Modulo Proyecto
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Modulo Proyecto
CONTENIDO
Al igual que las personas de empresas privadas, quienes desarrollan proyectos de carácter socioeconómico o político, como el caso de los
alcaldes y funcionarios municipales, necesitan hacer uso de herramientas que les permitan mantener control de lo que sucede en sus
jurisdicciones.
En la actualidad, muchas actividades edilicias se realizan mediante proyectos específicos que se originan en demandas concretas de los
vecinos, tienen una duración determinada y muchas veces involucran el uso de recursos económicos y materiales provenientes de diversas
fuentes.
Conocer respecto al manejo de proyectos se ha convertido en un requisito indispensable para un eficiente trabajo municipal. Formular
objetivos, planear actividades y organizar a las personas que tienen bajo su responsabilidad la ejecución de las mismas son tareas que no
plantean grandes retos ni requieren una gran capacidad académica; por el contrario, lo mas importante es conocer las necesidades de la
población a la cual estará dirigido el proyecto para que así cumplan con la finalidad que todos desean.
ETAPAS DE UN PROYECTO
Puede considerarse que todos los proyectos siguen tres etapas: diseño, ejecución y evaluación.
Los proyectos comienzan en la fase de DISEÑO: en ella se establecen los objetivos, se llevan a cabo estudios de factibilidad, se estiman los
requisitos de presupuesto y recursos, se definen y coordinan las responsabilidades, se elaboran planes de trabajo, se obtiene aprobación, etc.
Algunos instrumentos para diseñar proyectos son: El Meta-Plan, El FODA, El Marco Lógico, entre otros. Este ultimo se explicará
detalladamente más adelante.
La segunda fase es la EJECUCION: consiste en la administración de los insumos del proyecto (actividades y recursos) requeridos para lograr
los resultados esperados.
La tercera fase es la EVALUACION: aquí se examina el avance que se logra en procura de alcanzar los objetivos. Tiene la función de ayudar a
mejorar el proyecto y podría resultar en el re-diseño, seguido de una ejecución mejorada hasta que se logran los objetivos.
La mayoría de experiencias demuestra que los proyectos fracasan en alcanzar los objetivos trazados debido a las siguientes razones:
1. NO SE PLANIFICO ADECUADAMENTE
6. NO SE DOCUMENTO
El marco lógico es un instrumento para diseñar proyectos que tiene la utilidad de transmitir información por muy compleja que parezca de una
manera clara y comprensible, en una sola hoja de papel. Se emplea durante la etapa de preparación para hacer el diseño general de un
proyecto y como guía para las etapas de ejecución y evaluación.
Es un instrumento de planificación participativa. Su poder depende del grado en que se incorpora al diseño del proyecto toda la gama de los
beneficiarios previstos y de otros interesados, ayudando a:
El marco lógico ayuda a fortalecer las tres etapas principales del ciclo de los proyectos. Un mejor trabajo de diseño lleva a mejores ejecuciones
y evaluaciones así cómo a proporcionar los elementos esenciales para adoptar decisiones en materia de planificación con el objeto de formular
planes de operaciones. Una vez elaborado es más fácil listar las actividades, estructurar la división del trabajo, definir las responsabilidades la
utilización de los recursos elaborar el presupuesto, etc. El concepto básico del marco lógico es el de causa y efecto. Cuanto más estrecha sea
la relación mejor será el diseño del proyecto.
Al diseñar un proyecto utilizando el marco lógico hay que tener presente que es un método sistemático que permite conceptualizar en una
matriz de 4 x 4, programas, planes a proyectos de tal forma que organiza el pensamiento en redes de causa y efecto.
En el marco lógico las actividades son el ingrediente granular de la planificación para fines de ejecución. De igual manera, el establecimiento
de un propósito claro y bien definido es muy importante. Como dice el gato en Alicia en el País de las Maravillas “si uno no sabe para donde va
cualquier camino lo llevará a su destino” Lo mismo sucede con la planificación, si se desconoce los objetivos bastará con realizar cualquier
actividad.
