Gestión de La Automatización en Bibliotecas.
Gestión de La Automatización en Bibliotecas.
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Gestión de,
automatización .
.de bibliotecas
Marlene Clayton
- FUNOOéN .
GEll.MAN filNCHEZ Jtu!PH{.~Z
. 1
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. . ...,,, pa1~a_ la.·
:Planificaci6h.
- . . . . '•, .
auto111at1zac1011- · · ·
•I
1
Existen _muchas razones por las qul! el di~·~<..·tor tic ·mrn bi-
hliotcc:a podría pi.:rnmr en l:\ i·nstalacit>n de un sistcnüt au1oma-
1i1.idu pura lu misma. L., irnís obvin es l(ÜC el m:tu_al sistema
manuúl plantc.i problemas, y tanto el coimciihicil~o· como la
c.xpcricndu enseñan ul biblio1ccario, que. estos· se imdrían re-
solver mediante la autonmliznción. Sin embargo, !-iC sulicirnn
c:ada vcL con nmyor frccmmcia estos sisléihas para mnpli.1r los
scrvii.:ios automatizados t.tuc ya c:-;tán en füncimmmil!lllll o parn ·
sustituir los sist1:mas existentes que hnn dcjmlo de ser útiles.
También, se ha generalizado que los usunrios de lu biblioteca
ch:1rnmdcn servidos au1oma1izuúos, en parljcular pum lu recu-
pi:rndón de la información, entre los que se incluyen los ca-·
1.ílog.os de ncc:cso público en línea. · ··
Dc!idc luego, existen razones menos loi.lbles para autoniatizar,
li.11'.:s cumo el deseo dl! cstur a la moda o de nlcanzar el prestigio
pcrsonal y/o inslitud<>nal que lu inst,ilación de los sis1e;mas in:;
lc.mmítkos puede proporcionar: Tampoco se ignorn que litl dcd-
sii>n puede estar inlluidn ·por una conccsi9n imprevista di! dinero, .
11onm1hrn:nlc i.t finales del cjen:icio económico anual. Sin embnr-
go. dado el m.:tual ..estndo de la cucsli6n" en el úrea de la milo~
matindún e.le la bihliolcca y en el cumpu e.le la tccnologii.t in-
fonmíticn, en general, pul!dc pan.:ccr· mfü; dif'ídl e.lar mnmcs cri
con1n_1 que a fi.1vnr de la amo111:.ui1.ncidn dc los sistemas.
Al nivel nuís t!kmcnt¡1l, liC ruede _considerar ul ordenador
como un trabajador r.ípido, prcdso -y efkaz y, puesto que la
(i,·.,11,i11 il,· 11111,,m,m:m iri11 ,1,· l,i/1/i,,r,·1 ,,,
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¡ó¡,,,,,¡,, ,,, 1,i11 ¡,,11,,.-/,1 ,1111,11111rri:tid<i11
· El estudió de viabilidad
El o~jc1i, 0 del cstudi.n de ·vinÍJilida¡f indicitdo ·por Sih·.~r :y
1
·. ·.· tk/ :1!·;!~1111.:nle ci1 tlll o~ :l;u.:lt11·c~.- t:.iÍcs ·rnmtl las 1111:júras de. los
· .-;ertkii,; > la di1.,¡m11ihilidml t.k: mm mejor informü~·it111- para la
gcsti61r.
.. ;;
• ~ 1 -~.: ··,
1. Sclcrdonür·at anallita.
1
ldc1!1iri<.:ar la~ opciones. es decir. determinar las difc-
·11.:ntcs formas de akanzar los objetivos fijndos .Y climi-
. nar malquiera que sc;1 inaceptable por cualquier nl!,Ón.
por cjé111¡,ln. las re.striccioncs cconómicm; o políticas.
J. hkntilit:ar' ~- l'llimli11c;1r lns costes y lo~ bcncíidos.
-t ( 'rnú¡,arar lo..; n1stt:s· y los hcm:lic.:ios .
