Guia de Auditoría Territorial
Guia de Auditoría Territorial
Guia de Auditoría Territorial
para las
Contraloras
Territoriales
Contralores Territoriales:
Daniel Abel Oliveira Pulido
Contralora Departamental del Amazonas
Luz Helena Arango Cardona
Contralora Departamental de Antioquia
Mara Lourdes Castellanos Beltrn
Contralora Departamental de Arauca
Luis Carlos Pertuz Vergara
Contralora Departamental del Atlntico
scar Pardo Ramos
Contralora Departamental de Bolvar
Pablo Enrique Huertas Porras
Contralora Departamental de Boyac
Jorge Hebert Wheller Garcia
Contralora Departamental de Caldas
Gustavo Espinoza Ferla
Contralora Departamental de Caquet
Carmenza Motta Rodrguez
Contralora Departamental de Casanare
Dumer Cifuentes Piamba
Contralora Departamental del Cauca
Gustavo Aguilar Valle
Contralora Departamental del Cesar
Javier Alberto Cogollo Padilla
Contralora Departamental de Crdoba
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Contenido
Guia de auditoria territorial
Generalidades del proceso auditor a nivel territorial
Definicin de auditora gubernamental:
Modalidades de auditora:
Sistemas de control:
Enfoque de auditora:
Propsitos de la auditoria:
Alcance de la auditoria
Resultados esperados de la auditoria
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26
26
26
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Fase de planeacion
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Generalidades
Actividades fase de planeacin de la Auditoria
Notificacin del Memorando de Asignacin de Auditoria.
Conocimiento del ente o asunto a auditar
Anlisis a la Cuenta e Informes de la entidad o asunto a auditar
Evaluacin y Conceptualizacin sobre el Control Fiscal Interno
Determinacin de Criterios Tcnicos
Determinar la estrategia de auditora
Plan de trabajo
Programa de auditora
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29
29
29
30
30
30
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Generalidades
35
Alcance
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Actividades Generales.
36
Ajustes de los Programas de Auditora.
37
Aplicacin de procedimientos, tcnicas pruebas
y obtencin de evidencia
37
Ejecucin por componente de Auditoria
37
Componente Evaluacin de Gestin y Resultados
37
Componente Control Financiero y Presupuestal
40
Metodologa para Calificar la Gestin Fiscal
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Determinar los hallazgos
52
Concepto
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Caractersticas y requisitos del hallazgo
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Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo
54
Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio
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Verificar y analizar las causas y efectos de la observacin
57
Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.
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Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad 60
Comunicar y trasladar al auditado las observaciones
61
Evaluar y validar la respuesta del auditado
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64
Alcance
Concepto y propsito del Informe de Auditora
Atributos y caractersticas del Informe:
Estructuracin del informe
Actividades bsicas para Generacin de Informes
Elaboracin de informe preliminar
Revisin y validacin del informe preliminar
Aprobacin del Informe Preliminar
Firma y remisin del Informe preliminar
Elaboracin de informe Definitivo
Revisin del informe Definitivo
Aprobacin del informe Definitivo
Firma y remisin del Informe Definitivo
Cierre de la Auditora
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70
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70
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Papeles de trabajo
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Generalidades
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Actividades en la Administracin del Proceso Auditor
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Planeacin Estratgica
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Fase de Planeacin
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Fase de Ejecucin
75
Fase de Informe
76
Evaluacin del Proceso Auditor
76
Administracin de Calidad
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Aseguramiento de la Calidad
77
Producto No Conforme
78
Preservacin del Producto Informe
78
Solucin de controversias
78
Controversias al interior del Equipo Auditor
79
Controversias entre el Jefe del rea del proceso auditor
y el Equipo Auditor
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Interpretaciones Tcnicas y Jurdicas
79
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Contralora General de la Repblica
15
81
81
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Postulados p
Normas generales nag
Normas personales - nap
Normas relativas al trabajo - nrt
Normas para la fase planeacin nafp
Normas para la fase de ejecucin - nafe
Normas para la fase de informe - nafi
Normas para las actividades posteriores (cierre) napa
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Objetivos
Actividades bsicas
Evaluar cumplimiento de objetivos del proceso auditor
Evaluar aplicacin y cumplimiento de la metodologa
Generar reporte de los beneficios del control fiscal
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105
106
106
Presentacin
La Contralora de la Repblica en cumplimiento de su Plan Estratgico,
ha venido trabajando para darle un nuevo enfoque al ejercicio del Control Fiscal en Colombia, que permita mayor efectividad y oportunidad
en el logro de los resultados que genera el Proceso Auditor.
