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Redaccion de Hallazgos

Este documento proporciona definiciones y guías sobre la identificación y clasificación de hallazgos en auditorías. Explica que los hallazgos pueden indicar conformidad u oportunidades de mejora y surgen de comparar la evidencia con los criterios de auditoría. Además, clasifica los hallazgos en desviaciones positivas cuando el desempeño supera lo esperado o negativas cuando está por debajo, e indica que las no conformidades deben formularse citando el criterio, la evidencia y opcionalmente el impacto.

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evrodriguez_1971
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Este documento proporciona definiciones y guías sobre la identificación y clasificación de hallazgos en auditorías. Explica que los hallazgos pueden indicar conformidad u oportunidades de mejora y surgen de comparar la evidencia con los criterios de auditoría. Además, clasifica los hallazgos en desviaciones positivas cuando el desempeño supera lo esperado o negativas cuando está por debajo, e indica que las no conformidades deben formularse citando el criterio, la evidencia y opcionalmente el impacto.

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IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN

DE HALLAZGOS
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

12V05-V1

DEFINICIONES SOBRE HALLAZGOS


NTC-ISO 19011
HALLAZGOS DE LA AUDITORA:
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los
criterios de auditora.
Nota - Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no
conformidad con los criterios de auditora como oportunidades de mejora.
CRITERIOS DE AUDITORA:
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.
Nota - Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la
cual se compara la evidencia de la auditora.
EVIDENCIA DE LA AUDITORA:
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son
pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
Nota - La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.

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CLASIFICACIN DE HALLAZGOS
DE LA AUDITORA
Cuando el desempeo obtenido supera
lo esperado, se genera una DESVIACIN
POSITIVA. , en este sentido se pueden
elevar los estndares de desempeo.

DESVIACIN
POSITIVA
Aspecto relevante
Fortaleza
Aspecto a proyectar

DESEMPEO
ESPERADO
Conformidad
DESVIACIN
NEGATIVA

Cuando los resultados se encuentran por


debajo del desempeo esperado, entonces se
plantea
una
DESVIACIN
NEGATIVA,
generando los planes de mejoramiento.

12V05-V1

No conformidad
Aspecto por mejorar
Debilidad
Oportunidad de mejora
...

FORMULACIN DE UNA
NO CONFORMIDAD

Elementos:
Criterio (requisito incumplido)
Evidencia
Impacto (Opcional)

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LAS NO CONFORMIDADES PUEDEN IR


ORIENTADAS A.......

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Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la


auditora.
Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la
entidad que impactan en los resultados.
Hallazgos repetidos durante la recoleccin de la informacin.
El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad.
La documentacin es diferente a lo que sucede en la realidad.
El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones
documentadas aplicables.
Contradicciones en polticas, procedimientos, formatos, guas,
etc....

REDACCIN DE NO
CONFORMIDADES
En cada lnea un dato, en cada prrafo una idea
T. Martnez.

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ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA


ESTABLECER UNA NO CONFORMIDAD
Objetiva, basada en hechos y evidencias precisos.

Identificar las condiciones o asuntos deficientes, segn se les mida en


comparacin con los criterios establecidos.

Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin muy


difundida. Es completa o parcial.

Con importancia relativa que amerite su desarrollo.


Dirigida al qu, cundo, cuntos, dnde

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RECOMENDACIONES PARA REDACTAR


NO CONFORMIDADES
Incluir toda aquella informacin necesaria para que:
El lector pueda entender y juzgar por s mismo el informe.
Cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y
llegar a los mismos resultados.

Que sea corta y concisa, basada en el requisito


incumplido.
No mezclar dos situaciones en un mismo prrafo.

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RECOMENDACIONES PARA REDACTAR


NO CONFORMIDADES
Evitar palabras imprecisas

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Algunos, bastantes
demasiados, pocos,
varios, en ocasiones

Determinar cantidad

En el futuro, en el
pasado

Precisar fecha

Nadie, ninguno,
todos, siempre,
nunca

Trminos absolutos,
definir

Errores mas comunes al


redactar
Tipo

Descripcin

No conformidades
largas

El proveedor Mundo Papel no fue evaluado para el


procedimiento de compras PCC-003 v2 el cual establece
que si las compras se realiza al mismo proveedor 2 veces
debe hacer la evaluacin. Lo cual no cumple con lo
establecido por el procedimiento sealado

Referencia a nombres

Juan Carlos Gil, Auxiliar de Facturacin, no conoce el


Sistema de Gestin cuando se le pregunto por la Poltica de
Calidad

Expresin de opiniones

El mtodo definido para la medicin de satisfaccin del


cliente, no considera el planteamiento de Philip Kotler en su
libro los 10 principios del nuevo marketing

Identificacin errnea
de requisitos

No se identificaron las competencias del personal que


realiza la medicin de los indicadores de los procesos del
sistema de gestin. Requisito 8.2.3

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