Manual de Usuario Fidesgem
Manual de Usuario Fidesgem
Manual de Usuario Fidesgem
rev. 20120917
Índice
Especificaciones ............................................................ 3
Requisitos del sistema ...................................................... 3
Instalación ................................................................. 4
Estructura de la información en el disco .................................... 6
Funcionamiento en red ....................................................... 8
Estructura de la información según el tipo de usuario ...................... 10
Manejo general ............................................................. 14
Pantalla de bienvenida ..................................................... 15
Menú principal ............................................................. 16
Configuración .............................................................. 18
Copia de seguridad ......................................................... 19
Calculadoras ............................................................... 20
Documentos adjuntos ........................................................ 21
Ventana Impreso ............................................................ 22
Empresas propias ........................................................... 23
Editar empresa ............................................................. 24
Proveedores y clientes ..................................................... 27
Editar proveedor o cliente ................................................. 28
Personal ................................................................... 30
Editar ficha de personal ................................................... 31
Ubicaciones ................................................................ 32
Editar ubicación ........................................................... 33
Activos .................................................................... 34
2
Editar activo .............................................................. 35
Productos .................................................................. 37
Editar producto ............................................................ 38
Historial movimientos ...................................................... 42
Traspasos entre almacenes .................................................. 43
Editar traspaso entre almacenes ............................................ 44
Inventario ................................................................. 46
Productos sin stock ........................................................ 47
Productos en trámite de compra ............................................. 48
Planificación de pedidos ................................................... 49
Pedido a proveedor ......................................................... 50
Historial de pedidos ....................................................... 53
Albaranes .................................................................. 54
Editar albarán ............................................................. 55
Presupuestos ............................................................... 57
Editar presupuesto ......................................................... 58
Planificación de trabajos .................................................. 60
Editar orden de trabajo .................................................... 61
Historial de trabajos realizados ........................................... 68
Planificación de acciones preventivas ...................................... 69
Procedimientos preventivos ................................................. 70
Editar procedimiento preventivo ............................................ 71
Especificaciones
Multiempresa.
Multiusuario.
Múltiples ubicaciones, almacenes y secciones.
Multipunto, trabajo en red (LAN).
Gestión de trabajos pendientes.
Análisis de riesgos y posibilidad de priorizar según el índice de criticidad.
Historial de trabajos realizados.
Catálogo de procedimientos preventivos.
Planificación de las acciones preventivas pendientes.
Gestión de órdenes de trabajo (OT), mano de obra, desplazamiento y material
utilizado.
Gestión de almacén: fichas de producto, compras, control de stock, salida
directa desde la O.T. o albarán de venta. Maneja códigos de barras EAN-13
asignados por el fabricante del producto, y Code 128 para los códigos de
producto asignados por la aplicación.
Gestión de pedidos a proveedor. Posibilidad de agregar productos en trámite de
compra antes de generar el pedido a proveedor.
Gestión de albaranes de venta.
Gestión de presupuestos para clientes.
Copia de seguridad sobre cualquier soporte.
Historial se intervenciones filtrado según varios parámetros, como intervalo
de fechas, cliente, etc.
Historial anual personalizado por cliente, listo para encuadernar.
3
Historial de mantenimiento por activo, listo para encuadernar.
Clientes y proveedores en la misma base de datos. No es necesario crear dos
veces la misma ficha si un cliente es a la vez proveedor.
Para el trabajo en red, se recomienda que ésta tenga una velocidad de 1Gbps,
tipo gigabit Ethernet.
Instalación
Servidor de datos, donde se almacenarán los datos a los que accederá cada
usuario desde su equipo. Debe seleccionar las tres opciones. Una vez
finalizada la instalación, deberá compartir la subcarpeta x:\Archivos de
programa\FidesGeM\data para que cada equipo pueda acceder a ella. Consulte
la ayuda de Windows si no sabe cómo compartir una carpeta en red.
5
Seleccione la carpeta en la que desea instalar la aplicación.
Hay dos tipos de datos con los que trabajar dentro de la aplicación, el
primero incluye a los que se almacenan en las bases de datos, como la
descripción de un producto o su precio, y el segundo tipo son los datos
vinculados. Dentro de este segundo tipo encontramos dos variantes: las
imágenes asociadas a los datos incluidos dentro de las bases de datos, por
ejemplo la imagen de un producto o el logotipo de un proveedor, y la segunda
engloba a los archivos adjuntos, que permiten tener acceso a documentos de
todo tipo desde la aplicación, por ejemplo el manual de una máquina.
BBDD
Bases de datos. No hay que modificar nada en esta carpeta, para evitar la
pérdida de datos.
