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Auditoría
 Personajes de la auditoría
Auditor: Se llama auditor a la persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad
competente o por una empresa de consultoría, para revisar, examinar y evaluar con coherencia los
resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia (institución gubernamental) o
entidad (empresa o sociedad) con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las
observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño.
Originalmente la palabra significa "oidor" u "oyente".
 Etapas de la auditoría
Las auditorías proveen mecanismos para evaluar la eficiencia del negocio. Aunque las auditorías de
calidad sean enfocadas en procesos y productos, ayudan a los gestores a identificar si las estrategias
aplicadas están trayendo resultados. En caso de desvíos, ayudan además a identificar la causa raíz y a
tomar las acciones correctivas necesarias. Conducir una auditoría correctamente es fundamental para
evidenciar al mercado y a los clientes la conformidad del SGQ frente a la norma.
1. Planificación
Las acciones tomadas en el momento anterior a la realización de la auditoría son determinantes para el
éxito de las actividades. La planificación comienza con la elaboración de un plan, que orientará la
ejecución de la auditoría. Ese plan deberá presentar todas las actividades en una línea del tiempo,
además del alcance, con procesos, departamentos o productos que serán auditados. En esta etapa
también es importante que el auditor identifique toda la documentación relacionada, tales como
políticas o procedimientos de calidad. Aún en esta etapa, puede ser elaborada la lista preliminar de las
personas que serán entrevistadas.
2. Preparación
Este es el momento en que los auditores podrán conocer un poco más sobre el SGQ de la empresa,
analizando más profundamente la documentación del sistema.
Es importante que cada miembro del equipo de auditoría esté preparado para la actividad, con acceso al
checklist de verificación. El checklist es fundamental para orientar al auditor de modo que no se olvide
ningún detalle a ser evaluado, así como para registrar las constataciones y observaciones.
3. Ejecución
La ejecución de las auditorías se da a través de la colecta de informaciones, que determinan si el

departamento en cuestión está siguiendo los estándares y procedimientos de control de calidad
establecidos. En esta fase, el auditor entrevista a las personas, haciendo preguntas y tomando nota de
las constataciones. De acuerdo con lo que sea constatado, los planes de auditoría y checklists pueden
tener su alcance expandido, y pueden ser sometidos a una evaluación más profunda.
Es en este momento que serán registradas las no conformidades, o sea, situaciones que ocurrieron en
desacuerdo con el proceso y procedimiento estandarizado.
4. Finalización y Follow-up
Después de concluida la ejecución de la auditoría comienza el trabajo “real”. El equipo de auditores se

reúne para revisar las áreas problemáticas, y para determinar las recomendaciones para corregir
problemas de calidad. Esas informaciones compondrán el informe de Resultados de la Auditoría.
Ese informe es un insumo importante para las reuniones estratégicas realizadas por los liderazgos.
Ayuda a evaluar los resultados y a definir cómo implementar las acciones de mejora sugeridas por el
equipo de auditores
 Informé de auditoría
El informe de auditoría es un informe realizado por un auditor externo donde expresa una opinión no
vinculante sobre las cuentas anuales o estados financieros que presenta una empresa.
Es un informe resultante de un proceso de auditoría sistemático de revisión de las cuentas anuales de

una empresa, con el fin de comprobar que estas reflejen la imagen fiel de la misma.
Hay varios factores a tener en cuenta para entender cómo funcionan los informes de auditoría:
El auditor debe ser externo. Un auditor puede ser externo (si no pertenece a la empresa) o interno (si
pertenece a la misma). Ambos pueden realizar informes de auditoría, pero los realmente válidos son los
realizados por las auditorías externas. Los internos son un mero mecanismo de control interno.
El informe de auditoría expresa una opinión no vinculante del auditor. Es decir, el auditor expresa su
opinión acerca de las cuentas anuales de la empresa. Este informe, por tanto, expresa la percepción del
auditor; no es ninguna verdad absoluta, y por tanto no es vinculante. Sin embargo, en muchas ocasiones
estos informes se tienen en cuenta como algo más que una opinión.
Información documentada
 Información documentada activa:
Mientras la documentación permanece en esta fase, se habla de documentos activos o corrientes.

Normalmente, todavía están sujetos a una tramitación y su consulta es frecuente y periódica. La
documentación forma parte de los archivos de gestión, bajo la responsabilidad del jefe del
departamento. La duración o permanencia de los documentos en esta fase, aunque puede variar según
el período de vigencia administrativa, oscila entre dos y cinco años. Estos términos, más o menos fijos,
están en función de la propia tramitación y dependen de la tipología documental.
 Información documentada inactiva:
El documento pierde su valor administrativo y se vuelve testimonial o histórico de una actividad

desarrollada. Su consulta es infrecuente y esporádica. Esta fase corresponde a la etapa de archivo o
depósito definitivo y es el momento en el cual la documentación transferida al Archivo General alcanza
el valor informativo o testimonial de las actividades.
 Información documentada de origen externo
La norma ISO 9001 2015 en la cláusula 7.5.3.2 menciona que la información documentada de origen
externos debe ser establecida, identificada y controlada. Simplemente es información documentada
relevante para el Sistema de Gestión de Calidad y emitido por una entidad externa.

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La ejecución de las auditorías se da a través de la colecta de informaciones, que determinan si el

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Es un informe resultante de un proceso de auditoría sistemático de revisión de las cuentas anuales de

 Información documentada activa:

Mientras la documentación permanece en esta fase, se habla de documentos activos o corrientes.

 Información documentada inactiva:

El documento pierde su valor administrativo y se vuelve testimonial o histórico de una actividad

 Información documentada de origen externo

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