UNIVERSIADAD NACIONAL DEL ALTILANO

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

INFORME DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES

REALIZADO EN:

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL PUNO

ÁREA DE PERSONAL – REGISTROS Y LEGAJOS

PRESENTADO POR:

NATALIA REGINA URUCHI OSCO

PARA OPTAR EL GRADO ACADÉMICO DE:

BACHILLER EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

ASESOR DE PRÁCTICAS:

M.Sc. CARLOS CHOQUE SALCEDO

PUNO - PERÚ

2019
 UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

INFORME DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES REALIZADO EN:

LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PUNO
ÁREA DE PERSONAL – REGISTROS Y LEGAJOS

PARA OPTAR EL GRADO ACADEMICO DE BACHILLER EN CIENCIAS

DE LA ADMINISTRACION

………………………………………………………………..………………….……..
M.Sc. HERMÓGENES MENDOZA ANCCO
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

…………………………………………………………………………………..………
Dr. NICOLÁS EDGAR ROQUE BARRIOS
DIRECTOR DE ESTUDIOS DE LA ESCUELA
PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

……………………………………………………………………………………………
M.Sc. GUINO PERCY GUTIERREZ TOLEDO
COORDINADOR DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES
DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

……………………………………………………………………………………………
M.Sc. CARLOS CHOQUE SALCEDO
ASESOR DE PRÁCTICAS

…………………………………………………………………………………….……..
NATALIA REGINA URUCHI OSCO
EGRESADA
 DEDICATORIA
A mis padres Nancy y Juan por ser el pilar más importante por demostrarme siempre su

apoyo incondicional sin importar las adversidades, inculcándome siempre la humildad.

A mis hermanas Yovana, Soledad, Yesica por el apoyo moral que me brindaron, por

depositar toda la confianza en mí.

 AGRADECIMIENTO
A la Universidad Nacional del Altiplano y a la escuela profesional de administración por

haber brindado la oportunidad de pertenecer a esta linda familia y a toda la plana docente.

A la Municipalidad Provincial de Puno por abrir sus puertas para aplicar las enseñanzas

aprendidas.

A mi asesor M.Sc. Carlos Choque Salcedo por haberme brindado su apoyo para esta etapa.

A los docentes de la escuela Profesional de Administración por impartir en mí, sus

enseñanzas para mi formación profesional.

 INDICE
RESUMEN.........................................................................................................................................6
INTRODUCCION............................................................................................................................7
CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
1.1.DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN.........................................................8

1.1.1. DATOS GENERALES........................................................................................8

1.1.2 RESEÑA HISTORICA...........................................................................................9
1.1.3. BASE LEGAL.....................................................................................................9
1.1.4. VISIÓN INSTITUCIONAL.................................................................................9
1.1.5. MISIÓN INSTITUCIONAL..............................................................................10
1.1.6. VISIÓN DE LA CIUDAD.................................................................................10
1.1.7. ESTRUCTURA ORGÁNICA...........................................................................10
1.1.8 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL....................................................................14
1.2.DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE PERSONAL..................................................................15

1.2.1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO....................................................................15

1.2.2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.....................................15
1.2.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS............................................................................15
1.2.4. FUNCIONES ESPECÍFICAS EVENTUALES DEL SUBGERENTE DE
PERSONAL......................................................................................................................17
1.2.5. ORGANIGRAMA DEL CARGO......................................................................18
1.2.6. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL TÉCNICO EN
PERSONAL Y LEGAJO..................................................................................................19
CAPITULO II
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
2.1. ACTIVIDAD Nº 1: RECEPCION, CLASIFICACION Y ARCHIVAMIENTO DE
LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA......................................................................22

2.2. ACTIVIDAD Nº 2: REVISION, ACTUALIZACION Y CUSTODIA DE LOS

LEGAJOS DEL PERSONAL.....................................................................................................24

2.3. ACTIVIDAD Nº 3: ELABORARCION DE INFORMES ESCALAFONARIOS....25

CAPITULO III
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
3.1. MARCO TEÓRICO..............................................................................................................27

3.1.3 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS.............................................29

 3.1.4. ADMINISTRACION DE PERSONAS..................................................................30
3.2.1. LEJAGO PERSONAL...........................................................................................30
3.2.2. CARACTERÍSTICAS DEL LEGAJO PERSONAL............................................31
3.2. MARCO CONCEPTUAL....................................................................................................42

CAPITULO IV
ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS
4.1. ACTIVIDAD Nº 1: RECEPCION, CLASIFICACION Y ARCHIVAMIENTO DE LA
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA.............................................................................45

4.1.1. ANÁLISIS..............................................................................................................45
4.1.2. PROBLEMÁTICA.................................................................................................46
4.2.3. SOLUCION............................................................................................................46
4.2. ACTIVIDAD Nº 2: REVISION, ACTUALIZACION Y COSTUDIA DE LOS
LEGAJOS DEL PERSONAL.....................................................................................................46

4.2.1 ANALISIS...............................................................................................................46
4.2.2 PROBLEMATICA..................................................................................................47
4.2.3 SOLUCION.............................................................................................................47
4.3. ACTIVIDAD Nº 3: ELABORARCION DE INFORMES ESCALAFONARIOS........47

4.3.1 ANALISIS...............................................................................................................47
4.3.2 PROBLEMATICA..................................................................................................48
4.3.3 SOLUCION.............................................................................................................48
CONCLUSIONES..........................................................................................................................49
RECOMENDACIONES................................................................................................................50
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................51
 RESUMEN

El presente informe de prácticas pre-profesionales contiene el proceso y desarrollo de las

actividades realizadas en la municipalidad provincial de puno en el área de subgerencia de

personal – registros y legajos a cargo de la tec. Agustina Valero Pineda. Realizando las

actividades que fueron puestas a mi disposición como: recepción y clasificación de

documentos en la oficina de la subgerencia de personal- registros y legajos, informes

detallados legajos solicitados por las diferentes áreas. Teniendo como resultado el

cumplimiento de todas las tareas encomendadas con efectividad y responsabilidad para el

logro de los objetivos de la institución.

Las actividades se realizaron aplicando los conocimientos que se adquirieron durante la etapa

universitaria logrando consolidar el aprendizaje.

El periodo de prácticas pre-profesionales fue realizado a partir de 03 de setiembre del 2017 al

03 de diciembre del 2017, que durante este periodo permito observar y analizar sobre el

manejo de la administración de documentos. Al formarte parte de esta área se llegó a una

conclusión: En cuanto a la recepción de documentos administrativos se tiene falencias, en

cada convocatoria que se realizan ingresan varios legajos, no se realiza de manera adecuada

solo se hace la recepción de manera superficial de manera que no se está revisando

detalladamente los documentos. Sin embargo, se puede observar que falta mejorar la

administración de los legajos.

6
 INTRODUCCION

El presente informe de prácticas pre – profesionales realizado en la Municipalidad Provincial

de Puno. Tiene por objetivo poner en práctica todos los conocimientos adquiridos y

desarrollar capacidad y habilidades aprendidas durante nuestra etapa de aprendizaje para el

desempeño laboral para un futuro mejor.

El informe está constituido por cuatro capítulos los cuales son: capítulo I descripción de la

organización donde se hace la descripción de los datos de la entidad, información de la

misión visión institucional, base legal. Capitulo II, se describe detalladamente las actividades

desarrolladas durante el periodo de prácticas pre- profesionales. Capitulo III, se desarrolla el

marco teórico y conceptual de casa actividad que se realizó. Capitulo IV, se realizó el análisis

correspondiente de cada actividad que se desarrolló para que posteriormente se dé la

sugerencia respectiva. Finalmente se da a conocer las conclusiones y recomendaciones que

ayudara para el buen manejo y funcionamiento del área de personal de la Municipalidad

Provincial de Puno.

7
 CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA INSTITUCIÓN

1.1.1. DATOS GENERALES

 Institución : Municipalidad Provincial de Puno.

 Área o Unidad : Área de Personal – Registros y Legajos

 Dirección : Jr. Deústua N° 458

 Teléfono : (051) 601000

 Duración : 3 meses.

