178.101.3.107 INTEGRA ARS MANUALES Cuentas Medicas 12. Manual de Usuario - Grupo Cuentas Medicas - Versión 18.0.1 PDF

Carrera 7C No 122-06 Bogotá D.C.
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CUENTAS MÉDICAS
Creamos IDEAS Superiores
QUALITY DATA S.A.
CUENTAS MÉDICAS
JULIO 2019
Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión octubre 2017 Capítulo 12 Cuentas Medicas 2

INTRODUCCIÓN
INTRODUCCION ............................................................................................................... 6
Nuestra Misión ................................................................................................................. 6
Nuestra Visión.................................................................................................................. 6
Política De Calidad .......................................................................................................... 6
CUENTAS MÉDICAS ........................................................................................................ 7
1. ADMINISTRACIÓN RIPS (NUEVO) .............................................................................. 7
1.1 Carga Archivos ......................................................................................................... 7
1.2 Cargar Archivos Masivos .......................................................................................... 9
1.3 Programación De Carga De Rips............................................................................ 11
1.4 Resultados Procesos Masivos X Rips Prog. ........................................................... 15
1.5 Descargar Archivos RIPS Procesados. ................................................................... 22
1.6 Anular Carga De Rips ............................................................................................. 23
2. RADICACION .............................................................................................................. 26
4.1 Radicación .............................................................................................................. 26
CUENTAS MÉDICAS
4.2 Mantenimiento Factura ........................................................................................... 29

4.3 Devolver Factura .................................................................................................... 31
4.4 Consulta Estado ..................................................................................................... 34
4.4.1 Estado de Radicación .................................................................................. 34
4.4.2 Estado de Radicación por Factura ............................................................... 36
4.5 Reporte Radicación Por Fecha De Proceso............................................................ 38
4.6 Reporte Radicación Por Fecha De Radicación ....................................................... 38
4.7 Gestión Radicados ................................................................................................. 39
4.7.1 Generar Radicados...................................................................................... 39
4.7.2 Mantenimiento Radicado ............................................................................. 40
4.8 informe de Radicación. ........................................................................................... 41
3. REGISTRO .................................................................................................................. 42
3.1 Registro. ................................................................................................................. 42
3.2 Estado De Radicación ............................................................................................ 51
3.3 Registro Automático ............................................................................................... 55
3.4 Informe de Envió a Auditoria ................................................................................... 56
3.5 Registro Centro de Costo ....................................................................................... 57
4. AUDITORIA CUENTAS MÉDICAS ............................................................................. 59
4.1 Revisión De Inconsistencias ................................................................................... 60
4.2 Retornar Radicación De Auditoria Medica A Auditoria Técnica ............................... 75
4.3 Retornar Factura A Registro ................................................................................... 75
4.4 Consulta Estado ..................................................................................................... 76
4.5 Auditoria Automática............................................................................................... 78
4.6 Informes De Auditoria ............................................................................................. 90
4.6.1 Análisis Cuentas .......................................................................................... 91
4.6.2 Análisis Cuentas Por Ítem............................................................................ 92
4.6.3 Nota Debito ................................................................................................. 93
4.6.4 Nota Crédito ................................................................................................ 94
4.6.5 Consolidado De Cuenta ............................................................................... 94
4.6.6 Cuentas Con Glosa Pendiente Por Ips ........................................................ 96

4.6.7 Reporte Glosa Por Radicado ....................................................................... 98
4.6.8 Reporte Recobro Por Radicado ................................................................. 100
4.6.9 Análisis De Cuenta Por Lote ...................................................................... 100
4.6.10 Informe De Radicación ............................................................................ 101
4.6.11 Informe De Auditoría ................................................................................ 102
5. FINANCIERA............................................................................................................. 102
5.1 Retornar Radicación A Revisión De Inconsistencias............................................. 103
6. RETORNAR CUENTA LISTA PAGOS ...................................................................... 105
7. INTERFASE CONTABLE .......................................................................................... 106
7.1 Interface Contable ................................................................................................ 107
7.2 Log Errores Interface Contable ............................................................................. 107
7.3 Reportes Última Interface ..................................................................................... 108
7.4 Retornar Radicación Respuesta A Glosa A Listo Para Pago ................................ 109
7.5 Estado De Radicación .......................................................................................... 110
7.5.1 Estado De Radicación ............................................................................... 110
7.5.2 Estado De Radicación Por Factura ............................................................ 111
CUENTAS MÉDICAS
7.6 Trazabilidad Factura ............................................................................................. 112

8. INTERFASE CONTABLES GLOSAS........................................................................ 113
8.1 Interfaz Contable Glosas ...................................................................................... 113
8.2 Interfaz Contable Conciliaciones Glosas ............................................................... 114
8.3 Log Errores Interfaz Contable Glosas ................................................................... 115
8.4 Log Errores Interfaz Contable Conciliaciones Glosas ........................................... 116
9. SEGUIMIENTO GLOSA ............................................................................................ 116
9.1 Radicación Respuesta De Glosa Por Radicado .................................................... 117
9.2 Radicación Respuesta De Glosas. ....................................................................... 119
9.3 Actualización Radicación Respuesta De Glosas ................................................... 121
9.4 Auditoria De Respuesta Glosas Por Radicado ...................................................... 122
9.5 Auditoria Respuesta De Glosas ............................................................................ 125
9.6 Anular Respuesta De Glosas ................................................................................ 129
9.7 Retornar Respuesta De Glosas A Auditoria .......................................................... 130
9.8 CONCILIACION DE GLOSAS .............................................................................. 131
9.8.1 Conciliación De Glosas Nuevo .................................................................. 132
9.8.2 Conciliación de Glosas Archivo Plano (Nuevo). ......................................... 137
9.8.2.1 Generación Archivo Para Conciliar ......................................................... 138
9.8.2.2 Cargar Archivo de Conciliación ............................................................... 138
9.8.2.3 Resultado Carga Archivo De Conciliación............................................... 139
9.8.3 Anulación de Actas de Conciliación ........................................................... 139
9.8.4 Informes de Conciliación de Glosas ........................................................... 141
9.8.4.1 Conciliaciones ........................................................................................ 141
9.8.4.2 Conciliación de Glosas por IPS............................................................... 142
9.8.5 Adjuntar Anexos Conciliación de Glosas ................................................... 144
9.9 Estado De Radicación .......................................................................................... 144
9.9.1 Estado de Radicación ................................................................................ 144
9.9.2 Estado de Radicación por Factura ............................................................. 145
9.10 Informes De Respuesta De Glosas ..................................................................... 146
9.10.1 Análisis De Respuesta De Glosas: Nota Crédito- Detalle Pendiente........ 147
9.10.2 Respuesta Glosas Por Auditar ................................................................. 148
9.10.3 Glosas Aceptadas Por EPS-S.................................................................. 149
9.10.4 Glosas Aceptadas Por Ips ....................................................................... 150
9.10.5 Cuentas Conciliadas Con Glosas Pendientes .......................................... 151

9.10.6 Cuentas Con Glosa Pendiente Por Ips .................................................... 152
9.10.7 Nota Debito.............................................................................................. 153
9.10.8 Nota Crédito ............................................................................................ 154
9.10.9 Informe Respuesta Glosas Por Radicado ............................................... 154
9.11 Radicaciones Rechazadas Ips ............................................................................ 156
10. PAGOS .................................................................................................................... 157
10.1 Registrar Pago Por Radicación ........................................................................... 157
10.2 Registrar Pago Por Comprobante ....................................................................... 158
10.3 Informe De Pagos ............................................................................................... 159
10.3.1 Pagos Cuentas Médicas [Por Fecha Radicación] .................................... 159
10.3.2 Cuentas Médicas Pendientes Por Pagar ................................................. 160
10.3.3 Pagos Efectuados A Ips........................................................................... 161
11. SUBIR ARCHIVOS PLANOS CUENTAS MÉDICAS ............................................... 161
12. REPORTE GENERAL ............................................................................................. 162
13. ASIGNACION AUTO CENTRO COSTO ................................................................. 163
14. PARAMETRIZACION RIPS ..................................................................................... 163
CUENTAS MÉDICAS
15. PARAMETRIZA CIERRE CONTABLE .................................................................... 165

INTRODUCCION
QUALITY DATA S.A. es una empresa de tecnología especializada en el desarrollo de

Soluciones Informáticas y de Comunicación, las cuales buscan dar solución a las diferentes
entidades que participan en el sistema general de seguridad social, a partir de la utilización
de herramientas de última generación apoyadas principalmente en el uso de la Internet.
Nuestra misión está orientada en conocer las necesidades de los clientes, para diseñar,
desarrollar e implementar los sistemas de información que permitan garantizar el
funcionamiento eficiente y ágil de su plataforma tecnológica.
Nuestra Misión
Somos una empresa de tecnología que conoce las necesidades del sector de la seguridad
social y le brinda soluciones informáticas integrales y eficientes.
CUENTAS MÉDICAS
Nuestra Visión
Ser una empresa reconocida por contar con la mejor plataforma informática en proyectos
de aseguramiento en salud, con soluciones innovadoras en otras áreas de la industria
tecnología de la información.
Política De Calidad
Buscamos permanentemente superar las expectativas de nuestros clientes desarrollando

soluciones informáticas innovadoras acorde a sus necesidades, colocando en práctica
estándares internacionales de calidad para el desarrollo de software, todo enmarcado en
un proceso de mejoramiento continuo de nuestros procesos, logrando altos márgenes de
rentabilidad y bienestar a nuestro personal.
Objetivos De Calidad
 Desarrollar soluciones informáticas rentables con innovación permanente,

investigación y desarrollo tecnológico, asegurando la satisfacción de nuestros
clientes y cumpliendo con los compromisos adquiridos.
 Mejorar constantemente nuestros procesos productivos.
 Conformar una estructura empresarial basados en el recurso humano como
producto activo promoviendo su formación y dotándolo de los recursos tecnológicos
adecuados.

CUENTAS MÉDICAS
El módulo de CUENTAS MEDICAS permite realizar la carga de RIPS, la radicación y

auditoria médica a la facturación, seguimiento a glosas, conciliación glosas y emisión de
orden de pago de las facturas o cuentas de cobro presentadas por las diferentes
instituciones prestadoras de servicios de salud.
1. ADMINISTRACIÓN RIPS (NUEVO)

CUENTAS MÉDICAS
El cargue de los archivos de RIPS se pueden realizar por cualquiera de las siguientes
opciones:
CARGAR ARCHIVOS.
CARGAR ARCHIVOS MASIVO.
1.1 Carga Archivos
Esta opción permite al usuario cargar los archivos físicos Uno a Uno en una ruta donde el
aplicativo pueda leerla y procesar la información dentro del sistema.
Para realizar el proceso de cargue de los archivos RIPS, se debe ingresar por la ruta
Cuentas Médicas / Administración RIPS (Nuevo)/ Cargar archivos…
Luego de ingresar por la ruta antes descrita se procede a ubicar el archivo RIPS
correspondiente, mediante la opción Examinar que permite buscar los archivos,
seleccionarlos y subirlos uno por uno. Una vez realizada esta actividad el archivo se puede
visualizar en el campo Archivo RIPS. Finalmente, para cargar y después visualizar los
archivos desde el aplicativo se da click en el botón Cargar.
Este proceso se debe realizar con cada uno de los archivos hasta lograr cargar todos
registros asociados al RIPS que se está cargando.

CUENTAS MÉDICAS
Se va seleccionando archivo por archivo, clic en examinar y luego cargar. Cuando el archivo
sea cargado de forma correcta, el sistema de información visualiza el siguiente mensaje:
Luego Clic en el botón Cargar Rips El aplicativo lo envía a la siguiente

pantalla

Allí se realiza la programación del Rips.
CUENTAS MÉDICAS
En caso que el archivo a subir no corresponde, tanto en estructura como en nombre, el

aplicativo realiza la validación devolviendo el siguiente mensaje:
1.2 Cargar Archivos Masivos
Esta opción permite al usuario realizar el proceso de cargue de RIPS, seleccionando todos
los archivos planos al mismo tiempo (Masivamente) en una ruta donde el aplicativo pueda
leer y procesar la información dentro del sistema.
Para realizar este proceso se debe ingresar por la ruta Cuentas Médicas / Administración
RIPS (Nuevo)/ Cargar archivos masivos.
Luego de ingresar por la ruta anteriormente descrita, se procede a ubicar los archivos RIPS
correspondientes mediante la opción Seleccione, la cual permite buscar los archivos,
seleccionarlos todos al mismo tiempo y subirlos.

Una vez realizada esta actividad, procedemos a cargar los archivos dando click en el botón
Cargar.
CUENTAS MÉDICAS
Al momento de realizar la carga de los archivos, el sistema de información visualiza el

siguiente mensaje:
Clic en el botón Cargar Rips El aplicativo lo envía a la siguiente pantalla

En esta página se realiza la programación del Rips.
CUENTAS MÉDICAS
1.3 Programación De Carga De Rips
Este módulo permite realizar de forma “programada” la carga de RIPS y la radicación de

facturas al sistema. El sistema realiza las siguientes actividades: carga y valida los archivos
RIPS, carga la información de los archivos RIPS en la base de datos del sistema y radica
las facturas que se encuentran en los archivos para su respectiva auditoria.
En esta ventana se debe seleccionar lo siguiente:
Regional:
Corresponde a la ubicación del usuario desde la cual realizara la programación de los RIPS.
Regional, Departamento, Municipio.

Lugar geográfico de ubicación de la IPS que realiza el cargue de los rips. (Lista desplegable)
Buscar Sede-IPS
Caja de texto donde se realiza la búsqueda de las IPS por nombre de la misma, allí se
deben ingresar como mínimo cinco caracteres del nombre de la IPS.
Buscar NIT-IPS
Número de identificación de la IPS solicitante al cual se le va asignar la
programación de los RIPS.
En caso que la IPS cuente con varias sedes, el aplicativo tiene la opción de marcar la sede
principal seleccionando la casilla principal.

