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CIRCULAR DE ASESORAMIENTO
C.A. FECHA REVISIN ORIGINADA POR : : : : 121-89-01 14/11/2005 1 SDA/DGAC

TEMA: IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GARANTA DE LA SEGURIDAD OPERACIONAL Y DESARROLLO DE SU MANUAL. 1. PROPSITO.

Esta circular de asesoramiento (CA) proporciona un mtodo aceptable de cumplimiento para la implementacin de un sistema de garanta de la seguridad operacional (SGSO) a travs del desarrollo de un manual de garanta de la seguridad operacional (MGSO), a fin de que el mismo pueda ser implantado por las organizaciones en las reas de mantenimiento y operaciones respectivamente cumpliendo con las regulaciones aplicables a operaciones enmarcadas bajo las RAP 121, 135 y 145. La razn principal de requerir un SGSO es garantizar la seguridad operacional utilizando los mtodos de la calidad como una herramienta para cumplir con la regulacin. Para lograr este propsito la DGAC presenta esta CA de tal manera que proporcione la informacin necesaria para disear e implementar un SGSO y desarrollar un MGSO, de la siguiente manera: a) b) c) En la Seccin 5 definiciones se sugieren los trminos usados generalmente en el lenguaje de calidad, que deben ser desarrollados en un MGSO que permita un mejor entendimiento del mismo. En la Seccin 7 procedimientos se proporcionan los temas y conceptos en trminos especficos sobre un SGSO que pueda ser usado en aeronutica. En el Apndice 1 se detallan los temas mnimos que debe contener un MGSO, los mismos que han sido explicados en la Seccin 7.

2.

REVISIN/CANCELACIN:
Esta revisin 1 actualiza y cancela la revisin original.

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3.

APLICABILIDAD.
La presente CA es aplicable a explotadores areos y TMA certificados o en proceso de certificacin, que se encuentran regulados bajo las RAP 121, 135 (que operan con aeronaves con certificado tipo para una configuracin de asientos de 10 ms pasajeros) y 145, de igual manera para aquellos explotadores u operadores que operan con aeronaves con certificado tipo para una configuracin de asientos para pasajeros de 9 menos y bajo la RAP 91 que deseen voluntariamente o necesiten implementar un SGSO en sus organizaciones.

4.

REGULACIONES RELACIONADAS.
Esta CA proporciona un medio aceptable para la DGAC, para el cumplimiento con la RAP 121, 135 y 145 en las siguientes Secciones: RAP 121.89 RAP 121.33 RAP 121.35 RAP 135.42 RAP 135.37 RAP 135.39 RAP 145.46 RAP 145.39 : : : : : : : : Sistema de garanta de la seguridad operacional. Personal de direccin. Personal de direccin: Requisitos. Sistema de de garanta de la seguridad operacional. Personal de direccin requerido. Calificaciones del personal de direccin. Sistema de de garanta de la seguridad operacional. Requisitos sobre el personal.

5.

DEFINICIONES.
Para efectos de esta CA, y con el fin de garantizar una interpretacin y entendimiento estndar del SGSO requerido por la DGAC, se definen los trminos y frases siguientes: Accin Correctiva: Solucin a las no conformidades encontradas en las auditorias para corregir de manera inmediata los defectos o incumplimientos encontrados. Accin Preventiva: Solucin a las no conformidades encontradas en las auditorias para evitar que se vuelvan a repetir (accin terminante). Auditoria: Es una evaluacin metdica, sistemticamente planeada, la cual permite determinar cmo se estn llevando a cabo las actividades operacionales de un explotador (mantenimiento y operaciones) o taller de mantenimiento aeronutico (TMA), adems de comparar los resultados con respecto a cmo se deberan haber realizado dichas actividades operacionales y/o de mantenimiento de acuerdo a los procedimientos establecidos. Auditoria Externa: Auditoria a los proveedores de bienes y/o servicios. Auditoria Interna: Auditoria a la propia organizacin.

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Calidad: Son la totalidad de las caractersticas de una entidad que le proporcionan su habilidad para cumplir con los requerimientos establecidos. Controles: a. Los controles constituyen los procedimientos (por ejemplo: anotar en el ITV siempre que se coloquen o se retiren las fundas a los tubos de pitot y tomas de presin esttica), responsabilidades (por ejemplo: revisin de la certificacin y trazabilidad de las partes que ingresan al almacn) y cargos de toma de decisin claves (por ejemplo: jefe de control de calidad, jefe de control de mantenimiento, etc.) al interior de una organizacin, departamento, divisin o rea funcional. b. Como parte de una evaluacin de calidad, se deben verificar y comprobar los controles del rea objeto de la evaluacin. En algunos casos, es posible que el personal a cargo de la evaluacin de calidad (auditores) deba primero determinar las caractersticas de un control. Evaluacin de Calidad: a. Una evaluacin de calidad constituye una revisin independiente de las polticas de la compaa, as como de sus procedimientos y sistemas. Una evaluacin debe ser un proceso sencillo que se pueda entender y que se lleve en forma continua que considere lo siguiente: (i) (ii) Resultados de las auditoras. Efectividad integral de la organizacin para lograr la seguridad operacional y los objetivos de la empresa. (iii) Capacidad de la organizacin de responder ante nuevas tecnologas, estrategias de mercado, as como nuevas condiciones sociales o ambientales. Evidencia: La evidencia es una declaracin documentada de un hecho, preparada por un explotador areo o TMA. sta puede ser cuantitativa o cualitativa, y se basa en observaciones, mediciones o comprobaciones que pueden ser verificadas. Para el propsito de monitoreo del cumplimiento, la evidencia debe tener por lo general la forma de documentacin (reportes, informes, listas de chequeos, etc.) por escrito que complementen el anlisis y la evaluacin del SGSO (evidencia objetiva). Estos datos son necesarios para sustentar los reportes de no conformidad (findings) u observaciones (concerns); asimismo, para lograr que la alta direccin (gerente general o equivalente) o los auditores precisen las causas de origen (defecto a nivel de sistema o de un procedimiento) de cualquier tipo de reporte de no conformidad (finding) que se haya observado. Por lo general, la evidencia objetiva proviene de los siguientes cuatro elementos: a. b. c. d. Documentos o manuales evaluados. Equipos examinados. Actividades observadas. Datos de las entrevistas.

