Introducción

Aprende a utilizar Microsoft Teams al máximo de su potencial

Teams llega al mundo de las aplicaciones informáticas para evitar dispersar nuestra atención en múltiples
aplicaciones para videoconferencias, procesar textos o datos en hojas de cálculo, enviar y recibir "e-mails",
almacenar archivos en la nube o programar reuniones y organizar nuestro calendario. Teams es todo eso,
es una sola aplicación. Máximo foco, máxima productividad. El curso utiliza el sistema más ameno y
transversal para facilitar el aprendizaje, trucos variados que abarcan todas las áreas de trabajo de Teams,
así como todos los niveles. En este curso de LinkedIn Learning tenemos todos los ingredientes para un
aprendizaje práctico. Hola, soy Isabel Fernández, formadora certificada MOS por Microsoft y estoy
encantada de ofrecerte mi experiencia con Teams en el mundo de la empresa. ¿Qué tal? Yo soy José
Manuel Pomares y es un placer colaborar con mi compañera Isabel para mostrarte durante este curso las
múltiples aplicaciones y utilidades que hay detrás de esta fantástica aplicación. Te animo a que formes
parte de la familia de Teams a partir de ahora mismo. No te lo pienses más. Teams es el futuro, pero
también es ya el presente.

Agregar o quitar miembros de un equipo existente

Si eres propietario en un equipo de Microsoft Teams, puedes agregar o quitar miembros al equipo según lo
necesites. Para eso tendrás que acceder a las opciones de Administración del equipo. Simplemente haz clic
en el nombre del equipo, después verás que, por defecto, ya te aparecen los miembros que componen ese
equipo. Por un lado, podemos ver los propietarios, en este caso somos nosotros, la persona con la que
estoy logada en Teams, y por otro lado, podemos ver los miembros e invitados, es decir, aquellas personas
que añadí cuando creé el equipo. Añadir miembros al equipo es muy sencillo, solamente tenemos que
hacer clic en el botón Agregar miembro. A continuación tendremos que escribir el nombre de esa persona
si pertenece a nuestra organización o, si es un invitado, su dirección de correo electrónico, y siempre
teniendo en cuenta que el administrador de Teams nos permita agregar invitados. En este caso, voy a
agregar a un invitado escribiendo su dirección de correo electrónico. En este caso, yo misma. Hago clic en
Agregar y ahora clic en Cerrar. Este invitado ya ha sido agregado a nuestra lista de miembros del equipo.
Para eliminar algún miembro del equipo, es tan sencillo como hacer clic en el aspa que tiene a la derecha.
Simplemente hacemos clic en el aspa y el miembro ha sido eliminado del equipo. Esos son solo los pasos
que tienes que realizar para modificar las personas que pertenecen a un equipo.

Organizar de forma personalizada la lista de equipos en Teams

Quizá tengamos una larga lista de equipos en Teams. En ese caso, debemos conocer algunas acciones clave
para mantener nuestra relación de equipos de forma óptima y personalizada. Una de las acciones posibles
estaría dentro del botón Más opciones, aquí lo tenemos. Hacemos clic y ahora podemos ocultar este
equipo. Hacemos uso del comando y ahora vemos que desaparece de la lista principal. Si vamos a Equipos
ocultos, haciendo clic en este pequeño triángulo, vemos que el equipo que acabamos de ocultar aparece
aquí. Por supuesto, si necesitamos recuperar este equipo para nuestra lista principal, volvemos a hacer clic
y hacemos clic después en Mostrar. Ya lo tenemos de nuevo al final de la lista de Equipos. También
podríamos hacer clic en este botón y otra de las posibles opciones sería abandonar el equipo. De alguna
manera, también es una forma de organizar los equipos en los que estamos activos. Para utilizar esta
opción, debe haber otro propietario que quede en el equipo. Si somos el último propietario, no podremos
abandonar. Y, por último, comentar que para organizar nuestra lista de Equipos también podemos utilizar
otra opción, que es hacer clic en el nombre del equipo y, sin soltar, arrastramos a una nueva posición. Por
ejemplo, si lo queremos en la parte superior de la lista, podemos arrastrar hasta ese lugar.
Administrar la configuración de las notificaciones en Teams

Podemos configurar el comportamiento de las notificaciones en Teams a varios niveles. Uno de ellos es a
nivel de la aplicación, pero también podemos decidir si recibir o no notificaciones de canales o incluso de
conversaciones. Vamos a ver la primera de las opciones, que es configurar las notificaciones a nivel de la
aplicación. Si hacemos clic en el icono de nuestro perfil, podemos ir a Configuración y después hacer clic en
Notificaciones. Podemos ver que a la derecha hay un panel con múltiples posibilidades. Por ejemplo,
podemos decidir qué ocurre en nuestro Teams cuando tengamos menciones, cuando tengamos mensajes,
y también podemos configurar otras situaciones. Es bastante sencillo cambiar cualquier configuración, tan
solo tenemos que hacer clic en estos desplegables y elegir la opción adecuada. Vamos a cerrar y ahora
comentaremos la configuración de notificaciones a nivel de canal. Hacemos clic, por ejemplo, en este
equipo, y en este canal hacemos clic en su botón Más opciones. También tenemos un comando que se
llama Notificaciones del canal. Aparece un cuadro donde también podemos configurarlas. Por ejemplo,
podemos ver que las notificaciones, cada vez que haya una nueva publicación, en este canal están
desactivadas por defecto. Aquí en el siguiente ítem podríamos configurar las menciones de canal. Por
último, si hemos realizado cambios, hacemos clic en Guardar. Y ahora vamos a ver cómo es posible
modificar el comportamiento de las notificaciones en el chat. Tenemos seleccionado este chat y ahora,
desde el botón Más opciones, podemos silenciar. De esta forma, ignoramos la actividad en estas
conversaciones.

Personalizar una imagen de equipo en Teams

En este vídeo aprenderemos a personalizar la imagen que Teams muestra para identificar al equipo. Que
un equipo tenga una imagen o logotipo forma parte de las buenas prácticas en Microsoft Teams. Vamos a
hacer clic en el botón Más opciones del equipo y ahora hacemos clic en Administrar equipo. Ahora vamos a
Configuración y hacemos clic en Imagen de equipo. Aquí tenemos el logotipo actual, es decir, en este
momento tenemos el que Teams aporta por defecto, pero podemos hacer clic en Cambiar imagen y ahora
Cargar imagen. Lo seleccionamos y hacemos clic en Abrir. Ya tenemos aquí una vista previa y ahora
guardamos. Ya podemos cerrar y el logotipo lo tenemos incorporado.

Archivar un equipo en Teams dejándolo en modo Solo lectura

Con el tiempo es posible que un equipo creado en Microsoft Teams se quede fuera de uso porque estás
trabajando en otros proyectos y ese proyecto se canceló temporalmente. Si crees que en un futuro se
vuelva a trabajar en ese proyecto y tienes rol de administrador en Microsoft Teams, puedes archivar el
equipo temporalmente. Esto hará que se detenga toda la actividad en ese equipo, pero sin eliminarlo.
Podríamos seguir agregando o quitando miembros y actualizando los roles, podríamos seguir viendo toda
la actividad que en su día hubo en los canales, archivos y chat. Esto es mejor que eliminar un equipo, ya
que evita la pérdida de información. Para archivar un equipo, solamente tenemos que ir a la rueda dentada
que accede a la configuración y que encontraremos en la parte inferior derecha del panel izquierdo de
Teams. Hacemos clic, ahora vemos en pantalla todos nuestros equipos activos y lo único que tenemos que
hacer es clic en el botón de Más opciones del equipo que queremos archivar. A continuación
seleccionaremos la opción Archivar equipo. Microsoft Teams nos informa en este cuadro de diálogo que la
actividad en este equipo va a cesar, pero que podremos seguir agregando o quitando miembros al equipo.
Como ya imaginas, cada equipo está asociado a un grupo de Office 365 y este a su vez también tiene
asociado un sitio de SharePoint. Si quieres, también puedes dejar el sitio de SharePoint asociado a este
equipo que vas a archivar en modo de Solo lectura. Para ello, haz clic en esta opción. Se podrá ver el
contenido del sitio pero no se podrá modificar. A continuación, haremos clic en Archivar. Los equipos que
han sido archivados aparecen en la parte inferior en una categoría especial llamada Archivados. En
cualquier momento podremos volverlos a activar siguiendo los mismos pasos que hicimos para archivarlos:
hacemos clic en el botón de Más opciones y, en este caso, seleccionaríamos la opción Restaurar equipo. De
mantener tus equipos inactivos cuando no los usas, en lugar de eliminarlos.
Silenciar los canales y los chats que no te interesan

