MANUAL DE OPERACIONES

INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como propósito fundamental, constituirse en un

instrumento de apoyo administrativo que coadyuve al logro eficaz y eficiente de los
objetivos y metas de la empresa. Por lo anterior, se recomienda su actualización
permanente y oportuna en caso de presentarse modificaciones en su estructura
orgánica, atribuciones, marco legal o distribución de funciones.

Un manual de operaciones, es una descripción de puestos. Es una reseña del

contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual
incluye la siguiente información:
 Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.).
 Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las
facultades de decisión, así como las relaciones de líneas y de asesoría.
 Funciones generales y específicas.
 Responsabilidades o deberes.
 Relación de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la
organización, así como las que deba establecer externamente.
 Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia,
iniciativa y personalidad.

OBJETIVO GENERAL

Dotar al personal de la empresa DECO Decoraciones y Construcciones S. A. de C.

V., de una herramienta practica de consulta, que ponga a su disposición la
información actualizada, referente a la Estructura Organizacional, Descripción de
Puestos y Objetivos de las Áreas; así como las demás que sean necesarias para
orientarlo en el cumplimiento de su trabajo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen
como objetivo:
.- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
.
- Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
.- Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.
.- Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
.- Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.

DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS

El objetivo general de la descripción de los puestos que conforman la empresa es

prever, planear y organizar las acciones para construir y mantener las instalaciones
de Infraestructura Municipal. Supervisando que las obras sean funcionales, seguras
y ayuden a conservar el medio ambiente, con la finalidad de cumplir con las
necesidades de los clientes y los requerimientos solicitados por las autoridades y
dictaminadas en la Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con las mismas.
Proporcionando asesoría, información y servicios, facilitando la toma de decisiones
y simplificando los métodos administrativos, mediante el uso y aprovechamiento de
las técnicas, herramientas y recursos humanos que se tengan.

ADMINISTRADOR ÚNICO

Es la cabeza suprema que asume la responsabilidad total de cara al exterior. Es el

responsable de cubrir todas las actividades de Construccion de la empresa, en
cualquier parte del estado, asi como la gestion de recursos y acreditacion de
asuntos legales.
Por tanto, el administrador único, decide por sí solo, y no necesita llegar a ningún
tipo de acuerdos en relación con las competencias de administración de la sociedad,
con ninguna otra persona. Se trata de una figura más frecuente de lo que podría
pensarse, especialmente si se trata de sociedades anónimas o limitadas de carácter
unipersonal, o bien, cualesquiera sociedades de pequeño tamaño, donde el
fundador, suele ser el administrador único, que se encarga de hacer y deshacer a
su cuenta y riesgo.
Además de realizar las labores de administración y gestión de la sociedad, el
administrador único tiene potestad para representar a la sociedad frente a terceros,
para adquirir derechos y asumir obligaciones. Asimismo, está capacitado para
realizar transferencias o asumir inversiones. Su nombramiento es público. en cuanto
que ha debe ser inscrito el Registro Mercantil, pero no ha de ser elegido por los
accionistas, partícipes o socios. Salvo que se especifique en los estatutos lo
contrario, no se considera un puesto que tenga que ser remunerado.
La duración en el cargo no es uniforme, sino que depende de lo establecido en los
Estatutos de la sociedad y del tipo de sociedad de que se trate. Aun cuando sus
potestades son grandes, no tienen carácter ilimitado, por cuanto que está obligado
a responder frente a la sociedad y frente a terceros de sus actos.
El administrador único de una sociedad es una persona física que se compromete
a gestionar la sociedad, para lo cual llevará a cabo las funciones de su cargo.
De la figura del administrador único se presume la buena fe de actuación y que
vigilará el cumplimiento de la ley.
De hecho, las obligaciones propias del administrador único se establecen en
relación con la necesidad de contar con una persona que sea capaz de asegurar el
cumplimiento de las obligaciones legales de la sociedad, poniendo los medios y
recursos necesarios para que así sea.
1.- Actuar conforme a la legalidad. La primera obligación del administrador único es
actuar de buena fe, es decir, no actuar de forma contraria a la que establece la ley
ni utilizar su cargo o las funciones inherentes a de forma ilegal.

Las decisiones en cuanto a acciones de la empresa, a cumplimiento de obligaciones

fiscales y tributarias, en material laboral… asegurando que se cumple el objeto
social según establecen los estatutos empresariales, al tiempo que se cumple lo
que marca la ley correspondiente.
2.- Informarse periódicamente del estado de la empresa. La responsabilidad del
administrador único está estrechamente relacionada con el buen funcionamiento de
la empresa. Por ello, es obligación, y también necesidad, del administrador conocer
el estado de la empresa y analizar el buen funcionamiento de esta, en el
mantenimiento del objeto social y en el cumplimiento de los deberes de la sociedad.
3.- Velar por el cumplimiento de las obligaciones propias de la sociedad. Es
obligación del administrador único conocer y asegurar que se realizan de forma
correcta y según establece la ley, los pagos a la Administración Pública, los pagos
a la Seguridad Social, los pagos a proveedores, el cumplimiento de los plazos de
pago de préstamos o créditos concedidos a la empresa, y cualquier otra obligación
de pago que la sociedad tenga.
Así mismo, entre las obligaciones del administrador único se incluye la conservación
y custodia de todos los documentos que certifiquen y prueben estos pagos, durante
los tiempos que establezca la ley.
4.- Conocer los estados de cuentas. Dentro de las obligaciones de la empresa se
incluyen la presentación del libro de cuentas en el Registro Mercantil y de forma
anual, este deber es obligación del administrador, que comprobará el estado de
cuentas, hará las correspondientes anotaciones y, cumplirá con la obligación de
presentar el libro de cuentas de la empresa cuando corresponda.
5.- Asegurar la confidencialidad documental. El administrador de empresa, además,
custodia la documentación de la empresa, asegurando que esta se mantendrá de
forma confidencial y que terceras personas no tendrán acceso a los documentos
propios de la sociedad.

En definitiva, las funciones del administrador único pasan por velar por el
funcionamiento de la empresa según lo que establece la ley.