.'1. · 1\11;11i1:.1r tuda~ las opciones.
B~n~_n.~ios ··-i-n1úngiblcs ·
Sin embargo. d beneficio ··intangible" ·constituyi: el 11.n~-
blcm¡t mús diricil para el un,ali:-;ta de la rcntabi_lidad rnmn. por
l!jl!mplo, la mejora de los servicios a los usmlrios. A pe:mr de
L¡uc cs posib!L!' 1.:uan1ilícÚr algunos uspcclc>:-i e.Je los bl!ndíl'im.
menos conLTCLos,· por ejemplo. la rapidez L·on que se satisfal·c
la solici1u·d ·de un us.unrio, persiste el problc·ma de fijar un valor
a· lcls scrvit:ios de inf"ormacic1n.
Los hcnl!licios "'inrnngiblcs" pueden ser ronvcnic111emi:1llL'
ignorailc~s t:n d caso de que existan b.is1a11h.:s "t,mgiblL'~ .. rnmn
para que e:! n!slo l·onsti1uyu únic.uncme .. la guinda tkl pa~1cl".
pi!ro en los servicios di.! la biblioteca los bcncfü.:ios tungibll.!'s
a ml.!nudo no rcprcscntnn una ventaja dnra y se ddk.'11 idl.!nti-
ficar y l.!Star bil!n··presl!'ntadus. Es, en cstl! punto, dondL· d eo-
noc:imil.!11to del director·. su diplomm:ia y su sentido rn1mín for-
. man paric escnei.il del proceso a l'in e.le recibir .1.•.1_L"onfurmid.id
par,i un prnyc<.:10 de. i.,tlllOllli.tlizac:ión. · ·
m icnl o \il' .fo~ ·p;·o ,; lcnrn.s q u;_ i1<;~i.rí.i.!1 _·_s¡·¡·i:g(;. mctlia~11.é · Í'a. cspc-
. ~iFic.1cjdr'1 clL· ·cicrlos. n:quisiÍ<is . .r\'l;í.s. a'úi1: cxislc sic-mprc el pe- -
.~lig1=0 tic qm: ias c\pcclalh·a~ _de _los_ tn~haJml<i.'rcs cid organismp
éstén ·tk:111¡1si.ado::\·im.:11ladi1~- a :.;u rn1mcim'icnlcr de. los ·sislc.ma~
'. c'juc _y.a ~~i~l~Ú· {i'enln-, _.dcl Illis_11u·,. ·_. .. ·
· · :U1.maltcrnati\·a a-.Ja tl11itrauic:ión e-le ún·ns~snr parit que con·
·.·.·. · t:lúya 1.1_i1 pn>);t!t."lé> ,gloh~1l e~ .Ómlur cüh-,.tlgui'cn qw.~· realice ün
. . aspcclo th:Jern1i11mlc'> dd lrabüjo. por' cjcm¡jlu. 4uc aconseje so-
bre c.l cqui¡~o inl'nrnÍiitirn o sqbrc ,~spec:tos contractuales. Otra
pú~ibilidad es· la que Boss (4} rcc~mi~mln. es dcdr. -que la
plantilla de la hihliolet:.1 redacte su propia cspcc.:iricación de ·
los rl!qUi!->itos y que se emplee a un asesor pnra que examine
las pn.sihk.s irn.:011.sblcm.:ia.s y cquinn;acione.s.
Basiimlo:,;c l'll !-U propia experiencia como asesor. Boss es
lllit!i ¡-,arlid:~rio de que· sea el personal de la biblioteca la que
· cspccifiqm: sus propios rcquisilos. )'ª 9uc. a pesar del licrnpo
· que necesita. es la mejor llli\llCíil de reflejar e.le romrn precisa.
