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    Tabla Valoración Documental y Tabla Retención Documental

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    Jhanna Vanesa Rendon Millan
    La tabla de valoración documental y la tabla de retención documental son herramientas de gestión documental. La tabla de valoración se refiere a documentación de épocas anteriores al año 2000, mientras que la tabla de retención define series y subseries documentales, los tiempos de retención y la disposición final de los documentos. La tabla de retención contiene información como códigos, series documentales, tiempos de retención en archivos de gestión y central, y opciones de selección, imagen o eliminación al final del ciclo vital.

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    Tabla Valoración Documental y Tabla Retención Documental

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    Jhanna Vanesa Rendon Millan
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    La tabla de valoración documental y la tabla de retención documental son herramientas de gestión documental. La tabla de valoración se refiere a documentación de épocas anteriores al año 2000, mientras que la tabla de retención define series y subseries documentales, los tiempos de retención y la disposición final de los documentos. La tabla de retención contiene información como códigos, series documentales, tiempos de retención en archivos de gestión y central, y opciones de selección, imagen o eliminación al final del ciclo vital.

    Descripción original:

    Tabla valoración documental y Tabla Retención Documental, gestión de archivística

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    La tabla de valoración documental y la tabla de retención documental son herramientas de gestión documental. La tabla de valoración se refiere a documentación de épocas anteriores al año 2000, mientras que la tabla de retención define series y subseries documentales, los tiempos de retención y la disposición final de los documentos. La tabla de retención contiene información como códigos, series documentales, tiempos de retención en archivos de gestión y central, y opciones de selección, imagen o eliminación al final del ciclo vital.

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    Tabla Valoración Documental y Tabla Retención Documental

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    Jhanna Vanesa Rendon Millan
    La tabla de valoración documental y la tabla de retención documental son herramientas de gestión documental. La tabla de valoración se refiere a documentación de épocas anteriores al año 2000, mientras que la tabla de retención define series y subseries documentales, los tiempos de retención y la disposición final de los documentos. La tabla de retención contiene información como códigos, series documentales, tiempos de retención en archivos de gestión y central, y opciones de selección, imagen o eliminación al final del ciclo vital.

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    Tabla Valoración

    Documental
    y
    Tabla Retención
    Documental
    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN
    QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN
    DOCUMENTAL?

    La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series


    documentales que corresponde a fondos acumulados,
    concerniente a documentación existente de épocas anteriores
    a la estructura funcional vigente. Aplica para las estructuras
    funcionales anteriores al año 2000.

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    La Tabla de Retención
    Documental

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    La Tabla de Retención Documental comprende la
    lista o registro de series, sub series y tipos
    documentales, a las cuales se les asigna el
    tiempo de permanencia en años, tanto en el
    .,
    Archivo de Gestión como en el Archivo Central y
    ., se determina: ,
    ..

    Disposición final Microfilmación

    Selección
    Digitalización la
    Eliminación conservación total
    en el Archivo
    Histórico

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    La Tabla de Retención Documental define entre otros los
    siguientes aspectos importantes a tener en cuenta para la
    conformación y organización de los Archivos de Gestión:

    Identifica la lista de La TRD informa el Determina las series y


    series y sub series, tiempo (en cantidad sub series documentales
    junto con los tipos de años) que deben que deben pasar al
    documentales que se permanecer los Archivo Central de la
    producen, reciben y documentos en los entidad y el tiempo que
    conservan en las Archivos de Gestión. estas deben permanecer
    oficinas como soporte en el mismo
    de las funciones
    legalmente asignadas.

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL?

    El Acuerdo 027 del 31 de Octubre de 2006 del


    AGN define una Serie Documental como un
    “Conjunto de unidades documentales de
    estructura y contenido homogéneos,
    emanadas de un mismo órgano o sujeto
    productor como consecuencia del ejercicio de
    sus funciones específicas. Ejemplos: Historias
    laborales, contratos, actas e informes, entre
    otros.”

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    La Subserie

    Es el “Conjunto de unidades
    documentales que forman parte de
    una serie, identificadas de forma
    separada de ésta, por su contenido y
    sus características específicas.”

