OPERACIONES DE ECONOMATO Y BODEGA EN COCINA

(registros documentales)

La recepcin de materias primas es el primer paso para lograr una

buena gestin, por lo que se utiliza y establece un control de proveedores
mediante una ficha en la que se establece datos como el horario de entrega,
etiquetado, caducidad, as como el sistema de control en el almacenado,
forma de transportar las mercancas con el fin de que el sistema sea el ms
adecuado para no daar la materia prima y la calidad de los productos
ofertados.
Se deben tener en cuenta conceptos como la temporalidad del
producto (fecha til de consumo del producto y condiciones organolpticas
impecables), la rotacin (movimiento de los gneros antes de que llegue su
fecha de consumo preferente) , la disponibilidad (productos de temporada),
el mercado (fluctuaciones de precio).
Se hace imprescindible tener un formulario donde se registre los
siguientes conceptos:
- Horario de entrega
- Calidades de los productos adquiridos
- Temperatura
- Etiquetado
- Embalaje

Tambin tener una ficha de compra para cada producto adquirido

para:

- Facilitar el trabajo del encargado de compras

- Establecer una calidad para los productos adquiridos
- Tener un control exhaustivo de la materia prima.

Registros documentales.
Debido al volumen de operaciones que conlleva una instalacin
destinada al servicio de comidas y bebidas es preciso contar con un registro
documental que aporte un control sobre compras tratando de evitar posibles
perdidas de materias primas y mermas que perjudicara en el balance final
de la empresa ante las posibles perdidas econmicas.
Los principales documentos para el control de entrada y salida de las
materias primas son: albaranes y facturas.

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Albaranes.
Es un documento mercantil que permite y acredita el control de
llegada y entrega de un pedido.
Debe ser firmado por el receptor.
Funciones y utilizacin.
Tiene dos objetivos diferentes:
- Para el comprador: comparar y controlar la mercanca recibida,
para la elaboracin de una factura posterior.
- Para el vendedor: se utiliza como justificante de entrega.
Se emite como mnimo por duplicado, detallando los productos
suministrados, en ocasiones por triplicado (empresa de entrega).
Donde este documento tiene efectos contables existe una copia ms
para el organismo tributario estatal.
No tiene registro en libros de contabilidad ya que lo remitido se
emite sin valores.
Requisitos.
-Lugar y fecha de emisin.
-Nombre y n de orden del comprobante
-Nombre y domicilio del vendedor y comprador
-Numero del documento de identificacin fiscal y razn social
-IVA de los productos
-Detalle de las mercancas
-Lugar de entrega
-Empresa de transporte
-Firma del que recepciona

Facturas. (comprobacin de ventas y documento para dpto. de

administracin).
Es emitida por el vendedor de los bienes.
Datos que aparecen en el documento.
-Datos del proveedor o suministrador (vendedor) (CIF/DNI/razn
social)
-Fecha de la fra., y lugar de emisin
-Nmero
-Datos del cliente (comprador)
-Descripcin del producto y nmero de unidades entregadas
-Precio unitario
-Conceptos relacionados con la operacin (gastos, descuentos,
impuestos, etc.)
-Importe total de la operacin
-Impuestos tributarios (tipo del IVA)
-Condiciones de pago del importe.

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Tipos de Facturas.
-Ordinarias: documentan la operacin comercial.
-Rectificativas: documentan correcciones, por devoluciones de
productos o comisiones por volumen
-Recapitulativas: documentan nmero de facturas o albaranes de un
perodo. Para que tengan validez fiscal se han de anular las anteriores.
Variantes.
-Copia: documenta la operacin para el vendedor, con los mismos
datos que el original (en poder del comprador). Debe llevar la indicacin de
copia.
Duplicado: documenta la operacin para el comprador en cado de
perdida de la original, debe indicar que es un duplicado
Factura electrnica: tiene validez legal y sustituye al documento de
papel.
Factura pro-forma: no tiene valor contable ni como justificante, se
utiliza para documentar una futura compra. Suele incluir la fecha mxima
de validez.

