Sistema de Informacion Contable
Sistema de Informacion Contable
Sistema de Informacion Contable
Diseo: En esta etapa se "disea" el sistema, determinando los mdulos componentes del
Sistema, de acuerdo a una jerarqua apropiada, a los procesadores (hardware) y a la funcin.
Implantacin (desarrollo): Esta actividad incluye la codificacin e integracin de los mdulos
con tcnicas de programacin estructurada.
Generacin del test de aceptacin: Consiste en preparar un conjunto de casos para efectuar
las pruebas del sistema.
Garanta de calidad: En esta etapa se efecta el TEST final de aceptacin del Sistema.
Descripcin de procedimiento: Consiste en la elaboracin de la "descripcin formal" del
nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de procedimiento.
Conversin de la base de datos: Esta actividad slo se realiza cuando existen sistemas
funcionando.
Instalacin: Es la actividad final.
Sistema de informacin tiene como objetivo bsico para brindar informacin para gestionar
la planificacin de la empresa y garantizar las acciones que ejecutan los responsables de
conducir la entidad.
El ciclo de vida del sistema de informacin se realiza varios pasos para que este bien
procesado para una buena tome de decisiones.
Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando con el estudio
y terminando con la instalacin, por eso se llama ciclo de vida del sistema de informacin.
SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos,
los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus
usuarios.
La Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye
informacin vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.
El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad es controlar y organizar las
diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situacin en que esta se
encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar a cabo los propsitos que se quieren
realizar y as cumplir con los objetivos.
El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a la direccin de
la empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de
decisiones.
Es conveniente crear un sistema de informacin contable mas detallado y preciso que permita
conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organizacin y ayude a tener
mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.
Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las
transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los
intangibles, la tecnologa y el riesgo.
Los usuarios exigen calidad y confianza en la informacin que le es suministrada de acuerdo
con los comportamientos sociales e individuales.
Como menciona John Kotter, las empresas estn adoptando "un nuevo modelo de negocios
que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que
aade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificacin estratgica" 2.
La contabilidad debe plantear un sistema de informacin basado en principios que generen
mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.
Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las nicas formas sostenibles que tienen
las organizaciones de crear valor, estn cambiando, pero las herramientas para medirlas no" 3.
He aqu el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple tcnica del ejercicio
contable sino que debemos estar vidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento)
Y por ende crear un sistema de informacin que satisfaga las necesidades de los usuarios.
MANUALES O COMPUTARIZADOS
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser
comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comparable.
La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de comprender.
La informacin es til cuando es pertinente y confiable.
La informacin es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de
prediccin y es oportuna.
La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual
represente fielmente los hechos econmicos.
Importancia de la contabilidad en funcin de los usuarios de la informacin. La contabilidad es
de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento
de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles
para obtener informacin decarcter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios:
propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los
conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o
pequeo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso ms notable en el campo de los
negocios, la funcin contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona
debe explicar sus ingresos y presentar una declaracin de renta. A menudo, una persona debe
proporcionar informacin contable personal para poder comprar un automvil o una casa,
recibir una beca, obtener una tarjeta de crdito o conseguir un prstamo bancario. Las grandes
compaas por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias
gubernamentales y ante el pblico. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros
educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus
logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio,
una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos
necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar
retos que les impone la sociedad.
Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la informacin
contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que
carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la
informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas.
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE
La informacin contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos
controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros
entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el
periodo.
Numeracin
Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
Redaccin clara, sin errores.
Adems del original, emitir las copias necesarias
Poseer firmas
Entre los principales formularios tenemos:
Facturas
Recibo
Conduce
Ordenes de compra
Otros, etc.
La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos.
En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes, las
condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse por
triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros
pertinentes.
El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada
suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, mercancas u
otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la
persona que hace el pago y la confa es conservada por el que lo recibe.
El conduce es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. El original es
enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo. El propsito de este
formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del almacn previo a la orden de
despacho que recibi el departamento de ventas.
La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancas
y/o productos que desea comprar una compaa.
La nota de dbito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un
acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que
debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean
para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.
La nota de crdito es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. Estas se
orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crdito a favor de la
empresa en el Diario de Compras.
El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es un medio por el
que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que
tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo.
El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para
realizar pagos por distintos conceptos.
La requisicin de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa enva a una
compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el
departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin.
Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos
Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que
instale el sistema de contabilidad.
La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin de su salario.