En tal sentido y, para dar cumplimiento a lo normado en el artculo 130
de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, la Contralora General de la
Repblica, a travs del Sistema Nacional de Control Fiscal SINACOF
- construyeron una metodologa adaptada a las necesidades y requerimientos propios del ejercicio de la funcin de control fiscal en el nivel
territorial.
Dicha metodologa es un instrumento de apoyo a la gestin institucional de las Contraloras Territoriales, que ha sido elaborado para facilitar
el ejercicio del Proceso Auditor, mediante la aplicacin articulada y
simultnea de los sistemas de control fiscal definidos en la Ley 42 de
1993, con el propsito de evaluar la gestin fiscal, el logro de los resultados y la efectividad de sus impactos.
Esta metodologa es la primera versin, y ser enriquecida con el resultado de su utilizacin en las auditoras que se desarrollen en el Plan
General de Auditora Territorial PGAT-, de las siguientes vigencias y, en
consecuencia, queda sujeta a las modificaciones y sugerencias que surjan
con ocasin de su aplicacin por parte de las Contraloras Territoriales.
La obtencin de la Gua de Auditora Territorial GAT se concibe
gracias a la participacin decisiva y profesional de los funcionarios de
las Contraloras Territoriales, quienes en diferentes escenarios intercambiaron conocimientos y experiencias las cuales fueron fundamentales
para lograr este propsito y contar con una herramienta til, que permite unificar criterios y conceptos para el ejercicio del proceso auditor
en cada una de las fases de planeacin, ejecucin e informe, a fin de
obtener resultados, con la calidad y el tiempo requeridos.
Por consiguiente, invitamos a los Contralores Territoriales, Servidores
Pblicos y auditores, a la apropiacin de la herramienta, como un insContralora General de la Repblica
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Modalidades de auditora
Con el propsito de asegurar los niveles de eficiencia en la planeacin
del proceso auditor, se podrn aplicar, entre otras, las siguientes modalidades de auditora:
Auditora regular: permite proferir un dictamen integral conformado
por la opinin de los estados contables y el concepto sobre la gestin y
los resultados, para emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o
no de la cuenta. Implica la ejecucin de un trabajo integral aplicando
de manera simultnea y articulada los sistemas de control fiscal.
Cada contralora territorial establecer los criterios de seleccin de los
entes a auditar bajo esta modalidad.
Auditora especial: evala polticas, asuntos, programas, proyectos,
procesos, reas o actividades de carcter especfico o transversal, de
inters o relevancia con el propsito de emitir un concepto u opinin
sobre lo evaluado.
Nota: a travs de esta modalidad de auditora se podr hacer seguimiento a los planes de mejoramiento.
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Sistemas de control
En el ejercicio de control fiscal se podrn aplicar sistemas de control
como: el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin
de cuentas y la evaluacin del control interno, as:
Control financiero: el control financiero es el examen que se realiza,
con base en las normas de auditora de aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente
el resultado de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera,
comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones
y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas
prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
Control de legalidad: es la comprobacin que se hace de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una
entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas
que le son aplicables.
Control de gestin: es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de
indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la identificacin
de la distribucin del excedente que estas producen, as como de los
beneficiarios de su actividad.
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Enfoque de auditora:
Las auditorias que adelante la contralora territorial se desarrollarn mediante la aplicacin individual, combinada o simultnea de los sistemas
de control de acuerdo con las necesidades que se determinen.