En Teams es posible silenciar un canal o un chat cuando no queremos seguir recibiendo notificaciones o
sonidos. Para silenciar un canal solo tenemos que ir al canal y, en el botón de Opciones, representado por
tres puntos, haremos clic y seleccionaremos la opción Notificaciones del canal. En el cuadro de diálogo que
aparece, podremos decidir si nos llegan notificaciones o no a ese canal y en qué modo. En la opción
Enviarme una notificación cada vez que haya una publicación nueva en este canal, puedes seleccionar si
quieres que te llegue "banner" y también una notificación a la fuente o solamente una notificación a la
fuente. También puedes tenerlo desactivado. Igualmente puedes decidir si quieres que te lleguen o no
notificaciones cuando eres mencionado en ese canal. Ahora mismo tenemos seleccionado por defecto
Banner y fuente, lo que significa que nos va a llegar un "banner" que va a aparecer en la parte inferior
derecha de la pantalla y también una notificación. Igualmente puedes desplegar y decidir cómo quieres
que lleguen esas notificaciones o si no quieres que te lleguen. Una vez establecidas las opciones, haz clic en
Guardar. Si lo que quieres es evitar que te lleguen notificaciones del chat, simplemente sitúate en el chat y
haz clic en el botón de Opciones de la conversación que quieres silenciar. A continuación, selecciona
Silenciar. Ahora, como puedes observar, la conversación aparece con un icono de una campana tachada, lo
que nos da a entender que las notificaciones de este chat están desactivadas.

Recibir notificaciones importantes desde el modo No molestar

En este vídeo vamos a aprender la configuración avanzada de las notificaciones para que, cuando estemos
en modo No molestar, podamos seguir recibiendo notificaciones de determinados usuarios que
seleccionemos. En la parte superior derecha de la pantalla, en nuestra foto de perfil, podemos ver
mediante este punto de color rojo que estamos en modo Ocupado. Si hacemos clic en esa imagen,
podemos elegir Configuración y después Privacidad. Ahora hacemos clic en Administrar acceso prioritario y
aquí podemos escribir el correo electrónico de las personas que queremos considerar como prioritarias.
Por ejemplo, esta compañera ya se ha incorporado aquí, podemos cerrar y podemos ver como, aun
estando en modo Ocupado, recibimos notificaciones.

Determinar grados de confidencialidad en los canales de Teams

Es posible proteger la información compartida si configuramos, según necesidades, la posibilidad de los

miembros de un equipo a la hora de eliminar, editar y crear información. Este tipo de configuraciones las
podemos conseguir haciendo clic en el botón Más opciones del equipo y ahora haciendo clic en
Administrar equipo. Si ahora vamos a Configuración, podemos ver dos ítems, que son Permisos de
miembros y Permisos de invitado, que nos van a permitir las siguientes opciones. Para Permisos de
miembros, aquí tenemos una larga lista con la que no vamos a tener ninguna dificultad en entender qué
estamos configurando con cada uno de los ítems. Tan solo tenemos que activar o desactivar estas casillas.
Podemos volver a contraer este ítem y ahora pasamos a Permisos de invitado. Tan solo hay dos opciones
que también podemos activar o desactivar mediante estas casillas de verificación. Estas dos opciones se
refieren a permitir crear y actualizar canales e incluso permitir que los eliminen.
Convertir un archivo en una pestaña para colaborar

En Microsoft Teams, las pestañas permiten a los miembros del equipo acceder a servicios y contenidos en
un espacio dedicado dentro del canal o en un chat. Esto permite al equipo trabajar directamente sobre
archivos sin salir de Teams. Para agregar un archivo a una pestaña de un canal, es tan sencillo como
situarse previamente en el canal y hacer clic en el botón en forma de Más, Agregar nueva ficha. A
continuación, seleccionaremos la aplicación origen para ese archivo. en este caso va a ser Microsoft Excel,
pero fíjate que tienes varias aplicaciones a seleccionar, existiendo la posibilidad de que, si no lo ves a
simple vista, puedas utilizar la barra Buscar para encontrarlo solo escribiendo el nombre de la aplicación.
En este caso, como es Excel, vamos a seleccionarlo y a continuación vamos a elegir el archivo que
queremos mostrar en esa pestaña. Recuerda que estos archivos se encuentran dentro de SharePoint, ya
que cada equipo es un grupo de Office 365 y, a su vez, tiene un sitio de SharePoint que contiene todos los
archivos. Bien, seleccionamos el archivo y hacemos clic en el botón Guardar. Ahora ya podemos observar
como tenemos el archivo aquí directamente en Teams, en una pestaña que pone Excel. Puedes cambiarte
a la pestaña de Conversación y volver a esa pestaña cuando necesites trabajar en este archivo. La ventaja
es que puedes trabajar en este archivo directamente desde Microsoft Teams sin necesidad de abrirlo en su
aplicación de origen. Fíjate en el botón que dice Editar. Simplemente haces clic en ese botón y ya estará
preparado el archivo para ser editado. Otros compañeros también pueden editar este archivo
simultáneamente, puesto que es un archivo que está compartido en el canal. Si necesitas abrir ese archivo
directamente en SharePoint, haz clic en el botón de Más opciones y desde aquí puedes abrirlo en
SharePoint. También puedes abrirlo en la aplicación de origen de escritorio o en Excel "online". Igualmente
podrías también, o cualquier usuario podría descargarlo a su equipo. Como puedes ver, lo más importante
de tener un archivo en una pestaña de un canal es que podemos trabajar en modo colaborativo con él con
nuestros compañeros y sin tener que salir de Microsoft Teams.

Trabajar con un panel con Planner desde Microsoft Teams

Si usas Microsoft Teams, puedes agregar una o más pestañas de Planner a un canal de equipo. También
puedes agregar la aplicación directamente a Teams y trabajar con Planner sin salir de Teams. Para ello, lo
primero que vamos a ver es cómo agregar la aplicación de Planner a Teams. Lo primero que vamos a hacer
es clic en el botón de Más aplicaciones agregadas, que encuentras en el panel izquierdo de Teams, y aquí
vamos a buscar la aplicación, ya que no aparece en el listado de aplicaciones. Aquí la tenemos, la
seleccionamos y a continuación haremos clic en el botón Abrir. Ahora ya podemos ver las tareas que
tenemos en Planner desde Microsoft Teams y trabajar con esas tareas. Si decides aún así abrir la
aplicación, es tan sencillo como hacer clic en este botón que tenemos aquí a la derecha de ir al sitio web, y
esto te llevará directamente a Planner, es decir, se abrirá una nueva pestaña en tu navegador y entraremos
directamente en Planner. Permíteme que cierre la pestaña. Y ahora quiero enseñarte cómo añadir una
pestaña de Planner al canal de un equipo. Lo primero que vamos a hacer es ir al canal para el que tenemos
el plan, en este caso el equipo de Formación de Excel Avanzado y el canal de General. A continuación,
vamos a hacer clic en el botón en forma de Más para agregar una ficha. Ahora seleccionaremos Planner,
que lo vemos aquí, no hace falta que lo busquemos, y el siguiente paso es seleccionar un plan ya existente,
es decir, no queremos crearnos un plan nuevo, sino seleccionar un plan existente que ya tenemos creado
para trabajar en Planner con este equipo. Aquí desplegamos en esta lista que tenemos de planes y
seleccionamos ese plan. A continuación, hacemos clic en el botón de Guardar. Ahora ya podemos ver todas
las tareas que tenemos dentro de este plan, pero estamos viendo esto desde Teams y podemos trabajar
con estas tareas, añadir más tareas, añadir depósitos, ver la vista de Gráficos, la vista Programación, es
decir, todo como si estuviéramos en Planner, pero trabajando desde Microsoft Teams y con la ventaja de
que todos los miembros del equipo pueden colaborar en este plan de Planner.
Enviar un mail a un canal y que lo reciban todos sus miembros

Como forma rápida, eficaz y flexible de comunicarnos con todos los miembros de un canal, tenemos la
posibilidad de enviar un "e-mail" precisamente a todo el canal. Pero tenemos que aclarar que el "e-mail"
no se envía particularmente a todos los miembros, sino que se expone, como hemos dicho antes, en el
canal en Teams. Esto puede ser especialmente productivo si acabamos de recibir un "e-mail", como
podemos ver en Outlook, y este correo electrónico interesa a todos los miembros del canal. Podríamos
reenviarlo y en el campo de dirección de correo electrónico tendríamos que pegar la del canal. Para ello, ya
de vuelta en Teams, lo que hacemos es seleccionar este icono, hacemos clic y ahora obtenemos la
dirección de correo. al hacer clic aparece un cuadro donde podemos copiar esa dirección de correo
electrónico del canal. Hacemos clic en copiar y, de vuelta en Outlook, pegamos en el campo Para. Ahora
tan solo tenemos que hacer clic en Enviar. Y de nuevo en Teams, aquí lo tenemos, podemos ver que,
teniendo seleccionado el canal, aparece ese correo electrónico que estará disponible para todos los
miembros.