COMO
CONSECUENCIA FIN
COMO
PROPOSITO CONSECUENCIA
Si
COMO RESULTADOS Si
CONSECUENCIA
Si ACTIVIDADES
INDICADORES VERIFICABLES
Conceptos claves:
Si se puede medir, se puede manejar
Se deben asignar número y fechas a los indicadores en lo respecta a cantidad, calidad y tiempo (CCT)
Los indicadores asignados al fin permiten determinar el final del efecto del proyecto (FEP)
INDICADORES VERIFICABLES
OBJETIVAMENTE
PRACTICO
¿Cuánto? (CANTIDAD)
¿Cuán Positivo? (CALIDAD)
¿Cuándo? (TIEMPO)
RECUERDE CCT
Fuentes de datos
necesarios para
Indicadores Asignados a los verificar la situación
RESULTADOS de los indicadores
resultados
asignados a los
resultados
Fuentes de datos
necesarios para
Presupuestos para el
ACTIVIDADES verificar la situación
proyecto
de las actividades
Conceptos Claves:
MEDIOS DE VERIFICACIÓN
Nos muestran:
Interrogantes importantes
Fuentes externos de
Indicadores Asignados importancia
PROPOSITO MV
al Propósito necesario para
lograr el fin
Factores externos
Indicadores Asignados de importancia
RESULTADOS MV
a los resultados necesarios para
alcanzar el prop.
Factores externos
de importancia
Presupuestos para el
ACTIVIDADES MV necesarios que
proyecto
deben predom. Para
lograr los res.
Conceptos claves:
SUPESTOS / RIESGOS
Propósito: Aumento
de la producción de
arroz
Supesto
24" de lluvia al
30 de junio
Resultados:
1. Se sembraron
variedades de
elevado rendimiento Una Condición clave
2. Se aplicó sobre la cual tengo
fertilizante poco o ningún Control
Condiciones que deben existir para que el proyecto sea exitoso, pero que no están bajo control directo del proyecto
EJECUCION DE PROYECTOS
Ejecutar un proyecto es realizar todas y cada una de las actividades propuestas en el diseño del proyecto encaminadas a la consecución del
objetivo planteado en el mismo. Al momento de ejecutar lo que se ha diseñado es importante contar con informes que permitan establecer el
avance a los problemas que se van encontrando, así como la manera en que se afecta la posibilidad de cumplir con los objetivos trazados.
Para las personas que en las corporaciones municipales tienen la responsabilidad de que los proyectos se lleven a cabo es de gran
trascendencia que tome en cuenta las siguientes tareas que tendrán que realizarse durante su ejecución y en las cuales deberán estar
presentes:
En éste último punto, la limitación de recursos no puede verse como obstáculo, pues en muchos casos se ha demostrado que tenerlos en
abundancia no es razón para el éxito de un proyecto; es más bien la administración de los recursos el principal motivo para que fracasen.
Administrar no es cosa del “otro mundo” si se sabe hacia donde se orienta el esfuerzo municipal.
Hay que tener presente que LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO ES SIMPLEMENTE LA ORGANICION DE PERSONAS Y RECURSOS
REQUERIDOS PARA EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS, es decir con sentido común. El éxito de un proyecto radica en la sabia administración
de los recursos.
EVALUACION DE PROYECTOS
La evaluación trata del desempeño del proyecto en relación al logro de los objetivos establecidos: es conocer si el proyecto está o no
obteniendo los productos planificados dentro de un período de tiempo y con las limitaciones que se pudieron pre-establecer.
La evaluación busca determinar si los objetivos a nivel de propósito y fin es están cumpliendo y en que medida podrían cumplirse más
rápidamente con una combinación diferente de productos, etc. y determinar, en el caso de que no estén logrando, cual es la razón. También se
necesita evaluar la relación causa-efecto ¿Son los efectos que se están produciendo, causados por las actividades que se han realizado?
