Manual de Buenas Prácticas en Oficina. Ed - 1 - 01032014 PDF

MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS EN OFICINA
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
SEO/BirdLife mantiene implantado un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de

acuerdo con los requisitos de la norma internacional UNE-EN ISO 14001, y certificado por
AENOR (GA-2009/0455). Es un sistema integrado en nuestra gestión global, que incluye
la estructura organizativa y la planificación de actividades, así como las responsabilidades,
prácticas y procedimientos, procesos y recursos para implantar, desarrollar, revisar y
mantener al día los compromisos en materia de protección ambiental de la organización.
Como ONG conservacionista, la implantación de un SGA eficaz es coherente con

nuestra filosofía, campo de actuación y compromiso de conservación del medio natural y
sus recursos. Además, complementa otros sistemas de gestión internos establecidos y
auditados (Informe de Transparencia de la Fundación Lealtad, p. ej.), contribuyendo a
mejorar nuestra imagen pública en cuanto a rigor y transparencia en la gestión.
En el marco del SGA, SEO/BirdLife define su Política de Medio Ambiente (véase

más adelante) por la que se compromete a desarrollar sus actividades de la forma más
eficaz y eficiente, con el menor impacto ambiental posible, y según tres principios básicos:
a) asegurar el cumplimiento de la legislación vigente, b) prevenir la contaminación, y c)
obtener una mejora continua en la gestión y en el comportamiento ambiental.
Entre sus compromisos con el medio ambiente SEO/BirdLife considera muy

importante la sensibilización de su personal laboral, así como de los demás niveles de la
organización (socios, voluntarios, colaboradores, subcontratados, Grupos Locales, Junta
Directiva...).
Para reducir el impacto ambiental derivado de las actividades de oficina o gabinete

que realicen por encargo de, o en nombre de SEO/BirdLife, hacemos llegar algunas
recomendaciones de Buenas Prácticas Ambientales en el trabajo de oficina, con el ruego
de que se tengan en cuenta en esa actividad cotidiana o más esporádica. Nos
aseguraremos así de que, en la línea de la mejora continua de nuestra actividad,
contribuimos a reducir nuestro impacto ambiental también en los trabajos de oficina.
Muchas gracias
Ramón Martí
Responsable de Medio Ambiente
Madrid, 1 de marzo de 2014
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POLÍTICA DE MEDIO AMBIENTE
SEO/BirdLife, como asociación sin ánimo de lucro fundada en 1954, de ámbito

científico y conservacionista, declarada de Utilidad Pública y representante en
España de BirdLife International, tiene como fines estatutarios:
a) Conservar las aves silvestres y su hábitat en territorio español, así como,

a través de BirdLife International, contribuir a la conservación de la
biodiversidad mundial.
b) Realizar estudios científicos para aumentar los conocimientos sobre las

aves silvestres y su hábitat, en particular como herramienta
indispensable para su conservación.
c) Difundir entre los ciudadanos el conocimiento, aprecio y respeto a las

aves y a la Naturaleza en general.
d) Realizar actividades de educación ambiental y formación del profesorado

en las materias objeto de los fines anteriores.
e) Realizar actividades relacionadas con la cooperación internacional para

el desarrollo, como motor fundamental para la conservación y uso
sostenible de la biodiversidad en los países en vías de desarrollo.
Como reflejo de su compromiso conservacionista, desde 2009 mantiene

