LA SECRETARIA

Funciones principales

recibir documentos;
 atender llamadas telefónicas;
 atender visitas;
 archivar documentos;
 realizar cálculos elementales;
 informar todo lo relativo al departamento del que depende;
 estar al pendiente de la tramitación de expedientes;
 tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y
de reuniones;
 poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones
públicas con los que esté más relacionada la sección de que
dependa;
 así mismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina,
Se llama secretario o secretaria a la persona encargada de supervisar
desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores
los asuntos, sobre todo aquello que requiera confidencialidad (es
personales y los programas informáticos que conllevan;
decir, lo secreto), de personas de cierto poder, como monarcas, papas,
 amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y
presidentes etcétera.
empresarial.
Por otra parte, según el tipo de organización para la cual trabajan,
pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo,
una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina.
También existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en cargos
de alto nivel en las empresas.
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escribir, y transcribir la información. Rutinariamente debe comprar los
insumos usados en a oficina y es responsable de ordenar nuevos

materiales que sean necesarios. Además de estas tareas generales, la

secretaria suele tener trabajos específicos que debe completar
diariamente.

Tecnología

La tecnología juega un rol importante en la vida de la secretaria del siglo

XXI. Ésta debe dominar los programas de procesamiento de palabras y
Objetivos del trabajo de una secretaria: hojas de cálculo. A su vez, debe estar familiarizada con programas de
búsqueda en Internet, así como con otros programas que use
Las secretarias o asistentes administrativas son responsables de la
diariamente. Máquinas de fax, fotocopiadoras y sistemas telefónicos
operación diaria de una oficina. Una secretaria puede hacer todo el
son algunos de los demás instrumentos tecnológicos que la secretaria
trabajo, o pueden haber varias trabajando juntas con responsabilidades
usa parea realizar su trabajo.
específicas bajo el mando de un jefe o supervisor. Durante el día, la
secretaria puede realizar diversas tareas. El trabajo específico depende Habilidades multi-tareas:
de la naturaleza del trabajo que ésta realice. Una secretaria debe tener excelentes habilidades de organización y
capacidad de hacer múltiples tareas a la vez. Por ejemplo, puede estar
trabajando en un proyecto para su jefe cuando un cliente llegue. Debe
Tareas rutinarias dejar lo que está haciendo para darle toda su atención al cliente. En ese
momento, quizás deba producir los documentos o la información que el
cliente pida. En otro escenario, la secretaria quizás deba realizar
La secretaria debe ser la primera persona que el cliente conozca al
presentaciones rutinarias cuando el jefe le pida algún reporte en
entrar a una oficina, así que debe generar una impresión positiva. Para particular. Ésta debe ser capaz de volver al proyecto anterior dónde lo
hacer dicha porción del trabajo debe tener buenas habilidades dejó antes de ser interrumpida para terminar dicha tarea también.

comunicativas. Estas habilidades son también esenciales cuando

responda el teléfono y dirija las llamadas de los clientes a las personas Tipos de secretarias:

apropiadas. Lidiar con los correos entrantes, tanto físicos como Los objetivos del trabajo de una secretaria cambian conforme las tareas
electrónicos, suele ser parte del trabajo de secretaria. Tal vez también se hacen más específicas. Las secretarias ejecutivas deben supervisar
a
deba tomar nota de un dictado, con taquigrafía o con una máquina de
Otras secretarias, así como realizar tareas más complejas. Una
secretaria ejecutiva quizás deba realizar investigaciones, preparar
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reportes o programar reuniones. Las secretarias legales deben estar La veracidad está estrechamente vinculada con conceptos como la
familiarizadas con la terminología y procedimientos legales y ayudar a buena fe, la honestidad y la sinceridad y por ello es que además se
sus supervisores en la investigación y revisión de los recursos legales opone ciertamente a la hipocresía y a la mentira.
de los casos.