_l.1s 11ccc!--idach!.s de la hihliotccn y _mlcrmís captar d interés y
el c.:om1iromiso de la piantilla que postcriormcmc dcb~ trabajar
con el .sistema ekgidü. El director lumbién debería .ser con.s-
c:icntc ~le l.,s po.sihlt.:.s repercusiones en la moral e.le la plantilla
si se contrata a un ;1st:sor C.:ll.111<:lo se pmlrín comprobar que la
experiencia apropiada csHi· facílrm:ntc disponible dentro del
centro.
l~I rn:-.le. naturalmente. 110 es un foctor insignificanle. Los
sen idos dt: los ascson.;.s nn se con:-;ig.ucn a bajo precio. pero
algunos pueden lt'nc.:r 1.1,rifas 111:ís. h;tjas que otros. Probable-
mente~ antes de c.:onlralar lm; .SCITié-°i~,s· ele' {t'l !±Uno valdría la
pcn.a solicilar !os hon¡n,triÚ~. a otros. mmquc p~lr supuesto es
posihlc que c.l <:lllL' ofi-cc.:c el scr,;,icio nuís búrnlü no sea el.
mejor. .
l .11 .... 110111bn:s de: ¡1se.son.:s con prestigio se pueden conseguir
en las a~rn.:iadm1cs prnfl'sionalcs tales como la Aslib y la Li-
hiary /\s~rn.:iation. St: deberían obtener rcrercm:ias sobre ellos
de clicnles 1irc\·im,. Además. se debería realizar mm confron- ·
1ad1in posterior p~1ra ascgurársc de que el asesor es vcrc.lade- 33
rar~l.!JHC inc.!c'i1cnc.J-ientc y 110 ·está ~St1:c~hUI11ClllC vi'ncLÚ,tÜo .for-
111:.ÍJ. O informalnicllh! t:Oll CUakjuicr proVCCc.lOr e.le SÍ~lt!Jl1.1S. ·
Una Vt!/. que se fo.1 \li;cididcr con1i·:11m~ i1 ·ún nsJsor.· y si.! ha·
sl!lec:-cionúdo el l[~l~ posee· 1u _cmtli lkución y htmorni-tiis ap1:o- ~
piados, l!S 6t:1Ícial que Sl! 'le propo1:ci(?l1C lt\ ÍllÍOflllit~iÓl\(>n!L"ÍSti
sobre ·cl.prqyC~lli y se· lt! indiqü_~ l~ (1LIC dl! él se 1"1.!lh1icrc: ,_Ésir.1,
dcbcrfa incluir a:;pcctos tales como féclms para la riniili,aei{m.
dd trah.ij_o e información sobre cLmlquicr informe por c-scrito
que se pueda 11cc:esi~;1r. Se csHí ·gc11crnli:mndo cada vc1. rmís
nt!gociar un contrnto formal con el asesor. Además,. [lLH!.dc ser
útil, a este respecto, rcc.::urrir ,ti código de pníct~cus .~le. a~esuría
(6) de la Library Associntion. . ·
La c.Íl!c:isi6n e.le contrnlur n un nsesor obvinmcnlc cstarií .in-
llÚida por el vollimcn del proyecto. Los C:O.Sh.!S de lt1s sislCllH\S
están desécmlicndo y como señala Willinms (7), no será posible,
llegado l.!! caso, gusuirsc 2.000 o 5.000 libras en una asl!soría
que analice las nl!cesidac.lcs y proporc:ic1nc lns cvalua<:inncs téc-
nicas, cuando c·l equipo (.¡uc :,¡e va a ullquirir sólo i.:ucs1~1 1.000
libms. PDr olrn parle, el cosle de los sistemas a gran csc~1la es
aun relativ~uncme elevado y el importe de una m;esoriu pucdt:
ser trivial comparado con el desembolso que :mpondria la ins-
lalaciún de un sisll.!llli.l que nuís l.lrdc podría n::ml1.1r inadcnmdu.
.: .· :. _ia~io· par~I el _grÚp~l. Úl rmi~ imhfttÚt(, ..ci q~IC 'e( )lf'Csidcnlé .sea
:. lm micmhrn--dc.1 ét1111ité°dc admiilistrad6n y-110 de-1 g1:upo c.s-
pccfalizado y. se I!,! Gscogc1,·,i.'·ruilllamcnt,Úmcn1c~ :por su m11i.:. ·.