Trabajar en coautoría con un archivo desde Teams

Todos los documentos que subimos a un canal o a un chat de Teams para compartir con otros miembros
del equipo están ligados a una carpeta de documentos en SharePoint. Por eso tenemos la posibilidad de
poder trabajar en ese documento varias personas a la vez en tiempo real. Es lo que conocemos como la
coautoría de documentos. Si vamos, por ejemplo, a este chat, donde tenemos un documento compartido
en una pestaña, puede ser que varios usuarios a la vez editen ese documento. El documento se puede
editar directamente en Teams sin tener que salir a su programa origen. Fíjate aquí, en la parte superior
derecha, en el botón de Editar. Si hacemos clic ahí, pasaremos a editar el documento en Teams. Ahora
estoy editando el documento. Es posible que otra persona, en este caso la persona que se encuentra en el
chat, edite este documento también en este preciso momento, y eso es lo que conocemos como la
coautoría de documentos: varias personas pueden editar el mismo documento en tiempo real. Fíjate ahora
mismo como Juan Carlos Torres ha iniciado la edición de este documento, está modificando ciertas celdas
y nosotros estamos viendo en este preciso momento las modificaciones que realiza. Igualmente nosotros
también podemos editar el documento. Acabo de escribir en una celda y Juan Carlos Torres también está
viendo este cambio que acabo de hacer, es decir, ambos estamos trabajando en este mismo documento a
la vez. Si decidimos editar el documento fuera de Teams, también es posible. Fíjate en los tres puntos que
aparecen en la parte superior del documento a la derecha, donde dice Más opciones. Aquí puedes
seleccionar abrir el documento en la aplicación de escritorio y abrir en el explorador. Pero piensa que este
documento está ligado a SharePoint y, como está compartido en SharePoint, aunque lo abras en la
aplicación de escritorio o lo abras en Excel Online, siempre tendréis el documento compartido y podréis
seguir trabajando en coautoría con él. De hecho, si lo abrimos en Excel Online, no solamente podemos
trabajar en ese documento, sino que además tenemos un chat donde podemos comunicarnos
directamente con esa persona y podemos enviar mensajes en relación a los cambios que se están
produciendo en el documento. Por tanto, fíjate qué útil es esta opción de trabajar en documentos desde
Teams en coautoría.
Gestionar los turnos de trabajo del equipo desde Teams

Uno de los objetivos de Microsoft es hacernos la vida más fácil, tanto en casa como en el trabajo, por eso
Microsoft Teams ahora incluye la herramienta Turnos, que te permite crear y administrar las
programaciones de tu equipo. Acceder a la herramienta Turnos es muy sencillo, solamente tenemos que
hacer clic en el panel izquierdo de Teams, donde dice Más aplicaciones agregadas. Desde aquí podremos
acceder directamente a Turnos. En el caso de que no la localizases en esta lista, puedes buscarla
escribiendo aquí en la barra de búsqueda su nombre. Hacemos clic en Turnos y ahora vas a ver en pantalla
una programación que ya he creado para ti. Los propietarios del equipo pueden crear, actualizar y
administrar los horarios de los turnos de los equipos y los miembros del equipo pueden ver sus horarios,
ver quién está programado para qué día, solicitar un cambio u ofrecer un turno y solicitar tiempo libre, y
todo esto desde sus dispositivos móviles. No sé si sabes que Microsoft cuenta con una aplicación para
trabajar con programaciones y turnos, es Microsoft StaffHub, pero el 1 de octubre de 2019 ha dejado de
funcionar, por lo que si tienes toda tu programación aquí, puedes pasarla a Teams, y entonces verás toda
esa programación aquí, en Turnos. Cada equipo de Microsoft Teams puede tener su programación de
turnos. Ahora estamos viendo en concreto la programación de turnos de los administrativos. Pero si
hacemos clic en el botón que tiene las tres líneas horizontales, podemos ir a ver todas las programaciones.
Fíjate que aquí tenemos cuatro equipos y sus respectivas programaciones. Para empezar a crear una nueva
programación, solamente tienes que hacer clic en el vínculo que aparece en la parte inferior, Nueva
programación. Ahora fíjate que ya hay algunos equipos que tienen la programación creada, pero hay otros
que todavía está por crear. Ahora vamos a buscar el equipo para el que queremos crear la programación,
en este caso el equipo de Recepción, y hacemos clic en Crear. Es importante que nos fijemos en que la
zona horaria corresponde a la zona horaria donde van a trabajar estos miembros del equipo. en este caso
vamos a cambiarlo por la zona horaria de Bruselas, Copenhague, Madrid, París. También es importante que
indiquemos la ciudad más cercana a donde se encuentran los miembros del equipo para que toda la
programación tenga la hora local correcta. Bien. De todas formas, si esto lo tienes que cambiar más
adelante, es posible cambiarlo, no te preocupes. Confirmamos y ya tenemos en pantalla una programación
en blanco para comenzar a organizar los turnos de los empleados. Simplemente ahora lo que vamos a
hacer es agregar un nombre para el grupo de la primera programación que vamos a crear. En este caso, va
a ser para los empleados de recepción que se encuentran en el mostrador. Bien, ahora que ya tiene
nombre el grupo, lo que vamos a hacer a continuación es añadir a los miembros. Fíjate en este botón que
tenemos aquí, agregamos personas al grupo. Juan Carlos Torres, lo guardamos, y vamos a agregar también
a Mariana Salazar, guardamos. Y fíjate en esta opción, antes de darle a Guardar quiero que entiendas que
puedes permitir a una persona, aunque no sea la propietaria del equipo, que pueda hacer cambios en las
programaciones, así puedes delegar en alguien esta función. en este caso vamos a delegarlo en Mariana.
Guardamos y ya tenemos aquí a los miembros de esta programación. Para añadir los turnos, simplemente
tenemos que situarnos en la fecha concreta donde queremos añadir esos turnos. Y la vista que tenemos
ahora es la vista de Semana. También puedes colocar la vista Día, como puedes observar aquí, o la vista
Mes. en este caso vamos a estar en la vista Semana y vamos a agregar el turno, por ejemplo, de Juan Carlos
Torres para el lunes. Hacemos clic en los puntos suspensivos de Más opciones y agregamos turno. Ahora
simplemente elegimos un color para el turno de esta persona, indicamos si el turno es abierto o no, e
indicamos su horario de trabajo. en este caso sale a las cuatro. Bien. Si queremos, podemos poner alguna
anotación, alguna etiqueta personalizada o algún descanso que haya no pagado. Si no, simplemente
hacemos clic en Guardar. Y así iremos poniendo los turnos para todos los miembros del equipo. Si tienes
que copiar un turno, simplemente haz clic en el botón de Opciones, selecciona Copiar, en el siguiente día
vuelve a Opciones y selecciona Pegar, y así podrás ir colocando todos los turnos de tus miembros de
equipo. A continuación, cuando ya lo tengas todo programado, solamente tienes que compartirlo con los
miembros del equipo o solamente con los que pertenecen a este grupo o con todos los miembros del
equipo. Fíjate en este botón que tenemos aquí arriba, Compartir con el equipo. Hacemos clic en él y ahora
indicamos si lo vamos a compartir con todo el equipo o solo con los miembros del equipo afectado. en este
caso no necesitamos que el resto de personas conozcan los turnos de estos dos empleados. Hacemos clic
en Compartir y ya tenemos esos turnos compartidos con esos usuarios. Como puedes observar, la
herramienta Turnos es muy útil para establecer las programaciones por turnos de los miembros de tu
equipo.