La mejor manera de obtener esa información es contar con un buen sistema de informes que proporcione esos datos en el momento oportuno.
LA MEJOR INFORMACION ES AQUELLA QUE IDENTIFICA UN PROBLEMA DE MANERA QUE PUEDA SOLUCIONARSE A TIEMPO.
No es necesario llenarse de papeles con toda clase de informes. Los mejores son aquellos que proporcionan a la persona adecuada, la
información adecuada y en el momento adecuado:
¿Quiénes son las Personas adecuadas? Son los que deben dar cuenta del proyecto a la comunidad, los donantes, etc.
¿Cual es la información adecuada? Aquella necesaria para que se conozca el cumplimiento o no de las responsabilidades.
¿Cuándo es el momento adecuado? Es justo cuando se puede identificar un posible problema y se pueden considerar las alternativas
disponibles para corregir la situación.
No es un secreto que elaborar informes tiene un costo en tiempo, dinero o ambos para quien los elabora; esto incluye decidir que se va a
informar, recolectar los datos necesarios, escribirlos, enviarlos, etc. También hay costos para quien los recibe, incluyendo leerlos, pedir datos
adicionales, archivados o tirarlos, etc.
En muchos casos los responsables de proyectos se quejan de que las actividades están siempre atrasadas porque pasan todo el tiempo
elaborando informes explicando los problemas que tienen, en vez de usar el tiempo para tratar de solucionarlos por ello, lo importante a la hora
de hacer informes es:
INFORME ALERTIVO
Son los que se utilizan en los dos primeros casos, CUANDO UNA ACTIVIDAD NO SE HA REALIZADO O ES PROBABLE QUE NO SE
REALICE. La identificación oportuna de problemas es la mejor manera de resolverlos. No es posible que una actividad no se lleve a cabo sin
que alguien del nivel superior (alcalde, concejo municipal, etc.) haya sido informado con tiempo y se hubiera tratado de solucionar los
problemas.
A: _____________________________
De: _____________________________
Fecha: _____________________________
Proyecto: _____________________________
Situación: Identifica por nombre y número el evento que está en peligro o no se ha realizado.
Evaluación: Discute el impacto sobre el proyecto, presenta alternativas así como ventajas y desventajas de cada una
Acción: Especifica las acciones que se han realizado, también la acción requerida y la fecha en que se debe realizar.
INFORME DE LOGRO
Son diseñados para dar a conocer la realización de aquellas actividades que se considere relevantes, no de todas las que se realicen. La
información que vale la pena es aquella que da a conocer la calidad, cantidad y tiempo de los resultados obtenidos.
A: _________________________
De: _________________________
Fecha: _________________________
Proyecto: _________________________
Evaluación: Evalúa el status actual del proyecto, alerta a los administradores sobre aspectos claves que se avecinan y ratifican o
rectifica el cronograma de futuros eventos y adecuaciones de recursos
Acción Especifica las acciones que se llevan a cabo actualmente, podría requerir que algunas acciones sean realizadas por
otros y a la fecha requerida.
PERFIL DE UN PROYECTO
El perfil del proyecto es una versión sintética que contiene sus elementos esenciales y sirve para iniciar su negociación y el tipo de cooperación
técnica financiera que se necesita para ponerlo en marcha. Debe contener una descripción completa de todos sus componentes, pero de forma
breve y con un lenguaje muy sencillo. Usualmente consta de:
RESUMEN
Es una breve referencia (casi siempre de una página) que permita comprender los aspectos centrales del proyecto: sus metas, las
características del grupo beneficiario y los resultados esperados de su ejecución.
Aquí se debe presentar a la institución solicitante. La información suministrada debe permitir alcanzar una apreciación de su naturaleza, sus
miembros y situación económica-financiera. La información debe ser suficientemente amplia como para hacer relacionar las actividades del
proyecto propuesto con su que hacer institucional, con la experiencia acumulada y con los recursos disponibles.
