Gestin de stocks

1. Qu son los stocks?

A. Stock y surtido
Es importante no confundir el stock con el surtido:
Llamamos surtido a la variedad de artculos de una misma clase que una empresa ofrece a
sus clientes (distintos modelos, distintas tallas, distintos colores).
El stock, en cambio, es la cantidad de mercancas depositadas, o las existencias de un
determinado producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.
A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas cosas.
Barajamos dos posibilidades: tener un amplio surtido con poco stock para cada uno de los
artculos, o bien tener un surtido pequeo pero con un gran stock por cada artculo.
La decisin depender normalmente de los costes asociados, ya que para tener un gran
surtido y un gran stock hace falta mucho espacio, y eso cuesta dinero (vase Caso prctico 1).

B. Composicin de los stocks

Como hemos visto, la expresin stock o existencias se refiere a los artculos que almacena
la empresa, tanto a los necesarios para la fabricacin como a los que se van a vender. As pues,
bajo esta misma rbrica se encuen tran productos muy diversos:
Materias primas. Productos que sirven para la fabri cacin y que se encuentran en el
almacn a la espera de ser empleados en el proceso de produccin.
Productos semiterminados. En este apartado podemos considerar los productos en
curso, es decir, los que se encuentran a la espera de ser reintegrados en la siguiente fase
de un proceso de fabricacin, o los fabricados por la empresa que no se destinan a la
venta mientras no se completa su fabricacin.
Productos terminados o mercaderas. Se encuentran en los almacenes a la espera de ser
vendidos.
Bienes de equipo y recambios. Es la maquinaria y los equipos empleados por la empresa
para desarrollar su actividad, as como las piezas dedicadas a la sustitucin de las que se van
deteriorando en las mquinas del proceso productivo.

 Materiales diversos. Sirven para mantener las mquinas a punto.

Productos defectuosos u obsoletos. Son los que han salido con algn defecto de fabricacin
o se han quedado desfasados por permanecer mucho tiempo sin venderse.
Envases y embalajes. Los envases son aquellos recipientes destinados a la venta, esto es,
que servirn para comercializar el producto que contienen. Los embalajes sirven para
proteger el producto envasado durante la manipulacin, el almacenamiento y el transporte.
Residuos. En el proceso productivo se generan desechos o restos sobrantes a los que o bien
no se puede sacar ningn provecho (virutas), o bien se pueden aprovechar de alguna
manera (chatarra).

Caso Prctico
1. El surtido atrae clientela
El propietario de la nueva zapatera Martnez se plantea tener una amplia gama de zapatos
(para mujeres y para hombres; para nios, jvenes, adultos; calzado deportivo y para trabajar e
incluso para distintos tipos de deportes y para diversos trabajos; zapatos caros y baratos,
etctera).
Cuanto mayor sea la variedad, ms clientes tendr el negocio, aunque sera difcil disponer
de todas las tallas, ya que, al haber ms variedad o surtido, el stock de cada artculo tendr que
disminuir, si consideramos que el espacio de almacenamiento es limitado y que los clientes no
estn dispuestos a esperar.
Otra posibilidad sera ampliar el almacn, pero esto llevara asociados unos costes que
quiz no sean rentables; todo depende de la poltica comercial que se establezca. Por ejemplo,
si realizamos una encuesta sobre las razones para acudir a una tienda en particular, podramos
obtener fcilmente el resultado siguiente: una de las razones principales es la proximidad del
establecimiento, y otra, el surtido.

2. Por qu son importantes los stocks?

Vamos a analizar algunos factores que motivan la acumulacin de stock y permiten
comprender mejor la importancia de su gestin.

