El Documento y El Documento de Archivo

El documento y el documento de archivo
El término documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere,
que significa enseñar, instruir. La evolución de esta palabra finalizó con el sentido
de evidencia y testimonio. Con la intención de precisar el concepto, veamos cómo
lo definen algunos diccionarios:
1) Diccionario de la Lengua Española: entre sus varias acepciones, este texto

define al término considerando el soporte. Desde este punto de vista, afirma que
documento es un escrito en el que se consigna información compuesta por datos
fidedignos o susceptibles de ser usados como tales, con la intención de probar
algo. Por otra parte, también se conceptualiza al documento como aquello que da
testimonio de un hecho o que informa sobre aquél, especialmente del pasado.
2) Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos:

esta fuente se refiere al documento como: “la combinación de un soporte y la
información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”
(1988). Entre sus principales características, señala:
El soporte, como la parte física que brinda sustento para asentar la información.
Por ejemplo: arcilla, vitela, disco óptico, etc.
La información, constituida por la noticia o el mensaje.
El sistema de fijación o medio empleado para el registro de la información según

sea el soporte. Por ejemplo: tinta, impulsos electromagnéticos, etc.
Hasta aquí, la noción de documento está definida desde un sentido general, de tal
forma que tanto una escultura como una tablilla de arcilla o un disco compacto
constituyen documentos. Ahora bien, desde el punto de vista de la Archivología y
con el fin de establecer qué documentación será enviada a los archivos, no basta
con reconocer al documento como elemento asociado o relacionado con un
soporte que contiene información testimonial y puede ser utilizado con fines
probatorios. Los archivos conservan documentos, pero éstos tienen características
diferenciadoras que guardan directa relación con su origen o nacimiento, por lo
que sus elementos deben ser claramente delimitados.
El documento de archivo se distingue de los documentos en sentido genérico por

su génesis u origen, es decir, por su nacimiento. Los documentos archivísticos,
afirma Heredia Herrera (2013), son registros de información enmarcados por dos
cimientos naturales:
a) el productor (institución) que lo crea como resultado de unas actividades que
tiene atribuidas o reconocidas y,
b) la función/actividad que lo determina, con independencia del soporte.
Pensemos, por ejemplo, en el caso de la Universidad Nacional de Córdoba. Esta

institución cumple tres funciones específicas: docencia, investigación y extensión.
Al llevarlas adelante, se ve obligada a realizar una serie de actividades que
quedan plasmadas o registradas en documentos. Así, para las funciones de
docencia, las actividades son materializadas en actas de exámenes, planillas de
asistencia, actas de regularidades, entre otros.
Por otra parte, en el cumplimiento de las funciones inherentes a investigación es

común encontrar documentos de archivo tales como proyectos de investigación,
actas de evaluación de esos proyectos, informes de investigación, publicaciones
de resultados, etc. Finalmente, las funciones referidas a labores extensionistas
quedarán registradas en documentos relativos a propuestas de extensión, actas
de evaluación de aquellas, informes, entre otros.
Podemos afirmar, entonces, que los documentos de archivo se producen uno a

uno y a través del tiempo y forman series (correspondencia, Resoluciones
Rectorales, Ordenanzas, etc.), por lo que no pueden concebirse o pensarse solos,
sino que deben ser conservados unos con otros. Justamente, ese carácter seriado
es el resultado de acciones repetitivas en el tiempo y determinadas por una o
varias funciones específicas. En todos los casos, encontramos un productor (UNC)
y unas funciones o actividades.
En definitiva…
Retomando las definiciones y especificaciones desarrolladas previamente, todo

documento de archivo posee las siguientes cualidades:
• Tiene un contenido (acción, tema, materia).
• Posee una estructura (tipo documental).
• Pertenece a un contexto que puede ser identificado (productor, funciones y

actividades, relaciones).
• Lleva un nombre (acta, resolución, decreto).
• Corresponde a una o más fechas (día, mes, año).
• Puede ser utilizado y conservado en el tiempo.
• Es original, único (no hay múltiples “originales” o “ejemplares”).
• La información que contienen es objetiva (por ser resultado de actividades

