Reinventa el modo de colaborar con tu equipo con Teams

Microsoft Teams es un lugar donde crear y tomar decisiones como equipo. Teams reúne todo en un área
de trabajo compartida, donde puedes chatear, compartir archivos y trabajar con aplicaciones
empresariales. Esta herramienta ofrece a las empresas y a los usuarios una plataforma para mejorar la
comunicación de sus equipos. En este curso de LinkedIn Learning vas a aprender a crear equipos, añadir
nuevos miembros, cambiar los roles de los usuarios, así como todas las opciones de configuración del
propio equipo. Te enseñaré cómo estar al día en todo momento gracias a los chat de grupo, organizando
llamadas y conferencias web con personas de dentro y fuera de la organización. Aprenderás a colaborar en
archivos con las aplicaciones integradas Office 365 como Word, Excel o Powerpoint, y a agregar las que
necesites. También veremos cómo descargar la versión de escritorio que Teams pone a nuestra
disposición. Mi nombre es Isabel Fernández, soy formadora certificada MOS y puedo decirte que Teams ha
reinventado el modo de colaborar entre usuarios de modo sencillo, rápido y cómodo, aumentando
considerablemente la productividad en el trabajo.

Qué es Microsoft Teams y qué uso puedo darle

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración entre usuarios. Todos los usuarios de un mismo
equipo podrán organizarse, mantener conversaciones y compartir archivos, y todo en un mismo lugar.
Además, Teams está basado en los grupos de Office 365 y esto facilita la colaboración entre personas de
un mismo equipo, por ejemplo, para el desarrollo de un proyecto en concreto y para compartir recursos, y
cuya función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo, lo que se traduce en
eficacia y productividad. Teams tiene muchas ventajas y ahora vamos a detallar las más importantes. Para
empezar, saber que es una herramienta muy sencilla e intuitiva y que cualquier usuario con unos mínimos
conocimientos de informática puede empezar a manejarse en Teams. Otro de los beneficios de Microsoft
Teams es la productividad. El funcionamiento de Teams permite agilizar las tareas que competen a
determinados grupos de usuarios en la empresa, a partir de la comunicación instantánea y eficiente. La
compartición de archivos y la integración de las herramientas de la suite de Office, como de otros servicios
que podemos agregar a Teams para cumplimentar el funcionamiento de la aplicación. Los usuarios ya no
tendrán que someterse a la comunicación lenta del correo electrónico. Cuando necesites compartir tus
ideas de forma rápida para obtener unos objetivos determinados, podrás utilizar en Teams la mensajería
instantánea. Pero no se limita solo a eso, también permite reuniones online, llamadas telefónicas,
conferencias web y, por supuesto, todos los miembros van a obtener notificaciones de que se ha
programado una reunión, una llamada o una conferencia. La característica principal de Microsoft Teams es
el trabajo colaborativo, que se basa en la posibilidad de crear equipos y canales cuyos miembros
comparten objetivos y tareas. La creación de estos equipos ayuda a los usuarios a la toma de decisiones, la
proposición de ideas y el logro de las metas comunes, utilizando para ello las distintas formas de
comunicación que esta herramienta nos proporciona. Microsoft Teams está incorporado en la nube
empresarial a gran escala de Office 365, proporcionando las funciones avanzadas de seguridad y
cumplimiento que esperan los usuarios. Ahora que ya sabemos cuáles son todas las ventajas de Microsoft
Teams y qué puede hacer por nosotros, lo único que nos queda es aprender a fondo su funcionamiento
para sacarle todo el partido.
Cómo acceder a Microsoft Teams para Office 365

Iniciar Teams es muy sencillo. Puedes hacerlo desde la página de Inicio de Office 365. Esta que ves en
pantalla es la página de Inicio de Office 365, y yo ya he iniciado sesión con mi usuario y mi contraseña.
Desde aquí, desde la página de Inicio, puedo acceder directamente a Teams. Si no ves el icono de Teams en
la página de Inicio directamente, puedes hacer clic en el vínculo Todas las aplicaciones. Aquí ya aparecen
todas las aplicaciones y puedes acceder a Teams desde aquí. Sea como sea, haciendo clic en el icono que
aparece en la página de Inicio, ya entramos directamente en la aplicación. Otra forma de entrar en Teams
es hacerlo a través de la dirección URL teams.microsoft.com. Para ello abriremos una ventana nueva del
navegador, escribiremos la dirección, fíjate en la URL, presionamos Enter y ya estamos en Teams. He
entrado directamente porque ya había iniciado sesión en Office 365. Si entramos por primera vez a través
de la URL teams.microsoft.com, por supuesto, nos pedirá que iniciemos sesión con una cuenta y con una
contraseña. Sea como sea, de una forma u otra, ya sabemos cómo podemos acceder a Microsoft Teams.

Descargar Teams de escritorio o para dispositivos móviles

Teams es una de las mejores plataformas de colaboración entre usuarios, y por supuesto, permite que los
usuarios la utilicen en movilidad. Por eso, aparte de existir Teams para escritorio, también existe Teams
para dispositivos móviles. En este vídeo, me gustaría enseñarte cómo descargarte la aplicación Teams de
escritorio para cuando estés trabajando con tu PC o Mac de sobremesa y también, cómo descargarte la
aplicación para dispositivos móviles, es decir, para teléfonos o tabletas. Para descargar la aplicación es muy
sencillo. Desde la ventana principal de Teams he accedido a ella desde la página de inicio de Office 365 o
también podremos acceder a ella desde la URL teams.microsoft.com en cualquier ventana de nuestro
navegador, y una vez que he accedido a Teams, lo único que tengo que hacer es mirar en la barra que
tengo en la parte de la izquierda de la aplicación. En la parte final de la misma, tengo un botón, que si
pasamos el ratón por encima, dice Descargar la aplicación de escritorio. En cuanto haga clic en este botón,
va a aparecer este mensaje flotante que me va a permitir, o guardar la aplicación en mi equipo para
instalarla más tarde, o ejecutarla directamente, es decir, la va a descargar en mi equipo y a continuación,
va a comenzar la instalación. Así es que, simplemente, decide qué opción quieres y ya tienes tu aplicación
de escritorio, o descargada, o descargada e instalada, si hacemos clic en el botón ejecutar. En cuanto a las
versiones para dispositivos móviles, las podemos encontrar directamente si hacemos clic en el icono de
nuestro usuario dentro de Teams. Es decir, donde aparece la foto, hacemos clic y si observamos en la parte
final del menú que se despliega, podemos ver también la posibilidad de descargar la aplicación de
escritorio desde aquí y la posibilidad de descargar la aplicación móvil. Así es que, simplemente, haremos
clic aquí y Teams nos pide que indiquemos una dirección de correo electrónico donde nos van a enviar un
vínculo para descargar los programas. En este caso, voy a dejar exactamente la misma con la que estoy
trabajando en Office 365 y hago clic en Enviar. Después, solamente tendré que acceder a Outlook y hacer
clic en el vínculo para descargar estas versiones para dispositivos móviles. Acabo de entrar con mi cuenta
en Outlook y ahora ya veo aquí el correo que me ha enviado Teams para descargar las aplicaciones
móviles. Tengo la posibilidad de descargar las aplicaciones móviles, o para sistema operativo iOS o para el
sistema operativo Android. Así es que así de sencillo es descargarse las aplicaciones Teams tanto para
escritorio como para dispositivos móviles, y podremos disfrutar de todas las ventajas de esta plataforma de
colaboración de usuarios en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Usar la versión gratuita de Microsoft Teams

Microsoft Teams cuenta con una versión gratuita, es decir, a coste cero para que podamos disfrutar de las
ventajas de esta plataforma de colaboración entre usuarios. Para poder acceder a esta versión gratuita de
Teams, lo único que tienes que hacer es abrir tu navegador y escribir la URL products.office.com y, a
continuación, microsoft-teams/free. Esto hace que lleguemos a esta página que puedes observar aquí en
pantalla, donde podemos descargarnos gratuitamente la versión de Teams. Lo primero es registrarnos, si
no lo hemos hecho ya previamente. Entonces, fíjate que aquí hay un botón que dice Registrarse de forma
gratuita; nos pide que le indiquemos una dirección de correo electrónico y, una vez introducida la dirección
de correo electrónico, haremos clic en Siguiente. A continuación, escribimos la contraseña, y hacemos clic
en Iniciar sesión. Y ahora ya hemos llegado a la página de inicio en la que podemos observar que tenemos
dos posibilidades, descargarnos la aplicación para Windows, que es el sistema operativo con el que
estamos trabajando a la hora de grabar este curso, o también podemos unirnos a través de Internet. Pero
recuerda que también puedes hacer esto mismo si estás utilizando un MAC. En este caso, si lo que deseo
es unirme a través de Internet, pues simplemente hago clic en el botón de unirse por Internet y esto ya va
a hacer que, una vez introducida la contraseña, ya puedes empezar a utilizar Microsoft Teams. Y ya estoy
en mi nuevo Teams, lo único que tengo que hacer es empezar a trabajar con él. Como puedes observar,
crearnos una cuenta gratuita en Microsoft Teams nos permite trabajar con la aplicación a coste cero desde
la web y también descargarnos la versión de escritorio. Sí que es verdad que no es la versión completa, que
le faltan algunas herramientas, pero nos permite trabajar perfectamente en esta plataforma de
colaboración, en la cual podremos realizar conferencias a través de vídeo e incluso de audio, así como
chatear con nuestros compañeros. Por tanto, al igual que utilizábamos Skype para comunicarnos con otros
usuarios, podemos utilizar ahora Microsoft Teams.

Conocer el interfaz de Microsoft Teams

Como ya sabes, Microsoft Teams es una plataforma de colaboración entre usuarios muy completa.
Contiene muchas características y, para poder trabajar cómodamente en Teams, debemos de conocer bien
el interfaz de usuario, es decir, lo que vemos en pantalla cuando entramos en la aplicación. Como puedes
observar, Teams tiene una barra a la izquierda bien definida. Esta barra contiene determinados iconos que
nos van a permitir cambiar de actividad en Teams. Por ejemplo, nos va a permitir trabajar en el Chat o
revisar los Equipos y canales que tenemos, acceder al Calendario, a las Llamadas o ver las últimas
Notificaciones en relación a la actividad que se está produciendo dentro de los canales. Comenzando por el
icono de Actividad, que resume todo lo que se ha producido en los canales, en la lista de Equipos, y que,
cuando contiene un circulito rojo y un número, nos indica que tenemos una notificación en cuanto a las
actividades que se están produciendo en los distintos canales. Simplemente tenemos que hacer clic en el
icono de Actividad para ver qué es lo último que ha acontecido. Si nos han mencionado, también aparecerá
aquí. También tenemos un icono para acceder al Chat, es decir, para ponernos en contacto con
determinados compañeros de trabajo sin necesidad de tener que utilizar el email. Es una forma rápida de
comunicación. Por otro lado, desde esta misma barra, podemos acceder a los equipos de trabajo, que a su
vez, están formados por canales. Desde aquí, siempre podremos acceder a nuestra lista de Equipos.
También tenemos el icono del Calendario, que nos lleva al Calendario, donde podremos ver todas nuestras
citas y reuniones, puesto que esto está conectado directamente con Outlook. Y también tenemos un icono
de Llamadas, donde podremos realizar llamadas de marcación rápida y tener a nuestros contactos
favoritos para podernos poner en comunicación con ellos. También tenemos un icono para añadir
aplicaciones a Teams, es decir, herramientas que nos ayuden a realizar otras tareas que Teams no puede
realizar por mí, pero sin tener que salir de Teams. Es decir, puedo añadir otras apps a Teams directamente
desde este icono. También tenemos un icono de Ayuda y tenemos también la posibilidad de descargar
desde aquí la aplicación de Teams de escritorio. Volviendo, por ejemplo, a los Equipos, una vez que hemos
seleccionado esta opción, podemos ver que justo a la derecha tenemos el panel de navegación por
nuestros equipos. En Teams, vamos a trabajar con equipos que contienen miembros y, a su vez, esos
miembros tratan temas o proyectos que se van a agrupar en canales. Por tanto, puedes observar como
cada equipo tiene distintos canales desde donde se están tratando determinados temas o proyectos. Este
panel de navegación nos permite navegar por todos esos equipos y canales y además también nos permite
la opción de crear un nuevo equipo desde la parte inferior del mismo. En la parte de la derecha, siempre
vamos a ver de un determinado canal en el que estamos situados, en el panel de navegación izquierda, las
Conversaciones que tenemos en ese canal, los Archivos que se han compartido, si se han tomado algunas
notas, podremos acceder a las notas desde Wiki y también, si se han tomado notas de reunión, podremos
acceder a las Notas de reunión desde este vínculo de aquí. También tenemos la posibilidad de poder ver
fichas aquí que no vienen por defecto porque las hayamos agregado nosotros. Por ejemplo, un archivo de
Excel, un documento de Word, un bloc de notas de OneNote. Este icono que tenemos aquí, con forma de
más, nos permite agregar más fichas a cada canal. También tenemos a la derecha una información muy
importante en relación al equipo en el que estamos trabajando, si es un equipo privado o es público. En la
parte superior derecha, encontramos el usuario con el que nos hemos logueado en Office 365 o en Teams.
Y desde aquí, tenemos varias opciones para definir nuestro estado, por ejemplo, como hacemos también
en las redes sociales o para acceder a la configuración de Teams. También desde aquí podremos Cerrar
sesión cuando sea necesario. En la parte superior de Teams, tenemos la barra de comandos, que nos
permite realizar rápidamente determinadas actividades con Teams, como, por ejemplo, buscar un contacto
o realizar alguna tarea, simplemente poniendo una barra y eligiendo la tarea que queremos realizar. Por
ejemplo, en este caso, ver nuestros archivos recientes. Como puedes observar, el interfaz de Teams es muy
sencillo de manejar, no tiene ninguna complicación. Y ahora que ya lo conoces, es mucho más sencillo
trabajar en Teams. Ahora solo nos queda empezar a ver en detalle cada una de las características que
componen esta aplicación de colaboración entre usuarios.