Es interés del administrador que esto sea así, ya que la falta de observación de sus
funciones conlleva tener que responder ante las administraciones correspondientes.
1.- Responsabilidad por falta de diligencia. El caso de que el administrador único
observe incumplimiento del objeto de la empresa o modificaciones de actuación
frente a lo que indican los estatutos deberá convocar a la Junta para que se proceda
a la disolución de la empresa.
A efectos legales, el administrador podría ser considerado culpable de las
actuaciones ilegales o ilícitas de la empresa, aun cuando no tuviera conocimiento
de dichas actuaciones.
2.- Responsabilidad en caso de incumplimiento de contratos. El administrador debe
velar por el buen funcionamiento de la empresa y por el cumplimiento de la sociedad
en sus obligaciones con terceros. El no cumplimiento de los contratos firmados por
la empresa, y los perjuicios derivados de esta, podrían significar que el
administrador tuviera que hacer frente con su patrimonio personal por el no
cumplimiento de los acuerdos contraídos por la empresa.
3.- Responsabilidad por falsedad documental. Es función del administrador
asegurarse de mantener y conservar los documentos de la empresa. De la falsedad
de documentos será responsable el administrador de la empresa.
4.- Responsabilidad por la falta de pagos a las administraciones correspondientes.
Entre los deberes de la sociedad están el pago de impuestos, de las cotizaciones a
la Seguridad Social, los pagos a administraciones provinciales y locales, el pago de
permisos y licencias… De hacer frente a estos gastos se encarga la sociedad, sin
embargo, el administrador debe velar por el cumplimiento de estas gestiones.
El administrador único debe tener constancia de los pagos, si así no fuera debe
denunciar a las autoridades, ya que de las deudas contraídas por la sociedad
tendría que responder el administrador con su patrimonio.
5.- Responsabilidad por la no presentación de las cuentas anuales. La presentación
del libro de cuentas en el Registro Mercantil, y en los plazos en los que establece la
ley es obligación del administrador. Si se impide que el administrador realice esta
gestión, este debe denunciarlo a las autoridades.
La no presentación conlleva sanciones y otras responsabilidades legales a las que
tendrá que hacer frente la empresa y, en última instancia, el administrador único.
6.- Responsabilidad por uso fraudulento de su cargo, de sus funciones o de sus
derechos sobre la empresa. Las actuaciones contrarias a lo que marca la ley, el uso
del cargo de administrador único de forma fraudulenta, la no observación de las
funciones de la empresa, la falta de diligencia en sus funciones y, en definitiva,
cualquier actuación que de forma consciente o inconsciente, vaya en perjuicio de la
sociedad a la que representa podría traducirse en actuaciones contra el
administrador que deberá responder según lo que estableciera la ley.
El administrador único no es el dueño de la empresa, es el representante legal de
la misma, por lo tanto, sus derechos a la hora de tomar decisiones en la empresa
están limitados, pero su responsabilidad no tanto.
Es frecuente pensar que la responsabilidad del administrador único está limitada al
capital social de la empresa, sin embargo, la responsabilidad limitada se aplica solo
a los socios. La responsabilidad del administrador puede llegar a ser ilimitada, si se
considera que no ha cumplido con sus obligaciones, aun cuando desconociera los
hechos.
El administrador responderá ante las actuaciones ilegales o fraudulentas de la
empresa, ya que se considera que este ha actuado de forma no diligente en el
cumplimiento de sus funciones.
En definitiva, ser administrador único de una empresa conlleva una serie de
obligaciones concretas y la responsabilidad ilimitada frente a las actuaciones de la
sociedad. Por ello, antes de aceptar el cargo de administrador único en una
empresa, conviene pensar muy buen en las consecuencias, analizar a la sociedad,
su funcionamiento y, sobre todo, tener constancia y de que los socios de la empresa
no pondrán impedimento a que el administrador realice las funciones inherentes a
su cargo.
Su objetivo principal es asegurar la sustentabilidad financiera y operativa de la
empresa constructora filial de DECO S. A. de C.V., a través de servicios y contratos
de obra pública y servicios relacionados con las mismas, así como de conservación,
mantenimiento, construcción, demolición, operación, vigilancia y supervisión de
instalaciones, bienes muebles e inmuebles que requieran dependencias, entidades
paraestatales, y personas físicas o morales de toda índole, que aseguren la
eficiencia y rentabilidad empresarial para la constructora.
Sus principales responsabilidades son :
.- Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización,
determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y
metas específicas de la empresa.
.- Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
.-A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y
estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo
.-Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo
con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando
los recursos disponibles.
.- Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos
necesarios para el desarrollo de los planes de acción.
Las funciones que debe cumplir el Administrador Unico de la empresa DECO S.A.
de C. V. se describiran a continuacion.
1.- Debe dirigir la realización de obra, tanto pública como privada que requieran
dependencias, entidades y personas físicas o morales de toda índole para asegurar
la eficiencia y rentabilidad empresarial.
2.- Ademas de segurar el cumplimiento y la consecución de los objetivos
establecidos en el presupuesto y programas de obra correspondientes. Definiendo
y controlando las condiciones generales de operación de los programas de obras y
trabajos en general contratados a nivel entidad con DECO S.A. de C. V., sus filiales
o con terceros para obtener altos niveles de productividad, asegurando niveles de
calidad y precio.
3.- Debe asegurar un portafolio de proyectos que ayude a planear y gestionar los
recursos que tiene a su cargo. Ademas de autorizar los contratos de proyectos,
obras y servicios relacionados con las mismas a celebrar con terceros y los anexos
respectivos como presupuesto de obra, matrices de precios unitarios, análisis de
indirectos, factor de salario real, costo horario del equipo, explosión de insumos,
análisis de mano de obra y equipo, así como el programa de ejecución de obra.
4.- Se asegurará de planear, controlar y delegar los procesos de adquisiciones,
arrendamientos y servicios para proporcionar los requerimientos solicitados por la
Gerencia de Construcción y la Subgerencia de Planeación y Programacion, así
como las Gerencias de Supervicion y Control de Obra, y de Proyectos, para llevar
a cabo las obras.

REPRESENTANTE LEGAL

El representante legal de una empresa es una persona que actúa en nombre de esa
empresa para realizar diversos trámites. Puede asumir compromisos y tomar
decisiones que serán atribuidas a la empresa como persona jurídica.
La representación legal otorga a quien la ejerce la facultad de ocuparse de negocios,
obligaciones y hasta derechos de su representado, de acuerdo con las condiciones
acordadas en el momento de crearse la representación.
En una empresa pequeña, los socios suelen delegar la función de Representante
Legal en el Administrador Unico, o en quien dirige la operación, aunque muchas
veces es elegido por las acciones presentes en la empresa. Tal delegación se rige
por la Ley General de Sociedades.
La inscripción del representante legal se realiza en el Registro del lugar del domicilio
de la sociedad. Allí hay que presentar una copia certificada del acta de constitución
de la empresa donde conste el acuerdo válidamente adoptado.
El representante legal de una empresa asume decisiones en diversos ámbitos, tanto
internos como externos, de la compañía a la que representa. Estas decisiones se
manifiestan a través de certificaciones.
Internamente, será quien firme los contratos de trabajo y las certificaciones de los
trabajadores de la empresa. También se requerirá su firma para la validación de
informes contables o estados financieros presentados por un contador público o
revisor fiscal.
El representante legal es la única persona que está facultada para comprometer con
su firma a la organización, en la celebración y ejecución de todos los actos y
contratos comprendidos dentro del objeto social y que se relacionen directamente
con la existencia y el funcionamiento de una empresa.
Su carta de navegación está claramente definida en los estatutos de la organización
que precisan los poderes, deberes y obligaciones que los representantes legales
tienen en desarrollo de sus funciones, entre los que se destacan acciones como las
de aprobar, ejecutar, nombrar, adquirir, arrendar, contratar, pagar obligaciones y
firmar toda clase de documentos.
Pero existen también claras limitaciones, no solamente en cuanto a la cuantía de
los actos que el representante legal puede autorizar, sino en lo referente a acciones
no éticas que este podría ejecutar, como el tomar en beneficio propio o en el de
familiares y terceros, servicios o bienes de la empresa, así como créditos otorgados
a la compañía. También el de aprovechar oportunidades y ventajas comerciales a
las que hubiera tenido acceso en razón de su cargo, especialmente si estas
pudieran llegar a constituir un perjuicio para la compañía.

