Outsourcing Word
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
12.TIPOS Y CONDICIONES--------------------------------------------------------------------------
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UNIVERSIDAD RICARDO PALMA
ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación se realizó con el propósito de estudiar en qué consisten
las herramientas: outsourcing y downzising que utilizan las empresas en la actualidad
como estrategia para obtener mayores utilidades. La importancia de este tema es que
ayuda a estudiantes de la carrera de ingeniería industrial a familiarizar y contar con los
conocimientos necesarios con estos aspectos que se aplican dentro de las
organizaciones. Además, contribuye a que estos apliquen y tengan en cuantos ciertos
principios que a futuro facilitará tomar decisiones con mayor criterio.
En la primera parte, se describe todo el contenido teórico concerniente al outsourcing,
desde antecedentes, importancia, tipos y qué tener en cuenta al realizar un contrato.
Además, se menciona las ventajas y desventajas que genera una tercerización.
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OUTSOURCING
1. ANTECEDENTES
El Outsourcing es una práctica tuvo sus inicios en la era moderna. Este concepto no es
nuevo, ya que muchas compañías competitivas lo realizaban como una estrategia de
negocios. Al inicio de la era post-industrial se inicia la competencia en los mercados
globales.
En 1998, el Outsourcing alcanzó una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones
de dólares. De acuerdo con estudios recientes, esta cantidad se disparará hasta 282 mil
millones de dólares.
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En el Perú “el outsourcing llegó a nuestro mercado hace más de 15 años, tuvo una
adopción y evolución lenta en sus primeros 10 años. Pero, en los últimos 3 años el
mercado ha empezado a demandar en forma muy intensa este tipo de servicios, para
los diferentes procesos, tanto de apoyo como core de las empresas. Siendo los servicios
que más se tercerizan son: contabilidad, limpieza, transporte, servicios que se brindan
a través de call o contact center y reclutamiento” menciona Juan Lizárraga, director de
ManpowerGroup Solutions.
2. DEFINICION
Por lo que el término outsourcing, se refiere al proceso que ocurre cuando una
organización contrata a otra para que realice parte de su producción, preste sus
servicios o se encargue de algunas actividades que le son propias. Las organizaciones
recurren al outsourcing para abaratar costos, mejorar la eficiencia y concentrarse en
aquellas actividades que dominan mejor y constituyen la base de su negocio.
El outsourcing abarca una amplia gama de áreas, pero actualmente es mas en común
en recursos humanos (manejo de nóminas), atención al cliente, contabilidad,
telemarketing, diseño gráfico, generación de contenido, manufactura e ingeniería. Por
lo general, involucra especialidades ajenas a las funciones fundamentales de la
organización contratante.
3. IMPORTANCIA
La importancia de la experiencia y el talento de un equipo
El costo del outsourcing de contenidos será sustancialmente menor que aquel que se
pagaría al contratar cada uno de estos servicios por separado. Ya que la nómina se
reduce, es posible invertir esos recursos en otros rubros de la empresa que lo requieran.
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Procesos productivos.
Investigación tecnológica.
Elaboración y depuración de políticas internas.
Mejora de servicios al cliente.
Optimización de campañas de marketing
4. TIPOS
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Activos físicos
Los activos tales como instalaciones, maquinaria, tecnología o propiedad intelectual que
serán transmitidos al proveedor en el contexto del Outsourcing, debiéndose verificar que
su propiedad es del cliente que los transmite y que no existe gravámenes que impidan
su transmisión o bajen su precio.
Contratos
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Los contratos que deben ser cancelados o cedidos al proveedor al ser sustituidos por el
outsourcing. Por ejemplo, identificar existencia de penalización por terminación o
cláusulas que impidan su cesión.
Empleados
Los empleados que se vean afectados por las actividades a externalizadas. Por ejemplo,
valoración de la existencia de sucesión de empresa, análisis de indemnizaciones a
satisfacer por despidos, etc.
Sin duda, los principales elementos que motivan la selección de uno u otro proveedor,
son de tipo técnico (Ej. solución técnica propuesta) o comerciales (Ej. precio). No
obstante, también existen factores de tipo jurídico que deben ser analizadas. En
concreto, el proveedor que se seleccione debe:
Tener capacidad legal para prestar el servicio, por cuanto no existen motivos
legales y/o contractuales que se lo impidan, como por ejemplo acuerdos de
exclusividad con otros proveedores.