ALMACENAMIENTO
(mtodo y aplicaciones)

La mercanca puede ser de primera calidad pero un mal o defectuoso

almacenaje puede derivar en la perdida de esta, por lo que se debe evitar:
-Locales, establecimientos y almacenes inadecuados
-Una manipulacin y almacenamiento incorrectos
-Plagas
-Transportes deficientes y empaquetados inadecuados

Recepcionado de gneros.
Verduras.
- Condiciones higinicas del repartidor y el vehculo de reparto
- Ausencia de tierra en los embalajes
- Embalajes independientes (cada variedad de verdura en su embalaje)
- Verificacin de la calidad (examen organolptico)
- Frescura
- Limpieza
- Punto de maduracin
- Ausencia de manchas marrones
- Ausencia de mohos, piel daada, blandas o bichos.

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- Almacenamiento en cmaras adecuadas, sin olores, ventiladas, con
recirculacin de aire, purificacin de la atmsfera y temperatura entre 2 y
5C.
- Excepto patatas, cebollas y ajos que debern estar en un sitio ventilado
pero sin humedad, no demasiado clido y que no reciban exceso de luz para
que no se enracen, separadas del suelo mediante bancadas u otro tipo de
soporte.

Carnes.
- Embalaje higinico-sanitario adecuado (eliminacin de riesgos)
- Embalaje independiente por producto (cada gnero por separado,
eliminando que se mezclen)
- Transporte adecuado para cada tipo de gnero en funcin de su
temperatura de conservacin: Fresco, Refrigerado, Congelado.
-Fresco: entre 0 y 5C
-Refrigerado: Entre 2 y 3C
-Congelado: entre 18 y 22C (eliminacin de la interrupcin en la
cadena de fro)
- Peso: control de comprobacin con albarn
- Calidad (bajo criterios profesionales)
-Limpieza
-Frescura
- Etiquetado correcto con los siguientes datos:
-Origen
-Producto: categora, pieza, especie.
-Fecha de sacrificio
-Matadero: direccin, n de registro sanitario
-Peso
-Fecha de caducidad o consumo preferente
-Lote
-Cdigo de trazabilidad
- Higiene del transporte as como del personal encargado del reparto
- Control de descarga:
-No depositar sobre el suelo
-Depositar sobre el carro de recepcin de gneros.

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 Pescados.
- Embalaje adecuado: cajas de poliuretano
- Embalaje independiente por producto (cada especie por separado,
eliminando las mezclas)
- Adecuacin del producto durante su transporte: camiones isotrmicos,
conservacin del gnero (hielo suficiente)
-Fresco: entre 3 y 5C
-Refrigerado: entre 1 y 2C
-Congelado: entre 18 y 22C
- Peso: control de comprobacin con el albarn
- Calidad: (bajo criterios profesionales)
- Limpieza
- Frescura

- Etiquetado correcto con los siguientes datos:

-Lugar de procedencia
-Certificado de origen
-Fecha y zona de captura
-Mtodo de captura (extractiva, piscifactora)
-Especie
-Estacionalidad

Almacenamiento.

Las premisas de un buen almacenamiento son:

-Limpieza y mantenimiento adecuados en todo momento (utilizacin
de sitios adecuados)
-Control de plagas (fumigacin contra insectos y control de
roedores)
-Eliminacin de forma controlada de desechos, evitando la
contaminacin cruzada.
-Contar con un buen plan de mantenimiento y saneamiento
-Almacenamiento segn la vida til del alimento (trazabilidad)
-Control de la humedad y la temperatura
-Desinfeccin contra microorganismos
-Llevar un control de existencias y fechas de vencimiento
(inventario)

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Funcin del responsable.
La principal funcin es administrar el almacn, asegurando la calidad
de las existencias, y minimizando posibles prdidas.
Sus actividades son:
-Mantenimiento y limpieza del almacn
-Recepcin de productos alimenticios y bodega
-Estibado, almacenaje e inspeccin
-Seguridad del personal y de productos alimenticios
-Control de plagas
-Inventario de productos alimenticios
-Manejo de existencias
-Reportes (releve interno de economato)

Clasificacin de los alimentos a almacenar.

Los alimentos se clasifican en funcin a su vida til.