Pero no por el hecho de tener la representación legal puede asumirse que el

Administrador Unico es penalmente responsable de los delitos que se cometan al
interior de una empresa; cada estamento y persona dentro de una organización es
responsable de los actos delictivos imputables, solo en la medida en que cada cual
haya tenido participación material o intelectual en su comisión. De ahí que en el
caso que nos ocupa, habrá que definir si los socios, las juntas directivas, los
gerentes y qué otros funcionarios en particular, tenían conocimiento, aprobaron,
ordenaron o impulsaron los acuerdos de precios descubiertos, con los que
claramente se configuraba este caso de competencia desleal, tipificado en la Ley.

Las funciones del Representante Legal, para con la empresa son:

1.- Coordinar la atención de los asuntos relacionados con los Programas
Gubernamentales.
2.- Controlar que la contratación de las adquisiciones, arrendamientos y servicios
para la ejecución de obras y servicios, se lleve a cabo a través de los procedimientos
de licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa,
así como los casos de excepción a la licitación pública, de acuerdo con lo
establecido en las disposiciones legales y administrativas vigentes.
3.- Determinar y controlar la incorporación de asuntos o solicitudes de acuerdo
relacionadas con las adquisiciones, arrendamientos y servicios que se deban
someter al Comité Integrado de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, en que
participe en representación de DECO S.A. de C.V.
4.- Coordinar el registro del alta de las obras ante el Instituto Mexicano del Seguro
Social, así como en su caso, la obtención del Registro Patronal en los Estados
donde se ejecuten las obras, cumpliendo con las obligaciones que en materia
laboral determine el Instituto.
5.- Diseñar e instrumentar la adecuada administración de los recursos asignados
para la adquisición y arrendamiento de bienes y servicios requeridos por las áreas
de la Entidad, vigilando y controlando los procesos establecidos para efectuar las
operaciones de compra y arrendamiento de bienes y servicios y enajenación, así
como desarrollar los mecanismos y sistemas para el adecuado control del activo fijo
de la Entidad y aseguramiento del mismo.
6.- Vigilar que se lleven a cabo las acciones de licitaciones públicas y de invitación
a cuando menos tres personas y de adjudicación directa, de acuerdo con la
normatividad en la materia.

CONTADOR (RECURSOS HUMANOS)

En resumen el Contador es una persona capaz de colaborar, analizar y proponer

los métodos y procedimientos para realizar los registros contables, tributarios y
financieros de la empresa.
Las habilidades mentales que debe poseer la persona para este cargo es la
capacidad numérica, de lenguaje y conocimientos contables, tributarios y
financieros.
No hace falta hacer referencias al papel imprescindible que tiene un contador para
la organización comercial de una empresa, industria o un comercio. Desde hace
varios años la contabilidad se realiza periódicamente bajo procedimientos, en
algunos casos más estructurados que en otros, y sea cual fuere el estilo de trabajo
que se haya adoptado, lo importante es evaluar si resulta la forma más eficiente
para la realidad que se tiene o si existen nuevas alternativas para encarar nuevas
problemáticas.
Entre las aptitudes que un contador desarrolla se encuentra la capacidad para
examinar la información que recaba y hacer con ese análisis una herramienta para
la posterior toma de decisiones.
Si se encuentra una manera de simplificar las acciones rutinarias para que el
Contador se ocupe verdaderamente de sus funciones que aportan verdad, valor y
credibilidad a la gestión, entonces se habrá avanzado claramente hacia el verdadero
rol del Contador.
La Capacitación integral que los Contadores con trayectoria tienen en lo que a
materia financiera se refiere no es algo que pueda dejar de aprovecharse en la
gestión de estos días, y es así como se impone la necesidad de automatizar algunas
de las tareas que se venían haciendo que tienen que ver con la carga de datos, con
las leyes impositivas, con la emisión de facturas y muchas otras ramas contables.
Emergen en este contexto, como una alternativa de valor, los sistemas de gestión
contable que además de simplificar las tareas, colaboran en la resignificación del rol
del contador.
El Contador mira, ordena, evalúa, analiza e interpreta y tras la suma de dichas
acciones genera un informe con su correspondiente visión integral. La importancia
de sus tareas excede hoy lo que la recolección de la información se refiere y el
ingreso de la misma en una planilla.
Como consecuencia en el contador actual se destacan las cualidades de adaptación
a los diferentes medios y recursos, de comunicación para dar cuenta de su análisis
financiero, de negociación para interactuar con el entorno tan competitivo y
cualidades interpersonales puesto que para que su verdadero rol aflore tendrá que
saber delegar y dar a cada quien la tarea que le corresponde en la gestión
administrativa de la empresa.

Las responsabilidades del contador para con la empresa son:

.- Responsable del análisis, registro y control de las diversas transacciones de la
empresa.
.- Realiza conciliaciones de cuentas, registra información para anexos
transaccionales.
.- Dirigir, coordinar y controlar los procesos contables, financieros, recursos
humanos y tributarios de la Empresa de acuerdo a normas y leyes vigentes,
emitiendo información veraz, oportuna y consistente para la Gerencia y
entidades de control.
Las funciones del Contador son:
1.- Vigilar la aplicación de las estrategias de operación y mecanismos de cobro para
asegurar la rentabilidad financiera de la empresa.
2.- Verificar la aplicación de las directrices de operación y facturación de las obras
para sustentar la rentabilidad financiera.
3.- Dirigir y coordinar la administración de los recursos humanos de los trabajadores
eventuales de obra.
4.- Establecer el sistema para operar los movimientos del personal eventual de obra
que se generen, en materia de ingresos, altas y bajas, así como del control de los
derechos y las obligaciones de los empleados.
5.- Controlar y vigilar que el proceso de pago de sueldos y salarios opere en forma
clara, transparente y oportuna.
6.- Elaborar y controlar la salida de los recursos para gastos a comprobar de los
contratos de obra y servicios.
7.- Elaboración y control de viáticos del personal eventual de obra.
8.- Recibir, revisar y controlar las cuentas por pagar y por cobrar tanto de DECO
S.A. de C.V. con los prestadores de servicios como con las dependencias y
entidades con las que se tenga contratadas obras y servicios.
9.- Revisión de cálculo de impuestos locales y federales relacionados con el objeto
social de DECO S.A. de C.V.
10.- Controlar el flujo de efectivo, administrar los flujos relacionados con las cuentas
por cobrar, por pagar y de disponibilidades financieras.
11.- Coordinar la administración y supervisar las cuentas bancarias de DECO S.A.
de C.V., elaboración de cheques para pago a terceros, así como las transferencias
electrónicas interbancarias para pago a terceros.
12.- Evaluar la suficiencia de las disponibilidades bancarias estableciendo las
fechas compromisos de los mismos.
13.- Aprobar el informe diario de las operaciones bancarias, de dispersión de
Fondos, ingresos y egresos, respaldada ésta con los documentos comprobatorios
que garanticen su adecuado registro dentro de la contabilidad de DECO S.A. de
C.V.
SECRETARIA EJECUTIVA