Crear un nuevo equipo en Teams y agregar o sacar miembros

En Microsoft Teams, un equipo es un espacio donde un conjunto de personas se reúnen por un objetivo
común. Los Equipos, a su vez, contienen canales, que son espacios de colaboración dentro de cada equipo
y donde se realiza el trabajo real. Para crear un equipo en Teams, vamos a ir a la parte de abajo del panel
de navegación y vamos a hacer clic en el vínculo que dice Unirse a un equipo o crear uno. Esto nos abre
una página desde donde tenemos la posibilidad de crear un nuevo equipo. Hacemos clic en el botón de
Crear equipo. A continuación, el siguiente cuadro de diálogo nos pregunta si queremos crear un equipo
desde cero o si queremos crear un equipo basado en un grupo de Office 365. Ahora nuestro objetivo es
aprender a crear un equipo desde cero, por tanto, vamos a seleccionar la primera opción. A continuación,
tendremos que decidir si el equipo es Privado, es decir, solamente podrán colaborar en él las personas que
añadamos a continuación, o es Público, cualquier miembro de la organización puede unirse a ese equipo.
También existe la posibilidad de crear un equipo donde estén todos los miembros de nuestra empresa u
organización. En este caso, vamos a comenzar por crear un equipo Privado, es decir, que solo las personas
que forman parte de ese equipo pueden ver la información que hay ahí. El siguiente paso consiste en darle
un nombre al equipo. Vamos a llamarlo Restaurante... Landon Hotel. Si quieres, puedes añadir una
Descripción, donde podemos explicar con algún detalle qué temas se van a tratar dentro de este equipo.
Bien, yo ya escribí una descripción para no tardar. Y, a continuación, lo siguiente es hacer clic en el botón
de Crear. Ahora ya Microsoft Teams está creando el equipo, nos avisa de que ya el equipo se ha creado con
éxito, y ahora, el siguiente paso será agregar a los miembros. Vamos a ir añadiendo los miembros que
formen parte de este equipo. Empezamos a escribir los primeros caracteres del nombre de los contactos y
vamos añadiéndolos. Agregamos también a Ana Lucía, a Miguel Ángel y a Víctor García. Bien, en el equipo,
puede ser que todos sean miembros o, aparte de tú mismo o tú misma, que eres la creadora del equipo y
la propietaria o propietario, también puedes hacer que otros usuarios puedan ser propietarios de este
equipo. Entonces, simplemente, donde dice Miembro, tenemos que desplegar y podríamos elegir que
fuera Propietario. En este caso, al jefe de restaurante vamos a ponerle también de Propietario, aparte de
nosotros mismos, que acabamos de crear este equipo. Una vez que ya lo tenemos, hacemos clic en Cerrar
y el equipo ya está listo para ser utilizado. Nos desplazamos por el panel de navegación y aquí podemos
encontrar el equipo que acabamos de crear. Por tanto, fíjate qué sencillo es crear un equipo en Teams.
Crear un equipo a partir de un grupo de Office 365

Si tienes un grupo de usuarios que ya está trabajando en un grupo de Office 365, en un par de clics, puedes
convertir ese grupo en un equipo de Microsoft Teams y hacer así que puedan colaborar en esta
plataforma. La manera de crear un equipo basado en un grupo de Office 365 es muy sencilla, simplemente,
en el panel de navegación de Equipos, en la parte inferior, haremos clic en el vínculo Unirse a un equipo o
crear uno, es decir, como si fuéramos a crear un nuevo equipo, pero a la hora de elegir entre las opciones
que se nos dan, vamos a elegir Crear equipo, pero no desde cero, sino basado en un grupo de Office 365.
Es decir, la opcion es Crear desde. Haremos clic aquí y, a continuación, vamos a hacer clic en donde dice
Grupo de Office 365, puesto que también es cierto que podríamos crear un equipo basado en otro ya
existente de Teams. Pero, en nuestro caso, el equipo que queremos crear está basado, o necesita estar
basado, en un grupo de Office 365. Por tanto, elegimos esta opción, y aquí podemos ver todos los grupos
de Office 365 que tenemos. Ahora solo nos queda buscar en concreto ese grupo para poder crear el equipo
basado en él. En nuestro caso, el grupo que buscamos es el de Recepción. Vamos a hacer clic en él y, a
continuación, vamos a hacer clic en Crear. Y ahora ya tenemos el equipo creado, ya podemos verlo aquí en
Teams y, por supuesto, contiene los mismos miembros que contenía en el grupo de Office 365. Si tenemos
la necesidad de hacer alguna modificación, podemos hacerla ya aquí en Teams, pero lo importante es que
nos hemos ahorrado el trabajo de tener que agregar a los miembros y de tener que crear el equipo desde
cero. Y esto es importante porque ha agilizado nuestro trabajo a la hora de traernos esos grupos de Office
365 como equipos a Microsoft Teams.

Unirte a un equipo existente en Microsoft Teams

Si quieres unirte a un equipo en Microsoft Teams y ese equipo es público, no hay ningún problema, puedes
unirte si lo deseas, pero si el equipo es privado, no podrás unirte a no ser que pidas una autorización para
unirte al equipo. Puede ser que el propietario del equipo te envíe un código para poderte unir a ese
equipo. Lo primero que quiero explicarte en este vídeo es cómo unirte a un equipo público. Para ello, es
tan sencillo como, en el panel de navegación, hacer clic en el botón que dice Unirse a un equipo o crear
uno nuevo. Hacemos clic en este vínculo, y fíjate cómo tenemos una serie de equipos que son públicos a
los que nos podemos unir sin ningún problema. Ahora, los equipos privados necesitan un código para
podernos unir a ellos. Aquí también podemos observar cómo hay un apartado que dice Unirse a un equipo
con un código. Si eres propietario de un equipo, puedes enviarle a un usuario ese código para que se una al
equipo. Esto puedes obtenerlo entrando en la configuración de los equipos. Fíjate en el botón que
encontramos en forma de rueda dentada en la parte inferior del panel de navegación de equipos de
Teams. Si hacemos clic en este botón, podemos llegar a la pantalla de administración de equipos. Aquí
tenemos varios equipos y todos aquellos que tienen en el tipo un candado son equipos que son privados. Si
alguien necesita unirse a ese equipo y quieres enviarle un código para que lo haga, es tan sencillo como
hacer clic en el botón Más opciones y a continuación, seleccionar la opción de Administrar equipo. Ahora,
fíjate en el vínculo que dice Configuración. Hacemos clic aquí y a continuación, hay un apartado que dice
Código de equipo, dice Comparta este código para que sea posible unirse al equipo directamente. De este
modo, no recibiremos solicitudes para unirnos, sino que ya, directamente, entregaremos este código.
Ahora, desplegamos y podremos ver el código. Este es el código que tenemos que enviar al usuario para
que se pueda unir a nuestro equipo. Por tanto, la forma de unirse a un equipo público es simplemente
entrar en la parte inferior del panel de navegación y seleccionar el equipo al que quieres unirte y
simplemente hacer clic en el botón de Unirse al equipo. Con eso, ya nos habremos unido a ese equipo, y la
forma de unirse a un equipo privado es obteniendo previamente una autorización, que puede ser a través
de un código.
Crear canales dentro de un equipo de Microsoft Teams

Los canales son secciones dentro de un equipo que están dedicadas a mantener las conversaciones
organizadas por temas. También se pueden tratar proyectos específicos en un canal y son lugares donde
todos los miembros del equipo pueden tener conversaciones abiertas. Crear un canal en un equipo es algo
muy sencillo. Cuando creamos un equipo nuevo, ya por defecto se crea un canal con el equipo llamado
General, pero luego, dependiendo de los temas o proyectos que se tengan que tratar en el equipo,
podemos crear nuestros propios canales. Para crear un canal en un equipo es tan sencillo como hacer clic
en el botón de Opciones del canal y seleccionar la opción Agregar canal. A continuación, añadimos un
nombre para el canal, si queremos, podemos añadir también una descripción, en este caso, yo ya he
añadido una descripción donde he puesto que se tratan temas de mantenimiento del hotel, y a
continuación, haremos clic en el botón de Agregar. Ahora, Microsoft Teams acaba de agregar nuestro canal
Personal de mantenimiento, aquí lo tenemos, y ya está listo para iniciar una conversación, cargar archivos,
tomar notas y todo lo que necesitemos realizar en el canal. Todos los miembros del equipo pueden
participar, por supuesto, en este canal. Si en algún momento deseamos eliminar el canal o hacer algún tipo
de modificación, siempre podemos hacer clic en el botón de Más opciones del canal y desde aquí
podremos acceder a distintas acciones a realizar con ese canal, entre ellas, en concreto, la de eliminar el
canal o editarlo si hay que hacerle algún cambio en el nombre o en la descripción.

Modificar la configuración por defecto de un canal

Una vez creado un canal, puede ser que necesitemos modificarlo, podemos hacer cambios en su
configuración, moderarlos, e incluso impedir que los invitados inicien conversaciones. Cuando tengamos
que hacer cambios en un canal, lo único que tenemos que hacer es seleccionar ese canal y hacer clic en el
botón de Más opciones. Desde aquí, accederemos a la opción de Administrar canal. Y, en concreto, la
opción que veremos primero es la opción de los permisos; puede ser que la tengamos contraída, para
poder desplegar todas sus opciones, tienes que hacer clic en la flechita que ves a la izquierda. Podemos
moderar un canal, y puede ser que la primera vez que entres aquí, esto lo tengas desactivado.
Simplemente, despliegas y lo activas. Aparte del propietario del equipo, puede haber otras personas que
también moderen un canal. Si necesitamos añadir algún otro moderador, solamente tenemos que hacer
clic en el botón Administrar. Desde aquí, lo único que tenemos que hacer es añadir a la persona que
queremos que también sea moderadora en este caso, y hacer clic en el botón de Listo. Ya tenemos
configurada la moderación de este canal. También existe la posibilidad de indicar quién puede iniciar una
publicación nueva, y qué permisos pueden tener los miembros del equipo. Ahora mismo, tenemos las tres
opciones seleccionadas y permitimos a los miembros responder a los mensajes de un canal; también
permitimos a los bots, es decir, a los robots de ayuda, enviar mensajes del canal y permitimos a los
conectores, aplicaciones que podemos conectar con Teams, enviar mensajes del canal. Estos son los
cambios que podemos hacer en un canal en relación a la configuración del mismo. También, si haces clic en
el botón de Opciones, puedes también editar el canal para cambiar su nombre, o su descripción, o también
podríamos eliminar un canal si fuera necesario desde la opción de Eliminar canal. Por supuesto, para poder
eliminar un canal, tendremos que ser propietarios del mismo.
Cambiar el orden de los equipos en el área de equipos

Microsoft Teams es una de esas aplicaciones que Microsoft actualiza continuamente, lo que significa que a
veces tenemos que adaptarnos a realizar ciertas acciones de otra manera. Antes, no hace mucho tiempo,
cuando uno quería tener los equipos con los que más trabajaba, más a mano, podía marcarlos como
Favoritos. Ahora, esto en Teams ha cambiado, y en lugar de marcar los equipos como favoritos, lo que
podemos hacer es arrastrarlos a través del panel y organizarlos de modo que aquellos equipos con los que
más trabajemos los podamos ver en la parte superior, y aquellos equipos con los que trabajemos menos,
en la parte inferior. También existe la posibilidad de ocultar equipos a los que no accedemos tan
constantemente. Para mover un equipo de posición es muy sencillo, solamente tengo que localizarlo y a
continuación, hacer clic en él con el botón izquierdo y arrastrarlo hasta la nueva posición. Cuando haya
encontrado la posición, simplemente tengo que soltarlo y el equipo tomará esa nueva posición. Así puedo
ir cambiando de orden los equipos según mis necesidades. Si necesito, en un momento dado ocultar algún
equipo porque no lo estoy utilizando últimamente y no estoy accediendo a él y no quiero tenerlo en mi
lista de equipos, puedo hacer clic en el botón de Más opciones, y ocultarlo. Los equipos que oculto, pasan a
la parte inferior y se meten en un grupo que se llama Equipos ocultos; desde aquí, puedo seguir viéndolos
y puedo seguir trabajando con ellos. Lo único que he hecho es organizar mi panel de navegación de modo
que tenga más a mano lo que más uso.