implantado un Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo con los requisitos
establecidos en la Norma internacional UNE-EN ISO 14001:2004, certificado
por AENOR (GA-2009/0455). Este SGA se considera la forma más eficaz y
eficiente de desarrollar su actividad y cumplir con los fines anteriores con el
menor impacto posible sobre el entorno.
Pero además, en línea con su Visión, Misión y Valores, su SGA supone una
muestra del rigor, transparencia, profesionalidad y compromiso en su gestión,
que reflejan también otros mecanismos de gestión interna establecidos y
también auditados, en desarrollo de su Programa Estratégico 2013-2020 (que
incluye los nuevos pilares de Especies, Espacios, Sostenibilidad y Gente). Por
todo ello, SEO/BirdLife se compromete a:
- Que esta Política de Medio Ambiente forme parte de todas las actividades y
decisiones que se lleven a cabo en la organización, siguiendo y cumpliendo el
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principio de prevención de la contaminación y promoviendo la mejora continua
del Sistema de Gestión Ambiental y en definitiva, de la gestión de su actividad.
- Cumplir de manera eficaz y eficiente la legislación de carácter ambiental que

resulte de aplicación, así como con el resto de requisitos suscritos
voluntariamente por SEO/BirdLife.
- Difundir esta Política de Medio Ambiente y su Sistema de Gestión Ambiental

entre empleados, proveedores, administraciones, patrocinadores,
financiadores, otras partes interesadas y público en general, trasladando
también, especialmente a sus socios, algunos de sus principios básicos en la
línea de reducción del impacto ambiental.
- Desarrollar y garantizar una estrategia ambiental mediante la formación y

sensibilización del personal propio, de voluntarios, proveedores y destinatarios
finales.
- Integrar dentro del Sistema de Gestión Ambiental, tanto en obligaciones como

en responsabilidades, a proveedores y demás partes interesadas.
Estos compromisos, que son revisados periódicamente por la Junta Directiva,

se concretan y desarrollan a través de su Programa Estratégico y de objetivos y
planes de actuación específicos, de tal manera que se garantice el
cumplimiento de esta política.
Madrid, a 1 de julio de 2013
Asunción Ruiz
Directora Ejecutiva
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MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS EN OFICINA
Los aspectos ambientales identificados como significativos en

nuestra actividad de oficina son los consumos de agua, energía eléctrica
y papel (en todas las oficinas de SEO/BirdLife) y, en algunos casos
concretos, la generación de residuos (papel y otros).
Por ello, para reducir esos impactos, deben tenerse en cuenta las
siguientes recomendaciones (recogidas la mayoría de ellos en los
procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental). Muchas de ellas,
además, puedes aplicarlas también en tu domicilio.
Consumo de agua
• Evita consumos de agua innecesarios. No utilices el WC como basurero. Evita “tirar de la

cadena” innecesariamente, y ten en cuenta, cuando existan esos dispositivos, los dos niveles
de descarga de la cisterna. No dejes correr el agua innecesariamente durante el lavado de
manos o el cepillado de dientes, o durante el lavado de vajilla y enseres.
• Cierra bien los grifos. Esto contribuye de forma importante al ahorro de agua. Una gota por
segundo se convierte en 30 litros/día (aproximadamente el 10% del consumo diario). Notifica
cualquier avería o pérdida que detectes.
Consumo de energía eléctrica
• Apaga el ordenador cuando no lo estés utilizando, sobre todo a la hora de las comidas y al
final de día. Si no es posible apagar los ordenadores, al menos apaga la pantalla. Asegúrate de
tener activado el modo de “bajo consumo” en tu ordenador.
• Apagar las luces de las salas y habitaciones (despachos, cocina, baños, etc.) cuando no se
utilizan por largos periodos contribuye a reducir el consumo de energía.
• Puede ahorrarse hasta un 10% en el consumo eléctrico si se mantienen limpios los focos y
lámparas.
• El mayor consumo de energía de los tubos fluorescentes se produce en el encendido. La