Los Secretarios Ejecutivos son la mano derecha de políticos y ejecutivos de

cualquier tipo de empresa, ya que les proporcionan apoyo directo, gestionan sus
agendas y se encargan de sus citas. Además, planifican, organizan, coordinan y
controlan todas las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos
como operativos.
A diferencia de un Asistente Administrativo, los Secretarios Ejecutivos ofrecen
asesoramiento y orientación profesional, además de llevar a cabo sus tareas
administrativas. También pueden actuar como representantes del ejecutivo para el
cual trabajan al actuar en su nombre frente a terceros u otras organizaciones y
coordinando las actividades de relaciones públicas cuando sea necesario.
Debemos recalcar que el término “Secretaria” ha sido lentamente reemplazado por
“Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente,
como un término inadecuado y anticuado, a pesar de que sigue siendo utilizado
para ciertas posiciones.
A continuación, las funciones más comunes de un Secretario Ejecutivo:
 Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes,
terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera
profesional y eficaz:
 Responder requerimientos, preparar los documentos necesarios y realizar el
seguimiento correspondiente.
 Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de los
ejecutivos para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o
soluciones.
 Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes,
tanto entrantes como salientes:
 Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.
 Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
 Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
 Actualizar y mantener las listas de contacto existentes.
 Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas
de cálculos:
 Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los
datos y generar los reportes correspondientes.
 Entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
 Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los
requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo
efectivo de los eventos:
 Asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.
 Reservar salones de conferencia u otros locales y coordinar la comida, además
de encargarse de la logística del evento.
 Gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
 Tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo
entre las personas correspondientes.
 Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
 Archivar y organizar documentos tanto físicos como digitales, tales como
correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos:
 Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
 Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la
base de datos.
 Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando
materiales y equipos cuando sea necesario.
 Internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u
organización, sus políticas y objetivos.
 Gestionar y realizar reportes de gastos:
 Llevar a cabo tareas contables cuando sea requerido, tales como llevar la
contabilidad y la facturación.

Labores diarias.
.- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto
entrantes como salientes.
.- Gestionar la agenda del ejecutivo, pautando citas tanto personales como
profesionales.
.- Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y clientes u
organizaciones.
.- Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
.-Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o
archivos informáticos.
Los Secretarios Ejecutivos deben prestar especial atención a la manera en que son
percibidos por otras personas, por tanto, es esencial contar con excelentes
habilidades de servicio al cliente; además, el candidato perfecto deberá ser educado
y protocolario en todo momento, sonriendo y demostrando una actitud positiva y
entusiasta.
Los Asistentes Ejecutivos deben estar dispuestos a trabajar horarios irregulares y a
salirse de su descripción de trabajo, ya que probablemente se les requerirá cumplir
con otras tareas y trabajar horas extra. Además, deberán estar disponibles en todo
momento, es decir, su horario laboral dependerá totalmente del ejecutivo para el
cual trabajen y puede variar de una empresa a otra.
Las responsabilidades prioritarias de la Secretaria Ejecutiva son:
.- Cumplimiento de disposiciones y trabajos encomendados por el Administrador
Único.
.-Elaboración de informes y reportes requeridos.
.-Manejo de agenda del Administrador Único.
.- Manejo de archivo administrativo y tareas varias.
.- Proporcionar apoyo eficiente a la gestión del Administrador Único
.- Gestionar y custodiar el archivo del Administrador Único en expedientes, archivos
generales, etc.
.- Redactar informes, memorias, etc.
.- Facilitar la generación e intercambio de conocimiento y mejores prácticas en
la oficina
.- Revisar la documentación establecida para inspeccionar el cumplimiento de los
programas correspondientes.
GERENTE DE PROYECTOS

La Gerencia de Proyectos es la responsable de la gestión de los recursos, el control

