El Documento y El Documento de Archivo
El Documento y El Documento de Archivo
El Documento y El Documento de Archivo
El término documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere,
que significa enseñar, instruir. La evolución de esta palabra finalizó con el sentido
de evidencia y testimonio. Con la intención de precisar el concepto, veamos cómo
lo definen algunos diccionarios:
El soporte, como la parte física que brinda sustento para asentar la información.
Por ejemplo: arcilla, vitela, disco óptico, etc.
Hasta aquí, la noción de documento está definida desde un sentido general, de tal
forma que tanto una escultura como una tablilla de arcilla o un disco compacto
constituyen documentos. Ahora bien, desde el punto de vista de la Archivología y
con el fin de establecer qué documentación será enviada a los archivos, no basta
con reconocer al documento como elemento asociado o relacionado con un
soporte que contiene información testimonial y puede ser utilizado con fines
probatorios. Los archivos conservan documentos, pero éstos tienen características
diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o nacimiento, por lo
que sus elementos deben ser claramente delimitados.
En definitiva…
Forma: en este ejemplo se trata de una copia, ya que el original está conservado
en el archivo.
Formato: digital (la Resolución original está en formato papel).
Clase: textual.
Por ello, desde el punto de vista archivístico, los documentos de archivo reúnen
determinadas características:
• Génesis.
• Carácter seriado.
• Exclusividad.
• Interrelación.
Documentos de apoyo
Por su carácter y función, los documentos de apoyo nunca deberán ser remitidos
al archivo.
Ahora, le solicitamos que acceda a la versión digital de un texto en el cual Ud.
podrá profundizar su conocimiento de algunos de los términos que hemos
desarrollado. Para esto, le sugerimos que explore las diversas secciones del texto
teniendo en cuenta los contenidos desarrollados hasta el momento en esta unidad:
Considerando las definiciones vistas hasta ahora, se hace evidente que los
documentos de archivo y los documentos de apoyo son dos tipos de
documentación sumamente diferente que, como tal, también demandan distintos
tratamientos. Lo invitamos a estudiar con mayor detalle las diferencias entre
ambos tipos.
Ana Duplá del Moral (1997) señala las diferencias entre documentos de archivo y
documentos de apoyo informativo, lo que permite el reconocimiento y la distinción
entre unos y otros.
Asimismo, Paloma Fernández Gil (1999: 45), define a los documentos de apoyo a
la gestión como “aquellos que recibe una oficina o elabora ella misma para facilitar
la gestión de sus asuntos. Esta documentación tiene como característica común la
de su carácter informativo efímero y su falta de valor legal o histórico”.
Hasta aquí, hemos señalado a grandes rasgos las diferencias entre un documento
de archivo y un documento de apoyo a la gestión. Sin embargo, para facilitar la
labor al momento de establecer qué documentos son de archivo y deben recibir
tratamiento archivístico, y cuáles no lo son, es necesario tomar en consideración
otros aspectos o características que veremos avanzando en este material
multimedia.