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y
    APLICACIÓN DE LA TABLA DE
    RETENCIÓN DOCUMENTAL

    Dependencia Productora. Se
    refiere a la dependencia para la cual
    se ha elaborado cada Tabla de
    Información que parece Retención Documental.
    en la Tabla de Retención
    Documental:
    Código Dependencia Productora.
    Es un código único e irrepetible
    asignado a cada dependencia de la
    PGN dentro del territorio nacional
    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN
    Código de Serie y Subserie. Los códigos
    utilizados para las Series y las Subseries de
    Información que parece cada Tabla de Retención Documental fueron
    en la Tabla de Retención asignados por el consultor que diseñó las TRD
    Documental: y corresponden a una nemotecnia definida
    para ese fin dentro de las técnicas de
    clasificación archivística. Esos códigos que
    aparecen en cada TRD deben dejarse sin
    introducirles ninguna modificación.

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    Series y Tipos Documentales. En esta
    columna aparecen los nombres de las
    series documentales y, en ocasiones, los
    tipos documentales que se producen
    dentro de las series y que corresponden a
    los documentos que produce o mantiene
    Información que parece cada dependencia, de acuerdo con sus
    en la Tabla de Retención actividades, derivadas de las funciones que
    Documental: debe cumplir.

    Ejemplo:
    SERIE: DERECHOS DE PETICIÓN
    TIPOS DOCUMENTALES: - SOLICITUD
    - RESPUESTA
    - ANEXOS

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    Retención Documental. Esta
    columna se divide en dos columnas
    menores: Archivo de Gestión y
    Archivo Central
    Información que parece
    en la Tabla de Retención
    Documental: DISPOSICIÓN FINAL
    La disposición final se refiere al
    destino que debe darse a cada serie
    documental, una vez que ha
    cumplido los períodos de retención
    establecidos en las columnas
    anteriores.
    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN
    CT: CONSERVACIÓN TOTAL
    S: SELECCIONAR
    I: IMAGEN
    Información que parece E: ELIMINAR
    en la Tabla de Retención Para cada serie, por regla general,
    Documental: debe aparecer una o dos columnas
    de estas marcadas con una X, que
    indican la disposición final de cada
    serie documental.

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    CT: CONSERVACIÓN TOTAL
    La Conservación Total quiere decir que la
    serie documental correspondiente no
    Puede eliminarse nunca y debe ser
    conservada por siempre en el archivo
    histórico de la institución.
    Información que parece
    en la Tabla de Retención S: SELECCIONAR
    Documental: Una vez que la serie documental ha
    cumplido su período de retención en la
    etapa del archivo de gestión y del archivo
    central, debe llevarse a cabo un proceso
    de selección, de acuerdo con unos criterios
    previamente establecidos, con el fin de que
    se conserve una muestra significativa para
    la historia.
    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN
    I: IMAGEN
    Reproducción de la figura de una cosa o
    persona captada por el ojo, por un espejo o
    por un aparato óptico, de fotografía, de
    cine o de otro tipo, gracias a la luz:
    Captamos la imagen de un objeto por la
    reflexión o refracción de los rayos de luz
    Información que parece que de él dimanan.
    en la Tabla de Retención
    Documental: E: ELIMINAR
    Que una vez los documentos han cumplido
    su tiempo de retención en el archivo de
    gestión y en el archivo central puede
    La columna soporte con las siguientes
    convenciones: [e] minúscula corresponde programarse su eliminación siguiendo los
    a documento electrónico; [D] digital y [T] procedimientos establecidos para dicho fin
    textual. y que se mencionarán más adelante.

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN
    EJEMPLO:
    CODIGO 2-21-79
    SERIES:INFORMES AL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
    Gestión 2
    Central 3
    Seleccionar
    Procedimiento: Una vez cumplido el tiempo de retención en el AC,
    seleccionar una muestra aleatoria del 1%de los informes, por cada
    año para transferir al Archivo histórico. Las demás proceder a eliminar
    Entidad productora: Universidad Superior
    Oficina productora: Académica

    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN


    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN
    ELABORADO POR: NEILA YASMINA MILLÁN

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