INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN

VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

1. OBJETIVO
Considerando que es deber de la Administración adoptar medidas tendientes a mejorar el
funcionamiento de la empresa y que esta no cuenta con una reglamentación que le permita manejar
en forma adecuada sus bienes, se hace necesario establecer los procedimientos generales para
recibir, controlar y entregar los productos, insumos y materiales que ingresan al almacén general,
además de establecer las condiciones para su almacenamiento y preservar sus características, de
acuerdo a los requisitos y exigencias del usuario.

2. ALCANCE
Este proceso aplica a todas las dependencias de MARINOS CIA SAS a las cuales se les provee recursos
y materiales.

3. RESPONSABLE

El jefe de Almacén General o quien haga las veces de jefe, será el responsable de que este proceso se
cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.

4. DEFINICIONES

4.1. Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de

consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman
una Entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.

4.2. Mercancía: se refiere a todo aquello que se puede vender o comprar, usualmente el término
se aplica a bienes económicos.

4.3. Proveedor: Persona física o jurídica que suministra productos o servicios que deben satisfacer
unas especificaciones de calidad y requisitos fijados.

4.4. Orden de compra: La orden de compra es el comprobante que emite el comprador para pedir
mercancías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de
entrega, entre otros.

4.5. Factura: es un documento administrativo que refleja toda la información de una operación de
compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega
de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la
cantidad a pagar como contraprestación.

4.6. Reposición: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido fallas por causas
derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de similares características

Versión:
Versión: 05
05
Elaboró: Coordinador
Coordinador SGI
1
Elaboró: SGI
Revisó:
Revisó: Técnico
Técnico Administrativo
Administrativo
Aprobó:
Aprobó: Dirección
Dirección Gerencial
Gerencial
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

5. CONTENIDO

5.1. NORMAS GENERALES

5.1.1. El proceso de gestión de almacén general se encargará de recibir, verificar, entregar y

controlar los productos, insumo y materiales que ingresan al almacén general, así como
también de garantizar las condiciones óptimas para su almacenamiento y preservación de sus
características, de acuerdo a los requisitos y exigencias del usuario.

5.1.2. El Responsable del proceso de Gestión de Almacén General tiene el deber de hacer cumplir los
objetivos establecidos por MARINOS CIA SAS que son de competencia de este proceso. El
almacenista hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier categoría, de los bienes
que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia o que se les suministre
para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en
original y copia que conservará cada uno.

El responsable que tiene a su cargo el almacén, está obligado a rendir inventario general de
todos los elementos de consumo y devolutivos que tenga a cualquier título en el almacén o
depósito, en las fechas y condiciones establecidas por MARINOS CIA SAS o a cualquier persona
autorizada por la gerencia para realizar inventarios físicos. Todos los inventarios deben estar
valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos
figure

5.1.3. Para alcanzar los objetivos de este proceso es necesario que se realicen dos (2)
procedimientos, estos son: recepción y entrega de mercancías y atención a proveedores.

5.1.3.1. Recepción y entrega de mercancías

 Objetivo. Recibir, verificar la conformidad y entregar la mercancía según los requerimientos y

condiciones de las dependencias.

 Los responsables de este procedimiento son los encargados de realizar las diferentes
actividades que permitan el logro del objetivo propuesto, las cuales van desde recibir la
mercancía hasta verificar el stock

5.1.3.2. Atención a proveedores

 Objetivo. Verificar y recibir la mercancía a satisfacción y según los requerimientos establecidos

en la orden de compra.

2
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

 Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que
van desde recibir la orden de compra y los documentos anexos hasta llevar el comprobante de
cumplido de factura a la sección de contabilidad, todo esto con el fin de alcanzar el objetivo
propuesto. De igual manera, este proceso apoyará al proceso de compras y adquisiciones en
las actividades de evaluación y reevaluación de proveedores, proveyendo la información
necesaria para medir el cumplimiento de algunos criterios de evaluación.

