SISTEMA DE INFORMACION EN GESTION LOGISTICA

ESCENARIO 1:
Los sistemas de información y su evolución.

La tecnología es una herramienta de éxito para las organizaciones y los negocios, hoy en día, la potencialidad
que ofrece esta herramienta permite abarcar un mercado global, ofrecer productos y servicios a miles de
millones de personas y así mismo, la masividad de la información se convierte en un complejo y dinámico
factor que se debe administrar y controlar para sacar máximo provecho.

Lectura fundamental
Qué son los sistemas de información y cuál ha sido su evolución competitiva:
• Datos: hace referencia a todos aquellos símbolos (datos crudos o datos en bruto), que presentan una
estructura lógica para la representación de algún valor, suceso o atributo (La piedra, 2011). En la compañía
se obtienen por medio de las operaciones y actividades propias de la organización, tal como facturas, ventas,
producción, nómina, entre otros.

• Información: surge a partir de un proceso de transformación de los datos, con el objeto de organizar la
información y reducir el comportamiento de incertidumbre y dinamismo. La información se encuentra
organizada de manera que brinde al usuario un valor significativo para la toma de decisiones y acciones. Con
base en la información se logra el conocimiento interno de la compañía y externo del mercado, los clientes,
proveedores, socios e interesados directos que intervienen en la organización (Arjonilla, 2013) (Lapiedra,
2011).

• Tecnologías de la información: se refiere a la tecnología que permite la administración, control,

arquitectura y soporte de la información en una organización; estas herramientas apoyan y facilitan la
comunicación entre las partes involucradas al sistema y permiten la coordinación interna y externa de los
procesos y partes organizacionales, permitiendo tomar decisiones acertadas con base a una información
agrupada (Arjonilla, 2013). Si bien es la herramienta que administra la información, el éxito del uso de estas
herramientas depende de la manera en la que se usa e implementan estas tecnologías de la información.
Frecuentemente el mal uso de las mismas, resulta en pérdidas económicas y reprocesos administrativos.
Para la exitosa implementación y desarrollo de estas herramientas se debe aprender a gestionar e integrar a
los procesos y actividades de la compañía.

• Sistemas de información: si bien el concepto de sistemas de información se irá actualizando a lo largo de

todo el módulo es importante establecer un concepto base que permita visualizar una guía inicial de lectura.
Un sistema de información es una “Combinación organizada de personas, hardware, software, redes de
comunicación y recursos de datos que almacena, recupera, transforma y disemina información en la
organización” (O'BRIEN, 2008), con el objeto de brindar a la organización un apoyo a la toma de decisiones,
administración y control de la organización.
En todo sistema de información se requiere una serie de componentes o piezas encargadas de estructurar,
organizar y hacer realidad el objetivo y aunque los sistemas de información en las organizaciones son
diversos y diferentes, los componentes que lo conforman son los mismos. (Arjonilla, 2013)

Los componentes o subsistemas que conforman un sistema de información son:

• Subsistema físico o hardware: se presenta como el espacio físico en el que el software o subsistema
lógico realiza la transformación de la información (Arjonilla, 2013), se identifica como la infraestructura
donde se realiza el ingreso y salida de los datos, así como su almacenamiento y transformación de los
mismos.

• Subsistema lógico o software: hace referencia al programa instalado en el subsistema físico y es aquel que
mediante instrucciones y estructuras lógicas indica cual es el proceso que se le debe realizar a los datos. La
principal fuente de cambios en el interior del sistema de información se desarrollará acorde a la selección
del software que la compañía integre para su gestión.

• Subsistema de comunicaciones: se refiere a la infraestructura y el método de comunicación en el interior

del software, mediante este subsistema se integran los datos mediante el lenguaje que el programa
determine al realizar el tratamiento de los datos.

• Subsistema de datos: tal como se había mencionado anteriormente, en este subsistema se dispone del
conjunto de datos tomado como insumo para la transformación y generación de la información de salida. En
este subsistema es donde se generan variedad de problemáticas relacionadas al orden, veracidad y
estructura de los datos contenidos.