Propsitos de la auditoria
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Alcance de la auditoria
Toda auditoria debe definir con claridad y precisin los limites y la profundidad de los procedimientos de control a aplicar a las entidades, asuntos,
polticas, planes, programas, proyectos, procesos, reas o temas de inters
a auditar, de conformidad con los objetivos de la asignacin de auditora.
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Objetivos
Determinar los entes y/o asuntos a ser auditados por la contralora
territorial, de acuerdo con la matriz de riesgo fiscal.
Identificar las necesidades de talento humano y los recursos para
ejecutar eficientemente el proceso auditor.
Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor.
Alcance
Hace referencia a la determinacin de la cobertura en materia de entes, asuntos y recursos pblicos a auditar en una vigencia fiscal determinada, de conformidad con las polticas y lineamientos institucionales
y la matriz de riesgo fiscal.
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Asignacin de auditoria
Es el memorando mediante el cual se inicia formalmente la auditoria.
Lo elabora el jefe del rea responsable del control Fiscal que desarrolla
el proceso auditor.
Coordinador y equipo
auditor
Jefe de rea de
Control Fiscal
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Cada contralora territorial podr realizar una instalacin formal y presencial de la auditoria que se inicia, momento en el cual se podr solicitar la carta de salvaguarda.
Nota: Si el representante del ente auditado se niega a firmar la carta de
salvaguarda, el equipo auditor dejar constancia en acta de dicha situacin, lo cual ser considerado en los resultados del proceso auditor y
cada contralora territorial evaluar las incidencias y acciones a seguir.
Modelo carta de presentacin ante el auditado
Modelo carta de salvaguarda
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Fase de Planeacin
Equipo auditor
Equipo auditor
Equipo auditor
Equipo auditor
Equipo auditor
Equipo auditor
Equipo auditor
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Generalidades
Objetivo
Definir el alcance y la estrategia de auditora a partir del conocimiento
del equipo auditor sobre la entidad o asunto a auditar.
Alcance
Hace referencia al conocimiento del ente o asunto a auditar para determinar la estrategia de auditora y focalizar los componentes y factores
a examinar.
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Muestra de auditora
El equipo auditor definir los criterios que considere necesarios para
establecer la importancia relativa de la informacin objeto de anlisis,
disear y seleccionar estadsticamente la muestra que se defina en
mesa de trabajo, o nivel de materialidad, relacionado con el error de
muestreo que utilizar para el diseo de muestras.
La determinacin de la muestra le permitir al equipo auditor establecer a qu proyecto, procesos, cuentas, contratos, facturas, partidas,
u otra informacin, se le debe aplicar los procedimientos tcnicos de
control, para fundamentar los resultados de la auditora.
El muestreo estadstico en la auditora implica la aplicacin de procedimientos tcnicos de tal manera que el auditor obtenga y evale la
evidencia de auditora sobre alguna caracterstica de los aspectos seleccionados a evaluar, que le permita inferir estadsticamente sobre el
universo. Como ejemplo se anexa una herramienta de muestreo.
Plan de trabajo
El plan de trabajo se considera como la carta de navegacin del equipo
de auditora para las fases de ejecucin e informe y es un instrumento
para el control de calidad al proceso.
Contralora General de la Repblica
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El propsito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, registrar la estrategia de auditora para las fases de ejecucin e informe, proporcionar una base de discusin sobre diferentes
aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad
y seguimiento de la auditora.
Los elementos que debe contener como mnimo el plan de trabajo son:
objetivos y alcance de la auditora, resumen del conocimiento del ente
o asunto a auditar, estrategia de auditora, cronograma de actividades
para las fases de ejecucin e informe de auditora.
Los aspectos mnimos que se deben considerar para su validacin y
aprobacin son:
Que el alcance definido est acorde con los objetivos del memorando de asignacin de auditora.
Que el cronograma de actividades contemple los aspectos mnimos
requeridos para alcanzar los objetivos establecidos en el memorando de asignacin de auditora.
El plan de trabajo deber ser aprobado por la instancia competente.