; . 'giicdact·,:y':s~f po~ic;idn en qt organhi1_10.-. Ef.pr~sidcn1c dcscm-
..: : .:--. pcñará_ Uft pjlpél.dáv.c·~1i la ':ºn~ccttéióÍJ ·d~ la ap1·plJ,iciún ·del
... :· . _:prÓyccfo: y. en· t~I '0111c11.ci6i1 de lc1s fondos néccsarié?~, Las
principal•!S funciones del sccrcrario scr,ín cpordinar el 1rah.1jo
del cm11ité. mmúcner infon~mdo al presidente de los avam:cs.
planificar las reuniones y guardar sus informes. Lós mit:m-
brns del grupo se concenlrnnín en su propia· éírcn de c·:-;1kcin-
lización. por ejemplo, un miembro con ccmnc:imicnlos cspc-
. cíficos de sistemas <le adquisiciones dcíinini. lc~s requisitos
para ese ·módulo y_ será resptmsablc principalmcntc·dc la eva-
luación de ese aspecto en cualqÍ.1icra de los sistemas· propues-
tos. si bien no pcrdcní por supucshl de vista lm; necesidades
glohalcs. · ·
· Nommhnenlc. se cesa a los comités y a los grnp~1s cspc-
. dali1.ado:;. una vc.1. que se ha concluido la taren. Si. posterior-
mente. surge otro problema se elige otro grupo.
La ventaja de tal- enfoque es que proporciona representantes
de lodas fals parles interesadas y ·reune un caüdal de c.:nnoci-
micnlt>S y experiencia. La desventaja estriba en que ~e 11cc:csi1a
la dcdic,ición <le mudms. personas. Sin embargo. compensa
. porque ~e co111par1c el trahítjo y por consiguicnlc. se puede
concluir el
proyecto .m~ís nípidamcnlc.
Pucs!n que la hihliolcra 110 trabaja aislada del resto del or-
ganismo en el qm: !,e í111cgra y ya que la intrncluc:cic)t.1 d~ un sis-
lema au1om:.ui1ado IL'mlní una n:pcn:usicín indirecta sobre la
¡~lanlilla de la hihlioleca. asf. l:Üll;lll en sus ,usuarios. es esencial
idcrrrilít·.w a tc;do C!,lC personal y .nmnt_cncrlo infonnado . c incluso
al que no se ha implicad_o en lns primeras . fases e.le! ¡1r9yccto.
Los fodorcs que hay que icncr en cuenta smi el control ·de
los n:cup,os t1ci11nnld L·cnlrn. In tendencia hilcia una gcsti6n
participa!h ,1. los simlirnlo.'-. y tamhié11. cllalquícr legislación
oricinl sobre nrnteria" tales epmo higiene_ y seguridad o pro-
ti:n:·i(m de datos.
· Damotlaian. Sim(Nll\ ~ \Vil son (X l rcco_Ínicmlan poseer una
rdaLi1ín de pcr:mna~ que pc:rtc11ccen ;_1 \as. s_iguic111cs categorías. 37
.: : a las L[lll! ~;rá preciso Illill1ll!n~·r i.nformac.las: del rú:oy~t:ln-y. st~s
progi'c~os:. usuarios, gcrcnci:1, re¡1rcscn1an1t!s siI}tfü:alt:~ y grupo
:·.· de usuarios. Se :dl.!bl!rÜI rel'l>noecr tus ncccsidm!l!!:, d..:_ ·infori1h1-
. ·.. c.:it)n de 1.:ada ~urn dt: ~stas c.:ntegorüi:-; y 1rn11ar L~na di.:~-i!-iil>M sobre
·. el ml!mtlu" mcdiarnc el L'Ual.se--dil"undirá. ·cadn grnjm_:Ú~L·c.sitaní .
