MANTENIMIENTO DE AREAS ADMINISTRATIVAS

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ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
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Contenido
MANTENIMIENTO DE AREAS ADMINISTRATIVA ........................................................................... 2
1. Mejorando la eficiencia de los propios departamentos. .................................................. 3
2. Desarrollando personas capaces de sostener y mejorar continuamente los sistemas de
trabajo. ...................................................................................................................................... 4
1. Mejoras Enfocadas ........................................................................................................ 5
2. Mantenimiento Autónomo: .......................................................................................... 6
3. Educación y Formación: ................................................................................................ 6
4. Dotación Flexible de Personal: ...................................................................................... 6
3. CONCLUSIONES: ................................................................................................................ 8
4. WEBS: ................................................................................................................................ 9

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DEDICATORIA:

En primer lugar dar las gracias a dios por darme

la vida y una familia, dedico este trabajo a mis
padres que gracias a su esfuerzo y apoyo puedo
alcanzar mis metas.

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INTRODUCCIÓN

El departamento de administración es un engranaje que tiene que estar bien engrasado

si la empresa quiere ser productiva y solvente. Por un lado, ha de saber analizar los
procesos, entradas y salidas para poder ofrecer mejoras a la empresa y, por otro lado, a
partir de números reales, ha de saber exponer dónde es posible reducir costes e invertir.
De esta manera, conseguiremos aumentar los beneficios. No es sólo cuestión de llevar al
día los documentos o de llevar bien las cuentas sino de tener una visión amplia de la
empresa y mostrar puntos de mejora. En este post veremos cómo funciona por dentro.

En primer lugar, hay que saber que la administración de la oficina es un conjunto de

actividades cotidianas relacionadas con la planificación financiera, el mantenimiento de
registros y la facturación, el personal, la distribución física y la logística. Los
departamentos están formados básicamente por 2 tipos de empleados que realizan estas
actividades se les conoce como administrativos de oficina o, si coordinan a varias
personas, jefe de administración/director de oficina. Según el tamaño de la empresa puede
haber departamentos especializados en alguna de las tareas mencionadas anteriormente.
Estos empleados desempeñan un papel clave en la infraestructura de cualquier
organización, independientemente de tu tamaño.

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Es común que en las empresas de nuestro

país se conceptualice al mantenimiento
como un mal necesario, el cual debe ser
evitado siempre que sea posible, se
considera que el detener la producción de
manera periódica para dar mantenimiento
al equipo representa una disminución en
la producción de la empresa y por lo tanto
disminución en los ingresos. Esto sin
duda alguna no podría ser más equivocado, se ha comprobado que por el contrario, el
proporcionar mantenimiento constante, permite prevenir fallas que provocan mayores
retrasos y desajustes en la producción de la empresa, además de que se reducen costos en
los que se tendrían que incurrir por concepto de reparaciones mayores, o incumplimiento
de la programación de la producción.

En la idiosincrasia mexicana es muy común el utilizar las cosas hasta que ya no puedan
funcionar, una frase común y que puede ejemplificar esta forma de pensar es: "dale hasta
que truene". Con lo cuál se indica que hay que hacer funcionar las cosas sin detenerse
para proporcionarle mantenimiento hasta que ya no puedan continuar funcionando. Un
ejemplo cotidiano de este enfoque, es el de los automovilistas, quienes consideran que el
dejar de utilizar su automóvil por un tiempo para llevarlo a un mantenimiento periódico
representa un trastorno mayor a sus actividades, sin darse cuenta que están previniendo
descomposturas mayores y por lo tanto mayor pérdida de tiempo y un gasto mayor.

Quienes dirigen la empresa, deben tomar conciencia de la trascendencia que tiene en la

vida de una organización la función de mantenimiento. Debe conocer cuáles son los
beneficios que pueden obtener de su aplicación y las consecuencias que pueden generarse
si se continua con el clásico enfoque de utilizar las cosas hasta que ya no puedan dar más.