 Escasez. En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la
escasez. Ya los primeros graneros o almacenes faranicos de Egipto se construyeron para
afrontar el futuro con mayor seguridad y evitar as posibles momentos de penuria. Esta
acumulacin sirve, pues, para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen
tarde o la demanda sea mayor de lo previsto.
Economa de escala. En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en cuenta
que el coste de producir cada artculo (el coste unitario) disminuye a medida que
aumenta el nmero de stos. As, la fabricacin de grandes cantidades de producto puede
servir para abaratar los costes de produccin y, finalmente, el precio de venta del producto.
No obstante, esto puede suponer un inconveniente si el coste de almacenaje aumenta
tanto que deja de compensar el ahorro obtenido.
Razones comerciales. La acumulacin de stocks es una garanta de que podremos cubrir la
demanda de un producto; dicho de otro modo, un motivo para almacenar es tener el
artculo disponible cuando lo demande el cliente. Hay que tener cuidado con esto, pues
un stock excesivo puede conllevar unos mayores costes de almacn, que repercutirn en el
precio de venta y, en consecuencia, en la demanda.

Como hemos mencionado, el nivel de stock debe estar equilibrado. Esto supone que
debemos vigilar mucho la gestin de nuestro stock si queremos ser competitivos.

A. Funciones de las existencias

As como hemos formulado las razones que motivan la acumulacin de stock, podemos
enumerar, desde otro punto de vista, las funciones que desempean las existencias en la
empresa:
Evitar la escasez, protegindonos ante la incertidumbre de la demanda o ante un posible
retraso en el suministro de los pedidos.
Aprovechar la disminucin de los costes a medida que aumenta el volumen de compras o
de fabricacin. Ten en cuenta que, as como el coste de producir disminuye al aumentar el
volumen de produccin, tambin podemos beneficiarnos de determinados descuentos por
volumen de compra. Estos descuentos se perderan al realizar pedidos pequeos, aunque

ms continuos (por ejemplo, por la compra de 1000 unidades de una sola vez nos hacen
un 10% de descuento, pero no por comprar dos veces 500 unidades).
Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la mxima competitividad,
regulando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y entregas.

B. Nivel de stock

Como vemos, es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer

la demanda externa (los pedidos que realizan nuestros clientes) o la demanda interna (de
nuestro departamento de produccin, por ejemplo, cuando requiere materias primas u otros
componentes para fabricacin), pero siempre de forma que su almacenamiento resulte
rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado.

Llamamos nivel de stock a la cantidad de existencias de un artculo almacenada en un

momento dado.

Qu ocurre cuando hacen falta ms artculos de los que hay? Cuando no se puede hacer
frente a la demanda de un artculo por falta de existencias en el almacn, se dice que se ha
producido una rotura de stock.
El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de
inconvenientes:
Prdida de ventas.
Prdida de imagen.
Prdida de la confianza de los clientes.
Los costes por rotura de stock son difciles de cuantificar, pues es difcil saber cunto se
deja de ingresar al no tener los artculos disponibles en el lineal durante el tiempo que dura
aqulla y, por tanto, tambin lo es conocer los clientes que se pierden.
As pues, hay que procurar mantener un nivel de stock ptimo; es decir, por una parte,
tener suficiente para evitar las roturas de stock y, por otra, evitar que haya un exceso intil del
mismo.
Para conseguirlo, hay que formularse algunas preguntas:
Cundo debemos emitir una orden de pedido?

 Qu cantidad debemos solicitar en cada pedido?

Cuntas unidades de cada artculo debemos mantener en stock?
Un aspecto que incide directamente en la rotura de stock son los plazos de entrega de
nuestros proveedores. Para saber cundo hay que hacer un pedido, hemos de tener en
cuenta cunto tardarn en servrnoslo.
Puede ocurrir que el proveedor no cumpla los plazos establecidos, bien por problemas en
la fabricacin, o en el transporte, o bien por existir una demanda excesiva de ciertos artculos
en un momento dado. En suma, necesitamos conocer el funcionamiento de los proveedores
para gestionar correctamente nuestros stocks y mantenerlos a un nivel adecuado.
Otra faceta que hay que considerar a la hora de establecer el nivel de stock es que las
existencias no estn concentradas en un solo almacn o en un solo lugar fijo, sino que pueden
estar repartidas en toda la cadena logstica (distintos almacenes regionales de distribucin
de las distintas divisiones o subdivisiones que tenga la empresa, existencias en trnsito o en
movimiento hacia los centros de distribucin, etctera).