Una vez seleccionada la Sede de la IPS el sistema automáticamente muestra los campos
de NIT y Código de habilitación.
Tipo de RIPS
Lista Desplegable donde se selecciona si el Rips es factura o Cuenta de Cobro
CUENTAS MÉDICAS
Archivo de Control
Lista Desplegable donde se visualizan todos los archivos CT (Archivo de Control) de la IPS.
Indicador de Servicios: Variable con la cual se identifica la tarifa con la que se va a liquidar
el costo de cada servicio incluido en las facturas.
Tipo de Contrato: Campo que hace referencia al tipo de contrato con las IPS a la que se
va a asociar los RIPS que se están radicando; estos pueden ser (Evento, Capitado,
Paquete, Capitación y Actividad, Presupuesto Global).
Contrato
Lista desplegable donde aparecen todos los contratos que están asociado a la IPS a la cual
se le va asignar el cargue. (Aquí se visualizarán los contratos Vigentes y no vigentes)
Vigencia
Este campo se carga de forma automática una vez seleccionado el contrato y no puede
modificarse. La información cargada corresponde a la fecha de vigencia del contrato de la
EPS con la IPS.
Objeto
Hace referencia a la descripción del contrato, el cual se carga de forma automática al
momento de seleccionar el contrato. Este campo no se puede modificar.
Nro. Afiliados
Campo que carga de forma automática la cantidad de afiliados que tiene asignados la IPS.
Periodo de Cobro
Lista desplegable y campo de texto donde se selecciona el mes y se digita el año del periodo
de cobro de los RIPS.
Cuenta IPS
Caja de texto donde se puede ingresar el número cuenta de cobro (no es obligatorio).

Fecha de Radicación
Campo donde se ingresa la fecha Radicacion de los rips.
Observaciones
Caja de texto donde se ingresan las observaciones que correspondan al cargue del RIPS.
Régimen
Lista desplegable donde se selecciona el tipo de Régimen para el cual serán asignados los
RIPS (Subsidiado o Contributivo).
Ver Resultados
Botón que permite ver los resultados del cargue realizado para la IPS seleccionada.
NOTA: Las opciones que están identificadas con las flechas son obligatorias para la
programación de los RIPS.
CUENTAS MÉDICAS

Al dar clic en botón Programar, en caso de que los archivos Cargados presenten alguna
inconsistencia el sistema generara (según sea la inconsistencia) mensajes de validación
correspondientes al error y se deben corregir para continuar con la programación.
Ejemplos:
Cuando el código de habilitación de la IPS seleccionada no es el mismo que traen los

archivos RIPS a cargar. El sistema genera el siguiente mensaje:
CUENTAS MÉDICAS
Cuando el Archivo de control ya existe genera este mensaje.
De lo contrario si los datos de la programación son correctos se da clic en el botón

“Programar” en ese momento el sistema genera el siguiente mensaje de validación
indicando que el RIPS se cargo satisfactoriamente.
Debe tener en cuenta que el proceso de validacion se realizara de acuerdo al orden de

radicacion de cada IPS,es decir de acuerdo a las programaciones y la cantidad de
registros de cada IPS.

Si el usuario quiere modificar el archivo lo puede eliminar y realiza nuevamente el proceso.
Al realizar esta acción se debe realizar nuevamente todo el proceso anteriormente
nombrado
Nota1: La Siguiente validación del archivo Am (Medicamentos) solo aplica Para la EPS
SAVIA SALUD. Para los demás clientes el proceso continúa de forma normal.
Al realizar el cargue del archivo AM en la columna Código del Medicamento se debe colocar
el expediente más el consecutivo del medicamento, escribiéndolo de la siguiente forma:
Expediente = 19961974, Consecutivo = 01, Resultado = 19961974-01.
Nota2: Anteriormente se visualizaba las opciones Con descuento de Copago y Sin

descuento de Copago.
Actualmente el sistema realiza la validación del valor del encabezado (AF) y el valor del
detalle (AM, AP, AC, AT), en donde la suma del detalle debe ser igual al valor del
CUENTAS MÉDICAS
encabezado. Al realizar el cargue el sistema hará esta validación y en caso de que el valor
no corresponda el sistema indica la inconsistencia entre los valores por la opción reporte
de inconsistencias.
El cargue se realiza de las siguientes formas: Incluyendo o excluyendo el valor del copago
en la factura, siempre y cuando el detalle sea coherente con el encabezado
1.4 Resultados Procesos Masivos X Rips Prog.
Una vez realizado el proceso anteriormente mencionado (Programación de Carga de RIPS),

el sistema procesa la información que viene en los RIPS programado, dicho proceso realiza
validaciones de estructura de norma (RESOLUCION 3374 DE 2000_RIPS) y las que se
tengan en la EPS.
El proceso tardará en cargar la información dependiendo de la cantidad de registros que

obtenga de los RIPS programados y la cantidad de validaciones existentes. Ya sean
obligatorias u opcionales.
Para obtener el resultado de la programación Rips, se puede buscar por Nit, Razón Social
(Mínimo Cinco caracteres), Código de Habilitación o archivo control.
Una vez se introduzca alguno de los campos anteriormente mencionados, clic en el botón
buscar y en el Campo Sede IPS se listará el resultado de la consulta.

Seleccionar la Sede IPS y las fechas del cargue para el filtro de verificación de resultados
una vez seleccionada la IPS del Cargue, Clic en Botón Consultar y se mostrara el resultado
del cargue.
CUENTAS MÉDICAS
El sistema ira validando archivo por archivo (este proceso tardara de acuerdo a la cantidad
de registros en los archivos y dependiendo de la cantidad de cargues que se encuentren
en cola).
Una vez terminado el proceso de validación de los archivos, si hay inconsistencias en los
archivos esto se verá reflejado en la columna del estado y mostrará el siguiente mensaje
“PROCESADO CON ERRORES OBLIGATORIOS”.
Para consultar las inconsistencias, clic en el hipervínculo >> y al mismo tiempo se activarán
los botones señalados con las flechas (Ver imagen).

CUENTAS MÉDICAS
Dar clic en el botón “Reporte Inc.” generará una página emergente con el reporte que
permite seleccionar los archivos y los tipos de inconsistencia.
El informe genera dos tipos de Inconsistencias, Obligatorias Y Opcionales:
Tipo Inconsistencia: Lista desplegable donde aparecen las siguientes opciones.
Obligatorias: Deben ser corregidas o de lo contrario el sistema no asignara el estado Listo

para Radicar.
Opcionales: Son informativas y no son impedimento para continuar el proceso, por lo cual
el sistema deja los RIPS en estado Listo para Radicar.
Archivo Inconsistente: Lista desplegable donde se visualizan los archivos que presentan
inconsistencia.

La estructura se visualiza página por página en la opción del recuadro 1, o se puede
descargar en el formato que se desee en la opción del recuadro 2.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez corregidas las inconsistencias obligatorias, se puede volver a cargar el Rips de la
siguiente forma:
1. En la parte derecha de la grilla se encuentra el hipervínculo “Cargar Archivos”, allí

se cargan los archivos corregidos y el sistema automáticamente reprograma el rips.
Al dar Clic en el Hipervínculo “Cargar Archivos”, se genera la siguiente ventana

emergente.

Seleccionar los archivos corregidos, Una vez seleccionados clic en el botón cargar
CUENTAS MÉDICAS
se genera el siguiente mensaje.

El sistema comienza nuevamente la validacion de los archivos.
CUENTAS MÉDICAS
2. La segunda opción consiste en dar clic en el Botón Rechazar. Al dar clic en esta
opción se debe iniciar el proceso desde cero, es decir deben iniciar desde el cargue,
luego la programación y nuevamente verificar el resultado.
Una vez terminado el proceso y los archivos no presenten inconsistencias Obligatorias, se

visualizará en pantalla el estado Listo para Radicar, lo cual significa que el proceso termino
de forma exitosa.

Luego dar clic en el hipervínculo >> (el cual se encuentra al lado de la columna régimen)
aparece la siguiente pantalla donde se visualiza el detalle de la radicación a la vez se activa
el Botón Procesar Rips.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez se da clic en el botón procesar Rips el sistema genera el siguiente mensaje
En la misma ventana se pueden actuliazar algunos datos de la cuenta radicada.
Una vez que termine el proceso del cargue de los RIPS se activa el botón “Generar
radicados” (Asigna el lote), clic y este genera el número de lote del cargue. Allí se da inicio
al proceso de registro de la cuenta

Cuando se genera el radicado el sistema arroja el siguiente reporte donde indica el Número
de los radicados y datos básicos de la Ips.
CUENTAS MÉDICAS
1.5 Descargar Archivos RIPS Procesados.
Opción que permite descargar todos los Archivos Rips cuando han sido cargado por la IPS.
Solo se pueden descargar cuando se ha generado lote o se encuentren “Listos Para
Radicar” o con Inconsistencias.
La búsqueda se puede realizar por Nit IPS, Razón Social, Archivo control. Una vez se
realice la búsqueda de la Ips clic consultar y se visualiza la siguiente información por
pantalla.

Para la descarga de los archivos clic en el Hipervínculo “Descargar Archivos”.
CUENTAS MÉDICAS
1.6 Anular Carga De Rips
Opción que permite anular los RIPS cargados en el sistema.
Los filtros de búsqueda para la anulación Son: IPS, regional, departamento, municipio, NIT,
Razón Social y radicado.

Una vez ingresado los parámetros requeridos para la búsqueda, clic en el botón “Consultar”,
este despliega una grilla con los datos del archivo control.
Se debe chequear la opción remarcada en el recuadro de la imagen.

CUENTAS MÉDICAS
En caso que no exista información según el criterio de búsqueda. se genera el aviso “no se
encontró información con los criterios seleccionados”.
Por otra parte, en la columna Archivo Control, al dar clic en el Hipervínculo se puede
visualizar de forma detallada el cargue de Rips que se va anular.

Una vez chequeado el recuadro, seleccionar el motivo de la anulación y registrar la
observación y clic en el botón anular Rips. Se genera el siguiente mensaje.
Debe tener en cuenta que una vez se anulada la carga esta, no se podrá reversar.
CUENTAS MÉDICAS

2. RADICACION
Este módulo permite radicar manualmente una cuenta, mantenimiento Factura, devolver
Factura, Consulta Estado, Reporte Radicaciones Por Fecha de Proceso, Reporte
Radicaciones Por Fecha de Radicación y Gestión Radicados
Se debe tener en cuenta que este método de radicación es utilizando cuando las IPS no
remiten las facturas con los soportes RIPS.
Para entrar al proceso de radicación es necesario seleccionar el módulo Cuentas Médicas

del marco izquierdo y el sistema muestra una ventana que se llama Cuentas Médicas/
Radicación.
CUENTAS MÉDICAS
4.1 Radicación
La opción de Radicación permite registrar las cuentas de cobro y facturas entregadas por
los proveedores de servicios (IPS) contratados para luego seguir auditadas. Esta radicación
permite realizar sin soportes físicos como son los archivos RIPS.
El sistema a cada cuenta registrada le genera un número de consecutivo de radicado, el

cual permitirá a los usuarios hacerles un seguimiento a las facturas.
En la ventana de Radicación Factura se debe ingresar la información correspondiente a los

datos de la factura o cuenta de cobro según sea el caso, se encuentran integrados a este
menú las siguientes variables:

Regional radicación: se debe seleccionar la regional a la cual se le ara la radicación
ID interno: Campo que asigna automáticamente el sistema a cada factura ó cuenta de

cobro ingresada por esta opción.
Fecha ingreso id: Corresponde a la fecha en la cual las IPS radican la cuenta en la EPSS.
Esta fecha tiene formato Día (dd), mes (mm) año (aaaa) y se puede indicar mediante el
icono del calendario ubicado al lado derecho de la variable.
Numero factura: Corresponde al Número con el que se identifica la cuenta de cobro en el

sistema contable.
Tipo Cuenta: Lista desplegable donde se selecciona el tipo de cuenta a radicar. Cuenta de
cobro o factura.
Búsqueda de proveedores por Nit: Número de identificación de la IPS solicitante al cual

CUENTAS MÉDICAS
se le va asignar la factura o cuenta de cobro
Regional: Ubicación geográfica donde está ubicada la IPS, a la cual se va a radicar la

cuenta.
Departamento: Departamento asociado al municipio que presenta la factura o cuenta de

cobro.
Municipio: Ciudad de ubicación de la IPS que presenta la factura o cuenta de cobro.
Proveedor: Entidad prestadora de servicios (IPS) que presenta la factura o cuenta de

cobro, en esta lista desplegable solo estará las IPS que correspondan a la regional,
departamento y ciudad seleccionados anteriormente.
Tipo Contrato: Variable que permitirá filtrar los contratos asociados al proveedor
seleccionado.
Contrato: Variable que corresponde al número de contrato suscrito con el proveedor y al

que se le van a asignar la prestación de los servicios contenidos en las facturas radicadas.
Este va a depender del tipo de contrato. Al momento de seleccionar el tipo de contrato y
este no tenga registros “se actualice el combo de contratos en el estado “sin contrato.
Contrato: este genera información del contrato de la IPS seleccionada.
Régimen: Lista desplegable donde se selecciona el régimen asociado a la cuenta

subsidiado o contributivo
Fecha Cuenta: Corresponde a la fecha de expedición de la Factura o Cuenta de Cobro

por parte de la Entidad Prestadora de servicios (IPS). Icono del calendario ubicado al lado
derecho de la variable fecha
Valor Cuenta $: Valor total de los servicios facturados, por la IPS.

Valor Copago $: Valor total del copago de la factura si aplica.
Valor Descuento $: Valor total de descuento en la factura si aplica.
Valor IVA $: Valor total del IVA de la factura del prestador (IPS) si aplica.
Valor nota debito: Es el valor sobrante a favor de la IPS.
Valor nota crédito: Es el valor que queda a deber la IPS.
Botón grabar, realiza el proceso de ingreso de la cuenta en la base de datos, si la cuenta a

radicar ya fue ingresada y se encuentra activa, el sistema generará un mensaje indicando
esta novedad y visualizando el número de radicado con el que la cuenta fue registrada; por
tal motivo el sistema no permitirá realizar este proceso de forma exitosa y genera un aviso
“la cuenta ya está radicada para esta Ips con el radicado #...”. Si el proceso de radicación
fue exitoso el sistema visualizará en pantalla la información con la que fue radicada la
CUENTAS MÉDICAS
cuenta.

