Gestion Por Procesos CUN
Gestion Por Procesos CUN
Gestion Por Procesos CUN
Presentado por:
David Olaya
Oscar David Bernal
Geraldin Martin
Sebastian Umbarila
Vivian de la Pava
Maria Camila Guerrero
Leidy Tatiana Salamanca
Laura Marcela Hinestroza
Paula Andrea Jimenez
Erika Natalia Pineda
Nelsy Alejandra Salinas
Olga Rocio Beltran
Maria Luisa Valencia
Diana Paola Ramirez
Ginna Romero
Diego Cardenas
Kelly Orjuela
El manual de políticas es un documento en el que se plasman las labores que se tienen que
cumplir en cada área de la organización, incluyendo las acciones que tomaría la
administración en determinadas circunstancias, esto con el fin de mantener un balance entre
el cumplimiento de la labor y de los objetivos.
Características
Presenta una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.
Precisa acciones generales para llevar a cabo cuando deban realizarse en cada unidad
administrativa.
Elaboración
Para la elaboración del manual es muy importante informar criterios tanto en la
terminología como en la presentación de la información, con el propósito que se mantenga
un sentido de continuidad y de unidad.
Formato: para logar un eficiente manual de políticas que ayuda a llevar a cabo el trabajo
administrativo, conviene analizar con cuidado el formato con el que debe presentarse cada
manual ya que de ellos depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio.
Numeración de páginas: Después de seleccionar el formato, hay que numerar las páginas:
a. Enumeración consecutiva de paginas.
b. Enumeración de paginas por secciones.
Encabezamiento de páginas: consiste en establecer una zona específicamente
demarcada en la parte superior de cada pagina y que contiene cierta información básica,
como el título de la política, numero de control, unidad orgánica, fecha de elaboración y
vigencia, etc.
OBJETIVOS:
ASPECTOS IMPORTANTES
RESPONSABLE PALABRAS
ALCANCE PROCEDIMIENTO
CLAVE
DIAGRAMA DE GLOSARIO
FLUJO
Tipos
El primer paso no es nada nada sencillo, pero valdrá la pena. De acuerdo con la
especialista, debes realizar una introducción e identificar el objetivo de las
áreas en las que se piensa aplicar el manual. Para ello debes aclarar quienes serán
los responsables en cada área para implementarlo.
Paso 3. Estructúralo
Es hora de comenzar a hacerlo, cuida que su estructura sea limpia y con una
redacción legible y lógica para aquél que lo lea. También es importante cuidar
la ortografía y los siguientes detalles
.
Paso 4. Comunicarlo
Una vez que lo hayas realizado, el objetivo primordial será difundir su
existencia. Debes trabajar tu estrategia de comunicación para que cada
colaborador esté enterado de ello y también dar las herramientas para su fácil
acceso
Su principal objetivo es el de capacitar y entrenar a los empleados, también es utilizado como elemento de
consulta para realizar las tareas que son asignadas, perseguido con su preparación y capacitación de
empleados.
La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de
empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.
ELABORACION DE UN MANUAL
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas
fases o etapas se explican brevemente a continuación:
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser
conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo
de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá
el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la
elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas
investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:
Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los
cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa,
estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de
procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún
documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para
obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.
3.- Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser
organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el
proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:
Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la
institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho,
comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo,
para ello se debe considerar:
La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario
claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura
organizacional, mapa de procesos, entre otros.
El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya
uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
5.- Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los
responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la
información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le
corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el
manual.
6.- Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca
Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de
manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en
general o de las unidades administrativas correspondientes.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades
administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan
el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser
incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la
información organizacional de la institución.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se
produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de
los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual Administrativo.
Definición: Los manuales del empleado son un documento relativamente sencillo pero que
alberga en su interior un gran poder: facilitar la convivencia y evitar problemas entre los
trabajadores, esto con el fin de que todos los trabajadores remen hacia la misma dirección.
Compensación: la politica debe incluir información sobre: Nomina, horas trabajadas, horas
fuera como lo son vacaciones, licencias, incapacidades.
QFD
QUE ES QFD:
Es una metodología que se utiliza para sistematizar la información obtenida, de tal forma que
permita llegar a definir las características, ya sea de un producto o servicio. El despliegue de la
función de calidad, es fundamental para el éxito de una compañía.
Objetivos.
Permite obtener información exacta del producto o servicio que hay que mejorar
dentro de una compañía, siempre y cuando se tenga presente la valoración del cliente; no
realizar procesos a espaldas de los clientes.
Grupos de discusión
Oposición
Durante las sesiones, se tiene presente estudios de encuestas realizadas, informes de
responsables de PVP, publicaciones, artículos e informaciones sobre la competencia.