REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONSEJO COMUNAL CLARITOS II INFORME DEL ACTA DE ENTREGA DE FECHA 08-02-2013

1.- OBJETIVO: Revisar el Acta de Entrega Consejo Comunal Claritos II de fecha 08-022013 2.- ACTIVIDADES A REALIZAR: Solicitar a la Unidad Administrativa y Financiera y Comunitaria, lo siguiente: Libros de contabilidad. Estados de cuentas bancarios. Actas de asamblea ciudadanas y ciudadanos. Expedientes de la contratistas que construy la casa. Facturas de los bienes propiedad del Concejo Comunal y actas de donacin de aplicar algn caso. Lista de beneficiarios de la lnea blanca, status de pago de cada uno, contrato suscrito por estos beneficiarios y el Consejo Comunal y copia de los baucher o recibos de pagos de los mismos. Lista de beneficiarios de los crditos socio-productivos, status de pago de cada uno, contrato suscrito por estos beneficiarios y el Banco Comunal y copia de los baucher o recibos de pagos de los mismos. Expedientes y estudio socio-econmico de las personas que fueron designadas para la construccin de las nueve (09) viviendas pendiente por construir. Lista de beneficiarios de la lnea blanca, status de pago de cada uno, contrato suscrito por estos beneficiarios y el Consejo Comunal y copia de los baucher o recibos de pagos de los mismos. Lista de beneficiarios de los crditos socio-productivos, status de pago de cada uno, contrato suscrito por estos beneficiarios y el Banco Comunal y copia de los baucher o recibos de pagos de los mismos. Expedientes y estudio socio-econmico de las personas que fueron designadas para la construccin de las nueve (09) viviendas pendiente por construir.

3.- LIMITACIONES: No fue consignado el estatus de pago de los crditos socio-productivos y de lnea blanca.

4.- RESPONSABLES DE REALIZAR LAS ACTIVIDADES: Voceros de la Unidad de Contralora Social.

5.-OBSERVACIONES ENCONTRADAS 1. Los documentos que soportan las operaciones, financieras,

administrativas y contables que fueron consignadas para la revisin Por parte de la Unidad de Contralora Social no estn foliados. Recomendacin: Los documentos que soportan las operaciones, financieras,

administrativas y contables deben foliarse para llevar un control de dichas operaciones.

2. Los saldos en bancos estn presentados el 28-12-2012 y no a la fecha de la entrega 06-02-2013. Recomendacin: Los cuentadantes al momento de efectuar la entrega total de los recursos financieros deben entregar dicha informacin financiera a la fecha cuando cesen sus funciones

3. No se llevaron libros contables avalados por el ente competente para su apertura, donde se registren las operaciones que efectuaron los

Cuentadantes del Consejo Comunal Claritos Sector II, slo se evidencian algunos asientos registrados en un formato alusivo al libro diario, en el cual se omitieron siete operaciones o transacciones bancarias que se evidencian en el estado de cuenta de los meses. Recomendacin: Adquirir os libros contables y llevarlos a la Oficina de Taquilla nica para darle la legalidad correspondiente, y as llevar un control sobre las operaciones contables.

4. Las adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras efectuadas por los Cuentadantes del Consejo Comunal Claritos II, no fueron procesadas por la Comisin Comunal de Contrataciones. Recomendacin: Constituir la Comisin Comunal de Contrataciones de acuerdo a las disposiciones que exige la Ley de Contracciones Pblicas y su Reglamento.

5. En relacin al procedimiento administrativo empleado durante la ejecucin de las cinco (05) viviendas construidas en el ejercicio fiscal 2010-2011 se determinaron las siguientes observaciones:

5.1.

Se comprob mediante la sumatoria de las facturas que soportan los gastos de las compras de materiales y pago de mano de obra, al igual que la relacin del primer de gastos presentada de en

FUNDACOMUNAL

desembolso

Bolvares

167.400,00 para las cinco (05) viviendas construidas en el ejercicio fiscal 2010-2011, la existencia de un sobregiro por Bolvares 121,84, considerando que los gastos pagados con este desembolso alcanz la suma de Bolvares 167.521,84. (Ver Anexo N 01). Recomendacin: Aplicar mecanismo de control que permitan arrojar saldos disponibles exactos.

5.2.