de los gastos y el liderazgo de equipos orientados hacia la satisfacción de una meta,
planteada en el alcance de proyecto, que debe ser completada en un plazo
determinado, contando con un presupuesto limitado y en función de los recursos
disponibles. Para lograrlo, el Gerente de Proyectos aporta sus conocimientos y
habilidades y se apoya en el uso de métodos, herramientas y tecnología que le
permiten alcanzar sus objetivos ofreciendo resultados de calidad.
Un Gerente de proyecto debe ser:
 Organizado y eficiente en la planificación.
 Un líder.
 Un jefe de equipo.
 Motivador.
 Un buen negociador.
 Tener la capacidad de influir en los demás.
 Saber comunicar.
 Competente.
 Obtener el mejor rendimiento del presupuesto disponible.
 Capaz de aportar soluciones ante cualquier problema.
Todas estas habilidades le ayudarán a conseguir afrontar desafíos, resolver
situaciones difíciles y entregar el proyecto logrando:
 Terminar dentro de plazo.
 No exceder el presupuesto designado.
 Ofrecer resultados de calidad.
 Cumplir expectativas.
El Gerente de Proyecto, como gestor, es responsable de asegurar que todos los
integrantes del equipo conocen su rol y saben ejecutarlo, cuentan con los medios
disponibles para hacerlo y con la información necesaria para comprender el alcance
y limitaciones de cada tarea y actividad en la que intervendrán de forma activa. Es,
además, bastante conveniente que quien está al cargo de la Gerencia del Proyecto
cuente con un perfil técnico que le permita ostentar un mejor entendimiento de los
procesos, que garantice una respuesta más eficiente cuando los planteamientos
exijan una solución inmediata. Las responsabilidades específicas que entran dentro
de lo que es la Gerencia del Proyecto pueden variar dependiendo de la industria, el
tamaño de la empresa, su madurez tecnológica y la cultura organizacional, sin
embargo, hay ciertas responsabilidades que son comunes a todos los Gerentes de
Proyecto y que, de forma general podrían definirse como:
 Desarrollar el plan del proyecto.
 Establecer prioridades.
 Coordinar.
 Actuar como interlocutor ante promotores, accionistas, cliente y también
ante los equipos de trabajo y participantes en el proyecto.
 Propiciar la comunicación y velar por el mantenimiento de los canales.
 Gestionar a los equipos.
 Gestionar las compras y los proveedores.
 Gestionar el riesgo.
 Confeccionar, actualizar y monitorizar el plan de proyecto.
 Evaluar y monitorizar la calidad.
 Gestionar el presupuesto del proyecto.
 Gestión los conflictos que se puedan presentar.
 Hacer un seguimiento del desarrollo de proyecto en su fase de ejecución.
 Motivar a los equipos.
 Ejecutar acciones correctoras cuando sea necesario.
Un enfoque más específico, permite estructurar por fases las funciones del Gerente
para obtener una perspectiva más realista de lo que es la Gerencia de Proyectos:
1.- Inicio del Proyecto
 Definir el proyecto creando documento donde se recojan el alcance del
proyecto, cronograma y presupuesto.
 Obtener la aprobación del patrocinador del proyecto.
  Identificar a los interesados en el proyecto, sus funciones y
responsabilidades.
 Realizar un análisis de la viabilidad del proyecto.
2. Estrategia de Planificación
 Desarrollar, evaluar y seleccionar la estrategia adecuada para el proyecto,
teniendo en cuenta el rendimiento, coste, tiempo y limitaciones de alcance.
3. Implementación del plan de proyecto
 Crear cronograma del proyecto sobre la base de alguna de las metodologías
para la gestión de proyectos.
 Desarrollar el plan de comunicación.
 Elaborar el plan de gestión del riesgo.
4. Ejecución y control de proyecto
 Dirigir el plan.
 Ejecutar las acciones necesarias para su puesta en marcha.
 Hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
 Monitorizar tiempos, costes, calidad y riesgos.
5. Entrega de proyecto
 Proceder a la finalización y entrega de proyecto.
 Recopilar lecciones aprendidas.

Las principales responsabilidades del Gerente de Proyectos son:

.- Realizar las actividades determinadas por los jefes superiores.
.- Dirigir a su equipo de trabajo
.- Inspeccionar la calidad de la mano de obra
.- Dar informes de labores
Las funciones del Gerente de Proyectos para con la empresa son:
1.- Proponer al Administrador Único la factibilidad de contratación y prestación de
servicios de asistencia o consultoría técnica y administrativa.
2.- Vigilar y coordinar la integración de un portafolio de proyectos o servicios que
ayude a planear y gestionar su contratación con las dependencias, entidades,
personas físicas y morales responsables.
3.- Coordinar la elaboración de los Presupuestos, los Programas de Ejecución y la
revisión de los Proyectos Ejecutivos de las Obras, Adecuaciones y Servicios.
4.- Coordinar la programación y planeación de obras, adecuaciones y servicios para
asegurar su cumplimiento, en coordinación con la Gerencia de Supervisión y Control
de Obra, autorizando según sea el caso, los generadores de obra, estimaciones y
elaboración de facturas para su trámite de pago.
5.- Controlar los programas de ejecución de obras, adecuaciones, servicios,
suministros de materiales, mano de obra y de maquinaria y equipo, para
cumplimiento de los mismos.
6.- Coordinar la elaboración de los informes de avance físico y financiero de las
obras, verificando para tal efecto estimaciones, volúmenes de obra ejecutados y
estados financieros.

SUBGERENTE DE PREVENCION DE RIESGOS.

La prevención del riesgo laboral vela por la seguridad y salud de los trabajadores
en su campo de trabajo, en función de cómo son y cómo son sus puestos de trabajo,
sus instalaciones, sus herramientas, sus relaciones con los demás, etc. La empresa
debe velar por todo el conjunto de seguridad.
Este departamento no debe convertirse en un departamento que únicamente se
dedique a la implementación de normas: no se busca sólo registros de lo que se
hace o lo que no; si no las maneras y herramientas de cómo hacerlo. El sistema de
gestión de prevención es la herramienta que utiliza para hacer prevención, para
identificar las necesidades, evaluar acciones, controlar situaciones y tener
indicadores que le digan si todo va bien o no conforme a los requisitos legales de
aplicación, la normativa específica y los requisitos de la propia empresa.
La misión del Subgerente de Prevencion de Riesgos es asesorar, técnicamente a la
organización en materias de prevención de riesgos propias del ejercicio de las
labores tanto operativas como profesionales, además de diseñar, ejecutar y difundir
acciones permanentes de capacitación en la empresa.
Es el encargado de asesorar al Profesional de Obra, para en conjunto planificar,
organizar, ejecutar y promover acciones permanentes que permitan evitar
accidentes del trabajo y enfermedades profesionales en las empresas, y reducir las
pérdidas humanas, materiales y ambientales ocasionadas por estos.
Las funciones generales de un Subgerente de Prevencion de Riesgos son:
1.- Identificar, evaluar y controlar los riesgos de accidentes y de enfermedades
profesionales.
2.- Asesorar en la realización de investigaciones de accidentes.
3.- Efectuar acciones educativas y de capacitación de los trabajadores para la
prevención de riesgos laborales y de enfermedades profesionales.
4.- Desarrollar, aplicar y evaluar los reglamentos, los programas de prevención y los
planes de contingencia de la organización.

Las funciones específicas de un Subgerente de Prevención de Riesgos se enlistan

a continuación:
1.- Verificar que previamente al inicio de las obras, se cuenten con los estudios y
proyectos de arquitectura e ingeniería; las especificaciones técnicas generales y
particulares; las normas de calidad y el catálogo de conceptos, con un avance que
permita el desarrollo de los trabajos de forma ininterrumpida. Asimismo, con las
disposiciones para proteger el medio ambiente, la autorización de impacto
ambiental y cuando se requiera de la autorización del cambio de uso de suelo
forestal, permisos, licencias, derechos de bancos de materiales y derechos de
propiedad, incluyendo derechos de vía.
2.- Verificar previo al inicio de los servicios, se cuente con los términos de referencia,
mismos que deberán precisar el objeto y alcances del servicio; las especificaciones
generales y particulares; y en su caso, con el catálogo de conceptos, que permita el
desarrollo de los trabajos de forma ininterrumpida.

SUBGERENTE DE PLANEACION Y PROGRAMACION.