Dicha aprobacin deber surtirse dentro del trmino que se establezca en el memorando de asignacin. Como ejemplo se anexa modelo
de plan de trabajo y cronograma de las fases de ejecucin e informe.
Modelo plan de trabajo
Modelo cronograma de ejecucin e Informe
Programa de auditora
El programa de auditora es la gua del trabajo que va a realizar cada
equipo auditor. All se establecen los objetivos, fuentes, criterios de
auditora y procedimientos que se deben desarrollar durante la fase
de ejecucin. El propsito del programa de auditora es disponer de
un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar
sus tareas de manera coherente y lgica, teniendo en cuenta que los
procedimientos definidos incluyan la evaluacin de la efectividad de
los controles y la evaluacin de los principios de economa, eficiencia,
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Objetivos especficos
Estn orientados a examinar, de acuerdo con la modalidad y alcance de
la auditora, entre otros, los siguientes aspectos:
El manejo de los recursos en la adquisicin, produccin, manejo,
custodia y administracin de los bienes y servicios por parte del ente
auditado, en trminos de calidad, cantidad, costo y oportunidad.
Reglamentacin que regula sus operaciones.
Estados contables
Manejo presupuestal y financiero
Manejo ambiental.
Control fiscal interno.
Planes de mejoramiento
Planes, programas y proyectos
Las TICS relacionadas con los componentes y factores a auditar.
La rendicin de la cuenta e informes.
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Alcance
Hace referencia al cumplimiento de los objetivos establecidos en el
plan de trabajo y en los programas de auditora, que conlleven a la obtencin de evidencia que soporte el resultado del proceso auditor.
Actividades Generales
Equipo auditor
Equipo auditor
Equipo auditor
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Economa
Que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se
obtengan al menor costo.
Consiste en evaluar la adecuada adquisicin y asignacin de recursos
financieros, humanos, fsicos, tcnicos y tecnolgicos, entre otros, efectuada por el gestor fiscal.
La gestin se inicia desde el momento en que le son asignados unos
recursos a un administrador, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como las de
planear el manejo, adquisicin, mantenimiento, adecuacin, captacin
y conservacin de los mismos.
Eficiencia
Establecer que en un periodo determinado la asignacin de recursos
sea la ms conveniente para maximizar sus resultados.
Evala la relacin existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los resultados obtenidos.
Contralora General de la Repblica
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Una operacin eficiente produce la mxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos en iguales condiciones
de calidad y oportunidad.
Eficacia
Se trata de que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden
relacin con sus objetivos y metas.
Es la evaluacin de un programa o actividad en el logro de objetivos y
metas, en trminos de cantidad, calidad y oportunidad.
Equidad
Identifica los receptores de la accin econmica y analiza la distribucin de costos y beneficios entre los diferentes sectores econmicos y
sociales y entre entidades territoriales.
Efectividad
Es el grado de satisfaccin o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o poblacin objeto. Este impacto debe
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Coherencia
Hace referencia a la articulacin de los planes programas y proyectos
frente al plan de desarrollo y/o plan estratgico.
Tipos de opiniones:
Sin salvedades o limpia: es una opinin mediante la cual se manifiesta
de forma clara y precisa que los estados financieros en su conjunto expresan, en todo aspecto significativo, la situacin financiera, as
como los resultados de las operaciones y de los recursos obtenidos y
aplicados durante el ejercicio, y contienen la informacin necesaria
y suficiente para su interpretacin y comprensin adecuada, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y
los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos
por el Contador General.
Aunque la determinacin del tipo de opinin se basa en el criterio profesional del auditor y/o del equipo auditor, es aplicable cuando se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sean inferiores o iguales
al 2% del total de activo o pasivo ms patrimonio, considerando el prinContralora General de la Repblica
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En el prrafo de la opinin del informe, se deben mencionar las salvedades y las limitaciones en el alcance.
Las circunstancias que pueden dar lugar a una opinin con salvedades, en caso de que sean significativas en relacin con los estados
financieros, son, entre otras, las siguientes:
Errores o incumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente
aceptados o prescritos por el Contador General.