5.1.3.3. Control de Almacén

 Objetivo. Controlar el recibido de la mercancía a satisfacción

 Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que
van desde la entrega de copias de Orden de Compra, Contratos y documentos anexos hasta
descargar al software el inventario con el fin de actualizar el inventario del sistema

5.1.4. Se debe cumplir con los parámetros de archivo de toda la documentación y registros que se
generen en el desarrollo e implementación de este proceso

5.1.5. Para la aplicación del presente proceso, este debe ser leído y comprendido en su totalidad por
parte de las personas responsables de su aplicación; en caso de existir dudas, estas deben ser
consultadas para su aclaración al responsable del Proceso.

6. CONTROL DE REGISTROS

Identificación Clasificación Almacenamiento Acceso

Movimiento de Por orden Responsable: Almacenistas y
almacén- salida de cronológico Auxiliar de almacén funcionarios con
elementos previa autorización
Órdenes de compra Por orden Responsable: Almacenistas y
cronológico Auxiliar de almacén funcionarios con
previa autorización
Orden de salida Por orden Responsable: Almacenistas y
cronológico Auxiliar de almacén funcionarios con
previa autorización
Orden de pedido Por orden Responsable: Almacenistas y
cronológico Auxiliar de almacén funcionarios con
previa autorización

3
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

7. Procedimientos

7.1 Recibo y entrega de mercancías de acuerdo a las especificaciones de cada departamento

Actividad Descripción Responsable Documentación

Recibo de Mercancía Recibir la Auxiliar de almacén Remisión, copia de
mercancía y o jefe de almacén la orden de compra
verificar el buen
estado de esta
de acuerdo a lo
establecido en la
orden de compra
Recibir solicitud de Recibe la solicitud Secretarias de Carta de solicitud
mercancía de la mercancía dependencias o de pedido
por parte de las jefes de sección
dependencias
administrativas
para el suministro
Autorizaciones de Autorizaciones de Jefe de almacén o
solicitud de pedido solicitud de quien haga las veces
pedido del mismo
Registro de salida de Registrar salida Jefe de almacén o Comprobante de
mercancías de mercancías quien haga las veces salida diligenciado
atreves de del mismo
comprobantes de
salida, se
descarga la salida
del inventario y
se actualiza el
mismo
Entrega de Entrega de Jefe de almacén o
mercancía mercancía a cada quien haga las veces
una de las áreas del mismo
administrativas
según las

4
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

especificaciones
Verificaciones del Verificar Jefe de almacén o Uso del Kardex
Stock semanalmente el quien haga las veces
stock de del mismo
inventario

7.2 Recibir la mercancía a satisfacción de acuerdo a las órdenes de compra emitidas

Actividad Descripción Responsable Documentación

Recibo de Órdenes Recibir órdenes Jefe de almacén o
de compra o de de compra y quien haga las veces
suministros documentos del mismo
anexos para que
almacén proceda
a cotizar
Recibir copia de Recibir copia de Jefe de almacén o
factura factura del quien haga las veces
proveedor con el del mismo
fin de informar la
cancelación del
mismo
Informar sobre el Informar proceso Jefe de almacén o
proceso de cancelación de quien haga las veces
la factura al del mismo
proveedor
Archivar recibidos a Archivar los Jefe de almacén o
satisfacción recibidos a quien haga las veces
satisfacción de del mismo
cada una de las
dependencias
Dar cumplido a la Dar cumplido a la Jefe de almacén o
factura factura una vez se quien haga las veces
reciba la del mismo
mercancía
Llevar comprobante Llevar todas las Jefe de almacén o
a contabilidad facturas recibidas quien haga las veces

5
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

a contabilidad del mismo

para el pago de
las mismas y
demás

8. Consideraciones varias

8.1. Firma del inventario por el responsable. La persona que deba firmar inventario como
responsable de cualquier clase de bienes, tiene la obligación de verificar personalmente la
existencia física de cada uno de los que se le entregan, constatando si la cantidad que figura
en el inventario, su marca, número, clase, especificaciones y demás detalles y su estado de
conservación concuerdan con los bienes que recibe.