 Inicio : 04 de Setiembre de 2017.

 Finalización : 04 de Diciembre de 2017.

 RUC : 20146247084

8
1.1.2 RESEÑA HISTORICA

Antes de la llegada de los españoles, la ciudad de Puno, que era una aldea, tenía como

escenario la Bahía del Lago Titicaca, formaba una población marginal localizada entre los

linderos de los territorios de los Kollas al Norte y los Lupakas al Sur.

La Provincia de Puno fue creada por un decreto del 2 de mayo de 1854 y la Ciudad de Puno

es capital del departamento hoy región Puno. La ciudad era un modesto poblado hasta que el

virrey Conde de Lemos la convirtió en capital de la provincia de Paucarcolla, el 4 de

noviembre de 1668. Paralelamente cambió su antiguo nombre de San Juan Bautista de Puno

por el de San Carlos de Puno.

El 29 de agosto de 1855 se crea la primera casa superior de estudios la Universidad Nacional

de San Carlos de Puno, hoy Universidad Nacional del Altiplano. En las primeras décadas del

presente siglo se desarrolla una importante actividad comercial y consolida como asiento del

poder político de la clase terrateniente.

1.1.3. BASE LEGAL

Ley 27972 Ley Orgánica de Municipalidad, DL Nº 1017 Ley de contrataciones con el estado

y DS Nº 184- 2008- EF reglamento de la ley de contrataciones del estado.

1.1.4. VISIÓN INSTITUCIONAL

La Provincia de Puno con el Lago Sagrado de los Incas, es líder de la integración y capital del

Turismo Nacional, promotora de potencialidades humanas y culturales, con un uso sostenible

de actividades económicas competitivas para el mercado interno y externo, su ciudadanía es

organizada y democrática, con localidades ordenadas, saludables y articuladas por redes

viales pavimentadas

9
1.1.5. MISIÓN INSTITUCIONAL

La Municipalidad Provincial de Puno representa al vecindario, promueve la adecuada

prestación de los servicios públicos locales y el desarrollo integral sostenible y armónico de

su circunscripción (Ley 27972). Planificando, ejecutando e impulsando a través de los

organismos competentes el conjunto de acciones destinadas a promover el desarrollo

económico local y proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfacción de

sus necesidades vitales de vivienda, salud, educación, recreación, transportes y

comunicaciones.

1.1.6. VISIÓN DE LA CIUDAD

Puno es una ciudad, ecológica, con identidad cultural, espacios públicos ordenados y seguros,

ciudadanos comprometidos con su desarrollo y atractiva para el turista.

La provincia de Puno cuenta con una población organizada, democrática y participativa con

conciencia ciudadana. Su crecimiento y desarrollo urbano es planificado y su desarrollo rural

es autosostenido con una educación y salud integral de calidad y participativa. La provincia

cuenta con redes viales distritales e interdistritales asfaltadas, totalmente integradas, con un

turismo receptivo, sostenible y ecológico.

1.1.7. ESTRUCTURA ORGÁNICA

ÓRGANOS DE GOBIERNO MUNICIPAL

 Concejo Municipal.

 Alcaldía

ORGANOS DE COORDINACION

 Comisiones Permanentes
10
  Comisiones Especiales

 Consejo de Coordinación Local Provincial

 Comité Provincial de Defensa Civil

 Comité Provincial de Seguridad Ciudadana

 Comité Provincial de Medio Ambiente

 Comité Provincial de Administración del Programa Vaso de Leche.

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

 Gerencia Municipal.

ÓRGANO DE CONTROL INTERNO

 Oficina de Control Institucional.

ÓRGANO DE DEFENSA JUDICIAL

 Procuraduría Pública Municipal.

ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO

 Gerencia de Asesoría Jurídica

 Gerencia de Planificación y Presupuesto

- Subgerencia de Planificación y Programación de Inversiones

- Subgerencia de Presupuesto

- Subgerencia de Desarrollo Organizacional

- Subgerencia de Cooperación Técnica Internacional y Pre Inversión.

 Oficina de Supervisión y Liquidación de Inversiones.

ÓRGANOS DE APOYO

 Secretaría General

11
 - Unidad de Imagen Institucional y Protocolo

- Unidad de Registro Civil

- Unidad de Archivo

 Oficina de Ejecución Coactiva

 Oficina de Tecnología Informática

 Oficina de Atención y Orientación al Vecino

 Gerencia de Administración

- Subgerencia de Personal

- Subgerencia de Logística

- Subgerencia de Tesorería

- Subgerencia de Contabilidad.

 Gerencia de Administración Tributaria

- Subgerencia de Recaudación Tributaria

- Subgerencia de Finanzas y Operaciones.

ÓRGANOS DE LÍNEA

 Gerencia de Desarrollo Urbano

- Subgerencia de Planeamiento y Control Urbano

- Subgerencia de Catastro.

 Gerencia de Transportes y Seguridad Vial

- Subgerencia de Registro de Transportes

- Subgerencia de Inspecciones de Tránsito

 Gerencia de Turismo y Desarrollo Económico

- Subgerencia de Turismo y Comercio Exterior

12
 - Subgerencia de Actividades Económicas

- Subgerencia de Promoción Empresarial y Desarrollo Económico Rural

 Gerencia de Medio Ambiente y Servicios

- Subgerencia de Gestión Ambiental y Salud Pública

- Subgerencia de Parques, Jardines y Conservación de Áreas Verdes

- Subgerencia de Protección Ciudadana y Defensa Civil

 Gerencia de Ingeniería Municipal.

- Subgerencia de Estudios Definitivos

- Subgerencia de Obras Públicas y Mantenimiento

 Gerencia de Desarrollo Humano y Participación Ciudadana

- Subgerencia de Promoción Social y Participación Ciudadana

- Subgerencia de Promoción de Educación, Cultura y Deporte

- Subgerencia de Desarrollo de la Mujer, Niño, Adolescente y Adulto Mayor

- Subgerencia de Programas Sociales.

ÓRGANOS DESCONCENTRADOS

 Programa Especial de Operación y Mantenimiento de Maquinaria y Equipo.

 Programa Especial de Policlínico Municipal.

 Programa Especial Terminal Terrestre

 Programa Especial de Centros Comerciales

 Programa Especial de Complejos Culturales y Recreativos

 Programa Especial de Proyectos Estratégicos

 Programa Especial de la Bahía del Lago.

EMPRESAS MUNICIPALES

13
  EMSA-Puno.

1. IVP-Puno

14
1.1.8 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Fuente: Manuel de Organización y Funciones –MOF, Municipalidad Provincial de Puno,

2012

15
1.2. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE PERSONAL

1.2.1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

 CARGO : 082

 CARGO ESTRUCTURAL : SUBGERENTE

 CARGO CLASIFICADO : SP-EJ

 CÓDIGO : 21017514

1.2.2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

 Depende directamente del Gerente de Administración.

 Ejerce mando directo sobre el personal de la Subgerencia de Personal.

 Asume la responsabilidad de las funcione asignadas a su competen

1.2.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Dirigir la formulación de la política general de administración de recursos humanos,

proponiendo las reformas necesarias a la instancia superior correspondiente.

2. Conducir, coordinar y aplicar la regulación del ingreso de personal idóneo, y el

cumplimiento de los deberes y derechos que corresponden a los servidores públicos

municipales, que prestan servicios de naturaleza permanente en la Municipalidad

Provincial de Puno; así como el cumplimiento de las prohibiciones y el régimen

disciplinario que establece la ley y las normas o disposiciones para los mismos.

3. Dirigir y supervisar la organización, programación y ejecución de los procesos y

procedimientos de incorporación de personal idóneo para el desempeño de sus

funciones públicas municipales, mediante los actos de reclutamiento, selección,

calificación, evaluación, promoción, reorganización y rotación o desplazamiento de

personal, en concordancia con los dispositivos legales y la normatividad vigente.