Utilizacin de principios y normas contables distintas de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de
contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador
General.
Errores en la informacin registrada en las cuentas.
Informacin insuficiente registrada en las cuentas que impide la
interpretacin y comprensin adecuada de las mismas.
Hechos posteriores a la fecha de cierre del ejercicio, cuyo efecto no
hubiera sido corregido en las cuentas.
Cambios durante el ejercicio con respecto a los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de
contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador
General, utilizados en el ejercicio anterior (comparabilidad).
Adversa o negativa: se emite cuando las salvedades tomadas en su
conjunto superen el 10% del total de los activo o pasivo ms patrimonio, lo que significa que el auditor bajo su criterio profesional, concluye
que en su conjunto los estados financieros no reflejan razonablemente,
en todos los aspectos importantes, la situacin financiera del auditado y
los resultados de sus operaciones por el ao terminado, de conformidad
con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes
y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos
por el Contador General.
Es decir, para que el auditor pueda llegar a expresar una opinin adversa o negativa, es preciso que se hayan identificado incumplimientos de
los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes
Contralora General de la Repblica
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44
Sin Salvedad
Valores hasta el 2%
Con Salvedad
Adversa o Negativa
Con abstencin
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Modelos de opinin
Opinin sin salvedades o limpia:
En nuestra opinin, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situacin financiera del auditado XYZ, a 31 de diciembre de XXXX as como los resultados
de las operaciones por el ao terminado en esa fecha, de conformidad
con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes
y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia
o prescritos por el Contador General.
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Abstencin de opinin:
Debido a que el auditado no suministr la informacin requerida, tales como documentos fuentes de los registros contables, sus soportes,
los libros principales oficiales y libros auxiliares; y que el auditor, por las
mismas limitaciones en el suministro de informacin, no le fue posible
aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar la razonabilidad de los registros y saldos de las cuentas que se presentan en
los estados financieros con corte 31 de diciembre del ao XXXX, la Contralora Territorial se abstiene de emitir una opinin y no emite opinin
alguna sobre los razonabilidad de los estados financieros mencionados.
Cuando se emite una abstencin de opinin, el prrafo introductorio se
cambia de hemos auditado por fuimos designados para auditar y se
elimina el prrafo de alcance.
Gestin presupuestal
Se emite un concepto sobre la programacin, aprobacin y ejecucin
de los ingresos y gastos presupuestales.
Gestin financiera
Se analiza y concluye sobre el comportamiento de los indicadores financieros.
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Favorable
Desfavorable
Se fenece
No se fenece
Fenecimiento
Es el pronunciamiento que pone fin a la revisin de la cuenta fiscal
rendida por el ente auditado, mediante el cual se califica la gestin
fiscal realizada en el manejo de los recursos puestos a su disposicin en
condiciones de economa, eficiencia, eficacia, equidad, efectividad y
valoracin de costos ambientales.
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50
En las contraloras territoriales, ante hechos constitutivos de posibles hallazgos, se utilizar el trmino observaciones de auditora, que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta
o descargos presentados por el ente auditado, cuando sta se da.
Dentro del proceso de la auditora, la atencin se centra en la determinacin y validacin de hallazgos especialmente con connotacin
fiscal, ya que stos fundamentan en buena parte la opinin y conceptos del auditor.
Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados
de la auditora, toda vez que el anlisis profesional y objetivo refleja la
situacin del auditado.
La aplicacin de tcnicas y procedimientos permite al auditor encontrar
hechos o situaciones que impactan el desempeo de la organizacin;
estas tcnicas y procedimientos se aplican sobre informacin, casos,
situaciones, hechos o relaciones especficas.
La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lgica, clara y objetiva, en la que se pueda observar
una narracin coherente de los hechos.
Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles
de trabajo.
51
Objetivo
Factual
Concepto
Relevante
Claro
Verificable
til
53
55
Los efectos de una observacin se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condicin encontrada;
normalmente representa la prdida en dinero, bajo nivel de economa
y eficiencia en la adquisicin y utilizacin de los recursos o ineficacia
causada por el fracaso en el logro de las metas.