Iniciar o responder a llamadas con Teams en movilidad

Muchos usuarios utilizan Teams desde su teléfono móvil y en este truco quiero explicarte cómo realizar
llamadas desde Microsoft Teams. La forma más rápida de realizar una llamada, si ya en otra ocasión has
llamado a esa persona, es desde la opción de Llamadas que encontrarás en la parte inferior de la aplicación
móvil. Fíjate en esta opción de Llamadas, donde tenemos todas las últimas llamadas que hemos realizado
con la posibilidad de llamar directamente a alguien desde aquí. En el caso de que sea la primera vez que
llamas a esa persona, puedes encontrarla desde la opción en forma de lupa que tenemos en la parte
superior izquierda de nuestro teléfono móvil. Hacemos clic en Buscar y aquí buscamos directamente a esa
persona. en este caso vamos a llamar a Juan Carlos Torres, que ya lo tenemos directamente aquí, voy a
seleccionarlo, y ahora fíjate que ya nos aparece el contacto como tal con la posibilidad de realizar una
llamada o también una videollamada. en este caso vamos a realizar una videollamada. Bueno, pues
acabamos de conectar la llamada con Juan Carlos Torres. Hola, buenos días, Juan Carlos. Hola, María Elena,
¿cómo estás? Bien, ahora podemos ver en nuestro dispositivo móvil, en la barra flotante que tenemos en
la parte inferior, varios botones. En principio tenemos un botón para activar o desactivar la cámara. Si ves
que tienes problemas con la conexión, puedes desactivar la cámara momentáneamente para que no se
visualice. Si quieres también, en algún momento puedes desactivar el sonido con el botón del micrófono
que tenemos o puedes colocar también el manos libres, si lo deseas, con el botón del altavoz. Después
tenemos un botón de Opciones representado por tres puntos. Voy a tocar ese botón para que veamos las
opciones que tenemos desde aquí. En principio la opción quizás más beneficiosa es la de Compartir.
Tenemos la opción de Compartir, voy a tocarla para que veamos que desde nuestro dispositivo móvil
podemos compartir fotos, podemos compartir vídeo, podemos incluso compartir la pantalla de nuestro
dispositivo y también un PowerPoint. Simplemente tendrás que seleccionar la opción que deseas y
seleccionar ese elemento: foto, vídeo, pantalla o un PowerPoint. Bien, como puedes observar, las opciones
de videollamada a través del teléfono móvil no tienen nada que envidiar a las que tienes en la aplicación o
en la web. Bueno, pues para terminar este vídeo vamos a colgar la conversación, antes despidiéndonos de
Juan Carlos Torres y agradeciéndole esta llamada. Hasta luego, Juan Carlos. Gracias. A ti, nada. Hasta luego.
Bien, ahora voy a pulsar el botón rojo de colgar y ya hemos terminado nuestra llamada. Recuerda que en
este caso hemos realizado una llamada con una única persona, pero podríamos realizarla con varias
personas a la vez.

Agregar una biblioteca de documentos a un canal

En un canal podemos agregar, como si de una pestaña se tratara, un enlace que nos puede llevar a una
biblioteca de documentos concreta con la que trabajamos frecuentemente. Por ejemplo, estando en este
canal, canal General, podemos hacer clic en el botón Agregar una ficha y ahora elegimos Biblioteca de
documentos. Teams nos ofrece dos opciones, elegir uno de estos sitios relevantes o usar un vínculo de
SharePoint, en cuyo caso tenemos que tenerlo copiado y después pegarlo aquí. Podríamos hacer clic en el
botón Ir y ahora en Siguiente. Ahora elegimos la carpeta, Siguiente, y podemos asignar un nombre a la
ficha que aparecerá en el último lugar de todas las pestañas del canal. Vamos a dejar el que nos ofrece
Teams por defecto y hacemos clic en Guardar. Veremos como ya aparece Biblioteca de documentos. Y una
vez llegados aquí, además de utilizar esta biblioteca, podemos también cambiar el nombre o eliminarla.
Compartir detalles del proyecto de Teams con una wiki

Cuando creas un equipo en Teams para trabajar en el mismo proyecto varias personas, puede resultarte
muy útil utilizar la pestaña Wiki, donde todos los miembros del equipo puedan colaborar y añadir sus
anotaciones. Encontraremos la pestaña Wiki dentro de las pestañas que aparecen en la parte superior de
cada canal, a continuación de la pestaña Conversaciones y Archivos. en este caso yo ya tengo aquí una
pestaña Wiki que en su momento se rellenó para colaborar los usuarios de este equipo en la formación del
curso de Excel avanzado para el equipo. Fíjate como tenemos ciertas anotaciones distribuidas en distintas
secciones que luego podremos desplazarnos por ellas de una forma muy cómoda. Es decir, simplemente
desde donde dice Expandir el menú de Wiki podemos cambiarnos directamente a una sección. Ahora lo
que tenemos aquí y que podemos observar a simple vista son notas acerca del desarrollo y organización
del curso. También tenemos un listado donde queremos que los usuarios de este equipo escriban su
nombre y el departamento al que pertenecen dentro de esta tabla. De ese modo, podremos saber más
rápidamente qué usuarios están interesados en el curso. Añadir secciones y elementos a la pestaña Wiki es
muy sencillo. Fíjate, cuando pasas el ratón aparece el símbolo de Agregar una nueva sección. Esto siempre
aparece en la parte izquierda cerca del margen. Puedes añadir una sección en el lugar que desees. Una vez
que ya tengas añadida la sección, simplemente lo que tienes que hacer es darle nombre a esa sección. Aquí
agregaremos una sección llamada Software y después en el contenido pondremos lo que necesitemos
anotar. También podemos aplicar formato dentro del texto que incorporemos a Wiki, simplemente
seleccionándolo, fíjate que en la parte superior tenemos una barra con las características de formato más
habituales: Negrita, Cursiva, Subrayado, Tachado. También contamos con un color de resaltado para
resaltar partes del texto y también tenemos la posibilidad de utilizar viñetas, numeración e incluso
podríamos incorporar imágenes, vínculos y hasta tablas. Por tanto, fíjate qué útil resulta esta pestaña de
Wiki para tener nuestras notas y además colaborar todos los miembros del equipo en ellas.

Crear una reunión desde la línea de mensaje

Puede ser que, mientras mantienes una conversación en un canal, veas la necesidad de reunirte en ese
mismo momento para tratar un tema con más detalle. Desde la línea de Conversación, podemos hacer clic
en el icono Reunirse ahora en una conversación existente para conservar todo el contexto de la
conversación. Fíjate en esta conversación que estamos manteniendo María Elena y Juan Carlos y en este
preciso momento necesitamos reunirnos para tratar este tema con más detalle. Para ello, voy a hacer clic
en el icono que dice Reunirse ahora y, de este modo, voy a llamar a esta persona y vamos a tratar este
tema a través de una reunión en videoconferencia. Ahora, si lo deseamos, ponemos un asunto para la
videoconferencia. en este caso vamos a tratar el tema de las facturas, por tanto, ese es el nombre que voy
a darle. Ahora que ya he escrito el asunto de la reunión, que, por supuesto, es opcional, voy a hacer clic en
el botón de Reunirse ahora. Bien, pues ya estamos reunidos con Juan Carlos Torres, que está al otro lado
y... ¿Qué tal, Juan Carlos? ¿Has revisado la factura que tenemos pendiente? Hola, María Elena, sí. Incluso
hemos estado trabajando en modo compartido, he modificado algunos formatos y lo veo todo perfecto.
Muy bien, pues muchas gracias, Juan Carlos. Luego lo revisaré. Como puedes observar, aquí a la derecha
tenemos un panel con los contactos que estamos ahora mismo en la reunión y también tenemos una
sugerencia. Estos contactos son otras personas que pertenecen a nuestro equipo y que podemos llamar
para reunirnos también con ellos, es decir, para que se unan a nuestra reunión. Si tenemos que llamar a
algún usuario externo a nuestra organización, es muy sencillo. Únicamente tenemos que escribir su
número de teléfono móvil donde dice Invite a alguien. Escribiremos aquí su número y automáticamente
llamaremos a esa persona y la invitaremos a unirse a nuestra reunión. Como puedes observar, esta opción
de reunirse en línea de conversación es muy útil para tratar temas rápidamente que no pueden esperar.
Usar el asistente de programación al programar una reunión