continuadas en el tiempo).
• Posee un valor testimonial y patrimonial reconocible.
Si tomamos como ejemplo la Resolución Rectoral 1188/2015, podemos analizar

su:
Contenido: “Declarar asueto docente y administrativo en el ámbito de la

Universidad Nacional de Córdoba el día 6 de julio de 2015, con motivo de la
conmemoración del Aniversario de la Fundación de la Ciudad de Córdoba”.
Estructura: el tipo documental es una Resolución Rectoral, pues claramente puede

verse la palabra “RESUELVE”.
Contexto: producido en la UNC, por el Sr. Rector en el ejercicio de una

función/atribución específica como autoridad.
Nombre del documento: Resolución.
Fecha: Córdoba, 03 de julio de 2015.
Forma: en este ejemplo se trata de una copia, ya que el original está conservado
en el archivo.
Formato: digital (la Resolución original está en formato papel).
Clase: textual.
Por ello, desde el punto de vista archivístico, los documentos de archivo reúnen
determinadas características:
• Génesis.
• Carácter seriado.
• Exclusividad.
• Interrelación.
Podríamos preguntarnos, entonces: ¿qué pasa con el resto de documentos que

conviven con los documentos de archivo? ¿Qué función cumplen? ¿Qué debemos
hacer con ellos? ¿Dónde han de conservarse?
Documentos de apoyo
Todas las instituciones producen y reciben documentos denominados documentos

de apoyo a la gestión o de apoyo informativo. Éstos no constituyen documentos de
archivo, pero son conservados en las oficinas por ser de utilidad para la resolución
de los asuntos o temas diarios. Es decir que, tal y como su nombre lo indica, son
documentos que ayudan a la resolución de la tramitación de los asuntos
cotidianos. Algunos ejemplos de ellos son las copias de reglamentaciones,
duplicados de ejemplares de Boletines Oficiales, folletería, etc.
Por su carácter y función, los documentos de apoyo nunca deberán ser remitidos
al archivo.
Ahora, le solicitamos que acceda a la versión digital de un texto en el cual Ud.
podrá profundizar su conocimiento de algunos de los términos que hemos
desarrollado. Para esto, le sugerimos que explore las diversas secciones del texto
teniendo en cuenta los contenidos desarrollados hasta el momento en esta unidad:
Cruz Mundet, José R. (2011). Principios, Términos y conceptos fundamentales.

En: Administración de documentos y de archivos. Textos Fundamentales [en
línea]. España: Cordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de
Documentos (CAA), 2011 [fecha de consulta: 01 de enero de 2016].
Considerando las definiciones vistas hasta ahora, se hace evidente que los
documentos de archivo y los documentos de apoyo son dos tipos de
documentación sumamente diferente que, como tal, también demandan distintos
tratamientos. Lo invitamos a estudiar con mayor detalle las diferencias entre
ambos tipos.
Documentos de archivo y documentos de apoyo
Ana Duplá del Moral (1997) señala las diferencias entre documentos de archivo y
documentos de apoyo informativo, lo que permite el reconocimiento y la distinción
entre unos y otros.
Asimismo, Paloma Fernández Gil (1999: 45), define a los documentos de apoyo a
la gestión como “aquellos que recibe una oficina o elabora ella misma para facilitar
la gestión de sus asuntos. Esta documentación tiene como característica común la
de su carácter informativo efímero y su falta de valor legal o histórico”.
Hasta aquí, hemos señalado a grandes rasgos las diferencias entre un documento
de archivo y un documento de apoyo a la gestión. Sin embargo, para facilitar la
labor al momento de establecer qué documentos son de archivo y deben recibir
tratamiento archivístico, y cuáles no lo son, es necesario tomar en consideración
otros aspectos o características que veremos avanzando en este material
multimedia.
caracteres internos y externos