Esto significa que la gestin del nivel de stock debe ser integral: no debemos slo conocer
los niveles de toda nuestra cadena comercial o productiva, sino incluso controlar el stock de
nuestros propios proveedores. Si conocemos los plazos de entrega de nuestros proveedores, y
adems conocemos sus stocks, podremos atender con mayor seguridad la demanda que se nos
presente.

El Efecto Ro

Podemos comparar el nivel de stock con el caudal de un ro. Cuando una empresa reduce
sus niveles de stock (es decir, reduce el nivel del agua) en todo el proceso productivo y/o
comercial, en una gran proporcin y de una forma continuada, puede sufrir el llamado efecto
ro: el agua deja ver las rocas que interfieren el proceso. Por ejemplo, al ajustar al mximo
nuestros niveles de stocks a la demanda, la empresa puede descubrir defectos de calidad,
plazos de entrega excesivos, que la produccin es poco flexible, que el transporte ineficiente;
problemas que hasta entonces desconoca o a los que no prestaba atencin.

Puesto que pone al descu bierto los problemas, este fenmeno tiene un efecto muy
beneficioso en la empresa, ya que salen a relucir todas las ineficiencias antes enmascaradas
por un stock sobredimensionado o excesivo.

Caso Prctico

2. El efecto ro de Contrasa
Ao 2006. La empresa Contrasa se dedica a la comercializacin de materiales de
construccin. Durante el ao pasado haba en sus almacenes una media de 20000 ladrillos y
30000 sacos de cemento. Los proveedores de los ladrillos le servan cada quince das.
Algunos sacos de cemento se estropeaban en el almacn, bien porque ya venan defectuosos
o porque permanecan demasiado tiempo almacenados.

Ao 2007. Con vistas a mejorar su situacin, los responsables de Contrasa decidieron

informatizar la gestin del almacn. Con ello consiguieron reducir el nivel de existencias
considerablemente, y pasaron a tener en almacn, de media, 7000 ladrillos, 12000 sacos de
cemento y 8000 vigas de acero. En este proceso de reduccin de stocks, y considerando la
situacin actual, detectaron que en el ao anterior el proveedor de ladrillos a veces se
retrasaba algunos das, con el consiguiente perjuicio para sus clientes. Nunca pasaba nada
porque siempre haba existencias en el almacn; pero ahora, en el ao 007, con un nivel ms

ajustado de existencias, el retraso produce una rotura de stock. De este modo, Contrasa
negoci con su proveedor de ladrillos habitual un compromiso mediante contrato por el que se
garantizaba el plazo de entrega previsto con indemnizaciones en caso de incumplimiento.
Por otro lado, al reducir los stocks de sacos de cemento, segua habiendo un gran nmero
de ellos defectuosos, con lo que se seguan produciendo roturas debido a las ajustadas
existencias. Por ello, dedujeron que lo mejor era cambiar de proveedor y buscar otro que les
garantizara una mayor calidad. En la situacin del ao anterior no le daban demasiada
importancia a estos sacos defectuosos, ya que, como siempre haba stock suficiente, utilizaban
otros en buenas condiciones y no terminaban de abordar este problema.
El efecto ro haba sido muy beneficioso para la empresa, que, al desenmascarar los
defectos de su gestin, haba conseguido:
Reducir el stock medio, con la consiguiente reduccin de costes.
Mejorar los contratos con proveedores.
Tener una mayor calidad en sus artculos.

Por el lado de las entradas de stock, el control es ms fcil, ya que de alguna manera
controlamos la llegada de artculos al decidir cundo hacemos los pedidos y cul ser su
tamao.

Las devoluciones de las ventas que realizamos son ms difciles de controlar; stas seran
consideradas nuevas entradas e incrementaran nuevamente el stock (vase Fig. 3.1).

Sin embargo, las salidas son ms difciles de determinar por las fluctuaciones de la demanda.
Adems, pueden producirse devoluciones de algunas compras que hemos hecho, deterioros de
mercancas, robos, etctera.