El propósito del mantenimiento, es el de conservar las instalaciones y el equipo utilizado

en la operación de la empresa, con el fin de evitar problemas que pudieran provocar la
interrupción del la funciones, y a la vez, hacer que estas se lleven a cabo de una manera

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más eficiente, logrando de esta manera, maximizar los beneficios obtenidos por la
inversión de recursos tanto materiales como humanos.

Para que las empresas puedan alcanzar el objetivo global de reducir continuamente sus
costos mejorando al mismo tiempo la calidad de los productos y servicios que brindan se
requieren áreas administrativas que den soporte eficaz.

Al contrario que producción, los departamentos administrativos (compras,

administración, ingeniería, RRHH, etc.) no añaden valor de manera directa. Se requiere
entonces con más razón, que sean ágiles y eficientes.

Desde el punto de vista del TPM existen 3 grupos de responsabilidades principales para
las Áreas Administrativas.

 Procesar información, aconsejar y ayudar a las actividades

de Producción en su objetivo de mejorar continuamente y
reducir los costos.

 Facilitar a la empresa la tarea de responder rápidamente a los

cambios lo cual implica mejorar su propia productividad y reducir sus costos. Incluye
también ayudar en el desarrollo estratégico de la compañía velando por los objetivos
de largo plazo.

 Por último y como consecuencia de los otros dos, las Áreas Administrativas deben
ganar la confianza de los clientes y contribuir a la creación de una sólida imagen
empresarial.

El funcionamiento de los departamentos administrativos y de apoyo puede optimizarse al

menos de dos modos:

1. Mejorando la eficiencia de los propios departamentos.

 Mejorar la eficiencia significa aumentar el output mientras se disminuye el input. Para

aumentar el output hay que eliminar todo lo que reduzca la eficiencia del sistema de
producción aumentando la eficacia de las funciones de trabajo.

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 Para reducir el input hay que eliminar las pérdidas administrativas asociadas con el trabajo
y crear un sistema administrativo eficaz que facilite información fiable, de alta calidad y
oportuna en cuanto a plazo.

¿Qué son los outputs en Los inputs en una actividad son

Administración? todos aquellos documentos,
información, hitos o entregables
OUTPUT. Volumen de producción
o salida de una empresa. La
que vamos a necesitar para
diferencia entre el valor de realizar la actividad mismo
los outputs producidos y el valor de tiempo, toda actividad se hace
los inputs consumidos constituye lo con la intención de generar un
que se denomina el valor añadido objetivo concreto que
creado por la empresa durante el llamaremos output. Tanto
período de tiempo de referencia. los inputs como
los outputs reciben el nombre de
entregables.

2. Desarrollando personas capaces de sostener y mejorar continuamente los

sistemas de trabajo.

Mejorar las personas requiere clarificar las competencias críticas y desarrollar personas
hábiles en el manejo de la información.

El TPM en Áreas Administrativas se desarrolla en 5 Fases.

a. Crear Fábricas de Información

Un departamento administrativo es una “fábrica de Información”. Toma datos en
bruto y les añade valor procesándolos y organizándolos.
La información que proporcione debe ser: de alta calidad, precisa, de bajo costo,
presentada de manera clara y oportuna.

b. Aplicar el concepto de equipamiento a los procedimientos

De la misma manera que en el área de producción se subdividen las tareas para lograr
una producción de flujo continuo, este esquema se puede trasladar a los
procedimientos administrativos.

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c. Crear una visión de las condiciones óptimas

Cada departamento tiene una función esencial que cumplir y logros específicos
que conseguir dentro del sistema total.
d. Desarrollar de las 5 actividades nucleares del TPM

“TPM” Mantenimiento Productivo Total.

