APLICACIONES ADMINISTRATIVAS INFORMTICAS I

APLICACIONES ADMINISTRATIVAS INFORMTICAS I

ERICK ALEJANDRO CAMPOS JASSO

RED TERCER MILENIO

AVISO LEGAL
Derechos Reservados 2012, por RED TERCER MILENIO S.C. Viveros de Ass 96, Col. Viveros de la Loma, Tlalnepantla, C.P. 54080, Estado de Mxico. Prohibida la reproduccin parcial o total por cualquier medio, sin la autorizacin por escrito del titular de los derechos. Datos para catalogacin bibliogrfica Erick Alejandro Campos Jasso Aplicaciones administrativas informticas I ISBN 978-607-733-084-4 Primera edicin: 2012

Revisin editorial: Eduardo Durn Valdivieso

DIRECTORIO
Jos Luis Garca Luna Martnez Director General Rafael Campos Hernndez Director Acadmico Corporativo Brbara Jean Mair Rowberry Directora Corporativa de Operaciones Jess Andrs Carranza Castellanos Director Corporativo de Administracin Hctor Ral Gutirrez Zamora Ferreira Director Corporativo de Finanzas Alejandro Prez Ruiz Director Corporativo de Expansin y Proyectos

NDICE Introduccin Mapa conceptual

1. ADQUISICIN VS DESARROLLO DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO 1.1 CATEGORAS DE PROGRAMAS 1.2 ADQUISICIN DE PAQUETES COMERCIALES 1.3 ETAPAS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS 2. PAQUETE SPSS 2.1 CARACTERSTICAS 2.1.1 VISTA DE DATOS (DATA VIEW) 2.1.2 VISTA DE VARIABLES 2.1.3 INTRODUCIR DATOS 2.1.4 GUARDAR DATOS 2.2 FUNCIONES 2.3 APLICACIONES: TCNICAS ESTADSTICAS MEDIANTE EL USO SPSS 3. PAQUETE PARA EL PROCESAMIENTO DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN EMPRESARIAL 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA INSTALACIN Y ACCESO AL SISTEMA MANUAL DE REFERENCIA LICENCIA PARA EL MANEJO DEL PAQUETE VENTAJAS

5 6
7 11 14 15 20 23 23 24 26 27 27 31

44 47 47 50 54 55

4. CONSIDERACIONES PARA EL CONTROL DEL SISTEMA 4.1 ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES DE LA OPERACIN DEL SISTEMA 4.2 DIAGRAMA DE PROCESOS Y ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS 4.3 DISEO DE FORMAS 4.4 BITCORA DE OPERACIN 5. PRINCIPIOS BSICOS DE OPERACIN DEL SISTEMA 5.1 NAVEGACIN DENTRO DEL SISTEMA 5.2 DESCRIPCIN DE LAS TECLAS ESPECIALES 5.3 RESTRICCIONES DE ACCESO AL SISTEMA Y SUBSISTEMAS

58

61 65 66 70 80 83 95 101 2

5.4 DEFINICIN DE LOS PARMETROS GENERALES Y DATOS DE LA EMPRESA 5.5 TIPOS DE DATOS (FECHAS, NUMRICOS, ALFANUMRICOS, CIFRAS) 5.6 ERRORES AL INTRODUCIR LA INFORMACIN 5.7 MODOS DE IMPRESIN Y PREPARACIN DE LA IMPRESORA 5.8 FUNCIONES HERRAMIENTAS ESPECIALES 6. PUESTA EN MARCHA Y OPERACIN DEL SISTEMA 6.1 VENDEDORES 6.2 REPORTES DE VENDEDORES 6.3 FACTURAS, PEDIDOS, REMISIONES Y DEVOLUCIONES DE VENTA 6.3.1 FACTURA DIRECTA 6.3.2 FACTURAS A CLIENTES DE MOSTRADOR 6.3.3 FACTURACIN CON CONVERSIN DE MONEDA 6.3.4 CONSULTA DE FACTURAS 6.3.5 CANCELACIN DE FACTURAS 6.3.6 REPORTES DE FACTURAS 6.4 PEDIDOS 6.4.1 ALTAS PEDIDOS 6.4.2 CONSULTAS DE PEDIDOS 6.4.3 CANCELACIN DE PEDIDOS 6.4.4 REPORTE DE PEDIDOS 6.5 FACTURACIN DE PEDIDOS 6.6 DEVOLUCIONES DE VENTAS (NOTAS DE CRDITO) 6.7 REMISIONES 6.7.1 ALTA DE REMISIONES 6.7.2 CONSULTA DE REMISIONES 6.7.3 CANCELACIN DE REMISIONES 6.7.4 REPORTES DE EMISIONES 6.8 EMISIN DE FACTURAS, PEDIDOS, DEVOLUCIONES DE VENTA Y REMISIONES 6.8.1 EMISIN 6.8.2 EMISIN DE FORMATOS 6.8.3 TRADUCE DOCUMENTO 6.9 UTILERAS DEL SISTEMA 6.9.1 PROCESO DE VERIFICACIN DE PROGRAMAS Y ARCHIVO DE DATOS 6.9.2 PROCESO DE REGENERACIN DE ARCHIVOS NDICE 6.9.3 PROCESO DE RECUPERACIN DE ARCHIVOS

101 103 104 105 105 110 114 116 121 122 127 128 128 128 130 133 133 134 134 134 135 135 136 136 137 137 137 138 138 140 142 143 143 144 145 3

6.10 RESPALDOS DE INFORMACIN 6.10.1 DEFINICIN DE LOS PERIODOS DE RESPALDO 6.10.2 PROCESO DE RESPALDO Y RECUPERACIN DE ARCHIVOS 6.10.3 PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE LA INFORMACIN Bibliografa Glosario

146 147 148 150 154 155

INTRODUCCIN
La prctica de la administracin en las organizaciones, generalmente est encaminada a la obtencin de mayores y mejores resultados: utilidades, ventas, eficiencia o productividad, por citar algunos ejemplos. En la actualidad, la tecnologa ha brindado un gran nmero de herramientas y dispositivos para ayudar a la administracin, a sus fines; desde software especializado para funciones especficas, como ventas y cobranza; hasta sistemas integrales para departamentos enteros de la organizacin, como sistemas de control de personal y Recursos Humanos. En el presente libro se examinar la importancia de los sistemas informticos dentro de la empresa y se profundizar en el uso de dos programas indispensables para todo administrador: SPSS y ASPEL SAE.