. C0¡10CÚ las raznnl!S f>or. las_qué·SC CSllÍl1 CXi.iH1Íll1Jll~lo-io'i 'lllll!\'U~
: sistcnms y mknuís la n1.111en1 en que afl!L'Wnín lus· L'.Üi1bit1s pro-
puestos n los individuos así c.:muo l!l pupd, .si lo 1m·icra11. que
v~m a dl!sl!mpl!füu· en los dc;sarrollos._ Adcnul~, se di:bcria dar
una cstimm:ión-:dc lós·:.¡11.tzos. A la infohüüci6n i>i·eliini1~hr dl!-.
bcn.ín seguir informl!s p.:ri<ltlic:os sobn.: los frab.1jo_s en i:ur:-.n.
A 1111.!nu<lo, St! pasa por allo cst.i parle th.:. la ~sti'ah:gia glo-
bal, a veces L'On consc<:ÜL'!1l'ias dl.!saslrosas. No se pm:LlL' dcjm·
<l~ hacer hincapil! ·l.!n. su importani:iu. Se rnnoc:c..:n ejemplos de
Si!ilCn1US instalados rcl:Í~11lt.!111Cl1tl! l¡lll! la pf:.tntill:1 St: llÍt:g¡i H
m.,ncjar pmque no han recibido la nprobnd6n di:- rus sindrL·aios.
Aunqul! no si::1 ohligalorio informar ¡i nmlie, es prnbahll.! t}lll.!
hacerlo gl'nl!rl.! pn.:disposii:iones a fovor del prnyt:l'lo y .i l'am-
hio se puedl! rec.:ibir un bucn consejo. Una soliL'ilml di: fondos
tiene probablemente más posibilidml tk éxito si !'lt: ha no1ifi-
cmlo prevhtmcnle para su consideraL"i6n.
PritchanJ y \Vilson (9) han L'ompmbado. por propia cxpl!-
ricncia. que en ln inswlaci6n di: sish!lllil!-. .iutomati,ado:-. para
oficinns los .sindkatos no quicrc:n dl!sc:mpi:üar llL't:c:-.ariamcmc..:
un papt::l ac.:ti\'o en la planilíeación, aunqul! dcsi:an qui: sc h:s
infonlll! lü lllUS pronto pnsiblt.! !-iObl"L' lo:-. plallL'S J).11".J l1LIC'\'US
si.slem¿ls. Se ha argumentado qth! si SL' impliea .i un rt..:pr~sci1-
0imÚe sindiL'al. bastante pronto, y ins cosas saicn ma!. ·i:nto,,ce~
· aquél $l~ flllt~di~ C'01iV1.!flir l.!11 cabeLa. dc tun:o tll! lú!\ l!l"fl)l't!S .dl!
la gerci1ria.
Sin embargo. la cucslii>n es informar pronto a lus ri:prt:-
~l!ntm)lt:s y <.kjarks tll!cidir su propio papl..'1. .·
·Probabkmcntc los mi:-wdos p¡ira iuformar al pl!r~unal pt:r-
lincme t.:mpkari.Ín diversos ·medios fonnak·!-. e ii1formah.:s. ¡\
vcc~s. 1odu lo que se rcquic-rc es una L',trla pL·r~o1wl o indu~o
-'18
_1 una l'irrnlar. A pi..:sar dl! lodo, puede s..:r 11t:n:~ari_u y/o LÍIÍI p:ira
. .. . . -
f•/1111iji1 llt i1í11 J'lllll /~1 Ullllllflllli:1i, itfo
.... ·.
~
.. . ..
. ~
...
1
La e.spcciricadón e.le los tcquisitos operativos,
· ·. -·. : blcdc~l;~ por la'.~ci·A. ·Ó1rns cntiuadc~~ por ejemplo las :_tmt~
· - . '.vcrsidillÍCS ºi,rihinicas. it mcmidcy i1c.<i11scj,m a )ns- ·dt:parl:nÚcn-,.