Nombre
Fecha de fundación y situación legal
Objetivos institucionales
Breve historia, indicando principales etapas
Miembros de la organización:
Detalles que ayuden a ilustrar condición socioeconómica
Situación económica de la institución (municipio)
Recursos propios
Otros recursos a los cuales se tiene acceso
Fuentes internas de financiamiento
Fuentes externas de financiamiento
Relaciones sostenidas con otras instituciones locales, nacionales ,internacionales, privadas y públicas
Actividades actuales
Principales logros obtenidos hasta la fecha
líneas de trabajo en las que es ha acumulado experiencia participativa o capacidad técnica
ANTECEDENTES
En esta sección deben explicarse los hechos o circunstancias que dieron origen a la idea de preparar el proyecto. Además, debe ponerse
particular énfasis en todos aquellos antecedentes que se vinculan con la participación y esfuerzo de los beneficiarios en procura de su
realización.
JUSTIFICACION
Se refiere a todos los elementos de juicio necesarios para evaluar el impacto socioeconómico del proyecto. Se presentan el o los problemas
centrales que aborda, así como datos de carácter cuantitativo y cualitativo que permitan apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus
causas y consecuencias.
Con el mayor detalle posible se relata el proyecto, particular énfasis debe darse a la identificación de las actividades a realizar y su relación con
los objetivos perseguidos.
Objetivos
Duración
Metas cuantitativas y cualitativas
Beneficiarios:
Número
Situación familiar
Localización
nivel de ingreso
Planificación de trabajo:
Actividades especificas
Período de realización
Recursos necesarios para las actividades
Humanos
Materiales
Financieros
Organización y administración del proyecto
Distribución de tareas y responsabilidades
Mecanismos para la toma de decisiones
Formas de participación de los beneficiarios en cada etapa
Resultados
Indicadores cuantitativos
Indicadores cualitativos
Distribución de los beneficios
PRESUPUESTO
Aquí se describen los recursos financieros necesarios para evaluar el impacto socioeconómico del proyecto. Se presentan el o los problemas
centrales que aborda, así datos de carácter cuantitativo y cualitativo que permitan apreciar la magnitud o gravedad de los problemas, sus
causas y consecuencias.
Salarios
No incluir honorarios para consultores
Espacio de oficina y utilidades
Materiales y equipo
Comunicaciones y correo
Otros gastos directos
EVALUACION
Se debe de realizar en todo momento del desarrollo de un proyecto, y es necesario para comprobar en que medida se cumplen los objetivos
planteados, o se hagan reajustes para mejorar el proceso. (Ver Tema EVALUACION DEL PROYECTO).
El Proyecto de Desarrollo Municipal y Participación Ciudadana (PDMPC) nace como resultado de la firma de un Convenio de cooperación entre
el Gobierno de la República de El Salvador, la Corporación de Municipalidades de la República de El Salvador (COMURES) y el Gobierno de
los Estados Unidos de Norte América, actuando a través de la Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID).
El responsable de la ejecución del PDMPC es Research Triangle Institute (RTI), entidad independiente sin fines de lucro establecida en 1958
por la Universidad Estatal de Carolina del Norte, Universidad de Duke y Universidad de Carolina del Norte.
El propósito del Convenio es "fortalecer la participación de la población Salvadoreña en el proceso democrático local y mejorar la capacidad de
las Municipalidades para responder a las necesidades de sus ciudadanos". Para lógralo, el PDMPC cuenta con tres componentes: Reforma y
Formulación de Política, Fortalecimiento Municipal y Desarrollo Democrático Local.
Este último componente tiene como objetivo facilitar procesos mediante los cuales el gobierno local logre un involucramiento más efectivo y
representativo de la sociedad civil en la toma de decisiones a nivel municipal, bajo tres características esenciales:
3. estímulo a la voluntad política de las partes - líderes y gobierno local - para trabajar conjuntamente