CUENTAS MÉDICAS
Para regresar a la ventana principal de radicación, se debe hacer clic en el botón

RETORNAR
El sistema NO PERMITE LA DUPLICIDAD de facturas o cuentas de cobro, para tal caso el

sistema le informará de la existencia de un documento que tiene los mismos datos de
radicación (proveedor, número documento).
IMPORTANTE
El sistema cuenta con un parámetro de control que no permite realizar el proceso de

radicación en el sistema después de un tiempo límite de haber recibido la cuenta, dicho
parámetro es manejado por el administrador del sistema y se debe ajustar a los
requerimientos de la entidad.
Este proceso actúa tanto en la radicación de la cuenta como en el mantenimiento de la

misma.
En cualquier momento del proceso para retornar al menú principal se debe hacer clic en el
botón Retornar.
4.2 Mantenimiento Factura
La opción de Mantenimiento Radicación, permite al usuario actualizar o corregir, sin

modificar el número de radicación, los datos ingresados erróneamente al sistema como son:
Fecha Radicación, Número Documento, Tipo Cuenta, Tipo contrato, Proveedor, Fecha
Cuenta, Valor Cuenta, Valor Copago, Valor Descuento y Valor IVA, Tipo de Contrato,
Contrato. Para iniciar el proceso se debe ingresar el número de radicado asignado por el
sistema y después oprimir el botón Consultar.

El sistema visualizará una pantalla con todos los datos de la radicación ingresada
anteriormente; para esto primero se debe identificar el dato que se va a modificar, luego se
cambia por el valor deseado y por último se debe hacer clic en el botón Actualizar.
CUENTAS MÉDICAS
El mantenimiento de una cuenta se puede realizar solamente si esta se encuentra en estado

de REGISTRO.
Actualizar: este botón se habilita para realizar cambios en el formulario.
Anexo: este botón permite cargar los archivos de la factura
Strike: es un código de barras que se realiza personalizado de cada cliente.
Para regresar a la ventana principal de radicación se debe hacer clic en el botón MENU
RADICACION.
Si se desea consultar un número de radicado diferente se debe ingresar por el botón

NUEVA CONSULTA con el fin de repetir el ciclo de consulta.

Mediante el botón Log-Obs, se habilita la pantalla de observaciones, para que la
información que de registrada se da clic en el botón guardar.
CUENTAS MÉDICAS
Se genera un aviso “la información sea grabado correctamente”.
4.3 Devolver Factura
Esta opción se utiliza cuando la cuenta ingresada ya sea por RIPS o por Radicación se
debe devolver a las IPS, Presenta Inconsistencias: faltan soportes, entra otras con el fin de
realizar su respectiva corrección.

Para devolver una cuenta lo primero que solicita el sistema es el número de la radicación
que se requiere devolver.
Si no existe la radicación en el sistema visualizará un mensaje que indica lo siguiente:

CUENTAS MÉDICAS
De lo contrario el proceso continúa visualizando la siguiente pantalla. Allí solo se podrán

devolver las cuentas en estado registro o Auditoria Medica, para los demás estados se
encontrará inactiva la opción. Se procede a chequear el estado que se requiere devolver,
se selecciona el motivo y se ingresa la observación, allí usted podrá seleccionar todos los
registros que necesita devolver. Tenga en cuenta que si le da chequear todos este
devolverá todos los registros del estado seleccionado.

CUENTAS MÉDICAS
Seleccionando el botón DEVOLVER el sistema genera una ventana de confirmación del

proceso de devolución. Si selecciona Aceptar continua el proceso de contrario el proceso
de devolución no se realiza.
Cuando se DEVUELVE una cuenta el sistema modifica el estado de la radicación y elimina

todos los registros anexos a la misma.

4.4 Consulta Estado
4.4.1 Estado de Radicación
Con esta opción se puede conocer el estado de la cuenta y su trazabilidad

CUENTAS MÉDICAS
Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el número de radicación asignado.
Si existe, el sistema visualiza todos los estados por los que ha pasado la radicación
consultada.
dar clic en cualquiera de los estados para visualiza el detalle de la factura

CUENTAS MÉDICAS
Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicando lo siguiente:


información quede registrada se da clic en el botón guardar y se genera un aviso “la
información sea grabado correctamente”.

CUENTAS MÉDICAS
La información se carga a una tabla. Para volver a la pantalla anterior se da clic en el botón
“cerrar”.
El botón retornar permite volver a la pantalla principal.
4.4.2 Estado de Radicación por Factura
Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita la Regional, el Departamento, el

Municipio, la IPS, Factura.
consultada.

Si no existe la factura en el sistema se desplegará una ventana indicando lo siguiente:
CUENTAS MÉDICAS


información que de registrada se da clic en el botón guardar.

4.5 Reporte Radicación Por Fecha De Proceso
Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron ingresadas al sistema en un
periodo determinado de tiempo. Para generarlo se deben seleccionar las variables: fecha
inicial, fecha final de ingreso de la cuenta en el sistema y la regional, departamento y/o
municipio al que pertenezca la IPS que se requiera consultar. Por último, se da clic en el
botón Consultar para generar dicho reporte:
CUENTAS MÉDICAS
Si dentro del filtro escogido se encuentra por lo menos un registro se desplegará la

respectiva información: Numero de radicación, Número de Factura, IPS, Fecha Radicación,
Fecha de la cuenta, Fecha de prestación, Valor factura, Valor descuento, valor del IVA y el
Estado de la cuenta al momento de la consulta. De lo contrario no se mostrará ningún
registro.
En este reporte se pueden incluir las cuentas que fueron devueltas y anuladas para esas
regionales durante el periodo de tiempo indicado mediante la selección de la casilla Incluir
Cuentas Anuladas – Devueltas.
El botón retornar permite volver al menú principal.
4.6 Reporte Radicación Por Fecha De Radicación
Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron radicadas en la EPSS en un
periodo determinado de tiempo. Para generarlo se deben seleccionar las variables: fecha
inicial, fecha final de radicación de la cuenta en la EPSS y la regional, departamento y/o
municipio al que pertenezca la IPS que se requiera consultar. Por último, se da clic en el
botón Consultar para generar dicho reporte:

Si dentro del filtro escogido se encuentra por lo menos un registro se desplegará la
respectiva información: Numero de radicación, Número de Factura, IPS, Fecha Radicación,
Fecha de la cuenta, Fecha de prestación, Valor factura, Valor descuento, valor del IVA y el
Estado de la cuenta al momento de la consulta. . De lo contrario no se mostrará ningún
CUENTAS MÉDICAS
registro.
En este reporte se pueden incluir las cuentas que fueron devueltas y anuladas para esas
regionales durante el periodo de tiempo indicado mediante la selección de la casilla Incluir
Cuentas Anuladas – Devueltas.
El botón retornar permite volver al menú principal.
4.7 Gestión Radicados
4.7.1 Generar Radicados
En esta opción se radica la información, para realizar un control de cada gestión.
Debe tener en cuenta los siguientes métodos de búsqueda:
Nit IPS: este es el código o número de identificación de cada Ips. Clic en el botón buscar
esta carga la información filtrada por la regional, departamento, municipio, debe seleccionar
la IPS, fecha inicial, fecha final, régimen y tipo, de esta debe seleccionar cualquier opción
sea hospitalización, otro, urgencias. Se debe chequear tipo de radicado todo, no o sí.

El sistema al utilizar cualquier filtro, habilitado el check de TODOS para poder marcar los
que falten por lote. Luego botón generar radicados y el sistema genera el siguiente mensaje
y a su vez un reporte donde indica la información con la cuenta que se radico.
CUENTAS MÉDICAS
4.7.2 Mantenimiento Radicado
En la página de mantenimiento de radicado, se hace mantenimiento de la información

radicada.

Para realizar el mantenimiento se debe tener en cuenta los siguientes criterios de
búsqueda: debe digitar el número de radicado, se da clic en el botón buscar, este genera la
información de la regional, departamento, municipio a la cual está la radicación. Se debe
seleccionar IPS, fecha inicial, fecha final y régimen.
CUENTAS MÉDICAS
Se da clic en el botón consultar, este genera la tabla con la información de la IPS.
Si se da clic en el link “>>”, este habilita el campo radicado, se debe digitar el id. Se digita
el radicado si desea adicionarlo se debe dar clic en el botón “adicionar”, para retirar el
radicado se da clic en el botón “retirar”.
Strike masivo: es un código de barras que se realiza personalizado de cada cliente.
Reporte: este permite obtener el reporte de mantenimiento.
4.8 informe de Radicación.
Este reporte genera un listado con las radicaciones que fueron radicadas en la EPSS en un
periodo determinado de tiempo. Para generarlo se deben seleccionar las variables:
Regional, Departamento y/o municipio, Régimen2, Fecha inicial y fecha final.
Las fechas pertenecen a la fecha de radicación de la factura ante la EPSS.

CUENTAS MÉDICAS
3. REGISTRO
Por medio de esta opción se pueden consultar, registrar o modificar los ítems que hacen
parte de una cuenta (factura).
3.1 Registro.
Para ingresar a una cuenta previamente radicada, seleccione del menú principal de
Registro y luego el ítem Registro.
La consulta se puede realizar de dos maneras digitando el número de la radicación y/o id

interno, se da clic en el botón consultar.
Menú registro: este permite volver al menú.

Una vez haya entrado por esta opción se desplegará la pantalla con las radicaciones
respectivas para la IPS seleccionada.
En la pantalla se podrán visualizar todas las radicaciones de la IPS seleccionada que estén
CUENTAS MÉDICAS
en estado de registro. Finalmente se debe seleccionar la que se necesita consultar en el

sistema, haciendo clic sobre el vínculo de la columna Núm. Radica.
Otra forma más rápida de realizar la búsqueda de una radicación es digitando el número de
radicación e id interno, haciendo clic en el botón Consultar (la tecla ENTER cumple la misma
función).
Si se desea aplicar un centro de Costo al realizar la búsqueda por Id. Interno y seleccionar
una opción del filtro Archivo el sistema aplica a los Num_Radica encontrados el centro de
costo de acuerdo al filtro aplicado.
Si el número de radicación digitado no existe en el sistema se generará la siguiente ventana

de error:
Si el número de radicación digitado existe el sistema generará la Ventana de Registro de la

siguiente forma.

CUENTAS MÉDICAS
En la parte superior izquierda el aplicativo cuenta con unos binóculos donde se puede
realizar diferentes consultas para el registro de la cuenta.
La ventana de registro cuenta con las siguientes opciones e información que permiten
realizar un registro completo de la cuenta:
Información básica de la cuenta
ID Interno: Numero de radiación de la cuenta y fecha cuando se realizó la radicación
Numero Documento: Corresponde al número de factura radica por la IPS
Proveedor: Nombre de la IPS que realizo la radicación
Fecha: Corresponde al día cuando se realizó la radicación de la cuenta
Valor: Corresponde al valor de la factura que radican
Desde este módulo, el sistema cuenta con la opción devolución factura, dicha devolución
se realiza por diferentes motivos
Botón Mantenimiento: Esta opción permite realizar ajuste a la cuenta, cuando la misma
presenta alguna inconsistencia. Esto solo se puede realizar si la cuenta esta en Registro

Botón Anexos: Permite cargar anexos de la factura si los tiene
Botón Log-Obs: Esta opción permite guarda las observaciones realizadas a la cuenta.
Registro del Ítems

CUENTAS MÉDICAS
Ítems: Registró automático por cada ingreso.
Documento: Corresponde la numero de identificación del afiliado
Tipo Doc.: Corresponde la numero de identificación del afiliado
Factura: Este campo el sistema lo proyecta automáticamente y corresponde al número de

factura con el cual se radico la cuenta.
Servicio: Corresponde al código del servicio prestado al usuario.
Fecha Prestación: Corresponde a la fecha real en la cual le fue prestado el servicio al

afiliado por parte de las IPS. Esta información viene relacionada por cada ítem en la cuenta
Autorización: Allí se debe digitar el número de autorización con el cual se prestó el servicio
al usuario
Ámbito: Lista desplegable Corresponde a la clase de atención prestada por las IPS
Indicador Servicio: Lista desplegable Variable que hace referencia al grupo en el cual se
encuentran los servicios, es decir los diferentes manuales de tarifas que existan. Ej.; ISS
2001, SOAT, ISS 2004, Medicamentos, entre otros.
Cantidad: Número de veces que fue prestado el servicio y que las IPS toman como
referencia para realizar el cobro.
Vr. Unitario: Corresponde al valor unitario del servicio prestado
Vr. Total: Corresponde al valor total del servicio prestado

Vr. Copago: En este campo se digita el valor del copago si al servicio esta aplicado a un
beneficiario.
Vr. Gravable: Es el valor sobre el cual se aplica la tarifa para obtener el impuesto respectivo
Vr. IVA: Corresponde al valor del IVA de la factura
Observación: Allí se digita las observaciones de los ítems que se están registrando
Dx: Corresponde al código CIE-10 de los diagnósticos contenidos en la cuenta.
DxR1 - DxR2 DxR3: Corresponde a los diagnósticos segundarios del usuario. Estos
campos son opcionales
ALTO COSTO: Lista desplegable donde se selecciona si a la cuenta se le va aplicar alto

costo
CUENTAS MÉDICAS
Botón Borrar: Este botón permite eliminar uno o varios ítems (registros) de la cuenta; por
defecto este botón siempre está inactivo, para activarlo se debe seleccionar el ítem a borrar
haciendo clic en la casilla de selección de borrado que se encuentra al lado izquierdo del
indicador de ítem para cada uno de los registros de la cuenta.
La información eliminada por el botón Borrar no es recuperable.