• Subsistema humano: refiere al conjunto de personas que tienen una participación activa en el interior del
sistema de información, incluye personal interno y externo de la organización y tiene en cuenta desde el
personal técnico y de mantenimiento de los subsistemas mencionados anteriormente, operarios,
coordinadores, directivos, entre otros, que intervienen en la transformación de la información.

• Subsistema de procedimientos: se refiere al conjunto de procesos, manuales e instrucciones que la

organización planifica para el tratamiento y funcionamiento del sistema de información Tiene intervención
por parte de todos los participantes del subsistema humano y es un componente estratégico para la
implementación y funcionamiento del sistema. Su adecuada estructuración permite el cumplimiento y buen
tratamiento de la información para la toma de decisiones (Arjonilla, 2013).

Revolución Industrial La invención de la maquina a vapor desarrollada por James Watt en la revolución
industrial temprana, acontece el desarrollo manufacturero y la producción y distribución masiva de
productos, en conjunto con el desarrollo de medios de transporte para carga pesada tal como barcos y
camiones, la estructura de las organizaciones toma características complejas y dinámicas que dan paso a
sistemas de información más robustos y que relacionan factores tal como la cantidad de materia prima para
la producción, la cantidad de recurso humano necesario para satisfacer la demanda, la administración de
inventarios de insumos y producto terminado, distribución de la producción hacia el consumidor, así como
información técnica relacionada al uso de maquinaria, reparación y mantenimiento de la misma.

A lo largo de la revolución industrial, el concepto de la economía y el flujo monetario en las empresas y a lo

largo de la cadena de suministro también forjan una evolución que forma las bases de la contabilidad en las
organizaciones (Gabriel Baca Urbina, 2015).
Modernidad A partir del siglo XX comienza una era de estudios en términos de administración e ingeniería
que revolucionan la manera en la que el recurso humano realiza sus actividades y en términos de la
configuración de sistemas de producción que aumenten la productividad lo que traduce a sistemas
información más complejos de gestionar y controlar. Algunos de los desarrollos de esta época se muestran
en Tabla 1.

Si bien, la computadora se crea en el año 1944, estas no fueron comerciales para esta instancia, así mismo
su uso a nivel empresarial se veía limitado y no contemplaba aun una funcionalidad para administración y
control de la información en las organizaciones.

La administración por objetivos se centrará en el desarrollo de compromisos en las áreas de la compañía

para el establecimiento de objetivos anuales, los cuales se deben analizar y evaluar cada fin de año con el
objeto de medir, analizar y tomar decisiones con respecto al desarrollo de la compañía y el logro de la
estrategia (Gabriel Baca Urbina, 2015). Otro aspecto de importancia en el desarrollo y manejo de la
información operativa y del sistema productivo de las organizaciones consistió en la creación del concepto
de reingeniería en la década de 1990 por Michael Hammer y James Champy, quienes diseñan métodos para
reorganizar y diseñar los procesos productivos, con el objeto de lograr una posición competitiva en el
mercado, lo que para estos años se encuentra en un crecimiento sin fronteras (Gabriel Baca Urbina, 2015).
Quizá uno de los sucesos más importantes para el desarrollo de los sistemas de información surge con el
desarrollo del concepto de planeación estratégica, el cual integra la declaración de la estrategia corporativa
de la compañía, apoyada por misión, visión y objetivos, factores que serán la denominación y foco de la
compañía para sobrevivir en el mercado y su competencia.
Siglo XXI En la era actual el desarrollo de las organizaciones y de la economía es posible por medio de la
tecnología, hoy en día es totalmente inimaginable no utilizar las diversas herramientas creadas y
desarrolladas para operaciones de comunicación, accesibilidad, trazabilidad y gestión de la información. La
tecnología informática se utiliza para la generación, almacenamiento y distribución de la información, por
medio de canales como televisión, radio, impresión, celulares inteligentes, entre otros.