Los Cuentadantes del Consejo Comunal Claritos Sector II, emitieron dos (02) cheques de gerencia N de control 7777 por Bolvares 100.000,00 y N de control 3292 por Bolvares 67.400,00 para un total de Bolvares 167.400,00 todos a favor de Alfonzo Galicia, por concepto de la Construccin de cinco viviendas en el ejercicio fiscal 2010-2011, aun cuando las compras de materiales y servicios (demolicin de 2 viviendas y bote de escombros), fueron facturadas por dos personas distintas al beneficiario del cheques, de igual modo el pago de mano de

obra, a pesar de que para el pago de mano de obra existe un contrato suscrito entre el Consejo Comunal y Oswarly Romero. (Ver Anexo N 02). Recomendacin: Emitir los pagos a la persona natural o jurdica que vendi el bien, materiales o prest el servicio y no a terceros.

5.3.

Los Cuentadantes del Consejo Comunal Claritos II por concepto de la Construccin de las (05) cinco viviendas en el ejercicio fiscal 2010- 2011, efectu un pago de ms por Bolvares 16.400,00 por concepto de pago de mano de obra, en razn de haber cancelado Bolvares 96.400,00 contradiciendo al monto estipulado en el

contrato que son Bolvares 80.000,00. (Ver Anexo N 03) Recomendacin: Los Cuentadantes deben cumplir los acuerdos convenidos que se firmen mediante contratos, actas u otros que le otorguen el marco jurdico a los procedimientos administrativos y la Unidad de Contralora debe ejercer constante vigilancia sobre el control de los recursos. 5.4. En los soportes que avalan la construccin de las cinco (05) viviendas del ejercicio fiscal 2010-2011 no anexaron las 3

cotizaciones o presupuesto de los materiales con motivo de la consulta de precios. Recomendacin: Antes de proceder a concretar una compra de materiales, bienes servicios, o ejecucin de obra, se debe realizar la consulta de precio de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas.

6. En relacin al procedimiento administrativo empleado durante la ejecucin de las seis (06) viviendas construidas en el ejercicio fiscal 2012 con recursos del 1 desembolso por Bolvares 720.000,00 determinaron las siguientes observaciones: se

6.1.

En el contrato suscrito entre el Consejo Comunal Los Claritos Sector II y Asociacin Cooperativa Convica 21 R.L. para la construccin de seis (06) viviendas en el ejercicio fiscal 2012, se evidencia la representacin nica por Felicita de Pacheco por parte del Consejo Comunal, faltando la autorizacin del resto de los cuentadantes.

Recomendacin: En todo acto administrativo que intervenga la unidad administrativa y financiera debe estar avalado por los tres (03) cuentadantes.

6.2.

No se tiene expediente de la contratista Asociacin Cooperativa Convica 21 R.L que asumi la construccin de las seis viviendas ejecutadas por el Consejo Comunal Los Claritos Sector II, en el ejercicio fiscal 2012, slo se anexa copia del certificado electrnico del registro nacional de contratista.

Recomendacin: Antes de proceder a suscribir en contrato con una persona natural o jurdica para la prestacin de servicios o ejecucin de obra se debe solicitar como mnimo RIF, acta constitutiva de la cooperativa, para

verificar la legalidad de la empresa, balance general, para corroborar si est en capacidad financiera de responder al compromiso, entre otros documentos.

6.3.

El contrato entre el Consejo Comunal Los Claritos Sector II y Asociacin Cooperativa Convica 21 R.L. fue suscrito en fecha 0109-2012, sin embargo en fecha 06-08-2012 dicha Cooperativa emite facturas N 000252, 000253, 000254, 000255, 00257,a favor del Consejo Comunal, las cuales alcanzan un total de Bolvares 553.449,49 y en fecha 15-08-2012 los Cuentadantes del Consejo Comunal emiten el cheque N00001090 por Bs. 553.449,49 para dar inicio a la construccin de las seis (06) viviendas emitido a favor de A.S. Convica 21 R.L, adems en fecha en fecha 16-08-2012 tambin hacen un pago por Bs

50.000,00 segn consta en recibo sin numero al representante de la mencionada cooperativa, sin embargo no se evidencia copia del cheque, es importante considerar que para estas fechas no exista compromiso firmado para la construccin de estas viviendas. Recomendacin: Efectuar los pagos que estn vlida y legalmente comprometidos,

6.4.

No se efectu la consulta de precio para la mano de obra, aun cuando en el contrato suscrito con la Asociacin Cooperativa Convica 21 R.L. se estableci la contratacin del pago de la mano de obra, tampoco se hizo el llamado a la comunidad como primera opcin a fin de trabajar con la modalidad de autogestin para el beneficio de los habitantes de la comunidad que se encuentran desempleados tal como lo establece el Artculo N 104 de la Ley de Contrataciones Pblicas.