8.2. Rectificación de inventarios: En los casos de rectificación de los inventarios de elementos

devolutivos en servicio en oficinas o dependencias originada por la inclusión de elementos que
no existen, que se registraron doblemente o que se hicieron figurar por valores que no
corresponden, debe producirse un acta en la que enumere cada uno de los elementos con sus
especificaciones y valores reales de inventario y las causas que fueron motivo del error,
dejando claramente establecido que los faltantes no se deben a pérdida por hurto o robo, sino
a equivocación. Dicha acta será firmada por la persona responsable y por el Almacenista.

8.3. Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en cualquiera de las
oficinas de la empresa, se legalizará invariablemente por medio de una orden de alta o de baja
de almacén, expedida por el Jefe de Almacén, o por el responsable en cada dependencia.

8.4. Ningún comprobante de compra o de adquisición de elementos se considerará legalizado si

carece de la firma del almacenista, que acredite que recibió los elementos y que incluya el
número de la orden de alta para el ingreso de ellos al almacén.

8.5. El original de la orden de compra y de salida es el único documento legal que tiene el
almacenista para comprobar las entradas y salidas del almacén, no pudiendo habilitar ningún
otro documento para tal efecto

8.6. El almacenista no podrá modificar las órdenes de salida de almacén, así como que estas
tengan tachones, adiciones, intercalaciones o correcciones, casos en los cuales se devolverán
para que se elaboren correctamente.

8.7. El almacenista no podrá admitir como firma de recibo de los elementos que despache sino la
de los Jefes de Oficina o dependencias que en ellas responden por dichos bienes, con
anotación del número de su documento de identidad y lugar de expedición.

6
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

8.8. A ninguna persona se le puede hacer firmar inventario de bienes que no estén bajo su
inmediato control y responsabilidad, sino solamente de los que tenga a su cargo por haberlos
recibido para su uso, cuidado, custodia o administración o para el desarrollo de su trabajo.

8.9. No pueden seguir figurando en inventario los elementos por daño, pérdida o destrucción, por
lo tanto, dichos elementos y sus valores se deben descargar de ellos.

8.10. Elementos que constituyen la lista de bienes inservibles: Esa cuenta incluye la lista de los
elementos de consumo o devolutivos que se encuentren dañados, averiados, alterados,
destruidos, inutilizados o en pésimas condiciones, o que se hayan calificado de inservibles y su
contabilización es provisional, por un término máximo de 120 días a partir de la fecha de su
ingreso al almacén, con el objeto de no recargar el almacén con cosas que le quitan espacio,
dificulten su funcionamiento, control, contabilización y rendición de las cuentas.

8.11. A la llegada de los elementos al almacén, el Almacenista verificará la factura comercial con la
orden de compra o pedido, para comprobar si se expidió por iguales elementos, cantidades y
valores y se abstendrá de firmarla cuando no coincida, salvo que se trate de cambio o
modificación del nombre para ceñirlo al que se haya acordado como genérico en las cuentas e
inventarios.

8.12. Sobrantes de Inventario

Se considera que hay ingresos por sobrantes de inventario cuando, al practicarlo, se
encuentre que el número de unidades o especies de determinado elemento es superior al que
a esa fecha muestre la cuenta respectiva. Esta mayor cantidad se registrará en relación de
sobrantes para analizarla y determinar la causa que la ocasionó. Si se establece el motivo se
producirá la corrección, pero si no se encuentra, se solicitará a la gerencia autorización para la
expedición de un comprobante reportando que se trata de un sobrante en el inventario, cuya
causa no pudo establecerse.