Los documentos de archivo pueden ser reconocidos no sólo por las características
archivísticas expresadas, sino también teniendo en cuenta otros elementos que
fueron enunciados y normalizados por Theodore Schellenberg en 1965. Este autor
normalizó los caracteres de los documentos tomando en consideración su
estructura física (caracteres externos) y su contenido sustantivo (caracteres
internos); tal clasificación ofreció a los archiveros un mayor control sobre los
documentos de archivo para realizar un tratamiento eficaz y económico de éstos
por parte de las organizaciones.
Entre los caracteres externos (estructura física), es importante considerar
aspectos tales como:
 • La clase o manera en que se transmite el mensaje (textual, sonoro, iconográfico,
etc.).
 • El tipo (resultado de la acción que representa).
 • Su formato (la manera de unirse información y soporte: por ejemplo: papel,
cinta, etc.).
 • La cantidad (referido al número de unidades y el espacio que ocupan expresado
en metros lineales, cuadrados, cúbicos).
 • La forma (original o copia).
En lo que respecta a los caracteres internos (contenido sustantivo), es necesario
tener en cuenta:
 • La entidad productora.
 • Los orígenes funcionales o motivos que dieron origen al documento.
 • La fecha y el lugar de creación.
 • El contenido sustantivo o asunto que trata.
Las características del documento de archivo son:
 Vinculación al sujeto productor (instituto o persona): los documentos nacen por

un proceso natural, es por ello que tienen una vinculación con el que lo ha
producido, porque son el reflejo de la vida de esa persona o institución.
 Carácter seriado: es el resultado de acciones repetitivas determinadas por
funciones específicas. Los documentos de archivo corresponden a una
actividad que se repite continuamente, de manera que esos documentos
constituyen series, por ejemplo la correspondencia. Cada documento a su vez
puede originar otros documentos distintos. Esto nos hace pensar que el
documento de archivo no es algo aislado sino que forma parte de la serie a la
que pertenece y solo así encontraremos el verdadero sentido. Pero esa serie
tiene sentido cuando las relacionamos, a su vez, con el resto de las series.
 Unicidad: los documentos de archivo son únicos, es decir, son originales y
auténticos.
 Original, cuando está completo en todas sus partes (internas y externas)
 Autentico cuando responde a la fecha, al autor y al lugar que en él se
consigna. Esto ha permitido comprobar que hay documentos auténticos
pero que tienen datos falsos.

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1) Diccionario de la Lengua Española: entre sus varias acepciones, este texto

2) Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos:

La información, constituida por la noticia o el mensaje.

El sistema de fijación o medio empleado para el registro de la información según

El documento de archivo se distingue de los documentos en sentido genérico por

b) la función/actividad que lo determina, con independencia del soporte.

Pensemos, por ejemplo, en el caso de la Universidad Nacional de Córdoba. Esta

Por otra parte, en el cumplimiento de las funciones inherentes a investigación es

Podemos afirmar, entonces, que los documentos de archivo se producen uno a

Retomando las definiciones y especificaciones desarrolladas previamente, todo

• Posee una estructura (tipo documental).

• Pertenece a un contexto que puede ser identificado (productor, funciones y

• Lleva un nombre (acta, resolución, decreto).

• Corresponde a una o más fechas (día, mes, año).

• Puede ser utilizado y conservado en el tiempo.

• Es original, único (no hay múltiples “originales” o “ejemplares”).

• La información que contienen es objetiva (por ser resultado de actividades

• Posee un valor testimonial y patrimonial reconocible.

Si tomamos como ejemplo la Resolución Rectoral 1188/2015, podemos analizar

Contenido: “Declarar asueto docente y administrativo en el ámbito de la

Estructura: el tipo documental es una Resolución Rectoral, pues claramente puede

Contexto: producido en la UNC, por el Sr. Rector en el ejercicio de una

Nombre del documento: Resolución.

Fecha: Córdoba, 03 de julio de 2015.

Podríamos preguntarnos, entonces: ¿qué pasa con el resto de documentos que

Todas las instituciones producen y reciben documentos denominados documentos

Cruz Mundet, José R. (2011). Principios, Términos y conceptos fundamentales.

Documentos de archivo y documentos de apoyo

caracteres internos y externos

Las características del documento de archivo son:

 Vinculación al sujeto productor (instituto o persona): los documentos nacen por

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