Estar en disposición de aceptar aquellas condiciones contractuales que para la
empresa constituyen aspectos esenciales de cara a la adjudicación del proyecto
a un determinado proveedor. Por ejemplo, limitaciones de responsabilidad o
exclusividad.
En definitiva, no se trata sólo de seleccionar a un proveedor técnica y
jurídicamente capaz, también debe evitarse la selección de proveedores que
mantengan posiciones jurídicas tan apartadas de las de la empresa cliente, que
obliguen a pasar por un largo y costoso proceso de negociación que, a menudo,
culmina en transacciones abortadas e importantes pérdidas de tiempo y dinero,
tanto para el proveedor como, muy especialmente, los clientes.
Para evitar estos resultados no deseados, es de vital importancia contar con una
solicitud de propuesta o RFP (Request for Proposal) adecuada.
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Formar un equipo mixto que incluya perfiles profesionales, tanto internos como
externos, de distinta naturaleza según las necesidades del Outsourcing. Por
ejemplo, técnicos, compras, financieros, riesgos, abogados, recursos humanos,
etc.
Es importante que estos perfiles se conozcan bien y estén alineados en cuanto
a objetivos y expectativas, no sólo respecto del contenido del contrato de
Outsourcing (Ej. lo que se puede ceder y lo que no) sino del proceso negociador
en sí mismo. Por ejemplo, ¿están todos los miembros del equipo igual de
decididos a sacrificar noches y fines de semana en pro de cerrar un acuerdo
rápido o algunos no consideran que la transacción sea tan prioritaria como para
merecer tal sacrificio?; etc. El equipo negociador es justamente eso, equipo que
debe funcionar como un engranaje perfecto.
Proveer que la mayor parte del equipo negociador tendrá una dedicación al
Outsourcing casi exclusiva. Debe valorarse tal circunstancia y movilizar recursos
alternativos que suplan la “baja” de los miembros del equipo negociador.
Se pone fin aquellos contratos existentes que deben ser reemplazados por el contrato
de Outsourcing: no obstante, no es infrecuente que algunos estos contratos queden en
vigor al menos temporalmente, por ejemplo, por estar sujeta su resolución anticipada a
penalizaciones costosas. Se realizan todos aquellos procesos de transmisión activos y
contratos afectados por la externalización (contratos, maquinaria, software,
instalaciones, etc).
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Una vez finalizada la transformación del entorno del cliente, el proveedor ya está en
situación de prestar sus servicios, con su metodología y todos los recursos. Son los
servicios definitivos, aquellos que en realidad movían al cliente a realizar el Outsourcing
y en los que se despliega todo el potencial en cuanto a mejora de calidad y generación
de ahorros.
El contrato de Outsourcing debe estar al servicio de cerciorarse tanto de que las ventajas
se materialicen como que los riesgos inherentes a la externalización se evitan o mitigan.
Para que ello sea así, es importante prestar singular atención a determinadas cláusulas
sobre las que nos ocupamos en el documento Cláusulas claves del contrato de
outsourcing.
Al igual que todo contrato un Outsourcing también tiene fin bien sea por finalización
natural o por terminación anticipada. Sin embargo, el fin de un Outsourcing tiene algunas
peculiaridades. El servicio de Outsourcing está presidido por una fase previa de
Transición en la que el proveedor realiza algunas actividades necesarias para poder
tomar el control del servicio: Pues bien, a la finalización del contrato de Outsourcing,
aquel que vaya a reemplazar al proveedor, bien sea el mismo cliente (internalización) u
otro proveedor, debe llevar la misma tarea de Transición para poder asumir el servicio.
Para poder llevar a cabo tal tarea, es imprescindible contar con la colaboración del
proveedor que deja el servicio. Solo el conoce la situación presente de las actividades
externalizadas y solo él puede trasladar tal conocimiento a quien vaya asumir esas
actividades.
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Seguridad.
La satisfacción de los requisitos del mercado y reglamentarios.
La provisión de administración y dirección.
El mantenimiento de las competencias y el control.