Documentación activos
Archivos adjuntos de los activos, como máquinas, edificios, instalaciones,
etc. que sean objeto del mantenimiento. Por ejemplo, los manuales de una
máquina, copia de contratos de mantenimiento, facturas y fotografías.
Documentación OT
Archivos adjuntos de las órdenes de trabajo, como fotografías de una
reparación o esquemas.
Documentación pedidos
Archivos adjuntos de los pedidos a proveedores, como copias de presupuestos,
facturas, albaranes, fichas técnicas o de seguridad.
Documentación presupuestos
Archivos adjuntos de los presupuestos a clientes, como planos o bocetos.
Documentación productos
Archivos adjuntos de los productos, como manuales, fichas técnicas o
fotografías adicionales.
Fotografías
Fotografías del personal. Se utilizan para la ficha de personal.
Imágenes
Imágenes de los productos, en formato .jpg, .bmp, .gif, .png. Estas imágenes
están asociadas directamente a la ficha de producto. Por lo tanto, si se
modifica el nombre de un archivo, su ubicación o contenido, esto afectará a
todos los productos que tengan esta imagen. Por ejemplo, si se utiliza la
misma imagen para todos los tornillos de la misma familia, al cambiar la
imagen manteniendo el mismo nombre de archivo, se modificará la imagen en la
ficha de todos estos tornillos. Sin embargo, si se modifica el nombre, todos
los tornillos asociados se quedarán sin imagen.
Logos
Imágenes con los formatos anteriores, que contengan el logotipo de las
empresas, tanto clientes como proveedores.
Máquinas
Imágenes de los activos, que aparecerán en su ficha, igual que en el caso de
los productos.
7
Los datos deben tener la misma ruta en todos los equipos. En caso contrario,
se perderá el acceso a los datos vinculados dependiendo del equipo.
Una vez aceptadas las dos pantallas, aparecerá un cuadro de diálogo en el que
seleccionar la carpeta que contiene los datos, en el caso del ejemplo X:
FidesGeM está pensado para que sea útil a muchos tipos de usuario, por eso,
antes de empezar a trabajar con la aplicación es necesario conocer la
estructura lógica en que se organizan los datos, y tener claros algunos
conceptos. Una buena planificación de esta estructura permitirá obtener el
máximo rendimiento de la aplicación.
Proveedores y clientes
Activo
Bien físico objetivo del mantenimiento, es decir el objeto sobre el que se van
a realizar las acciones. Por ejemplo una máquina, vehículo, edificio o
10
instalación. En el caso de una fábrica, cada máquina sería un activo, además
de las distintas instalaciones: eléctrica, refrigeración, aire comprimido,
etc. En el caso de una empresa de mantenimiento de comunidades de
propietarios, los activos serían un ascensor, una puerta automática, la
instalación colectiva de TV, etc. Para un servicio técnico de
electrodomésticos, los activos serían los propios aparatos a reparar.
Ubicación
Lugar perteneciente a un cliente, proveedor, o a la propia empresa, donde se
encuentran sus activos o sus domicilios. Por ejemplo, el domicilio fiscal de
un cliente, una nave industrial, un almacén de un proveedor, etc. En algunos
casos, una ubicación puede ser un vehículo, si este puede tener efecto de
almacén propio, o si contiene activos, o incluso si se trata de un activo en
sí, y no se puede asignar a una ubicación concreta. Cada cliente o proveedor
debe tener una sola ubicación para el domicilio fiscal, que se utilizará por
defecto. Veamos unos ejemplos prácticos:
Almacén
Ubicación local
Orden de trabajo
Cada vez que se realiza una acción, debe estar reflejada en una orden de
trabajo. Las órdenes de trabajo son uno de los principales pilares de
FidesGeM. Recopilan todos los datos relevantes de la intervención, que
servirán para facilitar información a los clientes, o para consulta en el
futuro. Por tanto, es muy importante que contengan información clara y
concreta, para que sean realmente útiles.
La forma de gestionar una orden de trabajo, también denominada OT, es
diferente según el tipo de usuario.
12
Existe otro caso menos habitual, que consiste en rellenar la OT antes de
finalizar los trabajos. Esta situación suele darse en empresas que realizan
acciones a domicilio, y quieren entregar una OT impresa al cliente en la
propia visita. En este caso, el técnico puede llevarse la OT completada e
impresa, para dejársela al cliente. Esta opción solo es viable si se conoce
con seguridad la acción que se va a realizar en esta visita, puesto que si se
producen imprevistos, los datos recopilados no se corresponderán con la
realidad.
Acción preventiva
Botones
Ir al menú principal.
Cuadros de texto
Los cuadros de texto con el fondo blanco son para consulta. Es decir que no
pueden ser modificados. Los cuadros de texto con el fondo amarillo son
editables. Algunos cambian de color si son editables según las condiciones.