La planificación y control de una faena es el proceso de definir, coordinar y

determinar el orden en que deben realizarse las actividades con el fin de lograr la
más eficiente y económica utilización de los equipos, elementos y recursos de que
Se dispone y de eliminar diversificaciones innecesarias de los esfuerzos, proceso
que se establece o define en un plan de trabajo, el cual debe ser controlado a lo
largo de la faena para saber si se está cumpliendo o si debe ser sometido a una
revisión o modificación a fin de que se pueda cumplir con el objetivo final fijado. Para
ello se debe establecer un sistema para medir el avance que se está realizando y
poder compararlo con el proceso que se había programado o planeado; que
además, permita controlar lo empleado en mano de obra, equipos y materiales con
relación al programa. El programa debidamente controlado permitirá:
1) Conocer que actividad no se está desarrollando de acuerdo al programa.
2) Poder tomar una decisión en el momento adecuado.
3) Mostrar un orden y disciplina de trabajo.
4) Proporcionar un medio de comunicación tanto vertical como horizontal.
Generalmente se representa la organización del personal de la faena en forma de
un organigrama en el cual se establecen las funciones de dicho personal y sus
dependencias. Se complementa con un manual de funciones en que se detallan sus
obligaciones y atribuciones. El organigrama es una representación gráfica de las
partes que componen una organización y que forman un todo único.
Cuando numerosas personas deben trabajar juntas hay muchas oportunidades para
que se produzcan mal entendido y roces por falta de una determinación precisa de
las funciones, responsabilidades, campos de acción de cada uno y líneas de
comunicación. En el organigrama dichas responsabilidades y obligaciones quedan
bien definidas. Las líneas de comunicación son tanto horizontales como verticales
y funcionan en ambas direcciones. Generalmente se establecen entre los
supervisores líneas de comunicación informales, que no se indican en el
organigrama y que a veces son más eficientes que las formales. El organigrama de
la faena deberá ser conocido por todo el personal.
Debido a expansión o contracción de las actividades o a cambios de personal puede
ser necesario introducir cambios en la organización, en consecuencia, debe
revisarse cada cierto tiempo e introducir las modificaciones necesarias. Las
funciones a realizar en una obra, sea esta grande o pequeña, son prácticamente las
mismas.
Las funciones básicas de un Subgerente de Planeación y Programación son:
1.- Coordinar la elaboración de la planeación de los servicios de conservación,
construcción, demolición, operación, vigilancia y supervisión de instalaciones,
bienes muebles e inmuebles, de obras públicas y servicios relacionados con las
mismas.
2.- Elaborar el informe de desempeño de las actividades de la entidad para su
presentación.
3.- Coordinar con la Gerencia de Proyectos la elaboración del Programa Anual de
Obras Públicas y de Servicios.
4.- Establecer los lineamientos generales para asegurar el cumplimiento y la
consecución de los objetivos establecidos en el presupuesto de obra y programas
correspondientes a los contratos celebrados con terceros.
5.- Asistir a la Gerencia de Proyectos, en la elaboración de las propuestas, análisis
de precios unitarios, análisis de indirectos, factor de salario real, costo horario del
equipo, explosión de insumos, análisis de mano de obra y equipo, así como el
programa de ejecución de obra, adecuaciones y servicios.

GERENTE DE CONSTRUCCION.

El Gerente de Construcción es el responsable de la ejecución del proyecto y de su

gestión técnica y económica.
Los gerentes de construcción planifican, coordinan, presupuestan y supervisan
proyectos de construcción, desde su desarrollo inicial hasta su finalización.

Entre sus tareas, se incluyen:

- Planear, coordinar, asignar y supervisar las labores del departamento de
producción y operaciones en industrias manufactureras o extractivas a su cargo.
- Establecer los procedimientos para el desarrollo de las actividades relacionadas
con la producción y operaciones de su departamento.
- Dirigir al grupo de trabajadores a su cargo, en la utilización racional de los recursos
necesarios para el desarrollo de sus actividades.
- Dirigir los programas y operaciones por realizar dentro de un periodo de tiempo
determinado.
- Determinar y garantizar el suministro de materiales y equipos requeridos para la
ejecución de un programa de producción.
- Planear, coordinar, asignar y supervisar las labores del departamento de
producción y operaciones en industrias manufactureras o extractivas a su cargo.
- Establecer los procedimientos para el desarrollo de las actividades relacionadas
con la producción y operaciones de su departamento.
- Dirigir al grupo de trabajadores a su cargo, en la utilización racional de los recursos
necesarios para el desarrollo de sus actividades.
- Dirigir los programas y operaciones por realizar dentro de un periodo de tiempo
determinado.
- Determinar y garantizar el suministro de materiales y equipos requeridos para la
ejecución de un programa de producción, en cuanto a su cantidad, calidad y género.
- Coordinar actividades con otros departamentos o grupos de la empresa.
- Preparar y presentar informes de las actividades realizadas en su departamento.
- Atender y presentar soluciones a los problemas que surjan en el desarrollo del
trabajo y con sus subalternos.
- Entrenar a los empleados en el desarrollo de sus funciones, normas de seguridad
y reglamentos internos de trabajo.
- Vigilar los lugares de trabajo e instalaciones para garantizar el cumplimiento de
normas de higiene y seguridad industrial.
- Supervisar a otros trabajadores.
- Desempeñar tareas afines.

Las Funciones Específicas de un Gerente de Construcción son:

1.- Vigilar que los recursos humanos, materiales financieros y tecnológicos sean los
necesarios para cumplir con los programas de obras y servicios.
2.- Vigilar y coordinar la ejecución de los trabajos relativos a conservación,
adecuación, construcción, demolición, operación, vigilancia y supervisión de
instalaciones, bienes muebles e inmuebles, que requieran terceros.
3.- Vigilar que los trabajos ejecutados cumplan con la calidad requerida en los
materiales y equipos de instalación permanente así como con las especificaciones
generales y particulares de construcción solicitadas.
4.- Proponer alternativas de solución a las desviaciones detectadas en los
programas de ejecución de las obras, adecuaciones y servicios.

SUBGERENTE DE SUPERVICION Y CONTROL DE OBRA.

Es la unidad orgánica encargada de supervisar y orientar la ejecución de obras y/o

proyectos, así como de la recepción de las obras concluidas y proceder a su
liquidación física y financiera.