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Inspeccin: Es el acto de observar un evento o accin en particular con el objeto de cerciorarse de que se cumplan los procedimientos y requisitos correctos durante el cumplimiento de dicho evento o accin. El propsito principal de una inspeccin consiste en verificar que se sigan los estndares establecidos durante la observacin a un evento o accin. NOTA: En esta CA, se define el trmino inspeccin dentro del contexto de los principios de auditora de calidad. No contempla o define inspecciones de la DGAC. Manual de Garanta de la Seguridad Operacional (MGSO): Documento que plantea la poltica para garantizar la seguridad operacional y describe el SGSO de una organizacin. Observacin (concern"): Una observacin (concern") es una sospecha o intuicin por parte del personal de auditores o que realiza una auditora al explotador de transporte areo o TMA, sustentada por una evidencia objetiva, sin embargo mediante la cual no se puede poner en evidencia un reporte de no conformidad (finding), sino una condicin que podra llegar a ser un reporte de no conformidad (finding). Organizacin: Titulares del certificado de explotador areo (AOC) o TMA. Procedimiento: Es una manera especfica de desempear una actividad. Reporte de No Conformidad (finding): Un reporte de no conformidad (finding) es el no cumplimiento de un requisito especificado, como haya sido definido e implementado por la organizacin en sus manuales y normativas respectivas (MGM, MGO, carta de cumplimiento, las RAP, etc.). Descubierto e identificado por el personal de auditores o que realiza una auditora al explotador de transporte areo o TMA (por ejemplo: que se encuentren instaladas las fundas del tubo pitot y tomas estticas y no haya ninguna anotacin en el ITV). Sistema de Garanta de la Seguridad Operacional (SGSO): Es la estructura organizacional, los procedimientos, procesos y recursos para garantizar la seguridad operacional.

6.

ANTECEDENTES.
El auge de los sistemas de calidad se inicia con los estndares alcanzados por el Japn, al implementar como poltica de Estado los sistemas de calidad (Control Total de la Calidad). Posteriormente en Europa y especficamente en las regulaciones europeas (JAR) se establecen los sistemas de calidad como requerimientos regulatorios. El establecimiento de un SGSO es exigido por la Regulacin Aeronutica del Per (RAP) 121.89, 135.42 y 145.46, as mismo se debe tener presente que los requerimientos internacionales de calidad figuran en los documentos de OACI (Doc. 9642-AN/941) bajo el rubro de Garanta de la Calidad. La elaboracin e

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implementacin de un SGSO, que incluya un MGSO originar beneficios para el titular del certificado, as como, en la redundancia de la seguridad para los pasajeros. En la presente CA se incluyen definiciones de trminos as como una descripcin de los elementos bsicos de un SGSO. Estas definiciones y elementos, que deben incluirse en un programa, han sido tomados de los principios de calidad de la norma ISO 9000-94, la DGAC los ha adaptado a un requerimiento regulatorio cuyo objetivo principal es garantizar la seguridad operacional.

7.

PROCEDIMIENTO.
A. Sistema de Garanta de la Seguridad Operacional (SGSO) El SGSO se basa en la premisa de que los titulares de certificado de explotador areo (AOC) y TMA (las organizaciones) son los principales responsables de monitorear y cerciorarse de manera continua de la seguridad de sus operaciones y del cumplimiento de las RAP. Un SGSO abarca los siguientes cuatro principios: (1) Un proceso continuo que incorpore las tcnicas de inspecciones, auditoras a la organizacin y evaluaciones de calidad a fin de determinar la idoneidad de los controles administrativos y ejecucin de los procedimientos en los programas y sistemas claves. (2) Una revisin que se extienda ms all del cumplimiento de la regulacin, con el objeto de determinar las causas de las deficiencias y establecer las mejoras necesarias para optimizar las prcticas operativas de la organizacin antes de que ocurran las deficiencias. (3) Un proceso continuo que identifique las deficiencias, desarrolle planes de accin correctiva y preventiva para enmendar estas deficiencias y efecte auditorias de seguimiento, necesarios para garantizar la efectividad del SGSO. Que incluya aspectos especficos tales como: auditoras internas y externas, programacin de auditoras, reportes de no conformidad y seguimiento de dichos reportes, etc. (4) Un proceso independiente que tenga responsabilidad corporativa de reporte en lnea directa a la alta direccin. El xito de la aplicacin de un SGSO depende fuertemente del compromiso y del apoyo que brinde la alta direccin. Es indispensable que el gerente general o la persona asignada por la alta direccin para dirigir el SGSO tenga la suficiente experiencia en aviacin comercial y una fuerte formacin en la bsqueda de la excelencia y calidad. El SGSO enfatiza sobre las responsabilidades de una auditoria, as como de la responsabilidad de evaluacin de la alta direccin (gerente general, o