16
4. Administrar las diferentes acciones relacionadas con los procesos técnicos y

procedimientos del sistema de personal como son: nombramientos, reingresos,

contratos, promociones, ascensos, rotaciones, encargaturas, ceses y casos similares de

los servidores de la Municipalidad, formulando proyectos de resoluciones

correspondientes, de acuerdo con los dispositivos legales vigentes sobre la materia.

5. Dirigir la elaboración del Presupuesto Analítico de Personal “PAP” y aplicar el

Cuadro para Asignación de Personal, en coordinación con la Gerencia de

Planificación y Presupuesto.

6. Procesar la documentación relacionada con el movimiento de personal,

remuneraciones, otorgamiento de beneficios sociales y el mantenimiento del escalafón

de personal de la Municipalidad.

7. Dirigir la elaboración o actualización, difusión y aplicación del Reglamento de

Control de Asistencia y Permanencia de los funcionarios y Servidores Públicos de la

Municipalidad.

8. Supervisar y controlar las operaciones técnicas de formulación de la planilla única de

remuneraciones, jornales, pensiones y beneficios para pagar al personal de la

institución.

9. Proponer directivas complementarias para mantener actualizado el registro

computarizado del escalafón del personal, procesando las estadísticas pertinentes.

10. Controlar y verificar la asistencia, permanencia y puntualidad, así como la disciplina

del personal de la Municipalidad, haciendo constar en acta las inasistencias

injustificadas y otras faltas sancionables.

11. Conducir acciones referidas al programa de bienestar social y servicios asistenciales

al personal de la Municipalidad y la que corresponde a sus familiares, desarrollando

actividades de integración, recreación y bienestar social.

17
12. Supervisar y controlar el desarrollo y comportamiento laboral, moral y ético de los

funcionarios y servidores de la Municipalidad; sin que se produzca para el caso de los

servidores municipales permanentes, el cambio de grupo ocupacional a nivel inferior

alcanzado, salvo consentimiento expreso del mismo servidor.

13. Emitir información sobre el mal comportamiento e indisciplina o incumplimiento de

deberes funcionales por parte de los funcionarios y servidores municipales, a los

órganos superiores, proponiendo las sanciones y/o acciones correctivas que requiera

cada caso en particular y conforme a la legislación vigente sobre la materia.

14. Organizar e implementar programas de capacitación y de perfeccionamiento del

personal de la Municipalidad.

15. Elaborar y dar conformidad a los contratos, resoluciones, certificados, constancias de

trabajo, boletas de pago, AFP y otros casos similares que corresponden atender a la

Subgerencia.

16. Establecer el sistema de evaluación del personal, previa coordinación con la Alta

Dirección y velando por su ejecución de conformidad con las disposiciones legales

vigentes sobre la materia.

17. Realizar visitas inopinadas a las diferentes unidades orgánicas de la Municipalidad,

constatando la permanencia y el trabajo realizado por el personal.

18. Exigir la presentación de declaración jurada de sus bienes y rentas, a los servidores

públicos quienes administran o manejan fondos públicos de la Municipalidad, al

tomar posesión y al cesar en sus cargos.

19. Otras funciones específicas permanentes que le asigne el Gerente de Administración.

18
1.2.4. FUNCIONES ESPECÍFICAS EVENTUALES DEL SUBGERENTE DE

PERSONAL

20. Informar a la Gerencia de Planificación y Presupuesto, el monto que prevé ejecutar

por concepto de gastos de personal y obligaciones sociales; así como las obligaciones

previsionales, los aguinaldos de julio y diciembre y la bonificación por escolaridad,

entre otros datos.

21. Participar en reuniones temporales de trabajo, según invitación o disposición de la

Alta Dirección.

22. Otras funciones específicas eventuales que le asigne el Gerente de Administración.

1.2.5. ORGANIGRAMA DEL CARGO

Fuente: Manuel de Organización y Funciones –MOF, Municipalidad Provincial de Puno,

2012

CUADRO ORGANICO DE CARGOS

19
Fuente: Manuel de Organización y Funciones –MOF, Municipalidad Provincial de Puno,

2012

CARGO : 088-089

CARGO ESTRUCTURAL : TÉCNICO EN PERSONAL Y LEGAJO

CARGO CLASIFICADO : SP-AP

CÓDIGO : 21017516

1.2.6. FUNCIONES ESPECÍFICAS PERMANENTES DEL TÉCNICO EN PERSONAL Y

LEGAJO

1. Organizar y mantener actualizado el registro de los funcionarios y servidores públicos

de la Municipalidad Provincial de Puno, tanto a nivel de activos como cesantes.

2. Incorporar en el registro o registros de funcionarios y servidores municipales, la

información siguiente:

- Datos personales del servidor y de sus familiares directos.

- Estudios de formación general realizados, incluyendo títulos, grados académicos y/o

certificados de estudios.

- Capacitación general y por cada nivel de carrera.

- Experiencia profesional, técnica y laboral en general.

20
 - Cargos desempeñados.

- Méritos.

- Deméritos, sanciones administrativas y judiciales.

- Tiempo de servicios actualizado al semestre y al 31 de diciembre de cada ejercicio

fiscal fenecido.

- Nivel alcanzado.

- Licencias.

- Evaluación para ascensos.

- Remuneraciones debidamente, actualizados para cada semestre y al 31 de diciembre

del ejercicio fenecido.

- Situación de estar en actividad o retiro, incluyendo régimen de pensión.

- Otros de necesidad institucional.

3. Organizar el escalafón de servidores de carrera de la Municipalidad, conforme la

legislación vigente aplicable, detallando la ubicación del personal en cada uno de los

grupos ocupacionales y niveles según sus méritos dentro del proceso de progresión

alcanzada por cada servidor en su carrera administrativa.

4. Establecer el orden de méritos de los servidores municipales, en el escalafón,

considerando los siguientes factores:

- Tiempo de permanencia del servidor en su nivel de carrera.

- Capacitación obtenida durante su permanencia en el nivel de carrera correspondiente.

- Resultado de la valoración de los estudios de formación general, méritos individuales

y desempeño laboral.

3. Custodiar los documentos de legajos personales, en muebles seguros y en archivadores

apropiados, pudiendo transferir las segundas originales o en copias fe datadas a la Unidad

de Archivo central.

21
4. Modernizar la información de legajos personales de los servidores municipales,

diseñando paquetes informáticos modernos, a fin de facilitar su manejo diario y su

actualización automática.

5. Elaborar informes escalafonarios tramitadas para su atención.

6. Elaborar certificados de trabajo y/o constancias de trabajo.

7. Elaborar constancias de prácticas pre-profesionales.

8. Verificar al personal en sus respectivos puestos de trabajo.

9. Elaborar rol de vacaciones para el personal permanente.

10. Elaborar contratos de servicios personales, según las indicaciones de la superioridad.

11. Realizar controles inopinados sobre la asistencia y permanencia del personal.

12. Elaborar informes mensuales de tardanzas, faltas, licencias o permisos particulares, para

su trámite correspondiente de descuento.

13. Recepcionar documentos que ingresan a la Subgerencia para su atención posterior y

oportuna.

14. Otras funcionen ESPECÍFICAS permanentes que le asigne el Subgerente de Personal.

FUNCIONES ESPECÍFICAS EVENTUALES DEL TÉCNICO EN PERSONAL Y

LEGAJO

15. Participar en las comisiones de trabajo temporales, según autorización de su jefe

inmediato superior.

16. Otras funciones específicas eventuales que le asigne el Subgerente de Personal.

LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

1. Depende directamente del Subgerente de Personal.

2. Asume la responsabilidad de las funciones asignadas.

22
 CAPITULO II

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

En este capítulo se realiza la descripción detallada de actividades realizadas durante el

periodo de prácticas pre-profesionales en la municipalidad provincial de puno, dando a

conocer cada actividad que se realizó y esto ayudo a fortalecer mis capacidades y habilidades.

a. Periodo de prácticas.

Inicio: 03 de setiembre del 2017

Culminación: 03 de diciembre 2017

b. Horario de prácticas.

23
 Turno: mañana

2.1. ACTIVIDAD Nº 1: RECEPCION, CLASIFICACION Y ARCHIVAMIENTO DE

LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

En el área de personal tiene la función de Conducir, coordinar y aplicar la regulación del

ingreso de personal idóneo, y el cumplimiento de los deberes y derechos que corresponden a

los servidores públicos municipales, que prestan servicios de naturaleza permanente en la

Municipalidad Provincial de Puno; así como el cumplimiento de las prohibiciones y el

régimen disciplinario que establece la ley y las normas o disposiciones para los mismos. Esto

según el Manual de Organización y Funciones. Mi actividad principal fue recepcionar todos

los documentos que ingresan a la subgerencia que se efectúa con el sello de recepción física

(Ver Anexo Nº 1)

 En la recepción de documentos se realiza con la fecha, hora y total de folios

para tener un buen manejo de documentos que ingresa a la subgerencia.

Entonces se realizará el ingreso al libro de registro de documentos con la fecha

de recepción, título de documento, total de folio, quien lo solicita o quien lo

firma y asunto con el cual está ingresando el documento (Ver Anexo Nº 2, 3,

4).

Entonces se debe tener en cuenta que los documento recibidos si son files o documentos

administrativos, para esto los dos tienen diferente proceder. En caso de files tomar en cuenta

si son para apertura legajo o actualización de legajos, si son documentos administrativos la

mayoría son para la insertar para su custodia.

 En cuanto a la recepción de documentos de un servidor nuevo de municipio se

realiza la apertura de un legajo el cual se le dará una numeración de acuerdo a

24
 qué tipo de contrato se está incorporando a la institución ya sea CAS, CAP,

Locación de servicios.

 En el caso de que la procuraría este solicitando la copia de un legajo de algún

servidor de la municipalidad se le proporcionara mediante un informe el total

de folios y los documentos que se les está proporcionando, los documentos

deben de estar debidamente fe datados. (Ver Anexo Nº 5)

 En cuanto a la recepción de documentos de un servidor nuevo de municipio se

realiza la apertura de un legajo el cual se le dará una numeración de acuerdo a

qué tipo de contrato se está incorporando a la institución ya sea CAS, CAP,

Locación de servicios.

2.2. ACTIVIDAD Nº 2: REVISION, ACTUALIZACION Y CUSTODIA DE LOS

LEGAJOS DEL PERSONAL

En el área de personal tiene la función de Organizar y mantener actualizado el registro de los

funcionarios y servidores públicos de la Municipalidad Provincial de Puno, tanto a nivel de

activos como cesantes.

Incorporar en el registro o registros de funcionarios y servidores municipales, la información

siguiente:

- Datos personales del servidor y de sus familiares directos.

- Estudios de formación general realizados, incluyendo títulos, grados académicos y/o

certificados de estudios.

- Capacitación general y por cada nivel de carrera.

- Experiencia profesional, técnica y laboral en general.

25
 - Cargos desempeñados.

- Méritos.

- Deméritos, sanciones administrativas y judiciales.

- Tiempo de servicios actualizado al semestre y al 31 de diciembre de cada ejercicio

fiscal fenecido.

- Nivel alcanzado.

- Licencias.

- Evaluación para ascensos.

- Remuneraciones debidamente, actualizados para cada semestre y al 31 de diciembre

del ejercicio fenecido.

- Situación de estar en actividad o retiro, incluyendo régimen de pensión.

- Otros de necesidad institucional.

Mi actividad principal fue revisar todos los legajos de los funcionarios y servidores de la

municipalidad de acuerdo a los detalles que se consideran dentro del Manual de

Organizaciones y funciones (MOF).

Para poder tener actualizado los legajos del personal de la municipalidad, los documentos que

anteriormente se recepcionaron se identifica a que servidor pertenece y se busca el legajo que

ya se encuentra en la subgerencia para poder insertar el documento que ingreso para esto se

revisa si pertenece a capacitación, experiencia laboral, etc.

Una vez clasificada se realiza la revisión de fechas de los documentos que están ingresando

recientemente y se ordena de manera cronológica de todos los documentos de cada pestaña.

Ya ordenados se procede a la foliación de los documentos para poder evitar pérdidas de

documentos y tener en cuenta cuantas hojas tenemos en cada pestaña (Ver Anexo Nº 6)

26
Concluido la foliación se realiza las fichas por sección, en la ficha se toma en cuenta dia, mes

y año de emisión del documento y que tipo de documento es y naturaleza y motivo por el cual

está ingresando, estas fichas solo se realizan en las secciones de contratos y nombramientos,

méritos, deméritos. (Ver Anexo Nº 7)

Terminado de actualizar el legajo se custodia el legajo en los estantes y /o vitrinas que fueron

dispuesto para el archivamiento de cada legajo (Ver Anexo Nº 8, 9, 10)

2.3. ACTIVIDAD Nº 3: ELABORARCION DE INFORMES ESCALAFONARIOS

Dentro de las funciones del técnico en personal y legajos esta la elaboración del informe

escalafonario que soliciten las demás áreas o por el subgerente de personal.

El objetivo de un informe escalafonario es expedir y entregar el Informe Escalafonario a los

administrados una información real de su trayectoria laboral y profesional.

Para la realización de un informe escalafonario necesariamente debemos contar con una

solicitud del subgerente o de alguna otra área.

La elaboración de un informe escalafonario consiste primero en poner nombres y apellidos,

grado de instrucción, título profesional, especialidad, lugar y fecha de nacimiento, estado

civil, DNI, autogenerado, asunto.

Segundo los datos laborales en la cual entra la unidad orgánica que labora el servidor,

documento de contrato, condición laboral, cargo estructural, régimen laboral, régimen

pensionario, licencia de enfermedad, licencia por asuntos personales, vacaciones, méritos,

deméritos, observaciones y fecha de la elaboración del informe.

Como anexo se le insertaran todos los documentos ya sea de contratos, deméritos con la

fecha, tipo de documento y naturaleza o motivos del documento. Expedir y entregar el

27
Informe Escalafonario a los administrados una información real de su trayectoria laboral y

profesional. (Ver Anexo Nº 8)

CAPITULO III

MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

3.1. MARCO TEÓRICO.

3.1.1. LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

La administración pública es un elemento básico del estado. Está formada por un conjunto de

organismos que actúan bajo las órdenes del poder ejecutivo. Estos organismos son los

encargados de dictar y aplicar las disposiciones necesarias para que cumplas las leyes.

28
Fomentar los intereses públicos y resolver las reclamaciones de los ciudadanos [ CITATION

MAR09 \l 3082 ].

3.1.2. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y ADMINISTRACIÓN PRIVADA

La administración se define de diversas maneras y todas encuentran su respectiva validez y

confiabilidad en sus expresiones. Ahora, iniciemos aceptando que administración es la

capacidad para alcanzar los objetivos en las organizaciones con el esfuerzo de los demás.

Utilicemos también los conceptos y principios fundamentales del enfoque clásico de la

administración, en cuanto a que todas las organizaciones llevan a cabo seis funciones:

[CITATION ZAC \l 3082 ]

 Técnicas.

 Comerciales.

 De registro. t Seguridad.

 Financieras.

 Administrativas.

Por su parte, algunos de los 14 principios generales de la administración para el

fayolismo son:

 La división del trabajo.

 La autoridad.

 La responsabilidad.

 La disciplina.

 La unidad de mando.

 La convergencia de esfuerzos.

 La estabilidad del personal.

29
  La remuneración adecuada según las capacidades de cada trabajador.

3.1.3 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

Son las personas que ingresan, permanecen y participan en la organización, sea cual sea su

nivel jerárquico o su tarea. Los recursos humanos se distribuyen en niveles distintos: en el

nivel institucional de la organización (dirección), en el nivel intermedio (gerencia y asesoría)

y en el nivel operacional (técnicos, empleados y obreros junto con los supervisores de

primera línea). Constituyen el único recurso vivo y dinámico de la organización, además de

ser el que decide cómo manipular los demás recursos que son de por sí inertes y estáticos.

Además, conforman un tipo de recurso dotado de una vocación encaminada al crecimiento y

al desarrollo.