Avances como le telefonía móvil, el internet banda ancha, la creación de las redes sociales, el servicio
Bluetooth, Wi-Fi y los pagos electrónicos, hacen parte del sin fin de elementos que permiten el intercambio
y gestión de la información, de estos descubrimientos nace el desarrollo de plataformas de administración
de la información especializados en las organizaciones, los cuales se verán en las lecturas a lo largo del
módulo. Clasificación de los sistemas de información Los sistemas de información se pueden clasificar bajo
diversos factores u objetivos de desarrollo en la organización, estas son:

• Según su nivel organizacional.

• Según el área funcional.

1. Sistemas de información según su nivel organizacional Los sistemas de información se pueden

categorizar según su jerarquía dentro de la organización y gestión para la toma de decisiones, el
principal objetivo de los sistemas de información es brindar de manera confiable información para
todos los niveles de la empresa, ya sea alta dirección o gerencia, nivel medio o táctico y nivel
operativo, los cuales toman decisiones de diferente índole e importancia, sin embargo, todas
apuntando a cumplir y lograr la estrategia corporativa de la organización (Arjonilla, 2013).
 Sistemas de información a nivel operacional El nivel operativo se caracteriza por ser repetitivo y
rutinario, su desarrollo permite el adecuado funcionamiento del sistema productivo y transaccional de
la organización, suele ser trabajado en tiempos cortos, así mismo implican bajos niveles de riesgo y bajo
nivel de complejidad, si bien no tiene mayor nivel de dificultad, es fundamental para el funcionamiento
de los procesos organizacionales, maneja masividad en la información y es funcional para estrategias de
mejoramiento productivo.

Los sistemas de información operativo son también conocidos como TPS (Transaction Processing
System), el cual realiza el tratamiento al flujo de la información para diversas actividades elementales
de la organización tal como ventas, facturas, depósitos de efectivo, despachos, ordenes de compras,
flujo de materiales, entre otras, (Arjonilla, 2013) que sirven de apoyo a la gerencia operacional.

El objetivo primordial de estos sistemas es el de dar respuesta a la operatividad del negocio y la trazabilidad
de las transacciones; su información se encuentra en tiempo real y se caracteriza por ser totalmente
confiable y verídica; la presentación de fallas o cambios en estos sistemas operativos pueden significar la
interrupción de la actividad, el descuadre de reportes finales, cambios en la naturaleza del proceso.

El resultado final de los sistemas de información operativo son informes periódicos de monitoreo y control,
también tienen capacidad de generar informes extraordinarios frente a cambios o solicitudes directivas
(Cobarsi-Morales, 2011).

Sistemas de operación a nivel táctico o gerencial

Los sistemas de operación a nivel táctico permiten a la gerencia analizar, controlar y medir como es el
rendimiento de los departamentos o áreas funcionales de la compañía (Arjonilla, 2013), con ello tomar
decisiones para posibles cambios y control del proceso, tomando decisiones de control a nivel operativo y de
planificación.

Este sistema requiere de información semiestructurada, la cual busca ajustarse con información relacionada
a los objetivos, estrategias funcionales, presupuestos, entre otros. La transformación y procesamiento de
dicha información permite reconocer el asertividad con respecto a lo planeado, las causas de error y permite
decidir las acciones para la corrección del mismo.

Son conocidos también como DSS (Decision Support System), y permiten generar escenarios, se valen de la
información que proviene en gran medida de los sistemas de información a nivel operacional, de la
información estratégica de la organización y de las externalidades de la empresa, tal como las variaciones de
la demanda, la moneda, cambios políticos y sociales, entre otros (Cobarsi-Morales, 2011). Por medio de
estos sistemas se logra obtener modelos predictivos para la toma de decisiones, identificando cambios a
realizar con base en escenarios. Su nivel analítico es mayor al del operativo y se basan en la condensación
masiva de información.