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delegando a un miembro de la alta direccin la administracin del SGSO, enfocndolo desde la ptica de los objetivos de la empresa). B. Descripcin del Sistema de Garanta de la Seguridad Operacional (SGSO) Las organizaciones deben incluir los siguientes elementos fundamentales en su SGSO, identificndolos como secciones o captulos del MGSO, como se indica a continuacin: (1) (2) (3) (4) (5) (6) Responsabilidad independiente y definida. Evaluacin de la alta direccin. Cronograma de auditorias internas y externas. Evaluacin de calidad. Planes de accin correctiva y preventiva. Registros.

NOTA: En el Apndice 1 de esta CA, se explica con mayor detalle el formato recomendado para un Manual de garanta de la seguridad operacional (MGSO) tpico. (1) Responsabilidad Independiente y Definida.

El SGSO de una organizacin debe identificar a la persona o grupo dentro de la organizacin (gerencia de garanta de la seguridad operacional y sus auditores) con la responsabilidad, independencia y autoridad para: (a) Efectuar, auditorias, inspecciones y evaluaciones de calidad como parte de un SGSO constante y en forma peridica para evaluar a la organizacin, as como tambin las funciones del personal de la organizacin relacionados con los procesos de aeronavegabilidad y operaciones. (b) Identificar y registrar los reportes de no conformidad u observaciones, as como la evidencia necesaria para sustentar los reportes de no conformidad u observaciones. (c) Iniciar, recomendar o proporcionar soluciones para los reportes de no conformidad u observaciones con propuestas debidamente elaboradas a travs de canales de reporte designados y establecidos en el SGSO. (d) Verificar la implementacin y cumplimiento de soluciones dentro de un perodo razonable de tiempo (plazos de cumplimiento establecidos). (e) Identificar y/o asignar a los responsables de la elaboracin e implementacin de las acciones correctivas y preventivas dentro del marco de tiempo establecido. (f) Comunicar y coordinar actividades con los Inspectores de la DGAC en perodos regulares.

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La organizacin cuando se certifica se compromete en cumplir con mantener un estndar de seguridad operacional, implantando polticas y procedimientos descritos en sus diversos manuales aprobados por la DGAC, los mismos que debern ser mantenidos a lo largo de toda la operacin. Un SGSO a travs de un programa de garanta de la seguridad operacional definido e independiente permite a la organizacin cumplir con mantener el estndar de seguridad operacional, verificando el cumplimiento de dichos manuales a travs de su implementacin. Como parte de la identificacin de la responsabilidad e independencia de la evaluacin de calidad, la organizacin debe identificar los recursos y el personal exclusivos para el SGSO (stos sern funcin de la magnitud y de los requisitos propios de la empresa); asimismo, debe describir su independencia corporativa al interior de la compaa lo cual incluye el reporte de lnea directa a la alta direccin mostrado en un organigrama. Las personas que realizan evaluaciones de calidad (auditores) no deben ser responsables o ser jefes de las labores en las reas o tareas objeto de la evaluacin. Cuando, por las caractersticas de tamao de una organizacin, las funciones de auditoria son realizados por personal ejecutor de la misma organizacin (inspectores, supervisores, jefes, ingenieros, etc.), nunca deben auditar el rea en el cual realizan sus funciones. Para algunas organizaciones, la magnitud operativa y complejidad de la aeronave pueden justificar los costos asociados a la necesidad de tener recursos y personal exclusivos a tiempo completo, en una gerencia o grupo del SGSO (gerencia de garanta de la seguridad operacional); y auditores a tiempo completo. En el caso de organizaciones pequeas, un SGSO apropiado podra implicar elaborar listas de comprobacin y un cronograma (mensual, trimestral, semestral o anual, como sea aplicable) para la ejecucin de los elementos de la lista mencionada, descritas en el MGSO. Incluso en dichos casos la evaluacin debera incluir una declaracin por escrito, en la que la alta direccin reconoce la realizacin de los elementos de la lista de comprobacin, adems de la firma de un funcionario de la alta direccin (por ms pequea que sea la organizacin, debe existir un compromiso de cumplimiento de este requerimiento por parte de la alta direccin). Bajo estas condiciones, se debe considerar el uso de una parte de la organizacin, ya establecida, en la supervisin independiente y ocasional de la elaboracin y ejecucin de los elementos de la lista de comprobacin (por ejemplo, pueden ser realizadas por el personal de inspectores de control de calidad, con excepcin de la auditoria al departamento de control de calidad, la cual como se ha mencionado debe ser efectuada por personal de otra rea, que podra ser del departamento de lnea, control de mantenimiento u otro).
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Las organizaciones, que utilizan recursos externos (contratan auditorias de otras organizaciones) como apoyo a su SGSO o para satisfacer el mismo, deben mostrar que el uso de dichos recursos es coordinado a travs de una cadena de mando que refleje la independencia y el contacto con la alta direccin; en estos casos siempre debe haber de por medio un MGSO aceptado por la DGAC, y la organizacin debe asegurarse que los reportes lleguen al personal designado por la alta direccin para dirigir el SGSO (gerente general o equivalente). (2) Evaluacin de la Alta Direccin Se le debe otorgar a un representante de la alta direccin la responsabilidad de cerciorarse del establecimiento, implementacin y mantenimiento de un SGSO (es altamente recomendable que sea un profesional del negocio de la aviacin comercial o con conocimientos de sistemas de gestin de calidad). Este cargo de direccin debe encontrarse por encima del nivel que supervisa directamente la ejecucin de labores, es decir por encima de control de calidad, de la gerencia de mantenimiento y operaciones (deber ser del nivel de la gerencia general o director); asimismo, debe tener contacto directo con el encargado responsable, en este caso con el gerente de garanta de la seguridad operacional. Como parte de un SGSO, la alta direccin, a travs del personal asignado para dirigir este sistema (gerente general o equivalente), debe examinar los resultados de la evaluacin de calidad en los aspectos relevantes o que requieran de la asignacin de recursos para su solucin con el objeto de verificar la implementacin de las acciones correctivas y preventivas satisfactorias. Para propsitos del presente programa, el trmino alta direccin significa el responsable de la organizacin, o una persona en un cargo equivalente con la autoridad de resolver los asuntos y tomar accin. Generalmente este cargo corresponde con el de gerente general o director. La alta direccin debe conocer los planes, resultados (reportes de no conformidad u observaciones) y acciones de seguimiento tomadas en su SGSO en los aspectos relevantes o que requieran de la asignacin de recursos para su solucin. Es de vital importancia esta participacin para lograr el apoyo necesario, cuando se requieran tomar medidas que corresponden a la alta direccin. Por ejemplo: modificar la organizacin de mantenimiento u operaciones, disponer una inversin importante en un rubro especfico, etc. Adems, se debe tener presente que la visin, misin y objetivos de una empresa son dictados por la alta direccin y es sta quien debe afinar cualquier desviacin detectada a travs de su SGSO.