Una deficiencia significativa puede definirse como una omisin, error
o irregularidad que genera resultados adversos para el ente o asunto
auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en
diferentes reas, ciclos o actividades del auditado.
Al emitir un juicio u opinin, se deben considerar las circunstancias
que rodean al auditado, como su naturaleza, organizacin y el ambiente en que ste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan
la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones.
Algunos efectos pueden ser:
Uso ineficiente de recursos;
Prdida de ingresos potenciales;
Incremento de costos;
Incumplimiento de disposiciones generales;
Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron
planeados);
Gastos indebidos;
Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos;
Control inadecuado de recursos o actividades;
Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la
forma ms especfica posible, basndose en comprobaciones, comparaciones, documentos de la entidad, informes de auditora interna u
otras fuentes apropiadas.
Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.
La validez de una observacin depende de su importancia relativa. La
importancia de un hallazgo se juzga, generalmente, por su efecto. Ade56
57
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Objetivos especficos
Definir la estructura del informe de acuerdo con la modalidad de
auditora.
Establecer las caractersticas y requisitos de los informes emitidos.
Determinar los responsables de la elaboracin, aprobacin y comunicacin de los resultados del proceso auditor de las contraloras territoriales.
Alcance
Hace referencia a la elaboracin del informe preliminar y al informe
final que contienen los conceptos, pronunciamientos, opiniones y los
resultados de la evaluacin de la gestin fiscal.
Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor;
Apoyar el control poltico que ejercen las respectivas corporaciones
pblicas;
Servir de insumo para que el ente auditado formule el plan de
mejoramiento; y
Comunicar e informar pblicamente los resultados de la auditora.
Preciso
Conciso
Objetivo
Soportado
Oportuno
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62
Protocolos
redactarse en:
Debe
Letra
Arial tamao 12 de Word.
Margen
superior, 4 cms.
Margen
inferior, 3 cms.
Margen
izquierdo, 3 cms.
Margen derecho, 3 cms.
Numeracin
Paginacin
Redaccin
Cuadros,
tablas y grficas
Cifras
Numeracin de
hallazgos
Auditora
Modalidad
Regular
Cartula
Hoja de presentacin
Tabla de contenido
Dictamen integral
Carta de conclusiones
Resultados de auditora
Anexos
si
si
si
si
no
si
si
Auditora Auditora
Modalidad Modalidad
Especial
Expres
si
si
si
no
si
si
si
si
si
opcional
no
si
si
si
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Equipo auditor
El contralor o a quin
se delegue
64
Equipo auditor
El contralor o a
quin se delegue
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Cierre de la auditora
Cada contralora territorial establecer el trmino mximo a partir de la
firma y liberacin del informe final, para dar traslado de los hallazgos a las
instancias competentes; as como para la ejecucin de las actividades posteriores del proceso auditor de conformidad con las normas establecidas.
Los hallazgos con incidencia disciplinaria, penal y otras incidencias contenidos en el informe final, sern trasladados a las instancias competentes.
Los hallazgos con incidencia fiscal sern trasladados mediante el formato
establecido para tal fin, junto con sus soportes a la dependencia encargada de adelantar estos procesos.
Modelo formato entrega hallazgos fiscales
Si dentro del proceso auditor se adelantaron denuncias, se deber informar de los resultados a las dependencia de participacin ciudadana o a
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69
Planeacin estratgica
Fase de Planeacin
70
Fase de ejecucin
Fase de Informe
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Administracin de Calidad
Aseguramiento de la Calidad
Consiste en asumir y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemticas, con el objetivo de generar un producto o servicio acorde con los
requerimientos de calidad del control fiscal. Para lograr dicho propsito
esas acciones deben seguir normas de auditora y requisitos internos establecidos por cada contralora territorial.
Igualmente, las contraloras territoriales podrn utilizar instrumentos exgenos al proceso auditor, para analizar, monitorear y verificar el desarrollo
del mismo, con el fin de apoyar a los responsables del proceso con informacin confiable y oportuna que facilite tomar acciones para mejorar
el proceso auditor.
