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Los sistemas de información
y su importancia para las organizaciones y empresas
1. Introducción.
2. La información como recurso de las organizaciones.
3. ¿Qué es un sistema de información?
4. Tipos y usos de los sistemas de información.
5. Importancia de los sistemas de información
6. Una sociedad de información global
7. Estrategias competitivas con la TI.
8. Conclusiones.
1. INTRODUCCIÓN.
Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma
en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras,
pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información
necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas
competitivas o reducir la ventaja de los rivales.
Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y
convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de
datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la
información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio
de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.
Los componentes anteriores conforman los protagonistas del desarrollo informático en una
sociedad, tanto para su desarrollo como para su aplicación, además se reconoce que las
tecnologías de la información constituyen el núcleo central de una transformación
multidimensional que experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante que es el
estudio y dominio de las influencias que tal transformación impone al ser humano como ente
social, ya que tiende a modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta, sino, incluso, su
forma de pensar.
Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos conceptos y/
o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra
organización, el individuo o la sociedad misma.
2. LA INFORMACIÓN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES.

Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la importancia de administrar
los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.
La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que
poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han
comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción
empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores
críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar
de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes. Los
administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la
producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que
es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor,
debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de
forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.
La fácil disponibilidad que poseen los computadores y las tecnologías de información en
general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los
negocios. El manejo de información generada por computador difiere en forma significativa del
manejo de datos producidos manualmente.
3. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de
información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware1). Sin embargo en la
práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los
datos o información fuente, programas ejecutados por los computadores, las
telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
• Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para
procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, cintas
magnéticas, código de barras, etc.
• Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene
un computador, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la
información guardad en la sesión o proceso anterior.
• Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la
transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma
de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones
genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de
resultados o un balance general en un año base.
• Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o
bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras,
graficadores, cintas magnéticas, la voz, etc.
3. TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:
1. Automatizar los procesos operativos.
2. Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos
operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su
función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,
planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso
de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas
en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las
organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología
de Información (TI).
4. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es
lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de
operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función
empresarial importante. Lo que si se puede asegurar es que muchas empresas y
organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de
Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y
gerencia de empresas. Es por esta razón que todos los profesionales en el área de
Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de
información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de
información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante
también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las
condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados
anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía
la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las
amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en
1
Parte física y tangible de los computadores.
Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial
en el entorno global y dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío
importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:
• Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito
empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de
operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.
• Una colaboración importante para la eficiencia operacional, la productividad y la moral
del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.
• Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones
efectivas por parte de los gerentes.
• Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que
den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.
• Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y
mujeres.
5. UNA SOCIEDAD DE INFORMACION GLOBAL

Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global
que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información
a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización;
es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las
empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando
instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero
en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con
competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos
cambios estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranets2 y otras redes globales de
computación y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las
empresas globales de hoy.
Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrícolas, compuestas
principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte de la
fuerza laboral se compone de trabajadores de fábrica. En cambio, en muchas naciones gran
parte de la fuerza laboral está constituida por personas que se ocupan en labores de prestación
de servicios o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que se dedican la mayor parte
de su tiempo a la comunicación y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación,
uso y distribución de la información.
6. ESTRATEGIAS COMPETITIVAS CON LA TI.

Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la reingeniería de
procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que
ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar
productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica
sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo,
utilizando sistemas de manufactura asistidos por computador para reducir los costos de
producción, o crear sitios Web en Internet para comercio electrónico (e-business), con el fin de
reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de
utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una empresa, de
los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como
poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y
completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de
marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le
atraen.
7. CONCLUSIONES.
En esta pequeña introducción a la visión de cambio que han causado los sistemas de
información organizacionales, se adquirió un conocimiento básico de la importancia mediante
2
Redes de computadores localizadas en una empresa a nivel local que intercomunican todos los
departamentos.
su utilización para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes
importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los
niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en herramientas para obtener
ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la
organización.
Cada día se utiliza en mayor grado las TI para apoyar y automatizar las actividades de una
empresa. Es importante como recomendación contar con un plan adecuado para lograr
mayores ventajas del uso de los Sistemas de Información.
Edgar Armando Vega Briceño

www.edgarvega.cr.gs
[email protected]/[email protected]/[email protected]

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3. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

3. TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

4. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

5. UNA SOCIEDAD DE INFORMACION GLOBAL

6. ESTRATEGIAS COMPETITIVAS CON LA TI.

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