Microsoft Teams dispone de un sencillo asistente para programar reuniones. Constituye una ayuda para
comprobar las horas disponibles alrededor de una hora candidata prevista. Vamos a verlo desde el
apartado Calendario de Teams y haciendo clic en Nueva reunión. después de rellenar los primeros campos,
vemos que en Iniciar podemos elegir una fecha de inicio para la reunión, vamos a suponer que sea este día,
7 de octubre, y, por ejemplo, vamos a establecer como hora las ocho en punto. Si hacemos clic en este
botón, Programación, accedemos a una línea de tiempo por la cual nos podemos desplazar mediante esta
pequeña barra y donde podemos ver que la hora que en principio hemos establecido para la reunión
coincide con un periodo ocupado. Así pues, podríamos echar un vistazo a otras horas posteriores o incluso,
si nos desplazamos más, podemos ver el día siguiente, que sí que tenemos disponibilidad. Así que vamos a
elegir el día siguiente, por ejemplo, a las ocho de la mañana. De esta forma, tenemos disponibilidad segura.

Compartir pantalla en una llamada y ceder el control

Fantástica y muy útil esta característica incorporada por Teams que permite que nuestro interlocutor tome
el control de nuestro equipo durante una videollamada. Vamos a hacer una prueba. Hola, María Elena.
Hola, ¿qué tal? ¿Cómo estás? Nada, perfecto. A ver, querías revisar alguna diapositiva del PowerPoint,
¿verdad? Sí, sí. Tenía que mirar unas diapositivas. Vale, voy a compartir. OK, gracias. Creo que ya se está
abriendo el PowerPoint. Sí, sí, ya lo veo. ¿Puedes tomar entonces el control? Sí, voy a tomar el control.
Vale, hacemos clic en el botón Tomar el control que vemos en la parte inferior izquierda de la pantalla de
Teams. Y ahora voy a moverme hasta la diapositiva que necesito visualizar solamente haciendo clic en la
presentación. Aquí está. Ya lo tengo, Juan Carlos. Tenía que ver la nueva decoración de las habitaciones.
Perfecto. Entonces todo OK, ¿no? Sí, sí, perfecto. Muchas gracias por compartirlo. Nada, no hay de qué.
Voy a tomar otra vez el control. Muy bien. Y terminamos la videollamada. Como hemos visto, es muy fácil
que nuestro interlocutor pueda tomar el control y viceversa en cualquier momento dado.

Realizar seguimientos de citas y reuniones desde Teams

No solo es posible tener una relación de las reuniones habidas en un equipo, sino que podemos saber la
duración, quién ha intervenido y también podemos actuar volviendo a realizar una llamada o iniciar un
chat. Podemos conseguir esto en Microsoft Teams si vamos al apartado Llamadas y ahora hacemos clic en
Historial. Podemos ver esta lista, donde tenemos el nombre, el tipo de llamada –entrante, saliente o
perdida–, también la duración y podemos ver también la fecha en la última columna. Aquí tenemos el
botón Más opciones desde el cual podemos devolver la llamada a esa persona, iniciar un chat, agregar a
marcación rápida o agregar a esa persona a contactos. También podemos hacer clic en Hacer una llamada
y Microsoft Teams nos sugiere algunos contactos para poder realizar esa llamada haciendo clic en el icono
Llamada de audio o en el icono Videollamada. Tan solo tendríamos que comenzar a escribir el nombre de
ese contacto y seleccionarlo, ahora hacer clic en un icono o en otro.
Crear un código para no tener que aprobar nuevas solicitudes

Cuando un usuario recibe un código para unirse a un equipo en Teams, puede unirse directamente a ese
equipo con el código que ha recibido. Si eres propietario de un equipo, puedes enviar un código a los
usuarios para que se unan al equipo sin tener que hacer solicitudes. Para ello, ve al equipo y haz clic en el
nombre del equipo. de las pestañas que aparecen, haz clic en la pestaña Configuración y ahora fíjate en
esta opción, Código de equipo. Dice: Comparta este código para que sea posible unirse al equipo
directamente: no recibirá solicitudes para unirse. Esto es lo que estamos buscando. Ahora lo único que
tenemos que hacer es clic en el botón de Generar para generar ese código. Ya tenemos el código
generado. Tienes que tener en cuenta que los usuarios que sean de fuera de tu organización no podrán
unirse a través de este código, solamente es para usuarios de la organización. Ahora lo único que tenemos
que hacer es copiar el código y lo puedes pegar directamente en un mensaje de correo electrónico o en un
chat. Ahora imagínate que eres el usuario que ha recibido el código para unirte al equipo. Veamos dónde
tienes que introducir ese código. Es muy sencillo, en el panel de la izquierda de Teams, fíjate donde dice
Unirse a un equipo o crear uno. Sí, justo ahí, donde creas los equipos nuevos. Hacemos clic ahí y fíjate en el
segundo panel que tenemos, dice Unirse a un equipo con un código. Es aquí donde debes pegar ese código
que has recibido a través del chat o del correo electrónico de la persona propietaria del equipo. Y una vez
que pegues el código, lo único que tienes que hacer es clic en Unirse al equipo. Esa opción de permitir
unirse a los usuarios al equipo a través de un código es mucho más rápida que estar recibiendo solicitudes
de los usuarios y después aprobándolas para que se una al equipo.

Personalizar un mensaje de estado con fecha de caducidad

En Microsoft Teams podemos poner un lema en nuestro perfil que esté visible a los demás compañeros.
Además, también podemos hacer que ese mensaje de estado tenga caducidad si así lo deseamos. Esto lo
podemos hacer desde la foto de nuestro perfil, haciendo clic en ella y después eligiendo Definir mensaje de
estado. Aquí en este campo podemos escribir ese lema, y ahora un poco más abajo tenemos este
desplegable donde podemos elegir la caducidad. Por ejemplo, si elegimos Hoy, que es la opción por
defecto, este mensaje después del día actual desaparecerá. Vamos a dejar esa opción, hacemos clic en
Listo y vemos como aparece aquí nuestro mensaje de estado. También sería visible si cualquier compañero
pasa el ratón por encima de nuestro perfil y mira en la tarjeta de nuestros datos. Podemos verlo aquí al
final. Si queremos eliminar nuestro mensaje de estado, podemos volver a la foto de nuestro perfil y, si
pasamos el ratón por encima de ese mensaje, podemos elegir entre eliminarlo o editarlo. Hacemos clic en
este icono y en este caso lo estamos eliminando.
Llamar la atención de usuarios con @menciones

Una mención es como un toque suave en el hombro, es decir, una forma de llamar la atención de alguien
en una conversación de un canal o un chat. Si quieres llamar la atención a un usuario, puedes escribir el
símbolo arroba seguido de su nombre en la línea de conversación. Si lo haces, no solo se resaltará su
nombre en la conversación, sino que además le llegará una notificación a la fuente y un "banner"
indicándole que ha sido mencionado. En esta conversación que hemos iniciado aquí en pantalla, fíjate que
tenemos resaltada a una persona, Mariana Salazar. Yo mantenía una conversación con Juan Carlos Torres,
pero he hecho referencia a un archivo que creo que le interesa a esta persona, entonces lo que he hecho
ha sido mencionarla dentro de la conversación. Ahora Mariana ha recibido una notificación en la actividad,
en su fuente, indicándole que yo la he mencionado. También, si lo tiene activado, ha recibido un "banner"
en la esquina inferior derecha de su pantalla. Como te decía, para mencionar a alguien solamente tienes
que escribir una arroba en la línea de mensaje, ya sea en una conversación o en el chat. Esto hará que
aparezca una lista con las sugerencias de los contactos más habituales. Aun así, si quieres contactar con
otra persona solamente tienes que escribir su nombre para localizarlo. en este caso seleccionamos a la
persona que queremos mencionar, a continuación el texto que acompaña a la mención y hacemos clic en
Enviar. Esta persona ahora, igualmente que antes Mariana, ha recibido una notificación indicándole que ha
sido mencionado y también dentro de su Teams en el canal aparecerá resaltado, como lo puedes ver aquí.
Igualmente cuando tú estés trabajando en Teams y seas mencionado o mencionada, recibirás las
notificaciones y también aparecerá tu nombre destacado en la conversación. Si quieres ver todas las
conversaciones en las que has sido mencionado o mencionada, ve a la barra de búsqueda, escribe una
barra invertida y "menciones" y ahora podrás ver todas aquellas conversaciones donde has sido
mencionado o mencionada. Fíjate en la parte izquierda de la pantalla, ya tenemos ese listado con las
menciones.

Utilizar las apps que necesites desde la línea de mensaje

Mientras estamos utilizando un chat, ya sea privado con un contacto o dentro de un canal, podemos
personalizar los botones que nos encontramos junto a la línea de mensaje y agregar algunos para acceder
a aplicaciones complementarias. Por ejemplo, estamos dentro de un chat con Mariana Salazar y, si nos
fijamos en la parte inferior de la pantalla, vemos un icono, que es Extensiones de mensajería. Hacemos clic
y podemos ver como Teams nos ofrece algunas aplicaciones como sugerencias, pero podemos ir a Más
aplicaciones y elegir entre estas categorías la que necesitemos. También podríamos utilizar el campo de
búsqueda. Comenzamos a escribir y en el panel derecho las aplicaciones quedan filtradas por el texto que
estamos escribiendo. Ahora tan solo tendríamos que hacer clic en la imagen que representa a la aplicación
y después hacer clic en el botón Agregar. Podemos ver como se incorpora un icono de la aplicación junto a
la línea de mensaje. Vamos a repetirlo, por ejemplo, con la siguiente aplicación. Escribimos aquí el
comienzo de la palabra "Wikipedia", agregamos, ya tenemos el icono, y ahora escribimos cualquier
palabra, elegimos el contenido, podemos acompañarlo de cualquier frase y ya podemos enviar.
Usar la línea de asunto para destacar un chat

Cuando necesitamos un chat grupal, es posible dotarlo de un nombre personalizado para que destaque
entre los demás chats. También podemos destacarlo en la lista de chats si lo anclamos como favorito. En
pantalla tenemos un chat con Miguel Ángel Vera y podemos ver, a la derecha del nombre, que no hay
ningún icono que nos permita personalizar nada al respecto. Sin embargo, si agregamos más compañeros –
por ejemplo, vamos a agregar a Mariana Salazar–, ahora al comenzar a escribir podemos ver que al enviar
el primer mensaje se activa a la derecha de los nombres de los componentes de este chat un icono en
forma de lápiz que, si hacemos clic en él, nos permite personalizar el nombre del chat. Por ejemplo, este
nombre. Guardamos y ahí está. Y como decíamos al principio de este vídeo, podemos hacer que este chat
aparezca como favorito al principio de la lista de chats. Para ello vamos a Recientes y ahora, haciendo clic
en el botón Más opciones, podemos hacer clic en Anclar. Podemos ver como aparece en un apartado
especial de Anclados. Lo mismo podemos hacer con cualquier otro chat, por ejemplo, con este de Mariana
Salazar. Vemos como aparece también al principio de la lista.

Agregar memes y usar las reacciones en las conversaciones

Cuando un usuario "postea" un mensaje en Teams, tenemos la posibilidad de reaccionar a ese mensaje a
través de un 'me gusta' u otras reacciones. Fíjate que cada mensaje, cuando pasamos el ratón por la parte
derecha del mismo, aparecen las reacciones. Si hemos tenido una conversación y queremos reaccionar a
ese mensaje, simplemente tenemos que hacer clic en el icono que queremos enviar. Ya sabes que estos
iconos lo que hacen es transmitir un sentimiento o sensación para ahorrarnos el tener que escribir. Como
Microsoft Teams está en constante evolución, a medida que vaya avanzando y actualizándose la
herramienta se van a ir añadiendo más reacciones. También en Teams tenemos la posibilidad de agregar
memes o adhesivos a nuestro chat o a nuestras conversaciones de un canal. De esta manera, podremos
tener conversaciones más desenfadadas. Además, los adhesivos tienen la ventaja de que se pueden
personalizar algunos de ellos con nuestros propios mensajes. Para seleccionar un adhesivo o meme en la
línea de conversación, del canal o del chat, hacemos clic en el botón de Adhesivo. Nos va a aparecer
entonces un cuadro de diálogo con bastantes categorías, entre ellas las que se pueden personalizar con
mensajes. Esas tienen un lápiz colocado debajo del dibujo de la categoría. Simplemente lo que tenemos
que hacer es seleccionar el meme que queremos y a continuación cambiar el texto. Después haremos clic
en Listo y a continuación en Enviar. Ya ves qué sencillo resulta reaccionar en nuestras conversaciones con
Teams, ya sea a través de las reacciones o con el uso de adhesivos o memes en nuestros canales o en el
chat.

Crear un anuncio en un canal de Teams

Una opción con la que contamos a la hora de publicar conversaciones en Teams es la posibilidad de
publicar anuncios. La publicación de un anuncio en lugar de un mensaje convencional hará que este llame
la atención sobre los usuarios del equipo. Para publicar un anuncio, vamos a situarnos en la línea de
conversación, pero ahora lo que vamos a hacer es clic en el botón de Formato, este que utilizamos para
aplicar formato a nuestro texto. En este caso, donde dice Nueva conversación, fíjate que es un desplegable
en el cual podemos seleccionar también un anuncio. Vamos a seleccionar el anuncio y ahora fíjate en las
posibilidades. Podemos ponerle un título al anuncio, con lo cual ya va a destacar frente a un mensaje
normal. Escribimos el texto y a continuación, si lo deseas, puedes cambiar el color de fondo o incluso
incorporar una imagen al fondo del título del anuncio. En esta ocasión voy a cambiar el color de fondo, voy
a poner uno que me parezca más adecuado, y a continuación voy a agregar un subtítulo. Esto es opcional,
pero en este caso sí que vamos a añadirlo. A continuación, solamente tenemos que escribir el texto del
anuncio. Una vez escrito el texto, si necesitamos aplicar algún tipo de formato, podemos hacerlo. Fíjate en
la barra de Formato, contamos con las mismas opciones que tenemos en el caso de que estuviéramos en
un mensaje de una conversación normal. Y una vez ya terminado el anuncio, haremos clic en el botón de
Enviar, como siempre. Ahora fíjate cómo queda el anuncio dentro de nuestra conversación del canal.
Aparece destacado con el símbolo de anuncio y además, gracias a este título y a este color de fondo o
imagen de fondo, según lo que le hayas añadido, destaca frente al resto de elementos de la conversación.
Cuando quieras destacar algún mensaje dentro de un canal, puedes utilizar la publicación de anuncios.

