TALLER 1 RAP 1 Empresa - Manuales - Achivo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL TOLIMA
Versión: 01
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
PROGRAMA DE ARTICULACION CON LA MEDIA TECNICA Fecha: 2021
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
COMPETENCIA: 210602001 TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS TÉCNICOS Y NORMATIVA (ARCHIVO DE
DOCUMENTSO).
RAP - 01 01 Reconocer el entorno de empresa y la relación de actividades administrativas, aplicadas al trámite de los documentos
de oficina de acuerdo con la normativa y política.
CODIGO DE LA FICHA: _________________
NOMBRES Y APELLIDOS: ______________________________________
IDENTIFICACION________________________________________
FECHA: ______________
TALLER 1. IDENTIFICAR EL ENTORNO EMPRESARIAL
Conocer sobre la organización es uno de los temas importantes dentro en la administración. Es por ello, que se requiere
de la investigación y la construcción de conceptos básicos por parte del aprendiz. Por esto, se solicita que responda a
conciencia las siguientes preguntas:
1. Con sus propias palabras construir el concepto de empresa y finalidad principal.

2. Investigue y explique cómo se clasifican las empresas según el Tamaño, Actividad, Ámbito de Actuación, Finalidad
Beneficios, Capital y de 2 ejemplos de cada una.
3. Dibuje un Organigrama (El de su Preferencia) donde plasme la estructura Orgánica de una empresa.
4. Realicé un cuadro comparativo en el que mencioné las características del manual de funciones y manual de
procedimientos.
5. Teniendo en cuenta los visto, efectué consulta e identifiqué 5 puestos de trabajo para los siguientes lugares:
a. Institución educativa.
b. Supermercado.
c. Restaurante.
d. Tienda de ropa.
e. Gimnasio.
6. A través de una fotografía, de un ejemplo de un documento de apoyo y un documento electrónico.
7. Elabore un Mapa Mental (el cual debe incluir imágenes y términos) que identifiquen la parte que enfoca los
Aspectos Importantes de la Gestión Documental.
CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombres y Apellidos Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Paula Liliana Ariza - Nubia Lombo Quiverio - Yolanda Nasayo Bravo - Hayder Instructor(a) TECNICO EN 2021
Sanabria A. - Norma Constanza Morales - Jesús Antonio Bernal - Yulieth Marcela ASISTENCIA
Hernández - Margarita Villanueva - Alejandra López - Juan Carlos García - Javier ADMINISTRA
Ramírez - Oscar Fuentes - Édison Otálora - Catalina Gómez - Margaret Quevedo TIVA
- Mayely Perdomo - José Torres - Andrés Leyton
OBSERVACIONES: ___________________________________________________
JUICIO EVALUATIVO FINAL: APROBO_____ NO APROBO______
___________________________________ _________________
FIRMA APRENDIZ FIRMA INSTRUCTOR
AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA
Manual de El Manual de Funciones
Funciones constituye el documento

formal que compila las
diferentes descripciones de
puestos de trabajo de una
organización.
Es un instrumento o herramienta de trabajo que

contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada funcionario en sus actividades
cotidianas y será elaborado técnicamente basados
en los respectivos procedimientos, sistemas,
normas y que resumen el establecimiento de
guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o
labores cotidianas,
Importancia del Manual de
Funciones
Herramienta de toma de decisiones y el

ordenamiento de la organización en sus diferentes
niveles jerárquicos.
Porque en todas las certificaciones de calidad (ISO,

OHSAS, etc), lo requieren, a su vez por su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de áreas,
marca responsabilidades, divide el trabajo y
fomenta el orden.
Utilidad del Manual de
Funciones
Documentar los distintos puestos de trabajo de la
organización mediante una descripción exhaustiva de los
mismos, de los flujos de trabajo y sistemas.
Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y

producción de servicios, estableciendo las bases para una
adecuada definición de objetivos
Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación

del rendimiento de las personas que desempeñan los
puestos de trabajo mediante sistemas más válidos y fiables
Hacer posible la elaboración de planes de formación y el

desarrollo de procesos de selección más eficaces
Puesto de Trabajo
Puesto de Trabajo
Es el lugar o área ocupado por una persona

dentro de una organización, empresa o
entidad donde se desarrollan una serie de
actividades las cuales satisfacen expectativas,
que tienen como objetivo, garantizar
productos, servicios y bienes en un marco
social
Son todas aquellas actividades realizadas por

un solo empleado que ocupen un lugar
específico dentro del organigrama de la
organización
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
Puesto de Trabajo
Objetivos principales
1. Atracción de Candidatos: Describir el cargo y los antecedentes

necesarios con el objetivo de atraer candidatos internos o
externos para el empleo.
2. Definición del Cargo: Para que la persona que desempeña el
cargo tenga un punto de referencia del nivel de sus funciones y
de sus responsabilidades necesarias, sobre todo al momento
de la evaluación o cuando se considera una promoción.
3. Referencia a la Administración: Especialmente para que un
nuevo jefe entienda el alcance y nivel de responsabilidad que
se espera en el rol.
• Título del empleo
• Dónde se sitúa el rol dentro del equipo,
departamento y toda la empresa
• Bajo las órdenes de quién estará el rol y otras
interacciones clave
• Áreas clave de responsabilidad y los resultados
esperados
ASPECTOS • Objetivos a corto, mediano y largo plazo
• Alcance del progreso y promoción
DEL • Formación y capacitación necesarias
CARGO • Habilidades sociales y rasgos de personalidad
necesarios para destacar
• Requisitos de ubicación y traslado
• Margen de remuneración y beneficios
disponibles
• Cultura e identidad de la empresa
Documento de Archivo y Generalidades
Concepto: El documento de Archivo es un

registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones. Igualmente establece el
registro de la información original recogida por un
individuo o sujeto en conocimiento a sus
actividades o funciones
Documentos de Apoyo
Concepto: tipo de documentos son los Documentos Electrónico

decretos, manuales, resoluciones,
instructivos, leyes, entre otros; que por la Concepto: Documento cuyo apoyo material es
información que reside, incide en el determinado por un modelo de dispositivo
desempeño de funciones específicas de electrónico y en donde el contenido está
las tareas administrativas codificado mediante alguna clase de código
digital que puede ser leído o repetido
mediante la ayuda de señaladores de
magnetización. Por ejemplo, los documentos
en Adobe, ZIP, entre otros.
Que es la Función Archivística
Actividades relacionadas con la

totalidad del quehacer archivístico,
que comprende desde la elaboración
del documento hasta su eliminación
o conservación permanente.
Utilidad de los Documentos de Archivo
Los documentos de archivo son importantes para que las personas que lo necesiten
puedan acceder a la información almacenada de manera ágil, precisa y adecuada. De
esta manera, se logra la eficiencia en los procesos, así como un progreso significativo
de las funciones en las instituciones. Es decir que los documentos de Archivo tienen
las siguientes ventajas:
❖ Desarrollar acciones de una manera ordenada, eficaz y responsable.

❖ Amparar y documentar la legitimación de políticas y la toma de decisiones de
gestión.
❖ Avalar la continuidad en caso de catástrofes.
❖ Ejecutar los requisitos legislativos y normativos.
❖ Preservar las tendencias de la organización y los derechos de los empleados, los
clientes y las partes interesadas.
❖ Establecer una identidad personal, cultural y de la organización.
❖ Mantener una memoria corporativa, personal o colectiva.
Gestión Documental
Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Importancia de la Gestión Documental
Un programa de gestión de documentos se

entiende como un proceso archivístico
encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo
y organización de la documentación producida y
recibida por una entidad, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su
producción, trámite, utilización y conservación.
❖ La racionalización y la normalización de la documentación desde
su producción hasta su destino final.
❖ El manejo integral de los documentos y de la información como
base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria
OBJETIVOS
institucional.
❖ La integración de los estamentos institucionales en torno a
objetivos comunes y a una política informativa total.
❖ La evaluación y valoración de la documentación para evitar la
acumulación innecesaria de información y reducir costos en la
producción y conservación del acervo documental.
❖ La simplificación de trámites en los procesos administrativos con
miras al flujo normal y eficaz de la información.
❖ La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva
concepción total.
Aspectos Importantes de la Gestión Documental
Tramite y Despacho: Cuando las dependencias reciben la correspondencia, proceden a

dar el tramite respectivo, se elabora un documento en original y copia, dando respuesta
el cual se emite acorde con la normatividad establecida.
Retención: Plazo en términos de tiempo que se aplica al documento para permanecer en

Archivo Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico
Almacenamiento: Los documentos deben ser colocados en Unidades de conservación

Recuperación: Se trata de localizar el documento para obtener la información contenida

en él, lo cual se hace mediante instrumentos de control, consulta y descripción.
Protección: Esta determinada por el conjunto de medidas y normatividad que garantiza la

integridad física de los documentos y el manejo de la información.
Preservación Temporal: Tiene que ver con el tiempo de retención y conservación acorde con
los archivos Gestión y Central, al perder la vigencia y determinar la disposición final.
Disposición Final: Proceso de estudio o análisis documental para determinar los valores
administrativos, fiscal, legal, contable, o técnico de los documentos.
Eliminación: destrucción de los documentos que hayan perdido sus valores administrativos,
legal, fiscal, técnico, contable y que no sean de interés para la ciencia, la tecnología o la
cultura.
Conservación permanente: Son los documentos que informan sobre los orígenes, la
estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y las
realizaciones del órgano productor y que tiene valor testimonial.

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TALLER 1. IDENTIFICAR EL ENTORNO EMPRESARIAL

1. Con sus propias palabras construir el concepto de empresa y finalidad principal.

CONTROL DEL DOCUMENTO

JUICIO EVALUATIVO FINAL: APROBO_____ NO APROBO______

Funciones constituye el documento

Es un instrumento o herramienta de trabajo que

Herramienta de toma de decisiones y el

Porque en todas las certificaciones de calidad (ISO,

Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y

Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación

Hacer posible la elaboración de planes de formación y el

Es el lugar o área ocupado por una persona

Son todas aquellas actividades realizadas por

1. Atracción de Candidatos: Describir el cargo y los antecedentes

Concepto: El documento de Archivo es un

Concepto: tipo de documentos son los Documentos Electrónico

Actividades relacionadas con la

❖ Desarrollar acciones de una manera ordenada, eficaz y responsable.

Conjunto de actividades administrativas y

Un programa de gestión de documentos se

Tramite y Despacho: Cuando las dependencias reciben la correspondencia, proceden a

Retención: Plazo en términos de tiempo que se aplica al documento para permanecer en

Almacenamiento: Los documentos deben ser colocados en Unidades de conservación

Recuperación: Se trata de localizar el documento para obtener la información contenida

Protección: Esta determinada por el conjunto de medidas y normatividad que garantiza la

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