it  is  advisable  to  check  the  effects  on  purchase
prices already saved in the database. The system uses the pricing worklist function to determine
all calculations affected by changes related  to  pricing  conditions.  When  a  new  pricing  worklist  is
created, new calculations are made, based on the changed conditions. There is no adjustment of
already activated calculations.

Activities
You  trigger  adjustment  of  the  document  from  the  Purchasing  menu  by  choosing
SPROPurchasingConditions Automatic document adjustmentActivate change pointer for
message type CONDBI.

Insert the condition with its access sequence for which you need to activate the change pointer.

http://sapfunctional.com/MM/Automatic/Adjustment.htm 1/3
22/02/2016 SAPFunctional.com ­ Adjusting the Purchasing document conditions automatically

Procedure
A.    Activate  the  "Doc.  Active  Index"  in  the  purchasing  view  of  Vendor  master.

Updating document data based on condition changes, takes place in several steps to ensure that
the related documents are adjusted effectively (performance).

There are usually three process steps for updating document data.

1.  Updating  change  pointers  by  MEI3.  Updating  change  pointers  is  not  restricted  to  condition
changes. This also takes place, for example, when master data and listing conditions are updated.

2.  Creating  a  worklist  for  the  corresponding  application  by  MEI4.  When  a  worklist  is  created,
change  pointers  for  the  changed  conditions  are  prepared  for  the  relevant  application.  It  is
recommended that you schedule periodic creation of worklists in the background

3.  Updating  Document  Data  based  on  Worklists  by  MEI1.  The  worklist  provides  the  basis  for
adjusting document data in the relevant application. With this step, either condition data in existing
documents is adjusted or new documents with the changed data are created

http://sapfunctional.com/MM/Automatic/Adjustment.htm 2/3
22/02/2016 SAPFunctional.com ­ Adjusting the Purchasing document conditions automatically

 Please send us your feedback/suggestions at [email protected] 
Home • Contribute • About Us • Privacy • Terms Of Use • Disclaimer • Safe • Companies: Advertise on SAPFunctional.COM | Post Job • Contact Us  
© SAPFunctional.COM. All rights reserved.
All product names are trademarks of their respective companies. SAPFunctional.COM, Inc. is in no way affiliated with SAP AG. 
SAP, SAP R/3, R/3 software, mySAP, ABAP, BAPI, xApps, SAP NetWeaver, and and any other SAP trademarks are registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries.
Every effort is made to ensure content integrity. Use information on this site at your own risk.

Graphic Design by Round the Bend Wizards

http://sapfunctional.com/MM/Automatic/Adjustment.htm 3/3