Sistemas de información a nivel estratégico

Son también conocidos como ESS – Executive Support Systems y pretenden conformar las estrategias que a
largo plazo permitirán cumplir los objetivos organizacionales. Se basan en el uso de indicadores que
permiten guiar a la compañía a la realización del plan estratégico. Su información proviene de toda la
información operativa y táctica de la compañía, de fuentes externas y de la información genérica de la
organización. Las decisiones son tomadas por la alta gerencia y por el juicio y evaluación de expertos
quienes utilizan la herramienta para el control de la operatividad, así mismo para identificar las diversas
oportunidades y problemas que se pueden encontrar en la organización y los cambios que puedan ocurrir en
el medio ambiente del negocio, con la finalidad de alinear el accionar y desarrollo de la empresa con la
estrategia. Actualmente estos sistemas de información tienen en cuenta no solo la información interna de la
compañía, también es de gran importancia conocer el entorno tal como la información de los competidores,
socios y clientes potenciales, las tendencias del mercado y los cambios legislativos y tributarios (Cobarsi-
Morales, 2011).

características para un sistema de información de nivel estratégico tales como:

• Capacidad de acceso y gestión de la información interna y externa de la compañía relevante para la toma
de decisiones.

• Presentación de la información de manera significativa y manejable para el análisis del usuario.

• Orientación a los factores críticos de éxito, debe brindar la información de las variables más importantes
de la compañía y dar razón clara de los posibles cambios que se generen en las mismas.

• Capacidad de comunicación y organización del tiempo.

• Facilidad de uso, plataformas intuitivas, con una línea de aprendizaje corta (Rafael Lapiedra Alcamí, 2011).

Algunas de las decisiones que implican los sistemas de información a nivel estratégico son:
• ¿Qué productos producir a largo plazo?

• ¿Cuál debe ser el perfil del personal que debe ingresar a la compañía?

• ¿Cuál es el efecto de las externalidades en la productividad y funcionamiento de la empresa?

Sistemas de información según el área funcional

Los sistemas de información también se encuentran en función de dar soporte y estructura a las áreas
funcionales o de negocio de la organización y enlazarse a los sistemas de información según la jerarquía de
decisión (operativo – táctico – estratégico).

Sistemas de ventas y mercadeo

Son los sistemas de información con mayor nivel de recopilación de información del entorno; busca
identificar los clientes y su segmentación, con el objeto de planificar y desarrollar productos o servicios que
cumplan las necesidades y generen un valor agregado en el cliente. Estos sistemas de información se
diferencian de las investigaciones de mercado tradicionales al poseer información en tiempo real y continuo,
se basan en los resultados de obtención de datos cuantitativos y cualitativos resultado de la obtención de
datos de opiniones del consumidor y nivel de satisfacción (Lapiedra, 2011).
Información de salida:
Los resultados obtenidos en los sistemas de información de mercadeo y ventas se basan en informes,
modelos simulados y escenarios adaptados a los requerimientos de la organización. Algunos de estos
resultados son:

• Estrategias y modelos de ciclo de vida de productos nuevos y actuales.

• Información relacionada a los canales de distribución, se relaciona e integra a los sistemas de información
de otros actores de la cadena tal como clientes y proveedores.

• Modelos de fijación de precios y análisis de costo-beneficio.

• Modelos simulados con implementación de publicidad, promoción, productos alternos y precios (Lapiedra,
2011).

Sistemas de manufactura y producción

Es uno de los sistemas de información fundamentales en las organizaciones, se relacionan al flujo del
producto a lo largo de la cadena de suministro en funciones de planificación, desarrollo y operación del
producto, así como del mantenimiento y distribución de la planta de producción. Su objetivo primordial es
brindar eficiencia del proceso, productividad (minimizar el uso de insumos, reducción del tiempo de
procesamiento, control de calidad, reducción de costos), administración del inventario (materias primas,
producto semi-elaborado y producto final), programación de la producción y de los equipos de trabajo,
planeación de órdenes de pedido, asignación de recursos al proceso, entre otros. Según su nivel
organizacional un sistema de información de manufactura y producción puede:

• Operacional: sistemas de control de maquinaria, control y administración del inventario (referencias,

disponibilidad del producto).

• Táctico: planificación de colocación de órdenes de pedido, programación de la producción (secuencia y

asignación de la producción).