La diferenciación con respecto a los competidores.
El mantenimiento de la propia identidad.
Según el último estudio realizado por Global Research Marketin (GRM) que es la más
grande red de agencias de investigación de mercado internacional y en el Perú
pertenece a la Asociación Peruana de Empresas de Investigación de Mercados
(APEIM), afirma que cerca del 90% de empresas a nivel global terceriza sus
operaciones.
En nuestro país el 86% de empresas tercerizan, siendo el sector minero el que más
demanda servicios de tercerización con un 50%. La razón por la que diferentes
empresas subcontratan a proveedores es para fortalecer su producción y obtener
grandes ventajas que se menciona a continuación.
Hoy en día, es de gran importancia que las diferentes empresas que ofrecen bienes y
servicios no pierdan la capacidad de satisfacer la necesidad de los consumidores, esto
implica alcanzar un nivel de competitividad muy alto en el mercado. Sin embargo, uno
de los aspectos principales para reducir costos es la tercerización.
Para que todo este proceso de outsoursing sea exitoso, es tarea de la Alta Gerencia
realizar un análisis exhaustivo en las diferentes actividades involucradas dentro de la
organización, avaluando así tanto fortalezas como debilidades de tal manera se logre
obtener mayores beneficios y reducir los riesgos que el producto o servicio pueda llevar.
Actualmente, existe una gran competencia entre las empresas por ser el primero en
obtener la atención del cliente, de tal manera que para llegar a convertirse en cliente
principal tarda un largo proceso. Por esta razón, las empresas no deben perder el
objetivo de cumplir con la satisfacción a los consumidores, y cuidar la fidelidad de ellos,
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mostrando siempre una buena imagen de la empresa. Los clientes tienen preferencia
por las empresas que cumplen con los siguientes puntos:
Es parte de la estrategia de las grandes empresas asignar fondos a las áreas donde
obtendrán mayores utilidades y las decisiones son tomadas con criterio, mediante
análisis de especialistas dependiendo del grado de importancia además de acuerdo a
los objetivos que siguen.
E. MAXIMIZACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
Una externalización permite a la empresa que utiliza sus instalaciones para realizar el
trabajo acordado en el contrato, mejorar su estructura en el área de proceso facilitando
así el trabajo. Por ejemplo, las grandes empresas que mediante procesos
automatizados ensamblan turbinas de los aviones, motores de los vehículos y edificios.
Es decir, cada área de trabajo está estratégicamente distribuido.
La empresa que va subcontratar, debe tener claro que es lo que va pedir y lo que le
debe exigir a su proveedor. Para el funcionamiento correcto de un acuerdo de
externalización, es de vital importancia la firma de un contrato bien elaborado y bajo los
requisitos o fórmulas de un outsourcing, puesto que cualquier hecho erróneo puede
llevar hasta a un cierre de cualquiera de las partes involucradas en el contrato.
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Actualmente las grandes empresas que lideran los mercados son altamente
competitivas debido a que demuestran su capacidad innovadora, dominio tecnológico y
por ejecutar los procesos basados en la exigencia de los clientes. Sin embargo, al
momento de que una empresa busca los servicios de un subcontratista para que realice
determinadas tareas pierde posición en el mercado debido a que no todo el proceso se
realiza en la misma, pero para lograr resultados positivos y demostrar que el outsoursing
genera beneficios, es responsabilidad del personal encargado de buscar al proveedor
que respalde un cumplimiento de contrato establecido por ambas partes.
Los costos del otsourcing por lo general resulta difícil para las empresas medir y
cuantificar porque tienen que analizar en las diferentes áreas como: tiempo utilizado por
el personal, equipos, almacenamiento y hasta la distribución cuyos resultados pueden
impactar de manera importante en el costo total. Sin embargo, existen estrategias que
pueden seguir los gerentes juntamente con sus asesores para poder determinar la
demanda del outsourcing. Para ello, deben cuestionar lo siguiente:
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DOWNZISING
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11.2DEFINICION
12.TIPOS Y CONDICIONES
12.1 TIPOS
Reactivo
Se responde al cambio, a veces, sin un estudio acucioso de la situación. Los problemas
que se derivan de esta posición suelen ser predecibles: reducción de la planta de
personal sólo por respuesta, sin un diagnóstico adecuado, ambiente y clima laboral
inadecuado, daños son costosos y alto impacto negativo en la eficiencia de la empresa.
