Gestion de Las Comunicaciones - Dharma
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Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Cuarta edicin, Project Management Institute, Inc., 2008.
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Planificacin
Planificacin de las Comunicaciones: Determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados del proyecto.
Ejecucin
Distribucin de Informacin : Poner la informacin necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna.
Pgina Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected]
The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
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Control
Informar el rendimiento : Recopilar y distribuir informacin sobre el rendimiento. Gestionar a los interesados : Gestionar las comunicaciones para satisfacer los requerimientos y resolver temas polmicos con los interesados del proyecto.
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ruido
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Acuse de recibo
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Respuesta al mensaje
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Cuando la necesita?
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Entradas: Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance del proyecto. Plan de gestin del proyecto: Restricciones y Asunciones.
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Provee informacin base sobre el proyecto, incluyendo fechas y restricciones que pueden ser relevantes para el planeamiento de las comunicaciones.
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Urgencia de la necesidad. Disponibilidad de la tecnologa. Personal previsto para el proyecto. Duracin del proyecto. Ambiente del proyecto.
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Requisitos de comunicacin. Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. Responsable de comunicar. Persona o grupo receptor. Mtodos o tecnologa usada. Frecuencia de la comunicacin. Mtodo de escalamiento para temas polmicos no resueltos. Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan. Glosario de terminologa comn.
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Informativas
Sesiones para poner en conocimiento Entregables impresos colocados en un repositorio comn Informacin disponible en un website
De venta
Newsletter con sesgo positivo Intercambios uno-aunouno con los stakeholders clave en forma permanente Road shows para explicar el proyecto y sus beneficios Testimoniales de terceros respecto al valor recibido
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B O L E T IN D E L P R O Y E C T O C IP
( C O N T R O L IN D IV ID U A L D E P R E N D A S )
Nro : 17 M e s : A b r il A o : 2004 D ir e c c i n : S P
B o le t n N r o . 0 1 7
E q u ip o C I P -
P ilo to C I P -
2 d a E tapa
P ilo to C I P -
3 ra E tapa
F o r m a t o d e e t iq u e t a # 1
F o r m a t o d e e t iq u e t a #
F r a s e !
P e g a d o d e l T I P e n la p r e n d a x e l rea de C o stu ra
M d u lo A S N
P o r s o l i c i tu d d e l c l i e n te P R L , d e s d e e l 1 r o d e m a y o s e e s ta r g e n e r a n d o e l A S N e n f o r m a to E D I V e r s i n 4 0 5 0 y e m i ti e n d o n u e v o s f o r m a to s d e e ti q u e ta d e c a j a U C C 1 2 8 .
S iste m a s ya se e n c u e n tra tra ba j a n d o
El d ic e que
s a b io
no
T ra b a jo d e e sta se m a n a
E n e s ta s e m a n a l a s l n e a s 1 9 , 2 5 , 2 6 , 3 1 , 3 2 y 3 3 d e l S e c to r I I I y l a s l n e a s 1 2 y 3 6 d e l S e c to r I V h a n te n i d o en p ro du c c i n pedidos del c l i e n te PRL, e s ta s l n e a s han c u m p li d o con e l p r o c e d i m i e n to del p e g a d o d e T I P 's e n la p r e n d a . A s m i s m o , c a b e r e s a l ta r l a l a b o r d e l o s R e c e p to r e s d e P r e n d a d e l r e a de A c a ba do s, quienes v e rif ic a n que la s p r e n d a s q u e se de sp a c ha n
to do lo p ie n s a ,
p ero p ie n s a to do lo que d ic e . A r is t t e le s
Buzn
T o d a s l a s s u g e r e n c i a s , i n q u i e tu d e s , d u d a s y a p o r te s q u e te n g a n , p u e d e n h a c e r l a s l l e g a r a tr a v s d e l m a i l .
S i t i e n e s a lg u n a s u g e r e n c i a
e sc r be n o s !
s o n i a @ c h i n c h a . d e lv a lle . c o m . p e
c ip - A S N
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Distribucin de la Informacin
Involucra poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados, de una manera oportuna.
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Distribucin de la Informacin
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Requisitos de comunicacin. Informacin a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle. Responsable de comunicar. Persona o grupo receptor. Mtodos o tecnologa usada. Frecuencia de la comunicacin. Mtodo de escalamiento para temas polmicos no resueltos. Mtodo de actualizacin y refinamiento del plan. Glosario de terminologa comn.
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Distribucin de la Informacin
Herramientas y tcnicas: Habilidades de comunicacin. Sistemas de recopilacin y recuperacin de informacin. Mtodos de distribucin de informacin. Proceso de lecciones aprendidas.
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Formas de Comunicacin
La comunicacin interpersonal adquiere tres formas: Verbal. No verbal. Escrita (o grfica).
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Distribucin de la Informacin
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Informar el Rendimiento
Involucra la recoleccin de los datos de lnea base y la distribucin de la informacin de rendimiento para los interesados del proyecto.
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Informar el Rendimiento
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Informar el Rendimiento
Entradas: Informacin sobre el rendimiento del trabajo. Mediciones del rendimiento. Conclusin proyectada. Mediciones de control de calidad.