MAPA CONCEPTUAL

UNIDAD 1

ADQUISICIN VS DESARROLLO DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO

OBJETIVO

El estudiante describir la clasificacin terica del software, y detallar el proceso de anlisis al momento de adquirir un software comercial o desarrollar un sistema propio segn las necesidades de la empresa.

TEMARIO

1.1 CATEGORAS DE PROGRAMAS 1.2 ADQUISICIN DE PAQUETES COMERCIALES 1.3 ETAPAS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS

MAPA CONCEPTUAL

INTRODUCCIN
Actualmente, la informtica brinda herramientas indispensables para el ejercicio y la prctica de la administracin, desde software especializado para desarrollar actividades especficas; hasta sistemas integrales para el funcionamiento de reas y departamentos completos dentro de la empresa. En muchos casos son los sistemas aplicados en las empresas los que permiten elevar la eficiencia y productividad de la misma. Los sistemas son un todo organizado y complejo, implican un interconectado de componentes o partes fundamentalmente relacionadas, que forman un todo unitario.1 Los sistemas computacionales permiten, entre otras funciones, las siguientes:2

Crear lazos de retroinformacin o retroalimentacin. Mecanismos de control de acciones. Correccin de desviaciones.

Generalmente, los sistemas constan de los siguientes elementos:

Datos o informacin que es introducida al sistema. Personal humano que interacte con el sistema de informacin. Hardware o equipo fsico. Software o programas de procesamiento.

En la presente unidad se reflexionar sobre la importancia de los sistemas, as como la necesidad de saber cundo es pertinente desarrollar uno propio, y cundo es preferible adquirir uno ya existente en el mercado; tal decisin debe tomarse en funcin de los objetivos, elementos o interrelaciones que ste tendr.
1 2

Rodrguez Valencia J., Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas, p. 27. Rodas Carpizo, Alejandro, Administracin bsica, p. 49.

10

1.1 CATEGORAS DE PROGRAMAS Los programas o software son los elementos intangibles o lgicos que posibilitan que la computadora realice tareas especficas de procesamiento de datos; como base y apoyo para los negocios; las comunicaciones y, en general, para casi cualquier actividad del ser humano. En la medida que conocemos y ubicamos las necesidades especficas de una empresa, podremos elegir el software que resulte ms adecuado para cubrirlas. Existe una gran cantidad de programas de muy diversos tipos, pero segn su cometido, se pueden clasificar como:3

1. Programas de sistema En toda empresa, negocio, grupo de trabajo, equipo deportivo, o sociedad, alguien debe hacerse cargo de la administracin; en la computacin sucede lo mismo. El programa que se encarga de administrar los recursos del sistema; la comunicacin entre los dispositivos; las direcciones de memoria; el control de los medios de almacenamiento; y la correcta entrada, procesamiento y salida de los datos y resultados, se denomina sistema operativo. 2. Programas de desarrollo o lenguajes de programacin. El software llamado programa de desarrollo se utiliza para crear las aplicaciones que resolvern los problemas especficos de los usuarios de computadoras. Estos programas se denominan lenguajes de programacin, y estn integrados por el programa principal; programas adicionales; libreras y utileras que facilitan la construccin de las aplicaciones. De origen, se supone que estn escritos en el lenguaje nativo de la mquina; sin embargo, para facilitar la tarea de los desarrolladores se han inventado lenguajes ms accesibles. Un lenguaje de programacin es un conjunto de instrucciones, declaraciones, comandos y smbolos, que mediante una serie de
3

Ferreyra Corts, Gonzalo, Informtica paso a paso, p. 99.

11

reglas, permite construir programas que resuelven problemas utilizando algoritmos. Las reglas a las que se someten los comandos e instrucciones se conocen como la sintaxis del lenguaje; y las instrucciones son el vocabulario o palabras reservadas que se utilizan para construir las aplicaciones. Dependiendo de cun cercano o lejano es un lenguaje de programacin al lenguaje mquina, que es como se denomina al cdigo que entiende cada tipo de computadora, los lenguajes de programacin se conocen como de bajo o de alto nivel. Entre ms bajo es el nivel, ms cercano ser el lenguaje al de la mquina; por el contrario, los de alto nivel estarn ms cerca del lenguaje humano y ms alejados del de la computadora. 3. Programas de aplicacin. Esta categora de software est compuesta por todos los programas de propsito especfico que utilizan los usuarios de computadoras: juegos, programas educativos, administrativos, bases de datos, programas de edicin, grficos, etc. Los paquetes ms comunes que se pueden observar son los siguientes:

Procesamiento de palabras. Hoja de clculo. Grficos. Base de datos. Preparacin de oficios u otros documentos.

Por otra parte, existen programas o paquetes especficos dirigidos a un mercado consistente en organismos sociales con necesidades

particulares, tales como los siguientes:

Programas de administracin de recursos humanos. En este sistema se concentran elementos de anlisis relacionados con la remuneracin, historial mdico, cursos de actualizacin, 12

perfiles de aptitudes, contratos o nombramientos laborales y otros aspectos que son fundamentales en el rea de factor humano. Programas para contratos de instalaciones elctricas. Se emplean en las instalaciones elctricas para elaborar

presupuestos o cotizaciones para nuevos trabajos o para generar listados de materiales requeridos, manipular los costos de los materiales e imprimir toda la informacin del sistema. Programas de aplicacin con funciones integradas.

Representan la combinacin de varias funciones en un solo producto. Por ejemplo, para presentar una estadstica en una hoja de clculo con una formalidad mayor, se puede integrar textos, nmeros, filtros, grficos, impresiones, etc. Programas de sistemas. Son paquetes que implican cierto grado de complejidad pues conjuntan programas diseados para operar, controlar y extender la capacidad de

procesamiento de la computadora.

Cualquiera de los programas mencionados anteriormente, operan en funcin de los siguientes elementos: Objetivos especficos. Normas. Procedimientos y lineamientos Atributos distintivos. Planes de accin. Resultados.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

13

1.

Investiga en Internet y elabora una lista de los 3 principales programas comerciales utilizados para cada una de las siguientes actividades: Procesamiento de texto. Hoja de clculo. Diseo grfico. Estadstica. Recursos Humanos. Almacenamiento y reproduccin de msica. Edicin de audio. Edicin de video. Compresin de archivos. Navegador de Internet. una investigacin sobre los principales lenguajes de

2.