Botón Autorización: El sistema permite registrar uno o varios ítems a partir de una
autorización realizada por el sistema. Cuando se selecciona este botón el sistema en la
ventana de registro de autorización solicita el número de autorización, adicionalmente se
deben diligenciar los datos de fecha de prestación, factura y ámbito de atención.
Con el botón Buscar el sistema realiza la selección de los registros de la autorización

especificada, el botón retornar cancela el proceso y retorna a la ventana de registro.
Si existen registros de servicios prestados con la autorización dada el sistema adiciona

estos datos como ítems de la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
Un vez se ingresan lo datos pertinentes a la cuenta clic en botón Registro

Y el mismo carga en la parte inferior los datos registrados de la cuenta
Adición de un ítem
Cuando se requiere ingresar un nuevo ítem a la cuenta se debe diligenciar en la parte

superior de la ventana de Registro, en el cual el sistema genera automáticamente el número
del nuevo ítem y solicita los datos básicos de servicios, costos y afiliado para el nuevo ítem.
Al realizar esta acción, el detalle y en encabezado deben ser coherentes.
NOTA: Es posible registrar un medicamento utilizando el número del expediente seguido

del número del consecutivo de la siguiente manera: 20014382-05. El expediente es el
20014382, mientras que el consecutivo es el 05.

CUENTAS MÉDICAS

CUENTAS MÉDICAS
Generación de informe preliminar

Ver análisis: Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta,
el cual presenta el estado actual para cada uno de los ítems registrados.
CUENTAS MÉDICAS
Actualizar: Este botón permite hacer actualizaciones a la cuenta, se selecciona el registro

que se quiere actualizar.
Editar ítem se debe hacer clic en el Link de edición de Ítem, con lo cual el sistema genera
la ventana de edición del ítem seleccionado. Este link de edición está ubicado en la columna
Ítem.

Una vez se han diligenciado todos los datos y se desea actualizar el ítem se debe hacer
clic en el botón Actualizar >>, si se desea retornar a la ventana principal de registro de la
cuenta se debe hacer clic en el botón Retornar.
Revisión de inconsistencias
Cuando se han registrado y verificados los ítems que hacen parte de la cuenta,
CUENTAS MÉDICAS
seleccionando el botón REVISAR INC la cuenta queda lista para ser auditada por parte del
área de Auditoria Técnica.
La cuenta que pasa a REVISIÓN DE INCONSISTENCIAS no puede volver a ser consultada

en el módulo de REGISTRO, pero si es necesario se debe usar la opción Retornar
Radicación a Registro del módulo de Auditoria CM para pasarla al estado REGISTRO
nuevamente.
Para seguir el proceso clic en REVISIÓN DE INCONSISTENCIAS y el sistema proyecta el

siguiente mensaje.
3.2 Estado De Radicación

Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta y sus diferentes estados por
los que ha pasado.
consultada.
CUENTAS MÉDICAS
dar clic en cualquiera de los estados para visuaiiza el detalle de la factura

CUENTAS MÉDICAS
Si no existe la radicación en el sistema se desplegará una ventana indicando lo siguiente:
Para consultar el estado de una nueva cuenta se debe seleccionar el botón Nueva Consulta.
Para volver al menú principal de radicación se debe seleccionar el botón MENU

REGISTRO.


consultada.
CUENTAS MÉDICAS


3.3 Registro Automático
Esta opción permite pasar de forma automática las cuentas que están en estado registro a
Auditoria Automática El sistema solicita el número de radicado.
Si el radicado ingresado no existe, el sistema genera el siguiente mensaje:

CUENTAS MÉDICAS
Así mismo, si el número de radicado ingresado existe, pero ya no se encuentra con

facturas asignadas el sistema genera la siguiente validación:
Una vez se ingresado el radicado, el sistema proyecta la siguiente Pantalla y se activa el

Botón Procesar.
Luego, el sistema genera el siguiente mensaje. De esta forma la cuenta quedaria en revision
de inconsistencias

Si la cuenta presenta inconsistencias en los ID_Internos se muesta en pantalla con la
infomacion necesaria de cada inconsistencia. Se da clic en cualquiera de las opciones
para exportar.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez corregida la informacion, se vuelve a ingresar el lote y este ya se podra procesar
3.4 Informe de Envió a Auditoria
El sistema solicita la fecha inicial, la fecha final, la Regional, el Departamento y el Municipio.

Este informe permite consultar todas las cuentas que se han enviado y que estan
pendientes por auditar.

3.5 Registro Centro de Costo
CUENTAS MÉDICAS
Esta opción tiene como finalidad, asignar centro de costo de forma masiva a los radicados
que han sido cargados mediante la opción de Rips.
El filtro inicial utilizado para realizar las modificaciones pertinentes corresponde al número
del Lote o radicado de la cuenta.
En esta opción se implementan tres filtros con los cuales el sistema visualizará los servicios
contenidos en las facturas de los radicados. Los filtros corresponden a:
1. Archivo: Esta variable corresponde al tipo de archivo RIPS cargado (AM, AP, AC,
AT).

2. Finalidad: La variable de finalidad va a depender del archivo seleccionado en el
filtro anterior. La información se cargará solo para los archivos AC y AP.
3. Servicio: El servicio depende de la finalidad seleccionada, es decir si el filtro del

servicio va a comparar si este depende de la finalidad contenida en el archivo. Para
el caso de los archivos que no incluyan esta variable tales como medicamentos y
otros servicios, el sistema permitirá realizar la búsqueda de todos los servicios del
radicado cargado.
Si los dos primeros filtros no son ingresados (permanecen en la opción seleccione >>), el
CUENTAS MÉDICAS
sistema podrá realizar la búsqueda por el tercer filtro sin tener en cuenta los dos anteriores,
es decir que el proceso se realizará de todos los servicios que coincidan con el tercer filtro
sin tener en cuenta el archivo y la finalidad.
La búsqueda del servicio se puede realizar ya sea por el código o lo descripción y su

existencia en la base de datos se validará con la opción >> ubicada en la pantalla.
Una vez seleccionados todos los datos del filtro, mediante el botón Consultar el sistema
visualizará todos los registros de los servicios que coincidan de acuerdo a la selección de
variables: Archivo, Finalidad y Servicio. Si el servicio seleccionado no está contenido en por
lo menos una factura del número de radicado, el sistema emitirá un mensaje indicando “No
existe el servicio seleccionado en la radicación”
Si el servicio seleccionado coincide en por lo menos una factura, el sistema visualizará los
resultados mediante la siguiente estructura

Donde se visualiza el código del servicio con su descripción; el Indicador de servicios y la
cantidad de veces que se repite ese servicio en todas las facturas del radicado a modificar.
La casilla que permite seleccionar los servicios se utilizará para marcar los servicios a los
que se requieran actualizar el centro de costo.
CUENTAS MÉDICAS
La selección del centro de costo se puede realizar ya sea por código o descripción. Si esta
variable no es seleccionada, el sistema emitirá un mensaje indicando que es necesario para
el proceso de actualización.
El proceso finaliza cuando se actualizan los centros de costo a los servicios seleccionados
en la pantalla de parametrización.
Se debe tener en cuenta que este proceso se puede realizar solo a las facturas que se
encuentren en estado de Registro, de lo contrario al momento inicial de consultar el número
de radicado, el sistema emitirá un mensaje indicando que “No existen Facturas en estado
de Registro para el radicado seleccionado”
4. AUDITORIA CUENTAS MÉDICAS
Este módulo permite realizar el proceso de Auditoría Técnica o Médica de las Cuentas
Medicas por capitación y por evento. El módulo está conformado por las opciones de:
Revisión de inconsistencias, Retornar Radicación de Auditoria Médica a Auditoria Técnica,
Retornar radicación a Registro, Estado de radicación, Auditoria Automática e Informes de
Auditoria.

4.1 Revisión De Inconsistencias
Esta opción realiza el proceso de Auditoría técnica y médica de las cuentas médicas tanto
por evento como por capitación.
CUENTAS MÉDICAS
Al ingresar por esta opción la búsqueda de una cuenta se puede realizar de dos formas:
ingresando el número de radicación asignado a la cuenta a auditar en el campo Radicación
No y pulsando el botón Consultar; si existe la radicación se genera la ventana de auditoria,
de lo contrario el sistema genera un mensaje indicando que la radicación no existe.
De igual forma, las radicaciones requeridas se pueden buscar mediante el Link radicaciones
por IPS (ubicado en la figura). Una vez se ingrese por esta opción se visualizará una
pantalla con las radicaciones respectivas para la IPS seleccionada; luego se debe
seleccionar la radicación que se requiera auditar y se da clic sobre el número de radicación
para entrar a la pantalla principal de Revisión de Inconsistencias.

Cuando la radicación se pasa de estado Registro a estado de Auditoria Técnica se genera
un análisis automático de la cuenta y proyecta el siguiente mensaje.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez se pase la cuenta se debe analizar cada uno de los ítems que hacen parte de la
cuenta para cada parámetro a auditar, se genera un visto bueno o una inconsistencia
denominada GLOSA. Existen Glosas Automáticas que solo se pueden ingresar mediante
el análisis interno que realiza el sistema y Glosas manuales las cuales el auditor las puede
activar o desactivar de acuerdo a la evaluación a la cuenta.
Nota: El sistema permite realizar la adición de más de una glosa Total a la cuenta y más de
una Glosa parcial a los ítems que se deseen aplicar.
Para cada uno de los ítems de la cuenta, además de la información de glosas el sistema
presenta la siguiente información:
Código y descripción del servicio: Parámetro que corresponde al código del servicio del
ítem que se está auditando. El código del servicio está definido por el indicador del servicio.
La descripción del servicio se visualiza colocando el cursor sobre cada código de servicio.
Indicador del servicio: Variable que hace referencia al grupo en el cual se encuentran los
servicios, es decir los diferentes manuales de tarifas que existan. Ej.; ISS 2001, SOAT, ISS
2004, Medicamentos, entre otros.
Diagnóstico: Corresponde al código CIE-10 de los diagnósticos contenidos en la cuenta y

que son referenciados en los RIPS.

Valor a pagar: Variable que indica al auditor una vez realizado el proceso de auditoria
automática o la realizada por cada auditor (médico o técnico) el valor a pagar por cada uno
de los ítems que conforma la cuenta.
Valor unitario: Corresponde al valor del servicio proveniente de la cuenta por unidad, este
valor multiplicado por la cantidad del servicio prestador da como resultado el valor total del
ítem.
Cantidad: Número de veces que fue prestado el servicio y que las IPS toman como
referencia para realizar el cobro.
Valor cobrado: Valor que resulta de la multiplicación de la cantidad por el valor unitario,
este viene dado en los archivos RIPS como el valor con el que las IPS facturan los servicios
prestados.
Ámbito de atención: Corresponde a la clase de atención prestada por las IPS, esta
variable es de carácter normativo y viene relacionada en los archivos RIPS.
CUENTAS MÉDICAS
Documento del afiliado: Variable que hace referencia a la identificación del afiliado por el
cual la IPS está realizando el cobro, está compuesta por el tipo y número de documento.
Nombre del afiliado: Corresponde al nombre del afiliado por el cual se está realizado el
cobro por parte de las IPS.
Factura: Numero de documento con el cual las IPS identifican y realizan el cobro a las
EPSS. Esta información viene relacionada en los archivos RIPS.
Fecha de prestación: Corresponde a la fecha real en la cual le fue prestado el servicio al

afiliado por parte de las IPS. Esta información viene relacionada por cada ítem en los
archivos RIPS.

Para hacer un filtro por ítems, se debe seleccionar la variable por la cual se requiera filtrar
y se da clic en el botón ACTIVAR FILTRO ITEMS. Los diferentes filtros se dan por tres
variables: Número de Factura, Número de identificación del afiliado y Código del servicio.
CUENTAS MÉDICAS
Al dar clic en el botón activar filtro ítem se visualiza la siguiente pantalla:
Para realizar de forma correcta el proceso de auditoria (técnica o médica), el sistema no

permite enviar la cuenta a financiera si esta no tiene los conceptos contables identificados
por cada uno de los ítems. Para identificar qué servicios no tienen asociados los conceptos
contables, Clic en el hipervínculo del número, como se observa en la siguiente imagen.
Adicional a esto también puedo actualizar datos de la cuenta y asignar los recobros de ips.

CUENTAS MÉDICAS
En esta opción se puede asignar el concepto contable a los ítems filtrados o a un solo ítem
que conforme la cuenta. Para ello se debe ingresar a cualquier registro resultante del filtro
y se da clic en el link del campo Ítem.

En esa pantalla se selecciona el concepto contable que se necesite asignar a los ítems
filtrados, se marca la casilla Aplicar Conceptos Contables a Filtro y por último se dé clic en
el botón Actualizar.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez realizado estos pasos, el sistema mostrará un mensaje que indica lo siguiente:
Si da clic en la opción Si Inmediatamente se ingresan el concepto contable a los ítems

filtrados y si se da clic en la opción No, solo se asociará el concepto contable al registro que
se está auditando o modificando. La ventana de auditoria, cuenta con las siguientes
opciones e información que permiten realizar una auditoria completa y eficiente de la
cuenta:
Información Básica de la Cuenta

El sistema permite visualizar los datos básicos de la cuenta, como son: radicación, afiliado,
identificación del afiliado, IPS, número, tipo, fecha y valor del documento de cobro. Además,
se visualizan los datos de valores que contienen el valor de la suma de los registros de la
cuenta, el valor de las glosas y el valor a pagar.
ADICION DE UN ITEM
Cuando se requiere ingresar un nuevo ítem de la cuenta se debe utilizar el botón Adicionar.
CUENTAS MÉDICAS
Cuando se ingresen todos los datos del nuevo ítem, se da clic en el botón
REG >>, si desea cancelar la adición debe hacer clic en el botón Cancelar.

Una vez ingresado el nuevo ítem, el sistema nos permite visualizar en la ventana de
Revisión de Inconsistencias el número del nuevo ítem con los respectivos datos.
NOTA: Es posible ingresar un servicio con el Expediente + el Consecutivo, aparte del

código del servicio.
CUENTAS MÉDICAS
Luego, al seleccionar uno de los ítems de la factura, se puede visualizar un campo llamado
Código Entidad, el cual se conformará por el Expediente + el Consecutivo, así mismo el
campo de Servicio tendrá por defecto el código que le corresponde.