Las personas aportan a las organizaciones sus habilidades, conocimientos, actitudes,

conducta, percepciones, etc. Ya sean directores, gerentes, empleados, obreros o técnicos, las

30
personas desempeñan papeles muy distintos éstos son los puestos dentro de la jerarquía de

autoridad y responsabilidad que existe en la organización. Además, las personas son

extremadamente distintas entre sí, por lo que constituyen un recurso muy diversificado

debido a las diferencias individuales de personalidad, experiencia, motivación, etc. En

realidad, la palabra recurso representa un concepto demasiado restringido como para abarcar

a las personas, puesto que son más que un recurso, son copartícipes de la organización.

[CITATION MarcadorDePosición1 \t \l 3082 ]

3.1.4. ADMINISTRACION DE PERSONAS

Comprende la gestión de la normatividad, procedimientos y herramientas referentes a la

administración y control de los servidores civiles en la administración pública. Cabe

distinguir cinco procesos: [CITATION MarcadorDePosición2 \l 3082 ]

 Administración de Legajos

 Control de Asistencia

 Desplazamientos

 Procedimientos Disciplinarios

 Desvinculación

3.1.5. FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Quienes participan en la administración de los recursos humanos desarrollan y trabajan a

través de un sistema integrado de ARH. Como se muestra en la figura 1-1, hay cinco áreas

funcionales que se asocian con una administración eficaz de recursos humanos: dotación de

personal, desarrollo de los recursos humanos, remuneración, seguridad y salud, y relaciones

laborales y con los empleados. Estas funciones se analizan a continuación.

31
3.2.1. LEJAGO PERSONAL

Es un conjunto orgánico de documentos de carácter estrictamente CONFIDENCIAL donde

se archivan los documentos personales y laborales de los servidores y funcionarios de la

Municipalidad Provincial de Puno, a partir de su ingreso y se incrementan con los que se

generan durante su vida laboral hasta su desvinculación. [CITATION MarcadorDePosición3 \l

3082 ]

3.2.2. CARACTERÍSTICAS DEL LEGAJO PERSONAL

El Legajo Personal tendrá una cubierta de cartulina gruesa. Membretada de color diferente

según Grupo Ocupacional y situación laboral {activo o cesante) del trabajador, de 28 cm de

ancho por 38 cm de largo con separadores intermedios y ficha de resumen.[ CITATION DIR18 \l

3082 ]

La cartulina anterior lleva los siguientes impresos:

a. Nombre de la Sede Central y/o Dependencia, se incluye Logotipo.

b. La denominación -Legajo Personal"

c. Dos líneas paralelas para los Apellidos y Nombres {completos de acuerdo al

DNI).

d. La palabra confidencial

Cada separador intermedio debe ser de cartulina de color membretado, sirviendo además para

registrar los documentos recepcionados en cada una de las secciones en orden cronológico de

presentación.

Se divide en secciones con la finalidad de agrupar documentos similares que permitan una

mejor y rápida identificación.

El contenido de cada sección debe anotarse en la ficha resumen.

32
SECCIONES EN QUE SE DIVIDE EL LEGAJO PERSONAL

1. Sección I Filiación - Identificación Personal

Contiene los documentos de identificación de trabajador:

a. Ficha resumen del legajo personal

b. Currículo vitae

c. Solicitud de empleo

d. Certificado domiciliario

e. Declaración jurada de bienes y rentas

f. Declaración jurada de gozar de buena salud

g. Declaración jurada de no tener antecedentes judiciales

h. Declaración jurada de no tener antecedentes policiales

i. Copia de DNI

2. Sección II Estudios y Capacitación

Contiene los documentos que acreditan los estudios básicos y superiores del Personal, así

como la capacitación, actualización y/o perfeccionamiento.

a. Certificado oficial de estudios primarios, secundarios, superiores

universitarios, técnicos.

b. Título profesional de estudios superiores universitarios o técnicos.

c. Certificado de colegiatura.

d. Constancia de matrícula o de estudios.

e. Títulos, certificados o diplomas de post. Grado maestrías o doctorado.

f. Certificados o diplomas de cursos realizados.

33
 g. Constancias de participación en congresos, convenciones, seminarios, fórums,

simposios, conferencias, charlas, mesas redondas, entre otros certificados de

capacitación.

h. Resoluciones sobre otorgamiento de becas de estudios en el país o en el

extranjero.

i. Otros documentos autoritativos para capacitación.

3. Sección III Contratos y Nombramientos

Contiene las Resoluciones sobre Ingreso al servicio.

a. Contrato de trabajo.

b. Renovación de contrato.

c. Nombramientos.

4. Sección IV Renuncia y Liquidación

Contiene los documentos relacionados con el término del vínculo laboral con el estado.

a. Solicitud de renuncia al servicio.

b. Resolución de cese.

c. Resolución de beneficios sociales y /o pensión.

d. Informe sobre liquidación de beneficios sociales.

e. Recisión de contrato.

5. Sección V desplazamiento de personal

Contiene documentos relacionados con el recorrido laboral del trabajador.

a. Designación.

b. Rotación.

c. Reasignación.

d. Destaque.

34
 e. Permuta.

f. Encargo de puesto o de funciones.

g. Comisión de servicios.

h. Transferencia.

i. Informes presentados por el trabajador al término del desplazamiento, cuanto

corresponda.

6. Sección VI Descansos Médicos

Contiene los documentos que justifican las ausencias al servicio por enfermedad, accidente o

gravidez.

a. Resolución de la oficina de recursos humanos por licencia de enfermedad.

b. Certificado médico por Incapacidad temporal por enfermedad.

c. Partes o informes médicos.

7. Sección VII Permisos· Licencias - Vacaciones

Contiene los d9cumentos ordenados referentes a permisos, licencias y vacaciones.

a. Resolución de licencia con goce de remuneraciones.

b. Resolución de licencias sin goce de haber.

c. Resolución de licencia a cuenta del periodo vacacional.

d. Resolución sobre suspensión o prorroga de licencia.

e. Resolución de programa de vacaciones.

f. Documento de postergación de vacaciones por necesidad del servicio.

g. Documento sobre suspensión de vacaciones.

8. Sección VIII Ascensos

Contiene las resoluciones sobre ascenso en la carrera:

a. Resolución de ascenso.

35
 b. Informe sobre rendimiento laboral.

c. Propuestas para ascenso.

d. Resolución sobre homologación o categorización.

9. Sección IX Bonificación

Contiene las resoluciones autoritativas de pago de cada quinquenio por tiempo de servicios,

sobre bonificación familiar se emiten a favor del trabajador, sea por matrimonio y/o hijos

menores de edad.

a. Resolución de reconocimiento de tiempo de servicios

b. Resolución de devengados.

c. Solicitudes y Resoluciones de Beneficios Personales.

d. Resolución de devengados.

e. Resolución de pago ampliación de núcleo familiar.

f. Resolución de subsidios por sepelio y luto de familiares directos.

g. Informes

10. Sección XI Experiencia Laboral

Contiene los documentos relacionados con los distintos cargos y/o puestos de trabajo,

habilidades y aptitudes del trabajador:

a. Certificación y constancias de trabajos anteriores en el sector público o privado

b. Documentos relacionados con los servicios prestados: memorándum, oficios y

cartas de agradecimiento.

c. Resoluciones o memorándum sobre asignación de funciones.

d. Documentos sobre designación como integrante en comisiones especializadas de

e. trabajo.

11. Sección XII Evaluaciones

36
Contiene los resultados de las evaluaciones del desempeño laboral del trabajador:

a. Ficha de evaluación

b. Informe sobre desempeño laboral

c. Resultado de evaluación

12. Sección XIII méritos

Contiene los documentos de felicitación por la labor cumplida que transciende positivamente

a las funciones de competencia de cada trabajador, así como la obtención de mayores

calificaciones a las exigidas:

a. Oficios, memorándums de felicitación.

b. Resoluciones por cumplimiento al reglamento de asistencia y permanencia.

c. Resoluciones por condecoraciones, felicitaciones y otorgamientos de diplomas.

13. Sección XIV Deméritos

Contiene todos los documentos que significan llamadas de atención o sanciones por faltas

disciplinadas en el servicio, y la deficiencia a la labor cumplida.

a. Resoluciones por amonestación, suspensión sin goce de remuneraciones, cese

temporal o destitución.

b. Resoluciones declarando fundado, infundado o improcedente recursos

impugnativos.

14. Sección xv-Producción Intelectual y Cultural

Contiene proyectos y trabajos de investigación, así como documentos sobre aportes

culturales:

a. Trabajos de investigación

b. Publicaciones de libros, revistas, artículos y otros similares.

37
 c. Certificados de labor docente o ponente en charlas, cursos, conferencias,

seminarios y similares.

d. Certificados de aportes culturales y deportivos.

TECNICO EN PERSONAL Y LEGAJO

Es el encargado de administrar la documentación e información sistematizada de los legajos

personales.

El legajo personal y la información contenida en ella son solo de acceso del titular del legajo

del técnico en personal, del subgerente de personal o personal expresamente autorizado por la

Gerencia de Administración con el debido sustento.

Toda persona que ingrese a la MPP se le apertura un legajo personal, al cual se le signara un

código de identificación único e intransferible que se mantendrá durante su vida laboral y

desvinculación, el mismo que contara con la letra de su apellido seguido de un numero

correlativo de acuerdo a su ingreso y el año correspondiente a su ingreso.

APERTURA DEL LEGAJO PERSONAL.

El Legajo Personal se apertura con los documentos que se generan con la suscripción

contractual para su ingreso al RENIEC, completándose con aquellos que se originan en el

transcurso de su actividad laboral en la entidad.

El Servidor Civil encargado de la administración del legajo al recibir la documentación debe

prever que ésta no tenga enmendaduras ni manchas que dejen dudas sobre su autenticidad;

asimismo debe ordenarla de acuerdo a los rubros correspondientes (secciones) y en paralelo

registrarla en la base de datos del SIA-RRHH.[CITATION MIN17 \t \l 3082 ]

ARCHIVO DEL LEGAJO PERSONAL

38
Los legajos personales se mantendrán en ambientes que reúnan las condiciones adecuadas de

ventilación y luz, debiendo además tomarse las previsiones del caso contra los riesgos de

humedad o posible incendio y su custodia debe realizarse con los elementos necesarios para

evitar se vulnere su acceso a estos ambientes por el Servidor Civil no autorizado.

Los legajos personales se archivan en estantes en orden alfabético y son almacenados en cajas

archiveras para su protección.

Todo documento que se adhiere al legajo debe ser foliado de modo ascendente, en el rubro

que corresponda (Sección), en la parte superior derecha.

La posición natural para la colocación de los documentos dentro del folder es de forma

Horizontal.

Para el archivamiento de documentos se dará preferencia a los documentos originales o

copias legalizadas o autenticadas por el fedatario de la entidad; únicamente en el caso de no

existir documentos con estas características se podrán archivar copias simples.

Los Legajos del Personal, serán clasificados y ordenados alfabéticamente y por condición

contractual (CPI, CAS, SNP, TMP, Servidor Civil Cesante y Jubilados), (contenedores de

color rojo para el Servidor Civil CPI y de color azul para las demás modalidades de contrato)

Anualmente debe programarse la fumigación de documentos contenidos en el Legajo

Personal, como medida preventiva de erradicación de microorganismos e insectos

bibliófagos.[CITATION MIN17 \t \l 3082 ]

SITUACIÓN DEL LEGAJO PERSONAL

La situación del Legajo de Personal depende de la condición activa o pasiva del Servidor

Civil consecuentemente será clasificado y archivado según los siguientes grupos:

39
Legajo de Personal Activo: Los correspondientes al Servidor Civil que se encuentre en

ejercicio, en la condición de Designados (funcionarios), Nombrados y Contratados.

Legajo de Personal Pasivo: Los correspondientes al Servidor Civil que ha dejado de prestar

servicios en la entidad, al haber sido designado a otra entidad, cesado, jubilado o fallecido.

[CITATION MIN17 \t \l 3082 ]

ACTUALIZACIÓN DE LEGAJOS

El Servidor Civil de RENIEC por iniciativa propia, puede solicitar a la Gerencia de Talento

Humano a través de la Sub Gerencia de Personal y por el Sistema de Trámite Documentario-

ITD la actualización periódica de su Legajo Personal. Toda documentación que avalen los

progresos respecto al nivel de estudios y capacitaciones, así como la modificación de su

información personal, entre otros.

La Gerencia de Talento Humano a través de la Sub Gerencia de Personal, solicitará por

escrito, una vez al año a todos los servidores civiles la actualización del file personal durante

su permanencia en la institución o por norma legal que disponga el ente rector en materia de

recursos humanos, bajo responsabilidad.

Los documentos que emitan los órganos del RENIEC en los que se comprendan a los

servidores civiles deberán ser remitidos a la Gerencia de Talento Humano a través de la Sub

Gerencia de Personal para su inclusión y archivo en el respectivo Legajo Personal. [CITATION

MIN17 \t \l 3082 ]

LA CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DEL LEGAJO PERSONAL

El periodo de conservación del Legajo de personal es de carácter permanente, por ser

documentos de archivo únicos e irremplazables, corresponde a la Sub Gerencia de Personal,

40
archivar, custodiar y conservar el Legajo Personal del servidor en un ambiente adecuado que

permita su ubicación y conservación.

Toda documentación archivada debe estar orientada hacia una sola dirección, así el

documento que exceda el tamaño del contenedor, deberá ser doblado cuidadosamente hasta

alcanzar las proporciones adecuadas para su archivamiento.

La custodia de los Legajos Personales, así como del ambiente donde se encuentren estará a

cargo del responsable asignado para esta función; asumiendo la responsabilidad de la

conservación, archivo, registro y actualización de los documentos y bases de datos existentes,

compartiendo dicha responsabilidad con los servidores civiles que hayan sido asignados al

manejo de legajos.

Se tomarán las previsiones pertinentes contra riesgos de incendio. Se prohíbe el uso de

artefactos eléctricos domésticos como: ventiladores, estufas, hervidores u otros en el

ambiente destinado para guardar los files personales de los servidores.

El REGISTRO GENERAL Y ESCALAFON

Las entidades públicas organizan y mantienen actualizado el registro de sus funcionarios y

servidores, tanto activos como cesantes, así como el correspondiente escalafón, bajo

responsabilidad de la Oficina de Personal o la que haga sus veces.

El registro de funcionarios y servidores será organizado de manera uniforme en todas las

entidades públicas teniendo en cuenta que para efectos de la Carrera Administrativa y el

Sistema Único de Remuneraciones, la Administración Pública constituye una sola institución.

El INAP regula y supervisa dichos registros. [CITATION MarcadorDePosición4 \l 3082 ]

El registro proporciona información fundamental para:

a. Organizar el escalafón de servidores de Carrera;

41
 b. Resolver asuntos administrativos relacionados con el personal;

c. Formular políticas de personal, de remuneraciones, de bienestar y otros.

El registro contiene necesariamente la información siguiente:

a. Datos personales del servidor y de sus familiares directos;

b. Estudios de formación general realizados, incluyendo títulos, grados

académicos y/o certificados de estudios;

c. Capacitación general y por cada nivel de carrera;

d. Experiencia profesional, técnica y laboral en general;

e. Cargos desempeñados;

f. Méritos;

g. Deméritos, sanciones administrativas y judiciales;

h. Tiempo de servicios, en general y de permanencia en cada nivel;

i. Licencias;

j. Evaluación;

k. Remuneraciones;

l. Situación de actividad o retiro, incluyendo régimen de pensión; y

m. Otros de necesidad institucional.

Los datos del registro que genera la propia entidad se actualizan de oficio; los restantes son

incorporados a pedido y acreditación del interesado.

Los documentos del registro que conforman el legajo personal del servidor se desplazan de

oficio con él, hasta el término de la carrera. El Escalafón de servidores de carrera contiene la

ubicación del personal en cada uno de los grupos ocupacionales y niveles según sus méritos

dentro del proceso de progresión en la Carrera Administrativa.

El orden de méritos de los servidores en el Escalafón resulta de considerar tres factores:

42
 a. Tiempo de permanencia del servidor en su nivel de carrera;

b. Capacitación obtenida durante su permanencia en el nivel de carrera

correspondiente;

c. Resultado de la valoración de los estudios de formación general, méritos

individuales y desempeño laboral.

El Escalafón de servidores de carrera se actualiza de oficio en cada grupo ocupacional y por

niveles de carrera al término de cada proceso de ascenso.

Los datos del Escalafón referidos a cada servidor tienen validez en toda la Administración

Pública. El Escalafón permite planificar el desarrollo de la carrera de los servidores

considerando las necesidades de capacitación, la determinación de vacantes para el ascenso y

los estímulos correspondientes, de acuerdo a las posibilidades financieras del Estado. Los

Escalafones de las entidades se integran territorialmente coincidiendo con la

descentralización regional y local.

El INAP organiza y mantiene actualizado el Registro Nacional de Funcionarios y Servidores

Públicos, para lo cual las entidades públicas están obligadas a proporcionar la información

que se les solicite.

3.2. MARCO CONCEPTUAL.

LA ADMINISTRACION

El pensamiento romano, tratar de formular una regla o definición es peligroso, porque ello

obliga a tenerla como tal, aun cuando pueda significar problemas. Sin embargo, considero

que proporcionar la definición del ser u objeto materia de estudio, es indispensable en los-

libros de carácter docente, porque en esencia, de acuerdo con la lógica, definir es dar la mejor

respuesta a la pregunta ¿Qué es esto? La respuesta requerida puede comprender los tres

ámbitos de las definiciones conocidas: la nominal o etimológica, la conceptual o lógica y la

43
real. La primera, como su nombre lo indica nos conduce al conocimiento del ser que se

define, a través del significado gramatical o semántica de las palabras que la componen, y

aunque es, en varias ocasiones el paso obligado para llegar a la definición lógica, no siempre

lo es, pues ésta deberá comprender en todo caso el género próximo y la diferencia específica

que permitirán la tipificación del ser que se define, e inclusive, su diferenciación con otros

seres semejantes. De aquí que la verdadera preocupación científica está comprendida en la

ambición de buscar y proporcionar la definición lógica del ser u objeto que se define. La

definición real, proporciona elementos de la realidad que circunstancialmente se presentan en

torno al objeto a definir, pero que no son necesarios e inherentes al mismo, por lo cual, la

definición real excede los propósitos científicos.[CITATION CAM00 \l 3082 ]

ADMINISTRACION PÚBLICA

El término administración deriva de la palabra latina administratio, onis, administratíone,

cuyo significado es administrar que está compuesto de los vocablos ad y ministrare que

quiere decir servir, En tales condiciones, gramaticalmente a la administración se le puede

definir como la actividad consistente en servir o prestar servicios. El Diccionario de la

Lengua Española, equivalente a la Real Academia Española, proporciona lo que llama

definición activa, contenciosa, de justicia, diocesana, militar, municipal, proporcionando

también otros significados en relación con la misma. A la primera la define como acción del

gobierno al dictar y aplicar las disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes,

para la conservación y fomento de los intereses públicos, al resolver las reclamaciones a qué

lugar lo mandado. Esta definición etimológica, es como todas las de su tipo, simplemente el

primer paso para llegar a la definición lógica que enmarque el género próximo y la diferencia

específica de la misma. La actividad estatal que hoy conocemos con el nombre de

"Administración" o "Ciencia de la Administración" tiene antecedentes que se ubican en

tiempos remotos de la humanidad, pues en efecto, tan pronto como ésta concibió la

44
posibilidad y necesidad de la vida comunitaria y advirtió las ventajas que implican vivir

aprovechando los servicios de sus semejantes y al mismo tiempo servirles, dio advenimiento

a la administración.[ CITATION MIG00 \l 3082 ]

ADMINISTRADOR DE RECURSOS HUMANOS:

Individuo que normalmente actúa como consejero o consultor, y que trabaja a la vez con

otros administradores para ayudarlos a tratar diversos asuntos relacionados con los recursos

humanos.[ CITATION RWA10 \l 3082 ]

SERVICIOS PUBLICOS

Se denominan servicios públicos: Los que están destinados a satisfacer necesidades

colectivas en forma general, permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control

del Estado, así como aquéllos mediante los cuales el Estado busca preservar el orden y

asegurar el cumplimiento de sus fines.[ CITATION DUA09 \l 3082 ]

ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS:

Gestiona la información contenida en las secciones del Legajo.[CITATION MIN17 \t \l 3082 ]

LEGAJO PERSONAL

Legajo personal Es una carpeta oficial e individual, de carácter público, exceptuándose

aquella información protegida por el régimen jurídico de excepciones previsto en el Texto

Único Ordenado de la Ley N.° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública, y su Reglamento. En ella, se archivan los documentos personales y administrativos

del profesor o auxiliar de educación, debidamente clasificados y ordenados de acuerdo a la

estructura aprobada y vigente. [CITATION MarcadorDePosición5 \l 3082 ]

ESCALAFONARIO

45
El informe escalafonario es un documento importante para los servidores, pues constituye el

insumo principal para todas las acciones de personal, así como para participar en concursos

para el acceso a cargos o ascensos en la carrera pública, en la carrera administrativa o para

jubilarse.[ CITATION MIN15 \l 3082 ]

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la

admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Podemos definir la recepción y despacho de documentos a un proceso continuo que se

desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital importancia para el manejo de

archivos a nivel interno y externo en cualquier institución, por pequeña que sea ésta, se debe

tener un conocimiento básico de correspondencia para poder diligenciar y administrar la

cantidad de información que circula por allá.[CITATION MIN17 \t \l 3082 ]

46
 CAPITULO IV

ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

4.1. ACTIVIDAD Nº 1: RECEPCION, CLASIFICACION Y ARCHIVAMIENTO DE

LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

4.1.1. ANÁLISIS

Según (GUIA PARA LA AUDITORIA ARCHIVISTICA, 2015) Metodología destinada a

planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y

disposición final de los documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia en el

manejo de los mismos a lo largo de su ciclo vital. Posibilita el tratamiento de los fondos

desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico o su eliminación.

Para mejorar la recepción y manejo de documentos se tiene el libro de registro de

documentos en la cual se ingresa la fecha, tipo de documento y asunto por el cual está

ingresando el documento. El manejo de este libro de registro de documentos no siempre

asegura un bueno manejo y registro de documento. En el cual se ven que se traspapelan y

para la búsqueda de algún documento se tienen que revisar desde los libros pasados y esto

hace que se emplee mucho tiempo.

47
4.1.2. PROBLEMÁTICA

Para realizar la recepción de documentos y clasificación se requiere mucho tiempo para

verificar cantidad de folios y realizar el registro en el libro de recepción de documentos, pero

los documentos que se recepcionaron son varios en el caso de títulos profesionales y

constancias de colegiatura es necesario que se ingrese a la página de la SUNEDU para ver su

veracidad, sin embargo, hay documentos que tienen que ser respondidos con urgencia, por lo

que no se puede responder de manera oportuna.

4.2.3. SOLUCION

Que para la una buena recepción y manejo de documentos se tenga una buena coordinación

con el personal de reclutamiento de personal. También implementar un sistema para registro

y recepción de documentos para evitar demoras en el momento de la búsqueda de algún

ingreso que se realizó. Por otro lado, sugerir al personal que están vinculadas al reclutamiento

de personal no olvidar revisar si los documento son legales, en el caso de título profesionales

contrastar con la página de SUNEDU, para así evitar problemas de falsificación.

