cmo vencer a la Procrastinacin

La Procrastinacin, el arte de de demorar las tareas porque nos dan pereza o suponen una molestia, es de los ms fieros enemigos de la Organizacin y la Productividad. Y me refiero a l como un arte porque nuestra mente elabora algunas de las teoras y razonamientos ms complejos y convincentes para justificar el no hacer tal cosa justo en este momento, que era cuando debamos hacerlo. Bueno, tampoco es para tanto. Maana a primera hora me pongo con ello. La verdad es que no hace falta que lo haga justo ahora, maana antes de salir que lo hago. Bufff, ponerme con eso ahora? Si es que no me apetece el mundo no se va a venir abajo porque lo retrase un par de das. El problema es que no suelen ser dos das, sino ms, y nos encontramos demorando una y otra vez esa tarea que nosotros mismos nos habamos fijado hacer hace semanas. (Cuando hablo de Procrastinacin no me refiero a retrasar cosas porque su prioridad ha cambiado o ha surgido algo ms importante, sino a lo retrasos que se deben al poderoso no me apetece hacer eso ahora). Es un mal general, todos lo hemos sufrido en algn momento. Pero ojo, no subestimes su potencial destructivo, porque si no le ponemos freno y atajamos en cuanto surge la tentacin, puede pasar de mal a enfermedad, y de enfermedad a epidemia, echando por tierra nuestra Organizacin y Productividad, hacindonos peores profesionales (y personas?). As que a modo de recetario, aqu os propongo 22 medidas o consejos para combatir y vencer a la Procrastinacin. 1. Valora lo que ganars al terminar esa tarea. No es algo que tengo que terminar, sino que algo que quiero terminar por su importancia y porque voy a ganar algo significativo con ello. Piensa en lo que obtendrs una vez terminado, no es el quitrmelo de en medio sino lo que voy a conseguir completando esa tarea. 2. Piensa en que retrasarlo va a ser peor. Retrasarlo es la peor decisin que puedes tomar. Maana, pasado, probablemente vayas a hacer lo mismo y la bola ir creciendo. El retraso injustificado, slo porque ahora es un coazo ponerme con eso, va a abrir un boquete en tu Productividad diaria. 3. Si es una tarea grande, divdela en pequeas partes. En lugar de afrontar la tarea a lo bestia, divdela en tres o cinco puntos. En lugar de visualizar un chuletn gigante que tienes que devorar lo visualizars como pequeos bocados que irs dando con mayor facilidad. Eso te ayudar a ver que no es para tanto y te animar a acometer la tarea punto por punto, con pequeas conquistas. 4. Mralo como un reto directo a tu fortaleza y determinacin. Es que esto va a ser ms fuerte que yo? Va a vencerme una y otra vez? Ni que tuviera que ascender las escaleras para ir al cadalso. Encara la tarea directamente, cara a cara y compltala porque tienes fuerza de voluntad. S, vas a hacerlo. El gritarte Hazlo ahora! persigue sacudirte desde dentro, eliminar la modorra o pereza de un plumazo y ponerte en marcha de forma inmediata.