En algunos sectores donde el ndice de devoluciones es muy alto, la gestin del stock
debe poner el mismo esfuerzo en las devoluciones que en los pedidos o en satisfacer la
demanda. Esto ocurre, por ejemplo, en el sector editorial, donde las ventas se realizan en
depsito (no en firme). Esto da lugar a un alto nivel de devoluciones, y hay que procurar que los
artculos vuelvan al proceso de venta lo antes posible, pues as evitaremos aumentar la

produccin ineficientemente. Para ello, debemos conocer la disponibilidad inmediata de ese

stock sobrante y ponerlo en el punto de venta en el menor tiempo posible.

Recuerda que el objetivo ltimo de toda gestin de stocks es conseguir un equilibrio

en la relacin entre las compras y las ventas y, por tanto, mejorar la rentabilidad reduciendo los
costes asociados al stock.

3. Tipos de stock

Anteriormente hemos visto la composicin del stock. Pero, adems, los stocks se pueden
clasificar mediante ciertos criterios, como la funcionalidad o la operatividad, y la gestin.

A. Criterio funcional
Desde el punto de vista de la funcin que deben cumplir los stocks, podemos distinguir los
siguientes tipos:
Stock de ciclo. Es el que sirve para atender la demanda normal de los clientes. Se
suelen hacer pedidos de un tamao tal que permita atender la demanda durante un
periodo de tiempo largo.
Stock de seguridad. Es el previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos en
las entregas de los proveedores. Funciona como un colchn complementario al stock
de ciclo. Ayuda a evitar las roturas de stock.
Stock de presentacin. Es el que est en el lineal para atender las ventas ms
inmediatas, es decir, las que estn a la vista del consumidor. La cantidad depender de la
venta media, del tipo de producto y de la poltica comercial que se mantenga.
Stock estacional. Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se
producen en una determinada estacin o temporada. Sera el caso del turrn, los
helados o las gafas de sol. Tambin se puede producir por huelgas, guerras o,
simplemente, por razones comerciales (la semana de las corbatas, el da del libro,
etctera).

 Stock en trnsito. Es el que est circulando por las distintas etapas del proceso
productivo y de comercializacin. Tambin se llama as el stock acumulado en los
almacenes de trnsito situados entre los almacenes del comprador y del vendedor.
Stock de recuperacin.

Son artculos o productos usados, pero que pueden ser

reutilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos.

Stock muerto. Son los artculos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser reutilizados y
deben ser desechados.
Stock especulativo. Si se prev que la demanda de un determinado bien va a
incrementarse en una gran cuanta, se acumula stock cuando an no hay tal demanda y,
por tanto, es menos costoso. Recuerda que el precio de un producto aumenta en
proporcin directa a la demanda que hay de l.

B. Criterio operativo
Desde el punto de vista de la gestin de los stocks del da a da tenemos los siguientes
tipos:
Stock ptimo. Es el que compatibiliza una adecuada atencin a la demanda y una
rentabilidad maximizada teniendo en cuenta los costes de almacenaje.
Stock cero. Este tipo de stock se identifica con el sistema de produccin Just in Time (JIT)
o justo a tiempo, que consiste en trabajar bajo demanda, es decir, slo se producir
cuando sea necesario para atender una demanda concreta. Por ejemplo, las empresas
fabricantes de automviles tienden a un stock cero.
Stock fsico. Es la cantidad de artculo disponible en un momento determinado en el
almacn. Nunca puede ser negativo.
Stock neto. Es el stock fsico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad s puede ser
negativa.
Stock disponible. Es el stock fsico, ms los pedidos en curso del artculo a los
proveedores, menos la demanda insatisfecha.

Caso Prctico

Clculo del stock fsico, neto y disponible

Tenemos en el almacn 100 unidades de un artculo y, en ese momento, recibimos un pedido
de clientes por 120 unidades. Para corregir la demanda insatisfecha de esas 20 unidades (100 que
tenemos menos 120 que nos solicitan), hacemos un pedido a proveedores de 50 para tener algo
de stock sobrante. En este caso, el stock fsico sigue siendo 100, pero el neto es negativo ( 120).
Por otro lado, si nos lo permiten los plazos de entrega, an podemos atender algn pedido, pues
el stock disponible es 130.