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La evaluacin de calidad dirigida hacia la alta direccin debe ser documentada mediante reportes u otros registros apropiados generados por el SGSO interno. La organizacin debe decidir la frecuencia, formato y estructura para informar a la alta direccin. Los planes, resultados y acciones de seguimiento de la evaluacin de calidad en los aspectos relevantes o que requieran de la asignacin de recursos para su solucin deben ser una decisin concertada entre la alta direccin y el responsable del SGSO (gerente de garanta de la seguridad operacional). Se debe tener presente que la funcin del rea de garanta de la seguridad operacional no es mal informar a las gerencias de mantenimiento u operaciones, sino que es el rea que observa y detecta defectos o no conformidades en los sistemas, procedimientos, organizacin, etc., que pueden causar una falla de la seguridad operacional de la empresa. La organizacin debe documentar la estructura de reporte para definirla, en coordinacin con la alta direccin, y sta debe pasar a ser parte de su MGSO, indicndose las responsabilidades de evaluacin de la alta direccin a las auditoras internas, tales como: frecuencia de revisin, provisiones para revisiones urgentes, mtodos de notificacin y disposiciones a los involucrados, registro de los resultados, implementacin de cambios, etc. (3) Cronograma de Auditorias Internas y Externas Las diferentes tcnicas que comprenden una auditoria efectiva son como se indica a continuacin: a) b) c) d) e) f) Entrevistar al personal. Evaluar documentos. Observar operaciones. Seleccionar muestras. Inspeccionar actividades. Sustentar resultados mediante documentos.