Pantalla de bienvenida
15
Menú principal
17
Configuración
BackupAAMMDDHHMMSS
20
Cada vez que se abre un impreso, aparece este diálogo, para seleccionar cómo
desea abrirlo.
Enviar. Permite enviar el impreso por correo electrónico. Para ello, convierte
el archivo al formato pdf y abre el programa predeterminado de correo
electrónico, creando un nuevo mensaje con el impreso adjunto.
22
Empresas propias
En este listado aparecen todas las empresas propias. Se pueden crear empresas
reales o a efectos de separación de trabajos. Por ejemplo, se podría crear una
empresa para los trabajos realizados por el personal interno y otra para los
trabajos subcontratados. Al entrar en FidesGeM con una empresa, no aparecerán
23
los trabajos de la otra, aunque sí se compartirán los datos de los productos.
Para separar las empresas completamente (datos de trabajos y productos) es
necesario duplicar la carpeta data, y asignar cada copia a una empresa. Si la
licencia de usuario no permite tener varias copias de la aplicación, podrá
crear copias de la carpeta data, pero cada vez que quiera cambiar de empresa
deberá asignar la carpeta correspondiente desde el menú Configuración.
En los botones del encabezado encontramos Nuevo, que crea una nueva empresa;
ficha, que abre un informe con los datos de la empresa; ubicaciones, que
abre un listado con todas las ubicaciones pertenecientes a la empresa.
24
Pestaña Datos
Marca de agua. Imagen que aparecerá como fondo de los informes impresos. 25
Pestaña almacenes
26
Proveedores y clientes
En esta pantalla puede filtrar los resultados rellenando las casillas con el 27
fondo amarillo, y pulsando el botón filtrar. No hace falta introducir los
textos completos. Por ejemplo, si escribimos contado en la casilla nombre,
aparecerá la línea correspondiente al Cliente de venta al contado.
Editar proveedor o cliente
Pestaña General
Pestaña Impresos
30
Editar ficha de personal
Desde la ficha impresos podemos sacar un informe para imprimir con la ficha
del trabajador.
Ubicaciones
32
Editar ubicación
Desde esta pantalla es posible editar los datos de cada ubicación, ya sea de
un cliente, proveedor o empresa propia.
34
En este listado se muestran todos los activos de los clientes. Se encuentran
las principales opciones de los listados, como filtrar y ordenar por columnas
en orden ascendente o descendente. Los comandos son de tipo general,
comentados en el capítulo Manejo general.
Editar activo
Con el botón plan preventivo se abre un informe con todas las acciones 35
preventivas asignadas al activo.
Imagen. Fotografía del activo, o imagen que lo represente. Esta imagen es muy
útil para distinguir fácilmente al activo en los listados, y para que, con la
ficha del activo en la mano, un técnico lo identifique rápidamente en una
planta de fabricación, por ejemplo.
36
Condiciones del servicio. Aquí se pueden anotar los detalles sobre los
servicios externos, como las condiciones contratadas, o si solamente se han
subcontratado una serie de operaciones.
Múltiplos. Hay productos que se cuentan en una unidad pero se compran en otra,
por lo que es recomendable conocer el múltiplo utilizado. Por ejemplo, podemos
comprar un tipo de tornillo en paquetes de 100 unidades, pero venderlo por
unidades, en tal caso podríamos utilizar como múltiplos la abreviatura x100ud,
por ejemplo.
Fecha de alta y baja. Fechas en que se crea la ficha del producto y fecha en
la que se establece como inactivo.
Coste. Precio del producto preparado para su venta, sin incluir los impuestos.
39
En la pestaña stock se observa el stock real del producto, con una línea para
cada ubicación, de modo que si el producto se encuentra en varios almacenes,
saldrá una línea para cada uno, teniendo una visión clara de su estado real.
41
Historial movimientos
Listado con los traspasos realizados entre almacenes, con opción de filtrar y
ordenar.
El botón listado genera un impreso con todos los traspasos y su contenido que
aparezcan en el listado. Combinando la opción de filtrar con el botón es
posible generar listados personalizados.
43
Editar traspaso entre almacenes
44
Un traspaso entre almacenes es un cambio de ubicación de una mercancía. Se
considera un traspaso entre almacenes cualquier movimiento de productos entre
una ubicación, almacén o sección y otra. Al realizar un traspaso, la mercancía
se rebaja de su ubicación anterior y se suma a la ubicación nueva. Además, se
guardan algunos datos para tener la mayor información útil posible, en caso de
descuadres de stock o cualquier otra incidencia.