Tabla 3.1.
Tipo de stock

Unidades

Stock fsico

100

Stock neto

100 120 = 20

Stock disponible

100 + 50 20 = + 130

Stock inicial
Los clientes piden 120
unidades
Pedido de 50 a los
proveedores

4. El comportamiento de los stocks

Para controlar los costes de la gestin de stocks, uno de los objetivos de toda empresa, es
necesario primero determinar el stock, esto es, saber cunto stock tenemos. Esto, que a primera
vista parece sencillo, entraa su dificultad, debido, por un lado, a las distintas clases de stock que
podemos considerar al hacer el clculo y, por otro, a las variaciones que ste experimenta.

A. El movimiento del stock

El stock no es siempre el mismo, sino que va cambiando en funcin de las ventas y las
compras o adquisicin de nuevas existencias. Para estudiar esa variacin se parte de un nivel de
stock dado en un momento del tiempo. Ese nivel de stock incluye lo que hemos llamado stock de
ciclo, adems del stock de seguridad previamente establecido.

Cuando comienzan las ventas, el nivel de stock disminuye diariamente. Lo normal es que esta
disminucin de los stocks no se realice de forma constante, es decir, no venderemos la misma
cantidad todos los das, con lo cual la curva tendr forma de escalera.

No obstante, imaginemos que las ventas son constantes. En tal caso, si representramos
grficamente la variacin del stock, tendramos en un eje de coordenadas una recta descendente.
En un momento dado, el stock ser demasiado escaso y tendremos que volver a aprovisionarnos.
Cuando el stock llega al punto donde es necesario hacer un nuevo pedido para reaprovisionar el
almacn, se dice que estamos en el punto de pedido.
Si representamos grficamente la nueva adquisicin, tendremos una recta vertical. A medida que
este ciclo se repita, el grfico del movimiento de stock en almacn ir adquiriendo la forma de
unos dientes de sierra.

Fig. 3.4. Grfica de unas ventas constantes.

Como se ve en la Figura 3.3, el tiempo que pasa entre dos entregas es siempre el mismo, pero esto
no tiene por qu ser as.
Llamamos periodo de reaprovisionamiento al plazo de tiempo que transcurre entre dos entregas
de nuestro proveedor.
La pregunta necesaria que surge es: cundo realizaremos el prximo pedido a nuestros
proveedores para no quedarnos sin stock?
Como hemos visto, el momento de hacer un pedido es aqul en el que el nivel de stock llega al
llamado punto de pedido (PP). Y qu cantidad es la que debemos de pedir? La del lote de
pedido, que en el esquema viene representado por una Q.
Una vez que hacemos el pedido, hay un plazo de entrega, que es el tiempo que pasa desde que el
pedido est hecho hasta que nos sirven la mercanca. Durante ese periodo nuestros clientes nos
siguen haciendo pedidos, y, por tanto, el nivel stock sigue descendiendo.
Cuando los artculos llegan al almacn, el nivel de stock debe subir lo suficiente para alcanzar de
nuevo un nivel ptimo, que debe coincidir al menos con la suma del stock de seguridad ms el
stock de ciclo.

B. Stock medio
Recuerda que uno de los objetivos principales de la gestin de stock es minimizar los costes que
tiene la empresa. Para calcular costes, necesitamos conocer la cantidad de stock que hay en
almacn, pero como esa cantidad flucta, trabajaremos sobre el stock medio.
El stock medio es el volumen medio de existencias que tenemos en almacn durante un periodo
de tiempo. Expresa la inversin en existencias que, por trmino medio, realiza la empresa.
El nivel de stocks en almacn evoluciona entre un mximo, que coincide con la entrada de un
pedido al almacn, y un mnimo, que refleja el volumen de stocks justo antes de que tenga lugar el
nuevo aprovisionamiento.
El stock medio es la media aritmtica entre ambos extremos para un solo plazo de
aprovisionamiento (tiempo que media entre dos entradas consecutivas de almacn).
Para calcular el stock medio, tenemos distintas posibilidades en funcin de las cantidades y de los
periodos de reaprovisionamiento, como veremos a continuacin.

Pedidos de cantidades iguales en fechas fijas.