buena práctica medioambiental es dejar los fluorescentes y las bombillas de bajo consumo
encendidos, en vez de apagarlos y encenderlos continuamente.
Consumo de papel
• Intenta reutilizar para borradores o para enviar un fax el papel utilizado por una cara. Siempre
que sea posible procura trabajar en el ordenador hasta versiones finales de los documentos
para evitar la impresión de sucesivos borradores y ahorrar papel.
• Imprime siempre que sea posible a dos caras (modo “borde largo” en la opción de impresión
de tu ordenador). Aplica la misma precaución cuando hagas fotocopias.
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• Separa en contenedores o recipientes destinados para ello, el cartón y el papel (correo
publicitario, papel usado, cartones, envoltorios de papel y de cartón). Sepáralo del resto de
residuos para facilitar su reciclado. No arrojes otros residuos en las papeleras para facilitar la
adecuada segregación.
Servicios y Procesos
• Además del papel y cartón, en todas las oficinas se segregarán los residuos valorizables,
gestionándoles particularmente y segregándolos adecuadamente. En las oficinas en que se
disponga de contenedores municipales próximos, estos residuos podrán ser desechados en estos
contenedores. En caso de no ser así, será necesaria la contratación de un gestor autorizado.
• Envases: en las zonas de comedor o de máquinas expendedoras de café u otros alimentos, o en

el lugar en que se estime oportuno, se instalarán contenedores para la recogida selectiva de los
residuos de envases domésticos. En las oficinas en que se disponga de contenedor municipal,
estos residuos podrán ser desechados en estos contenedores.
• Tóner y cartuchos de impresión: serán recogidos por gestor autorizado, previa autorización del
gestor (otorgada por el organismo competente ambiental), y dejando evidencia siempre (por
ejemplo, con el albarán) de la recogida, del número de unidades recogidas y la fecha. Cuando
cambies los tóner y los cartuchos de las impresoras deposita los usados en los contenedores
habilitados para tal fin.
• Fluorescentes: serán entregados al distribuidor al que se le compran, previa evidencia de estar

pagando el canon correspondiente para esta gestión posterior, o evidencia de que el distribuidor
está acogido o entrega los fluorescentes a un sistema integrado de gestión para este residuo; así
como evidencia de las fechas y las cantidades entregadas. Si esto no pudiera evidenciarse en
alguna oficina, se solicitará su entrega en punto limpio del municipio o comunidad correspondiente,
y si tampoco fuera posible, se procederá a su gestión como residuo peligroso (en cuyo caso, el
Responsable de Medio Ambiente comunicaría y vigilaría todos los requisitos legales de aplicación).
• Pilas: al igual que los fluorescentes, se optará en primer lugar por su entrega a un sistema
integrado de gestión autorizado; en segundo lugar su entrega a punto limpio, con evidencias; y en
tercer lugar su gestión como residuo peligroso (en el caso de las pilas botón), con sus
implicaciones.
• Resto: la basura común o lo que no se puede segregar, sería la que se ha depositado

tradicionalmente en los cubos de basura o papeleras para su entrega a los servicios municipales y
su gestión en vertedero. Piensa en facilitar la labor de los servicios de limpieza y el reciclado de
los residuos.
• Todas las papeleras o contenedores estarán correctamente identificados y sin riesgos de

derrames o de roturas. En todos los casos será necesario disponer siempre de las cantidades y
fechas de residuos generadas o entregadas a gestor, así como todas las evidencias que
demuestren estas actividades. El Delegado Territorial será el responsable de mantener al día
todos los registros correspondientes a la gestión de residuos de su oficina, así como del
cumplimiento de lo establecido en este documento. Cuando no sea posible disponer de un albarán
o documento entregado por un gestor, con las cantidades de los residuos, las fechas, etc., será
necesario realizar una estimación interna. Esta estimación puede realizarse de manera periódica,
como máximo cuatrimestralmente, de forma que sean comparables por lo que la sistemática de
estimación debe ser siempre la misma.
• Para otro tipo de residuos que puedan generarse y que no se han considerado como parte de la
situación normal de la actividad de SEO/BirdLife, se comunicará al Responsable de Medio
Ambiente dicha circunstancia, quién determinará el control y seguimiento a efectuar, y su
tratamiento.
• Una forma de minimizar los residuos es reducir el uso de productos de “usar y tirar”, no
abuses de los vasos de un solo uso. Intenta usar los mismos envases varias veces (vasos,
botellas...).
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• Gestionar adecuadamente los residuos peligrosos mediante contratación de gestores (como en
el caso del tóner allí donde se considera como tal), su entrega a suministradores
(fluorescentes, cuyo precio incluye el canon de reciclado) o entrega en punto limpio.
• Al utilizar productos de limpieza sigue las recomendaciones del fabricante en cuanto a la