• Estratégico: modelos de localización de plantas o centros de distribución y sistemas de optimización de

inventarios.

Por otro lado, los insumos de entrada y de salida se detallan a continuación:

Datos e Información de entrada:

retoma la información de la planificación de la producción y de la planeación estratégica (Enterprise

Resource Planning – ERP), información del proceso contable y monetario, así mismo la información
requerida para la fabricación tal como proceso productivo, proveedores, materia prima, mano de obra,
inventarios, herramienta y maquinaria, entre otros.

• Información de salida:

la información se transforma en informes de la planeación de la producción, asignación de recursos y

programación de la producción, administración y gestión de inventarios, control de calidad y análisis y
control de costos. Así mismo tienen diversos métodos de solución y análisis basados principalmente en
modelos matemáticos, tal como programación entera, lineal y mixta; así como en herramientas como el
diseño asistido por computador (CAD) e ingeniería asistida por computador (CAE) (Lapiedra, 2011).

Sistemas de finanzas y contabilidad:

El control del sistema financiero y contable es fundamental para la organización, su objetivo es la
administración y control de los activos financieros de la organización, minimizar los costos asociados a la
operación y por tanto la maximización de las ganancias y del retorno del activo invertido. Por otro lado,
tiene en cuenta externalidades financieras tal como tasas de interés, tasas de cambio y estado de la política
monetaria y tributaria del lugar en donde se encuentre ubicada la organización. En el aspecto contable se
encarga de administrar y controlar la información monetaria tal como estados financieros, balances,
facturas, entre otros; su objetivo es dar reporte y análisis del estado financiero de la organización a nivel
interno y externo.

• Datos e Información de entrada:

datos recopilados por la gestión contable de la compañía y todas las actividades monetarias realizadas,
ordenadas y estructuradas; resultados y datos obtenidos de auditorías internas y externas, así como las
acciones y gestión de control interno, la información relacionada a proyectos, registro de datos, control y
mejora de procesos y toma de decisiones.

• Información de salida:

informes y reportes de previsiones financieras, reportes de administración de fondos tal como flujos
monetarios, informes de presupuestos, balances generales, entre otros. Todos estos con información
continua y en tiempo real (Lapiedra, 2011).

Sistemas de recursos humanos

Este sistema se encarga de buscar empleados que encajen en los perfiles laborales solicitados por la
compañía, así mismo de mantener y desarrollar los recursos humanos de la organización. Dentro de sus
funciones se encargará de la tramitación de contratos y despidos de la empresa, la gestión de las
prestaciones del trabajador y la formación y adaptación tecnológica de los trabajadores nuevos y antiguos.
Según su nivel organizacional un sistema de información de recursos humanos puede:

• Operacional: seguimiento de ausencias y cálculo de días de vacaciones acumulados.

• Táctico: cambios en la compensación salarial de los trabajadores, nuevas condiciones laborales.

• Estratégico: generación de nuevos perfiles laborales.

Por otro lado, los insumos de entrada y de salida se detallan a continuación:

• Datos e información de entrada: base de datos de los empleados de la organización con la información
laboral y de nómina actualizada, externalidades legislativas de los empleados y del empleador, información
del perfil laboral de cada uno de los cargos de la compañía, normatividad del sector, entre otros.

• Información de salida: sistemas e informes de planificación, reclutamiento y administración de la fuerza

de trabajo, sistemas de remuneración y prebendas de los empleados, informes y actualización de cambios
normativos y legislativos del sector, entre otros.
En el proceso evolutivo del ser humano y de las organizaciones, siempre se ha buscado la manera de recopilar y trabajar
con los datos y la información relevante; hoy en día es imposible pensar en no utilizar la información para sacar
provecho de las situaciones y para tomar decisiones acertadas.

Inclusive en el vivir diario, las personas están rodeadas de sistemas y tecnologías de la información que hacen de ellas
seres competitivos y eficientes.

Los datos y la información hablan constantemente, con base en ellos es que es posible tomar decisiones asertivas.