CUALIDADES PERSONALES DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA. El término veracidad se emplea cuando se quiere dar cuenta que
alguna cuestión, un hecho, una declaración, entre otras cuestiones,
Toda secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que guardan estricta conformidad con la verdad.
conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán
desarrollar su trabajo de la manera más óptima, además le ayudarán a PACIENCIA
trabajar con otras personas como miembros de un equipo.
La paciencia se asocia con la calma o la paz, es una cualidad que tiene
RESPONSABILIDAD. una persona para soportar o tolerar algo sin ponerse nerviosa, una
persona paciente es aquella que sabe esperar y logra tomarse las
Es una cualidad que se encuentra por naturaleza en la conciencia de cosas con calma.
una secretaria, permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las
consecuencias de sus actos, siempre en el plano moral. Cuando ésta HONRADEZ.
pasa al plano ético (puesta en práctica), persisten estas cuatro ideas
para establecer la magnitud de dichas acciones y afrontarlas de la Es una cualidad con la cual se designa a aquella persona que se
manera más prepositiva e integral, mejorando el sentido laboral, social, muestra, tanto en su obrar como en su manera de pensar, como justa,
cultural y natural. recta e íntegra. Quien obra con honradez se caracterizará por la rectitud
de ánimo, integridad con la cual procede en todo en lo que actúa,
ENTUSIASMO. respetando por sobre todas las cosas las normas que se consideran
como correctas y adecuadas en la comunidad en la cual vive o se
Esta cualidad corresponde a la exaltación del ánimo que se produce por trabaja.
algo que cautiva o que es admirado, no se ve ni se toca. Sin embargo
está y hasta se hace manifiesto en el cuerpo a través de sensaciones LEALTAD.
que no tienen nombre específico, se identifica como una fuerza no
intencional moviendo a realizar una acción, favorecer una causa o La lealtad es una virtud que se desarrolla en la conciencia del hombre
desarrollar un proyecto del hombre e implica cumplir con un compromiso aún frente a
circunstancias cambiantes o adversas. En fin la lealtad es sin dudas
DISCRECIÓN. uno de los elementos más importantes a nivel social hoy en día ya que
es a través de ella que el ser humano puede confiar en otro.
Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y
tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los SINCERIDAD.
documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la
prudencia respecto a la información Más que una cualidad, la sinceridad es un valor con el que debemos
vivir para ser dignos de confianza de las personas que nos rodean; no
La discreción es un elemento de gran importancia a la hora sólo se ve en las palabras, sino que también se demuestra por medio
de establecer vínculos de confianza entre dos personas que se conocen de nuestras actitudes.
y comunican entre sí. Cuando se aparenta lo que no somos (en la edad, trabajo, amistad…)
se tiende a aparentar lo que no se es (más joven, inteligente,
VERACIDAD. educados…) Si se descubre la gran mentira que nos han hecho creer
se nos viene a la memoria el refrán: ‘’Dime de qué presumes… y te diré
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de qué careces’’ y entonces se produce una gran desilusión ya que se a) la persona de confianza
pierden las esperanzas de lo que la persona no es en realidad.
b) la persona encargada de supervisar los asuntos, de la empresa
RESPETO.
c) todas las anteriores.
Esta cualidad nos indica que respeto es aceptar y comprender tal y
como son los demás, aceptar y comprender su forma de pensar aunque 2. ¿cuáles son las funciones de una secretaria? nombrar 5 de ellas.
no sea igual que la nuestra, aunque según nosotros está
equivocado, hay que respetar y aceptar la forma de ser y pensar de los 3. ¿Cuáles son las cualidades de una secretaria?
demás.
4. ¿Cuál es el perfil de una secretaria nombrar cada una de ellas?

5. ¿Qué tipo de tecnologías utiliza una secretaria?

EFICIENCIA.
6. Pegar o dibujar sobre la secretaria
Se define esta cualidad como una óptima utilización de los recursos
disponibles para la obtención de resultados deseados".

CUESTIONARIO

1. Se llama secretario o secretaria: