Formatos Administrativos

Formatos administrativos
Se refiere al conjunto de las caractersticas tcnicas y formales de los documentos

donde se materializan los actos administrativos.
Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las
actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al
interior de la empresa, a recuperar la informacin de la forma ms adecuada asegurando su
calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la informacin para que esta llegue
oportunamente
a
las
secciones
que
la
requieren.
Cmo se elabora un formato?

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios
aspectos para que estos puedan cumplir con su importancia y objetivos:
* El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes
objetivos).
* Esto con el fin de tener un diseo y una informacin a llenar adecuada al personal
que lo elaborar. Se debe evitar informacin innecesaria, o que el funcionario objeto del
formato comnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que
generalmente requiere de agilidad. Entre ms rpido se pueda llenar un formato (con tems
de seleccin, poco texto,etc.) ms rpido se obtiene la informacin requerida y el personal
le disminuye su grado de apata a su diligenciamiento.
* Evitar formatos que soliciten la misma informacin de diferentes formas o en
otros formatos.
* En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestin de un cargo. Se
debe tener presente, que aunque es muy importante la informacin solicitada en un formato,
el comn de la gente es aptica a su diligenciamiento.
* Por lo anterior se debe tratar de disear formatos sencillos y giles de diligenciar
para que el personal no los evite.
* Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o poltica de la empresarial)
que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos.
* Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato)
para ir adecundolos a los cambios de la organizacin.
* Es muy comn que al implementar un software en una empresa se obvien algunos
formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de informacin,
o incluso de nivel de capacitacin del personal a cargo de ingresar la informacin al
sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.
* Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una
breve descripcin (preferiblemente de una hoja como mximo) de la forma como se debe
llenar. En esta descripcin se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa,
donde se debe archivar y donde deben quedar.
Caractersticas
1. Formas Y Formatos Administrativos
En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicacin
estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de operacin constituye el
equivalente de una forma. Uno de los objetivos ms importantes de esta ltima consiste
en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren.
Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costar mucho ms y
aumentar de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya
inexactitudes.
2. facilitar el flujo, procesamiento y anlisis de datos mediante:
La organizacin de los datos, la minimizacin del tiempo de registro eliminando los
datos constantes lograr el control de las operaciones. La organizacin de datos en una
forma estandarizada facilita su introduccin, su lectura y su verificacin El uso de
informacin constante posiciona los datos, identifica la informacin variable y permite
una introduccin ms rpida de los datos mediante tcnicas como la comprobacin o
poner los elementos dentro de un crculo. El control de la operacin se consigue
haciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o envindoselas a una
persona para que las compare.
3. Al encargado de la administracin de formas se le puede dar el nombre de
"especialista en formas", -controlador de formas", "gerente de formas" o "gerente de
sistemas". Puede estar incluido dentro de la organizacin del contralor, de la
organizacin de sistemas o los servicios administrativos (divisin de la administracin).
En algunas compaas, el comit de formas est integrado por miembros de cada
organizacin funcional y se encargar de examinar todas las propuestas de nuevas
formas.
4. Polticas y procedimientos el procedimiento con que se inicia o revisa tina forma
tambin se preparar y se distribuir entre todos los gerentes. Por supuesto, ni las
polticas ni los procedimientos sern iguales en todas las empresas. Tambin es posible
establecer polticas respecto a temas como la numeracin y clasificacin de formas, su
obtencin e inventario, su emisin y conservacin, as como respecto al mantenimiento
de archivos de formas
5. Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios
aspectos El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato
(clientes objetivos). Esto con el fin de tener un diseo y una informacin a llenar
adecuada al personal que lo elaborar. Se debe evitar informacin innecesaria, o que el
funcionario objeto del formato comnmente no conoce, o que sea dispendioso de

diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre ms rpido se
pueda llenar un formato (con tems de seleccin, poco texto, etc.) ms rpido se obtiene
la informacin requerida y el personal le disminuye su grado de apata a su
diligenciamiento.
Evitar formatos que soliciten la misma informacin de diferentes formas o en otros
formatos En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestin de un cargo.
Se debe tener presente, que aunque es muy importante la informacin solicitada en un
formato, el comn de la gente es aptica a su diligenciamiento. Por lo anterior se debe
tratar de disear formatos sencillos y giles de diligenciar para que el personal no los
evite
6. Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o poltica de la empresarial)
que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos Se debe
escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir
adecundolos a los cambios de la organizacin. Es muy comn que al implementar un
software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso
a un nuevo sistema de captura de informacin, o incluso de nivel de capacitacin del
personal a cargo de ingresar la informacin al sistema, lo cual implica un reajuste del
plan de desarrollo del personal de la empresa Para cada formato se debe presentar la
estructura del formato a diligenciar y una breve descripcin (preferiblemente de una
hoja como mximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripcin se debe
especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde
deben quedar tanto los originales como las copias si las tiene.
Control de Formas
Clasificacin de las formas: Despus de contar con todas las formas de la
institucin, se procede a clasificarlas. Dicha clasificacin puede ser conforme a
alguno de los siguientes criterios:
Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institucin. Rene

todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que
facilita el examen de cualquier posibilidad de combinacin o
eliminacin.
Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificacin de las
formas en uso de cada unidad.
Control sobre creacin de formas