Realiza

programacin que se emplean actualmente. 1.2 ADQUISICIN DE PAQUETES COMERCIALES Existe un sinfn de proveedores que desarrollan o disean paquetes comerciales para satisfacer necesidades especficas de las distintas reas funcionales de las organizaciones. Para elegir el paquete adecuado para cada uno, es necesario evaluar primero el soporte tcnico que ofrece su diseador. Tambin se debe ubicar las necesidades de proceso; es decir, el tipo de equipo, memoria y monitor con que se cuenta. Debe observarse de antemano la seguridad de operacin; lo referente a la informacin que se obtiene por pantalla o impresora. No olvidar tampoco el nivel de automatizacin (sustitucin de trabajo humano por herramientas mecnicas o electrnicas) requerido o alcanzable.

El procedimiento para adquirir un paquete comercial abarca los siguientes pasos:4

Rodrguez Valencia J., Sistemas y procedimientos administrativos, p. 33.

14

Identificar los paquetes que satisfagan las necesidades de procesamiento de informacin. Seleccionar al proveedor de acuerdo con una lista de preguntas sobre la informacin de entrada que se necesita procesar, el producto que desean obtener, los equipos o caractersticas de ellos en los cuales se implementara los sistemas o paquetes.

Busca la mejor opcin que hay en el mercado. Negociar el costo de la paquetera. Evaluar la interfaz, es decir analizar los dispositivos que se utilizarn, observando la interaccin entre el equipo y el usuario de forma que sta sea ms amena y amable. Para lo anterior, debe preferirse una interfaz grfica ya que facilita el uso del programa.

Evaluar el tiempo y costo de la capacitacin que el paquete elegido requerir.

Tambin existe la opcin de disear internamente un programa propio a la organizacin que cubra por completo sus necesidades. Sin embargo, el tiempo y costo de diseo pueden ser mayores que al adquirir un software comercial.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1. Investiga cinco compaas desarrolladoras de software en tu entidad y realiza lo siguiente: Elabora un directorio que incluya telfonos de contacto, direccin, pgina de Internet, productos principales, y listado de clientes.

1.3 ETAPAS DEL ESTUDIO DE SISTEMAS 15

El proceso de estudio y diseo de un sistema dentro de las organizaciones implica las siguientes fases:5

1)

Identificacin de problemas, necesidades y objetivos. Para solucionar un problema por medio de un sistema informtico, se debe definir en primera instancia la accin ms adecuada: si mejorar el ya existente o crear nuevos mecanismos a partir de la problemtica presente. Esta clase de anlisis perfila reas de oportunidad y la capacidad de obtener ventajas competitivas.

2)

Determinacin de los requerimientos. Se identifica qu informacin requiere el usuario para el desempeo de tareas.

3)

Anlisis de los sistemas. Una vez que se han identificado las necesidades, se debe integrar un equipo de especialistas para recabar la informacin requerida y plantear un curso de accin a seguir. Adicionalmente, se debe representar el flujo de datos dentro de la empresa.

4)

Diseo de sistema. Este diseo plantea un proceso de creacin de posibilidades de solucin para satisfacer los objetivos del estudio, evaluar las posibilidades y establecer especificaciones de solucin. El diseo debe considerar tres aspectos muy importantes:

Interfaz. Proceso y flujo de informacin. Reportes de la informacin procesada.

5)

Anlisis de programacin. Es el momento en que se desglosan las especificaciones de diseo en operaciones especficas de entradassalidas, manipulacin de texto-clculo, lgica-comparacin y

almacenamiento-retroalimentacin.

6)

Desarrollo de programas. Las actividades que se desarrollan tanto en la entrada como en la salida; o en el procesamiento de los datos o en

Rodrguez Valencia J., Sistemas y procedimientos administrativos, p. 39.

16

cualquier situacin de almacenamiento o recuperacin de los resultados. Es lo que hace la entrada de la preparacin de los programas. Se realiza la programacin de las funciones que realizar el software, y se documenta cada una de ellas. 7) Implantacin y mantenimiento. A partir del momento en que los programas se han probado, pueden aplicarse los cambios

correspondientes. 8) Capacitacin de los usuarios. Como en cualquier caso en el que se utilicen mecanismos especializados, es de importancia suma el conocimiento, familiarizacin e identificacin de las especificidades del sistema; con la finalidad de llevar a cabo una correcto y eficaz uso. Todas las personas involucradas en cada paso del proceso antes mencionado, especialmente los usuarios ltimos, deben recibir la capacitacin correspondiente.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1. Identifica un rea de oportunidad dentro de la administracin de tu escuela. Conceptualiza un sistema informtico que ayude a satisfacerla y redacta un ensayo al respecto.

17

AUTOEVALUACIN
1. Qu es un programa informtico? 2. Cmo se clasifican los programas? 3. Cules son los elementos bajo los que opera todo programa informtico? 4. Cules son los pasos para adquirir un paquete comercial? 5. Cules son los principales inconvenientes de disear internamente un programa para una organizacin? 6. Dentro del estudio de sistemas, qu aspectos abarca la etapa de diseo? 7. Dentro del estudio de sistemas, en qu etapa se realiza la documentacin de las funciones que realizar el programa? 8. Por qu es importante capacitar a los usuarios finales de los nuevos sistemas?

RESPUESTAS 1. Los programas o software son los elementos intangibles o lgicos que posibilitan que la computadora realice tareas especficas de

procesamiento de datos 2. Programas de sistema, programas de desarrollo y programas de aplicacin. 3. Objetivos especficos, normas, procedimientos y lineamientos, atributos distintivos, planes de accin y resultados. 4. (1) Identificar los paquetes que satisfagan las necesidades de procesamiento de informacin. (2) Seleccionar al proveedor de acuerdo a una lista de preguntas sobre la informacin de entrada que se necesita procesar, el producto que desean obtener, los equipos o caractersticas de ellos en los cuales se implementara los sistemas o paquetes. (3) Busca la mejor opcin que hay en el mercado. (4) Negociar el costo de la paquetera. (5) Evaluar la interfaz, es decir analizar los dispositivos que se utilizarn, observando la interaccin entre el equipo y el usuario de forma que sta sea ms amena y amable. Para lo anterior, debe preferirse una interfaz grfica ya que facilita el uso del programa. (6) 18

Evaluar el tiempo y costo de la capacitacin que el paquete elegido requerir. 5. El tiempo y costo de diseo pueden ser mayores que al adquirir un software comercial. 6. (1)Interfaz. (2) Proceso y flujo de informacin. (3) Reportes de la informacin procesada. 7. Dentro de la etapa de desarrollo de programas. 8. Para un eficaz y correcto uso del sistema.