El Mantenimiento Productivo Total (del inglés de Total Productive Maintenance, TPM)

es un método desarrollado para eliminar pérdidas, reducir paradas, garantizar la calidad
y disminuir los costos en las empresas con procesos continuos, que tiene como objetivo
lograr cero accidentes, defectos y averías con la participación de TODO el personal.

Está es la base de una apropiada organización del departamento de mantenimiento de la

cual depende la continuidad de las labores en una empresa industrial con altos estándares
de calidad.

Para tener una mejor perspectiva del significado del TPM hay que entender que este “se
sustenta en pilares que a su vez se sustentan sobre la gente”. Los pilares sirven de apoyo
para la construcción de un sistema de mantenimiento ordenado el cual se implanta
siguiendo una metodología disciplinada y firme.

1. Mejoras Enfocadas: eliminar las pérdidas crónicas y perseguir la eficiencia de cada uno
de los sistemas departamentales.

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2. Mantenimiento Autónomo: Busca por un lado reducir los costos y elevar la eficacia del
trabajo mejorando la calidad del sistema administrativo. Por el otro, trata de crear
entornos sanos donde se elimine el stress físico y psíquico, aliviando tensiones y
creando un ambiente agradable.

3. Educación y Formación: Además de las competencias propias del puesto es necesario la

capacitación continua en el uso de las nuevas tecnologías a fin de disminuir los tiempos
de procesamiento de información y mejorar la calidad de las respuestas a los clientes
tanto internos como externos. El uso adecuado de la Matriz de habilidades es un
instrumento esencial.

4. Dotación Flexible de Personal: El uso eficaz de

los recursos humanos es vital en las áreas
administrativas dado que su costo interno está
directamente relacionado al número de
personas.

5. Medición de Rendimientos: No se mejora lo que

no se mide. Conviene mantener un Panel de Indicadores similar a los de la Planta en el que
se incluya, además de las 6 estrategias críticas PQCDSM, los siguientes indicadores:

Tasa de Reducción de Problemas

Reducción de Plazos
Reducción de Stock
Grado de Cumplimiento de la Misión
Evolución en la Matriz de Habilidades.
Evolución en las 5 “S”
Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral”
de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del
mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. En Ingles se ha dado en
llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.
Número de Reuniones en Actividades de Mejoras

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e. Esforzarse en lograr resultados medibles:

La clave de la mejora de los departamentos administrativos y de apoyo consiste en verlos
como “fábricas de Información” De la misma manera que no dejaríamos librado al azar
un proceso productivo, no deberían dejarse librados al azar procesos administrativos
críticos ya que para que el área de Producción pueda reducir sistemáticamente su Lead
Time, se requiere de un apoyo eficaz de toda la organización.

La toma continua de métricas, asociadas a un tablero de comando gerencial, tienen que

traducirse en resultados concretos expresados con números que muestren el paso desde el
punto de partida (benchmark) al objetivo definido.

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3. CONCLUSIONES:

El mundo de las empresas, y en particular el de las empresas productivas, cambia

cada vez más rápidamente y cada vez de forma más contundente. El entorno se
vuelve cada día más competitivo y cada vez más empresas entran en esa carrera
por ser más atractivas y estar mejor situadas de cara a un mercado, cada momento,
también más exigente.
Como ya hemos dicho, el mantenimiento es un elemento esencial en el éxito de
cualquier empresa productiva. Siempre lo ha sido, pero lo es aún más hoy día. La
competitividad de las empresas ha hecho que se depuren cada vez más los sistemas
de producción y se implanten técnicas innovadoras de todo tipo.
Dentro de todo ello el Mantenimiento Productivo Total juega un papel
fundamental en la citada transformación empresarial.

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4. WEBS:

http://www.actiongroup.com.ar/el-tpm-en-las-areas-administrativas/

http://bvs.minsa.gob.pe/local/minsa/1612.pdf

https://www.google.com/search?q=4.%09Dotaci%C3%B3n+Flexible+de+Personal:&rlz=1C1GI
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