CUENTAS MÉDICAS
ELIMINACION DE UN ITEM
Por medio del botón Borrar, el sistema permite eliminar uno o varios ítems (registros) de la
cuenta; por defecto este botón se visualiza inactivo; para activarlo se debe seleccionar el
ítem a borrar haciendo clic en la casilla de
Selección Ítem que se encuentra al lado izquierdo del número del ítem para cada uno de
los registros de la cuenta.
Una vez seleccionados los ítems a borrar, se procede a dar clic sobre el botón Borrar con
el fin de que el sistema realice el proceso correspondiente, al finalizar este sub proceso se
puede observar en el menú de auditoria de la cuenta que los ítems que hicieron eliminaos
no se podrán visualizar
La información eliminada por el botón Borrar no es recuperable.

EDICION DE UN ITEM
Esta opción permite ingresar a los datos registrados por cada uno de los ítems que
componen la cuenta, los cuales pueden ser consultados o modificados.
Para seleccionar un ítem que se requiera editar se debe dar clic en el Link de edición de
Ítem, con lo cual el sistema genera una nueva ventana. Este link de edición está ubicado
en la columna Ítem y se pueden visualizar los siguientes datos:
CUENTAS MÉDICAS
Una vez se verifiquen y actualicen todos los datos y se necesite actualizar uno o varios
datos del ítem se debe dar clic en el botón Actualizar, si desea cancelar la edición debe
hacer clic en el botón Cancelar.
RECOBRO DE UN ITEM
Esta opción permite habilitar uno o varios ítems de la cuenta para el proceso de recobros.
Existen cuatro tipos de recobros que se pueden marcar, estos conceptos pueden ser: A la

aseguradora de alto costo, a la dirección seccional de salud, al FOSYGA y as las IPS
Capitadas.
Para habilitar un ítem de la cuenta al proceso de recobros, se debe primero identificar el

tipo de recobro a utilizar.
CUENTAS MÉDICAS
Aseguradora: Se debe identificar tanto la patología por la cual se va a recobrar y como el

porcentaje de recobro. El porcentaje se establece ya sea ingresando el valor a recobrar o
el porcentaje a recobrar en las casillas respectivas (Valor Recobro o porcentaje).
Dirección Seccional de Salud: Para este tipo de recobro se debe establecer el valor o el
porcentaje que se va a recobrar en las casillas correspondientes (Valor Recobro o
porcentaje).
FOSYGA: Para este tipo de recobro se debe establecer primero el concepto por el que se
va a recobrar: Tutelas o CTC y el valor o el porcentaje que se va a recobrar en las casillas
correspondientes (Valor Recobro o porcentaje).
IPS CAPITADA: Para este tipo de recobro se debe establecer primero la IPS a la cual se
va a recobrar y el valor o el porcentaje que se va a recobrar en las casillas correspondientes
(Valor Recobro o porcentaje).
Una vez identificado y diligenciado en el formulario estos datos se debe dar clic sobre el
botón Actualizar.
Se debe tener en cuenta dos validaciones fundamentales:
El valor del recobro nunca va a ser mayor que el valor cobrado por las IPS y el valor que se
puede recobrar va a depender del valor que acepte pagar la EPSS, quiere decir que a un
ítem glosado totalmente nunca se va a poder recobrar por ningún concepto.
Cuando se modifica algún dato en el ítem editado diferente a la observación, el sistema

realiza nuevamente el proceso de ANALISIS la cuenta, generando nuevas glosas o en su
defecto retirando glosas automáticas ya establecidas.
VISUALIZACION DE ITEM
Los botones VTI y VSG permiten visualizar los ítems de la cuenta con conceptos de glosas
asignada (ya sean manuales o automáticas); seleccionando VTI se visualizan todos los

registros asociados en la cuenta y seleccionando VSG se visualizan solamente los ítems
que tienen glosas. Cuando se carga la ventana de Auditoria el sistema por defecto activa la
opción VSG.
GENERACION DE INFORME PRELIMINAR
Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta, el cual

presenta el estado actual para cada uno de los ítems de la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
El informe se puede visualizar por cuatro filtros: Por ítem, por documento, por servicio
incluido en la cuenta o por su factura (aplica cuando se radica como cuenta de cobro).
Para retornar a la ventana de Auditoria debe hacer clic en el botón << ubicados en la parte
superior e inferior del informe.
ACEPTACION DE CUENTAS (AUDITORIA MEDICA)

Cuando se ha auditado por completo la cuenta a nivel técnico, es necesario que esta se
deba enviar a revisión por el área médica, este proceso se realiza por medio del botón AUD
MEDICA. ACEPTACION DE CUENTAS (FINANCIERAS)
Cuando se ha auditado por completo la cuenta por parte del área médica, esta se debe
pasar al área financiera para que realice los procesos pertinentes ya sea del pago
autorizado por la EPSS y notificación de las glosas generadas durante todo el proceso de
auditoría.
REVISION DE INCONSISTENCIAS (POR CAPITACION)
Con esta opción se realiza el proceso de auditoría de las cuentas médicas por capitación.
Al seleccionar esta opción el sistema solicita el número de radicación asignado a la cuenta
a auditar, si existe la radicación se genera la ventana de auditoria, de lo contrario se
generará una ventana indicando que no existe una cuenta con el número de radicado
ingresado.
CUENTAS MÉDICAS
Igualmente puede ingresar a la radicación deseada por el Link Radicaciones por IPS, una
vez se ingresa por esta opción se desplegará la pantalla con las radicaciones respectivas
para la IPS seleccionada.
Seleccione la que desea auditar en el sistema y haga clic sobre el número de radicación
para entrar a la pantalla principal de Revisión de Inconsistencias. Cuando el sistema pasa
del estado de REGISTRO al estado de AUDITORIA TECNICA.

ASIGNA ORDEN UPC
Para poder realizar el proceso de auditoría de las cuentas radicadas por capitación, es
necesario tener en cuenta las ordenes de UPC que van a determinar el movimiento de los
afiliados en la base de datos para un contrato con las IPS.
CUENTAS MÉDICAS
Por medio del botón Orden UPC, se pueden relacionar las Órdenes de UPC a una cuenta
médica radicada por capitación. Se pueden seleccionar o asociar a la cuenta más de una
orden.
Para seleccionar una Orden de UPC se debe hacer doble clic sobre la orden que se
requiera con el fin de asociar a la cuenta una orden respectiva. En esta ventana solo se
pueden visualizar las órdenes pertenecientes a la IPS que envía la cuenta y que el periodo
que facturan este de acuerdo al periodo para el cual se generó la orden en el sistema.
Si desea devolver a la ventana principal donde se realiza el proceso de auditoría de la

cuenta, se debe hacer clic sobre el botón Retornar.
GENERACION INFORMES PRELIMINARES
Este botón permite generar un informe preliminar de la auditoria de la cuenta, el cual

presenta el estado actual para cada uno de los ítems de la cuenta.

CUENTAS MÉDICAS
El informe se puede visualizar por cuatro filtros: Por ítem, por documento, por servicio
incluido en la cuenta o por su factura (aplica cuando se radica como cuenta de cobro).
Para retornar a la ventana de Auditoria debe hacer clic en el botón << ubicados en la parte
superior e inferior del informe.
Una vez se pasa la cuenta a Financiera se genera el siguiente mensaje.

4.2 Retornar Radicación De Auditoria Medica A Auditoria Técnica
Esta opción permite al usuario poder cambiar el estado de una cuenta de Auditoria Médica
a Auditoria Técnica. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior al estado en
que se encuentra actualmente la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
4.3 Retornar Factura A Registro
Por medio de esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta de Auditoria
Técnica a Registro. Siempre el cambio de estado se hace al estado anterior al estado en
que se encuentra actualmente la cuenta.
Se debe digitar el id interno a modificar de estado. Si la radicación no se encuentra en

estado Revisión de Inconsistencias, el sistema muestra un mensaje indicando el estado
actual de la cuenta:

Para cambiar el estado de la cuenta haga clic en el botón Retornar Cuenta e
inmediatamente este botón se inhabilita. Para retornar al menú de Auditoria haga clic en el
botón Menú Auditoria.
4.4 Consulta Estado

CUENTAS MÉDICAS
Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta y las diferentes etapas por las
que ha pasado.
Para conocer el estado de una cuenta el sistema solicita el id interno asignado. Si existe la
radicación, el sistema nos muestra el respectivo estado de la radicación.

CUENTAS MÉDICAS
Adicionalmente, en el ítem procesos, se visualiza la información del usuario que ha

cambiado el estado de la cuenta y la fecha de realización, en resumen, se puede visualizar
cada una de las modificaciones de estado que ha tenido un número de radicación.
Si no existe la radicación en el sistema, se visualizará una ventana indicando lo siguiente:
Para consultar el estado de otro número de radicado, se debe seleccione el botón Nueva
Consulta e ingresar en la caja de texto el nuevo número a consultar.

Para volver al menú principal de Auditoria de Cuentas Médicas, se debe hacer clic en el
botón Menú Auditoria.
Con esta opción se puede conocer el estado de una cuenta y las diferentes etapas por las
que ha pasado.

CUENTAS MÉDICAS
consultada.

4.5 Auditoria Automática
A través de esta opción se realiza de forma masiva la auditoria Automática (Paso a

Financiera).
Este proceso se realiza de dos formas según la parametrización máxima de registros que
tenga cada cliente para realizar la auditoria (esto se realiza por base de datos), si son

cuentas con registros inferiores a lo parametrizado se mostrará por pantalla, de la
siguiente forma. (Ver Opción 1)
Opción 1:
Radicado:
Campo de texto en donde se ingresa el número de lote a consultar para realizar el
proceso de auditoria
Auditar Por:
- Grupo: Al seleccionar esta opción el auditor puede asignar la glosa pertinente al caso.
CUENTAS MÉDICAS
campo Porcentaje (%): Por código de grupo se puede asignar el porcentaje

A glosar en cada uno de los Ítems.
Motivo Glosa: Lista desplegable donde se selecciona el motivo de la glosa.
Observación: Campo de texto donde se registran las observaciones del auditor.

CUENTAS MÉDICAS
- Ítem: Al seleccionar esta opción, el sistema asigna la glosa automáticamente a las

cuentas del lote.
Una vez seleccionado el griterío por el cual se va a realizar el auditorio clic en botón
consultar.
Botón Consultar:
Botón que realiza la consulta de las cuentas según el lote ingresado y la opción elegida en
“Auditar Por”.

En la columna enviar, se debe chequear los radicados los cuales se procesarán.
Se da clic en el botón procesar, este genera el aviso “los registros fueron procesados
correctamente”.
CUENTAS MÉDICAS
Las cuentas que presenten inconsistencias se visualizarán por pantalla y están no podrán
ser procedas hasta no ser ajustadas.
Opción 2: Cuando la cantidad de registro supera lo parametrizado por base de datos se

procesará de la siguiente forma.
1. Ingresar Lote para realizar la Auditoria Automática, ya sea por Grupo o por ítems, opción
que se realiza de la misma manera que en la opción 1

Al dar clic en botón consultar va a generar el siguiente mensaje por la parametrización
nombrada en el primer punto.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez que se muestre la siguiente pantalla dar clic en el botón “Consultar Estados”
Al dar clic en el boton Consultar Estados, se muestra la siguiente pantalla

CUENTAS MÉDICAS
Luego para generar los archivos planos se da primero clic en el hipervínculo generar y luego
en el botón consultar estados. Se mostrará la siguiente pantalla.
Los que están Subrayados en Color Rojo son los que se pueden procesar, que
corresponden al estado “OK”.
Los que están Subrayados en Color verde son los que presentan inconsistencias y no se
Pueden procesaran.
Luego para realizar el proceso de envió a financiera, se procede a dar clic en el hipervínculo
descargar.

CUENTAS MÉDICAS
Una vez se descargue el archivo Plano se visualizarán las mismas columnas que se veían
reflejadas anteriormente en la página.
Nota: Este mismo archivo les puede servir para crear el archivo del cargue, solo es que
retirar las columnas que están demás y dejarlos con las características que a continuación
se indican.
Se debe crear un archivo TXT, el cual debe estar separado por el carácter Pipe "|" y no
debe llevar títulos. Aparte de lo mencionado, el archivo se compone de las siguientes
columnas (Cuatro Columnas):
 Numeración de la fila
 ID_LOTE
 NUM_RADICA
 NUM_CCOBRO
Formato:
1|41708|5255450|FA186704
2|41708|5255451|FA187598
3|41708|5255452|FA187647
El nombre del archivo no debe tener espacios ni caracteres especiales.

Para realizar el cargue del archivo se da clic en Examinar y luego en programar, como se
muestra en la siguiente imagen.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez que se dé clic en programar se proyecta el siguiente mensaje.
Al dar clic en el “Botón Consultar Programaciones”, en el campo “estado” el sistema va

indicando el estado de la programación.

Ejemplo: aquí nos proyectó que hay un error en la validación de tipo de dato, lo cual significa
que el momento de realizar el cargue la estructura no era la indicada. Lo anterior se realizó
con el fin de verificar que el sistema validara este tipo de inconsistencia.
CUENTAS MÉDICAS
Para este caso se corrigieron las inconsistencias se realiza nuevamente el cargue para
validar que el sistema haya procesado sin inconvenientes el archivo.
Posteriormente se realiza otra prueba con un lote de 8000 registros.

CUENTAS MÉDICAS
Una vez que el sistema haya procesado el archivo se da clic en Botón “Consultar
Programaciones” este registra la fecha de carga fin, Luego se da clic en Botón “Consultar
Estados” y este refresca la cantidad.

CUENTAS MÉDICAS
Se consulta el lote
El proceso se puede Auditar por Grupo o ítems, realizaran la misma función.