Suponiendo que las ventas son constantes y que los plazos de reaprovisionamiento son los
mismos, para calcular el stock medio basta con conocer el de un plazo para saber el del resto. El de
un plazo ser el lote de pedido o cantidad que pedimos cada vez divido entre dos:

Por ejemplo, imagina una copistera que recibiese todos los lunes 500 paquetes de 500 folios y los
fuese gastando a razn de 100 paquetes diarios.
En este caso, la demanda es constante, el periodo de reaprovisionamiento es fijo y la cantidad de
producto que llega al almacn es siempre la misma. El stock medio de folios de la copistera es fcil
de calcular: 250 paquetes.

Pedidos con cantidades iguales en fechas variables

En este caso los niveles mximos son iguales, ya que la cantidad que se pide es siempre la misma,
y los niveles mnimos se consideran igual a cero.

Las zonas A son iguales a las B en cada plazo de reaprovisionamiento. De ah que el stock medio se
calcule tambin dividiendo la cantidad recibida entre dos.

Pedidos con cantidades variables y en fechas fijas

Cuando en cada pedido llega una cantidad distinta de producto pero stos llegan con una
periodicidad fija, el nivel mximo de stock variar en el momento de recibir el pedido. Por otra
parte, existirn distintos niveles mnimos en funcin de la demanda. De esta manera, nos
encontramos que el stock medio es distinto en cada periodo. En este caso, para calcular el stock
medio de un periodo amplio necesitamos calcular la media aritmtica, teniendo en cuenta que los
periodos son iguales.

Matemticamente, lo expresaremos de la siguiente forma:

En esta frmula:
ai = nivel mximo de stock en el periodo
bi = nivel mnimo de existencias en el periodo
n = nmero de ciclos de reaprovisionamiento

Pedidos de cantidades variables en fechas variables

Con pedidos en fechas variables y de cantidades variables, los niveles mximos y mnimos varan.
Es preciso calcular la media aritmtica ponderada para cada periodo de re aprovisionamiento:

Fig. 3.8. Pedidos en cantidades variables y fechas variables.

El stock medio viene dado por la siguiente expresin:

En esta frmula:
ai = nivel de stock mximo
bi = nivel mnimo de stock
ti = tiempo para cada periodo de reaprovisionamiento
n = periodo de tiempo total

Caso prctico

Cmo influye el stock medio en la rentabilidad Dos empresas, una de Jabugo y otra de Guijuelo,
comercializan el mismo tipo de producto: jamones. Los precios de venta son los mismos para las
dos (30 ) y ambas han comprado a 20 ; venden lo mismo al mes (10 jamones). El coste de
almacenaje supone un 10 % del valor del stock medio. La empresa de Jabugo tiene un stock medio
de 400 jamones, mientras que la Guijuelo, de 240.
Suponiendo que las dos dan el mismo nivel de servicio, cul obtiene ms beneficios anuales y
cul tiene mejor gestin de stock?
A continuacin vamos a calcular el beneficio que obtendra la empresa de Jabugo, para que se vea
de dnde proceden los datos de la Tabla 3.2. Podis hacer las mismas operaciones para obtener el
beneficio de la empresa de Guijuelo.
Beneficio bruto anual1

Beneficio unitario = Precio de venta Coste = 30 20 = 10

Beneficio mensual = Beneficio unitario X Ventas mensuales = 10 X 10 = 100
Beneficio bruto anual = Beneficio mensual X 12 = 100 X 12 = 1200
Coste de almacenaje2
Valor del stock medio = Stock medio X Coste unitario = 400 X 20 = 8000
Coste de almacenaje = 10% Valor del stock medio = 10% 8000 = 800
Beneficio neto3
Beneficio neto = Beneficio bruto Coste almacenaje = 1200 800 = 400

Como se puede ver en la Tabla 3.2, la empresa onubense ha obtenido ms beneficios que la
salmantina, puesto que al reducir su stock medio ha conseguido ahorrar mucho espacio, y por
consiguiente ha ahorrado en costes de almacenaje. De este modo se aprecia claramente cmo
influye una menor cantidad de stock medio en igualdad de condiciones.
Tabla 3.2.
Empresa

Beneficio

Coste de

Beneficio

bruto anual1

almacenaje2

neto3

Jabujo

1200

800

400

Guijuelo

1200

480

720