Son funciones de Subgerencia de Supervisión y Liquidación de Obras las

siguientes:

 Programar, organizar, ejecutar, controlar y evaluar las actividades de su

competencia.
 Aplicar la normatividad técnico funcional necesaria para la supervisión y
evaluación de las obras en el ámbito de su competencia.
 Preparar y/o adecuar normas y procedimientos complementarios a fin de
establecer los mecanismos que viabilicen el proceso de liquidación técnica y
financiera de las obras por diferentes modalidades.
 Supervisar la aplicación de normas y procedimientos sobre procesos
técnicos de ejecución de obras y equipamiento, cualquiera sea la modalidad
de ejecución proponiendo las medidas correctivas correspondientes.
 Opinar sobre los términos y condiciones previas a la suscripción de
convenios y/o contratos para el cumplimiento de sus fines.
 Sistematizar los costos de materiales y mano de obra que intervienen en la
ejecución de los proyectos de inversión.
 Efectivizar el cumplimiento de los términos establecidos en los convenios y/o
contratos suscritos por la Municipalidad, en lo que respecta a la ejecución de
obras.
 Efectuar el control sobre la ejecución de obras y verificar los informes de
avance de obras.
 Elaborar informes de valorizaciones periódicas, calendarios de avance de
obras, informes técnicos, deductivos y adicionales de obras, ampliaciones de
plazo, y actas de recepción de obras.
 Verificar y controlar la compatibilidad entre el expediente técnico y las obras
ejecutadas, como requisito para la recepción de la obra de parte de los
contratistas.
 Revisar, evaluar, aprobar y/u observar la liquidación técnico financiera de las
obras concluidas y que cuenten con Acta de Recepción de obra, prosiguiendo
el trámite hasta la obtención de la memoria descriptiva valorizada a fin de

 efectuar la entrega o transferencia a los beneficiarios o al Sector
correspondiente.

 Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente referido a los plazos y

condiciones contractuales durante la ejecución de obras.

Las Funciones específicas del Subgerente de Supervisión y control de obras es:

1.- Coordinar la ejecución de los planes de construcción autorizados para realizar
las obras y servicios solicitados. Así como, la programación de obras y servicios
para asegurar su cumplimiento.
2.- Supervisar que los trabajos estén de acuerdo a los programas establecidos para
aplicar, en su caso, las correcciones a las posibles desviaciones.
3.- Coordinar con la Gerencia de Proyectos, la elaboración de los precios unitarios
y programas de ejecución de obra y de insumos para someterlos a la autorización
de la Subdirección de Construcción.
4.- Revisar el suministro de recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos, necesarios para cumplir el Programa de Obras.
5.- Supervisar la operación y la aplicación de los criterios generales para asegurar
el cumplimiento de los presupuestos y programas correspondientes a los contratos
celebrados con las diversas empresas que contraten los servicios de AICO S.A. de
C.V.
6.- Proponer durante las visitas de inspección de obras, soluciones técnicas y de
campo a problemas detectados en el proceso constructivo y de interpretación del
proyecto de las obras.
7.- Vigilar y controlar que los trabajos ejecutados cumplan con la calidad requerida
en los materiales y equipos de instalación permanente así como las
especificaciones generales y particulares de construcción.
8.- Vigilar el cumplimiento del programa de ejecución de obras, proyectos y de
servicios contratados con terceros, para verificar su cumplimiento en tiempo y costo.
9.- Realizar visitas de inspección de obras y determinar soluciones técnicas y de
campo a problemas detectados en el proceso constructivo y de interpretación del
proyecto de las obras en construcción.
GERENTE DE ADMINISTRACION.

La Gerencia de Administración y Finanzas es el órgano de apoyo responsable de

dirigir, ejecutar, evaluar y controlar la administración del potencial humano, los
recursos económicos, financieros, materiales, y servicios que requieran las
diferentes áreas de la municipalidad, así como también del mantenimiento de las
edificaciones e instalaciones municipales, y de los servicios complementarios y de
apoyo a las unidades orgánicas de la municipalidad.

Son atribuciones de la Gerencia de Administración:

a) Programar, organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades de personal,
tesorería, contabilidad y costos, logística y servicios internos y de mantenimiento.
b) Administrar y supervisar los fondos y valores financieros de la municipalidad,
canalizando los ingresos y efectuando los pagos correspondientes por los
compromisos contraídos de conformidad con las normas que rigen el Sistema de
Tesorería.
c) Supervisar el control de la captación de ingresos y su oportuno registro en el
SIAF-GL, de acuerdo con la normatividad vigente.
d) Supervisar el registro de las etapas de ejecución del gasto en el SIAF-GL, de
acuerdo con la normatividad vigente.
e) Informar mensualmente a la Gerencia Municipal y a la Gerencia de
Planeamiento, Presupuesto y Desarrollo Institucional, sobre la ejecución de
ingresos por fuente y rubro, según el clasificador de ingresos vigente.
f) Informar mensualmente a la Gerencia Municipal y a la Gerencia de
Planeamiento, Presupuesto y Desarrollo
Institucional, sobre la ejecución de gastos a nivel de fuente de financiamiento y
rubro, según el clasificador de gastos vigente, a nivel de centros de costos y
actividades del Plan Operativo Institucional.
g) Supervisar el registro de ingresos y gastos en los aplicativos aprobados por la
municipalidad.
h) Organizar y optimizar la administración financiera de la municipalidad, y
proporcionar la información contable adecuada y oportuna, así como los reportes
de costos por centro de actividad, para facilitar la toma de decisiones.
i) Proveer oportunamente los recursos y servicios necesarios a los órganos de la
municipalidad, para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
j) Organizar, programar, supervisar y evaluar las actividades técnicas del Sistema
de Contabilidad Gubernamental, supervisando la formulación de los balances,
estados financieros, estados presupuestarios y de gestión, para su presentación a
los organismos correspondientes en los plazos establecidos.
k) Conducir el sistema de control patrimonial respecto de los activos fijos de la
municipalidad, ordenando realizar los inventarios de los bienes muebles, el
registro de los bienes inmuebles y el saneamiento físico-legal de títulos de
propiedad de los bienes registrables conforme a los dispositivos legales que rigen
al respecto.
l) Suscribir la documentación que genere la compra o transferencia de propiedad
de vehículos automotores.
m) Suscribir los documentos, resoluciones, contratos y/o convenios necesarios
para el cumplimiento de los fines y objetivos institucionales de la municipalidad.
n) Autorizar las adquisiciones requeridas por los órganos que conforman la
municipalidad, de acuerdo a las normas de la materia.
o) Autorizar descuentos en la planilla única de pago con arreglo a ley o en
cumplimiento a mandato judicial.
p) Administrar los bienes, recursos materiales y humanos orientados a la dotación
de servicios generales que requieran las diferentes áreas de la entidad.
q) Resolver en segunda instancia y mediante Resolución Gerencial, los recursos
impugnativos que se interpongan contra las resoluciones de la Subgerencia de
Gestión del Talento Humano sobre sanción administrativa disciplinaria.
r) Otorgar a los contratistas, de oficio o a pedido de parte, constancia que
contenga la identificación del objeto del contrato y el monto correspondiente.
s) Planificar, dirigir, controlar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo
de los equipos de oficina, mobiliario, equipo y maquinaria, sistemas eléctricos y
sanitarios, flota vehicular , así como de los locales e instalaciones de la
municipalidad.
t) Planificar, dirigir, controlar y supervisar los servicios complementarios de
vigilancia, seguridad y de limpieza de los locales e instalaciones de la
municipalidad.
u) Controlar y supervisar que los vehículos de propiedad de la municipalidad
cuenten con la operatividad, documentación requerida, así como su adecuada
distribución para el mejor uso de los mismos.
v) Coordinar, controlar, supervisar y, de ser el caso, aplicar directivas de
racionalización del consumo de combustibles y derivados, servicios de agua,
energía eléctrica y otros que se utilicen en los distintos locales municipales y en la
infraestructura urbana a cargo de la municipalidad.
w) Coordinar, controlar, proveer y supervisar el servicio de choferes para los
distintos vehículos de la entidad, de uso administrativo.
x) Implementar las recomendaciones de los informes de auditoría emitidos por los
órganos conformantes del Sistema Nacional de Control de su competencia,
debiendo de informar a la Alta Dirección sobre las medidas adoptadas.
y) Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia.
z) Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven de las
disposiciones legales o que le sean asignadas por la Gerencia Municipal, de
conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente.