CUENTAS MÉDICAS
Notas Varias:
1. En esta pantalla se ubican varios botones de consulta, los cuales tienen diferentes
funciones que serán explicadas en la siguiente imagen.
2. Luego de realizar la programación del archivo Plano, si se desea revisar

nuevamente las cuentas que se encuentran "Ok" o con "Error", es necesario volver

a dar clic en el hipervínculo de "Generar" y luego dar clic en "Consultar Estados"
para poder generar un nuevo archivo plano con la información
actualizada de las cuentas.
CUENTAS MÉDICAS
4.6 Informes De Auditoria
Por medio de esta opción se puede acceder a varios tipos de informes referentes a una
cuenta registrada en el sistema y todo el proceso de auditoría.

4.6.1 Análisis Cuentas
Esta opción permite visualizar el resultado del proceso de auditoría de una radicación
visualizando los valores facturados, pagados y glosados una vez la cuenta se envíe a
financiera.
Para acceder al reporte se debe digitar el número de radicación a consultar y haga clic en
el botón Consultar.
CUENTAS MÉDICAS
Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta:
Para retornar al menú principal de Informes Auditoria se debe dar clic en el botón Menú
Informes Aud. Ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Adicionalmente el sistema genera un informe donde se puede visualizar el detalle de las

glosas asociadas a una cuenta médica mediante el botón >>.

Finalmente, mediante el botón << el sistema ubica al usuario en el menú de los informes de
auditoría.
4.6.2 Análisis Cuentas Por Ítem
Mediante este reporte el sistema permite generar el detalle del proceso de auditoría de la
cuenta por cada uno de los ítems que la compone. Para ingresar se debe digitar el número
de radicación a consultar y hacer clic en el botón Consultar.
CUENTAS MÉDICAS
Si el número de radicación existe se presenta la información de la cuenta visualizando el

detalle por cada ítem; esta información comprende las glosas asociadas, el valor que se
paga, el valor que se factura, valor del copago, descripción del servicio, nombre del afiliado.
Para retornar al menú principal de Informes Auditoria se debe seleccionar el botón Menú
Informes Aud. O el botón >> que aparece en la parte superior e inferior izquierda del
informe.

4.6.3 Nota Debito
Permite generar el reporte de la nota débito, si se generan, por cada una de las cuentas
radicadas en el sistema. Para visualizar el reporte se debe digite el número de radicación
y/o de la nota débito a consultar y haga clic en el botón Consultar.
Si el número de radicación existe se presenta la siguiente información de la cuenta

mostrando el detalle de la nota débito:
CUENTAS MÉDICAS
informe.

4.6.4 Nota Crédito
Permite generar el reporte de la nota crédito, si se generan, por cada una de las cuentas
radicadas en el sistema. Para visualizar el reporte se debe digite el número de radicación
y/o de la nota débito y/o radicación de respuesta a glosa a consultar y haga clic en el botón
Consultar.

mostrando el detalle de la nota crédito:
CUENTAS MÉDICAS
informe.
4.6.5 Consolidado De Cuenta
Mediante este reporte el sistema permite generar el resumen del proceso de auditoría de la
cuenta visualizando los valores facturados, pagados y glosados. Para ingresar se debe
digitar el número de radicación a consultar y hacer clic en el botón Consultar.

mostrando el consolidado:
CUENTAS MÉDICAS
Adicionalmente el sistema genera un Sub informe donde se puede visualizar el detalle de

las glosas asociadas a una cuenta médica mediante el botón >>.

informe.
4.6.6 Cuentas Con Glosa Pendiente Por Ips
El informe permite visualizar todas las cuentas que pasaron por el proceso de auditoría y
que aún tienen asociadas radicaciones con glosas pendientes para cada una de las IPS
filtrando la información por regional y fecha de proceso de auditoria ó NIT de las IPS.
Para acceder a este informe se debe ingresar la regional del usuario que realizó el proceso
de cargue de la cuenta, el rango de fechas de inicio y finalización en el que se realizó el
proceso de la auditoria o también se puede optar por realizar la búsqueda de una IPS
mediante el NIT.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez se ingresen al formulario los datos anteriores se procede a pulsar el botón
Consultar con el fin de visualizar la información requerida:
El sistema presenta la información consolidada de las cuentas con glosa pendiente por cada
IPS dependiendo el filtro seleccionado, para visualizar el detalle de las radicaciones con
glosas se debe hacer clic sobre el link del campo Número total de Radicaciones.
Para volver a la pantalla del reporte consolidado de la cuenta se debe hacer clic sobre el
botón Retornar.

Para visualizar el reporte del análisis de la cuenta generado una vez re realiza el proceso
de la auditoria, se debe hacer clic sobre el número de radicación y se obtiene la siguiente
información:
CUENTAS MÉDICAS
Para ver el detalle de seguimiento a glosas haga clic en el botón >> que aparece en la parte
inferior izquierda del informe.
informe.

4.6.7 Reporte Glosa Por Radicado
Se ingresa a la opción reporte glosas, en esta pantalla se habilita el espacio para digitar el
número de radicación. Se da clic en el botón carta glosa, este genera el documento oficio
notificación de glosa a la IPS.
CUENTAS MÉDICAS

CUENTAS MÉDICAS
Dando clic en el botón nota débito, este genera el documento cuentas médicas.
Seda clic en el botón detalle de glosa, este genera el documento cuentas médicas detalle
glosa.

CUENTAS MÉDICAS
4.6.8 Reporte Recobro Por Radicado
Se ingresa a la pantalla reporte recobro por radicado, se habilita el espacio para digitar el
número de radicado, los botones recobros Capitados, recobro CTC, recobros tutelas,
recobros SOAT, recobros enviados, dando clic en cualquiera de estos, se genera el formato
correspondiente.
4.6.9 Análisis De Cuenta Por Lote
Se ingresa a la pantalla análisis de cuenta por lote, se habilita el espacio para digitar el
número de lote, el botón consultar, se genera el reporte.
CUENTAS MÉDICAS
Detalle facturas genera el siguiente reporte.
4.6.10 Informe De Radicación
Se ingresa a la pantalla informe de radicación, se selecciona la fecha de inicio y fin, la

regional, el departamento y el municipio, al dar clic en el botón Reporte se genera el reporte.
CUENTAS MÉDICAS
4.6.11 Informe De Auditoría
Se ingresa a la pantalla informe de auditoría, se selecciona la fecha de inicio y fin o el

número de lote, al dar clic en el botón Consultar se genera un archivo en Excel.
5. FINANCIERA
Con esta opción se puede realizar la devolución del estado de una cuenta médica de
Financiera a Revisión de Inconsistencias. La ventana de financiera cuenta con las
siguientes opciones e información:
5.1 Retornar Radicación A Revisión De Inconsistencias
Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una cuenta. Siempre el cambio de
estado se hace al estado anterior al que se encuentra actualmente la cuenta; para este
caso puede cambiar una cuenta de estado Financiera a Revisión de Inconsistencias.
CUENTAS MÉDICAS
Se debe ingresar el número de radicación a cambiar de estado. Si la radicación no se

encuentra en estado Financiera, el sistema muestra un mensaje indicando el estado actual
de la cuenta:
Si la radicación se encuentra habilitada para este proceso el sistema presenta la siguiente

pantalla:
Para cambiar el estado de la cuenta haga clic en el botón << Retornar Cuenta y para
retornar al menú de Financiera se debe hacer clic en el botón Menú Financiera.
En el caso de seleccionar el Filtro por “No Radicación” el sistema realiza la consulta de las
radicaciones asociadas a ese número de lote agrupándolas según su estado tal y como se
puede ver a continuación:
CUENTAS MÉDICAS
Al seleccionar unas radicaciones habilitadas para este proceso aparece el siguiente

mensaje.
Si se da clic en aceptar muestra el total de cuentas asociadas a dicha radicación, si se da

clic en cancelar el sistema retorna a la ventana anterior.
En este listado cada una de las facturas cuenta con un checkbox dado el caso de que no
se requiera retornar todas se puede dar la selección una a una y uno denominado ‘Todos’
para retornar todas las facturas.
Al seleccionar se da clic en el botón actualizar y muestra un mensaje de alerta indicando

que el proceso se ha Ejecutado correctamente.
CUENTAS MÉDICAS
6. RETORNAR CUENTA LISTA PAGOS
Para realizar la consulta y búsqueda de radicado se debe digitar el id interno, se da clic en

el botón consultar.
Se genera el formulario de retornar cuenta a lista para pago. Para realizar el retorno se
debe hacer clic en el botón retornar cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
Se genera el aviso “cuenta retornada exitosamente”.
7. INTERFASE CONTABLE
Este módulo permite el envío de las cuentas médicas de la información del proceso de
auditoría de las cuentas médicas al sistema contable. El Módulo de Interface Contable está
conformado por las opciones de: Interface Contable, Reporte última Interface, Retornar
Radicación a Listo para Pago y Estado de Radicación.
7.1 Interface Contable
Esta opción realiza la consolidación de las cuentas médicas que están listas para pago y
enviarlas ha consolidado para pago (Área Financiera).
Para las cuentas seleccionadas por el filtro de selección el sistema les realiza el proceso
de interface contable que incluye: cambio de estado de cuenta a CONSOLIDADO PARA
PAGO.
Una vez Ingresado el Radicado, clic en botón consultar y el sistema proyecta el detalle de
las facturas que se van a enviar a Interfaz Contable. Para realizar el proceso de la interfaz
clic en botón Generar Interfaz el sistema proyecta el siguiente mensaje.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez se envía la interfaz contable el botón Generar Interfaz queda inactivo y la cuenta
no puede ser enviada nuevamente, En caso que la cuenta presente errores el botón se
activa, estos errores se pueden verificar por la opción de Log Errores Interface Contable.
7.2 Log Errores Interface Contable
Esta pantalla permite consultar los log de errores generados por la interface contable, la
consulta se puede hacer de dos maneras por radicado o por todas, si la opción es por
radicado este filtra la información de lo contrario se genera la tabla con todas las interfaces
CUENTAS MÉDICAS
7.3 Reportes Última Interface
Esta opción permite generar y visualizar el reporte de consolidación del último proceso de
Interface Contable generado.
7.4 Retornar Radicación Respuesta A Glosa A Listo Para Pago
Con esta opción el usuario puede cambiar el estado de una radicación de Respuesta a
Glosa a la opción Lista para Pago.
Digite el número de radicación de respuesta a glosa a cambiar de estado. Si la radicación

no se encuentra en estado funcional del proceso el sistema muestra un mensaje indicando
el estado actual de la cuenta:
CUENTAS MÉDICAS
Para cambiar el estado de la cuenta haga clic en el botón Retornar.
Una vez que se retorne la cuenta el sistema genera el siguiente mensaje, donde indica que
la cuenta se retorno
Para retornar al menú de Interface Contable haga clic en el botón Menú Interface.
7.5.1 Estado De Radicación
Por medio de esta opción se puede conocer el estado de una cuenta y sus respectivos
procesos de cambio de estado o proceso de auditoría de la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
consultada.
dar clic en cualquiera de los estados para visualizar el detalle de la factura
CUENTAS MÉDICAS
LOG-OBS: se habilita la pantalla de observaciones, para que la información que de

registrada se da clic en el botón guardar. Se genera un aviso “la información sea grabado
correctamente”. La información se carga a una tabla.
7.5.2 Estado De Radicación Por Factura
Una vez ingresados los datos, boton consultar y el sistema proyecta la siguiente pantalla.
CUENTAS MÉDICAS
ANEXOS: por medio de este botón el sistema permite cargar archivos de la cuenta.

MENU CUENTAS: Este botón permite regresar a la pantalla principal
7.6 Trazabilidad Factura
En este módulo se visualiza la trazabilidad de la factura, se selecciona la regional, el

departamento, la fecha de inicio y fin y botón programar.
Al darle clic en el botón Programar se visualiza que sale programada en la tabla.
CUENTAS MÉDICAS
8. INTERFASE CONTABLES GLOSAS
El modulo permite ingresar a interface contable y log errores interface contable.
8.1 Interfaz Contable Glosas
En este módulo se genera la interface contable a glosas, se debe digitar el radicado, clic en
el botón consultar y este genera la tabla con la información del radicado.
Generar interface Se realiza una creación de tarea en el servidor.
Para obtener la información más de tallada del radicado se debe hacer clic en el botón
detalle. Este genera el formato con la información del radicado.
CUENTAS MÉDICAS
Exportar Excel: el botón permite descargar el archivo de Excel.
8.2 Interfaz Contable Conciliaciones Glosas
En esta pantalla se genera la interface contable a Conciliaciones, se debe digitar el Número

del acta, clic en el botón consultar y este genera una tabla con la información del de acta.
Una vez se realiza la consulta se activa el Botón Generar Interface y la misma se envía, el
sistema genera el siguiente mensaje.
Luego, al dar click en el botón Detalle, es posible visualizar información detallada acerca
del acta consultada. A su vez se activan los demás botones.
CUENTAS MÉDICAS
8.3 Log Errores Interfaz Contable Glosas
Esta pantalla permite consultar los log errores generados por la interface contable glosas,
la consulta se puede hacer de dos maneras por radicado o por todas, si la opción es por
radicado este filtra la información de lo contrario se genera la tabla con todas las interfaces
CUENTAS MÉDICAS
8.4 Log Errores Interfaz Contable Conciliaciones Glosas
Esta pantalla permite consultar los log errores generados por la interface contable de
conciliaciones de glosas, la consulta se puede hacer de dos maneras por acta o por todas,
si la opción es por radicado este filtra la información de lo contrario se genera la tabla con
todas las interfaces
9. SEGUIMIENTO GLOSA
9.1 Radicación Respuesta De Glosa Por Radicado
En el módulo de Radicación Glosas Por Lote, se realiza la consulta y radicación por lote de
las glosas. Para realizar la búsqueda se debe tener en cuenta los siguientes criterios,
numero de radicación (Lote), documento, fecha radicación, se da clic en el botón “buscar”.
CUENTAS MÉDICAS
Cuando se realiza la consulta se genera la tabla con los datos de radicación, las columnas
de la tabla son:
IPS: Este es el nombre de la IPS
Fecha Radicación: Es la fecha en la que se efectúo la radicación
Documento: De la IPS,
Total, facturas: Esta muestra la cantidad de radicaciones
Valor glosas: valor de la glosa
Valor Cobrado: valor soportes de la cuenta
Valor glosas radicadas: valor de la glosa
Una vez consultado el lote el sistema muestra la siguiente pantalla. Si la glosa está radicada
el sistema muestra los botones Calcular y Pasar todo activos.
El campo valor radicado debe estar en blanco. Clic en pasar todo se carga la pantalla con
los datos del valor que se va a reportar, luego se coloca el Documento, fecha de radicación,
se selecciona el motivo respuesta a Glosas Botón guardar el sistema proyecta el siguiente
mensaje y reporte el cual se envía a la IPS.
CUENTAS MÉDICAS
CUENTAS MÉDICAS
9.2 Radicación Respuesta De Glosas.
Se digita el número de radicación para generar el informe y para crear la respuesta de

glosas.
Si no existe el número de radicación para la glosa la aplicación muestra el siguiente

mensaje:
Si existe el número de radicación para la glosa muestra el informe y los campos que faltan
se deben de llenar para radicar la Respuesta de glosa:
Los campos a llenar son:
Nuero de radicación RG: se debe digitar ID Interno para identificar la radicación.
Valor de la respuesta de glosa: se digita el valor de la glosa.