Tal como lo demuestran las tcnicas descritas lneas arriba, una auditoria se conforma sobre los principios de una inspeccin. Los resultados de las inspecciones ayudan en el objetivo de la auditoria a determinar si se estn llevando a cabo las actividades operacionales de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos. En el transcurso de una auditoria, el personal calificado busca la existencia de un problema a nivel sistema, pero no puede determinar la magnitud del problema. Se deben sustentar mediante documentos los resultados (reportes de no conformidad u observaciones) de una auditoria. El SGSO de una organizacin debe monitorear en forma continua las polticas, procedimientos y sistemas administrativos a fin de garantizar una operacin continua segura y eficaz. Un programa continuo debe incluir auditorias programadas, auditorias de
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seguimiento, as como auditorias especiales al identificarse tendencias. Un cronograma de auditorias adecuado debe incluir un ciclo de revisin peridico y ser planeado para reas especficas contempladas por el SGSO de la organizacin. Sin embargo, el proceso de programacin de fechas debe ser dinmico y permitir auditorias especiales al identificar tendencias, prioridades de la alta direccin, discrepancias de la DGAC, entre otras. Asimismo, se deben programar las auditorias de seguimiento necesarias para verificar el cumplimiento de los compromisos de accin correctiva y preventiva y su efectividad al eliminar reportes de no conformidad u observaciones reportadas. A continuacin, se definen las auditorias planeadas, especiales y de seguimiento, las mismas que, en su totalidad, incluyen un cronograma efectivo de monitoreo y evaluacin. a) Auditorias Planeadas (1) Establecer un cronograma de auditorias internas y externas definidas que ser ejecutado durante un perodo calendario. (2) Dividir todo el cronograma en fases. (3) Programar auditorias dentro de cada fase, a fin de contar con suficiente flexibilidad para comprometer los recursos que sean necesarios en las auditorias especiales o auditorias de seguimiento. En mantenimiento podramos por ejemplo dividir las auditorias planeadas en: control de mantenimiento y abastecimientos tcnicos (cada 3 meses, marzo de cada ao), control de calidad (cada 6 meses, junio de cada ao), lnea (cada 9 meses, setiembre de cada ao), talleres (cada 12 meses, diciembre de cada ao). Es recomendable clasificar o asignar categoras a las no conformidades de acuerdo al incumplimiento encontrado, la misma que podra ser de la siguiente manera: Categora de No Conformidad Mayor (o Categora 1): Cuando las no conformidades son discrepancias mayores al comprobarse la falta total de implementacin o cumplimiento de una regulacin o procedimiento. Estas no conformidades deben documentarse de tal manera que se detalle en forma completa y precisa lo que fue visto y encontrado por el auditor, el registro debe referenciar el requerimiento regulatorio no cumplido o la parte del manual correspondiente no cumplido. Estas no conformidades deben ser atestiguadas por la persona auditada para confirmar su exactitud. Para tal efecto se debe incluir el procedimiento o rea de la organizacin que no est
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cumpliendo la parte de la norma o procedimiento establecido, la actividad que est directamente en contraposicin con la parte de la norma o procedimiento establecido y que como consecuencia tendr un efecto en la seguridad de la operacin. Tambin debe documentarse la accin correctiva y preventiva propuesta, as como la fecha estimada de cumplimiento de dichas acciones. Categora de No Conformidad Menor (Categora 2): Cuando existe un incumplimiento parcial a una regulacin o procedimiento. Estas no conformidades deben ser tambin documentadas. Si son encontradas ms de tres no conformidades menores relacionadas con un mismo estndar entonces debern ser consideradas como no conformidades mayores (Categora 1). Categora 3: Corresponden a observaciones o comentarios. stos no corresponden a una no conformidad, solo son observaciones o recomendaciones. Estas observaciones generalmente no generan un requerimiento u obligacin de algn cambio, pero proporcionara una manera de mejorar el sistema o reducir costos. b) Auditorias Especiales. (1) Tomando como base las no conformidades menores (Categora 2), observaciones (Categora 3), o prioridades u objetivos que identifique la alta direccin, como por ejemplo: estrategia de puntualidad, eficiencia del despacho del 99.8% o la imagen (limpieza y presentacin de las aeronaves), etc. (2) Tomando como base una revisin de las tendencias de la industria aeronutica, discrepancias o recomendaciones de la DGAC o tendencias internas identificadas, como por ejemplo: durante un chequeo de competencia, un seguimiento de vuelo, CRM, observaciones DGAC, problemas repetitivos, situaciones de alerta en programas de confiabilidad o PAVC, PREVAC, etc. c) Auditorias de Seguimiento. (1) Para cerciorarse que se cumplan los compromisos de accin correctiva y preventiva (auditorias internas y externas planeadas). (2) Para verificar que las acciones correctivas y preventivas eliminaron las no conformidades u observaciones identificadas en las auditorias internas y externas planeadas. Estas auditorias son crticas y muy importantes para verificar si la accin correctiva y preventiva tomada, propuesta y ejecutada fue la acertada y/o correcta.
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(3) Como respuesta a las no conformidades de vigilancia de la DGAC. La DGAC realiza inspecciones que deben ser consideradas dentro de su SGSO. (4) Evaluaciones de Calidad Como resultado de las auditorias ejecutadas deben realizarse las evaluaciones de calidad para determinar la efectividad de la organizacin, identificacin de los factores potenciales que disminuyen la seguridad operacional y preparar los reportes pertinentes a la alta direccin en los aspectos ms relevantes o que requieran de la asignacin de recursos para su s olucin. Las conclusiones y recomendaciones realizadas como resultado de una evaluacin de calidad deben ser presentadas por escrito, por medio de informes o reportes, que incluyan acciones correctivas y preventivas recomendadas las cuales deben ser resueltas por el rea o responsable a cargo, sin embargo en los aspectos ms relevantes o que requieran de la asignacin de recursos para su solucin debern ser presentados ante el gerente general u otro personal asignado por la alta direccin para dirigir el SGSO, con el objeto de tomar una accin apropiada. (5) Planes de Accin Correctiva y Preventiva a. Un SGSO debe incluir procedimientos que garanticen la elaboracin de planes de accin correctiva y preventiva como respuesta a las no conformidades u observaciones producto de las auditoras; asimismo, los procedimientos para monitorear los planes de accin correctiva y preventiva con el objeto de verificar su implementacin y realizacin oportuna y efectiva, dentro de un tiempo razonable y prudencial. El personal que efecta las auditoras ( auditor) puede participar en la elaboracin de planes de accin correctiva y preventiva; el equipo auditor y el gerente de garanta de la seguridad operacional finalmente emitirn las recomendaciones desde le punto de vista del sistema de la organizacin. Sin embargo, la responsabilidad corporativa y aquella de dar cuenta para la elaboracin formal de planes de accin correctiva y preventiva debe recaer en los departamentos tcnicos u operacionales citados en las no conformidades u observaciones. Un plan de accin correctiva y preventiva adecuado debe incluir los siguientes elementos: (1) Identificacin de la no conformidad u observacin, tanto del evento propiamente dicho como del rea responsable.
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b.