Estados financieros: son aquellos que presentan la situacin de la empresa, entre estos
tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.
Los estados financieros resultan de la relacin entre los rubros del activo que representan
recursos lquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de
liquidacin del activo.
El Balance General presenta la situacin de una empresa es decir sus recursos de operacin
as como sus deudas a coro/largo plazo.
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algn tip de beneficio o fracaso durante
un perodo determinado.
Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las
informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la
empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la
informacin o los datos necesarios para conocer su situacin y resultados mediante balances y
estados demostrativos de ganancias y prdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente las informaciones, esto es, el registro
diario de las operaciones. Son conocidos tambin como libros de entra original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario.
Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de
informacin para conformar los estados financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relacin detallada de
las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo.
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e
interpreta toda la informacin financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern
recibidas.
Control interno: que no es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos
coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente
con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Entre las reas que debemos establecer un control interno tenemos:
Activos Caja chica
Efectivo Inventarios
Ventas Etc.
Todo sistema de control interno debe contener las siguiente caractersticas:
Organizacin- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y
la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
Autorizacin y registro operacional- de manera que sea de la atribucin del departamento de
contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control
Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres
(3) persona para evitar fraude.
Control Interno del Efectivo.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de
depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido
por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Todo aquello disponible para pagos sin restriccin.
Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las
medidas de control podemos citar:
Crdito de suplidor: llamada lnea de crdito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores
y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagars hasta el monto de este
crdito para comprar sus mercancas. Puede renovarse anualmente.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
Que estas se realicen acompaadas del comprobante correspondiente.
Que al salir mercanca sea revisada por la persona encargada.
Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
Clasificacin y Control de los Activos Fijos.
Los activos fijos estn formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente,
que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intencin de venderlos.
Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles
Tangibles: si tiene sustancia corprea, es decir fsicos. Como por ejemplo:
Edificios- sujetos a depreciacin; Bosques- sujetos a agotamiento
Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el
propietario.
Los activos estn sujetos a depreciacin lo cual no es mas que la distribucin equitativa del
costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un perodo
estimado de vida.
La depreciacin puede realizarse por tres mtodos:
Lnea recta, Unidades producida, Horas trabajadas.
Entre las medidas de control tenemos:
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogneos y describindolos.
Poseer una relacin detallada y actualizada
Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciacin.
Hacer chequeo peridico de los mismos.
Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta.
Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la
venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de
compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de
inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la primera mercanca que
se compra es la primera en venderse o salir.
Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se
comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
Hacer conteos fsicos peridicamente.
Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten
los robos.
Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del
estado de resultado.
Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:
Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.
Lista de chequeo
Organizacin y clasificacin de la compaa
A-1 Nombre y direccin de la compaa
A-2 Sucursales y Agencias, nombre y direccin
A-3 tipo de negocio que realizan
A-4 Clase de sociedad o negocio de nico dueo
.1 Compaa por acciones
.2 Sociedad en Comandita Simple
.3 Sociedad en Comantita Compuesta
.4 Sociedad en participacin
.5 Negocio de nico dueo
A-5 Socios
A-6 Consejo de Administracin y otros funcionarios y oficiales
A-7 Historia del capital
.1 Inversin Original
.2 Inversiones Subsecuentes
.3 Ganancias Capitalizadas
A-8 Base de distribucin de las ganancias y prdidas
A-9 En caso de compaa por acciones
.1 Clase de acciones
.2 Nmero de acciones de cada clase
.3 Valor nominal de las acciones en cada clase
.4 Acciones de cada clase circulando
.5 Capital autorizado
A-10 Registros de la empresa
A-11 Personas responsables de estos registros
A-12 Lugar donde se mantienen registros
A-13 Fecha de terminacin del ao fiscal
Divisin funcional y departamental.
B-1 Divisin funcional
B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompaada de
Transacciones principales realizadas en cada departamento.
B-3 Formulario de cada departamento
B-4 Personal de cada departamento
B-5 Localizacin de cada departamento
Libros y registros usados o a usarse.
.1 De entrada original
.2 De entrada secundaria
Cdigo de cuentas
.1 Nmero o letras o nmeros y letras combinados
.2 Clasificacin de las cuentas en el cdigo
Reportes y estados
.1 Balance General
.2 Estado de Resultado
.3 Etc.
Equipo mecnico a usarse
.1 Mquina sumadoras
.2 Mquinas calculadoras
.3 Mquinas porteadoras y normalizadoras
.4 Etc.
