Clasificación Documental y Pasos Metodologicos.

Actividad 7: Establezca cual es la definición y los pasos metodológicos para la
clasificación documental.
Desarrollo:
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La Clasificación Documental Es una operación archivística que consiste en identificar y

establecer los procesos de la gestión de archivos los cuales son tres: Clasificación,
ordenación y descripción documental, en agrupaciones, categorías, divisiones (series
documentales) en un fondo documental; facilitando su disponibilidad, accesibilidad y
organización; de acuerdo a la estructura de la entidad u organización.
Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento

sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base
la estructura orgánico- funcional de las organizaciones y los trámites administrativos que
adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.
Una vez que un documento es recibido o producido por una unidad administrativa ha sido
clasificado, se debe de llevar a cabo el proceso de la ordenación física o electrónica
(ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente), así como la rotulación, de las carpetas,
expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización.
Para ordenar necesitamos establecer previamente una unidad de orden, un criterio que
nos permita estructurar correctamente la documentación para poderla ubicar
adecuadamente. Los criterios de ordenación se deben de establecer de acuerdo con las
características de cada tipología documental y aplicarse de manera uniforme, tanto para
la formación de expedientes como para la ordenación de los mismos dentro de una serie
documental. Según el criterio que utilicemos (fecha, número, nombre, etc.) dará lugar a
distintos tipos de ordenación.
La Clasificación Documental Se Fundamenta En:
-La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las
categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.
-La identificación de las funciones asignadas a las dependencias
-Los asuntos que tramita cada división administrativa.
Principio de Procedencia: En el proceso de clasificación, la procedencia (Productor)

permite identificar los creadores de documentos que pueden ser:
Institucionales: (Fondos Documentales) que están referidos a la totalidad de los

documentos producidos por una entidad.
Administrativos: (Secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está

dada pos dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en
que están organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.
Principio de Orden Original: Es el que hace relación al orden que conservan los
documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se originan los
documentos, que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución
administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la
competencia especifica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relación Causa- efecto.
En conclusión, es posible afirmar que:
El Principio de Procedencia permite saber quién produce los documentos (las divisiones
administrativas) y porque razones lo hace (por asignación de funciones), el Principio de
Orden Original permite saber cuáles son los pasos a seguir en tal producción (los
procedimientos) para determinar con qué documento se inicia y cuales le siguen, hasta
finalizar.
PROCESO DE LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de ordenación documental debe garantizar la adecuada disposición y control
de los documentos en cada una de las fases del archivo, permitiendo su disponibilidad
durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Valoración y Retención
Documental.
Clasificación, Ordenación y Descripción, una vez ejecutado estos tres procedimientos
podemos decir que un archivo está totalmente organizado.
La clasificación implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta
la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su
gestión.
Clasificar Identificar Procedencia
Estructura
Funciones
PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
1. Identificar las Agrupaciones Documentales: Fondo, sección o subsección.

Ejemplo: la identificación de un Fondo Documental: Corresponde a la totalidad de la
documentación producida, recibida y conservada por una institución o persona, es
necesario recopilar la información sobre el origen teniendo en cuenta: Fecha de creación,
fecha de supervisión (en algunos casos), disposiciones que han modificado la estructura
de la identidad, organismos que han precedido en el desempeño de las funciones
análogas, organismos que heredan competencias estos se clasifican en:
Fondos Abiertos: Documentación de entidades administrativamente vigentes, son un
fondo de archivos susceptibles de crecimiento por la transferencia documental
Fondos Cerrados: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de la entidad o persona
que los generaba.
Fondos Acumulados: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización y conservación archivística.
2. Estructura Orgánica: Para identificar las Secciones y Subsecciones documentales es

necesario recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios
estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles
son de nivel directivo y cuales son subalternos. Ejemplo: Organigramas, creación y
supervisión de dependencias, manuales de funciones, manuales de procedimientos,
reglamentos internos.
La clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, la información
brindada delimitara la agrupación documental correspondientes a cada división.
3. Identificar Las Series Documentales y Asuntos: Las series documentales se identifican

con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento
de los objetivos propuestos. Cada serie documental está asociada a un asunto en
particular, cuya denominación resulta del análisis de contenido de los documentos
reunidos.
La serie podría subdividirse en cierto número de asuntos relacionados los cuales quedaran
indicados como subseries.
Las subseries son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie.

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Actividad 7: Establezca cual es la definición y los pasos metodológicos para la

La Clasificación Documental Es una operación archivística que consiste en identificar y

Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento

La Clasificación Documental Se Fundamenta En:

-La identificación de las funciones asignadas a las dependencias

-Los asuntos que tramita cada división administrativa.

Principio de Procedencia: En el proceso de clasificación, la procedencia (Productor)

Institucionales: (Fondos Documentales) que están referidos a la totalidad de los

Administrativos: (Secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está

En conclusión, es posible afirmar que:

PROCESO DE LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL

1. Identificar las Agrupaciones Documentales: Fondo, sección o subsección.

2. Estructura Orgánica: Para identificar las Secciones y Subsecciones documentales es

3. Identificar Las Series Documentales y Asuntos: Las series documentales se identifican

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