Metodología de Análisis
Metodología de Análisis
Metodología de Análisis
Una metodología para el estudio de los sistemas administrativos es una descripción lógica y
secuencial de pasos para cumplir la tarea y la disposición de técnicas herramientas utilizables
para su fin. Exponen en forma clara los objetivos, actividades y productos de cada una de las
etapas de un programa de trabajo:
Disponer de una metodología para el estudio de sistemas administrativos nos será de utilidad
para:
Programar el desarrollo del proyecto en términos de tiempos y recursos que se
emplearán y disponer de esta forma de una estimación de costo.
Organizar y distribuir las tareas del equipo de analistas indicando los pasos que se
seguirán (actividades y productos) y los plazos que deberán cumplirse.
Coordinar la participación del usuario en el proyecto, ya sea como contraparte en el
relevamiento, en la discusión del diagnóstico o en la aprobación del diseño.
Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. Permite el seguimiento del proyecto, tanto al
responsable del equipo de analista como el cliente o usuario.
Por último; la metodología no constituye un fin en sí mismo, es un elemento que será útil al
analista en la medida que lo ayude al logro del objetivo de su tarea.
Disponer de una metodología por más apropiada que sea, no es suficiente, ya que la tarea de
análisis requiere además de la normalización del proceso de trabajo, ciertas habilidades y
destrezas propias de la formación profesional del analista. Sin estas últimas, la metodología
sirve de muy poco.
Se trata de una metodología en uso desde la década de 1970 y sin duda quien mejor
la ha desarrollado, entre nosotros, es ALBERTO R. LARDENT en su libro
“Metodologías del análisis y diseño de sistemas administrativos”. A pesar de existir
metodologías más actuales, esta propuesta es utilizada en gran cantidad de proyectos,
especialmente indicada para aquellos casos en que el proyecto consista en ajustar o
mejorar un sistema existente y donde los requerimientos están predefinidos, como el
caso del estudio de un sistema en particular o de una parte del mismo.
La metodología comprende etapas bien definidas que deben cumplirse en forma
sucesiva para el desarrollo de un proyecto. Debemos precisar que las etapas no están
separadas por fronteras precisas que indican dónde finaliza una y se inicia la otra;
existe entre ellas estrecha interrelación y por lo tanto es admisible cierta superposición
desde el punto de vista temporal, lo cual no implica que sea conveniente modificar la
secuencia o eliminar etapas.
La forma de estructurar el trabajo incluye las siguientes etapas:
1. Compatibilización de la información
Los datos relevados por los distintos métodos deben compatibilizarse entre sí a fin
de evitar información incompleta o inexacta, para ello:
Se integrarán los datos obtenidos de distintas personas que intervienen en un
mismo proceso.
Se establecerá la consistencia de los datos entre sí.
Se confirmarán datos y se completará la información faltante.
Se sintetizará la información resultante en hojas de trabajos en forma clara y
ordenada.
2. Evaluación técnica
Si bien durante la tarea de relevamiento, en forma conciente o inconciente, se ha
efectuado alguna evaluación sobre la situación observada, esta tarea se realizará en
forma metódica sobre la información ordenada y completa en lo que se refiere a
aspectos como:
Disponibilidad de información operativa y gerencial.
Pertinencia de la intervención de puestos y sectores.
Cumplimiento de recaudos en materias de control interno.
Cantidad y grado de capacitación del personal requerido.
Adecuación de los formularios y archivos en uso.
3. Elaboración del diagnóstico.
El diagnóstico pondrá de manifiesto los problemas detectados en las etapas de
análisis los lineamientos de cambios sugeridos. Será presentado a las autoridades
como un documento escrito y en una reunión se explicaran sus alcances y se
escucharán las observaciones y sugerencias que podrán ser incorporadas e la
propuesta que servirá de base al nuevo diseño.
Producto a generar
__Diagnóstico.
__Presentación ejecutiva.
Productos a generar.
__Manuales de procedimiento que incluyan:
1- Descripciones de los procedimientos.
2- Cursogramas.
3- Formularios.
__Software de aplicación requerido para la ejecución de los
procedimientos
ETAPA V: IMPLEMENTECIÓN
Objetivo.
Esta etapa comprende las actividades necesarias para la puesta en funcionamiento del nuevo
sistema en sustitución del anterior.
Actividades.
1. Programar la Implementación.
Se coordinarán temporalmente las tareas necesarias a fin de disponer los medios
requeridos para al puesta en marcha del nuevo sistema (espacio físico,
equipamiento, personal, formularios. Etc.).
Se elaborará el cronograma respectivo utilizando el diagrama de tipo GANTT o
PERT, según la complejidad de la tarea que debe encararse.
2. Entrenamiento del personal.
Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se realizará la
capacitación del personal asignado con la finalidad de explicar su contenido y forma
de uso. Esta tarea permite encarar preventivamente los problemas que puedan
derivarse de la aplicación del nuevo sistema.
3. Puesta en Marcha:
La implementación se completa cuando, dispuesto el equipamiento y software
requeridos, se realizan las pruebas de funcionamientos del nuevo sistema y la
conversión de archivos, en su caso. A partir de allí, el sistema comenzará a operar
bajo responsabilidad del usuario, pero, contando durante un lapso, con el apoyo del
analista para la atención de consultas y para realizar los ajustes que fueran
necesarios.
Productos a generar
__Nuevo sistema en condiciones de operar.