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(2) Anlisis de la evidencia objetiva para determinar el (los) motivo(s) que originan la no conformidad u observacin, que incluya la causa probable. (3) Identificacin de las acciones preventivas o los pasos correctivos que se deben tomar para cerciorarse de que no se vuelva a suscitar la no conformidad u observacin, que incluya acciones correctivas. (4) Cronograma de implementacin, que incluya un lapso de tiempo razonable para identificar y ejecutar paso a paso las acciones correctivas y preventivas tomadas o propuestas. Los tiempos deben ser coherentes con la dificultad de cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas. (5) Personas o departamentos responsables de la implementacin de cada paso de las acciones correctivas y preventivas. c. Las personas responsables de manejar un SGSO (auditores de la gerencia de garanta de la seguridad operacional) deben facilitar el proceso de accin correctiva y preventiva ejecutando las siguientes funciones: (1) Cerciorarse de que se hayan elaborado planes de accin correctiva y preventiva como respuesta a no conformidades u observaciones. (2) Verificar que los planes de accin correctiva y preventiva incluyan los elementos mencionados en el prrafo (b) arriba indicado. (3) Monitorear la implementacin y realizacin de planes de accin correctiva y preventiva a travs de auditorias de seguimiento. (4) Suministrar a la alta direccin una evaluacin de calidad independiente sobre la elaboracin, implementacin y realizacin de planes de accin correctiva y preventiva de los aspectos relevantes o de los que requieran de la asignacin de recursos para su solucin (teniendo en cuenta que el rea afectada siempre quiere minimizar el problema encontrado). (5) Iniciar auditorias de seguimiento programadas e inopinadas para cerciorarse de la efectividad de los pasos seguidos en los planes de accin correctiva y preventiva, incluyendo los reportes de la DGAC. (6) Registros a. La organizacin debe mantener los registros que documenten el rendimiento y los resultados de su SGSO. Se considera que los registros constituyen la forma principal de evidencia. La evidencia documentada es fundamental para
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analizar y determinar los motivos que originaron las no conformidades y observaciones, de manera que la organizacin pueda identificar las reas potenciales de incumplimiento. Es importante mantener registros exactos, completos y confiables que documenten las actividades y resultados de una evaluacin de calidad. b. La DGAC sugiere que los archivos del SGSO incluyan los siguientes datos: (1) Reportes de auditorias programadas. (2) Reportes de auditorias especiales, que incluyen las tendencias u otros motivos asociados a la programacin de una auditoria especial. (3) Reportes de auditorias de seguimiento. (4) Respuestas ante no conformidades u observaciones consignados en los reportes. (5) Planes de accin correctiva y preventiva presentados como respuesta a las no conformidades. c. Debido a que mucha de la informacin consignada en los registros del SGSO es propia por naturaleza, la organizacin debe mantener y asegurar estos registros en su local. Se deber poner a disposicin de la DGAC todos los registros para su evaluacin. La DGAC proteger y guardar la confidencialidad de la informacin propia del titular de conformidad con lo estipulado en las leyes y reglamentos aplicables.

NOTA: Ver en el Apndice 2 ejemplos de formatos utilizados para registrar los resultados de las auditoras, la organizacin deber desarrollar sus propios formatos y listas de verificacin o chequeo. C. Delineamiento del Manual de Garanta de la Seguridad Operacional (MGSO) Propuesto Se deben documentar los procedimientos y responsabilidades del SGSO en una propuesta de MGSO, es decir la propuesta de un SGSO que deber presentar la organizacin a la DGAC para su debida evaluacin. El presente prrafo seala sugerencias para preparar y estructurar dicho manual. a. Preparacin de un MGSO. (1) Preparar un MGSO es una prctica recomendada. Las organizaciones deben evaluar la magnitud y complejidad de su operacin con el objeto de determinar cmo estructurar un MGSO apropiado. (2) Un MGSO debe describir y definir la poltica para garantizar la seguridad operacional en la organizacin, los deberes,
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responsabilidades, procedimientos y la manera de organizar el SGSO de la organizacin. Los trminos y elementos definidos en el MGSO deben coincidir con las orientaciones delineadas en esta CA. (3) Se deben distribuir copias del MGSO al personal de la compaa respectiva, una vez aceptado dicho manual por la DGAC, de tal modo que conozcan y estn familiarizados con los procedimientos del SGSO. Asimismo, se deben efectuar peridicamente las modificaciones que sean necesarias a fin de cerciorarse de que el MGSO sigue reflejando los procedimientos y organizacin vigentes de la organizacin. (4) Constituye una prctica necesaria documentar los procedimientos y responsabilidades relacionados con cualquier tipo de programa. b. Estructuracin de un MGSO. En el Apndice 1 de esta CA, aparece una muestra de un MGSO que utiliza los elementos discutidos en el presente documento. El lineamiento proporcionado en el Apndice 1 debe ser visto como una lista de comprobacin de acpites que sern considerados cuando una organizacin disea un SGSO. La cantidad de tems considerados y cmo sern documentados dependern de la complejidad de la operacin de cada organizacin.

D.

