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    Documentación y Comunicación

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    Paula Rojas
    Este documento presenta información sobre documentación y comunicación. En la sección de documentación, define documento, características de la documentación y estructura de documentos como manuales, planes, programas, procedimientos e instructivos. La sección de comunicación cubre comunicación interna y externa, con mecanismos como reuniones, capacitaciones, buzones de sugerencias. El objetivo es establecer procedimientos para garantizar el conocimiento y cumplimiento de los requisitos ambientales.

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    DOCUMENTACIÓN Y

    COMUNICACIÓN

    Sesión 7
    CONTENIDO

    1. DOCUMENTACIÓN
    2. COMUNICACIÓN
    3. EXPERIENCIA EMPRESA “COFRE”
    4. EXPERIENCIA EMPRESA “PRACO
    DIDACOL”
    5. DINÁMICA DE REFUERZO
    1. DOCUMENTACIÓN
    1.1 DEFINICIÓN
    DOCUMENTO:

    Información y su medio de soporte


    Información: Datos que poseen significado
    1.2 CARACTERÍSTICAS

    Describe los elementos


    básicos del SGA
    proporcionando dirección
    sobre donde obtener
    información de la operación
    de las partes especificas del
    SGA.
    1.2 CARACTERÍSTICAS
    La documentación es el
    soporte del sistema de gestión,
    pues en ella se plasman no sólo
    las formas de operar de la
    organización sino toda la
    información que permite el
    desarrollo de los procesos y la
    toma de decisiones.
    1.2 CARACTERÍSTICAS

    La organización debe establecer, documentar,


    implementar, mantener y mejorar continuamente un
    sistema de gestión ambiental.

    La documentación puede ser independiente o integrada


    con otros sistemas implementados por la organización.

    Deben eliminarse versiones anteriores de documentos


    modificados u obsoletos.
    1.2 CARACTERÍSTICAS

    La documentación define:

    a) ¿Qué se va hacer?
    b) ¿Quién lo hace?
    c) ¿Cuándo se tiene que hacer?
    d) ¿Cómo se tiene que hacer?
    e) ¿Qué recursos se necesitan?

    La información debe estar disponible en el lugar donde


    sea pertinente.
    1.3 ESTRUCTURA

    ¿Qué debe
    Manuales, Planes de Acción,
    hacerse? Programas

    ¿Cómo sucede?
    Procedimientos

    ¿Cómo debe
    hacerse? instructivos

    ¿Cómo se hizó?
    formatos, registros
    MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

    ES VOLUNTARIO PERO DE APOYO IMPORTANTE PARA IDENTIFICAR


    LOS ELEMENTOS DEL SGA Y LA RELACIÓN ENTRE ELLOS
    MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

    Fuente: Universidad Nacional de Costa Rica


    PLAN

    Documento global en el se presentan los logros que la compañía


    desea alcanzar, consigna entre otros:

    Identificación

    Control de versión y fechas de actualización

    Objetivos, metas, indicadores, alcance

    Actividades, plazos, responsables

    Cuadro de control (cambios, responsables de su


    elaboración, revisión, aprobación y emisión)
    PROGRAMA

    Documento en el que se establece una serie de actividades a


    desarrollar en un plazo determinado, en el se consigna entre
    otros:

    Identificación

    Control de versión y fechas de actualización

    Objetivos, metas, indicadores

    Actividades, plazos, responsables

    Cuadro de control (cambios, responsables de su


    elaboración, revisión, aprobación y emisión)
    EJEMPLO PLAN Y PROGRAMA:

    Ver archivo adjunto


    PROCEDIMIENTO
    Documento en donde se establece la secuencia lógica de las actividades,
    para obtener un resultado. Se consigna entre otros:

    OBJETIVO: Propósito o intención del documento.

    ALCANCE: Delimita el cubrimiento del documento, donde se aplica, a que se


    aplica, cuando se aplica, quienes y como

    DEFINICIONES: Términos o conceptos que se puedan prestar a


    interpretación errónea.

    RESPONSABILIDAD: Establece quien (es) se encarga (n) de lograr el


    objetivo del documento.