Estables o no perecederos:

Alimentos con perodos de almacenaje de 3 a 6 meses, con bajo

contenido de humedad (-13%)
-Harinas en general
-Leche en polvo
-Cereales en estado seco: trigo, maz, arroz, etc.
-Leguminosas en estado seco: lenteja, garbanzo, etc.
-Aceite
-Alimentos enlatados
-Azcar
-Sal
-Frutos secos, etc

Semiperecederos:

Pueden permanecer sin alteracin por un periodo de tiempo

aproximado de 1 a 3 meses.
-Tubrculos: patatas, yuca, ame
-Caf
-Leche ultrapasteurizada (UHT)
-Bebidas no alcohlicas
-Vino

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 -Licores espirituosos

Alimentos perecederos:

Alimentos con cortos perodo de vida, de fcil descomposicin y

difcil conservacin.
Deben mantenerse conservados de acuerdo a la recomendacin del
productor: refrigerados, congelados, etc.
-Carnes (ave, cerdo, ternera y derivados)
-Frutas y verduras
-Pescado fresco o congelado y marisco
-Huevos
-Productos lcteos

Mtodo de almacenamiento (El estibado)

Se deben almacenar sobre estibas (soporte plstico o madera tratada,

utilizando para que la mercanca no este en contacto con el suelo y puede
ser transportada fcilmente)
-Las estibas debern estar limpias, al igual que el suelo
-No deben sobresalir sobre los productos
-Debern estar niveladas para que no se caiga la carga, sin astillas ni
clavos que puedan romper la materia prima

Controles de almacn.

Para mantener un correcto control, el responsable (jefe de

economato) debe contar con medidas de control que puedan proporcionar
la situacin en que se encuentran las materias primas circulantes.

Mtodos para el control de almacn.

-Clasificacin de materias primas

-Recuento analtico de stock
-Generar facturas de entrada y salida
-Confeccin de inventarios internos.

Control de stocks.

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 Comienza con la recepcin de mercanca, diferenciando los
productos nuevos de los ya almacenados.
Para realizar un buen stockaje, se deben tener en cuenta todos los
riesgos que conlleva la manipulacin de los gneros, teniendo en cuenta
factores internos como composicin del producto, pH, actividad acuosa,
como externos temperatura, humedad relativa, atmsfera.
Los peligros que pueden derivar en un mal stockaje pueden ser:
-Peligros biolgicos: producidos por una rotacin inadecuada y en
condiciones no higinicas el almacenamiento y la manipulacin.
-Peligros fsicos: producidos por un transporte, almacenamiento y
manipulacin inadecuados.
El grado de control debe ser proporcional al riesgo, no se tratar con
el mismo cuidado un producto resistente como frutos secos, pastas, etc.,
como un producto de alto riesgo como mariscos o pescados. Dicha
contaminacin puede evitarse siguiendo algunas normas.
Recepcin:
Proveedores controlados (condiciones de produccin, procesamiento
y almacenaje)
Protocolo de recepcin (condiciones para la aceptacin de la
mercanca: hora y das de entrega, condiciones del transporte y encargado,
etc.)
Rechazo de producto: desperfectos en los embalajes, productos en
mal estado, latas abolladas u oxidadas, etc.)
Control pre-fecha: deberan establecerse perodos mximos de
aceptacin pre-fecha de vencimiento y en ningn caso aceptados si se
pasan de fecha.
Almacenamiento:
Seguir indicaciones del fabricante
Rotular siempre el producto fabricado: (productos que hayan sido
cambiados de su envase original deben ser rotulados con sus fecha de
vencimiento; los alimentos de alto riesgo que son preparados en el
establecimiento y despus almacenados deben tener su fecha de caducidad)
Inspeccin del producto antes de su uso
Realizar anlisis de laboratorio: con el fin de determinar si son aptos
para su uso
Stockaje:
Rotacin del producto: mtodo FIFO (primero entra primero sale)
Proteccin del producto: las materias primas daadas deben ser
descartadas
Clasificacin del producto: los alimentos siempre deben estar
debidamente rotulados. Los productos secos abiertos deben almacenarse en
recipientes a prueba de humedad.
Los alimentos y materias primas deben ser protegidos contra plagas.

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