8.13. Aparición de elementos que no figuraban en los inventarios o en las cuentas de almacén
Este caso es similar al anterior, con la diferencia de que la aparición de los elementos o su
aumento de cantidad se observa en una época cualquiera del año, por confrontación entre las
existencias físicas y las que figuren en los inventarios o en las respectivas cuentas. Tan pronto
esto ocurra se averiguará la causa de la diferencia; si se encuentra se harán las correcciones
del caso, pero de lo contrario, se solicitará autorización a la gerencia para a expedición del
comprobante con la observación de que se trata de aparición de elementos en el almacén.

8.14. Devolución de elementos o bienes

Cuando algún empleado necesite devolver al almacén elementos o bienes de cualquier
naturaleza, hará por escrito la solicitud anotando el número de la orden con que los elementos

7
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

fueron suministrados y las especificaciones que cada uno tenía en ella, o en el inventario
mediante el cual los hubiere recibido.

8.15. El ingreso al almacén se hará por medio de una orden de entrada previa la constatación de su
estado, clase, calidad, marca, modelos y demás especificaciones que deben ser iguales a los
que figuren en las salidas con que se entregaron. Si hecha comprobación anterior se advierte
que los elementos no concuerdan o que han sido sustituidos, no los recibirá y avisará de ello a
la Gerencia para que averigüe el motivo del cambio o sustitución y se deduzcan las
responsabilidades consiguientes. Si encuentra correcta la devolución firmará la orden de alta
respectiva y entregará copia de ella a quien la haya hecho.

8.16. REPOSICION: Hay reposición cuando se reemplaza o entrega lo que hace falta. Para recibir
bienes por reposición, cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones de
similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan.

9. INVENTARIOS:

9.1. Consideraciones

Elaborar el inventario es registrar en forma ordenada y detallada los elementos que tiene
MARINOS CIA SAS con anotación de las especificaciones de identidad, clase y uso, cantidad,
valor, estado de conservación o funcionamiento, clasificándolos de acuerdo con la naturaleza,
uso o destino. El inventario debe elaborarse cuidadosamente para que los posteriores que se
produzcan sólo requieran de actualización mediante la verificación física de las existencias, su
confrontación con el inventario inmediatamente anterior y observación del estado de los
elementos, constatando que los nuevos ingresos y egresos se han registrado correctamente.

9.1.1. INVENTARIOS FISICOS:

El inventario físico material lo constituyen las existencias verificadas, contemplando los
factores descritos de los artículos, cantidad y valuación.

9.1.2. INVENTARIOS PERIODICOS Y/O PARCIALES

Los inventarios periódicos y/o parciales sirven para constatar las cantidades reales indicadas
en los inventarios totales. Estas dos modalidades de inventarios totales y parciales son
complementarias y éstos suelen suceder a los inventarios totales, a la vez que facilitan
información decisiva para el Municipio cuando necesite elementos o bienes.

8
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

9.2. PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAR INVENTARIOS FISICOS

El levantamiento de un inventario total requiere de un esfuerzo grande por parte del personal
que los realiza, por la limitación del tiempo. Para facilitar la elaboración de un inventario total
es conveniente hacer una programación integral que incluya los siguientes tópicos:

9.2.1. Fechas para su realización

Con el fin de no causar traumas a la empresa, se debe programar una fecha en la cual no haya
mucho movimiento en el almacén; y en la medida de lo posible antes de las fechas de
reabastecimiento, buscando la existencia de poca cantidad de elementos.

9.2.2. Desarrollo del programa e instrucciones

Es necesario elaborar un programa y proporcionar al personal los elementos necesarios para
su labor. Deben determinarse horarios y asignar labores precisas a cada persona de manera
que eviten confusiones y malos entendidos.

9.2.3. Preparación del almacén para el conteo

Es necesario desalojar los elementos que van a ser devueltos o que estén listos para su
despacho, antes de la fecha de iniciación de los inventarios para que no se presenten
interferencias y/o recepción o suministro de elementos.