CUENTAS MÉDICAS
Luego se da clic en el botón .
Inmediatamente me genera un pantallazo con los datos que se registraron.
Para regresar al menú de seguimiento glosa se da clic en el botón

.
Si la cuenta no presenta alguna glosa pendiente aparece la siguiente pantalla:
9.3 Actualización Radicación Respuesta De Glosas
Esta ventana permite hacer una actualización a las respuestas a glosas que ya haya
registrado.
Se debe digitar el número de radicación de respuesta a glosa que se desea actualizar.
Luego aparece una ventana para hacer los cambios respectivos.

CUENTAS MÉDICAS
Se pueden actualizar los siguientes campos:
Fecha Rad, Numero Documento, Valor respuesta glosa y fecha cuenta.
Para actualizar se da clic en el botón .
Si actualizo correctamente se muestra el siguiente mensaje:

CUENTAS MÉDICAS
Si falta algún dato la aplicación genera el siguiente mensaje:
9.4 Auditoria De Respuesta Glosas Por Radicado
Se habilita la pantalla de auditoria de glosas por radicado, debe digitar el id glosa o número
de radicado, se da clic en el botón “buscar”, este genera la tabla de datos radicación.
También permite ver la tabla factura, para verificar la información más detallada de la glosa
se da clic en la columna id. Glosa.
CUENTAS MÉDICAS
En la respuesta de glosa se agrupó las glosas de la cuenta médica de acuerdo a los

conceptos generales de glosa definidos.
En el informe consolidado de glosas. El sistema agrupa los valores de glosa por cada uno
de los conceptos generales y conceptos específicos de glosa.
Se da clic en la columna ítem RG, este genera la pantalla datos de la cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
Una vez que se haya analizado la cuenta se acepte o no la glosa. Clic en aceptar y genera
el siguiente reporte
9.5 Auditoria Respuesta De Glosas
Muestra el detallado de todas las glosas de acuerdo a su número de radicación.
El número de radicación debe ser el número que se colocó para la respuesta a glosa.
CUENTAS MÉDICAS
Al digitar el id. Glosa o id interno se da clic en el botón consultar al frente de cada campo
de búsqueda. Luego de consultar por cualquiera de los filtros indicados anteriormente,
dentro de la nueva pantalla se puede realizar la auditoria de las glosas. El auditor revisa la
glosa y los soportes, de acuerdo a lo indicado anteriormente la glosa se deja reiterada,
levantada parcialmente o levantada totalmente.
Así mismo, dentro de esta pantalla se pueden encontrar las siguientes opciones:
Datos De La Cuenta
Sección en la cual se visualiza la información relacionada al encabezado de la cuenta (el

valor de la cuenta, el valor de la glosa, el proveedor de la cuenta, la fecha de la cuenta, el
valor aceptado de Glosa por parte de la EPS y el valor aceptado de Glosa por parte de la
IPS).
Motivos Respuesta Glosa
En esta sección se encuentran varios Check en donde se puede seleccionar el motivo por
el cual se realiza la aceptación, devolución o aceptación parcial de la glosa. Luego de
escoger uno de los motivos se da clic en el botón “Actualizar Respuesta Glosa”.
Datos De La Respuesta Glosa
Sección en la cual se puede visualizar la información relacionada a la respuesta a glosa

que se.
Detalle De Registros Glosados
En esta sección se pueden visualizar los datos relacionados a los Items de la cuenta que
contienen glosas pendientes por Aceptar. Dentro de esta sección se pueden realizar
diferentes operaciones con dichos saldos de glosas pendientes, ya sea aceptarlos de forma
parcial, total o simplemente deja que las glosas persistan.
Para poder realizar lo anteriormente mencionado, se encuentran las siguientes opciones:
- Check “Glosa Aceptada EPSS”
Este check permite realizar la aceptación total de todas las glosas de los ítems por parte de
la EPS.
- Check “Glosa Aceptada IPS”

CUENTAS MÉDICAS
Este check permite realizar la aceptación total de todas las glosas de los ítems por parte de
la IPS.
- Check “Ratificación De Glosa”
Este check deshace los cambios en las glosas que hayan sido aceptadas parcial o
totalmente dentro de la misma pantalla.
NOTA: Lo anterior significa que la información de los valores que se encuentran recién
registrados por pantalla vuelven a estar sin aceptar por ninguna de las dos partes.
- Botón “Ver Análisis”
Botón que muestra un informe del análisis de las respuestas de las glosas.
CUENTAS MÉDICAS
Dentro de esta misma pantalla también se puede realizar la respuesta a Glosa por Item,
seleccionando el número que aparece como un hipervínculo en la columna “Ítem RG”.
En la parte inferior de esta pantalla se encuentra una opción que permite asignar un tipo de
recobro al ítem.
Posterior a realizar los procesos anteriormente indicados y asignar las respuestas a glosa,
se da Clic en el botón aceptar. Luego se envía un informe a la IPS donde se indica el estado
de las glosas para las facturas auditadas.
CUENTAS MÉDICAS
CUENTAS MÉDICAS
9.6 Anular Respuesta De Glosas
Permite hacer la anulación de una respuesta a glosa ya registrada, se tiene que tener en
cuenta que se debe hacer la observación de porque se va a anular.
Se debe digitar el número de radicación, este debe ser el número que se puso para la
respuesta a glosa.
Después de esto muestra el informe con todos los datos de la glosa, allí se hace una
observación por el motivo se va a anular la glosa.
Luego se da clic en el botón , al momento de dar clic en este botón aparece el
siguiente mensaje: Así de este modo quedaría anulada la glosa.
CUENTAS MÉDICAS
Si se da clic en el botón , el registro de la glosa se eliminara.
Si se da clic en el botón , volverá nuevamente a la ventana.
9.7 Retornar Respuesta De Glosas A Auditoria
Devuelve las respuestas de glosas a estado de auditoría.
Se debe digitar el número de la radicación de la respuesta de la glosa.
Luego de digitar el número de radicación aparece una ventana con la información de la

glosa.
Si se da clic en el botón inmediatamente me retorna a un estado de auditoria
la glosa.
CUENTAS MÉDICAS
Aparecerá el siguiente mensaje:
9.8 CONCILIACION DE GLOSAS
Permite hacer una conciliación entre la EPS y la IPS sobre las glosas pendientes que tienen.
9.8.1 Conciliación De Glosas Nuevo
Conciliación de glosas Módulos en pantalla.

CUENTAS MÉDICAS
Luego se realizaron las respectivas revisiones de los módulos y los resultados arrojados
son los siguientes:
Conciliación de Glosas (Nuevo)
Al ingresar a este módulo se pueden visualizar las siguientes opciones.
SELECCIONE IPS
Regional:
Lista desplegable en donde se selecciona la Regional por la cual se consultarán las glosas
pendientes o con algún proceso de conciliación.
Departamento:
Lista desplegable en donde se selecciona el Departamento por la cual se consultarán las
glosas pendientes o con algún proceso de conciliación.
Municipio:
Lista desplegable en donde se selecciona el Municipio por la cual se consultarán las glosas
pendientes o con algún proceso de conciliación.
Seleccione La IPS A Conciliar:

Lista desplegable en donde aparecen las IPS correspondientes a la Regional,
CUENTAS MÉDICAS
Departamento y Municipio seleccionados anteriormente. Mediante esta opción se

selecciona una IPS para posteriormente poder consultar facturas con glosas pendientes o
con algún proceso de conciliación que se encuentren asociadas a esta.
REPRESENTANTES
Representante De La IPS:
Campo de texto que se auto rellena con la información del Representante De La IPS
seleccionada anteriormente. En este campo si no tiene información sobre el representante
escribe automáticamente ‘Sin Datos’.
Representante De EPS:
Campo de texto que se auto rellena con la información del Representante de EPS
Municipio De La Conciliación:
Opción con las listas desplegables de Regional y Municipio en donde se seleccionará el
Municipio en donde se va a realizar la conciliación.
FILTROS
Fecha De Factura:
Opción de tipo fecha que permite ingresar una fecha inicial y una fecha final para consultar
las facturas que se encuentren con glosas pendientes o en algún proceso de conciliación.
Fecha De Radicación:
las cuentas que se encuentren con glosas pendientes o en algún proceso de conciliación.
Fecha De Ingreso Al Sistema:

las cuentas que se encuentren con glosas pendientes o en algún proceso de conciliación.
Lote:
Campo de texto que permite ingresar un lote que contenga cuentas con glosas pendientes
o en algún proceso de conciliación.
Radicación:
Campo de texto que permite ingresar un número de radicación que contenga glosas
pendientes o en algún proceso de conciliación.
Factura:
Campo de texto que permite ingresar un número de factura que contenga glosas pendientes
o en algún proceso de conciliación.
Ver facturas activas en otro proceso de conciliación:

Check que al ser seleccionado muestra aparte de las glosas pendientes por conciliar, glosas
que ya se encuentren en otros procesos con otros usuarios del sistema.
CUENTAS MÉDICAS
Ver facturas con saldo pendiente por conciliar:

Check que al ser seleccionado muestra los registros de facturas que tengan asociado un
valor pendiente a conciliar.
Luego de mencionar las acciones que permiten realizar cada uno de los campos, se
explicaran las acciones que permiten realizar los botones que se encuentran en la parte
inferior.
Al ingresar información en uno o varios de los filtros mencionados anteriormente y luego

dar clic en el botón Buscar, es posible observar el resultado del o los filtros ingresados en
la parte inferior.
El botón Siguiente>>, permite pasar a la pantalla donde se procesará la conciliación luego

de seleccionar la o las cuentas a las cuales se les va a realizar dicho proceso.
Para seleccionarlas se da clic en el check ubicado al lado de cada una.
CUENTAS MÉDICAS
Así mismo es posible seleccionar o no todas las cuentas con los dos check que se
encuentran ubicados en el encabezado que permite visualizar la información.
Check 1 = Deseleccionar todas las cuentas encontradas, Check 2 = Seleccionar todas las
cuentas encontradas.
Luego de realizar las respectivas revisiones en la pantalla anteriormente mostrada, al dar
clic en el botón Siguiente>> que fue anteriormente nombrado, luego de elegir una o varias
cuentas, se mostrara la siguiente pantalla.
CUENTAS MÉDICAS
En ella se puede evidenciar, al igual que en la anterior pantalla, los filtros correspondientes
a Fecha De Radicación, Fecha De Factura, Fecha De Ingreso Al Sistema, Lote, Radicación
y Factura, en donde se podrá buscar entre las cuentas seleccionadas anteriormente cuanto
porcentaje o valor se aceptará por parte de la IPS o EPS y así mismo concluir con el proceso
de conciliación con respecto a las facturas que se seleccionaron.
Para ello si se quiere ver información detallada de cualquiera de las cuentas y el o los ítems
glosados, se da clic en el hipervínculo >> que se encuentra en la columna DET. Entre la
información mostrada de cada cuenta.
CUENTAS MÉDICAS
Así mismo se le podrá ingresar un porcentaje o un valor aceptado a la IPS o a la EPS entre
la información del/los ítems. Se almacena la información dando clic en el botón Guardar.
Regresando a la anterior pantalla, se evidencian más botones, entre los cuales se

encuentra el botón de ‘Limpiar Porcentajes’, que permite eliminar los porcentajes y valores
que aceptan la EPS o la IPS, así mismo se encuentra el botón de actualizar resumen, que
permite actualizar la información detallada que se encuentra en la parte inferior de la
pantalla, según los valores que se ingresen.
Entre todo esto, la parte inferior de la pantalla tiene 3 columnas: Total que muestra el total
que hay en la o las cuentas que se van a conciliar antes del proceso, Sin Procesar que
muestra los datos correspondientes a la o las cuentas que se encuentran sin asignar un
valor o porcentaje aceptado por la IPS o EPS, Procesadas que muestra las cuentas a las
cuales se les ha asignado un porcentaje o valor aceptado por parte de la EPS o IPS.
Finalmente, para concluir el proceso de conciliación se da clic en ‘Cierre Acta’.
9.8.2 Conciliación de Glosas Archivo Plano (Nuevo).
Esta opción permite Conciliar de forma masiva todo lo que está pendiente entre EPS e IPS
9.8.2.1 Generación Archivo Para Conciliar
En esta opción se puede descargar un reporte por medio de archivo plano de las Cuentas
que se encuentran con valores pendientes a conciliar
Al ingresar a esta pantalla se encuentran las siguientes características:
NIT:
CUENTAS MÉDICAS
Campo de texto en donde se puede realizar la búsqueda de la IPS por el Numero de