Aceptacin del Manual de Garanta de la Seguridad Operacional (MGSO) La DGAC debe aceptar el MGSO de una organizacin. Las organizaciones que elaboran un MGSO pueden solicitar el asesoramiento por parte de la DGAC. Preparar un MGSO le dar a la DGAC la oportunidad de evaluar los deberes, responsabilidades, procedimientos y organizacin propuestos del SGSO de la organizacin. En todos los casos que impliquen la elaboracin de un MGSO, la DGAC estar a disposicin para prestar su consejo, ayuda o direccin a los titulares de certificado de explotador areo (AOC) o TMA.

E.

Divulgacin a la DGAC La DGAC promueve a las organizaciones a compartir abiertamente los resultados de su programa de evaluacin interna con la DGAC.

F.

Conclusin Tal como se ha discutido en la presente CA, la implementacin de un SGSO debe garantizar que las polticas y procedimientos de la compaa correspondan a su crecimiento y a la realidad cambiante; asimismo, que las organizaciones cumplan de manera continua los requisitos de

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seguridad operacional respectivos. Ms an, la DGAC recomienda firmemente a las organizaciones hacer que el SGSO o un sistema de gestin de la calidad forme parte integral de sus otros procesos administrativos cotidianos. Son altamente beneficiosos para la seguridad operacional de la aviacin todos los programas que permiten a las organizaciones identificar y corregir sus propios casos de incumplimiento; asimismo, que inviertan ms recursos en los esfuerzos orientados a evitar que se vuelvan a repetir, fomentando as la prevencin y la mejora continua como el factor principal de dicho programa. 6.

CONTACTOS PARA MAYOR INFORMACIN

Para cualquier consulta tcnica adicional referida a esta CA, dirigirse al Departamento de Normatividad de la DGAC, telefax: 511-4334510, correo electrnico: [email protected]

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APNDICE 1
LINEAMIENTO DE UN MANUAL DE GARANTA DE LA SEGURIDAD OPERACIONAL (MGSO)

CAPITULO 1 - INTRODUCCIN OBJETIVO Y POLTICA: El objetivo debe ser un enunciado que defina con claridad el propsito y la estructura del SGSO de la organizacin. Los enunciados de poltica a continuacin del objetivo deben indicar la independencia de la evaluacin de calidad; as como, la participacin activa de la alta direccin y la condicin de proceso continuo diseado para identificar reas problemticas potenciales. Debe incluir el compromiso de la organizacin para garantizar la seguridad operacional, con una descripcin de cada manual donde se encuentra definido el accionar de la organizacin y su vinculacin con el SGSO. El objetivo y polticas del SGSO, deben estar conformes con la visin, misin y objetivos de la empresa, cuando sea aplicable. CAPTULO 2 - DEFINICIONES DEFINICIN DE TRMINOS: Se deben definir los trminos que se utilizarn constantemente en el SGSO. Por ejemplo, un titular de certificado debe tener un procedimiento para asignar una categora a los resultados de una evaluacin como producto de una auditora. Estas categoras as como otros trminos aplicables a la funcin de evaluacin de calidad deben ser definidas y documentadas con claridad de modo que el personal de la compaa pueda comprenderlas e interpretarlas en forma correcta. Las definiciones deben ser similares a las sealadas en esta CA. CAPTULO 3 DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEBERES Y RESPONSABILIDADES: Se debe sustentar mediante documentos los deberes y responsabilidades del personal que realiza la evaluacin de calidad (gerente de garanta de la seguridad operacional y auditores). La organizacin debe precisar qu personal tiene a su cargo la responsabilidad de efectuar las siguientes tareas:

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Supervisar la funcin de evaluacin de calidad (gerente de garanta de la seguridad operacional). Efectuar auditorias e inspecciones como parte de una evaluacin de calidad (auditores). Identificar y registrar cualquier tipo de no conformidad y observaciones. Recolectar la evidencia objetiva necesaria para sustentar las no conformidades u observaciones. Iniciar, recomendar o dar soluciones a las no conformidades u observaciones a travs de canales de reporte designados. Identificar las reas o personas responsables de los procesos que generen no conformidades u observaciones. Monitorear la elaboracin e implementacin de planes de accin correctiva y preventiva. Mantener y actualizar archivos de evaluacin de calidad. Verificar la implementacin de soluciones. Comunicar y coordinar regularmente las actividades del SGSO con los Inspectores de la DGAC.

Esta seccin del MGSO debe mostrar que el personal responsable de las tareas mencionadas lneas arriba no tiene a su cargo la responsabilidad de la ejecucin o administracin de trabajos en las reas que estn siendo evaluadas o las tareas que estn siendo revisadas. El gerente o supervisor de la funcin de evaluacin interna (gerente de garanta de la seguridad operacional u otro que reporte directamente a la alta direccin) debe ser un representante de la alta direccin o tener autoridad de reporte de lnea directa ante la alta direccin. Si los recursos y personal exclusivos a tiempo completo no son prcticos, los procedimientos desarrollados deben mostrar que las personas con responsabilidad directa ante las reas que sern evaluadas no efectuarn la seleccin o supervisin del equipo de evaluacin interna (auditores). Asimismo, el personal identificado debe estar exento de sus otros deberes y estar completamente dedicado al SGSO mientras participa en un equipo de auditoria. Por ejemplo si esta funcin la realizara control de calidad, no debe estar pendiente de los trabajos o despachos de aeronaves, sino libre para las funciones de auditora. En todo caso en esta parte deben indicarse los recursos que la organizacin dispondr para administrar el SGSO. CAPTULO 4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA Se debe elaborar un organigrama que muestre en forma clara la posicin del SGSO en la organizacin. Dicha posicin debe reflejar tanto la independencia del SGSO dentro de la estructura corporativa como el hecho de reportar en lnea directa a la alta direccin. Se puede incluir en este captulo el procedimiento para el uso de auditores temporales.