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Informar el Rendimiento
Entradas: Plan de gestin del proyecto. Solicitudes de cambio aprobadas. Productos entregables
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SV, SPI, CV, y CPI para los paquetes de trabajo y cuentas de control.
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Entradas: Entregables
Son cualquier producto, resultado, o capacidad de prestar un servicio, nicos y verificables, que se deben producir para completar un proceso, fase, o proyecto. El trmino tambin se usa en forma mas especfica para referirse a un entregable externo que est sujeto a aprobacin por el patrocinador o el cliente.
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Informar el Rendimiento
Herramientas y tcnicas: Herramientas de presentacin de informacin. Recopilacin y compilacin de informacin sobre el rendimiento. Reuniones de revisin de estado. Sistemas de informe de tiempos. Sistemas de informe de costos.
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Informar el Rendimiento
Salidas: Informes de rendimiento. Proyecciones. Cambios solicitados. Acciones correctivas recomendadas. Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones).
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Salidas: Proyecciones
Se actualizan y se vuelven a emitir basados en la informacin de rendimiento que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto. Esta informacin trata del rendimiento pasado y podra impactar al proyecto en el futuro. Bsicamente son el EAC y ETC.
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INFORME DE PERFORMANCE
REPORTE DE ESTADO
PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO Entregable segn WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor inicio fin total total la fecha avance inicio fin total total la fecha avance inicio fin avance planeado real ganado 1.0 1.1 1.2 ... 1.n 2.0 2.1 2.2 ... 2.n
P RO Y E C T O C AS A D E C AM P O
REPORTE DE AVANCE
Entregable segn WBS Avance en el periodo
PRONOSTICO
CV = Cost variance SV = Schedule Variance CPI = Cost Performance Index SPI = Schedule Performance Index Costo : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion Schedule : EAC = Estimate at Completion ETC = Estimate to Complete VAC = Variance at Completion
PV AC
S5
S6
S7
S8
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Incluyen cambios para alinear el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del proyecto.
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Se refiere a gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de, y resolver las controversias con los interesados del proyecto.
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A medida que surjan temas polmicos en el proyecto, el gestor de proyecto debe abordarlos y resolverlos con los interesados apropiados.
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Incluyen cambios para alinear el rendimiento esperado futuro del proyecto al plan de gestin del proyecto.
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Otros tipos de lecciones aprendidas acerca de la gestin de interesados. Las lecciones aprendidas se documentan de manera que se convierten en parte de la base de datos histrica para el proyecto y la organizacin.
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Preparado: Equipo
Fecha: 26/08/05
Nom bre de la leccin aprendida propuesta: P roblem as de com unicacin en las reuniones de equipo
Rol de la persona que em ite: Equipo de proyecto G rupo de X Inicio X Planeam iento Cdigo de entregable relacionado X E jecucin X Control X Cierre
1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y m onitoreo del proyecto. Prctica Especifica, herram ienta o tcnica usada: Ejecucin de las reuniones. Cul fue la accin tom ada? Reuniones de equipo sin estructura, m oderador, y/o m todos Cul fue el resultado? 1. 2. 3. Retrabajo del equipo de proyecto. Aum ento del costo por increm ento del tiem po de elaboracin y revisin de entregables. Colisiones interpersonales.
Cul hubiera sido el resultado esperado? Una reunin efectiva, utilizacin eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales. Q u hubiera creado el resultado esperado? Utilizar un m todo estructurado para llevar a cabo reuniones: Definir agenda Definir m oderador de la reunin Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunin Validar la recepcin del m ensaje Se deben hacer cierres de cada tem a verificando naturaleza del com entario, pendientes, responsables y fechas 6. Se redactar el acta en tiem po real, de preferencia en laptop 7. Se cerrar la reunin con la lectura form al del acta. Cuando est aprobada se im prim ir un ejem plar para cada participante de la reunin. 8. Evitar la personalizacin de los com entarios 9. Evitar la personalizacin de las respuestas 10. Utilizar cartilla de reglas prcticas para interacciones personales 1. 2. 3. 4. 5.
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Especficamente cul es la leccin aprendida? Para aumentar la eficiencia de la comunicacin en las reuniones del equipo de proyecto se deben organizar y estructurar las reuniones Cmo podra uno identificar una situacin similar en el futuro? En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificacin de las comunicaciones. Cul es el comportamiento recomendado en el futuro? Seguir las indicaciones antes mencionadas Dnde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ? Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes. Dnde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro? En la elaboracin del Plan de Comunicaciones Quin debera ser informado acerca de esta leccin aprendida? (Marca una) Ejecutivo(s) Gerente(s) de proyecto Equipo de proyecto(s) X Todo el Staff
Otro: Cmo debera esta leccin aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen) e-mail X Intranet/W eb site Hoja escrita Otro: Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional? X Nombre del adicionado: 1. Diagrama de Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] Ishikawa Pgina
Si
No
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Se actualiza el plan de gestin del proyecto para reflejar los cambios hechos al plan de comunicaciones.
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Gestin de Proyectos
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