El botón añade una nueva línea. Al pulsar el botón se abre un diálogo para
retirar la mercancía de su ubicación actual. En él se debe seleccionar el
producto y la persona que realiza la retirada del almacén:
45
Listado en el que aparecen los productos con existencias por debajo del stock
mínimo o del punto de pedido. Admite filtrar y ordenar.
47
Productos en trámite de compra
Otra caso sería que no esté claro en qué pedido interesa incluir a los
productos demandados, de este modo, se pueden asignar al pedido en un momento
posterior. Por ejemplo, un destornillador se puede comprar en una ferretería,
pero también en proveedores de repuestos de mecánica. En ese caso se puede
dejar el producto sin asignar, hasta que se tramite un pedido a uno de estos
proveedores, y así no es necesario realizar un trámite para un solo
destornillador.
49
Pedido a proveedor
Persona que genera el pedido. Persona que inicia los trámites del pedido.
Persona que cierra el pedido. Persona que cierra el pedido mediante el botón
de cierre (candado).
El botón texto libre crea una línea en blanco en la que se puede añadir texto
51
personalizado, para crear una anotación, por ejemplo. Se puede utilizar para
pedir un producto que no está creado en el sistema, por ejemplo porque no se
sabe muy bien su denominación. En este caso, antes de darle entrada, es
necesario crearlo y añadirlo al pedido, porque no se puede entrar una
mercancía que no se corresponde con un producto existente.
Listado de todos los pedidos cerrados. Los pedidos que no hayan sido cerrados
aparecerán en la ventana pedido a proveedor. Dispone de las opciones filtrar 53
y ordenar. Además, es posible abrir el impreso de orden de compra, para
consultar los detalles.
Albaranes
54
Editar albarán
Desde esta ventana se modifican los datos del albarán. Las casillas que se
pueden modificar son las que tienen el fondo amarillo, correspondientes a los
55
precios. Los campos son muy intuitivos, por lo que vamos a comentar solamente
algunos.
El botón sacar de almacén abre una ventana para sacar un producto del
almacén, solicitando la cantidad y la persona que realiza la salida. El stock
del producto se rebajará y quedará registrado el movimiento. Si se desea
volver a añadir el producto al stock, o se ha dado salida a un producto por
error, debe hacerse una nueva salida con la cantidad en negativo. No es
posible borrar una línea del albarán.
El botón texto libre es para añadir una línea con un comentario o con un
producto que no está creado en el sistema. Por ejemplo, se podría añadir una
línea para poner el precio del transporte.
Se recomienda cerrar el albarán una vez introducidos los datos, para evitar
modificaciones por error. Por lo tanto, una vez introducidos los datos se
debería imprimir una copia desde la pestaña impresos y cerrarlo.
En la pestaña condiciones se puedes guardar datos como la forma de pago, u
observaciones, tanto públicas como internas.
56
Presupuestos
57
Editar presupuesto
59
Planificación de trabajos
El botón listado filtro genera un impreso con los datos mostrados en pantalla
tras aplicar el filtro.
60
El botón listado cliente genera un impreso con todos los trabajos pendientes
o en curso del cliente seleccionado. El resto de criterios de filtro se
ignoran. Se mostrarán los mismos datos que si se selecciona solamente un
cliente y se pulsa listado filtro, pero la presentación varía, puesto que con
el botón listado cliente se genera un impreso más legible, al no repetirse
el nombre del cliente en cada línea.
Las casillas amarillas pueden ser directamente modificadas, para no tener que
editar las fichas una a una cada vez que cambien su estado.
Trabajo acumulado. Trabajo que lleva acumulado el activo. Pueden ser horas,
en caso de una máquina, km en el caso de un vehículo, ciclos, pasos, etc.
63
64
En la pestaña materiales se detallan todos los productos utilizados durante
los trabajos. Con el botón sacar de almacén, se pueden retirar los productos
directamente actualizando el stock. Con añadir producto se añade un producto
existente que no provenga del almacén, y por lo tanto no modifica el stock.
Con texto libre se puede añadir una línea de anotación o un producto
personalizado.
Para cerrar la OT, hay que pulsar el botón cerrar (candado) y se marcará la
casilla persona que cierra la OT en amarillo. Hay que seleccionar el nombre
de la persona responsable del cierre, y automáticamente se cerrará la OT y se
rellenará la casilla OT cerrada el día con la fecha actual.
66
68
El historial de trabajos relaciona las OT que ya han sido cerradas. Permite
filtrar y ordenar.
Informes genera los mismos datos que el botón listado, pero en un formato de
un informe para cada OT.
Cada procedimiento preventivo actúa como una plantilla para generar una OT,
pero también contiene la información para calcular cada cuanto debe repetirse
la operación detallada.
La mayoría de datos son comunes a los de la OT, puesto que éstos se copiarán
71
directamente, por lo que vamos a comentar únicamente los que difieren.