Documento "Clases y Clasificación de Documentos

AA2 Evidencia 2 Documento “Clases y clasificación de Documentos”.
 Establezca y defina cuáles son las clases de documentos, según el material de estudio
de la unidad.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o
recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción
durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
 Determine cómo se clasifican los archivos según la función que cumplen, y el impacto que
buscan generar en el destino o destinatarios según el material de estudio de la unidad.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplen, y el impacto que buscan generar en
el destino o destinatarios; su principal objetivo radica en la rápida y efectiva localización de la información
que contienen, a partir de los conceptos que los agrupa como reflejo de sus funciones generales, lo que les
concede una estructura jerárquica y lógica.
Según el Soporte Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación, así: Textuales:
esta clase de documentos son los que más se utilizan en las empresas, algunos ejemplos de ellos son los
manuscritos como; memorandos, circulares, cartas, informes. Gráficos: permiten visualizar de manera
rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. Los más
utilizados son los mapas, dibujos y planos. Imagen: reflejan y/o evidencian la información plasmada en
textos o gráficos, por lo general, se realiza a través de cuadros, fotografías y diapositivas, entre otros. Cinta:
son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la
atención de una o varias personas, como los videos, pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas, entre
otros. Otros Soportes: entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.
Según el Productor o Autor
Se refiere a la empresa o persona que elabora el documento y la función a la cual se destina. Se clasifican
en: Documento Público: son los documentos producidos o recibidos por un funcionario o ente del estado,
es decir, aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe
directamente al Estado y tiene carácter representativo. Documento Privado: son aquellos documentos
producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales.
Según su Finalidad Cuando los documentos tienen una función con un objetivo que deben cumplir, pero
que considera la circunstancia que hace que se genere la información que esté soportando. Su
correspondiente clasificación. Documentos dispositivos: aquellos que imparten normas de obligatorio
cumplimiento: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones. Documentos informativos: aquellos
que conforman la generalidad de los documentos dentro de la función administrativa de una empresa,
como son: cartas, memorando, circulares, presupuestos. Documentos testimoniales: aquellos que sirven
como prueba o testimonio, un ejemplo son como los documentos contables, contratos, etc.
Según su Difusión en el Tiempo Es importante tener en cuenta, que no todos los documentos tienen una
vigencia indefinida, sino que han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un
principio y un final en el tiempo, como ocurre con la Tabla de Retención documental, en la que se encuentra
establecido el tiempo de permanencia de los documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya
se de conservación o eliminación.
Según su Funcionalidad Los documentos se crean con el ánimo de apoyar una gestión, a continuación
observamos su clasificación. Sustantivos o específicos: aquellos que soportan las funciones y objetivos de la
empresa en sus diferentes áreas, por ejemplo la programación de horarios de atención, rotación de turnos,
agenda de vuelos, ruteros y demás. Facilítativos o Comunes: aquellos que además de apoyar la gestión
empresarial, también se hacen presentes con contenidos diferentes pero cumpliendo las mismas
funciones, por ejemplo las nóminas, los libros contables, hojas de vida y control de expedientes del
personal.

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