Escenario 1
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Escenario 1
ESCENARIO 1:
Los sistemas de información y su evolución.
La tecnología es una herramienta de éxito para las organizaciones y los negocios, hoy en día, la potencialidad
que ofrece esta herramienta permite abarcar un mercado global, ofrecer productos y servicios a miles de
millones de personas y así mismo, la masividad de la información se convierte en un complejo y dinámico
factor que se debe administrar y controlar para sacar máximo provecho.
Lectura fundamental
Qué son los sistemas de información y cuál ha sido su evolución competitiva:
• Datos: hace referencia a todos aquellos símbolos (datos crudos o datos en bruto), que presentan una
estructura lógica para la representación de algún valor, suceso o atributo (La piedra, 2011). En la compañía
se obtienen por medio de las operaciones y actividades propias de la organización, tal como facturas, ventas,
producción, nómina, entre otros.
• Información: surge a partir de un proceso de transformación de los datos, con el objeto de organizar la
información y reducir el comportamiento de incertidumbre y dinamismo. La información se encuentra
organizada de manera que brinde al usuario un valor significativo para la toma de decisiones y acciones. Con
base en la información se logra el conocimiento interno de la compañía y externo del mercado, los clientes,
proveedores, socios e interesados directos que intervienen en la organización (Arjonilla, 2013) (Lapiedra,
2011).
• Subsistema físico o hardware: se presenta como el espacio físico en el que el software o subsistema
lógico realiza la transformación de la información (Arjonilla, 2013), se identifica como la infraestructura
donde se realiza el ingreso y salida de los datos, así como su almacenamiento y transformación de los
mismos.
• Subsistema lógico o software: hace referencia al programa instalado en el subsistema físico y es aquel que
mediante instrucciones y estructuras lógicas indica cual es el proceso que se le debe realizar a los datos. La
principal fuente de cambios en el interior del sistema de información se desarrollará acorde a la selección
del software que la compañía integre para su gestión.
• Subsistema de datos: tal como se había mencionado anteriormente, en este subsistema se dispone del
conjunto de datos tomado como insumo para la transformación y generación de la información de salida. En
este subsistema es donde se generan variedad de problemáticas relacionadas al orden, veracidad y
estructura de los datos contenidos.
• Subsistema humano: refiere al conjunto de personas que tienen una participación activa en el interior del
sistema de información, incluye personal interno y externo de la organización y tiene en cuenta desde el
personal técnico y de mantenimiento de los subsistemas mencionados anteriormente, operarios,
coordinadores, directivos, entre otros, que intervienen en la transformación de la información.
Revolución Industrial La invención de la maquina a vapor desarrollada por James Watt en la revolución
industrial temprana, acontece el desarrollo manufacturero y la producción y distribución masiva de
productos, en conjunto con el desarrollo de medios de transporte para carga pesada tal como barcos y
camiones, la estructura de las organizaciones toma características complejas y dinámicas que dan paso a
sistemas de información más robustos y que relacionan factores tal como la cantidad de materia prima para
la producción, la cantidad de recurso humano necesario para satisfacer la demanda, la administración de
inventarios de insumos y producto terminado, distribución de la producción hacia el consumidor, así como
información técnica relacionada al uso de maquinaria, reparación y mantenimiento de la misma.
Si bien, la computadora se crea en el año 1944, estas no fueron comerciales para esta instancia, así mismo
su uso a nivel empresarial se veía limitado y no contemplaba aun una funcionalidad para administración y
control de la información en las organizaciones.
Avances como le telefonía móvil, el internet banda ancha, la creación de las redes sociales, el servicio
Bluetooth, Wi-Fi y los pagos electrónicos, hacen parte del sin fin de elementos que permiten el intercambio
y gestión de la información, de estos descubrimientos nace el desarrollo de plataformas de administración
de la información especializados en las organizaciones, los cuales se verán en las lecturas a lo largo del
módulo. Clasificación de los sistemas de información Los sistemas de información se pueden clasificar bajo
diversos factores u objetivos de desarrollo en la organización, estas son:
Los sistemas de información operativo son también conocidos como TPS (Transaction Processing
System), el cual realiza el tratamiento al flujo de la información para diversas actividades elementales
de la organización tal como ventas, facturas, depósitos de efectivo, despachos, ordenes de compras,
flujo de materiales, entre otras, (Arjonilla, 2013) que sirven de apoyo a la gerencia operacional.
El objetivo primordial de estos sistemas es el de dar respuesta a la operatividad del negocio y la trazabilidad
de las transacciones; su información se encuentra en tiempo real y se caracteriza por ser totalmente
confiable y verídica; la presentación de fallas o cambios en estos sistemas operativos pueden significar la
interrupción de la actividad, el descuadre de reportes finales, cambios en la naturaleza del proceso.