Proactivo
Es un proceso de anticipación y preparación para eventuales cambios en el entorno,
este tipo de opción posibilita resultados y efectos más rápidamente y requiere de
criterios estratégicos basados en la idea de repensar la empresa.
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La intención, el momento y los efectos sobre procesos de trabajo y personal, son las
principales características del término Downsizing. En este sentido, la selección de los
recursos limitados con los que cuenta la empresa, y la adaptación de la misma al entorno
conduce a su supervivencia. Estas características también diferencian esta estrategia
de otros términos relacionados, como el declive, en el que no existe intención; la falta
de adaptación, dado que el Downsizing lo previene; el decrecimiento, puesto que
también se implanta en períodos de crecimiento; o los despidos, que no siempre se
realizan y además pueden ser una consecuencia de la estrategia, pero no la estrategia
en sí misma. El modelo de Downsizing propuesto presenta tres estrategias dentro de un
rango de posibilidades entre la permanencia o el abandono de la industria.
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AJUSTE ORGANIZATIVO
ENCAJE ORGANIZATIVO
Entre estos componentes clave destacan el contexto, que hace referencia al entorno, la
competencia, la demanda, los recursos y capacidades de la empresa, y su propia
historia. Es decir, engloba las condiciones del entorno en las que la organización realiza
sus actividades. La estrategia de la empresa que define el conjunto de decisiones que
toma la dirección respecto a su vinculación con el entorno, es decir, sobre qué bases
compite y cómo trata de lograr los objetivos. En segundo lugar, la estructura, aspecto
fundamental en la implantación, que pone los medios para hacer efectiva dicha
estrategia. Y, por último, los resultados indican el grado de eficacia y eficiencia en el
logro de los objetivos que se había planteado.
MODELO DE ANÁLISIS
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Las estrategias de downscoping suponen una reducción del nivel de complejidad del
binomio producto-mercado, provocando una menor diferenciación de actividades en la
cadena de valor.
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a. RESIZING Y RIGHTSIZING
i. Resizing
Es cuando una empresa recrea, implementa, remplaza o restaura cada una de
sus áreas, logrando un mejor funcionamiento. Se podría decir que surge a consecuencia
de una política de downsizing que ha producido un déficit de productividad o incremento
de resultados negativos. Aparece como un gran avance, pero mejora sólo parcialmente
el funcionamiento, la productividad y la eficiencia de las organizaciones.
Rightsizing
Supone la reorganización de
los empleados para el aumento de su efectividad. Realizando "Medición correcta",
dando un enfoque que privilegia la calidad estratégica total, la eficiencia y el
consiguiente logro de beneficios, a partir de una organización flexible. Implica la creación
e innovación en nuevos productos, nuevos servicios y nuevos mercados a partir de las
necesidades del cliente (deleitándolos y seduciéndolos). Se plantea como básico un
proceso comunicacional desde y hacia el cliente.
a. VENTAJAS
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4. Portabilidad
5. Interoperabilidad entre distintos sistemas
6. Reducción considerable de costos operativos y costos de adquisición y/o
actualización como en mantenimiento de plataformas informáticas
7. Optimización en la utilización del hardware y software existente y alta
disponibilidad de la información
8. Incremento en la productividad
9. Flexibilidad
10. Reducción de espacio físico.
b. DESVENTAJAS
Trabajadores mejor remunerados. Hasta los años ochenta, de acuerdo a análisis del
Departamento de Trabajo de Estados Unidos, mientras más alto era el nivel de ingresos
de los empleados, menos frecuentes eran los despidos; en cambio, ahora la tecnología
ha permitido prescindir de personal en oficinas y de jefes intermedios. Los datos indican
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CONCLUSIONES
PRIMERO: El Downsizing no es algo que surja de forma espontánea en las
organizaciones, sino que es un proceso que éstas emprenden deliberadamente, siendo
por tanto un conjunto intencionado de actividades. El Downsizing, por tanto, implica una
acción organizacional, en muchos casos previsional.
BIBLIOGRAFIA
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