Buenas prácticas en el uso de las conversaciones en Teams

Responder adecuadamente a las conversaciones, mencionar a las personas a las que se está respondiendo,
usar los hilos existentes o abrir nuevos para cosas nuevas, etc. Estas son algunas de las recomendaciones
que vamos a hacer para conversar mejor en Teams. Y vamos a comenzar con algunas buenas prácticas para
nosotros mismos, es decir, para una mejor organización propia. La primera que vamos a comentar es
anclar las conversaciones importantes como favoritas. Tan solo tenemos que hacer clic en el botón Más
opciones y después en Anclar. Y otra de las buenas prácticas es guardar los mensajes para gestionarlos en
otro momento. Esto puede ser adecuado para cuando estemos entre reunión y reunión, por ejemplo, o en
cualquier situación puntual en la que no podamos atender algún comentario de un chat. Tan solo tenemos
que elegir el mensaje que queremos guardar, hacer clic en el botón Más opciones y elegir Guardar este
mensaje. Posteriormente desde la foto de nuestro perfil, al hacer clic podemos hacer clic después en
Guardado. Aquí aparecerán una lista de todos nuestros mensajes guardados para una lectura posterior,
aquí lo tenemos. Y también sería conveniente silenciar chats excesivamente activos. Es muy fácil hacerlo,
eligiendo el chat desde la lista de chats y ahora desde el botón Más opciones elegir Silenciar. Y ahora
vamos con algunas buenas prácticas ya no solo para nosotros, sino para todos los compañeros. En primer
lugar, no publicar un mensaje nuevo si lo que queremos es responder a un mensaje que ya se ha
publicado. Aquí vemos un ejemplo de un mensaje que prácticamente dice lo mismo que el anterior.
Podríamos haber respondido en vez de crear otro nuevo mensaje. Y los siguientes consejos están muy
relacionados. En primer lugar, asegurarnos de dar un formato claro a nuestras ideas. También debemos
resaltar lo importante. Esto se puede conseguir utilizando el comando Formato y accediendo a las
herramientas que nos ofrece, por ejemplo, estructurar con viñetas todo aquello que queremos enumerar,
así como resaltar con el marcador que tenemos aquí. También a veces cuando escribimos algo que
necesitaría ser matizado para evitar malos entendidos, podemos quitar hierro al asunto utilizando algún
Giphy o alguna pegatina. Podemos ver junto a la línea de mensaje algunas herramientas para ello.
Podemos utilizar este cuadro de búsqueda y desde este otro icono tenemos algunas pegatinas que
podemos buscar también en este campo o haciendo clic en estas categorías. Otra de las cuestiones
importantes a tener en cuenta es considerar la posibilidad de realizar una videollamada en vez de escribir
un párrafo enorme. Por ejemplo, en la línea de mensaje de un canal tenemos aquí este icono mediante el
cual podemos inmediatamente acceder a una reunión. También desde cualquier chat en la parte superior
derecha de la pantalla podemos acceder a una reunión mediante estos botones. Como penúltimo consejo,
comentar que Teams está creado para colaborar. Si hacemos una analogía con la realidad, los chats
privados son conversaciones privadas que tienen lugar en habitaciones cerradas. Esto a veces es
conveniente, pero en otras ocasiones estamos poniéndole puertas a la colaboración, a la creatividad, a las
relaciones y a las emociones. Así que, en vez de chats privados, si puede ser, chats mediante canales. Y por
último, tenemos que intentar utilizar de forma moderada el comando Opciones de entrega. Lo tenemos
junto a la línea de mensaje, aquí. Como podemos ver en este menú, podríamos incluso generar una
notificación a los destinatarios de nuestros mensajes marcados como Urgente. Por ello decimos que, si no
está justificado, debemos intentar evitar esta situación.
Enviar fotos desde el móvil a un canal de Teams

En algunas ocasiones nos resultará muy útil el poder enviar fotos desde nuestro teléfono móvil a un canal
de Teams. Vamos a ver cómo podemos enviar estas fotos. Lo primero que tenemos que hacer es, en
nuestro dispositivo móvil, acceder al equipo y, en concreto, al canal donde queremos enviar las fotos. Voy
a tocar en el canal General del Landon Hotel. A continuación, como si fuéramos a comenzar una nueva
conversación, voy a tocar en la opción de Nueva conversación que puedes ver en la parte inferior del
dispositivo. Ahora fíjate en los iconos que tengo debajo de la línea de Conversación, en concreto el primero
de ellos. Voy a tocarlo, es el icono de Adjuntar imagen. Ahora estoy viendo mi galería de fotografías.
También podría seleccionar directamente una foto de la Biblioteca de fotos o hacer una directamente con
la cámara y enviarla al canal de Teams. en este caso voy a seleccionar una de las que ya tengo, en concreto
esta de una habitación del hotel, y ahora ya la veo en mi dispositivo móvil con la posibilidad de editarla –
esto ya va un poco en función del tipo de dispositivo móvil que estés utilizando–, y también existe la
posibilidad de añadir varias imágenes a la vez si tocas en el botón que aparece en forma de cámara con un
Más en la esquina inferior izquierda. en este caso solo necesito esta fotografía, así es que voy a tocar el
botón Listo y ahora ya tenemos aquí la imagen. Si queremos, podemos añadir un mensaje junto con la
imagen. Y ahora solamente tengo que tocar el botón de Enviar. Ahora ya vemos como hemos enviado una
frase y también una imagen desde nuestro dispositivo móvil. Por tanto, fíjate qué sencillo es enviar
imágenes o fotografías desde nuestro teléfono móvil a un canal de Teams.

Usar la app de OneNote desde Teams

Si necesitamos compartir un bloc de notas con los miembros del equipo, podemos agregar la "app" de
OneNote a Teams, y así todos los miembros podrán acceder directamente a ese bloc de notas. Existen dos
formas de agregar la "app" de OneNote a Teams. Podemos hacerlo directamente desde el botón de Más
aplicaciones agregadas y desde aquí seleccionar OneNote. Esto hará que se nos abra dentro de Teams y
podremos utilizar OneNote desde Teams. Otra posibilidad es agregar el bloc de notas que necesitamos
compartir con nuestros compañeros a una nueva pestaña del canal, en concreto en el canal que nos
encontramos actualmente, simplemente tendremos que hacer clic en el botón de Agregar nueva ficha.
Desde aquí, como siempre, buscaremos la aplicación que necesitamos. en este caso la aplicación de origen
es OneNote. Y ahora vamos a seleccionar el bloc de notas que necesitamos compartir con nuestros
compañeros de equipo, en este caso este que vemos aquí, 'Formación para empleados'. En concreto,
vamos a seleccionar la sección de 'Próximos cursos'. Una vez que ya está seleccionado, haremos clic en
Guardar. Ahora ya tenemos la posibilidad de trabajar todos los miembros del equipo en modo colaborativo
y en tiempo real en este bloc de notas.

Visualizar archivos en SharePoint desde Teams y viceversa

Los archivos que se comparten en un chat o en un canal se almacenan en la carpeta de SharePoint

correspondiente. Se encuentran en la ficha Archivos, pero desde Teams podemos acceder directamente
también a todo el contenido de SharePoint. Así pues, en este vídeo vamos a comprobar esa doble
posibilidad de acceso. Si estamos en un canal, por ejemplo, al hacer clic en Archivos podemos ver todos los
que hay compartidos para ese canal. También podemos ver como arriba a la derecha hay un botón para
acceder a SharePoint, con lo que veríamos esta pantalla. Por lo tanto, es importante pensar que todo lo
que guardemos aquí, dentro de Archivos, realmente está guardado en un sitio accesible y real. Y ahora
veamos cómo es posible acceder a estos archivos desde SharePoint. Si partimos de la página principal de
Office 365 y después hacemos clic en SharePoint, accederemos a esta página. Aquí, como podemos ver,
están los equipos y canales que tenemos en Teams. Si elegimos uno de ellos, accederíamos a una página,
donde en la carpeta 'Documentos' podemos ver los mismos archivos y carpetas que podríamos ver en
Teams. Aquí tenemos la pantalla de la aplicación con los mismos archivos.
Crear fácilmente surveys, quizzes and polls con MS Forms App

Reconozco que es una de mis debilidades este truco, poder crear encuestas aprovechando conectividad de
Teams y la facilidad de Forms es todo un lujo de productividad. Vamos a aprender a crear un formulario
que, por ejemplo, podría ser una encuesta para difundirlo entre los componentes del canal u otros
usuarios o usuarias que tengan que responder. Por ejemplo, dentro de este canal General vamos a ir al
botón Agregar una ficha, y ahora elegimos Forms. Aquí tenemos dos opciones: crear un formulario
compartido para que nuestro equipo lo pueda utilizar o agregar un formulario ya existente en esa
aplicación. Vamos, por ejemplo, a crear uno nuevo. Hacemos clic en Guardar. Aquí tenemos ya Forms
dentro de Teams. Ahora vamos a agregar preguntas. Vemos que esta pantalla está dividida en Preguntas y
Respuestas. Por ejemplo, hacemos clic en el botón Agregar nuevo, y ahora tenemos que elegir el tipo de
pregunta, va a ser de tipo Opción. Escribimos, por ejemplo, esta pregunta, y ahora escribimos el texto para
la opción uno y para la opción dos. Podemos agregar opciones desde aquí, por ejemplo, o directamente
podemos agregar la opción Otras. Aquí podemos dar la posibilidad de que el usuario elija varias respuestas
y también desde aquí podemos forzar a que contestar esta pregunta sea obligatorio. Desde este botón,
Más opciones, tenemos Ordenar las opciones aleatoriamente, Menú desplegable y Subtítulo. También
tenemos desde este botón la posibilidad de copiar un vínculo a esta pestaña. Esto serviría para distribuir
este formulario entre compañeros que no son de este canal, pero antes de eso tendríamos que configurar
lo siguiente. Desde este botón y desde Configuración tendríamos que elegir Cualquier usuario con el
vínculo puede responder. Vamos a insertar otra pregunta más, en este caso va a ser de tipo texto. Y una
vez hecho esto, vamos a mantener la opción Obligatoria y hacemos clic en Vista previa. Desde aquí
podemos incluso rellenar nuestras propias respuestas y hacemos clic en Enviar. Ahora si volvemos atrás
para gestionar el formulario, haciendo clic en Respuestas podríamos ver unas estadísticas de los datos
recopilados por Forms en cuanto a las respuestas de nuestro formulario. También podríamos abrir estos
resultados en Excel. Y por último, comentar que desde este botón podríamos quitar el acceso al
formulario.