    DESARROLLO DEL DOCUMENTO: Todas las acciones que se requieren para


    alcanzar su objetivo.

    DOCUMENTOS RELACIONADOS: Lista los documentos que tienen relación


    directa con este documento.

    FORMATOS: Lista los formatos que tienen relación directa con este
    documento.
    NIVEL 2

    Descripción:
    • La descripción puede ser en
    forma de texto, diagrama de flujo
    o ambos.
    • Toda abreviación y modismo
    debe tener explicación.

    •Para evitar duplicación


    innecesaria y facilitar la
    actualización, se puede hacer
    mención a otros documentos a
    través de su referencia sin
    necesidad de transcribir el
    texto.
    EJEMPLO PROCEDIMIENTO:

    Ver archivo adjunto


    NIVEL 3
    Instructivo

    Documento que describe la


    forma especifica de cómo se
    realiza una actividad.
    Ver archivo adjunto
    Formato: NIVEL 4

    Documento en el que se
    diligencian las evidencias
    Registro:
    Documento que da evidencia
    objetiva de las actividades
    efectuadas o de los resultados
    alcanzados.
    El
    seguimiento y
    medición del
    SGA

    La toma de
    LOS Demostrar que
    se cumplen las
    decisiones
    ambientales
    REGISTROS regulaciones
    ambientales
    PERMITEN

    Demostrar el
    cumplimiento de
    los requisitos de
    ISO 14001 y del
    SGA
    Formato:
    Registro:
    1.4 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
    REGISTROS

    La intención del control de documentos es asegurar


    que las organizaciones creen y mantengan
    documentos suficientes para implementar un SGA.

    Sin embargo el objetivo principal debe centrarse en


    la implementación y no en un complejo sistema del
    control de la documentación.
    Se debe adoptar un procedimiento para:

    • Revisión y aprobación por personal autorizado.

    • Mantener el listado maestro de documentos.

    • Controlar los cambios realizados a los documentos.


    LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

    Código Nombre Responsable Almacenamiento Tiempo Disposición


    mínimo de
    retención
    ¿CÓMO CONTROLAR LOS DOCUMENTOS?

    Su estructura básica

    Quien elabora, revisa y aprueba los documentos

    Como se identifican

    Como se distribuyen y divulgan

    Como se controlan sus cambios y versiones

    Como asegura su disponibilidad

    Si se usan documentos de tipo externo como deben controlar

    Como se asegura que no se usan documentos obsoletos y diferencian


    de los vigentes.
    ¿CÓMO CONTROLAR LOS REGISTROS?

    Como se almacenan y quien es el responsable

    Como se protege de su pérdida, deterioro o uso no intencionado

    Como se identifican

    Como se tiene acceso a éstos

    Cuanto tiempo se retienen

    Que disposición se tiene cuando vence el tiempo

    No deben tener tachones a la vista.


    2. COMUNICACION
    Establecer,
    implementar y
    mantener
    procedimientos para
    la Comunicación

    INTERNA 1 EXTERNA

    Empleados, vecinos,
    organizaciones,
    clientes,
    contratistas,
    proveedores,
    inversionistas, etc.
    • Se busca garantizar que todos

    A nivel los mandos y empleados


    conozcan, comprendan y
    cumplan los requisitos del

    Interno SGA y los requisitos


    ambientales en la realización
    de sus trabajos.

    • Definir la operativa existente


    A nivel para recibir, documentar y
    responder las comunicaciones
    pertinentes de las partes
    Externo interesadas externas incluyendo
    las quejas ambientales.
    Mecanismos de Comunicación Interna

    Reuniones Periódicas

    • Cursos de formación

    Intranet y comunicaciones
    escritas.
    • Publicaciones, carteleras,
    folletos, periódicos.
    Mecanismos de Comunicación Externa

    Atención Personalizada
    • Línea telefónica de servicio a la comunidad

    Buzón de sugerencias

    • Comunicaciones por internet y escritas.


    Procedimiento para atención de quejas
    ambientales
    GRACIAS
    [email protected]

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