Eliminar un equipo en Teams o desactivarlo temporalmente

Si un equipo pierde el uso porque el proyecto en el que se estaba trabajando paró, no es necesario que lo
elimines si eres propietario de ese equipo. Puedes desactivarlo temporalmente. Desactivar un equipo
temporalmente es archivarlo, y esto es una opción muy buena para no perder el contenido de ese equipo,
ni sus canales, ni sus miembros, y poder utilizarlo más adelante cuando se retome ese proyecto. Para
poder realizar esta acción de desactivar temporalmente un equipo o archivarlo, tenemos que hacer clic en
el botón de Configuración, en forma de rueda dentada, que encontramos en la parte inferior de la lista de
canales. Administrar equipos es como se llama esta opción, y aquí veremos toda la lista de equipos que
tenemos. En concreto, seleccionaremos el equipo que queremos archivar y haremos clic en el botón de
Más opciones. Ahora, solo tenemos que hacer clic en donde dice Archivar equipo. Microsoft Teams nos
advierte que en cuanto hagamos clic en Archivar, lo que vamos a hacer es detener la actividad del equipo,
pero que podremos seguir agregando, quitando miembros y actualizando roles si lo vemos necesario.
Como cada equipo tiene asociado un sitio de SharePoint, podemos hacer también que ese sitio de
SharePoint quede como un sitio de solo lectura, es decir, que se pueda ver su contenido, pero no se
puedan agregar ni tampoco descargar archivos. Podemos hacer esto conjuntamente junto con el archivado
de nuestro equipo. Hacemos clic en Archivar y ya tenemos el equipo archivado. Cuando sea necesario,
podremos volver otra vez a ponerlo activo simplemente accediendo aquí a la administración de los
equipos, abriremos la parte de Archivados, y ahí veremos aquellos equipos que tengamos archivados. Si
hacemos clic en el botón de Opciones, podremos restaurar el equipo de nuevo. Si hacemos esto,
lógicamente, el equipo volverá a formar parte de nuestra lista de equipos activa.
Iniciar una conversación en un canal de Teams

Como ya sabemos, en Microsoft Teams cuando creamos un nuevo equipo, junto con ese equipo se crea un
canal llamado General, aparte de que nosotros podamos crear después más canales para el equipo.
Dependiendo de los temas que se tengan que tratar ahí podemos ya dar la bienvenida a los usuarios de
este nuevo equipo a través del canal General. Y podemos utilizar este canal para tratar aquellos temas que
tengan que ver con todo el equipo y que no tengan que ver con un canal en particular. Por tanto, lo
primero que vamos a hacer ahora es ver cómo iniciar una conversación en un canal. La forma de iniciar una
conversación es muy sencilla. Cada canal tiene unas pestañas en la parte superior, como puedes observar,
y la primera pestaña es la pestaña Conversaciones. En la parte inferior de esta pestaña tenemos un cuadro
de texto para iniciar la conversación. Así es que solamente tenemos que hacer clic aquí y escribir el
mensaje que queramos transmitirle al equipo. En este caso, vamos a dar la bienvenida a los miembros
simplemente escribiendo: "¡Bienvenidos al canal general del equipo de recepción!" Bien, una vez que
hemos escrito ya el mensaje, es tan sencillo como presionar Enter para enviarlo. También tenemos aquí un
botón, en forma de avión de papel, que nos va a servir también para enviar, pero lo más rápido es
presionar la tecla Enter del teclado. Ahora, ya tenemos ese mensaje y aparece el usuario a la izquierda, que
lo ha enviado con su fotografía y también aparece su nombre. Si pasamos el ratón por encima, podemos
ver cierta información de ese usuario. Todos los miembros del equipo van a ver este mensaje y tendrán la
posibilidad de responder. Fíjate en la opción de Responder. Cualquier usuario del equipo puede hacer clic
aquí y responder a este mensaje, de esta forma, iremos enlazando mensajes a la conversación. Por
supuesto, los mensajes que escribimos en el cuadro de texto de iniciar conversación pueden llevar ciertos
formatos, es decir, no tiene por qué ser texto plano. Si queremos añadir algún formato al texto de nuestro
mensaje antes de enviarlo es tan sencillo como hacer clic en el botón que tiene una A y un pincel, es el
botón de formato, haremos clic en él y entonces se desplegará el cuadro de texto con la posibilidad de que
podamos añadir texto con formato, como por ejemplo, podríamos seleccionar cierta parte del texto y
ponerla en negrita, cursiva, subrayado, tachado. También tenemos un rotulador de resaltado, la posibilidad
de cambiar el color de la fuente y también para aumentar el tamaño de la fuente o reducirlo. En la lista
desplegable donde dice párrafo podemos aplicar estilos al texto, es decir, formatos que ya están creados
para que rápidamente pueda destacar un texto sin necesidad de tener que aplicar varios formatos de uno
en uno. También tengo la posibilidad de eliminar el formato que tenga el texto, es decir, un formato que
he aplicado y ahora no quiero. Unos botones para disminuir o aumentar la sangría, y también tenemos
botones para añadir numeración o viñetas a nuestro texto. Con el botón de las comillas podríamos añadir
una cita. Con el botón que es un eslabón de una cadena podríamos insertar un vínculo o un hipervínculo
dentro de este texto, y si hacemos clic en más opciones podremos ver otras cuantas herramientas en
relación al formato del texto de este mensaje. Como puedes observar, hasta podríamos incorporar una
tabla. También aquí encontramos los botones de deshacer y repetir aunque siempre podríamos utilizar la
combinación de teclas Control+Z para deshacer, que es bastante más rápido. Vamos a hacer una prueba,
en este caso también vamos a añadir un asunto, vamos a poner: "Presentarse en el canal", y, a
continuación, vamos a añadir el texto. "Bienvenidos a este canal . Por favor, y comenta lo que quieras".
Vamos a destacar en negrita "preséntate" y en cursiva "comenta lo que quieras". Como puedes observar,
es muy sencillo aplicar formatos al texto antes de enviarlo si crees que es necesario incorporar elementos
de formato a ese texto, si no, pues, como siempre, puedes escribir rápidamente en el cuadro de iniciar
conversación y presionar Enter para enviar tu mensaje. Ahora ya únicamente nos queda terminar el
mensaje enviándolo. Y así es cómo se ve el mensaje y cómo lo van a ver el resto de compañeros del equipo
Mencionar a alguien en una conversación con @menciones

En este vídeo, quiero enseñarte cómo hacer menciones en Microsoft Teams. Una mención es como un
toque suave en el hombro de alguien, es decir, una forma de llamar la atención a alguien en una
conversación de un canal o en un chat. La ventaja que aporta mencionar a alguien en una conversación es
que no solamente estamos destacando a ese usuario dentro de la conversación, sino que además a esa
persona le va a llegar una notificación como que ha sido mencionado en una conversación. En el caso de
Microsoft Teams, recibiremos en el icono de Actividad una notificación como que alguien nos ha
mencionado. Para hacer una mención, simplemente vamos a hacer clic en el cuadro de texto de iniciar
conversación, y ahora necesitamos mencionar a una compañera, en este caso, a Mariana Salazar. Lo que
vamos a hacer es escribir una arroba y, a continuación, fíjate que ya aparece una lista con los contactos
que forman parte del equipo. Voy a seleccionar a Mariana y esto ya hace que sea mencionada dentro de
este mensaje. Vamos a seguir escribiendo. En el caso de que tuviéramos que mencionar a todos los
contactos, también podríamos hacer esto con las menciones. Simplemente escribiríamos la arroba y, como
el equipo se llama Recepción, pondríamos @recepción. Esto hace que todos los miembros del equipo sean
mencionados dentro de la conversación y reciban una notificación en su actividad y en su fuente. Voy a
hacer clic en el botón de Enviar. Y ahora quiero que te fijes a la derecha. ¿Por qué aparece este icono?
Bueno, pues este icono aparece porque se ha mencionado al equipo. El icono tiene forma de grupo, y es
por eso, porque hemos hecho una mención al equipo. Si hubiéramos mencionado solo a una persona, de
hecho, lo hemos hecho, cuando esta persona reciba este mensaje en su Teams va a ver aquí una arroba,
como que ha sido mencionada. He abierto en pantalla el Teams de la persona que hemos mencionado,
para que veas cómo le ha llegado esa notificación. Primero nos fijaremos en el icono de Actividad. Cuando
hacemos clic aquí, podremos ver en Fuente que hay varios mensajes, pero en concreto, este de aquí es el
que le está indicando a Mariana que María la ha mencionado. Y ahora fijémonos en la conversación y en la
parte derecha, como te comentaba, aparece una arroba. Y esto significa que te han mencionado en esa
conversación. De hecho, fíjate como ahora que estamos en el Teams de Mariana aparece ahí la mención y
se le marca ese mensaje con la arroba. Así ahora ya conoces cuáles son las formas de mencionar tanto a un
usuario como a un equipo completo en una conversación. Y también sabes destacar aquellos mensajes en
los que has sido mencionado, porque aparece el distintivo de la arroba a la derecha. Y que también puedes
ver esas menciones en la Fuente de Actividad.

Agrega emojis, gif o adhesivos a una conversación

Los emojis, los GIF animados y los adhesivos son una excelente manera de añadir diversión a tus
comunicaciones. En este vídeo, quiero enseñarte cómo añadir estos elementos a una conversación de
Teams. Veamos ahora dentro de este canal que nos encontramos de General dentro del grupo Recepción,
cómo podemos hacer para añadir estos elementos dentro de nuestra conversación. Simplemente,
hacemos clic para iniciar una nueva conversación y fíjate en la parte inferior en los botones que tenemos.
Podemos localizar los emojis, los GIF animados y también los adhesivos. Para incorporar un emoji es tan
sencillo como hacer clic en él y seleccionar el emoji deseado. Recuerda que los emojis siempre son
pequeños iconos que incluso pueden tener movimiento, fíjate cómo puede ser si cogemos este que está
llorando de risa, cómo puede ser que se vea el movimiento del icono. También podemos buscar un emoji
en concreto, si no lo localizamos a simple vista, por ejemplo, si escribo aquí "bomba", fíjate cómo ya, sin
terminar de escribir, nos ha localizado ya el emoji. Simplemente, hay que seleccionarlo, y ya aparece
dentro de la conversación. Podemos escribir texto y colocar el emoji al final, como puedes observar aquí, y
también podemos enviar un emoji para transmitir un sentimiento o un pensamiento, directamente, desde
la línea de conversación. Los emojis no solamente se pueden incorporar a una conversación, quiero que te
fijes en estos canales que tengo aquí precedidos por un emoji. Esto que no se puede hacer de forma
normal, cuando uno crea un canal, lo he tenido que realizar a través de un truco, es decir, una combinación
de teclas. Una vez ya he creado el canal, lo que he hecho ha sido seleccionarlo y hacer clic en el botón de
Más opciones. En este caso, he seleccionado la opción Editar este canal. Ahora, aquí ves el icono, pero voy
a borrarlo para que se vea como se vería el canal la primera vez que lo hemos creado, le hemos añadido el
nombre, y se queda así. Ahora, para añadir el emoji en la parte izquierda, lo que vamos a hacer es
presionar la tecla Windows del teclado y el punto. Si estás accediendo a Teams desde tu Mac, puedes
presionar la tecla Control+Comando+Barra espaciadora para obtener también este panel flotante. Esto va
a hacer que aparezca este panel flotante donde podremos seleccionar el emoji que consideremos
adecuado. En este caso, yo seleccioné el de la manita hacia arriba, pero podría haber seleccionado
cualquier otro. Una vez que ya está seleccionado, podemos hacer clic en Guardar. Puedes añadir varios, si
lo deseas; en este caso, voy a dejar solo este, y fíjate cómo ahora también el canal toma ese emoji por
delante para diferenciarlo rápidamente de otros canales. Ahora ya sabes cómo añadir emojis a la
conversación y también cómo añadírselos a un canal, pero además de los emojis, a una conversación
podemos añadirle GIF. Fíjate en el siguiente icono, tenemos aquí el icono para seleccionar GIF, los GIF
animados pueden hacer que nuestras conversaciones sean más desenfadadas. Al igual, podemos
seleccionar alguno de estos que tenga que ver con nuestra conversación, y también podemos buscar.
Simplemente, para incorporarlo a la conversación hay que seleccionarlo y después hacer clic en el botón de
Enviar. Puedes ponerlo junto con texto o, directamente, enviar el GIF en el mensaje. También existe la
posibilidad de incorporar adhesivos. Los adhesivos son el siguiente botón que tenemos. Los adhesivos se
clasifican en distintas categorías que puedes ir seleccionando y puedes ir viendo su contenido.
Especialmente, a mí me gustan aquellos adhesivos que puedes personalizar con mensajes propios.
Entonces, voy a ir, por ejemplo, a la parte de Drama en la oficina, que son muy utilizados, y podría
seleccionar uno que me parezca bien. Y además, en este caso, no solo va a transmitir un sentimiento o un
mensaje el dibujo, sino que, además, voy a poder transmitir mi propio mensaje. Ahora, hacemos clic en
Listo y si queremos acompañarlo de algún mensaje de texto, podemos hacerlo, y si no, hacemos clic en el
botón de Enviar. Como puedes observar, es muy sencillo hacer que nuestras conversaciones tengan un
toque más desenfadado utilizando los emojis, los GIF animados o los adhesivos, y que los emojis no
solamente se pueden incorporar a una conversación, sino que también los puedes poner en un canal para
destacar ese canal del resto.

Editar o eliminar un mensaje de una conversación

Puede ser que te ocurra en ocasiones que escribas un mensaje en un canal equivocado y necesites
eliminarlo, o simplemente necesitas modificar un mensaje que ya has enviado. En cualquiera de los casos,
lo puedes hacer de una manera muy sencilla. Solo tienes que localizar el mensaje que quieres modificar,
por ejemplo, este que tengo aquí, y al pasar el ratón por la parte derecha del mismo aparece el botón de
Más opciones. Desde aquí lo único que tendré que hacer es hacer clic en la opción Editar. Ten en cuenta
que solo puedes editar aquellos mensajes que hayas enviado tú, al igual que eliminarlos también solo
puedes hacerlo con aquellos mensajes que hayas creado tú. En el caso de que quieras eliminarlos, es muy
sencillo, simplemente puedes hacer clic en el botón de Eliminar y el mensaje se elimina y aparece un
símbolo como el que puedes ver aquí diciendo que el mensaje se ha eliminado. Si lo que quieres es
editarlo, pues simplemente haz clic en la función Editar y desde aquí podremos volver otra vez al texto del
mensaje. Fíjate aquí, por ejemplo, hemos decidido añadir su nombre y no una abreviatura y quitar el
emoticón y poner otro. Ahora ya lo único que nos queda es darle al botón de Listo y el mensaje ha sido
modificado. Por supuesto, a todos los usuarios también se le ha modificado ese mensaje. Si lo que quieres
es eliminarlo definitivamente, pues vuelves a pasar el ratón por encima de ese mensaje y una vez que
haces clic en el botón de Más opciones, selecciona la opción Eliminar. Esto hace que el mensaje se elimine
y puedes deshacer esa eliminación si lo hiciste accidentalmente, haciendo clic en la opción de Deshacer.
Por tanto, ya ves qué sencillo es editar un mensaje o eliminarlo si se encontraba en el canal equivocado.
Guardar un mensaje importante en una conversación

Si ves que un mensaje que aparece en la conversación te resulta importante y necesitas guardarlo, no te
preocupes porque puedes hacerlo. Teams tiene la posibilidad de que puedas guardar tus mensajes. La
forma de guardar un mensaje es muy sencilla. Fíjate en este mensaje de Juan Carlos Torres que tiene una
información importante para mí. Tiene unas fechas y unos horarios que quiero guardar junto con el
mensaje. La forma de hacerlo es acceder al botón de opciones que siempre aparece cuando pasas el ratón
por encima del mensaje y desde ahí, solamente hay que hacer clic en la opción Guardar este mensaje. El
mensaje ya ha sido guardado y fíjate que ha aparecido ahí arriba una pequeña nota que me indica que el
mensaje ha sido guardado. El hecho de que haya aparecido ahí arriba es porque desde ahí puedes acceder
a los mensajes guardados. Sí, desde aquí, desde el icono de tu perfil puedes hacer clic y acceder a la parte
que dice Guardado. Esto nos lleva a una página donde tenemos todos los mensajes que hayamos guardado
con la posibilidad de consultarlos. Por tanto, fíjate qué sencillo resulta guardar un mensaje y mantenerlo
ahí guardado el tiempo que sea necesario. Si en un momento dado consideras que el mensaje ya no es útil
para ti, puedes quitarlo de aquí del listado de mensajes guardados. Lo único que tienes que hacer es clic en
el simbolito que aparece en la parte superior derecha del mensaje y en ese momento desaparece de la
parte de Guardados, no de la conversación. El mensaje sigue existiendo en la conversación a partir de la
cual guardamos este mensaje.

Reaccionar a un mensaje y publicar un anuncio

En Microsoft Teams, cuando queremos comunicar un sentimiento acerca de lo que nos parece un mensaje
o queremos reaccionar de una manera rápida a ese mensaje, podemos utilizar las reacciones. Las
reacciones las vamos a localizar en la parte derecha del mensaje al pasar el ratón por encima. Fíjate que
podemos reaccionar con un Me gusta o también con un corazón, también podemos añadir una carcajada,
una cara de sorprendido y algunos otros elementos como reacción a ese mensaje. Como Microsoft Teams
es una de esas herramientas que está en continua evolución, cada vez se van añadiendo más reacciones,
con lo que en poco tiempo seguramente tendremos la posibilidad de añadir muchos más. Fíjate cómo la
gente ha reaccionado a este mensaje. Aparecen dos like o dos me gusta y también aparece una reacción de
sorprendido. Solo al pasar el ratón por encima, puedes ver quién es la persona que ha reaccionado de esa
manera. Y por supuesto, en cualquier momento puedes cambiar de reacción si lo deseas. También puedes
eliminar tu reacción simplemente haciendo clic encima de ella. Otra de las opciones muy útiles que
tenemos en Microsoft Teams es la posibilidad de publicar un anuncio. Un anuncio es un texto que vamos a
escribir en la línea de conversación pero destacado con un color de fondo, un título mas grande o una
imagen de fondo para que llame la atención sobre los usuarios. Para crear un anuncio es muy sencillo,
desde la línea de conversación tenemos que hacer clic en el botón de Formato. Ahora nos vamos a fijar en
la lista desplegable que dice Seleccione el tipo de publicación y dice Nueva conversación. Cuando hacemos
clic, podemos seleccionar Anuncio. Ahora fíjate cómo ha cambiado ya el aspecto de la línea de
conversación. Me pide que escriba un título, en este caso, vamos a escribir: "Curso de atención al cliente
para empleados". Queremos comunicar a los empleados que va a haber un curso de atención al cliente y
de esta forma este mensaje va a destacar si lo enviamos como anuncio más que si enviáramos un mensaje
normal en la línea de conversación. Ahora podemos, si queremos, seleccionar un color diferente para el
fondo haciendo clic en este botón que ves aquí y podríamos elegir otra combinación de colores y además
también existe la posibilidad de agregar una imagen si lo deseas. Desde este botón Imagen de fondo,
podemos hacer clic y podemos arrastrar una imagen aquí o también podemos cargar la imagen
directamente desde este vínculo accediendo a nuestro equipo. En este caso no vamos a cargar ninguna
imagen, pero sí que es importante que sepas que la imagen que cargues tiene que tener una definición
mínima de 918 x 120 píxeles. Bien. Permíteme que cancele el cuadro de diálogo y siga explicándote cómo
funcionan los anuncios. A continuación, vamos a agregar un subtítulo. Vamos a poner que el curso está
programado para octubre y vamos a poner que el horario será de 9:00 a 14:00. Aún por definir las fechas
exactas. Ya hemos terminado de escribir el anuncio, ahora si quieres puedes aplicar algún formato, si lo
deseas, por ejemplo, podríamos seleccionar algún texto y destacarlo en negrita o cursiva. También
podríamos añadir, como puedes observar, viñetas, numeración, toda la barra de formato que tenemos
también en la línea de conversación la tenemos disponible para nuestro anuncio. Una vez que ya hayas
terminado, simplemente, haces clic en el botón de Enviar y ya tenemos el anuncio creado. Fíjate cómo
destaca frente a un texto normal que escribas en la línea de conversación.

Enviar un mensaje privado en Teams

Cuando necesitamos enviar un mensaje privado en Teams sin que el resto de usuarios tenga conocimiento
de ello, podemos mantener una conversación privada a través del chat. El chat lo puedes localizar en la
parte inferior izquierda, en la barra de iconos, haciendo clic en el botón de Chat. Por defecto, siempre nos
aparece una lista con los contactos Recientes, es decir, con los últimos contactos con los que hemos tenido
una comunicación, y también nos aparecen los contactos Sugeridos. Nosotros podemos ir añadiendo
usuarios a Contactos y, dependiendo de todos los usuarios que hayamos añadido, podremos localizarlos
dentro de los Contactos Favoritos o también podremos localizarlos dentro de los contactos de la empresa,
es decir, los contactos con los que habitualmente podemos colaborar. Para iniciar una conversación
privada, únicamente tengo que seleccionar al contacto con el que quiero hablar, en este caso, vamos a
seleccionar, por ejemplo, a Juan Carlos Torres y, automáticamente, veo otras conversaciones privadas que
haya tenido con él. Ahora solo tengo que ir a la línea de mensajes y escribir el mensaje que quiero enviarle.
Esto es una forma más rápida, si el usuario está conectado, de poder hablar con él sin necesidad de acudir
al correo electrónico. Sé que el usuario está conectado porque tiene su estado en color verde con un OK, y
eso significa que ahora está en línea. Por ejemplo, Mariana también está en línea, pero hace tiempo que
no trabaja con Teams, con lo cual, seguramente lo tenga en otra ventana abierto, pero ahora mismo está
trabajando en otra cosa. De esta forma, podemos identificar con qué usuarios podemos comunicarnos en
el momento. Ahora escribimos... Y, en este momento, ya Juan Carlos ha recibido este mensaje y ya nos
acaba de contestar. Por tanto, fíjate que podemos mantener estas conversaciones privadas gracias al chat.
Solamente hay que seleccionar al usuario con el que queremos hablar y comenzar a escribir en la línea de
mensaje.

Enviar una condecoración a un usuario

Podemos alabar el trabajo de un miembro del equipo, o felicitarle enviándole una condecoración. Al iniciar
una nueva conversación, podemos seleccionar la opción de condecoración y ver todas las que tenemos
disponibles, según el caso. Vamos a hacer clic en el cuadro de texto para iniciar una conversación, y, a
continuación, antes de empezar a escribir, vamos a hacer clic en el botón de Extensiones de mensajería.
Estos tres puntos que tenemos aquí, nos abren una serie de extensiones que podemos añadir a las
conversaciones; en concreto, en este caso, vamos a seleccionar esta primera, que es la que nos permite
crear una condecoración. Hacemos clic y, a continuación, seleccionamos qué tipo de condecoración
queremos enviar o felicitación. En este caso, vamos a seleccionar esta de Creativo y ahora vamos a escribir
a quién se la enviamos. En el campo Para, vamos a seleccionar, en este caso, a Juan Carlos Torres, y la nota
opcional va a ser "Gracias por programar el curso de formación para empleados de recepción". Ahora ya,
solo tenemos que hacer clic en el botón de Vista previa para ver cómo quedará y si estamos de acuerdo,
podemos hacer clic en Enviar. Si no nos gusta, podemos hacer clic en Atrás y podemos seguir atrás y
cambiar, quizás, el icono por otro; podría ser uno de Gracias, de Liderazgo, de Genial, en este caso, puedes
cambiarlo por el que consideres oportuno. Una vez que ya lo has cambiado, haz clic de nuevo en Vista
previa, y si ya estás de acuerdo con él, puedes hacer clic en Enviar. Y así es cómo se ve esta condecoración
dentro de Microsoft Teams.
Leer mensajes y traducirlos con el lector inmersivo

(instructora) Si estás realizando una actividad que requiere tu atención, pero necesitas que Teams lea tus
mensajes, puedes hacerlo de una manera muy sencilla. La forma de que Teams pueda leer nuestros
mensajes es gracias a una herramienta que se llama Lector inmersivo. Puedes acceder a ella desde el botón
de opciones que aparece en la parte superior derecha del mensaje y seleccionando la opción Lector
inmersivo. Esto hace que lleguemos a una pantalla donde tenemos una serie de opciones de accesibilidad
aparte de la opción de que Teams lea nuestros mensajes. Las opciones de accesibilidad las podemos
localizar en la parte superior derecha y nos permitirán cambiar las preferencias del texto, aumentando o
reduciendo su tamaño, cambiando el tipo de fuente y también cambiando el tema, por ejemplo, utilizando
un tema oscuro para descansar la vista, si lo deseamos, o un tema claro; aquí tenemos varias opciones para
seleccionar. También tenemos la posibilidad de poder modificar algunas opciones gramaticales, como, por
ejemplo, que Microsoft Teams nos resalte los sustantivos, verbos o adjetivos y adverbios que haya en
nuestro texto. También existe la posibilidad de modificar las preferencias de lectura, y podríamos hacer,
por ejemplo, que apareciera una única línea del texto al leer para centrarnos mejor en su contenido. Ahora
permíteme que salga de las opciones de accesibilidad y te muestre cómo Teams puede leer tus mensajes.
Para ello, haz primero clic en el icono de configuración de la voz, Ajusta la velocidad de la voz a tus
necesidades y selecciona, si quieres, una voz femenina o masculina. Una vez que ya lo tengas, solamente
tienes que hacer clic en el botón de reproducir y cuando quieras parar, este botón cambiará a dos líneas
verticales que podrán hacer que pauses la lectura. Veamos cómo Teams es capaz de leer nuestros
mensajes. (Teams) Juan Carlos Torres a las viernes, 13 de septiembre de 2019, 4:02. Hola, como ya sabéis,
vamos a realizar un curso de atención al cliente para empleados de @recepción. Voy a poner el
(instructora) He parado ya la lectura para que no perdamos más tiempo en ver que Microsoft Teams puede
leer todo nuestro mensaje completo. Para salir del lector inmersivo, vamos a hacer clic en el botón de salir
y ahora ya sabes que puedes utilizarlo cuando sea necesario. También existe la posibilidad de que Teams
traduzca nuestros mensajes. Cuando tenemos algún mensaje en un idioma distinto y necesitamos
traducirlo, podemos hacer uso de la opción de traducir. También accederemos a ella desde los puntos
suspensivos y seleccionaremos Traducir. Ahora, fíjate como ya se ha traducido este mensaje y podemos
contestar en este idioma o en el que recibimos el mensaje, si lo deseamos.

Mantenerse al tanto de todo con el icono de actividad

La fuente muestra todas las notificaciones y todo lo que haya sucedido últimamente en los canales que
sigues. Cuando tengas notificaciones sin leer, verás un número sobre un círculo rojo en el icono de
Actividad. Ahora, aquí en la parte de la izquierda, esta Fuente que estás viendo con toda la actividad que
ha acontecido en los distintos canales que sigo, ha aparecido porque he hecho clic en el icono de Actividad.
Es decir, estando situada en los Equipos, después he hecho clic en Actividad y aquí he podido ver todo lo
que ha ido aconteciendo. Si recibo cualquier notificación o cualquier mención, fíjate como
automáticamente me aparece este círculo rojo, con un número en su interior que me indica que tengo una
nueva notificación. En este caso, me está diciendo que tengo una mención. Y bueno, simplemente
haciendo clic aquí puedo ir rápidamente a ese lugar donde se me ha mencionado. Desde la lista
desplegable Fuente podemos acceder también a nuestra propia actividad. Si hacemos clic, dentro de la
lista, en Mi actividad, veremos la actividad que hemos tenido nosotros, es decir, qué últimos mensajes
hemos enviado y toda la información en relación a nuestra actividad. Voy a dejarlo en Fuente como estaba,
también para contarte que cuando hay mucha información aquí en Fuente, puedes utilizar los filtros para
buscar aquello que te interesa. Entonces, aquí, en el área de filtros, puedo escribir por ejemplo "mariana" y
ya desde aquí, estoy filtrando la actividad que estoy viendo y, en este caso, toda la actividad que se ha
producido en relación a Mariana. Así, puedes filtrar por persona o incluso también por palabras clave, si
necesitas encontrar algún mensaje en relación a una determinada palabra clave. He borrado el texto que
teníamos y ahora voy a escribir aquí "curso". En este caso, fíjate como ya se ha localizado también el
mensaje donde aparece esa palabra clave. Por tanto, es muy sencillo poder encontrar algo dentro de las
últimas actividades y acontecimientos que se han producido en los canales que sigues.
Ocultar, silenciar o anclar un chat en Teams

Aunque no se puede eliminar una conversación de chat en Teams, puedes ocultarla de la lista de chats o
silenciarla para que deje de recibir notificaciones. Para ocultar un chat en la lista de chats si ya no es
relevante para nosotros, solamente tenemos que hacer clic en los puntos suspensivos, accediendo a Más
opciones y haciendo clic en la opción Ocultar. Esto hará que la conversación se oculte hasta que alguien
publique un nuevo mensaje. Además, si quieres, puedes reanudar una conversación antigua que hayas
ocultado. A veces no quieres ocultar la conversación, sino, simplemente, lo que quieres es silenciarla
porque quieres dejar de recibir notificaciones. Entonces, en ese caso, la opción correspondiente sería
utilizar esta de aquí que es Silenciar. Esto lo que hará es desactivar temporalmente este chat, veremos la
conversación, pero ya no recibiremos notificaciones de él. Voy a hacer clic ahora en Silenciar, y fíjate cómo
aparece una vez silenciado el chat con esa marca de que las notificaciones están prohibidas. En el caso de
que hayamos ocultado la conversación, voy a hacer clic en la opción de Ocultar. Ves que ya ha
desaparecido. Ahora Juan Carlos Torres nos acaba de volver a escribir, pero como nosotros tenemos esa
opción de Silenciar puesta, si creemos que debemos reanudar la conversación solamente tenemos que
volver a hacer clic en el botón de opciones de los puntos suspensivos y activar el Audio. De este modo, ya
volvemos de nuevo a activar la conversación. Cuando hacemos clic en el icono de Juan Carlos Torres,
podemos ver la nueva conversación y también las anteriores puesto que no se eliminaron, sino que se
silenciaron o se ocultaron temporalmente. Cuando estás manteniendo una conversación importante y
varias personas te están hablando a través del chat, puede ser que esa conversación se pierda
momentáneamente de la vista y luego te resulte complicado localizarla de nuevo. Si quieres lo que puedes
hacer para no perderla es anclarla. Esto se hace también haciendo clic en el botón de opciones y
seleccionando la opción Anclar. Cómo puedes observar se crea un nuevo grupo de anclados donde pasa la
conversación para tenerla más fácilmente localizable. Puedes anclar cualquier conversación que desees y
tenerlas lo más a mano posible si estás trabajando justo en ellas. En cualquier momento puedes decidir
desanclarlas simplemente volviendo a hacer clic en el botón de Opciones y seleccionando la opción de
Desanclar. Ahora ya conoces muchas más opciones a la hora de trabajar con el chat.

Cómo compartir archivos en Teams

Una de las ventajas de Teams como plataforma de colaboración es la posibilidad de poder compartir
archivos con nuestros compañeros de una manera muy fácil y muy rápida. Existen varias posibilidades a la
hora de compartir archivos y quizás la que es más llamativa es la que podemos observar en el cuadro de
texto de Iniciar una conversación nueva. Si necesitamos adjuntar un archivo a la conversación, es tan
sencillo como hacer clic en el botón de Adjuntar con forma de clips y que ya conocemos y que nos
recuerda a otras herramientas como Outlook, por ejemplo. Hacemos clic en Adjuntar y podremos
seleccionar de dónde vamos a obtener el archivo que necesitamos. Podríamos seleccionarlo directamente
desde OneDrive, es decir, archivos que tuviéramos en la nube de OneDrive de Microsoft, o también
podríamos seleccionar archivos que se encontraran en algún equipo o canal de la lista. También podríamos
cargar desde nuestro equipo el archivo. Para ello, simplemente, tenemos que hacer clic en la opción de
Cargar desde mi equipo, acceder a la carpeta donde tengo ese archivo y seleccionarlo. Una vez que lo
tengo seleccionado, hago clic en Abrir y cuando el archivo haya cargado por completo, podremos hacer clic
en Enviar. Podríamos acompañar esto de algún texto en la conversación como, por ejemplo, "Os remito la
plantilla de facturas". Hacemos clic en Enviar y ya tenemos ese archivo que cualquier usuario del equipo
podrá descargar desde este canal. Cuando hacemos esto, la pestaña Archivos de nuestra conversación
ahora contiene ese archivo y desde aquí cualquier usuario podría acceder a él o podría descargar, e incluso
podríamos abrirlo y colaborar en tiempo real. También se puede compartir un archivo dentro del canal
directamente cargándolo aquí en la pestaña de Archivos. Es tan sencillo como hacer clic en Cargar y ahora
seleccionaremos el archivo y haremos clic en Abrir. Al igual que antes, podemos observar que el archivo ya
está aquí en la lista de Archivos. También quiero que sepas que Teams tiene una opción para acceder a
todos los archivos. Si nos fijamos en la barra de navegación izquierda, donde están los iconos del
programa, y hacemos clic en Más aplicaciones agregadas, podemos acceder a la aplicación Archivos. Desde
aquí podemos ver todos los archivos recientes con los que hemos trabajado en Teams. También podremos
ver todos los archivos que se encuentran en Teams, no solamente los recientes, y, por supuesto, desde
aquí podremos acceder a nuestro almacenamiento en la nube, es decir, al almacenamiento de OneDrive.
Por tanto, fíjate qué forma más rápida de poder compartir archivos con nuestros compañeros, y qué forma
más cómoda de poder acceder a todos los archivos compartidos.

Cómo colaborar en Teams en tiempo real

En Microsoft Teams, podemos colaborar con otros usuarios trabajando al mismo tiempo en los mismos
archivos. Es lo que conocemos como trabajar en coautoría. Esto, si lo pensamos, es una forma de ahorrar
tiempo y con ello aumentar nuestra productividad, porque en lugar de tener que adjuntar copias de
archivos y enviarlas a otros usuarios del equipo para que las revisen, podremos colaborar todos los
usuarios del equipo dentro del mismo archivo y además en tiempo real. ¿Cómo podemos hacer esto? Lo
primero que vamos a hacer es seleccionar el archivo y este archivo lo vamos a añadir al canal. Ahora
mismo, me encuentro dentro del equipo de recepción y estoy en el canal General. Necesito añadir aquí el
archivo en el que vamos a colaborar varios usuarios del equipo. Lo que voy a hacer es acceder a la parte
superior donde están los vínculos Conversación, Archivos, Wiki, y voy a hacer clic en el botón más para
agregar una ficha. Ahora, lo que voy a hacer es seleccionar una ficha de Excel, es decir, vamos a colaborar
todos a la vez en un archivo Excel. A continuación, tengo que seleccionar cuál es el archivo en el que vamos
a colaborar. En este caso, va a ser en este que ya tenemos subido y compartido con el resto de los
compañeros del equipo, llamado FacturaCliente. Selecciono el archivo y hago clic en el botón Guardar.
Ahora, fíjate cómo el archivo aparece, directamente, como si estuviéramos trabajando en Excel, lo que
significa que para todos los usuarios de este equipo de Recepción, aparece esta ficha con este archivo,
como nosotros lo estamos viendo también lo van a ver el resto de compañeros. Ahora voy a hacer clic en
Editar, porque tenemos que hacer algunos cambios. Pero antes de hacer clic directamente en Editar quiero
pinchar en el desplegable que ves a la derecha para explicarte que podemos editar el archivo en tres
lugares diferentes. Podríamos editarlo directamente en Teams, podríamos editarlo en la aplicación Excel
de escritorio o podríamos editarlo en la aplicación Excel Online o Excel para la web, es decir, a la aplicación
Excel que accedes desde la página de inicio de Office 365 y que no está instalada en tu equipo. Y esta sí es
la aplicación Excel que tienes instalada en tu equipo. Sea como sea, en este caso, voy a seleccionar Abrir en
el explorador, pero podría ser cualquiera de las otras dos opciones que te acabo de explicar. Ahora ya
podremos editar el archivo. Si otro usuario entra y hace el mismo proceso que acabo de realizar yo,
también estará editando este archivo y estaremos los dos trabajando en coautoría y editando este archivo
en tiempo real. Ahora, un compañero del equipo ha abierto el archivo y lo está editando a la misma vez
que lo estoy haciendo yo. ¿Cómo lo sé? Porque veo ahí su nombre de usuario y sé que está escribiendo en
esa celda. Vamos a esperar que acabe de editarlo para ver qué cambios está realizando. Juan Carlos Torres,
que es en concreto la persona que está editando el archivo, acaba de escribir aquí Número de habitación y
a continuación, ha cambiado el cursor de posición y lo ha puesto aquí. Como puedes observar, estamos
trabajando a la vez en el mismo archivo y editándolo en coautoría. Esto nos ahorra el tener que adjuntar
archivos por correo electrónico y que haya varias copias del archivo y luego no sepamos cuál es la
definitiva. En cuanto a cómo se guardan los cambios, no tenemos que preocuparnos en absoluto. En este
caso estamos trabajando en el mismo archivo y estamos trabajando en una copia que se encuentra en
OneDrive, que significa que cada cambio que realicemos se guarda automáticamente. Fíjate en la barra de
títulos cómo dice Guardado. Fíjate lo útil que resulta trabajar varios usuarios dentro del mismo archivo y
todo sin salir de Microsoft Teams.
Acceder a OneDrive sin salir de Microsoft Teams

Si necesitamos acceder a OneDrive y tenemos que administrar los archivos que tenemos dentro de la
Nube, no hay ningún problema en hacerlo desde Microsoft Teams, además esto nos hará ahorrarnos el
paso de tener que volver a la página de inicio y acceder a OneDrive, o cargar OneDrive, en otra ventana del
explorador. Para acceder a OneDrive desde Microsoft Teams, es muy sencillo. Desde la barra izquierda del
programa, donde encontramos todos los iconos de Teams, vamos a hacer clic en el botón de tres puntos
para acceder a más aplicaciones agregadas. Desde aquí, vamos a hacer clic en el icono de Archivos. Y esto
lo que va a hacer es abrirnos una página con los archivos recientes con los que hemos trabajado
últimamente en Teams. Pero si te fijas, a la izquierda, tenemos un panel de navegación donde podemos
acceder directamente al almacenamiento de la Nube y, en concreto, a OneDrive. Hacemos clic en OneDrive
y ahora ya podemos ver todos los archivos que tenemos en OneDrive, sin salir de Teams. Además, desde
aquí, podríamos cargar nuevos archivos, copiar vínculos archivos e, incluso, podríamos abrir directamente
un archivo en OneDrive. Por supuesto, podemos ver cierta información de los archivos como, por ejemplo,
si está compartido o no. Y también tenemos en cada uno de los archivos o carpetas, el botón de Más
acciones desde donde podemos realizar casi todas las acciones que podríamos realizar en OneDrive. Por
tanto, como puedes observar, no es necesario que vayamos a OneDrive desde ningún otro lugar. Si
necesitamos administrar, o ver simplemente qué archivos tenemos en OneDrive, podemos hacerlo
directamente desde Teams, ahorrando tiempo y trabajo.

Usar la wiki para compartir contenido en un canal

La pestaña Wiki que ves en la parte superior de cada canal, antiguamente, cuando Teams empezó, se
llamaba Notas. Idealmente, ahora se llama Wiki, pero la función de esta pestaña es guardar notas
importantes para ese canal. Voy a hacer clic en la pestaña Wiki del equipo de Recepción para que veamos
cómo está rellena esta pestaña dentro de este canal del equipo de Recepción. Fíjate que en esta pestaña
hay unas notas importantes en relación a unas normas que hay que seguir a la hora de recepcionar a los
clientes del hotel; es una información que está aquí disponible para todos los usuarios que forman parte
del equipo de Recepción y que las tienen aquí para poder recordarlas cada vez que sea necesario.
Solamente tienen que hacer clic en la pestaña Wiki y mirar aquí. También, en cualquier momento pueden
modificar y añadir más notas si lo consideran oportuno. ¿Cómo podemos hacer para añadir toda esta
información en la pestaña Wiki? Bueno, pues ahora voy a cambiar de equipo, y vamos a ir, por ejemplo, al
servicio del Spa del Landon Hotel al canal General y voy a ir a la pestaña Wiki de este canal, que en
principio está vacía, y así puedo enseñarte desde el principio cómo añadir aquí tus notas. Lo primero que
vamos a hacer es darle un nombre a la página, en este caso, vamos a escribir "Servicios del Spa del Landon
Hotel". Bien, ahora lo siguiente es añadir una sección por cada servicio. Tenemos un servicio de Circuitos
hídricos y aquí, dentro de los Circuitos hídricos, vamos a añadir una serie de puntos. Fíjate que aquí tengo
una barra de formato que puedo utilizar y que es la misma que ya conocemos que aparece en la línea de
comando cuando estamos trabajando en Teams y vamos a agregar una nueva conversación. Aquí también
podemos seleccionar cualquier elemento de formato que sea necesario. En este caso, necesitamos unas
viñetas para describir que aquí tenemos servicio de Jacuzzi, tenemos también Chorros de agua a distintas
temperaturas. Bien, ahora necesitamos añadir otra nueva sección. Fíjate en este botón que tenemos aquí,
Agregar sección, vamos ahora a añadir la sección de Tratamientos estéticos. Y así, igualmente aquí
podríamos añadir viñetas, podemos escribir texto normal, podemos utilizar también, si lo necesitamos, una
tabla, porque fíjate que la barra de formato no acaba aquí, sino que tenemos aquí el botón de Más
opciones, y podemos seleccionar la opción de Insertar tabla, y por supuesto, podríamos incorporar
imágenes, si fuera necesario desde OneDrive, imágenes que se encuentren dentro de los canales o equipos
de Teams o imágenes que estén directamente en nuestro equipo. Por tanto, fíjate qué sencillo resulta
tener aquí todas nuestras notas de modo que toda la información que se encuentre aquí en la pestaña de
Wiki será una información compartida con todos los miembros del equipo y podrán visitarla todos aquellos
usuarios que accedan al canal de General, en este caso, del equipo del servicio de Spa.
Agregar una ficha en un canal en Teams

Los propietarios y los miembros del equipo en Teams pueden agregar más pestañas a un canal o a un chat
de Teams. Se pueden agregar más pestañas con la finalidad de ayudar a los usuarios a obtener acceso y
administrar fácilmente los datos que necesitan o con los que tienen que interactuar. Es muy común que
tengamos que compartir archivos con otros usuarios. Cuando eso es así, sabemos que podemos utilizar la
pestaña Archivos, que está a continuación de la pestaña Conversación en cualquier canal, y subir esos
archivos aquí. Pero ahora, si necesitáramos colaborar, por ejemplo, en este archivo, sería interesante
añadir aquí una pestaña de Word que tuviera ese archivo ya preparado para colaborar. Fíjate en esta
pestaña de Excel que tengo ya añadida, que cuando hago clic en ella, ya podemos ver este archivo, en
concreto el de la factura de los clientes del hotel, y está ya aquí para poder ver su contenido, e incluso,
editarlo si fuera necesario. Esto es mucho más rápido que tener que abrir el archivo y editarlo, o en Excel
Online o en Excel de escritorio. Aquí, tengo un botón de Editar y podría seleccionar editar directamente en
Teams, es decir, desde aquí. Pues igual que he añadido esta pestaña de Excel, ahora quiero que tú
aprendas a añadir pestañas. ¿Cómo se hace esto? Pues muy sencillo. Fíjate es este botón que tenemos
aquí en forma de cruz, tenemos que hacer clic aquí para agregar una nueva ficha. Ahora, mira todas las
aplicaciones que hay, podemos agregar fichas de muchas aplicaciones, pero en concreto, necesitamos
Word. Si necesitas alguna aplicación que no encuentras aquí, puedes buscarla directamente aquí arriba.
Bien, hago clic en Word, y ahora, selecciono el archivo que quiero agregar a la ficha, en este caso, la Carta
de Landon Hotel. Y a continuación hago clic en Guardar. Es importante que recuerdes que estos archivos
tienen que estar previamente cargados en la pestaña Archivos. No puedes añadir una aplicación de un
archivo que no tengas cargado previamente en esta pestaña. Ahora ya tenemos aquí el archivo, como
puedes observar, y, igual que hacíamos con el de Excel, podemos editarlo directamente en Teams, si
queremos. Si no, también puedes abrirlo en Word de escritorio o en el explorador, pero realmente, esto es
útil para poder visualizar el archivo y editarlo también desde Teams. Esto mismo, también puedes hacerlo
en el chat. Si haces clic en el botón de Chat, podrás ver cómo yo también tengo aquí una pestaña de Excel
que he añadido al chat con Juan Carlos Torres, e igualmente podría añadir cualquier pestaña que
necesitara en relación al archivo que tuviera que tratar con esta persona. Podría ser un PowerPoint, un
informe de Power BI, o cualquier otra herramienta, como, por ejemplo, un bloc de notas de OneNote, y
esto nos va a ahorrar mucho tiempo y nos va a ayudar también a ser más productivos, porque no tenemos
que salir de Teams para modificar esos archivos.

Agregar un conector de aplicaciones desde Teams

Una de las muchas ventajas que nos proporciona Microsoft Teams es la posibilidad de acceder a otras
aplicaciones de Office 365 sin tener que salir de Teams. Esto ya lo hemos comprobado, por ejemplo,
cuando necesitamos acceder a archivos que se encuentran en la nube de OneDrive, pero también
podemos acceder a otras aplicaciones de Office 365 como Planner o Yammer sin salir de Teams. Para
añadir estas aplicaciones a Teams es muy sencillo, solamente tenemos que hacer clic en el botón de Más
aplicaciones agregadas que localizamos en la barra izquierda de los botones de Teams. Una vez que hemos
hecho clic aquí, podemos observar que aparecen numerosas aplicaciones, OneNote, Planner, Turnos, Who,
Wiki; en este caso, queremos acceder a Planner para poder ver todas nuestras tareas. Así, voy a hacer clic
en el icono de Planner, y ahora, ya tenemos aquí añadido a nuestro Teams todas nuestras tareas de
Planner, es decir, estoy en Planner, pero realmente estoy en Teams. Fíjate qué útil esto, porque yo ahora
puedo estar planeando, puedo ver mis tareas, puedo incluso trabajar con ellas, si algo ya terminó, puedo
completarlo y puedo incluso verlas agrupadas por plan, por progreso, por fecha de vencimiento, por
prioridad, y por supuesto, si necesito seguir añadiendo tareas, lo puedo hacer directamente desde aquí.
Por lo tanto, siempre que necesites acceder a una aplicación de Office 365, ve primero al botón de Más
aplicaciones agregadas y mira a ver si puedes añadirla directamente a Teams. Si no ves aquí todas las
aplicaciones, examina desde la parte inferior, en este vínculo que dice Examinar todas las aplicaciones,
para que puedas ver todas las aplicaciones que tienes, y que puedes agregar a Teams. Cuando Teams no
pueda realizar una tarea que tú necesitas, mira a ver si hay alguna aplicación que pueda hacer eso por ti, y
además, sin salir de Teams. Desde la parte de la izquierda, en el panel de navegación, puedes acceder por
categorías a esas aplicaciones, y por supuesto, también puedes buscar esas aplicaciones desde la barra de
búsqueda que encuentras en la parte superior. En este caso, necesito buscar la aplicación Wunderlist, por
tanto, voy a escribir un poquito de esa palabra, y ya tengo aquí la aplicación disponible, solo tengo que
seleccionarla, y una vez que haya agregado esta aplicación al equipo, ya podré utilizarla directamente
desde Teams. Vamos a indicarle que queremos tener esta aplicación disponible para el canal general, por
ejemplo, de Cocina. A continuación, hacemos clic en el botón de Configurar un conector, y ya por último,
iniciamos sesión en Wunderlist y ya tendremos esta aplicación disponible directamente desde Teams. Así
puedes añadir todas las aplicaciones que necesites y trabajar con ellas dentro de Teams.

Usar la aplicación Turnos en Teams

Uno de los objetivos de Microsoft es hacernos la vida más fácil tanto en el trabajo como en casa. Por eso,
Microsoft Teams, ahora incluye la herramienta Turnos, que te permite crear y administrar las
programaciones de tu equipo. Localizamos Turnos en la barra izquierda de Teams, si hacemos clic en el
botón de Más aplicaciones agregadas. Desde aquí, examina en el menú flotante hasta que localices Turnos.
En el caso de que no lo encontraras aquí, siempre puedes buscar la aplicación directamente desde la barra
de búsqueda, o hacer clic en el vínculo Examinar todas las aplicaciones para encontrarla desde ahí. En este
caso, voy a hacer clic en Turnos. como ya la tenemos aquí, y lo que estás viendo ahora en pantalla es una
programación que yo he preparado para el equipo de administrativos del hotel Landon con los turnos que
les corresponden a cada usuario. También he dejado algún turno abierto. Los propietarios de un equipo o
los miembros autorizados pueden crear, actualizar y administrar los horarios de los turnos del equipo. Los
miembros del equipo pueden ver sus horarios, ver quién más está programado para el día y solicitar un
cambio u ofrecer un turno. También pueden solicitar tiempo libre, y todo lo pueden hacer o desde la
aplicación de escritorio, o desde sus dispositivos móviles. No sé si sabes que Microsoft cuenta con una
aplicación para trabajar con programaciones y turnos, es Microsoft Staff Hub, pero el 1 de octubre de 2019
dejará de funcionar, por lo que si tienes toda tu programación aquí, debes de pasarla a Teams, en
concreto, aquí, a Turnos. No te preocupes, porque esto lo importarás de una manera muy fácil y rápida. Te
explico cómo. Solamente tienes que hacer clic en las líneas horizontales que hay justo a la izquierda del
grupo dentro de Turnos. Aquí podrás observar para qué equipos tienes ya creados turnos, y fíjate que aquí
hay una opción que dice Ver este equipo en staffhub.office.com. Ya en Staff Hub, y gracias a PowerShell,
podrás mover tus programaciones y turnos a Teams. Bien, permíteme que cierre el panel de la izquierda, y
ahora voy a explicarte cómo hacemos para crear una programación. Lo primero que necesitas saber es
para qué equipo vas a crear esa programación. Nosotros, en concreto, vamos a crear la programación para
el equipo de recepción. No es necesario que estemos situados en él, volveremos de nuevo a la aplicación, a
turnos, y lo único que tenemos que hacer es clic en las líneas horizontales que encontramos en la parte
superior izquierda; y fíjate que, en la parte inferior, dice Nueva Programación. Aquí encontramos las
programaciones que ya han sido creadas para distintos equipos, y también encontramos el resto de
equipos con la posibilidad de crear ya su programación. En nuestro caso, tenemos que seleccionar el
equipo de recepción y hacer clic en Crear. Ahora, es muy importante que nos fijemos que la configuración
de la zona horaria coincide con el lugar donde los trabajadores van a realizar esta actividad. Así que, en
este caso, tenemos que cambiarlo, estamos en Madrid, así es que nos vamos a ir desplazando por la lista
hasta localizar esa zona horaria. Es importante también que indiquemos la ciudad más cercana, que es
Madrid. Perfecto, ahora ya solo tenemos que hacer clic en el botón de Confirmar. No te preocupes si más
adelante tuvieras que cambiar esta configuración, puede hacerse, es muy sencillo. Bien, haremos clic en
Confirmar, y ya se está creando la programación. Lo primero que voy a hacer es darle un nombre al grupo.
Voy a poner aquí que estos turnos son para el personal del mostrador de recepción. Bien, ya tenemos
nombre para el grupo, y a continuación lo que tenemos que hacer es agregar miembros al grupo. Fíjate,
aquí, a la derecha, en los botones que tenemos. Botón para eliminar el grupo, otro para reordenar los
grupos, porque podemos tener varios, fíjate que aquí hay también una opción para agregar un nuevo
grupo, puedo tener el personal del mostrador de recepción, y el personal que está dentro de recepción,
pero en la parte administrativa haciendo facturas de clientes y otras tareas. Por tanto, podemos tener
varios grupos. En concreto, en este caso, vamos a crear solo este grupo. Vamos a añadir los miembros,
haciendo clic en este botón, Agregar personas al grupo, y empezamos a añadir a los miembros. Juan Carlos
Torres que es el jefe de recepción, y, además, como es el jefe de recepción, le vamos a permitir que
actualice las programaciones, es decir, ahora yo soy la propietaria de este equipo y estoy creando esta
programación, pero voy también a delegar en Juan Carlos Torres la posibilidad de hacer cambios, para que
no sea yo la persona que tenga que hacer todos los cambios. Activo esta opción y guardo. Bien, a
continuación, voy a seguir añadiendo, en este caso, añadiré también a Mariana Salazar; no voy a permitirle
que cambie nada de la programación, solamente Juan Carlos Torres puede cambiarlo, y ya tenemos el
grupo creado. Ahora, lo que tenemos que hacer es ir añadiendo los turnos. Esto es muy sencillo. Fíjate que,
cuando paso el ratón, aparece una lupita. Aquí tengo un botón de opciones y aquí, al hacer clic, puedo
empezar a agregar turnos y también puedo agregar permisos. Hago clic en Agregar turnos, y comienzo a
agregar el turno de esta persona. Entonces, el horario es de 08.00 a 16.00, y vamos a ponerle un color
distintivo para esta persona para que vea o localice rápidamente estos turnos. No hay ningún descanso
que no se ha apagado, por lo tanto, no vamos a poner nada, y podríamos añadir alguna nota si lo
deseásemos. En el caso de que el turno sea abierto, podríamos marcarlo aquí. A continuación, hago clic en
Guardar, y si ese turno se repite, podría copiarlo, fíjate en los puntos suspensivos, Copiar, y lo podría pegar
en aquellos lugares donde lo necesite, puntos suspensivos, Pegar y puntos suspensivos, Pegar. Igual, si
también lo necesito para Mariana podría pegarlo y hacerle los cambios que sean necesarios. Por ejemplo,
Mariana, voy a editarlo. Tiene la etiqueta, por ejemplo, de color púrpura y su horario comienza un poquito
más tarde, a las 10.00 y finaliza a las 18.00. Guardamos e igualmente que hemos hecho con Juan Carlos
Torres iríamos copiando los turnos. Así podríamos ir creando toda la programación de los miembros de
este grupo. Desde los puntos suspensivos, puedes eliminar el turno que desees. También puedes agregar
permisos. Vamos a ponerle que el día 20 es un día que tiene libre, todo el día, y vamos a guardarlo.
Entonces, esto es un permiso que se ha agregado, no le he cambiado el color de la etiqueta, pero si lo
deseas puedes hacerlo. Así ves que puedes crear, dentro de Teams, los turnos de tus empleados y, una vez
que ya los tienes, puedes compartirlos con el equipo. Fíjate en este botón que tenemos en la parte
superior, Compartir con el equipo. Ahora, ya, una vez que tenemos todos los turnos, los podemos
compartir o con todo el equipo de recepción, o solo con los miembros del equipo afectado. Esto ya según
desees, eliges la opción y haces clic en Compartir. Ahora, cada uno de estos usuarios tiene en su Teams y
dentro de Turnos esta programación.

Iniciar una videoconferencia en el momento actual

Podemos convertir una conversación de Teams en una reunión en línea, con tan solo unos cuantos clics de
ratón podremos pasar de estar escribiendo en la línea de iniciar una conversación a realizar una
vídeollamada, de este modo, podremos reunirnos, vernos las caras y además, esto permite una total
movilidad de los usuarios que pueden encontrarse en cualquier lugar a la hora de realizar esta
vídeoconferencia. La forma de iniciar una vídeollamada instantánea es desde la propia línea de
conversación haciendo clic en este botón que ves aquí que dice Reunirse ahora. Lo único que tendremos
que hacer es clic en el botón, esto activará nuestra cámara y ahora, lo que estamos es viendo nuestra
propia imagen, en este caso, yo me estoy viendo a mí, pero fíjate que aquí tengo varias opciones, en
concreto, tengo un botón que dice Reunirse ahora. Lo que tengo que hacer es clic en este botón, y esto va
a hacer que aparezca aquí a la derecha una lista con los contactos que tengo en este equipo en el que me
encuentro. Ahora, lo único que tengo que hacer es seleccionar el contacto con el que quiero reunirme
ahora mismo, que es el contacto con el que estaba hablando, bien, el contacto con el que estábamos
hablando en la conversación en línea ya acaba de contestar, y ahora ya lo tenemos en pantalla. Si
necesitamos que algún otro contacto se una a la conversación, simplemente lo que tenemos que hacer es,
fíjate aquí a la derecha, en el botón de Más opciones, haz clic ahí y selecciona Pedir unirse, con esto lo que
estamos haciendo es llamar también a ese otro contacto. Bien, en este caso necesitamos hablar con esta
persona con la que tenemos ahora ya nuestra vídeollamada iniciada y vamos a ver las distintas opciones
que tenemos para poder compartir información con él. "- Hola, ¿qué tal? - Bien, gracias". Bueno, fíjate que
durante la conversación, tenemos aquí en la parte inferior una barra que nos permite realizar algunas
acciones. Por ejemplo, vemos que tenemos activada la cámara. Si viéramos, por ejemplo, que tenemos
algunos problemas con la conexión, podríamos desactivar la cámara para tener más ancho de línea. Luego
tenemos también un icono para silenciar el micrófono, imagínate que te está sonando el móvil y necesitas
silenciar un momento la conversación, usa el micrófono para silenciar esa conversación. Y luego, tenemos
un botón muy útil, un botón para Compartir. Este botón nos va a servir para compartir todas aquellas
presentaciones o archivos que tengamos que mostrar en pantalla. También podremos compartir el
escritorio. Si haces clic en el botón de Compartir, fíjate cómo en la parte inferior tenemos los últimos
archivos que hemos abierto, con la posibilidad de seleccionar, en este caso, son archivos de presentación,
cualquiera de ellos, y también tenemos el botón de Examinar para seleccionar otros archivos que
necesitáramos compartir y que podrían estar directamente en Teams o en OneDrive o incluso en nuestro
equipo. Bien. Ahora, vamos a ver el botón que tenemos de Más opciones. Este botón tiene algunas
opciones muy útiles, como por ejemplo la opción de iniciar la grabación de la vídeollamada. Puedes grabar
tu vídeollamada y cuando la vídeollamada termine y esté el archivo listo, te llegará un correo con ese
archivo. También, puedes mostrar la pantalla completa desde la opción Acceder a pantalla completa y una
cosa que es muy útil, es la posibilidad de mostrar las notas de la reunión, esto va a hacer que en la parte de
la derecha te aparezca una pantalla preparada para tomar notas, así es que simplemente tienes que hacer
clic en el botón de tomar notas, y esto es un pequeño bloc de notas. Lo bueno de las notas que tomes aquí
es que luego te van a aparecer en la ficha de Wiki de este canal, y vas a poder visitarlas o consultarlas
siempre que lo necesites. Vamos a poner un ejemplo, y así después te muestro dónde han ido estas notas.
Bien, pues ya he escrito las notas de reunión, y ahora ya después cuando terminemos la vídeoconferencia
te mostraré dónde están estas notas. De momento, voy a cerrarlo, porque la siguiente opción que quiero
ahora explicarte es la posibilidad también de mostrar un chat aquí a la derecha por si en un momento dado
necesitamos mantener una conversación a través del teclado con esta persona. Imagínate que por lo que
sea se ha ido la voz, ha habido un problema con la conexión y podemos seguir dentro de nuestra
vídeollamada pero en este caso, hablando por el chat, entonces, simplemente donde aquí tenemos la línea
de conversación escribimos, presionamos Enter y ya tenemos nuestra pregunta hecha a la persona que
está al otro lado. Bueno, como podemos observar, ya la otra persona nos ha contestado, nos aparece
también una notificación, por si acaso estamos en otra cosa y no nos hemos dado cuenta, tenemos esa
notificación también en pantalla, como que nos ha contestado por el chat. Bien, cierro la ventana del chat
para seguir explicándote opciones. El siguiente botón que encontramos en la barra, es el botón que nos
muestra los participantes, podemos hacer clic y ver los participantes de este equipo, en concreto, los que
estamos actualmente en la reunión y los participantes que forman parte del equipo y que aún no están,
con la posibilidad, como ya te comenté antes, de hacer que se unan si queremos llamarlos a través de la
opción Pedir unirse. Solamente hay que hacer clic en el botón de Más opciones y seleccionar esa opción. Y
cuando nuestra vídeoconferencia haya terminado, pues simplemente tenemos que hacer clic en el botón
rojo de colgar, por tanto, vamos a despedirnos ahora de Francisco que nos ha ayudado a realizar esta
vídeoconferencia y simplemente haremos clic en colgar. "Gracias, hasta luego". Bien, como puedes
observar, es muy sencillo realizar una vídeollamada a través de la línea de conversación. Cuando termina,
Microsoft Teams te pide que valores cómo ha sido la calidad de esa llamada. Si quieres, puedes valorarla, y
si no, puedes descartarla. A continuación, sigue trabajando en Teams como lo haces habitualmente. Antes
de terminar este vídeo, quiero explicarte dónde están las notas de reunión que hemos tomado durante la
vídeollamada. Fíjate en la parte superior en todas las pestañas que tenemos en el canal donde nos hemos
reunido. Hay una pestaña en concreto que dice Notas de reunión, y aquí están las notas que hemos
tomado. Como puedes ver, todo lo que necesitamos hacer es posible si realizamos una vídeollamada a
través de Microsoft Teams.
Programar una reunión en Teams e invitar a usuarios

En Microsoft Teams, tenemos un calendario donde podemos programar reuniones con otros usuarios.
Fíjate en la parte izquierda de la aplicación, aquí tenemos la opción de Calendario. Esto nos permite
establecer nuestras reuniones, directamente, sobre el Calendario, eligiendo la fecha y la hora en la que se
va a realizar esa reunión. El Calendario por defecto nos muestra una semana, en concreto, es la semana
actual; es decir, en la semana en que nos encontramos. Fíjate que nos muestra el día de Hoy marcado en
un color diferente. También existe la posibilidad de que seleccionemos otras fechas. Simplemente
podemos hacer clic en este desplegable que tenemos en la Fecha y elegir la Semana que queremos ver en
pantalla. En cuanto a la Vista del calendario también lo podemos modificar, utilizando esta lista
desplegable que tenemos en la parte superior derecha de la pantalla a solamente visualizar la Semana
laboral o únicamente visualizar el día de Hoy. Bien, en este caso, voy a dejarlo en Semana laboral y voy a
explicarte cómo programas una reunión. Vamos a suponer que tenemos que programar una reunión el día
17 a las 2 de la tarde. Es tan sencillo como ir a esa fecha y a esa hora y hacer clic. Solamente con eso, ya
aparece el cuadro de dialogo de Nueva reunión. Únicamente tenemos que establecer el Título; la
Ubicación, en este caso, vamos a suponer que la reunión va ser a través de Microsoft Teams y, después,
vamos a seleccionar a qué hora finaliza esta reunión; puesto que, la hora de inicio ya la hemos elegido
directamente al crear la reunión. Vamos a poner que finalizará a las 3 de la tarde. Bien, si queremos,
podemos añadir algún detalle en la parte inferior y, por supuesto, darle formato. Y ahora necesitamos
invitar a las personas que van a asistir a esta reunión y, además, tenemos que seleccionar en qué canal nos
vamos a reunir porque esto es importante. Lo primero, el canal donde vamos a reunirnos. Fíjate en este
desplegable y, a continuación, vamos a seleccionar ese canal. En concreto, nos vamos a reunir en el equipo
de Recepción en el canal General. Y ahora empecemos a Invitar a personas a la reunión; por supuesto, las
personas que invitamos las tenemos que seleccionar ahora para que después les llegue un aviso de que
han sido invitadas. Bien, empezamos a escribir. Vamos a invitar a Juan Carlos Torres, también a Mariana
Salazar y vamos a invitar también a Jorge Luis Sánchez. Todos estos usuarios son usuarios que pertenecen
al grupo de Recepción. Si en un momento dado tienes que quitar a un usuario, simplemente haz clic en el
Aspa para Quitar a ese asistente. Ahora vamos a programar ya la reunión; hacemos clic en el botón
Programar y la reunión ya ha sido programada. De hecho, fíjate cómo yo soy un participante de esa
reunión; me ha llegado un aviso indicándome que he programado esta reunión. También si ahora voy al
Calendario, puedo ver esa reunión programada a las 2 de la tarde; es decir, se desarrolla entre las 2 y las 3.
En cualquier momento, puedo hacer clic en ella y editarla, hacer cualquier cambio que sea necesario. Por
supuesto, para unirme a la reunión, puedo hacer clic desde aquí y hacer clic después en el vínculo Unirse a
la reunión de Microsoft Teams. Ahora te estoy mostrando en pantalla el Teams de uno de los participantes
de esta reunión, en concreto, el Teams de Mariana Salazar que era una de nuestras invitadas. Fíjate cómo
tiene también en la Conversación esta reunión y si nos desplazamos a su Calendario, también podremos
ver esta reunión; aquí la tenemos. Por tanto, cuando llegue la hora y Mariana tenga que unirse a la
reunión, simplemente tendrá que hacer clic aquí y después hacer clic en el botón de Unirse. Así de sencillo
es programar una reunión, invitar a los usuarios y unirse a una reunión a través de Microsoft Teams.
Realizar una llamada telefónica en Teams

Microsoft Teams también nos permite reunirnos a través de una llamada telefónica. Por tanto, si no
podemos, o no queremos usar el vídeo, es posible realizar una llamada telefónica solamente haciendo clic
en el botón de llamadas, que puedes encontrar en la parte izquierda de Microsoft Teams. Cuando hacemos
clic en el botón de llamadas, lo que podemos observar es una lista de nuestros contactos. Únicamente
tenemos que seleccionar al contacto que queremos llamar. En este caso, vamos a seleccionar a Juan Carlos
Torres y vamos a hacer clic en el botón de Llamar al contacto. Esto va a poner en marcha una llamada y
esperamos que la otra persona se encuentre al otro lado y descuelgue. - Hola, ¿qué tal? - Hola, muy bien.
¿Y tú qué tal? - Bien, gracias. Bien, como puedes observar, en este caso, no estamos utilizando el vídeo,
tenemos la cámara apagada, si por motivos de ancho de línea, por ejemplo, no pudiéramos usarla, estamos
haciendo una llamada. Además, la otra persona si está, por ejemplo, trabajando en remoto, o se encuentra
en un lugar que no está trabajando con Microsoft Teams de escritorio, sino que está utilizándolo desde su
teléfono móvil, puede también contestar a esta llamada con más facilidad. Desde aquí, por supuesto, en
cualquier momento, si lo deseo, puedo activar la cámara. Fíjate que tengo la opción de encender la
cámara. Y sigo teniendo todas las opciones que tengo en una videollamada y que ya conocemos, Lo único
que, en este caso, hemos hecho una llamada directamente. Tenemos también la posibilidad de unir a
varias personas dentro de la llamada; así es que, simplemente, haciendo clic en el botón de mostrar
participantes, podemos seguir invitando a personas a esta llamada. Incluso si necesitas invitar a alguien
que no es de tu organización, puedes escribir su número de teléfono aquí y con esto estaremos llamando a
esa persona a su teléfono móvil. Por tanto, como puedes observar, Teams nos permite realizar este tipo de
llamadas cuando no es posible el uso de vídeo. Ahora ya vamos a colgar esta llamada como siempre
utilizando el botón rojo de colgar. - Adiós, gracias. - Adiós, de nada. Hasta luego. Bien. Si quieres, valora la
calidad de la llamada, y a continuación sigue trabajando en Teams como lo haces habitualmente.

Who: el bot de ayuda de Teams

Seguramente alguna vez te habrá pasado que te encuentras en una conversación con muchos usuarios y
hay algún usuario que no conoces y necesitas saber alguna información acerca de él o en qué está
trabajando. Teams incorpora una aplicación que se llama Who, y que puedes utilizar para obtener
información de determinados usuarios, como, por ejemplo, para saber quién son o en qué están
trabajando. La primera vez que usas Who tendrás que cargarlo en Microsoft Teams porque es una de esas
aplicaciones que se pueden añadir al programa pero que no vienen incorporadas por defecto. Para poder
añadir Who a Microsoft Teams solamentes tienes que hacer clic en los puntos que tienes en la parte
izquierda, donde están todos los botones de Teams, para añadir más aplicaciones. Desde aquí haremos clic
en Who. Si no encontraras Who aquí en esta lista, siempre puedes hacer clic en Examinar todas las
aplicaciones y ahí seguro que la vas a encontrar. En este caso, voy a hacer clic en Who para acceder a ella.
Yo ya la tengo añadida, pero es muy fácil añadirla. Simplemente cuando entres aquí, si no la tienes
agregada a tu Teams, tendrás que hacer clic en el botón Agregar que te aparecerá como para agregar
cualquier aplicación que no tengas dentro de Teams. Una vez agregada, verás una pantalla como la que yo
te voy a mostrar a continuación. La pantalla empieza explicándote, en cierto modo, qué es lo que puede
hacer Who por ti. Es decir, lo primero que vas a ver es esto que te voy a mostrar ahora mismo. Esto es lo
primero que vas a ver. Entonces, Who se presenta, te explica, en cierto modo, qué es lo que puede hacer
por ti con algunos ejemplos, como puedes observar aquí, e inmediatamente aparece la línea de
conversación preparada para hablar con Who. Porque Who realmente es lo que conocemos como un robot
o un bot que nos va a permitir hablar con él como si fuera un usuario. En este caso, tenemos que utilizarlo
en el idioma inglés, pero como Teams va evolucionando, en breve va a haberlo en distintos idiomas. Ahora,
lo que voy a hacer es escribir aquí "Who", y fíjate como me aparece un listado para seleccionar qué tipo de
pregunta puedo hacer. Puedo hacer cualquiera de estas preguntas. ¿Quién es alguien? ¿Qué puedo saber
sobre alguien? ¿Quién trabaja con esa persona? ¿En qué está trabajando? En fin, todas estas opciones que
ves aquí. En este caso, simplemente queremos saber quién es alguien, por ejemplo, que nos ha escrito un
correo y no le conocemos. Pertenece a nuestra organización, pero no sabemos realmente quién es ni en
qué está trabajando. Así es que vamos, primero a escribir "Who is", y a continuación, el nombre de la
persona. En este caso, queremos saber quién es Víctor García. Presionamos Enter y esperamos a que Who
nos dé información. Mira como está escribiendo y, en este caso, dice que ha encontrado a Víctor García y
nos da algo de información acerca de esa persona. En este caso, también me gustaría saber con quién
trabaja. Así es que voy a volver a preguntar a Who y voy a decirle, en este caso, voy a coger esta plantilla y
así ya me ahorro tenerlo que escribir, y lo mismo, vamos a decirle "Víctor García". Presionamos Enter y
esperamos a que Who nos dé la respuesta. En este caso, dice que ha encontrado seis personas que
trabajan con Víctor García. Y aquí nos aparece el listado de esas personas, como puedes observar. Por
tanto, siempre que necesites encontrar información de alguien que esté en una conversación y que no
conozcas, o que te haya enviado un email y no le conoces, porque hay organizaciones muy grandes y a
veces hay mucha gente y no puedes conocer a todo el mundo, Who es la herramienta que va a ayudarte a
conocer más detalles acerca de ese usuario con el que te has comunicado y que aún no sabes realmente
quién es.

Utilizar los comandos en Teams para ahorrar tiempo y trabajo

Los comandos son métodos abreviados que puedes utilizar en Teams para realizar determinadas tareas
comunes como, por ejemplo, puede ser ir a un canal específico, comenzar un chat o mostrar los últimos
archivos con los que has trabajado. Para utilizar los comandos es muy sencillo, no tienes que aprenderte
nada, simplemente fíjate en la parte superior de Teams que tenemos una barra que dice Busque o escriba
un comando. Realmente, esto es un cuadro donde tú puedes hacer clic y escribir una barra invertida. En
concreto, la barra invertida del número 7 del teclado. Esto es porque los comandos comienzan por barra
invertida. Así es que voy a escribir aquí una barra invertida y de este modo, va a aparecer una lista con
todos los comandos que podemos utilizar. Por eso te decía que no tenías que aprenderte nada. Ahora,
simplemente, lo único que tengo que hacer es buscar la tarea que quiero realizar de una manera más
rápida. Imagínate que lo que quiero es realizar un chat con una persona. Entonces, directamente voy a
Chat y esto hace que yo aquí pueda seleccionar a la persona y comenzar a hablar con ella directamente
desde aquí, sin necesidad de haber entrado en el chat, haber buscado esa persona y haber iniciado una
conversación. A veces, puede ocurrir que alguno de estos comandos que ves aquí no esté habilitado. Si no
lo está, es porque, seguramente, tu organización no lo haya habilitado para que no pueda ser utilizado.
Pero la mayoría de las veces, encontrarás todos estos comandos disponibles y, simplemente, tendrás que
seleccionar el que necesitas para ver lo que deseas. En este caso, he seleccionado Archivos y veo una lista
de los últimos archivos que he utilizado. Esto es más rápido que tener que ir a buscar el archivo en el canal
que se encuentra o a lo mejor Core a OneDrive, que es donde realmente se encuentra el archivo guardado.
También podemos utilizar esta barra de comandos escribiendo aquí una arroba. Si escribimos una arroba,
entonces lo que obtenemos es un listado con los contactos, y, desde aquí, podríamos seleccionar un
contacto y empezar a comunicarnos con él. Por tanto, como puedes observar, si ponemos la barra
invertida del 7, estamos obteniendo una lista de comandos rápidos para realizar tareas comunes y si
escribimos una arroba, una lista de contactos, pudiendo seleccionar cualquiera de ellos para poder
comunicarnos con él. Así es que, fíjate que útil esta barra de comandos para ahorrarnos tiempo a la hora
de realizar determinadas tareas comunes en Teams.
Realizar búsquedas en Teams

Si trabajas con Teams, seguramente te habrá pasado que necesitas encontrar una conversación y no
recuerdas en qué equipo y en qué canal se encuentra. Si eso es lo que ocurre, lo mejor para no perder
tiempo es buscar esa conversación por alguna palabra clave. Por ejemplo, sé que se ha hablado, aquí, en
Meetings, de un curso de Excel para empleados, pero ahora mismo estoy mirando y no encuentro en qué
canal fue ni qué conversación, así es que he decidido que lo que tengo que hacer es buscar; de esta
manera, voy a localizar esas conversaciones, y no perderé tiempo en ir navegando por los distintos equipos
y canales hasta que encuentre esa conversación. Lo primero, me voy a ir a la parte de arriba donde se
encuentra la barra de búsqueda, esta barra que utilizamos para acceder a los comandos rápidos de Teams,
o con la arroba para buscar usuarios, pero también nos permite buscar por palabras clave. Así es que voy a
hacer clic aquí, y voy a escribir Excel. A continuación, fíjate que ya me aparece aquí que hay justo un
equipo que se llama Curso de Excel avanzado, aún así, voy a presionar Enter, porque, de esta forma, voy a
obtener todas las conversaciones, donde aparezca esa palabra clave, y aquí las tenemos. Mira, ahora, en el
panel de navegación de la izquierda, donde me aparecen Mensajes, y puedo ver todas las conversaciones
en donde aparece la palabra clave Excel. Por tanto, ya aquí, simplemente con que haga clic y seleccione esa
conversación, ya podré verla entera, y si es alguna de estas otras, o son las tres, podría ir viéndolas una a
una. El caso es que ahora he conseguido llegar aquí de una forma rápida y no he tenido que ir buscando en
los distintos canales a ver dónde se encontraba esa conversación. Voy a hacer clic en cualquiera de ellas, y
fíjate cómo localiza automáticamente esa conversación e incluso me dice en qué equipo está y en qué
canal. Esto, lógicamente, nos ha ahorrado mucho tiempo y bastante trabajo a la hora de localizar esas
conversaciones.

Obtener ayuda sobre las características de Teams

Si en alguna ocasión mientras estás trabajando con Teams necesitas ayuda sobre el funcionamiento de
ciertas características del programa, no te preocupes, porque Teams presenta una serie de herramientas
de ayuda que te van a resultar muy útiles a la hora de encontrar aquello que buscas. Fíjate en la barra que
tenemos más a la izquierda dentro de la aplicación Teams. Abajo encontramos un botón que dice Ayuda, si
hacemos clic ahí, podremos observar que podemos acceder a la ayuda de varias formas. Tenemos una
ayuda organizada por temas. También tenemos una ayuda en relación a vídeos de aprendizaje, tenemos
una ayuda muy útil en cuanto a las novedades del programa, como ya sabes, Teams es una de estas
herramientas que Microsoft nos va actualizando constantemente, y hay que estar al tanto de las
novedades, porque a veces aparecen características que son muy útiles y podemos perdérnoslas. Y
también hay una opción para enviar nuestros comentarios a Microsoft acerca de cómo funcionan ciertas
características si nos gustan o nos gustaría mejorarlas. Empecemos viendo cómo se organiza la ayuda por
temas. Por tanto, voy a hacer clic en la opción Temas. Esto va a hacer que llegue a la página de Ayuda y que
me encuentre, como puedes observar, ya en Temas. Ahora, si necesito ir a las otras opciones, Aprendizaje
o Novedades, ya no tendré que volver a la parte izquierda. Puedo acceder directamente desde estos
vínculos que puedes ver aquí. La ayuda por temas se va organizando, como puedes observar, en ciertos
conceptos donde podemos hacer clic en la imagen que tienen a la izquierda y obtener ayuda de esta, en
concreto, característica que estamos viendo aquí a la derecha. En este caso, vamos a obtener ayuda de
cómo se realizan las conversaciones en los canales. Así, podemos ir viendo distintos temas de ayuda y si
no, también podríamos buscar ayuda acerca de algún tema en concreto que necesitáramos utilizando esta
barra de búsqueda. Por ejemplo, podríamos escribir aquí "actividad", presionamos Enter y como puedes
observar, aquí tenemos distintas opciones para seleccionar el tema de ayuda que se acerque más a lo que
necesito. Siempre que quieras volver atrás, puedes utilizar este botón de navegación o puedes volver otra
vez al inicio utilizando el símbolo de la casita o Home que ya conocemos. También podremos utilizar la
ayuda en forma de herramientas de aprendizaje. Como te comentaba, aquí tenemos la posibilidad de
aprender a manejar Teams a través de vídeos. Y bueno, pues tenemos distintos temas sobre los que
podemos obtener ayuda y la duración que tienen esos vídeos en la parte inferior. Y luego, por supuesto,
podemos acceder también a las Novedades de Teams. Aquí siempre Microsoft nos va poniendo cuáles son
las últimas novedades del programa y la fecha en la que ya han sido incorporadas a la herramienta. Por
tanto, siempre que quieras saber cuáles son las últimas características que tiene Teams, ven aquí e
infórmate, porque Teams es una de esas herramientas que está evolucionando constantemente y es muy
importante conocer todas sus características para ahorrar tiempo y ser más productivos.