3 Archivo

¿Tienes que archivar ?
Problamente archivar no resulte, muchas

veces agradable. Es posible que sea una de las
partes del trabajo que mas cuesta. Pero esto
no tiene por qué ser asi y para ello queremos
ayudarle.
Queremos que conozca por qué, cómo y para
qué archivamos . Teniendo esto claro, desde
su archivo de oficina se sentirá parte de un
gran equipo, cuyos integrantes serán casi
siempre desconocidos para usted pero
realizarán su trabajo sobre la base del que
usted ha llevado acabo.
Para empezar,
Un archivo no es un sótano donde se mandan los
papeles viejos, ni un mueble donde se amontonan
los papeles no tan viejos.
Un archivo es un conjunto orgánico de
documentos, reunido por una persona física o
jurídica, pública o privada, en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización para la
investigación, la cultura, la información y la
gestión administrativa.
Por lo tanto, los archivos se producen de forma
natural, por acumulación de documentos, como
resultado de la gestión administrativa.
¿en la oficina tenemos
archivo?
El archivo de oficina custodia la documentación mientras todavía
está en trámite o es de uso muy frecuente y tiene que prestar
servicio a la administración productora y a los ciudadanos.
Por lo tanto, su organización y servicio forma parte del trabajo de
la propia unidad administrativa.
Además, hay que tener en cuenta que el documento es el mismo
desde que se produce hasta que llega a un archivo histórico. Se
ha comparado con un ser vivo que, a lo largo del tiempo, nace, se
desarrolla y muere.
Se produce, es decir, nace para servir como testimonio de la
gestión administrativa y durante la primera etapa de su vida
cumple fundamentalmente esta finalidad.
Con el tiempo va perdiendo este valor primario y va
desarrollando un valor como fuente de información y testimonio
para la investigación histórica.
Así que :
No forma parte del archivo, y debe mantenerse
perfectamente separada de él, la
documentación que, a efectos exclusivamente
de apoyo informativo, se maneja en la oficina:
-textos legales
-boletines oficiales
-publicaciones
esta documentación que no ha sido producida
por la oficina, y en general, no es original, se
conserva sólo mientras resulta útil.
Si forman parte del archivo, todos los documentos que se
producen en el ejercicio de las actividades de la unidad
administrativa:
- Expedientes sometidos a procedimiento, es decir
aquellos que sirven de antecedente y fundamento para la
resolución administrativa de un asunto.
- Expedientes no reglados, que responden a actividades que
tienen como objeto el estudio de un determinado asunto, o
se producen a efectos de estadística, constancia o
información.
- Correspondencia oficial, que materializa las relaciones del
órgano administrativo con otros órganos o con personas
físicas o jurídicas, públicas o privadas.
- Registros, que son el testimonio de la actividad de
control de la administración sobre sus propias
actividades
Todo esto es muy
interesante, pero
No es tan dificil, siempre
que se dedique un poco de
tiempo a organizar el
archivo, sin dejar que los
documentos se vayan
acumulando sin ningun
orden
Es importante:
- Formar los expedientes, manteniendo unidos, dentro de una
carpetilla, si se trata de documentos en papel, todos los
documentos relativos al mismo asunto.
- Respetar las series documentales, agrupando los
expedientes que responden a la misma actividad y
separándolos claramente de los demás.
-Ordenar los expedientes dentro de cada serie eligiendo el
criterio, alfabético, cronológico, numérico o mixto, que resulte más
apropiado.
-Tenerlos localizados físicamente, dejando constancia de donde
están colocados, de manera que no sólo la persona que, en su
momento los guardó, sino quien los necesite para su trabajo
pueda encontrarlos. La mejor manera es elaborar índices que nos
permitan recuperarlos por tantos criterios como sea necesario.
De ninguna manera
Se puede tirar la documentación de apoyo informativo, y
también, suprimir las copias que se han hecho “por si
acaso”
Pero los documentos de archivo no se pueden eliminar
simplemente porque ya no son útiles en la oficina que los
ha producido. Siguen siendo, en muchos casos , garantía
de derechos y deberes de Administración y de los
ciudadanos y fuente de información para la cultura y la
investigación y, además, la Ley lo prohíbe.
Estos documentos han entrado en la segunda etapa de su
ciclo vital y es el momento de realizar una transferencia
al archivo que debe custodiarlos durante esta etapa, el
Archivo Central del organismo al que pertenece la
unidad.
Es el archivo de oficina el que debe preparar la transferencia.
Para ello, debe seguir las indicaciones del archivo central
sobre:
- Preparación de los documentos, revisando los expedientes
para asegurarse de que están completos e individualizados.
- Preparación de las cajas, procurando no llenarlas demasiado
ni dejarlas medio vacías e identificando cada una con un
número correlativo que se corresponderá con el número de
orden que figure en la relación de entrega. Se utilizarán las
cajas normalizadas indicadas por el Archivo Central.
- Cumplimentación de la relación de entrega, donde se incluye
la información que permite identificar los documentos que se
transfieren y localizarlos posteriormente. La relación de
entrega, además de servir para controlar los documentos que
pasan de un archivo a otro, es el documento mediante el que se
traspasa la responsabilidad de la custodia sobre ellos.
Eso del archivo central suena
muy bien, pero
Cuando se hace una transferencia, no se pierde la
documentación. Se traspasa su custodia, pero sigue a
disposición de la oficina que ha producido.
El Archivo Central, que en adelante se encargará de dar
a la documentación el tratamiento adecuado,
proporcionará las fotocopias que se precisen o, si fuese
necesario, los originales (SERVICIO).
Y sobre todo, es necesario que las transferencias se
hayan realizado correctamente. El Archivo Central
recibe documentación de todas las unidades del
organismo al que pertenece. Es imprescindible la
colaboración de las oficinas , para que la
documentación llegue organizada y suficientemente
descrita.
No, no podría hacerlo
Recibe continuamente transferencias de varios archivos
de oficina, lo que supone un gran volumen de
documentación.
Además de atender las peticiones de las oficinas, el
Archivo Central tiene como misión estudiar la
documentación que recibe para promover el momento en
que debe ser transferida al siguiente archivo del sistema o
que, en su caso, puede ser eliminada ( PCD ).
Para realizar este estudio necesita la colaboración de las
unidades productoras. El personal directamente
encargado de la tramitación es el que mejor conoce la
información relativa al procedimiento, vigencia
administrativa o posibles recursos, esencial para
determinar el momento de cada transferencia o
eliminación.
El Archivo Central conserva la documentación mientras
pueda seguir siendo utilizada por las unidades
productoras con relativa frecuencia y, llegado el
momento, la transferirá al Archivo Regional.
El Archivo intermedio recibe documentación de todos los
archivos centrales del sistema, cuando su uso por parte de
los productores es ya esporádico. La custodia hasta que
se agotan sus valores administrativos y trasfiere, aquella
que es digna de conservación permanente, al Archivo
Histórico.
El Archivo Histórico conserva de forma permanente la
documentación que tiene valor histórico al servicio de la
investigación y la cultura.
¿ tiene que archivar ?
ARCHIVO DE ARCHIVO DE ARCHIVO DE ARCHIVO DE
OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL CENTRAL
ARCHIVO
INTERMEDIO
ARCHIVO
HISTÓRICO
• “El CAMBIO ES UNA PUERTA QUE
SOLO SE ABRE POR DENTRO” (Viejo dicho
Francés).
Muchas gracias.
[email protected]

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