Recomendacin: Se debe constituir la brigada de construccin socialista, a fin promover la participacin de las personas para el trabajo. 6.5. Se constat una diferencia de Bolvares 3.339,49 por concepto del monto pagado a la A.C. CONVICA 21 RL entre los cheques, los estados de cuentas que suman Bolvares 701.739,49 y el monto segn facturas que suman Bolvares 698.400,00. (Ver Anexo N 4). Recomendacin: Aplicar mecanismos de control dentro de los procedimientos

administrativos que lleva acabo la Unidad Administrativa y Financiera del Consejo Comunal Claritos II. 6.6. Se constat que para las seis (06) viviendas construidas en el ejercicio fiscal 2012, se cont con un recurso de Bolvares 720.000,00, monto total que fue contratado para llevar a cabo las mismas, exceptuando el pago de los cementos, las cabillas; entre

tanto se conoci que la relacin de los gastos presentada ante la Contralora Financiera de FUNDACOMUNAL en fecha 30-012013, refleja que la deduccin del aporte es del 3% para el Consejo Comuna Claritos Sector II que arroja un monto de Bs 21.000.00, sin embargo esto es contradictorio a lo que reza el contrato en su Clausula Sptima, dado que este aporte debe ser un 2%, que son Bolvares 14.400,00. Recomendacin: Cumplir los acuerdos convenidos que se firmen mediante contratos, actas u otros que le otorguen el marco jurdico a los procedimientos administrativos.

6.7.

Del porcentaje de responsabilidad social producto de Bolvares 720.000,00 recurso asignado para las seis (06) viviendas construidas en el ejercicio fiscal 2012, fue otorgado Bolvares 3.000,00 al ciudadano Victor Avila (contralor social saliente y cuentadante) para Saneamiento Ambiental de la Comunidad, sin embargo mediante facturas y recibos que soportan este gasto se constat que slo fue consumido Bolvares 2.760,50. (Ver Anexo N 05)

Recomendacin: Los gastos que incurra la Unidad Administrativa y Financiera deben estar soportados con los soportes correspondientes. 7. Se constat que el monto total pagado por concepto de la mano de obra que labor en la construccin de las seis (06) viviendas en el ejercicio fiscal 2012 fue de Bolvares 144.950,51. Sin embargo los lineamientos del Ministerio de las Comunas es pagar por cada vivienda Bolvares 21.000,00; que al multiplicarlo por las 06 viviendas construidas se tiene que se debi cancelar por estas Bolvares 126.000,00, con lo cual se obtiene un pago de ms de Bolvares 18.950,51, en tal sentido no se aplic el principio de economa que establece la Ley de los Consejos Comunales en su Artculo N 3. Recomendacin:

 Establecer mecanismo de control interno en cuanto a los pagos que efectu los Cuentadantes y la Unidad de Contralora debe ejercer constante vigilancia sobre el control de los recursos.

8. En relacin a los bienes que posee el Consejo Comunal se determinaron las siguientes observaciones:

5.1 . No se lleva un control de inventario de los bienes muebles, en cuanto a: la salida y entrada, descripcin, modelo, serial, la especificacin de que son adquiridos con recursos propios, o donados tampoco poseen la descripcin que son propiedad del consejo comunal, el estado en que se encuentran (daados, o presentan alguna falla, o estn en buen estado), Recomendacin: Se debe realizar inventario de bienes muebles el cual debe describir modelo, serial. se debe rotular cada bien, adems se debe establecer controles de entrada y salidas de los bienes. 5.2. La factura S/N de fecha 21-07-2011 emitida por Alfi Import C.A por Bolvares 1.030,00 y factura S/N de fecha 29-07-2011, emitida por El Rincn del disco, por un monto de Bolvares 1.740,00 no cumple exigencias establecidas en la Providencia Administrativa 0257 emitida por el SENIAT, lo cual le quita

legalidad y transparencia a la compra y al pago efectuado. Recomendacin: Al efectuar las compras de materiales, bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras deben estar soportadas con facturas legales que cumplan con lo establecido en la Providencia Administrativa 0257 emitida por el SENIAT.

5.3.

Se constat que hasta la fecha de la entrega el Consejo Comunal Claritos II posea Ochenta y Tres (83) bienes, de los cuales

sesenta y tres (63), no poseen factura, un (01) no posee acta de donacin. (Ver Anexo N 7). Recomendacin: Todos los bienes deben estar respaldados con los documentos que avalen o justifiquen su adquisicin.

5.4.

Se constat la existencias de Tres (03) equipos daados, Dos

(02) presentan fallas, Cinco (05) no se pudo chequear su operatividad en virtud que la misma depende de otro bien. Recomendacin: El inventario de bienes muebles debe describir el estado a nivel de operatividad en que se encuentran los bienes. POR LA UNIDAD DE CONTRALORIA SOCIAL DEL CONSEJO COMUNAL CLARITOS II