Planificacion
Planificacion
Planificacion
1. Introducción
2. Definición
3. Aspectos generales e importancia de la planificación
4. Planificación. Definición.
5. Clases de planificación y características.
6. Pasos del proceso de planificación.
7. Planificación y niveles gerenciales.
8. Por qué es importante.
9. Evolución de la planificación estratégica.
10. Ventajas de la planificación
11. Desventajas de la planificación
12. Principios de la planificación
13. Conclusión
Introducción
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo.
El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los
negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo
de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional.
Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de
las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las
actividades de la organización, la dirección y el control.
Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol
imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito
fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del
ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.
La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada
organización y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la
organización.
DEFINICIÓN:
La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de la administración:
George Terry
"La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales."
Idalberto, Chiavenato
"La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de
la empresa."
David, Ewing
"La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de otro modo no sucederían"
La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta
función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para
alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer
los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación
determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.
Aspectos generales e importancia de la planificación
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan
sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la
organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr
los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes
con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos
que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a
fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de
cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.
Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados,
la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente
información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que
implica, entre otros.
Planificación. Definición.
Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones:
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar
sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como
resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos
antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de decidir... antes de que se requiera
la acción" (Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá
hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde
queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos
y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).
"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo."
(Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan
realizarse y escoger la mejor.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en
cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos"
(Jiménez, 1982).
"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las
actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987).
En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes
importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para
alcanzarlos (planes y programas).
Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización
(representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar
el futuro). Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar
acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad
personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no
de adivinarlo.
La Planificación Estratégica la cual constituye un sistema gerencial que desplaza el énfasis en el "qué
lograr" (objetivos) al "qué hacer" (estrategias) Con la Planificación Estratégica se busca concentrarse en sólo,
aquellos objetivos factibles de lograr y en qué negocio o área competir, en correspondencia con las
oportunidades y amenazas que ofrece el entorno.
Hace falta impulsar el desarrollo cultural, esto significa que todas las personas relacionadas con la
organización se desarrollen en su saber, en sus expectativas, en sus necesidades, y en sus formas de
relacionarse y de enfrentar al mundo presente y futuro, esencialmente dinámico.
En la década de los sesenta, el término planeación a largo plazo "se usó para describir el sistema.
El proceso de Planificación Estratégica se comenzó a experimentar a mediados de los años setenta. En
Venezuela se comienza algo más tarde.
Se consideran cuatro puntos de vista en la planeación estratégica:
El Porvenir De Las Decisiones Actuales
Primero, la planeación trata con el porvenir de las decisiones actuales. Esto significa que la planeación
estratégica observa la cadena de consecuencias de causas y efectos durante un tiempo, relacionada con una
decisión real o intencionada que tomará el director. La esencia de la planeación estratégica consiste en la
identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con
otros datos importantes proporcionan la base para qué una empresa tome mejores decisiones en el presente
para explotar las oportunidades y evitar los peligros. Planear significa diseñar un futuro deseado e identificar
las formas para lograrlo.
Proceso
Segundo, la planeación estratégica es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas
organizacionales, define estrategias y políticas para lograr estas metas, y desarrolla planes detallados para
asegurar la implantación de las estrategias y así obtener los fines buscados. También es un proceso para
decidir de antemano qué tipo de esfuerzos de planeación debe hacerse, cuándo y cómo debe realizarse,
quién lo llevará a cabo, y qué se hará con los resultados. La planeación estratégica es sistemática en el
sentido de que es organizada y conducida con base en una realidad entendida.
Para la mayoría de las empresas, la planeación estratégica representa una serie de planes producidos
después de un periodo de tiempo específico, durante el cual se elaboraron los planes. También debería
entenderse como un proceso continuo, especialmente en cuanto a la formulación de estrategias, ya que los
cambios en el ambiente del negocio son continuos. La idea no es que los planes deberían cambiarse a diario,
sino que la planeación debe efectuarse en forma continua y ser apoyada por acciones apropiadas cuando
sea necesario.
Filosofía
Tercero, la planeación estratégica es una actitud, una forma de vida; requiere de dedicación para actuar
con base en la observación del futuro, y una determinación para planear contante y sistemáticamente como
una parte integral de la dirección. Además, representa un proceso mental, un ejercicio intelectual, más que
una serie de procesos, procedimientos, estructuras o técnicas prescritos.
Estructura
Cuarto, un sistema de planeación estratégica formal une tres tipos de planes fundamentales, que son:
planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuestos a corto plazo y planes operativos. La
planeación estratégica es el esfuerzo sistemático y más o menos formal de una compañía para establecer
sus propósito, objetivos, políticas y estrategias básicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner
en práctica las políticas y estrategias y así lograr los objetivos
VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN
Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los gerentes en todos los
niveles de cualquier organización. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
1. Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados
deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
2. Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras
posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participación.
3. Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a
través de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.
4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación esta dando
los resultados buscados.
5. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona
al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos.
6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente
para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y
aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.
7. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.
8. Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una
dirección confiada y agresiva.
DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.
1. La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de
un plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las
condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran
parte del valor del plan.
2. La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su
contribución real. Creen que seria mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba
hacerse.
3. La planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas tienen más en
cuenta el presente que el futuro.
4. La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a una
forma rígida de ejecutar su trabajo.
5. La planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones
desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando
sobre la situación y diseñando un plan.
6. La planificación es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que quienes hacen la
planificación tienden a exagerar su contribución.
7. La planificación tiene limitado valor práctico. Algunos afirman que la planificación no solo es
demasiada teórica.
PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
Los principios de la planificación más importantes son los siguientes:
Principio de la contribución a objetivos – el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y
facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el
objetivo principal.
Principio de la primacía de la planificación – la primera función administrativa que desempeña la
gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el control.
Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia – la planificación tiene su origen en la
alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma mas
eficaz de lograrlos es por la planificación.
Principio de la penetración de la planificación – la planificación abarca todos los niveles de la empresa.
Principio de la eficiencia de operaciones por planificación – las operaciones eficientes se pueden
efectuar mediante un proceso formal de planificación que abarca objetivos, estrategias, programas,
políticas, procedimientos y normas.
Principio de la flexibilidad de la planificación – el proceso de planificación debe ser adaptable a las
condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organización.
Principio de sincronización de la planificación – los planes a largo plazo están sincronizados con los
planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, par alcanzar mas eficaz
y económicamente los objetivos de la organización.
Principio de los factores limitantes – la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes
(mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando elaboren los
planes.
Principio de estrategias eficaces – una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar
los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los
consumidores.
Principios de programas eficaces – para que los programas sean eficaces deben ser una parte
esencial de la planificación a corto y largo plazo y debe n estar integrados a la planificación
estratégica, táctica y operacional.
Principios de políticas eficaces – las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante
estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son
éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias
de políticas superiores.
Conclusión
Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificación
está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las formas generales para
alcanzarlos. La opción frente a la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere
que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar
en una organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados
internos, y externos y los eventos.