Conectar Teams al mundo con los conectores

En este vídeo vamos a aprender qué son los conectores en Teams y cómo agregarlos a los canales para
añadir funcionalidades. Teams no es una aplicación encerrada en sí misma y lo vamos a comprobar a
continuación. Tenemos que definir a un conector como una conexión que hace que Teams reciba
información de otras aplicaciones externas. Los conectores se deben agregar a los canales. Por ejemplo, en
este canal General, haciendo clic en el botón Más opciones, podemos ir a Conectores y ahora aparece un
cuadro de diálogo donde tenemos dentro de Categoría distintos ítems para poder filtrar por las distintas
temáticas que nos ofrece Teams. También podríamos utilizar el campo de búsqueda. Vamos, por ejemplo,
a ver cómo sería posible incorporar el conector de Twitter. Hacemos clic en Configurar, ahora tenemos que
elegir la cuenta de Twitter que queremos utilizar para este conector, por ejemplo, va a ser esta, ahora
tenemos que escribir las cuentas de Twitter que queremos seguir, y las podemos separar por comas en el
caso de que sean más de una. Vamos a escribir la misma cuenta que antes. Ahora podemos también
escribir un "hashtag" para seguirlo, por ejemplo, este. Configuramos también si queremos incluir
respuestas, menciones y retuits. Y aquí podemos decidir la frecuencia con la que vamos a recibir los tuits.
Vamos a decir que se entreguen los mensajes individuales a medida que vayan llegando. Guardamos. Y
ahora aparece aquí, dentro de 1 Configurado, el conector que hemos incorporado. Ya podríamos cerrar.
Aquí vemos la información de resumen de nuestro conector. A partir de ahora recibiremos esos tuits.
Mostrar la agenda de invitados a una reunión

Cuando programamos una reunión en Teams con varios asistentes, tenemos la posibilidad de seleccionar
más exactamente la fecha y la hora de esa reunión consultando la agenda de los asistentes. Ahora me
encuentro en el calendario dentro de Microsoft Teams y quiero programar una reunión el martes, 8 de
octubre a las 11:30. Voy a hacer clic para añadir esa reunión y voy a añadir el título de la reunión y ahora
voy a seleccionar a los asistentes. en este caso lo primero es seleccionar el canal donde vamos a reunirnos,
dentro de Recepción, en el canal General, y a continuación voy a ir invitando a los asistentes: Juan Carlos
Torres y Mariana Salazar. Ahora lo que voy a hacer es, antes de empezar a programar la hora de esa
reunión, es ver cómo tienen la agenda estos asistentes para ver si no se les solapa con ninguna otra
actividad que tengan en su agenda. Para ello, voy a hacer clic en el vínculo que dice Programación. Ahora
voy a cambiar la hora a la que quiero programar la reunión, que será a las cuatro de la tarde. Y vamos a ver
cómo tienen la agenda. Bueno, fíjate que en concreto Juan Carlos Torres está ocupado y Mariana está
provisional. Por tanto, sería mejor que seleccionáramos otra hora donde estuvieran libres, por ejemplo, las
11:00 o las 12:00, o incluso hasta la una o las dos, que no tienen nada. Así es que esto nos va a ayudar, este
asistente de programación, a definir mejor los horarios de las reuniones que tenemos con varios miembros
del equipo. Vamos a poner que hasta las 12:30 y programamos, los dos están libres, como podemos
observar, y nosotros mismos también. Hacemos clic en el botón de Programar y ya tenemos esta reunión.
Y gracias al asistente de programación, hemos conseguido ver cuál es el tiempo disponible que tienen los
asistentes a la misma.

Crear un equipo nuevo a partir de uno ya existente

Si tu equipo ya está trabajando en un grupo de Office 365, en un par de clics puedes convertir ese grupo en
un equipo de Teams. Simplemente tienes que ir a la parte inferior del panel izquierdo, donde dice Unirse a
un equipo o crear uno nuevo. Haz clic en ese vínculo y a continuación haremos clic en el botón que dice
Crear equipo. Ahora lo que tenemos que hacer es seleccionar la opción Crear desde y a continuación
Grupo de Office 365. Aquí veremos un listado con todos los grupos de Office 365 que tenemos.
Seleccionamos el grupo en concreto sobre el que vamos a crear el equipo en Teams y hacemos clic en el
botón Crear. Ahora ya se ha creado un equipo nuevo, como puedes observar aquí en el panel de la
izquierda. Y lo útil de todo esto es que podemos aprovechar todos los recursos que estábamos utilizando
en el grupo de Office 365 como, por ejemplo, los archivos que tuviéramos compartidos, y ahora toda esa
información la podemos utilizar aquí en Teams sin tener que crear nada desde cero.

Encontrar y contactar con personas gracias a Who

Anteriormente era un bot, pero ahora está en forma de aplicación que nos permite buscar a personas
según su trabajo en la organización o, por ejemplo, con quien está trabajando. Para acceder a Who,
podemos hacerlo desde el icono Más aplicaciones agregadas, aquí lo tenemos. Hacemos clic y este es el
icono que nos da acceso. En la parte inferior podemos ver la línea de mensaje donde, al escribir la palabra
"Who", vemos que Teams nos ofrece algunas opciones. Una de ellas podría ser esta pregunta que nos va a
ayudar a saber con quién trabaja una persona determinada. Vamos a escribir, por ejemplo, este nombre y
esperamos la respuesta. Aquí lo tenemos. Pongamos otro ejemplo de pregunta: "Who is", por ejemplo,
"María Elena". Y aquí tenemos información sobre esa compañera. También es interesante esta aplicación
Who porque desde esta pestaña, Próximas reuniones, podemos tener un resumen de todas las citas que
tenemos próximamente.
Agilizar nuestras tareas en Teams gracias a los comandos

Los comandos en Teams son métodos abreviados que podemos utilizar para realizar tareas comunes.
Podemos utilizar los comandos para actualizar nuestro estado, para dirigirnos a un canal específico o
incluso para enviar un chat a un usuario. Esto lo que hará es agilizar nuestro trabajo, haciendo que no
tengamos que desplazarnos a esos lugares para realizar esas acciones. Para poder utilizar los comandos,
vamos a hacer clic en la parte superior de Teams, en la barra de búsqueda. Ahora vamos a escribir una
barra invertida en el teclado y a continuación podemos ver que aparece una lista de comandos que ya nos
permiten desde aquí realizar tareas comunes de forma rápida. Por ejemplo, podría directamente desde
aquí acceder al chat, seleccionar el usuario con el que me quiero comunicar y enviarle un mensaje
directamente desde aquí. También podría volver a escribir la barra invertida en la barra de búsqueda y, por
ejemplo, cambiar mi estado. Podría ponerme como Disponible o como Ausente, también el No molestar lo
puedo activar desde aquí o ponerme como Ocupada. Una de las opciones que más me gusta es esta opción
que ves aquí abajo de Teclas. Esto lo que hace es mostrarme los métodos abreviados del teclado para
utilizar con Teams. De este modo, también puedo agilizar determinadas tareas con el programa.
Permíteme que cierre el cuadro de diálogo y, como puedes ver, solamente colocando una barra invertida
en la barra de búsqueda puedes utilizar estos atajos o comandos rápidos en Teams.