dosificación y tratamiento y depósito final de los envases vacíos, asegurando un consumo y
uso correcto para evitar una mayor contaminación.
• Utiliza detergentes sin fosfatos. Los fosfatos tienen consecuencias nocivas en los cauces
fluviales porque su utilización ayuda a la proliferación de algas impidiendo la vida al resto de la
fauna.
• Utiliza siempre que sea posible el transporte público.
Problemas ambientales
• Conoce los problemas ambientales de la organización (tipos de residuos producidos,

oportunidades de minimización, objetivos medioambientales a cumplir, etc.).
• Conoce los objetivos ambientales establecidos y ten en cuenta que depende de la actitud de
todos los trabajadores el que podamos cumplirlos.
• Presta atención a los documentos del Sistema de Gestión Ambiental y a la información

distribuida por correo electrónico (comunicados internos, planes de emergencia,
recomendaciones y sugerencias...).
• Consultar cualquier duda, en relación con temas ambientales, al Responsable de Medio

Ambiente de tu oficina.
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SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

SEO/BirdLife mantiene implantado un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de

Como ONG conservacionista, la implantación de un SGA eficaz es coherente con

En el marco del SGA, SEO/BirdLife define su Política de Medio Ambiente (véase

Entre sus compromisos con el medio ambiente SEO/BirdLife considera muy

Para reducir el impacto ambiental derivado de las actividades de oficina o gabinete

Madrid, 1 de marzo de 2014

SEO/BirdLife, como asociación sin ánimo de lucro fundada en 1954, de ámbito

a) Conservar las aves silvestres y su hábitat en territorio español, así como,

b) Realizar estudios científicos para aumentar los conocimientos sobre las

c) Difundir entre los ciudadanos el conocimiento, aprecio y respeto a las

d) Realizar actividades de educación ambiental y formación del profesorado

e) Realizar actividades relacionadas con la cooperación internacional para

Como reflejo de su compromiso conservacionista, desde 2009 mantiene

- Cumplir de manera eficaz y eficiente la legislación de carácter ambiental que

- Difundir esta Política de Medio Ambiente y su Sistema de Gestión Ambiental

- Desarrollar y garantizar una estrategia ambiental mediante la formación y

- Integrar dentro del Sistema de Gestión Ambiental, tanto en obligaciones como

Estos compromisos, que son revisados periódicamente por la Junta Directiva,

Madrid, a 1 de julio de 2013

Los aspectos ambientales identificados como significativos en

• Evita consumos de agua innecesarios. No utilices el WC como basurero. Evita “tirar de la

Consumo de energía eléctrica

• El mayor consumo de energía de los tubos fluorescentes se produce en el encendido. La

• Envases: en las zonas de comedor o de máquinas expendedoras de café u otros alimentos, o en

• Fluorescentes: serán entregados al distribuidor al que se le compran, previa evidencia de estar

• Resto: la basura común o lo que no se puede segregar, sería la que se ha depositado

• Todas las papeleras o contenedores estarán correctamente identificados y sin riesgos de

• Al utilizar productos de limpieza sigue las recomendaciones del fabricante en cuanto a la

• Utiliza siempre que sea posible el transporte público.

• Conoce los problemas ambientales de la organización (tipos de residuos producidos,

• Presta atención a los documentos del Sistema de Gestión Ambiental y a la información

• Consultar cualquier duda, en relación con temas ambientales, al Responsable de Medio

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