Control administrativo sobre operaciones
.1 Recibos y desembolsos de caja
.2 Inventarios
.3 Cuentas a cobrar
.4 Costo
.5 Gastos
.6 Nmina de pago
.7 Cuentas a pagar
.8 Inversiones
.9 Activo Fijo
.10 Presupuestos
.11 Auditora Interna
Departamento de contabilidad
.1 Personal
.2 Sistema de registro
.3 Equipo mecnico
.4 Condiciones del local
.5 Temperatura en el local
Manual de Procedimiento
Activo corriente- de origen deudor
11 Caja y Banco
de origen deudor
se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo
se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o efectivo
111 Efectivo
de origen deudor
auxiliar de caja y banco
se debita si entra dinero en efectivo
se acredita si sale dinero en efectivo
112 Caja chica
de origen deudor
es auxiliar de caja y banco
se debita cada vez que entra dinero en la caja chica
se acredita cada vez que sale dinero de caja chica
se acredita para liquidar el fondo de caja chica
113 Bancos
de origen deudor
auxiliar de caja y banco
se debita cada vez que entra dinero al banco
se acredita cada vez que sale dinero al banco
12 Cuentas por cobrar
de origen deudor
se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa
se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa
se acredita si el cliente abona a la deuda
13 Inventarios
de origen deudor
se debita cuando la empresa compra materiales para vender
se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se
use mtodo perpetuo para el registro de las operaciones
Activos fijos
21 Terrenos
de origen deudor
se debita cuando se adquiere un terreno
se acredita cuando se vende el terreno
22 Edificios
de origen deudor
se debita cuando se compra un edificio
se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo contable
se acredita para cerrar la cuenta de ingresos
Ingresos (4)
61 Ventas
es de origen acreedor
se debita para cerrarla al final del periodo contable
se acredita para registrar la venta de una mercanca
611 Ventas al contado
es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
se debita para cerrarla al final de un periodo contable
se acredita para registrar la venta de una mercanca al contado
612 Ventas a crdito
es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
se debita para cerrarla al final del periodo contable
se acredita para registrar la venta de mercancas a crdito
Costos (4)
400 Costo de ventas
de origen deudor
se debita si se compra mercancas siempre y cuando se use el mtodo fsico para el
registro de operaciones
se acredita para cerrarla al fina del perodo contable
Gastos (5)
100 Gastos generales y administrativos
de origen deudor
se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto
se acredita cuando se cierra al final del perodo
1001 Gastos de sueldos
es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos
se debita cada vez que la compaa para sueldos
se acredita para cerrarla al final del perodo
LIMITACIONES DE UN SISTEMA INFORMACIN CONTABLE
Primero que nada las limitaciones de un Sistema de Informacin Contable van a depender del
tipo de informacin que se esta utilizando, ya que la informacin depende del giro que tenga la
empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya
que abarcarlos todos seria muy difcil. Nos centraremos principalmente en la informacin que
afecta al control, relacin con los costos de la empresa y con la toma de decisin de la
empresa.
Costos Unitarios
Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del
inventario, o medir las utilidades. Estos datos son tiles para el control de los costos y la toma
de decisiones. Esta informacin puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los
precios, esto es til cuando la empresa fija los precios de sus productos.
Las limitaciones que tiene esta informacin en lo que se refiere al control de los costos y la
toma de decisiones son las siguientes:
1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de
decisiones se toman en cuenta los costos incremntales y no los promedio. Muchas empresas
con el fin de ofrecer esta informacin ocupa los costos variables ya que pueden considerarse
incremntales.
2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista
del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.
3.- Los costos indirectos de fabricacin incluidos en los costos unitarios generalmente son una
aplicacin de tasas predeterminadas a los costos indirectos.
Costos Estndares
Los costos estndares son costos cientficamente predeterminados que sirven de base para
medir la actuacin real. Los costos estndares contables no necesitan incorporarse al sistema
de contabilidad. Los estndares de costos de fabricacin generalmente estn integrados de
manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen
como sistemas de contabilidad de costos estndar. En si estos costos son lo contrarios a los
costos reales; los costos estndar se determinan con anticipacin a la produccin.
Las limitaciones de estos costos serian:
1.- En la prctica es muy difcil adaptarse a una estructura conceptual especfica.
2.- La rigidez o flexibilidad de los estndares no puede calcularse con precisin.
3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con la
misma rigidez o flexibilidad.
VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE