2 Registro de Operaciones Contables
2 Registro de Operaciones Contables
2 Registro de Operaciones Contables
Decreto 2649 de 1993 Por medio del cual se reglamentan las normas del cdigo
de comercio en materia de contabilidad y se fijan los principios y normas contables
generalmente aceptados en Colombia.
Las dinmicas sealan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los
diferentes movimientos contables que las afecten.
El plan nico de cuentas deber ser aplicado por todas las personas naturales o
jurdicas que estn obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto
en el Cdigo de Comercio.
Dichas personas para los efectos del presente decreto, se denominarn entes
econmicos.
No estarn obligados a aplicar el plan nico de cuentas de que trata este decreto,
los entes econmicos pertenecientes a los sectores financiero, asegurador y
cooperativo para quienes se han expedido planes de cuentas en virtud de
legislacin especial.
un ente
12. Uniformidad: Los principios generales y las normas particulares para preparar
los estados financieros, sern aplicadas uniformemente de un ejercicio a otro.
Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deber
informarse este hecho y su efecto.
Nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada las operaciones que diariamente
realiza una empresa. Las cuentas pueden ser de naturaleza debito o crdito, segn la
operacin que se haya realizado la empresa.
Las cuentas que se registren el activo y gastos, son de naturaleza debito cuando lo
incrementan, excepto las depreciaciones, amortizaciones y provisiones que son de
naturaleza crdito. La disminucin o cancelacin, se realiza con registros realizados en el
crdito, excepto las depreciaciones, amortizaciones y provisiones que se disminuyen por
el dbito.
Principio universal introducido por el monje Fray Lucas Paciolo segn el cual si debita de
una cuenta por un valor se debe acreditar otra u otras por igual valor. Lo que significa que
en cualquier asiento contable la suma de los dbitos debe ser igual a la suma de los
crditos. Es decir si hay un ingresos de inventarios, debe haber una salida de recursos
para cancelarlos. Si hay un ingreso de dinero, hay una salida de bienes. En estos
movimientos de partida doble, se puede afectar una o varias cuentas en cada naturaleza
segn corresponda (debito o crdito)
Ejemplo
DEBITO
CREDITO
150.000
Caja (activo)
150.000
SUMAS IGUALES
150.000
150.000
Si observamos las cuentas caja se acredita por $ 150.000 y la cuenta Servicios pblicos
se debita por la suma de $150.000, de esta manera se presenta el punto de equilibrio que
es el principio que se aplica a la ecuacin contable en el registro de cada operacin
contable.
Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.
Todos los asientos contables, para su justificacin, deben tener su soporte con los
siguientes datos.
Nombre o razn social de la empresa que lo emite.
Nombre, nmero y fecha del comprobante.
Descripcin del contenido del documento.
Firma de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
Pagar
Nota dbito
Nota crdito
Recibo de caja menor
Nota de contabilidad
Comprobante de diario
Recibo de Caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan as:
una para el archivo consecutivo y otra para anexar el comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta Caja, y el crdito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos
parciales o totales de los clientes diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el
soporte es la factura.
Factura de compraventa
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales
de todos los documentos una descripcin de los artculos comprados o vendidos, los
fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta; y del comprador,
factura de compra.
Cheque
Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada girador, (quien posee una
cuenta corriente bancaria), ordena a un banco llamado girado que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
Letra de Cambio
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden o al portador,
cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
Pagar
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero
en una fecha determinada. Generalmente, este documento se utiliza para respaldar los
prstamos bancarios y otras obligaciones similares.
Nota Dbito
Es un comprobante que se utiliza para cargar la cuenta de sus clientes, un mayor valor
por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por
financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.
Nota Crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura,
o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su
contabilizacin se utiliza un soporte que se denomina nota de crdito.
Al contabilizar se acredita Cuentas por Cobrar o Deudores Varios y se debita la cuenta
que corresponda segn el concepto.
Al contabilizar la constitucin del fondo fijo de caja menor, se debita Caja Menor y se
acredita Bancos, teniendo en cuenta los soportes generados por los diferentes conceptos
de gastos.
Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.
Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y
en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as
como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen
La preparacin del comprobante diario de contabilidad, requiere de todos los soportes por
concepto de movimientos financieros realizados en la empresa, estos deben ser anlisis y
codificados para efectuar el asiento en dicho comprobante.
Los documentos comerciales son todos los comprobantes expedidos por escrito, en los
que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos, costumbres generalizadas y disposiciones de la ley. Estos son de
vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compaa o empresas.
En ellos queda plasmada la relacin jurdica entre las partes que intervienen
en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
1.
De uso externo:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y
conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados,
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2.
De uso interno:
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y
cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es fuente de
informacin (planillas de sueldos, informes).
Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados desde la
fecha de emisin del documento (Ley 962 de 2005).
Las propiedades del negocio se especifican en el activo, los compromisos por cumplir
estn contenidos en el pasivo y el patrimonio que es el valor del negocio, se encuentra
representado por el excedente que se conoce con el nombre de capital contable y que
precisamente corresponde por derecho a los propietarios, dueos o accionistas del
negocio."
La ecuacin permite efectuar los clculos aritmticos por flujos econmicos que se
representan en la contabilidad. Tradicionalmente la ecuacin contable se representa:
Activo = Pasivo + Capital
Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn
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Activo
Representa los bienes y derechos apreciables en dinero de propiedad de la empresa, el
activo se caracteriza por:
Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo el control de la empresa.
Generar un derecho de reclamacin.
Pasivo
Representa las obligaciones o deudas contradas por la empresa con terceros para ser
cancelados en un futuro.
Algunos grupos son: Obligaciones financieras, cuentas por pagar, obligaciones
laborales. Algunas de las cuentas son: proveedores nacionales, cuentas por pagar,
obligaciones bancarias, prestaciones sociales por pagar. Se caracteriza porque la
obligacin tiene que haberse causado. Implicando el deber de hacer el pago y que refleje
una deuda con un beneficiario cierto.
Patrimonio
Representa los aportes de los dueos o socios, para constituir la empresa, adicionalmente
incluye las utilidades y las reservas. Matemticamente es la diferencia entre el activo
menos el pasivo.
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Ejemplo
El seor Pedro Sarmiento compr a crdito una moto por valor de $5.000.000, en este
caso el valor del activo aumenta en $5.000.000 y el pasivo tambin aumenta en
$5.000.000 as:
NOMBRE DE LA CUENTA
Propiedad plata y equipo (Aumento activo)
DEBE
HABER
5.000.000
5.000.000
Ejemplo 2
Se constituye una sociedad con dos socios, cada uno aporta $1.500.000 en efectivo, en
este caso aumenta el activo en $3.000.000 y a la vez aumenta el patrimonio en
$3.000.000:
NOMBRE DE LA CUENTA
Caja (Aumento activo)
DEBE
HABER
3.000.000
3.000.000
13
Ejemplo
El seor Pedro Sarmiento cancela el 50% del crdito por la compra de moto, para este
caso el activo disminuye en $ 2.500.000 y el pasivo disminuye en $ 2.500.000:
NOMBRE DE LA CUENTA
Cuentas por pagar (Disminuye el pasivo)
DEBE
HABER
2.500.000
2.500.000
Cuentas de Activo
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e
intangibles de propiedad del ente econmico, que en la medida de su utilizacin, son
fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: El
disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y equipo,
los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.
Cuentas de pasivo
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contradas por el ente
econmico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o
en servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por
pagar, los impuestos, los gravmenes y tasas, las obligaciones laborales, los diferidos,
otros pasivos, los pasivos estimados, provisiones, los bonos y papeles comerciales.
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Cuentas de ingreso
Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el
ente econmico en desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio
determinado.
Se clasifican en:
1. Operacionales:
Comprende los valores recibidos y/o causados en desarrollo de su objeto social.
Comercializacin de productos, prestacin de servicios.
2. No operacionales
Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o
giro normal de los negocios.
Cuentas de Gastos
Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el
ente econmico en el giro normal de los negocios en un ejercicio econmico determinado.
Se clasifican en:
1. Operacionales
Documento elaborado por Jorge Orlando Rodrguez Beltrn
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NOMBRE DE LA CUENTA
Caja (Activo)
DEBE
HABER
2.400.000
2.400.000
Costos
Este grupo comprende las cuentas que sirven para determinar el costo de ventas en la
actividad comercial.
Costo de ventas
Compras de bienes o servicios
Valorizaciones
De orden y de orden por contra
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Costos
Gastos
Cuentas de orden deudoras
A partir de una o varias entradas de informacin da lugar a una o varias salidas tambin
de informacin pero con un valor aadido til para la toma de decisiones.
Apertura
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueo o
socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se
elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.
Movimiento
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar
respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a
los libros principales y auxiliares de contabilidad.
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19
Asiento contable
Es el registro en el comprobante de contabilidad y en los libros de contabilidad, de los
hechos econmicos que se describen en los documentos contables que le sirven de base.
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8.- EJERCICIO
DEBE
HABER
12.500.000
Capital Social
12.500.000
Sumas iguales
12.500.000
12.500.000
DEBE
HABER
12.500.000
Muebles y enseres
1.800.000
Capital social
14.300.000
Sumas iguales
14.300.000
14.300.000
21
HABER
ACTIVO
Caja
12.500.000
Terreno
12.500.000
Muebles y enseres
1.800.000
TOTAL ACTIVO
26.800.000
PASIVO
Obligaciones financieras
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO
Capital social
26.800.000
TOTAL PATRIMONIO
26.800.000
26.800.000
CUENTAS
Arrendamientos
pagados
DEBE
por
HABER
500.000
anticipado
Caja
500.000
Sumas iguales
500.000
500.000
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2.- El 3 de junio de 2014, compra 100 unidades de un producto por valor de 7.540.000 IVA
incluido del 16%, paga de contado el 50% y el 50% a crdito a 30 das. Factura de
compra 2035. Retencin en la fuente del 3.5%.
CUENTAS
DEBE
6.500.000
1.040.000
HABER
227.500
Caja
3.656.250
3.656.250
Sumas iguales
7.540.000
7.540.000
3.- Vende 31 unidades del producto del contado por valor de 2.505.600 IVA incluido del
16%. La retencin en la fuente es del 3.5%. Factura de venta No. 001 del 05 de junio de
2014.
CUENTAS
Caja
DEBE
HABER
2.430.000
Rete-fuente en ventas
75.600
2.160.000
345.600
2.505.600
2.505.600
CUENTAS
Costo de venta
DEBE
HABER
2.015.000
Inventario de mercanca
Sumas iguales
2.015.000
2.015.000
2.015.000
23
4.- Vende 69 unidades del producto por valor de 5.800.000 IVA incluido del 16%. Le
cancelan el 60% de contado y el 40% a 30 das. La retencin en la fuente es del 3.5%.
Factura de venta No. 002 del 07 de junio de 2014.
CUENTAS
DEBE
Caja
3.375.000
2.250.000
Rete-fuente en ventas
HABER
175.000
5.000.000
800.000
Sumas Iguales
5.800.000
5.800.000
CUENTAS
DEBE
Costo de venta
HABER
4.485.000
Inventario de mercanca
4.485.000
Sumas iguales
4.485.000
4.485.000
5.- El 30 de junio de 2014 se causa el gasto del arrendamiento del local por valor de $
500.000.
CUENTAS
DEBE
Gastos de arrendamiento
Arrendamientos
pagados
HABER
500.000
por
500.000
anticipado
Sumas iguales
500.000
500.000
CUENTA T
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Ejercicio
Registrar en cuentas T los movimientos realizados en el ejemplo anterior.
CUENTAS T
Caja
Debito
Crdito
2.430.000
500.000
3.375.000
3.656.250
5.805.000
4.156.250
25
2.015.000
3.656.250
4.485.000
6.500.000
6.500.000
1.040.000
500.000
Ingresos operacionales
Debito
Crdito
Retefuente en venta
Debito
Crdito
2.160.000
75.600
5.000.000
7.160.000
.
175.000
250.600
.
500.000
Gastos de arrendamiento
Debito
Crdito
Costo de ventas
Debito
Crdito
500.000
2.015.000
4.485.000
6.500.000
BALANCE DE COMPROBACIN
Instrumento financiero que se utiliza para registrar de manera consolidada los dbitos y
los crditos de las cuentas de balance y de resultado; permitiendo establecer un resumen
bsico de un estado financiero.
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El balance de prueba est compuesto por los saldos iniciales, el movimiento del mes y los
saldos finales para establecer el resumen bsico de los estados financieros (balance
general y estado de resultados).
Ejercicio
CUENTAS
SALDO SIGUIENTE
Debito
Crdito
ACTIVO
Caja
12.500.000
5.805.000
4.156.250
14.148.750
2.250.000
2.250.000
1.040.000
1.040.000
250.600
250.600
Terrenos
12.500.000
12.500.000
Muebles y enseres
Arrendamiento pagado por
anticipado
PASIVO
1.800.000
1.800.000
6.500.000
Obligaciones financieras
500.000
6.500.000
500.000
1.145.600
1.145.600
3.656.250
3.656.250
27
227.500
227.500
PATRIMONIO
Capital social
INGRESOS
26.800.000
26.800.000
Ingresos Operacionales
GASTOS
7.160.000
Gastos de arrendamiento
500.000
COSTOS
7.160.000
500.000
-
Costo de ventas
6.500.000
6.500.000
BIBLIOGRAFA
Rincn Soto Carlos Augusto, Lasso Marmolejo Giovanny, Parrado Bolaos lvaro E.
Contabilidad siglo XXI. Editorial ECOE ediciones. Primera edicin 2009. Reimpresin
2012.
Bolao Cesar y lvarez Nio Jorge, Contabilidad comercial. Grupo Editorial Norma.
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