5. Corta las mentiras, no te engaes. En seguida detectars la presencia de la Procrastinacin porque viene acompaada de afirmaciones (engaos) del estilo: venga, no lo hago ahora pero maana a primera hora me pongo con ello a tope, o pongo a bajar un par de pelculas y luego sin falta lo hago. Luego te liars con Twitter, te pondrs a echar una partidita con la Xbox o empezars a ver el ltimo captulo de Lost y la tarea seguir sin hacer. Es el autoengao puro y duro en su ms refinada variante. 6. Piensa en los dems, a veces son quienes pagan cara tu Procrastinacin. Muchas de nuestras tareas influyen en el trabajo o vida de otras personas, algunas cercanas o queridas. Antes de retrasar porque s esa tarea, piensa en el efecto que tendr en otros. Porque nadie quiere ser una mala persona o un cabrito, verdad? En muchos de estos casos la Procrastinacin es sinnimo de ser egosta e insolidario. 7. Generalmente luego no es para tanto. Me ocurre que cuando me pongo y termino esa tarea que tanta pereza me daba en un principio, me encuentro dicindome a m mismo: vaya, pues no era para tanto. Y me siento como un nio inmaduro por haber dudado tanto. Generalmente es ms poderosa la pereza o el miedo a tener que hacer eso, que el desarrollo de la propia tarea en s. Piensa eso y te ayudar a empezarla con energa. 8. Aplica la regla del Hazlo ahora! La regla es, literalmente, pegarte un grito a ti mismo. El gritarte Hazlo ahora! persigue sacudirte desde dentro, eliminar la modorra o pereza de un plumazo y ponerte en marcha de forma inmediata. Grtalo con energa, desde dentro. De primeras parece una absoluta bobada pero si lo haces con conviccin vers cmo te mueve y te pones a trabajar. 9. Si es una tarea compleja, no busques la perfeccin a la primera. Hazla, termnala de un tirn al 100% y luego vuelve sobre ella para mejorarla y pulirla. Muchas veces es el sacar brillo lo que nos desanima: es que es un montn de trabajo. Generalmente lo que es un montn de trabajo son los pequeos detalles. Una vez completada de un tirn es ms fcil ir mejorndola. No te pares a darle formato al texto, o a buscar los iconos para una presentacin, o a encontrar el estilo perfecto en un HTML, empieza a escribir como sea y una vez completado ya lo irs perfeccionando a tu gusto. Es ms fcil as. dijo:

Muchas de esas pequeas tareas que podramos despachar en menos de dos minutos son la materia prima de la Procrastinacin
10. Si utilizas el GTD ojo con el algn da. Las carpetas tal vez o algn da del GTD no son para amontonar las tareas que ms pereza nos dan, sino aquellas que por su intemporalidad no tienen una fecha determinada. Pero no abuses, no pongas ah todo lo que no te apetece hacer porque ah seguirn por los siglos de los siglos. Esa carpeta no pueden ser refugio y aliada de la Procrastinacin sino sustento de tu Organizacin y aliadas de tu Productividad. Revisa con relativa frecuencia esa carpeta y pasa las tareas a Prximo o a las tus carpetas de proyecto, donde las completars antes. 11. Piensa que si vences sers un mejor profesional. La regla o el hbito del Hazlo ahora! te har ms fuerte, te ayudar a afrontar los imprevistos con mayor determinacin y te

convertir en alguien eminentemente positivo y decidido. Ante el buff, y ahora qu hacemos?, te ayudar a decir: pues lo hacemos. El xito es de quien da un paso adelante, con determinacin. 12. Si te han pasado un marrn, no culpes al mensajero. En Espaa decirmos un marrn cuando otra persona te asigna una tarea que probablemente debera haber hecho ella. No te quedes compadecindote de ti mismo y maldiciendo al otro. La primera reaccin (tentacin) ser demorar eso una y otra vez, ya que es algo que no me corresponda a m. Analiza la tarea, enmrcala dentro de su mbito y proyecto y valora su importancia. Lo que cuenta no es que alguien te la haya encasquetado, sino que es una oportunidad de completar tu proyecto y de mejorar en tu trabajo. 13. Si te vas a poner a ello, corta cualquier distraccin. Me ha ocurrido ms de una vez. Justo estoy debatiendo internamente si hacerlo o no hacerlo, cuando recibo un correo o me comentan algo por Twitter adis al debate. Mi cabeza ya est en otro sitio, he perdido la oportunidad de hacerlo. 14. Es que es mucho, no s por dnde empezar. Aplica la regla anterior de dividir la tarea en varios puntos y empieza por aquel que domines ms, que te inspire ms o aquel que te resulte ms atractivo. A veces es ms inteligente (y puede que necesario) empezar por el punto 4, luego ir al 7, el 2 y el 5; que no ir 1, 2, 3, etc. Aqu vences a la Procrastinacin siendo creativo e inteligente. 15. Aplica la regla de los 2 minutos del GTD. La atribuimos al GTD pero debera ser una regla universal. Si una tarea surge y la puedes completar en menos de 2 minutos (es un tiempo orientativo, se refiere a que podemos terminarlo de forma inmediata), hazla, ahora, sin pensarlo. Muchas de esas pequeas tareas que podramos despachar en menos de dos minutos son la materia prima de la Procrastinacin. Los mensajes de correo son un claro ejemplo de ello. Si puedes contestarlos, dar una respuesta a alguien que busca algo y cerrar el tema en menos de dos minutos, hazlo de inmediato, no digas bueno, le contesto maana mejor. 16. Hazla para evitar el estrs y la frustracin. La Procrastinacin perpetua de una tarea, esto es, la clsica cosa que no queremos hacer ni hartos de vino, genera frustracin, estrs y un sentimiento de culpa que va y viene para recordarte que ests fallando. A nadie le gusta sentirse as, verdad? 17. Encuentra el lado positivo de esa tarea. Cualquier tarea, por molesta que parezca, tiene que tener un lado positivo. Seguro. Rebusca, analzala y saborea lo que vas a aprender y ganar al realizarla. Tal vez requiere experimentar una nueva tcnica de diseo, mejorar tus capacidades de negociacin (por una reunin o llamada que ests retrasando una y otra vez), estudiar y aprender un script para un cdigo que tienes que implementar en una web, etc. Afrrate a ese lado positivo, constructivo y didctico para echar a andar.