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UNIDAD 2 SOFTWARE SPSS

OBJETIVO El estudiante conocer el funcionamiento bsico del software SPSS, aplicar sus principales comandos y funciones, y desarrollar con l clculos estadsticos.

TEMARIO
2.1 CARACTERSTICAS

2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4

VISTA DE DATOS (DATA VIEW ) VISTA DE VARIABLES INTRODUCIR DATOS GUARDAR DATOS

2.2 FUNCIONES 2.3 APLICACIONES: TCNICAS ESTADSTICAS MEDIANTE EL USO DE SPSS

20

MAPA CONCEPTUAL

21

INTRODUCCIN
SPSS, acrnimo de Statistical Package for the Social Sciences (Paquete Estadstico para las Ciencias Sociales), es un software que permite realizar una gran variedad de anlisis estadsticos de forma gil, rpida y eficiente, por lo que es ampliamente utilizado, tanto en el mundo de la academia como en el mundo de los negocios, particularmente en la Investigacin de Mercados. A partir de 2009, el nombre comercial del software cambi a PASW, acrnimo de Predictive Analytics SoftWare (Software de Anlisis Predictivo); sin embargo, la referencia y nombre comn del programa permanece como SPSS. En la presente unidad se describe el manejo y funcionamiento bsico de SPSS, y se exponen los principales conceptos estadsticos que el programa permite generar y que son empleados en la prctica

administrativa, tales como los anlisis de regresin y correlacin, principalmente.

22

2.1 CARACTERSTICAS SPSS organiza el trabajo en forma de ventanas que se presentan en el rea de trabajo al ingresar al programa. A continuacin se describe el uso y funcionamiento de cada una de ellas:

2.1.1

Vista de datos (Data View)

En esta pantalla se puede visualizar cada uno de los datos que se analizarn. Las filas representan cada uno de los casos recopilados, y las columnas representan cada variable que integra el caso.

23

Esta hoja de trabajo se encuentra limitada a un total de 33 000 variables y 2 000 000 de casos. 2.1.2 Vista de variables

Esta vista permite definir y configurar los atributos de cada variable que se utilizar en nuestra base de datos.

Este paso es la primera y ms importante actividad al utilizar SPSS, ya que una correcta definicin de las variables es esencial para un eficaz anlisis de la base de datos. La configuracin de cada variable incluye los siguientes elementos:

a) Nombre. Los nombres de las variables deben cumplir las siguientes caractersticas6:

Tutoral SPSS.

24

Cada nombre de variable debe ser nico; no se permiten duplicados. Los nombres de variable pueden tener una longitud de hasta 64 bytes y el primer carcter debe ser una letra. Las variables no pueden contener espacios. Los nombres no pueden terminar con un punto.

b) Tipo.

Numrico: una variable cuyos valores son nmeros. Coma: variable numrica cuyos valores se delimitan con comas cada tres posiciones, y el punto delimita los valores decimales.

Punto: variable numrica cuyos valores se delimitan con puntos cada tres posiciones, y la coma delimita los valores decimales.

Notacin

cientfica:

variable

numrica

cuyos

valores

muestran una E intercalada y un exponente con signo que representa una potencia de base 10. Por ejemplo 1,23E2. Fecha: Los valores se muestran en alguno de los diferentes formatos de fecha o reloj. Dlar: variable numrica en la que cada dato estar antecedido por un signo de dlar ($). Moneda personalizada: variable numrica que permite modificar la configuracin de las opciones de moneda establecidas en el punto anterior. Cadena: variable con valores alfanumricos. 25

Los tipos ms utilizados son: Numrico y Cadena (se emplea con respuestas de texto.

c) Anchura: permite sealar el nmero mximo de caracteres que tendr una variable. d) Nmero de decimales. e) Etiqueta: son etiquetas descriptivas de hasta 256 caracteres con informacin adicional sobre la variable. f) Valores definidos para cada opcin de respuesta: esta opcin se emplea principalmente cuando la base de datos emplea cdigos numricos para representar categoras no numricas. Por ejemplo, cdigos 1 y 2 para hombre y mujer g) Valores perdidos: se refiere a todas aquellas respuestas no contestadas. h) Ancho de la columna: permite especificar el nmero de caracteres para el ancho de la columna. i) Alineacin: se utiliza para modificar la presentacin de los valores de los datos. Generalmente los valores numricos se encuentran alineados a la derecha, mientras que los valores alfanumricos se alinean a la izquierda. j) Medida: Los tipos ms utilizados son: Numrico y Cadena (se emplea con respuestas de texto.

2.1.3

Introducir datos

Una vez que se ha configurado las caractersticas de las variables, es posible ingresar los datos en la pestaa <Vista de Datos>, capturndolos como si se tratara de una hoja de clculo. Tambin, es posible importar o pegar bases de datos de Excel. 26

2.1.4

Guardar datos

Para guardar los datos, se debe estar situado en la <Vista de Datos> y elegir el men <Archivo>, opcin <Guardar>. El archivo se grabar con una extensin .sav

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1. Realiza una base de datos en la que consideres las siguientes variables: nombre, apellido, gnero, estatura, edad y promedio acadmico de tus compaeros de clase. El gnero debe tener el valor 1 para Mujer y 2 para Hombres. Debe incluir, por lo menos, 30 casos. 2.2 FUNCIONES a. Listado de casos (SUMMARIZE). Esta funcin permite realizar la descripcin ms simple de los casos: listado de los valores de las variables. La forma de acceder a ella es a travs del men <Analizar>, opcin <Informes>, y elegir <Resmenes de casos>.

27

A continuacin, seleccionamos las variables que queremos analizar:

b. Ordenar casos (SORT). Es posible ordenar los datos de modo ascendente o descendente mediante esta funcin. Para ello, utilizar el men <Datos>, opcin <Ordenar como> e indicamos la variable que servir como criterio para ordenar la base de datos.