Producto no conforme
El producto no conforme se configura cuando se presenten una o ms de
las siguientes situaciones:
Incumplimiento parcial total de los objetivos del memorando de asignacin de auditora;
Falta de evidencia y soporte de los hallazgos;
Incumplimiento de las actividades y los resultados de las actividades
descritas para cada una de las fases de planeacin, ejecucin e informe, en el presente captulo.
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Solucin de controversias
Las controversias son situaciones expresadas en diferencias de criterio de
carcter tcnico y/o jurdico y se presentan entre los diferentes roles e
instancias del proceso auditor.
El anlisis y solucin de las controversias se debe surtir durante el proceso
auditor por parte del equipo auditor o por las instancias definidas en cada
contralora territorial.
Las controversias pueden presentarse entre las siguientes instancias:
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74
Papeles de trabajo
Son los registros efectuados por el auditor, de aquella informacin obtenida en el desarrollo de la auditora. En estos documentos deben consignarse las evidencias que fundamentan las observaciones, los hallazgos,
opiniones y conceptos.
El propsito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar
todos los aspectos importantes de la auditora, que proporcionan evidencia de que su trabajo se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora
generalmente aceptadas y en cumplimiento del plan de trabajo y de los
programas de auditora. Adems, respaldan el informe de auditora, sirven
como fuente de informacin y facilitan la administracin de la auditora.
Se pueden registrar en papel, en formato electrnico u otros medios, y
deben ser legibles, lgicos, completos, fciles de entender y estar diseados tcnicamente.
Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para la fcil
Identificacin de los documentos y se clasifican as:
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Referenciacin
Referenciar en auditora es identificar los papeles de trabajo utilizados.
La referenciacin debe hacerse en la parte superior derecha del papel de
trabajo y en color diferente al utilizado en la elaboracin del mismo, que
de acuerdo con la norma de archivo se hace en lpiz rojo.
El rea de control fiscal en mesa de trabajo define los cdigos de referenciacin segn los componentes y factores que sern utilizados en la
auditora.
La contralora territorial utilizar una referenciacin alfanumrica, es decir,
la combinacin de letras y nmeros.
La referenciacin cruzada es la utilizacin de cdigos para seguir el flujo
de trabajo de auditora.
Las reglas bsicas de referenciacin cruzada son:
Slo se referencian cruzadamente cifras idnticas;
Se deber hacer siempre en ambas direcciones;
La posicin de la referencia en relacin con el nmero referenciado
indica la direccin del flujo;
Todas las cifras, la informacin de los componentes de gestin, resultados
y financieros del ente o asunto a auditar deben rastrearse fcilmente con
los papeles de trabajo.
Cuando los papeles de trabajo se lleven de manera electrnica el archivo,
referenciacin y marcas de auditora se har de conformidad con el sistema que cada contralora territorial tenga adoptado
Los papeles de trabajos fsicos o magnticos podrn ser organizados en
carpetas y referenciados tal como se muestra en el siguiente esquema:
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Marcas de auditora
Los procedimientos de auditora efectuados se pueden indicar mediante smbolos de auditora. Dichos smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas
estndar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarizacin de
smbolos para los componentes y factores, mediante el uso de leyendas
o marcas en cdulas determinadas.
Las marcas deben ser distintivas y en color diferente al utilizado en la
elaboracin del papel de trabajo para facilitar su ubicacin.
Se deben evitar los smbolos superpuestos complejos o similares; los
nmeros o letras simplemente rodeadas por un crculo proporcionan
un orden secuencial y fcil de seguir.
Algunos requisitos y caractersticas de las marcas son los siguientes: la
explicacin de las marcas debe ser especfica y clara, los procedimientos de auditora efectuados, que no se evidencian con base en marcas,
deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, anlisis,
entre otros; una misma marca de auditora no se debe utilizar en una
misma hoja de trabajo con significado distinto.