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CAPTULO 5 PROCEDIMIENTOS DE REPORTE PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR REPORTES Los procedimientos de reporte deben indicar que la compaa exija a la alta direccin revisar la informacin de evaluacin de calidad que es relevante o que requieran de la asignacin de recursos para su solucin. Se debe informar a la alta direccin, a travs de canales de reporte de lnea directa, sobre los cronogramas, planes, resultados, acciones correctivas y preventivas de seguimiento del SGSO en los temas relevantes o que requieran de la asignacin de recursos para su solucin, as como todos los requerimientos materiales necesarios para su implementacin. Los procedimientos descritos en esta seccin del MGSO deben consignar la frecuencia, formato y estructura de la informacin que debe ser reportada a la alta direccin en los temas relevantes o que requieran de la asignacin de recursos para su solucin. Asimismo, se debe elaborar un procedimiento que explique cmo ser documentada la revisin hecha por parte de la alta direccin. REUNIONES Se debern desarrollar en este captulo los procedimientos y la descripcin de las reuniones vinculadas con el SGSO, as como su frecuencia. Reuniones tales como: las reuniones vinculadas al programa de confiabilidad o de anlisis y vigilancia continua, al programa de instruccin, procedimientos utilizados en un chequeo de refresco, procedimientos para la determinacin de los pesos exactos en los despegues, etc. Tambin se deber considerar el sistema de comunicacin interna y las notificaciones voluntarias a Autoridades Areas.

CAPTULO 6 CAMPO DE APLICACIN REAS Un titular de certificado debe sealar las reas que estn bajo el alcance de la revisin o campo de aplicacin en virtud al SGSO. La DGAC requiere que sean las reas de operaciones y mantenimiento, pero no estara limitado solo a estas reas. CAPTULO 7 PROGRAMA DE TRABAJO PROCESO DE PROGRAMACIN Se deber desarrollar el proceso de programacin que comprende los tres siguientes elementos: 1) Auditorias programadas en un perodo calendario predeterminado. 2) Auditorias especiales cuando la alta direccin identifica tendencias o establece prioridades. 3) Auditorias de seguimiento para verificar la efectividad de los planes de accin correctiva y preventiva.
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El MGSO debe incluir los procedimientos para el planeamiento, elaboracin y coordinacin del cronograma de auditorias. Asimismo, se debe definir la responsabilidad en la ejecucin del planeamiento y elaboracin de actividades del cronograma de auditorias. PROCESO DE EJECUCIN Se debern describir las tcnicas bsicas utilizadas para realizar las inspecciones, auditoras y evaluaciones de calidad, haciendo referencia a los manuales (MGM, MGO, etc.), carta de cumplimiento, OPSPECS, regulaciones, etc., como estndares declarados. CAPTULO 8 REGISTROS REGISTROS El SGSO debe tener un proceso de conservacin de registros definido. Los procedimientos deben indicar cmo se archivan y conservan los registros. Asimismo, se deben sealar los formularios o formatos estndares para la presentacin de reportes. La DGAC sugiere que el SGSO est compuesto como mnimo por lo siguiente: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Reportes de auditorias programadas. Reportes de auditorias especiales. Reportes de auditorias de seguimiento. Respuestas a las no conformidades u observaciones consignadas en los reportes. Planes de accin correctiva y preventiva presentados como respuesta a las no conformidades. Reportes con respecto a la accin correctiva y preventiva ejecutada. Evaluaciones de calidad.

CAPTULO 9 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PLANES DE ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA Se deben incluir procedimientos que garanticen la elaboracin, monitoreo, ejecucin y responsabilidad de planes de accin correctiva y preventiva; as como los procedimientos que describan la responsabilidad en la elaboracin y ejecucin de los planes de accin correctiva y preventiva. Se deben identificar adecuadamente lo elementos de un plan de accin correctiva y preventiva. Se deben describir las funciones del rea de garanta de la seguridad operacional para facilitar el plan de accin correctiva y preventiva. As mismo, se deber incluir la metodologa y registro a utilizar para la revisin de los procedimientos como producto de una auditoria.

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CAPTULO 10 - CAPACITACIN ENTRENAMIENTO La organizacin debe indicar que el personal encargado de las evaluaciones de calidad (equipo auditor incluyendo al gerente de garanta de la seguridad operacional) ha recibido la capacitacin en principios y tcnicas de evaluacin en auditora de calidad reconocida. Este entrenamiento deber incluir cualquier combinacin de las que se indican a continuacin: (1) (2) (3) (4) (5) Cursos preparados por la organizacin. Cursos de educacin superior en sistemas de calidad. Materiales de curso de estudio desarrollados por la organizacin. Seminarios y talleres de la industria disponibles. Cursos seleccionados y recomendados por la DGAC.

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APNDICE 2 FORMATOS DE MUESTRA (**)

(**) Los formatos indicados en este Apndice son los mismos que los que estn contenidos en el documento original de esta CA.

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