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c. Asignar rangos a casos (RANK). Se pueden crear nuevas variables que contengan rangos, puntuaciones normales, percentiles u otras variables relacionadas. Ingrese al men <Transformar>, opcin <Asignar rangos a casos>

d. Estimar valores perdidos. Cuando en algn caso, tengamos un valor perdido, es decir, una respuesta omitida, podemos utilizar esta opcin que permite sustituir el valor perdido por la media de la variable. Para ello, seleccione el men <Transformar> opcin

<Reemplazar valores perdidos>

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e. Grficas. Las grficas que se pueden obtener a travs de SPSS son las siguientes:

Barras. Grfica de barras para una variable, varias variables y casos individuales por grupos. Grficas simples,

agrupadas y apiladas. Barras 3D. Lneas. Grfica de lneas para una variable, varias variables y casos individuales por grupos. Grficas simples, mltiples y de tiras verticales uniendo puntos. reas. Grficas simples o apiladas. Mximos y mnimos. Grfica de mximos y mnimos de una variable con respecto a una variable dicotmico (con dos opciones de respuesta). Diagramas de caja Grfica de cajas simples o agrupadas. Para grupos de una o ms variables. Barras de error. Grfica de tiras verticales que representan desviaciones tpicas, intervalos de confianza o errores e torno a la media. Dispersin/Puntos. Nube de puntos de la relacin entre dos variables. Histograma. Histograma con superposicin opcional de la curva normal.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1. Desarrolla una investigacin documental, mediante la cual se puedan identificar cual es el funcionamiento ptimo de Paquete SPSS. 2. Elabora una lista con los nombres de las actividades mediante las cuales se pueda aplicar el sistema en los organismos sociales: Nombre de las funciones. Especificaciones del programa. Problemtica atender. 30

El alcance del programa.

Con los resultados obtenidos, el estudiante generar un informe en un archivo de word y con la investigacin en los portales electrnico de la web y los analizar con su profesor el procedimiento de su investigacin. Esta actividad deber ser evaluada de acuerdo al criterio de evaluacin que haya diseado el docente, con los porcentajes correspondientes y analizados debidamente en el aula de clases, expuestos lgicamente por los educandos. Esta actividad se desarrollar en equipos de tres personas. 3. Realiza una investigacin documental sobre los distintos tipos de grficas mencionadas, as como las condiciones ideales en que se aplican cada una de ellas.

2.3 APLICACIONES: TCNICAS ESTADSTICAS MEDIANTE EL USO DE SPSS a. Descripcin de una variable (FREQUENCIES). Las frecuencias son el nmero de veces que se repite un dato.

Este tipo de anlisis permite obtener el porcentaje de los distintos valores que toman las variables. Para realizar este anlisis, hay que seleccionar el men <Analizar>, la opcin <Estadsticos descriptivos> y <Frecuencias>.

31

En el cuadro de texto que aparece, incluir las variables que se desean analizar.

En el botn <Estadsticos> se pueden calcular tambin los estadsticos descriptivos tales como valores percentiles, medidas de tendencia central, medidas de dispersin y distribucin.

32

El botn <Grficos> permite generar un grfico de barras o histograma automticamente.

El botn <Formato> permite cambiar el formato de la tabla de frecuencias.

33

b. Descripcin de variables por grupos (MEANS). Este clculo permite describir variables cuantitativas en funcin de una o ms variables cualitativas. Se accede a esta funcin a travs del men <Analizar>, opcin <Comparar Medias> y seleccionar <Medias>.

c. Tablas de contingencia (CROSSTABS). Se emplea para hallar simultneamente distribuciones de frecuencias de dos variables y para hallar ndices estadsticos que midan la fuerza de la asociacin entre las variables. Para realizar una tabla de contingencia, tambin llamada distribucin de frecuencias cruzada, seleccionar el men

<Analizar> <Estadsticos descriptivos>, <Tablas de contingencia>.

34

d. Relacin entre variables de intervalo o razn (CORRELATION). El coeficiente de correlacin (r de Pearson) es adecuado para medir la magnitud y el signo de la relacin entre dos variables cuantitativas. Es decir, que tanto se relaciona una variable con otra. La trayectoria del coeficiente vara entre -1 y 1. La fuerza de asociacin es una funcin directa del valor absoluto del coeficiente r, es decir, cuanto ms se acerca a 0 menor es la relacin entre las variables, y cuanto ms se acerca a 1 mayor es la relacin entre las variables. El signo de r indica el signo de la relacin bajo la lgica siguiente:

Si es positivo indica A mayor valor en una variable, mayor valor en la otra variable.

Si es negativo indica A mayor valor en una variable, menor valor en la otra variable. En algunos casos, la utilidad de este anlisis radica en la posibilidad de predecir el valor de una variable a partir del valor de otra variable (predictora). Para ello, se obtiene una frmula de la recta de regresin que permite obtener el valor predicho a partir del valor en la otra variable. Para realizar este anlisis en SPSS hay que seleccionar el men <Analizar>, opcin <Correlaciones>, y elegir <Bivariadas>. Seleccionar y transferir cada una de las variables a correlacionar.

35

e. Regresin mltiple lineal (REGRESSION).7 Esta tcnica estadstica estudia la relacin lineal entre una variable y una o ms variables. El anlisis de regresin bivariada es una tcnica estadstica en la que se utiliza la informacin acerca de la relacin entre una variable independiente o predictora y una variable dependiente o de criterio, y se combina esa informacin con la frmula algebraica de una lnea recta para hacer predicciones. Se seleccionan los valores particulares de la variable independiente y se observa la conducta de la variable dependiente. Esos datos se aplican entonces a la frmula de una lnea que ya analizamos antes. Por ejemplo, si usted quisiera obtener el nivel actual del volumen de ventas de su compaa, aplicara la frmula rectilnea siguiente: Volmen de ventas (Y) = $0 + (Precio por unidad = b) (Nmero de unidades vendidas = X). Usted no esperara volumen de ventas alguno si nada se hubiera vendido. El precio por unidad (b) determina la cantidad que crece el volumen de ventas (Y) con cada unidad vendida (X). En este ejemplo, la relacin entre el volumen de ventas y el

Hair, Bush, Ortinau. Investigacin de Mercados. p. 570

36

nmero de unidades vendidas es lineal (es decir, es congruente con los valores de Y y X). Hay que hacer un par de observaciones acerca de los supuestos en que se funda el anlisis de regresin. Primero, el anlisis de regresin supone que una relacin lineal proveer una buena descripcin de la relacin entre dos variables. Segundo, aun cuando en la terminologa del anlisis de regresin se usan las etiquetas dependiente e independiente para las variables, esos nombres no significan que podamos afirmar que una variable causa la conducta de la otra. Para el anlisis de regresin se utiliza el conocimiento acerca del nivel y el tipo de asociacin entre dos variables para hacer predicciones. Las declaraciones acerca de la capacidad de una variable para causar cambios en otra, tiene que basarse en una lgica conceptual o una informacin que no sean slo las tcnicas estadsticas. Elegir <Analizar>, <Regresin>, <Lineal>

Lo primero que interesa conocer es la fuerza global de la asociacin entre las variables predictoras y la de criterio. Esto se mide mediante el coeficiente de correlacin mltiple R, aunque siempre es preferible emplear R2 (R square) debido a su mejor interpretacin. Este coeficiente (R2) tambin se conoce como el coeficiente de determinacin, y vara entre 0 y 1. Cuando R2 = 1 quiere decir que el

37

100% de la variabilidad de la variable criterio es explicada por las variables predictoras.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
2. Redacta un ensayo en el que establezcas la utilidad de los anlisis de regresin y correlacin en la Administracin. 3. Elaborar un anlisis de regresin y correlacin a partir de la siguiente informacin: a) Relacin entre el peso y las horas de ejercicio.
Horas de ejercicio 7 4 6 3 5 3 9 4 3 4 2 3 2 2 10 Peso 40 52 56 65 78 70 78 65 63 95 62 57 83 78 52

b)

Relacin entre la altura y el peso.

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Persona 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

Altura 1.94 1.82 1.79 1.69 1.80 1.88 1.57 1.81 1.76 1.63 1.59 1.73 1.92 1.84 1.88 1.62 1.86 1.91 1.99 1.76 1.55 1.71 1.75 1.74 2.00 1.66 1.96 1.56 1.55 1.71 1.90 1.65 1.78 1.83 1.98 1.67 1.53 1.96 1.66 1.62 1.89 1.53 1.59 1.55 1.97 1.51 1.59 1.60

Peso 95.8 80.5 78.2 77.4 82.6 87.8 67.6 82.5 82.5 65.8 67.3 72.4 93.7 82.9 88.4 69.0 83.4 89.1 95.2 79.1 61.6 70.6 79.4 70.1 90.6 74.9 88.1 65.3 64.5 75.5 91.3 66.6 76.8 80.2 97.6 76.0 58.0 95.2 74.5 71.8 91.0 62.1 69.8 64.6 90.0 63.8 62.6 67.8

c) Relacin entre el nmero de tazas de caf y el rendimiento de un empleado.

No. de tazas de caf a la semana 24 44 16 10 11

Rendimiento en su trabajo 80 85 35 45 30

39

28 34 18 4

50 65 40 20

40

AUTOEVALUACIN
1. Qu significa SPSS? 2. Para qu se utiliza SPSS? 3. Cules son las dos ventanas que aparecen al ingresar a SPSS? 4. Menciona por lo menos 3 elementos que se deben establecer al momento de configurar una variable? 5. Cules son los tipos de variable ms frecuentemente utilizados? 6. Cmo se captura la informacin en SPSS? 7-11. Relaciona las siguientes columnas: a) Summarize b) Sort c) Rank ( ( ) Genera un listado de los valores de las variables. ) Ordena los datos de modo ascendente o descendente. ( ) Realiza la descripcin ms simple de los casos ( ) Crea nuevas variables que contienen puntuaciones especficas. ( ) Requiere de una variable criterio

12. Menciona por lo menos tres tipos de grficas que puedan realizarse en SPSS. 13. Para qu se utilizan las tablas de contingencia? 14. En el anlisis de relacin entre variables de intervalo o razn (correlacin), qu indica el signo de r? 15. Qu es y para qu sirve el anlisis de regresin?

Respuestas 1. Statistical Package for the Social Sciences (Paquete Estadstico para las Ciencias Sociales)

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2. Es un software que permite realizar una gran variedad de anlisis estadsticos de forma gil, rpida y eficiente, por lo que es ampliamente utilizado, tanto en el mundo de la academia como en el mundo de los negocios, particularmente en la Investigacin de Mercados. 3. Vista de Datos y Vista de variables. 4. Nombre, tipo, anchura, nmero de decimales, etiqueta, valores definidos para cada opcin de respuesta, valores perdidos, ancho de columna, alineacin y medida. 5. Los tipos ms utilizados son: Numrico y Cadena (se emplea con respuestas de texto. 6. Una vez que se ha configurado las caractersticas de las variables, es posible ingresar los datos en la pestaa <Vista de Datos>, capturndolos como si se tratara de una hoja de clculo. 7-11 a) Summarize b) Sort c) Rank ( a ) Genera un listado de los valores de las variables. ( b ) Ordena los datos de modo ascendente o descendente. ( a ) Realiza la descripcin ms simple de los casos ( c ) Crea nuevas variables que contienen puntuaciones especficas. ( b ) Requiere de una variable criterio 12. Barras, Barras 3D, lneas, reas. mximos y mnimos, diagramas de caja, barras de error, dispersin/Puntos, e histogramas. 13. Se emplean para hallar simultneamente distribuciones de frecuencias de dos variables y para hallar ndices estadsticos que midan la fuerza de la asociacin entre las variables. 14. Si es positivo indica que a mayor valor en una variable, mayor valor en la otra variable. Si es negativo indica que a mayor valor en una variable, menor valor en la otra variable.

42

15. El anlisis de regresin es una tcnica estadstica que estudia la relacin lineal entre una variable y una o ms variables. El anlisis de regresin bivariada es una tcnica estadstica en la que se utiliza la informacin acerca de la relacin entre una variable independiente o predictora y una variable dependiente o de criterio, y se combina esa informacin con la frmula algebraica de una lnea recta para hacer predicciones.

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UNIDAD 3

SOFTWARE PARA EL PROCESAMIENTO DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIN EMPRESARIAL

OBJETIVO El estudiante describir las principales caractersticas del software Aspel SAE (Sistema de Administracin Empresarial) y conocer el proceso de instalacin y configuracin del mismo. Tambin distinguir las ventajas de contar con una licencia para el manejo de este software.

TEMARIO
3.1 CARACTERSTICAS DEL SISTEMA 3.2 DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA 3.3 INSTALACIN Y ACCESO AL SISTEMA 3.4 MANUAL DE REFERENCIA 3.5 LICENCIA PARA EL MANEJO DEL SOFTWARE - VENTAJAS

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MAPA CONCEPTUAL

45

INTRODUCCIN
En la medida que la informtica avanza, es ms frecuente la incorporacin de la tecnologa en las distintas actividades que el ser humano realiza. La administracin no est exenta de este apoyo tecnolgico, como lo muestran los Sistemas de Administracin Empresarial, los cuales son sumamente tiles para la automatizacin de procesos comerciales, la obtencin de informacin instantnea y la prevencin de errores humanos.

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3.1 CARACTERSTICAS DEL SISTEMA ASPEL SAE es un sistema de cmputo que permite lograr una ptima automatizacin del proceso administrativo, facilitando la realizacin de las principales operaciones de compra-venta de la empresa, tales como:8

Facturacin y rdenes de compra. Control de clientes y cuentas por cobrar. Control de proveedores y cuentas por pagar. Control de inventarios. Importaciones y exportaciones. Conversin de moneda.

ASPEL SAE permite la construccin de una base de datos general, la interaccin de todos los procesos comerciales mencionados y, por lo tanto, la actualizacin automtica de la informacin y generacin de reportes globales.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1. Realiza una investigacin en Internet sobre otros 3 programas comerciales que funcionen como Sistemas de Administracin Empresarial.

3.2 DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA El sistema permite trabajar con las siguientes funciones:9

8 9

Manual de ASPEL SAE. Sistema Administrativo Empresarial. ASPEL. Manual de ASPEL SAE. Sistema Administrativo Empresarial. ASPEL.

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Multimoneda.

El catlogo de ASPEL SAE permite definir hasta 99 monedas, lo

cual es sumamente til para las transacciones que se celebran en una moneda distinta a la local. En este caso, las transacciones se registrarn tanto en la moneda local como en la que se haya realizado la transaccin. Adicionalmente, permite tambin realizar procesos de Ajuste cambiario sobre las cuentas por pagar y cuentas por cobrar para determinar de manera automtica la ganancia o prdida que se origina por las variaciones en los tipos de cambio.

Pedimentos aduanales.

Es posible grabar informacin de Pedimentos

aduanales para cada producto: No. De pedimento, Fecha y Aduana por la que ingresar la mercanca, a fin de controlar los productos importados. El catlogo de pedimentos se modifica a travs de los mdulos de Compras y Facturas.

Lotes de productos. ASPEL SAE permite administrar la informacin de grupos

y subgrupos de productos en funcin de la siguiente informacin: No. de lote. Fecha de caducidad. De esta forma, es posible imprimir etiquetas de identificacin de los productos que contengan esa informacin, as como emitir reportes de lotes caducos.

Polticas. Las empresas generalmente operan con base en polticas establecidas

para sus procesos comerciales, tales como descuentos a clientes por volumen o mrgenes de negociacin con proveedores, por ejemplo. ASPEL SAE permite establecer la aplicacin de descuentos comerciales a partir de cierto nmero de unidades adquiridas.

Inventarios.

Para las empresas fabricantes de productos tangibles, es crucial el

ptimo control de los inventarios, ya que su misin es la venta de mercancas, as como su principal fuente de ingresos. ASPEL SAE permite administrar las entradas (compras) y salidas (ventas) de mercanca. Permite tambin manejar una unidad de entrada diferente a la de salida, es decir, se puede comprar cajas y vender piezas o viceversa. Cuenta con la opcin de Inventario fsico, que permite capturar existencias reales para obtener comparativos de existencias reales y registradas, as como

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realizar los ajustes de manera automtica entre lo real y lo capturado, lo que nos permite conocer el impacto del llamado robo hormiga. Es posible generar un Catlogo de lneas de productos para una mejor clasificacin, asignando una cuenta contable para cada lnea. Esta funcin permite tambin generar los precios de los productos: a partir del costo, aplicando al producto un porcentaje de utilidad.

Facturacin.

Despus de elaborar la factura es posible guardar la Informacin

de envo, con datos como: nmero de gua y fecha de envo, lo que facilita la impresin de la gua de mensajera. Tambin se puede limitar hasta qu fecha se podrn realizar operaciones de venta, de modo que no sea posible elaborar cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, devoluciones y cancelaciones con fecha anterior a la indicada. Se puedes limitar el nmero de partidas por documento desde la captura, para que al imprimirlo no exceda de una hoja.

Proveedores. Con esta funcionalidad, es posible contar con los datos completos
de todos los proveedores de la organizacin.

Clientes.
vendedor.

En este mdulo se puede asociar cada venta con el vendedor que la

efectu, lo que facilita la elaboracin de reportes de venta y productividad de cada

Compras.

Permite llevar un control exacto de las mercancas que ingresan al

almacn, y la generacin de manera automtica de letras por pagar, en el caso de compras a plazos.

Base de datos.

Es posible importar informacin de sistemas como Aspel,

Paradox, Dbase y MSSQL-Server, Oracle y DB2.

Editor de formatos.

Se utiliza para la personalizacin de los comandos,

encabezados y funciones que se utilizarn frecuentemente con ASPEL SAE.

Personalizacin de consultas y estadsticas.

Permite personalizar

estadsticas en todos los mdulos, con la posibilidad de incluir mayor nmero de campos para la obtencin de informacin especfica para la toma de decisiones.

Personalizacin de filtros.

Facilita las consultas de campos con el fin de

asociar ms selecciones de informacin y agilizar con ello la consulta de datos.

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
1. Elabora una investigacin documental sobre cmo se registra administrativa y contablemente la conversin de moneda y tipo de cambio, as como del control de Inventarios. 2. Redacta un ensayo en el que seales la importancia del

establecimiento de polticas dentro del proceso comercial de una empresa. Incluye por lo menos 10 polticas que estableceras en un negocio que quisieras emprender.

3.3 INSTALACIN Y ACCESO AL SISTEMA El proceso de instalacin de ASPEL SAE consta de los siguientes pasos:10

1. Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegar automticamente una presentacin, elige la opcin Instalar para iniciar el proceso de instalacin de tu sistema Aspel-SAE. 2. El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuacin se mostrar el contrato de la licencia de uso, tendrs que aceptarlo para poder continuar con la instalacin del programa. 3. Elige la forma en que deseas instalar Aspel SAE. Selecciona la opcin Local o Servidor. 4. Una vez elegido el tipo de instalacin, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas para Aspel-SAE 4.0; por omisin se sugiere el grupo de programas Aspel, pero puedes modificarlo. 5. Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botn Siguiente, el sistema proceder a copiar los archivos de acuerdo a lo indicado. 6. Para la instalacin de los archivos del BDE el sistema generar un subdirectorio con el nombre "BDE", en la misma ubicacin donde se instalar el sistema, se sugiere por omisin la ruta:
10

Manual de ASPEL SAE. Sistema Administrativo Empresarial. ASPEL.