El resultado final de los sistemas de información operativo son informes periódicos de monitoreo y control,
también tienen capacidad de generar informes extraordinarios frente a cambios o solicitudes directivas
(Cobarsi-Morales, 2011).
Este sistema requiere de información semiestructurada, la cual busca ajustarse con información relacionada
a los objetivos, estrategias funcionales, presupuestos, entre otros. La transformación y procesamiento de
dicha información permite reconocer el asertividad con respecto a lo planeado, las causas de error y permite
decidir las acciones para la corrección del mismo.
Son conocidos también como DSS (Decision Support System), y permiten generar escenarios, se valen de la
información que proviene en gran medida de los sistemas de información a nivel operacional, de la
información estratégica de la organización y de las externalidades de la empresa, tal como las variaciones de
la demanda, la moneda, cambios políticos y sociales, entre otros (Cobarsi-Morales, 2011). Por medio de
estos sistemas se logra obtener modelos predictivos para la toma de decisiones, identificando cambios a
realizar con base en escenarios. Su nivel analítico es mayor al del operativo y se basan en la condensación
masiva de información.
Son también conocidos como ESS – Executive Support Systems y pretenden conformar las estrategias que a
largo plazo permitirán cumplir los objetivos organizacionales. Se basan en el uso de indicadores que
permiten guiar a la compañía a la realización del plan estratégico. Su información proviene de toda la
información operativa y táctica de la compañía, de fuentes externas y de la información genérica de la
organización. Las decisiones son tomadas por la alta gerencia y por el juicio y evaluación de expertos
quienes utilizan la herramienta para el control de la operatividad, así mismo para identificar las diversas
oportunidades y problemas que se pueden encontrar en la organización y los cambios que puedan ocurrir en
el medio ambiente del negocio, con la finalidad de alinear el accionar y desarrollo de la empresa con la
estrategia. Actualmente estos sistemas de información tienen en cuenta no solo la información interna de la
compañía, también es de gran importancia conocer el entorno tal como la información de los competidores,
socios y clientes potenciales, las tendencias del mercado y los cambios legislativos y tributarios (Cobarsi-
Morales, 2011).
• Capacidad de acceso y gestión de la información interna y externa de la compañía relevante para la toma
de decisiones.
• Orientación a los factores críticos de éxito, debe brindar la información de las variables más importantes
de la compañía y dar razón clara de los posibles cambios que se generen en las mismas.
• Facilidad de uso, plataformas intuitivas, con una línea de aprendizaje corta (Rafael Lapiedra Alcamí, 2011).
Algunas de las decisiones que implican los sistemas de información a nivel estratégico son:
• ¿Qué productos producir a largo plazo?
• ¿Cuál debe ser el perfil del personal que debe ingresar a la compañía?
• Información relacionada a los canales de distribución, se relaciona e integra a los sistemas de información
de otros actores de la cadena tal como clientes y proveedores.
• Modelos simulados con implementación de publicidad, promoción, productos alternos y precios (Lapiedra,
2011).
• Información de salida:
datos recopilados por la gestión contable de la compañía y todas las actividades monetarias realizadas,
ordenadas y estructuradas; resultados y datos obtenidos de auditorías internas y externas, así como las
acciones y gestión de control interno, la información relacionada a proyectos, registro de datos, control y
mejora de procesos y toma de decisiones.
• Información de salida:
informes y reportes de previsiones financieras, reportes de administración de fondos tal como flujos
monetarios, informes de presupuestos, balances generales, entre otros. Todos estos con información
continua y en tiempo real (Lapiedra, 2011).
Este sistema se encarga de buscar empleados que encajen en los perfiles laborales solicitados por la
compañía, así mismo de mantener y desarrollar los recursos humanos de la organización. Dentro de sus
funciones se encargará de la tramitación de contratos y despidos de la empresa, la gestión de las
prestaciones del trabajador y la formación y adaptación tecnológica de los trabajadores nuevos y antiguos.
Según su nivel organizacional un sistema de información de recursos humanos puede:
• Datos e información de entrada: base de datos de los empleados de la organización con la información
laboral y de nómina actualizada, externalidades legislativas de los empleados y del empleador, información
del perfil laboral de cada uno de los cargos de la compañía, normatividad del sector, entre otros.
Inclusive en el vivir diario, las personas están rodeadas de sistemas y tecnologías de la información que hacen de ellas
seres competitivos y eficientes.
Los datos y la información hablan constantemente, con base en ellos es que es posible tomar decisiones asertivas.