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    Clases de Archivo Grupo 4 PDF

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    El documento presenta la información de un grupo de estudiantes que incluye sus nombres y un tema sobre la historia y clases de archivo. Explica que desde tiempos remotos ha habido la necesidad de guardar información en diferentes materiales como piedra, arcilla y papel. Además, describe las tres clases principales de archivo según su manejo o uso - activo, semictivo e inactivo - y tres formas de organización de archivos - centralizado, descentralizado y mixto.

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    El documento presenta la información de un grupo de estudiantes que incluye sus nombres y un tema sobre la historia y clases de archivo. Explica que desde tiempos remotos ha habido la necesidad de guardar información en diferentes materiales como piedra, arcilla y papel. Además, describe las tres clases principales de archivo según su manejo o uso - activo, semictivo e inactivo - y tres formas de organización de archivos - centralizado, descentralizado y mixto.

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    TEMA

    CLASES DE ARCHIVO
    GRUPO
    4
    INTEGRANTES
    VERONICA CABEZAS
    SANTIAGO PAREDES
    LUCY POLO

    Lo anterior prueba
    que siempre ha sido
    necesario guardar y
    clasificar archivos.

    Invento un aparato
    llamado aguja o spendle
    mas tarde se ideo un
    gancho, a medida que la
    tienda creca se invento
    el Shannon, el
    archivador, el pigeon
    hole y bellows file.
    El primer contacto con
    el archivo inicio por los
    aos 1700 cuando el
    hombre vio en su
    tienda la necesidad de
    guardar algunos
    documentos

    La historia no
    dice en realidad
    cuando, como, o
    en donde se
    invento este
    sistema.

    HISTORIA
    DEL
    ARCHIVO

    Piedras, mrmol,
    arcilla, pizarra,
    metal, madera,
    plantas y pieles y
    desde hace mil
    aos en papel.

    Ha sido y es una
    necesidad en la
    historia de una
    empresa, y tambin
    del hombre nace
    con el y forma parte
    de su vida.

    La constante
    necesidad del
    hombre, para tener
    informacin se ha
    hecho presente
    desde tiempos
    remotos.

    La expresin del
    pensamiento desde
    la antigedad hasta
    nuestros das ha
    sido grabado en :

    CLASES DE ARCHIVO
    La practica corriente de las actividades
    administrativas establece una clasificacin que
    obedece a circunstancias de importancia y
    situacin. Por su manejo o uso y por su
    organizacin.

    POR SU MANEJO O USO


    SEMIACTIVO
    INACTIVO O DE
    Documentos que prestan un
    ACTIVO DE TRAMITE
    DEPOSITO
    gran valor informativo. Este
    Son documentos que se
    archivo puede funcionar en una
    Documentos que han perdido
    encuentran en procesos de
    gaveta junto al activo para tener
    actualidad, pero para los
    tramitacin.
    la documentacin al alcance de aspectos legales es necesario la
    la mano.
    conservacin.
    Material administrativo que
    presta un servicio activo.
    Si las consultas de este
    Estos son: libros de contabilidad,
    documento son frecuentes
    documentos fiscales, inventarios
    Su contenido es indispensable
    deben mantenerse en el
    de maquinaria y equipo, plizas
    en el movimiento diario de las
    semictivo, si no efecta debe
    de seguro, cheques,
    actividades del trabajo de oficina
    trasladarse al inactivo.
    contratos,etc

    POR SU ORGANIZACIN
    ARCHIVO
    CENTRALIZADO

    ARCHIVO
    DESCENTRALIZADO

    ARCHIVO MIXTO O
    COMBINADO

    Consiste en organizar una sola


    unidad de archivo, bajo la
    direccin nica para manejar
    toda la correspondencia de la
    empresa.
    VENTAJA
    Permite el control unificado de
    los documentos
    DESVENTAJA
    Dificulta la consulta de
    documentos de carcter general
    en cada oficina.

    Consiste en llevar un archivo


    especifico de documentos por
    departamentos de acuerdo con
    la especializacin del trabajo y
    debe estar bajo una misma
    direccin.
    VENTAJA
    Agiliza la localizacin y tramites
    de documentos.
    DESVENTAJA
    Carencia de mecanismo de
    control, si se extrava un
    documento de alguna
    dependencia difcilmente puede
    ser restituida.

    Consiste en tener un archivo


    central al cual se remite todos
    los documentos de la entidad y
    organizar en cada dependencia,
    archivadores temporales con
    objetivos especficos de trabajo.
    VENTAJAS
    Segura recuperacin de un
    documento cuando se ha
    extraviado del archivo.
    Rpida tramitacin y localizacin
    de documentos.
    Coordinacin con todas las
    dependencias de la empresa.

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