: (OS ~)ll.C ºrccin:ran ·a h,s dirc~triccs ·del ·ccTA~ ílllllt¡llC .1io es·.
· ohli°gatorio! Adci1üis, las imiycrsiclm_I~s .dél. Reino_ Únido P!rt.·.-
dcn :recibir cons~jo dcl:_Computer.BÚanl Únivcrsi1ks ap'cl l~c~
..... ·. .scard1 c~~in~ils qÚc; e{ rc~pons~iblc del s.umin_istrnº dé_. 'o1_·de-"
. . . ºnadcirés. y de fos·cc:¡u·iriós de rede:,; ¡nirn el sé1=vido iiirürm,iliéo ..•·
ccntr:11 de cadii t11Jivcrsid.1¿r y Ín ·1i.md.1cic1n Rcscarrh Coum:il.
que patrnciria a la foinl Acudcmic: Nctwork (JANET)_. red na-
cional a la que se conectan lates in~_lituciémcs. El s9ctor pri-
vado nonm1h.11cntc acude al lnslitutc of Pun.:lrnsing ami
Suppfy.-(]PS) en busca <le asesoramiento pnrn la mlquisici6n
de ordenadores y las élllloridadcs locales pueden acudir a la
consulta de los contables públicos. ·
En gcncrtd. lo~ proccdimicnl<is del CCT/\ resultan inade-
ctmdos pnrn las m.lquisicinncs cuyo coslc es inrcrim a 50.000
librns. pero es posible que el organismo en el que csui inlci:-
gmdo la bihliolcca cs1ahlc1.c:1 prncedimicnlns indu~o para una
compra relativamente pcquciia. tal como un micrmmlcnador.
-Por lo general. ésto es el rcsullmlo de un acuerdo para la ad-
quisició·n colectiva. Por consiguiente. es cscm:ial compmbitr ~¡
existen la asesoría o consejo uprnpiados clcnlrn de la org.m1i-
· lacic111 ya que pueden ahorrar dificull.tdc!-i. tiempo y. rnn ha~-
• lanlc frccucncia. dinero.
Sin embargo. indrnm en el cmm de que una ins1i1uc.:i1;n no
CSlélb)czca el proceso de adquisicidn_.. CS Sllllli1lll<;lllC. íCCtllllCll-
dablc t:¡uc se rcdm.:lc un documento formal de O/R tic-la forma
nuís dclallada ya que:
1
l. Acentúa. con cx.m;titud. ·las necesidades de ··la hiblio-
lcca.
2. Asegura que lo:,; provccc.lorcs polcndalcs no tengan du-
da acerca de las ncccsidac.lcs de la bihliotcca.
3. Facilita la fose de cv~1hmcic111.
4. 'F¡,dlita la incor¡mrm.:h'in cid dncu111r11ln en rl conlrnlo
40 final.
l'l,miji, d, i,in ¡1,1111 frt 111,r,,m11ti:e1dcí11
··. __ hléa~m es, cnvi;u; ima "snlid,m.1 de ¡'nfonnacit1n ..· e,RFI : rcqucsl
· .f~1.i· infoimalÍtm) ~> "prc-r.cquisilo'" como se Je ccmocc· a veces.
··.La_ l{FJ propordomi inforinati6n. rclafr~¡Ímc_nlc brévc. su-
: ·hr~· Jos rcq~1isitos ·Y snlici1a al p,mvccclnr que indique' si éslos
-se. podrían cumplir y fadlilc una cslinrncidn. de t.:tuH podría ser·
. e) ,Gc1~i~. Únic°mncnlc prm:~dé lrabajai· en la prcpa~;iciün de tl;l
··d9_q~m~1Jlll completo 'O/R dc.spués de que ·se hayan rcdhíd~1-
r~sp·uc:;las posilivas y accpl~1hlcs.
Bibliogri,ría
·:··.·
../ ·. J \ / ' '·.. .I .. I . I ' . ..1 . ./ \.. .J
45