Sistemas de Control de Personal

Sistemas de control de personal
Permiten a la empresa gestionar la entrada y la salida de los trabajadores, sus horarios y sus
horas extras, cabe mencionar que antes de su aparición los registros de asistencia se hacían
manualmente con papel y boli, generando una gran cantidad de documentos sobre los accesos
de todos los trabajadores que posteriormente tenían que ser revisados.
Son muy fáciles de usar tanto para los trabajadores que tienen que fichar como para los
trabajadores responsables del personal. Los sistemas de control de presencia nos dan la
información de las horas de trabajo totalizadas de los empleados e individualmente, almacenan
las fichas de acceso, registran las incidencias, como por ejemplo: visitas al médico, asuntos
propios, descansos, etc.
Estos sistemas tienen múltiples beneficios para la empresa:

1. Gestión total de asistencia de los empleados. En todo momento se sabe quien
se encuentra en la empresa, quien ya ha salido, y quien se encuentra de
vacaciones.
2. La instalación suele ser sencilla y en la actualidad no requiere obras. No
necesita una gran inversión, simplemente basta con la adquisición de una tablet
desde donde los empleados pueden realizar las entradas y salidas.
3. Se pueden personalizar totalmente dependiendo de las necesidades de cada
empresa. Los turnos, las horas de entrada, los horarios de trabajo…no son
iguales en cada empresa. Estos dispositivos son totalmente adaptables a cada
una de ellas.
4. Reporte de estadísticas. En todo momento el departamento de Recursos
Humanos o el responsable de departamento puede visualizar los informes que
se han creado en base a las estadísticas diarias.
5. Flexibilidad de horarios. Este sistema permite la adaptabilidad (dentro de
unos márgenes) de entrar a trabajar antes o después, conociendo en todo
momento las horas restantes que se deben de cumplir diariamente y
semanalmente.
6. Mejora la productividad de la empresa, ya que se entiende que si alguien está
dentro de la empresa está produciendo, ya que la flexibilidad horaria les permite
conciliar con su vida familiar y con otras ocupaciones, por lo tanto cuando están
trabajando solo deben pensar en rendir.
En general, estos novedosos sistemas van adaptándose a las nuevas necesidades del
mercado, lo que hace que poco a poco vayan facilitando más la vida de los empleados.
Algunos de los más utilizados son:
 Sistema tradicional: el tipo de control de presencia más primitivo es el de

registrar a los trabajadores en papel o en una hoja Excel. Para ello, se recogen
los datos en unas tablas creadas a mano o en Excel. La información puede ser
transmitida directamente o por correo electrónico para elaborar este documento
de Recursos Humanos.
 Sistema de tarjetas: este tipo de control de presencia dispone de una tarjeta
personalizada para cada empleado. Para que funcione, los empleados deberán
pasar la tarjeta por el dispositivo y los datos quedaran registrados para que más
tarde se puedan visualizar en un ordenador. Existen dos tipos de sistemas de
tarjetas: el tradicional y el de proximidad. La diferencia radica en que la tarjeta
del primer tipo de sistema deberá pasarse por una banda lectora, como las
tarjetas de crédito, mientras que con la segunda opción simplemente hay que
acercar la tarjeta al dispositivo para que se realice la lectura.
 Sistemas de teclado: para poder realizar el fichaje, simplemente se introduce un
código numérico establecido por la empresa o el departamento utilizando el
teclado. Este tipo de sistema se utiliza sobre todo como control de seguridad, y
suele ir combinado con otro tipo de sistema.
 Sistema de huella dactilar: es uno de los métodos más rápidos y sencillos.

Cada empleado deberá registrar su huella digital para que se guarde la
información en el controlador. Estos datos se podrán visualizar en un ordenador
para llevar un buen control de fichajes de los empleados. Los dispositivos
pueden permitir el control de entrada o salida, permisos para médico, asuntos
personales, etc.
 Sistemas biométricos: este tipo de sistemas son uno los más modernos y basan
su tecnología en el reconocimiento de rasgos característicos de cada empleado.
Por ejemplo, existen sistemas de control de presencia identificando la retina o el
iris de los ojos. También pueden identificarse los rasgos faciales, la firma del
empleado o incluso las venas. El precio de este tipo de sistemas es bastante
elevado, pero asegura un buen control de presencia totalmente informatizado.
 Software: uno de los sistemas más cómodos y fáciles de usar es la utilización de

un programa en cada ordenador del empleado. Así, cada empleado deberá
registrar su entrada, salida, permisos o vacaciones, entre otras, en dicho
programa. Tiene la ventaja, para empresa, de que no necesita ningún tipo de
dispositivo instalado. Existen múltiples aplicaciones para registrar la jornada
laboral, escogeremos aquella que se adapta a nuestras necesidades.
 Sistemas combinados: todos los sistemas citados anteriormente pueden

combinarse para fichar en el trabajo. Por ejemplo, existen dispositivos de teclado
que disponen un lector de tarjeta o un lector de huella digital. Este tipo de
dispositivos aumenta la fiabilidad del control de empleados y la seguridad de
acceso a las empresas.

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Estos sistemas tienen múltiples beneficios para la empresa:

 Sistema tradicional: el tipo de control de presencia más primitivo es el de

 Sistema de huella dactilar: es uno de los métodos más rápidos y sencillos.

 Software: uno de los sistemas más cómodos y fáciles de usar es la utilización de

 Sistemas combinados: todos los sistemas citados anteriormente pueden

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