4.2. ACTIVIDAD Nº 2: REVISION, ACTUALIZACION Y COSTUDIA DE LOS

LEGAJOS DEL PERSONAL

4.2.1 ANALISIS

Los documentos que se archivan en el legajo personal se hacen por folios y en orden

cronológico de modo que el más reciente quede encima de otros. Toda documentación

archivada debe de estar orientada en una sola dirección, de ser el caso. Deberán ser doblados

cuidadosamente, los que resulten demasiados grandes. Los documentos que ingresan al legajo

personal, serán obligatoriamente registrados en la hoja separadora de cada sección,

debiéndose hacer la anotación con lapicero de tinta negro o azul.

48
El Área de Escalafón revisará periódicamente los legajos personales a fin de verificar la

existencia de los documentos establecidos para cada sección. Es responsabilidad del Área de

Escalafón, o de la que haga sus veces, actualizar la documentación contenida en el legajo

personal con las resoluciones que emita la Municipalidad Provincial de Puno.

El archivo del legajo debe ser colocado en forma secuencial en estantes o anaqueles,

diferenciando por condición laboral (designados, nombrados, servicios personales

contratados CAS, pensionistas y ex servidores), de tal manera que permita una rápida

identificación visual.

Solo podrán incluirse en el legajo los documentos que se indica en la estructura del legajo

personal, los cuales deben ser presentados legalizados o fedateados por el personal.

4.2.2 PROBLEMATICA

Para la actualizacion y revision de legajos es un proceso que se debe emplear mucho tiempo,

por lo menos para cada legajos se debe emplear como minimo cuarenta y cinco minutos pero

por no disponer de tiempo necesario solo se realiza se manera rapida y no se realiza de

manera adecuada, por esto que hay equivocaiones en el numero de foliado y el orden de los

documentos que deberian estar de acuerdo a la fecha y documentos repetitivos.

4.2.3 SOLUCION

La actualizacion y revision de legajos constituye de mucho tiempo, se sugiere realizar

capacitaciones sobre le manejo, mantenimiento del archivo y clasificacion. Por otro lado

implementar legajo en forma digital y fisica para poder custodiar de manera eficiente. Asi

mismo esto ayudara para la elaboracion de informes.

49
4.3. ACTIVIDAD Nº 3: ELABORARCION DE INFORMES ESCALAFONARIOS

4.3.1 ANALISIS

Es el reporte de la información de los de servidores, en actividad, cesantes o pensionistas, que

expiden las IGED a través del Área de Escalafón o la que haga sus veces.

Los informes escalafonarios tendrán una vigencia no mayor de seis (6) meses para los

trámites que vean conveniente.

Loa informes escalofonarios son documentos que serviran a personal para tramitar sus

pensiones y solicitar ascensos, por eso que este informe de debe realizar con cuidado para que

puedan tener mas validez.

4.3.2 PROBLEMATICA

Para la elaboracion de los informes escalafonarios es un proceso largo y amerita mucho

tiempo, sin embargo las areas que solicitan un informe escalafonario no realizan la solicitud

de manera anticipada, ya no se le podra brindar el informe de manera adecuada ni oportuna.

En algunos casos los legajos no se encuentra dentro de la oficina, ya que otra area lo solicito

para su revision correspondiente de alguna irregularidad.

4.3.3 SOLUCION

Para poder elaborar o actualizar un informe escalafonario de manera inmediata seria crear

una carpeta de informes que ya se realizaron para asi poder complementalo, por otro lado

sistematizar todos los documentos.

50
 CONCLUSIONES

1. La recepción de documentos administrativos tiene falencias, en cada convocatoria que

se realizan ingresan varios documentos y files, por lo cual no se realiza de manera

adecuada la recepción, se debe revisar detalladamente los documentos. Sin embargo,

se puede observar que falta mejorar la administración de los legajos.

2. En la actualización y custodia de legajos se tiene falencias ya los legajos existentes en

la institución no están de acuerdo a la resolución de gerencia municipal Nº 043 –

2018 – MPP / GM que rige lineamientos para la administración del legajo personal de

los servidores y funcionarios de la municipalidad provincial de Puno para la custodia

de legajos se debe tener muy en cuenta el ambiente y las medidas de para manipular

los legajos, por otro lado todavía no han implementado el legajo personal digital ya

que con esto contrarrestaría la perdida de documentos por deterioro en los

documentos físicos .

3. Para los informes escalafonarios no se cuentan con archivos digitales para su

elaboración oportuna, por lo cual ocasiona demoras y equivocaciones en el proceso de

elaboración.

51
 RECOMENDACIONES

1. Para la recepción de documentos es necesario implementar un sistema de ingresos y

salidas de documentos para así mejoras la recepción y manejo de documentos. Por

otro lado, impulsar para capacitaciones, talleres sobres gestión de documentos.

También es necesario fortalecer una política de trabajo en equipo al interior de la

subgerencia.

2. Para una mejor administración y custodia de los legajos se debe modernizar la

información de legajos personales de los servidores municipales, cambiando a los

legajos digitales, para así facilitar su manejo diario y su actualización automática.

3. Se le recomienda para realizar los informes escalafonarios solicitar con anticipación

para elaborarlo cuidadosamente. También implementar una carpeta de informes que

ya se realizaron para así poder actualizar con más facilidad, por otro lado, sistematizar

todos los documentos.

52
 BIBLIOGRAFÍA

CAMACHO, M. G. (2000). TEORIA DE LA ADMINISTRACION.

CAMACHO, M. G. (2000). TEORIA DE LA DMINISTRACION PUBLICA. MEXICO.

CASTRO, A. C. (2009). LA ADMINISTRACION PUBLICA .

CHIAVENATO, I. (2002). ADMINISTRACION DE RECUSOS HUMANOS. MEXICO.

CHIAVENATO, I. (s.f.). ADMINISTRACION DE RECUSOS HUMANOS. MEXICO.

(1990). DECRETO SUPREMO Nº 005-90-PCM.

(1990). DECRETO SUPREMO Nº 005-90-PCM.-.

DESSLEY, G. (2011). ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS.

DIRECTIVA Nº 001-2018-MPP/GM. (2018).

DIRECTIVA Nº 02. (2014). "NORMAS PARA LA GESTION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE GESTION
DE RECURSOS HUMANOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS". LIMA. Obtenido de
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2014/Res238-2014-SERVIR-
PE.pdf

DIRECTIVA Nº 02. (2014). "NORMAS PARA LA GESTION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE GESTION
DE RECURSOS HUMANOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS". LIMA. Obtenido de
http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-2014/Res238-2014-SERVIR-
PE.pdf

DUARTE, F. C. (2009). CONTRATOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA. BOGOTA.

EDUCACION, M. D. (2017). MANUAL DE ESCALOFON MAGISTERIAL. lima.

EDUCACION, M. D. (2017). MANUAL DE ESCALOFON MAGISTERIAL. lima.

GABIN, M. A. (2009). ADMINISTRACION PUBLICA . ESPAÑA.

GUIA PARA LA AUDITORIA ARCHIVISTICA. (2015). archico general.

HERNANDEZ, Z. T. (2014). TEORIA GENERAL DE LA ADMINISTRACION. MEXICO.

MINEDU. (2015).

MINEDU. (2017). MANUAL DE ESCALOFON.

53
MONDY, R. W. (2010). ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS . MEXICO.

(2018). RESOLUCION DE GERENCIA MUNICIPAL Nº 043-2018.MPP / GM. PUNO.

(2018). RESOLUCION DE GERENCIA MUNICIPAL Nº 043-2018.MPP / GM.

ANEXOS

54
ANEXO Nº 1: Documento Recepcionado

55
ANEXO Nº 2: Libro de Registro de Documentos

56
57
ANEXO Nº3: Registro de documentos

58
ANEXO Nº 4: Búsqueda página de SUNEDU

59
ANEXO Nº 5: Documento Fedateado

60
ANEXO Nº6: foliación de documentos

61
ANEXO Nº7: Actualización de Ficha

62
63
ANEXO Nº8: Custodia de Legajos

64
ANEXO Nº9: Custodia de Legajos

65
ANEXO Nº10: Vitrinas de custodia de legajos

66
ANEXO Nº11: Informe Escalafonario

67
68
69