Marca
^
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Significado
Postulados P
P- 01 La naturaleza de la vigilancia fiscal
La vigilancia de la gestin fiscal que ejercen las contraloras territoriales es
una funcin pblica, que incluye el ejercicio del control de la gestin fiscal
como medio de prevencin y correccin, para el logro de resultados de
los entes, advirtiendo oportunamente sobre los riesgos que comprometen
el patrimonio pblico y aplicando los procesos para el resarcimiento de los
fondos, bienes y / o recursos pblicos.
La vigilancia y control son inherentes a los procesos de la gestin fiscal, la
cual est establecida para el beneficio de todos los ciudadanos, siendo stos parte activa de su establecimiento y control a travs de los mecanismos
de participacin ciudadana.
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el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin
de los mismos.
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P- 11 Independencia institucional
Las contraloras territoriales son organismos independientes de las ramas
del poder pblico, lo que les permite conservar una posicin ntegra e
imparcial en el ejercicio de las funciones de fiscalizacin, sin perjuicio
de la armonizacin y coordinacin con otros organismos para desarrollar
actividades que conlleven a obtener mejores resultados, con el propsito
de salvaguardar los fondos, bienes y / o recursos pblicos.
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NAP - 02 Profesionalismo
Los funcionarios responsables que adelanten el proceso auditor deben
poseer conocimientos, entrenamiento tcnico, capacidad, experiencia y
comprensin del mbito gubernamental, que garantice el ms alto nivel
de calidad en las tareas que se realicen para el desarrollo de la vigilancia
de la gestin fiscal. Las contraloras territoriales tienen la obligacin de
promover y desarrollar programas especializados de capacitacin que permitan incrementar y fortalecer el desarrollo integral de los auditores.
NAP- 04 Integridad
Los auditores que participen en el proceso auditor deben ser diligentes y
mantener inclume su integridad moral en sus actuaciones y en el desarrollo de sus labores, mediante una actitud recta, proba y honesta.
NAP-07. tica
Los auditores y dems funcionarios de las contraloras territoriales deben observar y respetar, en su comportamiento personal y profesional
durante el proceso auditor y dems actividades laborales, el Cdigo de
tica adoptado por cada contralora territorial.
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la elaboracin del memorando de asignacin, hasta el desarrollo y ejecucin de cada actuacin programada.
Para la formulacin del Plan General de Auditora Territorial y la elaboracin del memorando de asignacin, los responsables de estas actividades deben compilar y mantener actualizada la informacin que permite
comprender la complejidad de entes o asuntos a auditar, en aspectos tales
como: estructura organizacional, datos sobre valor de activos, presupuestos, actividades a cargo del nivel central y de su nivel desconcentrado,
fuentes de financiacin de recursos y dems informacin necesaria. Lo anterior permitir la formulacin de objetivos generales y especficos acordes
con la dinmica y organizacin de los entes o asuntos a auditar.
Para efectuar de manera sistmica y estandarizada dicho proceso de planeacin, se deben seguir los lineamientos del proceso auditor descritos
en la Gua de Auditora Territorial, documentndolo en el memorando de
asignacin y el plan de trabajo.
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servicios pblicos, empresas industriales y comerciales del estado, empresas sociales del estado, entre otros.)
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asunto auditado formule el plan de mejoramiento y comunicar e informar pblicamente los resultados de la auditora
del
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NAFI - 07 Concepto
Es el resultado que obtiene el equipo de auditora del anlisis y evaluacin
del componente y factor del ente o asunto auditado.
Igualmente, al culminar el traslado de hallazgos a las autoridades competentes, cuantificar el valor agregado generado por el proceso auditor e
informar a la comunidad sobre los logros y beneficios que las contraloras
territoriales generan como resultado de su gestin.
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Actividades bsicas
En ste mdulo se presentan las actividades que se desarrollan, cuyos resultados sern plasmados en un documento consolidado anual, que ser
presentado por el rea de control fiscal al contralor territorial y/o comit
segn corresponda, para ser tenido en cuenta en la Planeacin Estratgica
del siguiente Plan General de Auditora PGAT y para el planteamiento de
acciones de mejora de la contralora territorial.
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Anexos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
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