50

C:\Archivos de Programa\Aspel\AspelSAE 4.0\BDE. En este subdirectorio encontrars los drivers nativos, con los que podrs exportar tus bases de datos para utilizarlas en formatos: MSSQL ,DB2, ORACLE, DBASE, etc. 7. Concluido el proceso, el sistema presentar una ventana que indica el trmino de la instalacin; asimismo preguntar si deseas revisar la informacin de ltimo momento y abrir el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta informacin relevante sobre el sistema, as como los cambios de ltimo minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatamente una sesin de Aspel-SAE. Puedes elegir ambas o, en su caso, ninguna. Oprime el botn "Finalizar" y la instalacin se dar por terminada. Concluida la instalacin, en Windows se crear el grupo de programas correspondiente a Aspel-SAE 4.0 y el icono correspondiente para ejecutar el programa.

Una vez instalado el software el acceso al sistema se realiza de la siguiente forma: Para ingresar al sistema ejecuta el programa SAEWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, tambin puedes utilizar el icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas. Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegar varias ventanas antes de iniciar una sesin con el sistema, el orden en la que aparecern es la siguiente: a) Ventana de bienvenida. En seguida de la ejecucin del sistema, se presentar una ventana informativa dndote la bienvenida al sistema Aspel-SAE que acabas de adquirir. Para continuar debers aceptar la ventana. b) Asistente para la activacin del sistema. En ese Asistente se informa acerca del tiempo lmite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activacin, los das que podrs evaluar el 51

sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalacin. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opcin Activar sistema AHORA, para activarlo posteriormente selecciona la opcin Activar sistema MS TARDE. Cada vez que inicies una sesin con el sistema y hasta que realices la activacin del mismo, se desplegar una ventana de recordatorio para la Activacin. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 das de evaluacin que Aspel te proporciona, el programa dejar de operar al 100%, siendo posible nicamente acceder para consultar la informacin registrada. c) Asistente para la configuracin de Aspel-SAE. El objetivo de este asistente es que configures tu empresa y la base de datos con la que vas a trabajar, definiendo en un solo proceso los parmetros de configuracin, el directorio de trabajo, los perfiles de los usuarios y en caso de ser un usuario de otra versin realizar la traduccin de datos.

Para acceder al sistema Si es la primera vez que entras al sistema, en el campo "Usuario" se sugerir el nombre del usuario Administrador y ste por omisin tiene definida la clave Aspel1, por lo que para acceder al sistema anotar la clave de acceso temporal Aspel1 o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta 52

clave de acceso desde el mdulo de perfiles del usuario por una que slo el administrador conozca. Recuerda que esta clave ser la nica que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dar acceso total al sistema, sin restriccin de ningn tipo, por lo que slo debe ser conocida por el responsable de la instalacin, manejo y administracin del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema.

Instalacin de la base de datos Slo en el caso de que no hayas utilizado el Asistente de configuracin, el sistema sugerir y/o preguntar si deseas crear una base de datos. Este mensaje se desplegar cada vez que inicies una sesin con el sistema siempre y cuando se detecte que todava no cuentas con un directorio y base de datos de trabajo.

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d) Ventana de aviso de generacin de respaldos. Esta ventana se desplegar dependiendo de lo configurado en la ventana de Periodicidad. La ventana es la siguiente:

3.4 MANUAL DE REFERENCIA ASPEL SAE cuenta con informacin precargada que permite resolver dudas especficas de uso y configuracin del software, a manera de manual de referencia. Se entra a l mediante el men <Ayuda>

Al seleccionar la opcin <ndice> se despliega la siguiente ventana:

54

3.5

LICENCIA PARA EL MANEJO DEL SOFTWAREVENTAJAS

Dentro del mbito empresarial, el uso de licencias para el manejo de ASPEL SAE brinda las siguientes ventajas:

Actualizacin

del

sistema.

Permite

relacionar

versiones

anteriores del software con la ms reciente. Es posible adquirir licencias para usuarios adicionales con el fin de incrementar el nmero de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
4. Elabora un tutorial en Power Point sobre el proceso de instalacin de ASPEL SAE. 5. Redacta un ensayo en el que establezcas la utilidad e importancia de contar con una licencia para el uso de ASPEL SAE.

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AUTOEVALUACIN
9. Qu es ASPEL SAE? 10. Menciona por lo menos 3 actividades comerciales que se automatizan al usar ASPEL SAE. 11. Qu es la funcin Multimoneda de ASPEL SAE? 12. En funcin de qu informacin administra ASPEL SAE los lotes de productos? 13. Cmo podemos conocer el robo hormiga en nuestra organizacin empleando ASPEL SAE? 14. Cules son las ventanas que aparecen cuando ingresamos por primera vez a ASPEL SAE? 15. Cul es la contrasea inicial de inicio del Administrador cuando se acaba de instalar ASPEL SAE? 16. Qu es el Manual de Referencia y cmo se accede a l? 17. Cules son las ventajas de contar con una licencia de uso de ASPEL SAE? 18. Cul es la utilidad de contar con licencias para usuarios adicionales?

Respuestas

1. ASPEL SAE es un sistema de cmputo que permite lograr una ptima automatizacin del proceso administrativo, facilitando la realizacin de las principales operaciones de compra-venta de la empresa 2. Facturacin y rdenes de compra, Control de clientes y cuentas por cobrar, control de proveedores y cuentas por pagar, control de inventarios, importaciones y exportaciones, y conversin de moneda. 3. El catlogo de ASPEL SAE permite definir hasta 99 monedas diferentes, lo cual es sumamente til para las transacciones que se celebran en una moneda distinta a la local. En este caso, las transacciones se registrarn tanto en la moneda local como en la que se haya realizado la transaccin.

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4. No. de lote y fecha de caducidad. 5. Con la opcin de Inventario fsico del mdulo de Inventarios, que permite capturar existencias reales para obtener comparativos de existencias reales y registradas, as como realizar los ajustes de manera automtica entre lo real y lo capturado 6. Ventana de bienvenida, asistente para la activacin del sistema, asistente para la configuracin de Aspel-SAE y ventana de aviso de generacin de respaldos 7. Aspel1 8. Informacin precargada de ASPEL SAE que permite resolver dudas especficas. Se accede a l a travs del men <Ayuda> 9. Actualizacin del sistema y licencias para usuarios adicionales. 10. Incrementar el nmero de usuarios que pueden tener acceso al mismo tiempo al sistema.

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