Funciones Generales;
·Responsable de planificar, dirigir y controlar la gestión financiera, contable,
tributaria, de tesorería, de cobranzas y con responsabilidad en todo lo relacionado
a los estados de financieros de la compañía.
·Responsable de planear, desarrollar, organizar, implementar, dirigir y evaluar el
rendimiento del personal de la organización.
·Sólidos conocimientos en Finanzas y RRHH, deseable experiencia en ERP y
Excel.
·Reporte directo a la Gerencia General.

Las funciones principales del Gerente de Administracion son:

1.- Verificar y coordinar la elaboración de las actas de verificación y entrega física,
de finiquito y administrativas para el cierre administrativo de las obras y servicios de
los contratos suscritos.
2.- Coordinar la atención de los asuntos relacionados con la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Programas
Gubernamentales, así como a las auditorias, revisiones y requerimientos
efectuados por los distintos órganos de fiscalización.
3.- Coordinar y vigilar la aplicación de la normatividad sobre recepción, suministro
custodia y baja de materias primas, artículos diversos y bienes muebles, a fin de
satisfacer los requerimientos de la Entidad.
4.- Controlar el inventario de insumos, bienes muebles e inmuebles, propiedad de
la Entidad, así como el de los vehículos asignados.

SUBGERENTE DE CONTRATOS, FACTURACION Y FIANZAS.

El ejecutivo a cargo de la gestión financiera de la organización . Es responsable de

la planificación, ejecución e información financieras. Se reporta directamente al
Administrador Único de la empresa.
Tareas a realizar:
.- Revisar que los contratos encargados para su administración, se encuentren
dentro del ordenamiento jurídico y acordes con las políticas contractuales de la
empresa, para poder realizar la facturación y cobranzas a los clientes, por concepto
de proyectos realizados por la empresa.
.- Revisar que todos los contratos encargados para su administración, cuenten con
la información, documentación y firmas establecidas por la empresa, a fin de
procesar las variaciones en los contratos, cambios en el alcance, ajustes finales,
prórrogas, extensiones en los lapsos, otros.
.- Verificar que los trabajos de los proyectos se ejecuten dentro de los plazos
pactados en los contratos, e informar oportunamente de las posibles contingencias
en caso de incumplimiento.

.- Verificar que los entregables de los proyectos se entreguen en los plazos

establecidos
.- Dar la conformidad al área de Administración y Finanzas respecto a las
valuaciones y facturación de cada uno de los proyectos.
.- Hacer propuestas de mejora para la preparación de contratos.7. Negociar con los
clientes los términos contractuales de la prestación de servicios y las posibles
modificaciones que surjan durante la ejecución del mismo.
.- Preparar informes periódicos sobre el avance de los proyectos y nivel de
cumplimiento de los contratos.
.- Controlar el cumplimiento de los contratos hasta el cierre y cancelación total de
los contrato, asi como registrar y controlar costos y gastos del contrato.
.- Revisar las evaluaciones técnicas y financieras de las empresas contratistas con
la finalidad de mantener actualizado el registro de contratistas.
.- Obtener y centralizar la documentación requerida para la firma de los contratos
suscritos por la empresa, tales como fianzas, pólizas y solvencias.
.- Verificar que las empresas subcontratadas presenten toda la documentación
requerida para la elaboración de los contratos respectivos.
.- Analizar y preparar ofertas.
.- Registrar y controlar costos y gastos del contrato.
.- Emitir, registrar y controlar órdenes de compra proveedores y subcontratistas,
facturas a clientes, pagos a proveedores/subcontratistas.
.- Tramitar, registrar y controlar las fianzas y seguros.
.- Realizar cualquier otra función inherente al cargo asignada por el supervisor
inmediato.
Sus funciones principales son:
1.- Supervisar la elaboración de los convenios, contratos y demás actos jurídicos
que celebre con las dependencias que soliciten los servicios de nuestra empresa
DECO S.A. de C.V.
2.- Establecer, controlar y supervisar las acciones para dar atención a los órganos
fiscalizadores, así como la contestación de las observaciones, recomendaciones y
acciones de mejora.
3.-Formalizar las actas de verificación física, de entrega recepción física, de finiquito
y administrativas para el cierre administrativo de las obras y de servicios de los
contratos.

4.- Generar las directrices que se incluyan en la normatividad en las que se oriente
en aspectos de adquisiciones, arrendamientos y servicios a las que deberán
apegarse quienes participen en alguno de sus procesos.
5.- Coordinar y controlar la formulación de los contratos, convenios o instrumentos
legales que se celebren con los proveedores de bienes y servicios para satisfacer
las necesidades relacionadas con la obra respecto de las adquisiciones,
arrendamientos y servicios.
6.- Autorizar la formalización o modificación de los pedidos y contratos de las
adquisiciones, arrendamientos y servicios.
Coordinar la elaboración los contratos o pedidos de bienes y servicios en general,
solicitados por las áreas de la Entidad.

CONCLUSIÓN.

Los manuales de operaciones resultan indispensables para cualquier organización,

gracias a ellos se logra la mayor eficacia de los recursos, tanto humanos como
financieros, ya que facilitan la estandarización de los procesos y la preservación del
conocimiento adquirido por la misma organización.
Por otra parte se puede concluir que sin una estructura organizacional adecuada el
personal difícilmente podrá contribuir al loro de los objetivos de la empresa. Una
organización será eficiente si su estructura está diseñada para cubrir sus
necesidades.
Mientras más clara sea la definición de un puesto, las actividades a realizar y la
comprensión de las relaciones de autoridad y las relaciones informales con otros
puestos se evitaran conflictos y la productividad de las personas aumentará.
En este manual se especificó, de manera clara y precisa, la conformación de la
empresa, así como, las obligaciones y virtudes que cada puesto de esta empresa
exigen de sus titulares. Con esto se evitaran futuros conflictos, haciendo las
aclaraciones debidas a cada uno de los conceptos en los que se tenga duda.