dijo:

Cualquier tarea, por molesta que parezca, tiene que tener un lado positivo. Seguro. Rebusca, analzala y saborea lo que vas a aprender y ganar al realizarla

18. Elimina todo lo dems de tu cabeza, slo cuenta eso. Cuando aparece la tentacin de demorar, de procrastinar, limpia tu cabeza de cualquier cosa. De otros proyectos, de lo que tienes que hacer ese da, por la tarde, de si esperas una llamada, del partido de esta noche Elimina todo. Slo cuenta esa tarea, y la vas a hacer ahora, justo cuando habas planificado. 19. Piensa que destruye tu Organizacin y Productividad. Te has esforzado por desarrollar un buen sistema de organizacin, has invertido tiempo en leer y estudiar el GTD, abres y actualizas a diario tu aplicacin de gestin personal y luego te dejas vencer por esa tarea que mejor la dejo para otro momento. La Procrastinacin, sea grande o pequea, es un torpedo directo a la lnea de flotacin de tu Productividad. Tiene poco sentido pelear tanto por un lado y echarlo a perder tan rpidamente por otro. 20. Enfrntate a la Procrastinacin que viene del miedo. A veces es una conversacin que queremos tener con nuestro jefe o un compaero de trabajo para tratar un tema espinoso, o una llamada a un proveedor para decirle cuatro cosas algo que debemos hacer pero que implica una situacin tensa o de estrs que nos genera temor. En estos casos la Procrastinacin es sinnimo de huida, de esconderse. Esa no es la solucin. Piensa en lo que ganars si lo haces, el motivo real de hacer eso y en cmo te sentirs una vez lo hayas hecho. Para quitarse un peso de encima es imprescindible moverse. Muchas veces el beneficio que conseguirs te animar a dar el paso, valiente y decidido. 21. Necesitas un estmulo? Recurre a tu cancin favorita. Todos tenemos una cancin que nos pone las pilas, que nos llena de energa y nos hace sentirnos master-and-commander, capaces de ascender el Everest (bueno, casi). Si puedes, en el momento de la duda, ponla. Djate llevar por su fuerza y grtate: Hazlo ahora! 22. Saborea el momento de la victoria. Y cmo te sientes cuando al final terminas y completas con xito esa tarea que amenazaba con retrasarse una y otra vez? Bien, til, productivo y triunfador. Puede sonar a tontera, pero son estas pequeas conquistas las que nos hacen mejorar cada da, en lo profesional y personal. Bueno de momento lo dejo aqu. Este recetario que he compartido con vosotros est pensado para ser aplicado como un todo. A veces venceremos a la tentacin simplemente con un sencillo pensamiento o a nuestra innata fuerza de voluntad. Otras veces tendremos que recurrir a tres o cuatro de los puntos que he puesto aqu, otras a diez o quince de estos puntos y en otras a todo el recetario. Hay que valorar y aplicar estos consejillos en conjunto, como una frmula global que posiblemente te ayuden a vencer eficazmente la Procrastinacin. Este es mi granito de arena.