Identificación Tributario
RAZON SOCIAL:
Campo de texto en donde se puede realizar la búsqueda de la IPS por medio de la razón
social.
Seleccione La IPS a Conciliar:
Lista desplegable en donde aparece la IPS según lo consultado con los filtros anteriores.
Encabezado:
Al elegir esta opción se genera un archivo plano con solo la información del encabezado de
las cuentas pendientes por conciliar.
Detalle:
Al elegir esta opción se genera un archivo plano con solo la información del detalle de las
cuentas pendientes por conciliar.
Ambos:
Al elegir esta opción se genera un archivo plano con la información del detalle y encabezado
de las cuentas pendientes por conciliar.
9.8.2.2 Cargar Archivo de Conciliación
Por esta opción se puede realizar de forma masiva la conciliación de facturas de una IPS.
Para ello se debe armar un archivo txt con la siguiente estructura:
Num_Radica,
Num_CCobro,
NIT,
Valor Pendiente a Conciliar,
Valor Aceptado EPS,
Valor Aceptado IPS,
El sepador es Punto y Coma ( ; )

CUENTAS MÉDICAS
9.8.2.3 Resultado Carga Archivo De Conciliación
9.8.3 Anulación de Actas de Conciliación
El proceso de anulación de actas solo lo puede ejecutar un usuario autorizado para ello.
Por lo anterior se debe encontrar habilitado como “Anular actas de conciliación”, lo cual es
parametrizable por la ruta: Administración / Usuarios / Mantenimiento de Usuarios.
Dentro de la ventana de anulación se digita el número de Acta para anular, el Acta a
consultar debe estar Cerrada, se da clic en el botón Consultar y genera la siguiente
información:
CUENTAS MÉDICAS
Se completa la información del motivo de anulación y observación de la anulación y se da

clic en el botón Anular acta, el sistema mostrara un mensaje el cual indica si está seguro
de anular dicha acta.
Una vez aceptada la anulación aparece el siguiente mensaje de notificación.
9.8.4 Informes de Conciliación de Glosas
CUENTAS MÉDICAS
9.8.4.1 Conciliaciones
CUENTAS MÉDICAS
9.8.4.2 Conciliación de Glosas por IPS
CUENTAS MÉDICAS
9.8.5 Adjuntar Anexos Conciliación de Glosas
CUENTAS MÉDICAS
Muestra el estado de radicación de las glosas.
Se digita el número de la glosa y se da clic en el botón Consultar, este genera el formato
de estado de radicación.
CUENTAS MÉDICAS
Si da clic en el botón log-obs se despliega la ventana de log observaciones, para guardar

la información, se debe hacer clic en al botón “guardar”,

CUENTAS MÉDICAS
9.10 Informes De Respuesta De Glosas
9.10.1 Análisis De Respuesta De Glosas: Nota Crédito- Detalle Pendiente
Se ingresa a la opción de análisis de respuesta de glosas: nota crédito- detalle pendiente,

en esta ventana, se permite consultar informe análisis de respuesta a glosa, se digita el
número de radicación, se da clic en consultar.
Se genera el documento análisis de respuesta de glosa, se habilita la opción de imprimir.

CUENTAS MÉDICAS
9.10.2 Respuesta Glosas Por Auditar
Se da clic en la opción respuesta glosas por auditar, este genera la tabla de la lista de IPS.
CUENTAS MÉDICAS
Para filtrar la información se debe hacer clic en la columna radicaciones respuesta a glosa,
se genera la información filtrada y detallada de la radicación.
Clic en la columna radicación respuesta glosa, se generan los datos de la cuenta de una
manera detallada.
CUENTAS MÉDICAS
Para obtener el documento de preliminar se da clic en el botón ver análisis, se genera el

documento con los datos de la IPS
9.10.3 Glosas Aceptadas Por EPS-S
Se ingresa a la opción glosas aceptadas por EPS-S, en esta pantalla se habilitada la

búsqueda por regional y se debe digitar la fecha inicial y final.
Se debe hacer clic en el botón consultar este genera la tabla con la información de la IPS,
con el numero radicaciones y valor glosas. Se da clic en la columna número de
radicaciones este despliega la tabla con la información de la IPS.
La tabla cuentas con glosas pendientes por IPS, este muestra la información de la IPS,
150código de la factura, número de radicado, fecha de radicación, valor soporte, valor
pagado, glosa pagada, glosa aceptada, valor pendiente.
CUENTAS MÉDICAS
Clic en la columna radicación, este despliega el documento el cual está habilitado para
imprimir.
9.10.4 Glosas Aceptadas Por Ips
Se ingresa a la pantalla glosas aceptadas por IPS, se debe seleccionar la regional, digitar
la fecha inicial y final, clic en el botón consultar, se despliega la tabla con la información de
la IPS.
CUENTAS MÉDICAS
9.10.5 Cuentas Conciliadas Con Glosas Pendientes
Para consultar las cuentas conciliadas con glosas pendientes, se debe seleccionar la
regional y digitar la fecha inicial y final.
Se genera la tabla con la información de la IPS, numero cuentas, valor cuentas, valor
pagado, glosa aceptada ARS, glosa aceptada por IPS.
9.10.6 Cuentas Con Glosa Pendiente Por Ips
En la opción de cuentas con glosa pendiente por IPS, se debe seleccionar la regional y se
debe digitar la fecha inicial y final, debe digitar el NIT por proveedor, hace clic en el botón
consultar, este genera la tabla con la información de la IPS.
CUENTAS MÉDICAS
9.10.7 Nota Debito
CUENTAS MÉDICAS
Digite el número de radicación y/o de la nota débito a consultar y haga “clic” en el botón
Consultar.

mostrando el detalle de la nota débito:
Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón
o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior
izquierda del informe.
9.10.8 Nota Crédito
Digite el número de radicación de Respuesta a Glosa, el número de radicación ó de la nota

crédito a consultar y haga “clic” en el botón Consultar.
CUENTAS MÉDICAS

mostrando el detalle de la nota crédito:
Para retornar al menú principal de Informes Auditoria seleccione el botón

o el botón >> que aparece en la parte superior e inferior
izquierda del informe.
9.10.9 Informe Respuesta Glosas Por Radicado
Se ingresa a la pantalla informe respuesta glosa por radicado, se digita el radicado, se

habilitan tres botones carta respuesta glosa, nota debito, detalle de respuesta glosa, según
sea la opción seleccionada este despliega información.
Recuerde que los documentos tiene la opción habilitada de imprimir.
CUENTAS MÉDICAS
CUENTAS MÉDICAS
9.11 Radicaciones Rechazadas Ips
Se realiza el ingreso a la opción historial radicaciones rechazadas IPS, se debe seleccionar

la IPS, seleccionar fecha, digitar el valor de glosa, se digita la observación, se da clic en el
botón guardar.
La información se almacena en la tabla, id, observación, fecha, valor glosa, razón social,
nombre usuario.
10. PAGOS
En este módulo se habilitada las opciones de, registra pago por radicación, registra pago
por comprobante, informe de pago.
10.1 Registrar Pago Por Radicación
En esta página se habilita el formulario para su diligenciamiento, se debe digitar el

Radicado, documento, fecha de la cuenta, con estos primeros datos el sistema genera los
CUENTAS MÉDICAS
demás.
Se habilitan los espacios de comprobante, debe seleccionar tipo de pago, se debe digitar
la fecha, valor pago, valor retenido y observación, para que la información se guarde
correctamente se debe dar clic en el botón registrar.
Se genera el aviso “la información se registró correctamente en el sistema”.
La información se carga en la tabla, para salir de esta pantalla se da clic en el botón “salir”.
CUENTAS MÉDICAS
10.2 Registrar Pago Por Comprobante
En esta opción se realizan el registro de pago por comprobante, se debe seleccionar el

proveedor, fecha inicial, fecha final, se da clic en los binóculos.
Se genera la tabla con las radicaciones realizadas
10.3 Informe De Pagos
En esta pantalla se habilitan las opciones de pago de cuentas médicas [por fecha
radicación], cuentas médicas pendientes por pagar, pagos efectuados a IPS.
CUENTAS MÉDICAS
10.3.1 Pagos Cuentas Médicas [Por Fecha Radicación]
En esta pantalla se habilita los informes de pago de cuentas médicas, para realizar la
consulta debe seleccionar fecha inicial fecha final, se da clic en el botón consultar, este
despliega
La tabla con los informes de pago de cuentas médicas, si se da clic en la columna número
radicado, este genera la información detallada de por IPS.
El botón retornar, permite volver a la pantalla anterior. El botón menú informe, permite volver
a el menú principal.
10.3.2 Cuentas Médicas Pendientes Por Pagar
Se ingresa a la pantalla, se debe digitar la fecha inicial y la fecha final, se da clic en el botón
consultar.
CUENTAS MÉDICAS
Se despliega la tabla con la información de la IPS, si se da clic en el valor pagado, este

genera la tabla con ala información detallada de la IPS
10.3.3 Pagos Efectuados A Ips
Se ingresa a la opción pagos efectuados a IPS, en esta se habilitada los espacios para
digitar fecha inicial y fecha final.
CUENTAS MÉDICAS
Se da clic en el consultar, este genera la columna con la información de la IPS, se da clic

en la columna valor pagado, este genera la información de la IPS mas detallada.
11. SUBIR ARCHIVOS PLANOS CUENTAS MÉDICAS
Se ingresa a la opción subir archivo plano cuentas médicas, se debe cargar primero el
archivo encabezado y luego archivo detalle, se da clic en examinar.
Este permite seleccionar el encabezado o el detalle, se da clic en el botón procesar archivo
subidos, se da clic en subir archivo de esta manera se completa el cargue de archivos
planos. Para regresar a la pantalla inicial se da clic en el botón cerrar
CUENTAS MÉDICAS
12. REPORTE GENERAL
Se ingresa a la opción reporte general, reporte general de cuentas médicas, se realiza la

consulta por fecha radica, régimen, tipo de cuenta o estado. Si la consulta se realiza por
fecha, se debe seleccionar fecha inicial, fecha final, se debe seleccionar evento o cápita, el
sistema genera la información automáticamente.
Se selecciona regional, departamento, municipio, se generan los datos de la IPS, regional

radicación. Para obtener el reporte se da clic en el botón generar reporte.
13. ASIGNACION AUTO CENTRO COSTO
Parametriza centro de costo para los servicios teniendo en cuenta las finalidades, consulta,
CUENTAS MÉDICAS
sexo, archivo rips, diagnósticos, edad.
Para que estos se han asociados a la cuenta medica de forma automática.
14. PARAMETRIZACION RIPS
Opción donde se parametriza todas las validaciones que están asignadas a los RIPS, el
usuario puede modificar las opciones que tienen cada una de estas validaciones de acuerdo
a su criterio o necesidad
Se seleccionó una de las opciones de parametrización allí el usuario puede parametrizar

de acuerdo al criterio que se necesita que valide el sistema.
CUENTAS MÉDICAS
En otras opciones, la posibilidad de modificar los RIPS se encuentra inhabilitada, ya que

estos se encuentran por defecto en el sistema, o son funciones que por norma deben tener
las acciones seleccionadas con las que aparecen.
15. PARAMETRIZA CIERRE CONTABLE
Opción donde se parametriza la fecha de cierre contable, esta fecha de cierre es la última
fecha correspondiente a un período contable.
CUENTAS MÉDICAS

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4.2 Mantenimiento Factura ........................................................................................... 29

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7.6 Trazabilidad Factura ............................................................................................. 112

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15. PARAMETRIZA CIERRE CONTABLE .................................................................... 165

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El módulo de CUENTAS MEDICAS permite realizar la carga de RIPS, la radicación y

1. ADMINISTRACIÓN RIPS (NUEVO)

1.1 Carga Archivos

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Luego Clic en el botón Cargar Rips El aplicativo lo envía a la siguiente

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión octubre 2017 Capítulo 12 Cuentas Medicas 8

En caso que el archivo a subir no corresponde, tanto en estructura como en nombre, el

1.2 Cargar Archivos Masivos

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión octubre 2017 Capítulo 12 Cuentas Medicas 9

Al momento de realizar la carga de los archivos, el sistema de información visualiza el

Clic en el botón Cargar Rips El aplicativo lo envía a la siguiente pantalla

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión octubre 2017 Capítulo 12 Cuentas Medicas 10

1.3 Programación De Carga De Rips

Este módulo permite realizar de forma “programada” la carga de RIPS y la radicación de

En esta ventana se debe seleccionar lo siguiente:

Regional, Departamento, Municipio.

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión octubre 2017 Capítulo 12 Cuentas Medicas 11

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión octubre 2017 Capítulo 12 Cuentas Medicas 12

Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión octubre 2017 Capítulo 12 Cuentas Medicas 13

Cuando el código de habilitación de la IPS seleccionada no es el mismo que traen los

Cuando el Archivo de control ya existe genera este mensaje.

De lo contrario si los datos de la programación son correctos se da clic en el botón

Debe tener en cuenta que el proceso de validacion se realizara de acuerdo al orden de

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Nota2: Anteriormente se visualizaba las opciones Con descuento de Copago y Sin

1.4 Resultados Procesos Masivos X Rips Prog.

Una vez realizado el proceso anteriormente mencionado (Programación de Carga de RIPS),

El proceso tardará en cargar la información dependiendo de la cantidad de registros que

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Manual De Usuario INTEGR@ARS Versión octubre 2017 Capítulo 12 Cuentas Medicas 16

El informe genera dos tipos de Inconsistencias, Obligatorias Y Opcionales:

Tipo Inconsistencia: Lista desplegable donde aparecen las siguientes opciones.

Obligatorias: Deben ser corregidas o de lo contrario el sistema no asignara el estado Listo

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1. En la parte derecha de la grilla se encuentra el hipervínculo “Cargar Archivos”, allí

Al dar Clic en el Hipervínculo “Cargar Archivos”, se genera la siguiente ventana

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se genera el siguiente mensaje.

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Una vez terminado el proceso y los archivos no presenten inconsistencias Obligatorias, se

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En la misma ventana se pueden actuliazar algunos datos de la cuenta radicada.

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1.5 Descargar Archivos RIPS Procesados.