Las reas de Sistemas y Procedimientos (O y M), deben velar por que las
dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen
esfuerzos y recursos.
Se procurar que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que

intervienen, pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio.
Preguntas de apoyo para el anlisis, diseo y control de formas
Para el anlisis de las formas resulta necesario basarse en preguntas uniformes, que
nos ayuden a realizarlo de una manera ordenada, sin omitirse aspectos que puedan ser de
trascendencia
Elaboracin del Catlogo de Formas

Siendo ste un conjunto de documentos, deber mostrar todo lo que se pueda saber
acerca de una forma, para lo cual ser necesario que contenga la siguiente informacin:
Clasificacin. Ser la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la
localizacin de las formas en el catlogo.
Objetivo de la misma. Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un
procedimiento.
Cambios experimentados. Este se incluye con el fin de poder establecer
comparaciones de modelos y saber objetivamente cules fueron los cambios.
Modelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma sea
autorizada por la mxima autoridad.
Situacin actual en el uso de Formas: La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan
actualmente presenta graves dificultades para su control, y su diseo no siempre es el
adecuado. Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalas, entre las que se
destacan las siguientes:
Existencias de formas para trmites en los que no son necesarias.
Formas cuyo diseo no cumple con los propsitos para los que fueron creadas.
Duplicacin de formas para un mismo fin.
Cantidad excesiva de Formas de poco uso.
Su tamao no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les asignan.
El tamao es demasiado grande o pequeo para los datos que contiene. Estas anomalas
han producido desviaciones en la informacin que las Formas deben transmitir, incluyendo
los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos en que intervienen.
Diseo de formas
El anlisis culmina en el diseo o rediseo de formas. Compendiaremos los puntos
centrales que deben ser tenidos en consideracin al disear una forma.
Los contadores expertos en el diseo sern de gran ayuda al que lo realiza. Consideraciones
generales en el diseo de formas Con el anlisis de formas se ha probado la necesidad (le
contar con datos especficos en los sistemas contables y de informacin administrativa. Es
decir, primero hay que investigar:
1 La funcin de una forma

Cundo se emplear la forma
Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transaccin, transmisin y
almacenamiento
Quin llena la forma y quin la utiliza 5 Cuntas unidades de la forma se requieren
al ao
INTRODUCCIN
A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, tambin se le debe

reconocer la gran importancia que tiene en la organizacin de una empresa tener al da una
serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la compaa en sus procesos
productivos.
Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo.
Tales documentos renen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y
formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento. Estos documentos
permiten que una compaa pueda evolucionar independientemente de que sus dueos o
accionistas principales estn encima de la compaa permanentemente. Con la
implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se
requiere hacer un control de gestin bsico para hacerle el seguimiento a una compaa e ir
haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos produccin de
lacompaa no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintona.
En el presente trabajo se incluye una amplia explicacin de la aplicacin de los formatos,
documentos y formatos requeridos para la organizacin adecuada de una empresa, lo cual
puede representar una base para la preparacin de algunos de ellos.
Conclusin
En general; Aunque son bien conocidas las bondades de que existan unos
procesos claros dentro de una empresa, conocidos por sus empleados a todo
nivel, tambin es muy comn conocer empresas que no los tienen o si los
tienen no le prestan la importancia que le merece y peor an, no alcanzan a
reconocer que muchos de los problemas de la empresa tienen origen en la falta
de la implementacin de estos procedimientos, o una mala implementacin de
los existentes.
Es bueno recalcar sobre la importancia de manejar unos adecuados procesos,
formatos y normas en una empresa, ya que esto le permite a la compaa
darles a los empleados una autonoma acorde con el cargo y sus
responsabilidades. Esto se debe acompaar con un adecuado sistema de
control de gestin para detectar y corregir a tiempo los problemas internos que
se puedan ir presentando.
Adems, si estos procesos son adecuadamente implementados, siempre se
podr seguir planeando y ejecutando proyectos sin los disturbios de pequeos
problemas que pueden ser corregidos sin que tengan que llegar a los altos
niveles de la compaa para darles oportuna solucin.

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Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institucin. Rene

Control sobre creacin de formas

Se procurar que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que

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