9.2.4. Organización física del almacén

Se debe separar los elementos que estén clasificados como obsoletos y de baja con el fin de
facilitar la tarea a las personas que realizarán el inventario. Posiblemente será necesario
identificar ciertos materiales, reclasificarlos y localizar en un mismo sitio aquellos iguales.

9.2.5. Definir políticas de conteo

Como es muy posible que se encuentren diferencias entre la cantidad física y el saldo en el
kárdex, es necesario definir en qué circunstancia se deben desarrollar los conteos y cruces
entre sobrantes y faltantes.

9.2.6. Comprobación de saldos

Para comprobar la exactitud de saldos existen básicamente dos métodos y en los dos es
necesario hacer el inventario físico (muestreo, verificación total), diferenciándose solo en el
número de grupos o elementos que se verifiquen en cada ocasión, estos métodos son:

9.2.6.1. Muestreo

9
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

Es muy utilizado por los revisores fiscales para verificar unos pocos elementos tomados al
azar, de esta manera se puede determinar qué porcentaje de cuentas está correcto sin
necesidad de revisarlas todas. En este caso se escogen grupos y elementos de diferentes
valores.

9.2.6.2. Verificación total

Consiste en la verificación de todas y cada una de las cuentas por lo menos una vez al año.
Se realiza el inventario físico con base en un programa previo en el cual se determina qué
ítems deben ser verificados y en qué fechas. De esta manera, según sea la política de la
empresa, es posible que no sea necesario realizar el inventario total a fin de año.
Simplemente se toman los datos de las existencias como cifras reales y así se pasan en los
informes.

10. RESPONSABILIDADES

10.1. DEL ALMACENISTA

 El almacenista responderá únicamente de los elementos de consumo y devolutivos que por

cualquier concepto tenga en existencia en el almacén o depósitos, de los devolutivos que
tenga para su servicio y de los que haya entregado a personas que dependan de él, lo mismo
que de los inmuebles que por inventario se les haya entregado para el uso de sus oficinas,
almacenes o depósitos.

 Como empleado de manejo es responsables por la administración, custodia y distribución de

los bienes del Municipio.

 Es responsable por la verificación de la calidad de los bienes que a cualquier título adquiera la
empresa y que deban ser entregados a ésta a través de su dependencia.

 Es responsable por la rendición de las cuentas en los términos condiciones y formatos que
para el efecto haya destinado la empresa para tal fin.

 Es responsable por la actuación y valoración de los inventarios de la empresa

 Corresponde al almacenista elaborar información tal como: - Cotizaciones.

Compras. - Entrada y salidas de almacén. - Inventarios.

1
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11
INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE ALMACÉN
VERSIÓN:05 FECHA:29/10/2019

10.2. DE LOS DEMAS JEFES DE DEPENDENCIAS

 La firma de los inventarios por parte de los jefes de dependencia los hace responsables
administrativa y fiscalmente de los bienes que queden a cargo y, por lo tanto, serán
responsables directa o indirectamente e individualmente por la pérdida, daño o depreciación
de los mismos, salvo que provengan de deterioro natural por razón del uso legítimo o de otra
causa justificada.

 Tramitar, recepcionar y distribuir los bienes insumos y devolutivos adquiridos por la empresa.

Para MARINOS CIA SAS, es muy importante que todo el personal conozcan este manual ya que dé él
depende el buen manejo que le demos a todos los recursos y herramientas con que contamos

11. CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

27/08/2012 Creación del documento instructivo para manejo de
01
almacén.
02 19/10/2012 Cambio de razón social
03 26/08/2013 Inclusión de la firma de aprobación.
Actualización del procedimiento según renovación de
04 01/06/2017
marca
Cambio de plantilla, Actualización del procedimiento,
05 29/10/2019 modificación de responsables, Inclusión de la firma de
revisión del documento.

Revisó Aprobó

MILENA P. ALEAN LANS MARIA A. PAJARO MAZA

Coordinadora de Compras Gerente

1
COPIA
COPIA NO
NO CONTROLADA
CONTROLADA 11
11